PDI - Relatório de Progresso

Transcrição

1 FACULDADE DE ENGENHARIA DA UNIVERSIDADE DO PORTO PDI - Relatório de Progresso Centro Hospitalar de Vila Nova de Gaia e Espinho Tiago Jorge Gadelho Tavares Barreiros

2 Índice Siglas e Acrónimos... 3 Legendas... 4 Legenda da Matriz de Responsabilidade dos Processos... 4 Legenda da Descrição Detalhada dos Processos... 4 Introdução... 5 Serviço de Equipamentos e Eletromedicina... 6 Processos do SEE... 8 P1. Gestão de Ordens de Trabalho... 8 Matriz de Responsabilidades... 9 Atender Requisição Processar Ordem de Trabalho com Contracto de Assistência Técnica Processar Ordem de Trabalho sem Contracto de Assistência Técnica Encerrar OT e Arquivo P2. Suporte à Gestão de Ordens de Trabalho Matriz de Responsabilidades Orçamentar Intervenção Analisar Possibilidade de Retoma por Reparação Conferir e Encaminhar Facturas P3. Gestão do Inventário Matriz de Responsabilidades Adquirir Bem Receber e Conferir Bem Inventariar e Identificar Bem Realizar Controlo Interno ao Inventário Elaborar Plano de Abates Abater Bem P4. Gestão do Parque de Equipamentos Matriz de Responsabilidades Transportar Bem Receber Bem Cedido por Serviço Transferir Bem entre Serviços Emprestar Bem a Serviço P5. Gestão da Manutenção

3 Matriz de Responsabilidades Elaborar Plano de Manutenção Preventiva Definir Contratos de Assistência Técnica Realizar Manutenção Preventiva Interna P6. Monitorização e Controlo de Condições Ambientais e Energéticas Matriz de Responsabilidades Monitorizar Condições Ambientais com Assistência por CAT Controlar Internamente a Qualidade da Água Realizar Manutenção das Centrais Térmicas e AVAC Interagir com Empresas de Assistência Técnica em Permanência Realizar Manutenção de Infraestruturas Aplicação de Gestão de Ordens de Trabalho

4 Siglas e Acrónimos CA CAT CC CHVNG/E DAI DCAE DEM HPQ MP OT PAT PMP RS SAL SC SEE SFC SIE SOI SR UGI Conselho de Administração Contrato de Assistência Técnica Centro de Custo Centro Hospitalar de Vila Nova de Gaia / Espinho Departamento de Apoio ao Imobilizado Departamento de Controlo Ambiental e Energético Departamento de Eletromedicina e Manutenção Helpdesk, Planeamento e Qualidade Manutenção Preventiva Ordem de Trabalho Prestador de Assistência Técnica Plano de Manutenção Preventiva Responsável de Serviço Serviço de Aprovisionamento e Logística Serviço Cedente Serviço de Equipamentos e Eletromedicina Serviços Financeiros e de Contabilidade Serviço de Instalações e Equipamentos Serviço de Obras e Instalações Serviço Requisitante Unidades de Gestão Integrada 3

5 Legendas Legenda da Matriz de Responsabilidade dos Processos Figura 1 Legenda da Matriz de Responsabilidades dos Processos Legenda da Descrição Detalhada dos Processos Figura 2 Legenda da Descrição Detalhada de Processos 4

6 Introdução Este documento tem como objectivo apresentar o trabalho efectuado até ao momento pelo aluno Tiago Barreiros para a disciplina de PDI, mais concretamente o trabalho desenvolvido no local de estágio. O Serviço de Instalações e Equipamentos (SIE) do Centro Hospitalar de Vila Nova de Gaia e Espinho está dividido em dois serviços, o Serviço de Obras e Instalações (SOI) e o Serviço de Equipamentos e Eletromedicina (SEE). É deste último que se focará o âmbito deste trabalho, mais concretamente nos processos de Gestão de Ordens de Trabalho e Gestão da Manutenção. A análise aos processos efectuada neste documento tomou como base os processos definidos no Manual de Processos e no Manual de Procedimentos do SEE e teve como objectivo a análise de base das actividades do SEE (com relevância aos processos pretendidos). 5

