(RoadMap) Guia de Utilização dos Recursos de Competitividade

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1 (RoadMap) Guia de Utilização dos Recursos de Competitividade Notas de enquadramento O presente Roadmap surge no âmbito do projeto de Recursos de Competitividade, tendo como objectivo a facilitação da utilização dos recursos: «Plano de Internacionalização»; «Árvore de Problemas» e «Matriz de Enquadramento Lógico». Todavia, integra também indicações para facilitar a utilização das ferramentas criadas anteriormente no âmbito do INFOCOMPETE, designadamente, os projectos de Marketing e Marketing Internacional. A leitura dos guias de Internacionalização e de Marketing disponíveis neste INFOCOMPETE poderá ajudar na compreensão e utilização dos recursos apresentados. Apresentaça o da aplicaça o Os Recursos de Competitividade consistem num conjunto de ferramentas de apoio à gestão e ao planeamento estratégico e sistemático de projectos. Estas ferramentas estão integradas e disponíveis na plataforma infocompete.net (www.infocompete.net). As ferramentas disponíveis são: A. Projeto de Marketing B. Projeto de Marketing Internacional C. Plano de Internacionalização D. Árvore de Problemas E. Matriz de Enquadramento Lógico (MEL) Estas ferramentas apresentam-se com a capacidade de assistirem o seu utilizador (ex. empreendedores, empresários, gestores/decisores de topo) desde a concepção ou clarificação de uma ideia, problema, ou propósito até à preparação e de um plano de negócios consistente e amadurecido. Mas, de que forma estas ferramentas podem-me ajudar? Onde e como posso aceder a estas ferramentas? Como utilizá-las? É com o objectivo de responder a estas e a outras questões que de seguida apresentamos um guia prático de utilização para cada uma das ferramentas.

2 Acesso aos recursos de competitividade Para aceder de forma totalmente livre e grátis às ferramentas Recursos de Competitividade, basta que disponha de um computador com acesso à Internet e seguir os seguintes passos: 1. Abrir um browser para navegação na Internet e digitar a URL (endereço) «http://www.infocompete.net/recursos» 2. No menu ferramentas, siga a ligação Aplicação Competitividade que o irá levar para a URL «http://www.infocompete.net/recursos-competitividade» (ver imagem 1) Imagem 1 Página inicial da ferramenta 3. Se já for um utilizador registado bastará fazer login. Caso ainda não esteja registado, poderá registar-se de forma simples e rápida e sem custos, através do botão «Registar» localizado no topo da aplicação. Imagem 2 Página inicial da ferramenta

3 4. Após registo e respectivo login entrará então no universo das ferramentas que compõem os Recursos de Competitividade. A ferramenta que surgirá por definição aberta é a Matrizes de Marketing (Matriz 1 Mercados - Análise Externa), conforme a imagem seguinte: Imagem 3 Ferramenta Matrizes de Marketing, Matriz 1 - Mercados A partir desde momento, antes de entrar nas especificidades de cada ferramenta resta saber: a) Como sair da aplicação? Fazer clique no seu nome de utilizador (topo esquerdo do ecrã) e escolher a opção «logout» b) Como alternar de ferramenta? No topo, ao centro, dispõe de um botão «Ferramentas» que lhe apresentará o índice de ferramentas disponíveis. c) Como Exportar a informação inserida, trabalhada nas ferramentas? Ao lado do botão «Ferramentas», sempre que a funcionalidade for possível, existe um botão «Exportar» que lhe apresentar um conjunto de opções para exportar a informação.