7 Serviço de Equipamentos e Eletromedicina O Centro Hospitalar de Vila Nova de Gaia e Espinho (CHVNG/E) está organizado segundo três unidades: o Hospital Eduardo Santos Silva (Unidade I); o Hospital Comendador Manuel Moreira de Barros (Unidade II) e o Hospital Nossa Senhora da Ajuda (Unidade III). De forma a facilitar a gestão integrada e a comunicação vertical entre os serviços de prestação de cuidados de saúde e as actividades que os suportam, estes estão divididos em Unidades de Gestão Integrada (UGIs). Estas são definidas de acordo com a natureza dos diferentes serviços médicos, existindo 6 UGIs distintas, que gerem e respondem relativamente ao serviço médico do qual são responsáveis. Uma destas unidades é a Unidade de Operações e Logística que se centra na gestão de instalações e equipamentos do CHVNG/E. O Serviço de Eletromedicina e Equipamentos (SEE) posiciona-se nesta unidade e tem como missão assegurar a manutenção e monitorização dos equipamentos necessários aos serviços de prestação de cuidados. O SEE é caracterizado pela estrutura organizacional representada na seguinte figura. Figura 3 Estrutura Organizacional do SEE O serviço é composto por três departamentos de áreas de actuação distintas: DAI Responsável pela gestão ao imobilizado, realizando a inventariação dos Bens, a reparação do equipamento não médico, o acompanhamento de mudanças e a gestão do parque de equipamentos, aquisições, recepções e abates. DCAE Responsável pelo controlo ambiental e energético, gerindo as áreas técnicas associadas como centrais térmicas, gases medicinais, AVAC, gestão de consumos e fiscalização de obras. DEM Responsável pela manutenção preventiva e correctiva dos equipamentos de eletromedicina do centro hospitalar. Os três departamentos são liderados por um Responsável pelo Serviço, que gere todo o serviço relacionado com o SEE, e são apoiados pelo HPQ, que tem como responsabilidades o atendimento de clientes, a gestão de ordens de trabalho, o apoio à administração e o planeamento operacional do serviço. 6

8 O HPQ recebe os pedidos de intervenção, através de requisição interna via software ou via telefónica, de seguida trata da triagem e priorização destes e finalmente abre Ordens de Trabalho (OT) que serão encaminhadas para o departamento responsável pela execução do serviço. Com o objectivo de poupança de recursos internos, o Helpdesk serve de apoio não só aos serviços do SEE como também aos serviços do SOI. Embora as actividades de Planeamento e Qualidade sejam internas ao SEE, a abertura e encerramento de OTs é realizada pelo Helpdesk em relação a ambos os serviços. Assim sendo o trabalho do SEE pode ser resumido nas seguintes fases: Atendimento de pedidos de intervenção e abertura de OT; Triagem e priorização das OT e encaminhamento para o departamento responsável (SOI, DAI, DCAE, DEM ou Empresa Externa); Realização da intervenção necessária com responsabilidade do DAI, DCAE ou DEM; Resolução da OT e encerramento e arquivo da mesma. 7

9 Processos do SEE Esta abordagem toma como base os processos de trabalho do SEE, focando-se nas actividades de Gestão de Ordens de Trabalho e Gestão da Manutenção, e actividades inerentes a estas. P1. Gestão de Ordens de Trabalho Descrição: Atendimento dos pedidos de intervenção por parte dos serviços ou dos departamentos do SEE. Triagem, priorização, encaminhamento e encerramento destas destas. Entradas: Pedidos de Intervenção via telefone Pedidos de Intervenção via software Pedido de Emissão de Ordem de Trabalho Emissão de Ordem de Trabalho Programada Objectivo: Resposta eficiente e eficaz às intervenções requisitadas, mantendo o estado das OT em permanente actualização. Saídas: Ordens de Trabalho encerradas no software Ordens de Trabalho arquivadas Pedidos de Abate Pedidos de Aquisição Gestor do Processo: Helpdesk, Planeamento e Qualidade Actividades: Intervenientes do SEE Atender Requisição Processar OT com CAT Processar OT sem CAT Encerrar OT e Arquivo RS HPQ Executa Executa Executa Executa DAI Executa/Supervisiona Executa/Supervisiona DCAE Executa/Supervisiona Executa/Supervisiona DEM Executa/Supervisiona Executa/Supervisiona 8

10 Matriz de Responsabilidades Figura 4 Matriz de Responsabilidades do Processo de Gestão de Ordens de Trabalho

11 Atender Requisição Objectivo: Definir a sequência de etapas necessárias ao atendimento de um pedido de um serviço requisitante, com abertura da respectiva ordem de trabalho. Figura 5 Atender Requisição