4 Projeto de Marketing As matrizes de marketing compõem um conjunto de ferramentas que permitem estruturar ideias sobre as dimensões estratégicas e operacionais de marketing. Estão organizadas de forma sequencial, numa lógica que permite desenhar um plano de marketing. Todavia, podem ser utilizadas de forma individualizada, de modo a facilitar a organização de ideias em qualquer uma das temáticas de Análise Externa (1. Mercados; 2. Consumidores; 3. Concorrência), de Análise Interna (4. Recursos Próprios; 5. Clientes) e de Planificação operacional (6. Análise SWOT; 7. Marketing MIX; 8. Plano de Marketing; 9. Plano Operacional de Comunicação; 10. Plano de Relações Públicas). Estas matrizes foram criadas para ajudar a arrumar ideias de modo a gerar maior eficácia do pensamento na acção. A construção de um plano de marketing faz-se pelo preenchimento destas matrizes. Realiza-se editando/escrevendo a resposta a cada pergunta da 1ª coluna (mais à esquerda) em cada um dos blocos da matriz das colunas seguintes. Em cada bloco da matriz, surge um botão azul com um ponto de exclamação «!». Clicando neste botão, obtêm-se sugestões de preenchimento/temas ou ideias relevantes que podem ser utilizadas para preencher cada um dos blocos. Na coluna das «Notas de enquadramento» devem ser registadas as principais ideias que permitem organizar o pensamento e a resposta às questões colocadas na primeira coluna. A coluna de «Indicadores a utilizar» poderá ser preenchida com base nas sugestões apresentadas no referido botão de sugestões. O sistema permite «Exportar» a informação registada nas matrizes a qualquer momento. Todavia, faz esta operação com base na exportação de todo o projeto, criando um ficheiro Word que pode ser editável em qualquer computador, sem precisar de estar ligado ao sistema INFOCOMPETE. Assim, qualquer pessoa que utilize estas ferramentas, poderá descarregar o projeto para o seu computador e trabalhar com total autonomia, ficando apenas sem acesso às sugestões. O sistema grava automaticamente a informação inserida para uma base de dados. Cada vez que se acede ao sistema, com login e password, a informação é recuperada e fica disponível para consulta e edição. O utilizador pode «exportar» a informação registada através da criação de um ficheiro de todas as matrizes do projeto, em formato Word. O preenchimento desta ferramenta pode ser baseado no Guia de Marketing, disponível em

5 Projeto de Marketing Internacional O projeto de marketing internacional pode ser construído a partir do preenchimento de 13 matrizes. Este é um conjunto de ferramentas que permitem estruturar ideias sobre as dimensões estratégicas e operacionais da internacionalização como sejam: A abordagem exploratória (1 - Recursos, Competências e Mudanças; 2 Mercados; 3 - Consumidores; 4 Concorrência; 5 - Recursos Próprios; 6 Clientes), o aprofundamento estratégico (7. Análise SWOT; 8. Marketing MIX; 9. Selecção de formas de entrada) e a planificação operacional (10. Plano de Marketing; 11. Plano de Comunicação; 12. Plano de Relações Públicas; 13. Plano de adaptação da empresa). Estas matrizes foram criadas para ajudar a arrumar ideias de modo a gerar maior eficácia do pensamento na acção. O preenchimento destas matrizes realiza-se editando/escrevendo a resposta a cada pergunta da 1ª coluna (mais à esquerda) em cada um dos blocos da matriz das colunas seguintes. O sistema grava automaticamente a informação inserida para uma base de dados. Cada vez que se acede ao sistema, com login e password, a informação é recuperada e fica disponível para consulta e edição. O utilizador pode «exportar» a informação registada através da criação de um ficheiro de todas as matrizes do projeto, em formato Word. Em cada bloco da matriz, surge um botão azul com um ponto de exclamação «!». Clicando neste botão, obtêm-se sugestões de preenchimento/temas ou ideias relevantes que podem ser utilizadas para preencher cada um dos blocos. Na coluna das «Notas de enquadramento» devem ser registadas as principais ideias que permitem organizar o pensamento e a resposta às questões colocadas na primeira coluna. A coluna de «Indicadores a utilizar» poderá ser preenchida com base nas sugestões apresentadas no referido botão de sugestões. O sistema permite «Exportar» a informação registada nas matrizes a qualquer momento. Realiza esta operação com base na exportação de todo o projeto, criando um ficheiro Word que pode ser editável em qualquer computador, sem estar ligado ao sistema INFOCOMPETE. Assim, qualquer pessoa que utilize estas ferramentas, poderá descarregar o projeto para o seu computador e trabalhar com total autonomia, ficando apenas sem acesso às sugestões. O preenchimento desta ferramenta pode ser baseado no Guia de Internacionalização, disponível em