12 Processar Ordem de Trabalho com Contracto de Assistência Técnica Objectivo: Definir o procedimento de execução e supervisão de Ordens de Trabalho para equipamentos com Contracto de Assistência Técnica. Figura 6 Processar OT com CAT 11

13 Processar Ordem de Trabalho sem Contracto de Assistência Técnica Objectivo: Definir o procedimento de execução e supervisão de Ordens de Trabalho para equipamentos com realização interna ou por empresa externa sem CAT. Figura 7 Processar OT sem CAT 12

14 Encerrar OT e Arquivo Objectivo: Definir o procedimento de encerramento e verificação de conformidade de Ordens de Trabalho para conclusão do processo e respectivo arquivo. Figura 8 Encerrar OT e Arquivo 13

15 P2. Suporte à Gestão de Ordens de Trabalho Descrição: Actividades auxiliares realizadas durante a execução das ordens de trabalho, com enfoque nas análises do custo associado às intervenções. Entradas: Pedidos de Orçamentação Histórico de Manutenção Facturas para Conferência Objectivo: Resposta eficiente e eficaz aos procedimentos de orçamentação de intervenções, da análise da possibilidade de retoma de um equipamento por reparação e da conferência da facturação inerente ao SEE, procurando a minimização dos custos da intervenção para a instituição e a correcta facturação de todo o processo. Saídas: Pedido de Retoma por Reparação Pedido de Aquisição Facturas Conferidas Facturas Não Conferidas Gestor do Processo: Helpdesk, Planeamento e Qualidade Actividades: Intervenientes do SEE Orçamentar Intervenção Analisar a Possibilidade de Retoma por Reparação Conferir e Encaminhar Facturas RS Supervisiona/Aprova Supervisiona/Aprova Consulta HPQ Executa Executa Executa DAI Consulta Consulta/Executa Consulta/Executa DCAE Consulta Consulta Consulta DEM Consulta Consulta Consulta 14

16 Matriz de Responsabilidades Figura 9 Matriz de Responsabilidades para os Processos de Suporte à Gestão de Ordens de Trabalho

17 Orçamentar Intervenção Objectivo: Definir o procedimento adoptado para a orçamentação das intervenções cuja realização necessite reparação/aquisição com o custo inerente não presente em CAT. Figura 10 Orçamentar Intervenção

18 Analisar Possibilidade de Retoma por Reparação Objectivo: Definir o procedimento adoptado para a análise, juntos dos fornecedores, da possibilidade de obter retoma do equipamento em reparação. Figura 11 Analisar a Possibilidade de Retoma por Reparação 17

19 Conferir e Encaminhar Facturas Objectivo: Definir o procedimento a executar para a conferência de facturas associadas ao SEE e o respectivo circuito que estas percorrem na instituição. Figura 12 Conferir e Encaminhar Facturas 18

20 P3. Gestão do Inventário Descrição: Aquisição, Inventariação e Controlo Interno ao Inventário dos Equipamentos pelos quais o SEE é responsável assim como elaborar e executar o Plano de Abates de Equipamentos não necessários pelo SEE. Entradas: Necessidade de Aquisição Plano de Aquisições Programadas Registo de Entrada de Bem Necessidade de Abate Objectivo: Realização das actividades de entrada e saída de bens do CHVNG/E. Expressa a realidade patrimonial do CHVNG/E permitindo manter o estado, valor, afectação e localização dos bens em permanente actualização. Saídas: Novo Bem Inventariado Inventário Actualizado Relatório de Controlo ao Inventário Plano de Abates Auto de Abate Cedência de Bem Gestor do Processo: Departamento de Apoio ao Imobilizado Actividades: Intervenientes do SEE Adquirir Bem Receber e Conferir Bem Inventariar e Identificar Bem Aprova/ Consulta Realizar Controlo Interno ao Inventário Elaborar Plano de Abates Abater Bem RS Consulta/ Executa Supervisiona Supervisiona Supervisiona/ Consulta HPQ Executa Executa Executa Executa DAI Executa Executa Executa Executa Executa Executa DCAE DEM 19

21 Matriz de Responsabilidades Figura 13 Matriz de Responsabilidades do Processo de Gestão de Inventário

22 Adquirir Bem Objectivo: Definir o procedimento a adoptar para a análise da necessidade de aquisição de novo bem para instituição. Figura 14 Adquirir Bem

23 Receber e Conferir Bem Objectivo: Definir o procedimento a adoptar na recepção de um bem, após a sua aquisição, e respectiva conferência. Figura 15 Receber e Conferir Bem 22

24 Inventariar e Identificar Bem Objectivo: Descrever o procedimento a realizar para a inventariação do bem para controlo e supervisão do mesmo. Identificação física do bem através da atribuição de um código identificativo. Figura 16 Identificar e Inventariar Bem 23

25 Realizar Controlo Interno ao Inventário Objectivo: Definir o procedimento adoptado na conferência de todos os bens de um serviço para a actualização de inventário. Figura 17 Realizar Controlo Interno ao Inventário 24

26 Elaborar Plano de Abates Objectivo: Definição do Plano Anual de Abate de Bens para o Ano subsequente. Figura 18 Elaborar Plano de Abates 25

27 Abater Bem Objectivo: Definir o procedimento a adoptar para a realização do abate de bens da instituição. Figura 19 Abater Bem 26

28 P4. Gestão do Parque de Equipamentos Descrição: Transporte, Transferência, Cedência e Empréstimo de Bens entre os serviços pelos quais o SEE é responsável. Entradas: Pedido de Transporte Pedido de Transferência de Bens Pedido/Devolução de Empréstimo de Bem Pedido de Cedência de Bem Objectivo: Realização das actividades de movimentação de bens do CHVNG/E, garantindo a disponibilização dos recursos necessários à actividade da instituição. Saídas: OT de Transporte Ficha de Transferência de Bens Inventário Actualizado Empréstimo/Cedência Definitiva de Bens Listagem de Bens para Empréstimo Auto de Abate Cedência de Bem Gestor do Processo: Departamento de Apoio ao Imobilizado Actividades: Intervenientes do SEE Transportar Bem Receber o Bem Cedido por Serviço Transferir Bens Entre Serviços Emprestar Bem a Serviço RS Aprova Aprova Consulta HPQ Executa Executa Executa Aprova DAI Executa/Supervisiona Executa Executa Executa DCAE Executa DEM Executa 27

29 Matriz de Responsabilidades Figura 20 Matriz de Responsabilidades do Processo de Gestão do Parque de Equipamentos

30 Transportar Bem Objectivo: Definir o procedimento a adoptar para o transporte de um bem no interior da instituição. Figura 21 Transportar Bem

31 Receber Bem Cedido por Serviço Objectivo: Definir o procedimento a executar aquando a cedência para empréstimo de um bem não necessário a um serviço. Figura 22 Receber Bem Cedido por Serviço 30

32 Transferir Bem entre Serviços Objectivo: Definir o procedimento a adoptar quando existe transferência de bens entre serviços da instituição. Figura 23 Transferir Bem entre Serviços 31

33 Emprestar Bem a Serviço Objectivo: Definir o procedimento a realizar aquando o empréstimo de um bem a um serviço que dele necessite. Figura 24 Emprestar Bem a Serviço 32

34 P5. Gestão da Manutenção Descrição: Elaborar e definir as necessidades do plano de manutenção preventiva anual para os bens da instituição. Definição dos contratos de assistência técnica para os bens com necessidade de intervenção externa. Realizar a manutenção preventiva interna ao SEE, dos bens sem cobertura de CAT. Entradas: Necessidade de Manutenção Plano de Manutenção Preventiva Pedido de Manutenção Objectivo: Definir as necessidades de manutenção dos bens da instituição, bem como elaborar os contratos de assistência técnica para os bens que o necessitem e também planear e realizar a manutenção preventiva dos restantes, tentando garantir a operacionalidade e bom funcionamento de todos os bens da instituição. Saídas: Contratos de Assistência Técnica Plano de Manutenção Preventiva Manutenção Preventiva de Bens Gestor do Processo: Departamento de Eletromedicina e Manutenção Actividades: Intervenientes do SEE Elaborar Plano de Manutenção Preventiva Definir Contratos de Assistência Técnica Realizar Manutenção Preventiva Interna RS Executa/Aprova Executa Supervisiona HPQ Executa Executa Executa DAI DCAE DEM Executa Consulta Executa/Supervisiona 33

35 Matriz de Responsabilidades Figura 25 Matriz de Responsabilidades do Processo de Gestão da Manutenção

36 Elaborar Plano de Manutenção Preventiva Objectivo: Descrever o procedimento adoptado no planeamento da manutenção preventiva anual da instituição. Figura 26 Elaborar Plano de Manutenção Preventiva

37 Definir Contratos de Assistência Técnica Objectivo: Definir o procedimento adoptado na contratação de empresas externas para manutenção específica de bens. Figura 27 Definir CAT 36

38 Realizar Manutenção Preventiva Interna Objectivo: Definir o procedimento da realização de manutenção preventiva aos bens da instituição por parte dos técnicos de eletromedicina. Figura 28 Realizar Manutenção Preventiva Interna 37

39 P6. Monitorização e Controlo de Condições Ambientais e Energéticas Descrição: Monitorizar as condições ambientais, energéticas e de infraestruturas, bem como as centrais térmicas, AVAC e qualidade da água, garantindo o bom funcionamento e a segurança de todas as áreas da instituição. Entradas: Condições Ambientais a Monitorizar Inspecções Periódicas Obrigatórias Plano de Manutenção de Condições Ambientais e Energéticas Infraestruturas Existentes Condições de Ambiente de Trabalho Objectivo: Definir as necessidades de monitorização de condições ambientais e energéticas da instituição, bem como descrever a interacção com as empresas de assistência técnica em permanência e realizar a manutenção de infraestruturas e áreas técnicas, tentando garantir a operacionalidade e bom funcionamento de todos os áreas de funcionamento da instituição. Saídas: Monitorização de Condições Ambientais e Energéticas Relatórios de Intervenções de AT Manutenção de Infraestruturas Proposta de Melhoria de Instalações Técnicas OT avaria Gestor do Processo: Departamento de Controlo Ambiental e Energético Actividades: Intervenientes do SEE Monitorizar Condições Ambientais com CAT Controlar Internamente a Qualidade da Água Realizar Manutenção das Centrais Térmicas e AVAC Realizar Manutenção de Infraestruturas RS Aprova Executa/ Supervisiona HPQ Executa Executa Executa Executa/ Supervisona DAI DCAE DEM Executa/ Supervisiona Interagir com Empresas de Assistência Técnica em Permanência Executa Executa Executa Executa/ Supervisiona 38

40 Matriz de Responsabilidades Figura 29 Matriz de Responsabilidades do Processo de Monitorização de Condições Ambientais e Energéticas

41 Monitorizar Condições Ambientais com Assistência por CAT Objectivo: Descrever o procedimento adoptado na coordenação da monitorização das condições ambientais realizadas pelas empresas prestadores de assistência técnica. Figura 30 Monitorizar Condições Ambientais com Assistência por CAT

42 Controlar Internamente a Qualidade da Água Objectivo: Descrever a metodologia utilizada para controlo do nível de qualidade da água nas instalações da instituição. Figura 31 Controlar Internamente a Qualidade da Água 41

43 Realizar Manutenção das Centrais Térmicas e AVAC Objectivo: Descrever a metodologia de manutenção das centrais térmicas e ar condicionado, de modo a assegurar o seu bom funcionamento na instituição. Figura 32 Realizar Manutenção das Centrais Térmicas e AVAC 42

44 Interagir com Empresas de Assistência Técnica em Permanência Objectivo: Descrever o procedimento adoptado na interacção com as empresas de assistência técnica localizadas em permanência no interior das instalações da instituição. Figura 33 Interagir com Empresas de AT em Permanência 43

45 Realizar Manutenção de Infraestruturas Objectivo: Definir o procedimento da realização de manutenção das infraestruturas da instituição. Figura 34 Realizar Manutenção de Infraestruturas 44

46 Aplicação de Gestão de Ordens de Trabalho Algumas sugestões de melhoria à actual aplicação informática de gestão de OT: Deveria incluir não só o serviço responsável pela execução da OT mas também os restantes serviços que nela actuarem; Documentação inerente à OT deveria estar em suporte informático associada a esta; Melhor distinção entre o estado dos bens (livre, em uso, abatido, etc); Permissões restritas a quem deve inserir dados (actualmente qualquer utilizador com acesso à OT pode modificar qualquer campo, como por exemplo o valor de imobilizado); Suporte Estatístico acentuado e de fácil utilização; Suporte para dispositivos móveis (PDAs, etc); Gestão de utilizadores com registo de quem altera e o que altera no sistema; Verificar no sistema o estado de conclusão da OT e quem é o responsável pela execução, a todos os momentos; Existir apenas uma OT original e todas as seguintes impressões estarem bem sinalizadas como cópias. 45