6 Plano de Internacionalizaça o O plano de internacionalização pode ser construído a partir do preenchimento de 5 matrizes fundamentais: Recursos, Competências e Mudanças; Análise SWOT; Marketing MIX; Selecção de formas de entrada; Plano de adaptação da empresa. O plano pode ser realizado numa sequência de 3 etapas, em acordo com as indicações fornecidas no Guia de Apoio à Internacionalização, também disponível na plataforma INFOCOMPETE. Numa versão mais simplificada pode ser concretizado através do preenchimento de 3 matrizes apenas, as indicadas na figura seguinte. ETAPAS, objetivos e ferramentas, DO PLANO DE INTERNACIONALIZAÇÃO ETAPA 1 Abordagem exploratória DEFINIR A ORIENTAÇÃO ESTRATÉGICA Ferramenta: Matriz de recursos, competências e mudanças ETAPA 2 Aprofundamento estratégico DEFINIR A TÁTICA DE INTERNACIONALIZAÇÃO Ferramenta: Matriz de seleção de formas de entrada ETAPA 3 Plano operacional DEFINIR O PLANO DE INTERNACIONALIZAÇÃO Ferramenta: Matriz do plano de adaptação da empresa O preenchimento destas matrizes realiza-se editando/escrevendo a resposta a cada pergunta da 1ª coluna (mais à esquerda) em cada um dos blocos da matriz das colunas seguintes. O sistema grava automaticamente a informação inserida para uma base de dados. Cada vez que se acede ao sistema, com login e password, a informação é recuperada e fica disponível para consulta e edição. O utilizador pode «exportar» a informação registada através da criação de um ficheiro de todas as matrizes do projeto, em formato Word. Em cada bloco da matriz, surge um botão azul com um ponto de exclamação «!». Clicando neste botão, obtêm-se sugestões de preenchimento/temas ou ideias relevantes que podem ser utilizadas para preencher cada um dos blocos.

7 Na coluna das «Notas de enquadramento» devem ser registadas as principais ideias que permitem organizar o pensamento e a resposta às questões colocadas na primeira coluna. A coluna de «Indicadores a utilizar» poderá ser preenchida com base nas sugestões apresentadas no referido botão de sugestões. O sistema permite «Exportar» a informação registada nas matrizes a qualquer momento. Realiza esta operação com base na exportação de todo o projeto, criando um ficheiro Word que pode ser editável em qualquer computador, sem estar ligado ao sistema INFOCOMPETE. Assim, qualquer pessoa que utilize estas ferramentas, poderá descarregar o projeto para o seu computador e trabalhar com total autonomia, ficando apenas sem acesso às sugestões. O preenchimento desta ferramenta pode ser baseado no Guia de Internacionalização, disponível em

8 A rvore de Problemas Um problema é uma sensação negativa sobre um facto. Só existe se estiver situado num tempo e num contexto bem determinado. Para ser possível trabalhar sobre ele (resolvendo-o) tem de ser concreto e mensurável. Um problema central tem sempre um conjunto de problemas associados, numa representação que pode ser feita através de uma árvore de relações. A árvore de problemas é uma apresentação visual/gráfica das relações de causa efeito entre os múltiplos aspectos de um problema central. Na parte superior da árvore devem aparecer os efeitos (visíveis, que o problema central gera) e na parte inferior, na raiz, devem ser colocadas as causas para a criação do problema central, podendo criar-se um número indeterminado de ramificações das causas (raízes do problema) ou dos efeitos (troncos e ramos visíveis). A árvore de problemas tem sido um instrumento muito utilizado para organizar o pensamento (individual ou colectivo) e desenhar soluções. É uma forma de compreender a complexidade das relações de causa-efeito que existe entre os múltiplos aspectos de um problema. A criação de uma árvore de problemas realiza-se através de 4 passos essenciais: 1. Escolha do problema central 2. Identificação (em lista) das causas que estão na origem do problema central 3. Identificação (em lista) dos efeitos que são gerados pelo problema central 4. Organização das causas e efeitos num esquema concetual em árvore Com esta ferramenta, o utilizador pode criar um número indeterminado de árvores de problemas. Inicia o seu processo criando um «Problema central» e gravando a sua árvore de problemas usando o botão «Guardar árvore». Depois, clicando e arrastando o bullet azul na parte de cima da caixa de texto que identifica o «Problema central», pode criar um «Efeito», colocando-o na posição que considere relevante. Se preferir criar uma «Causa», poderá utilizar o mesmo processo, clicando e arrastando o bullet amarelo na parte de baixo da mesma caixa de texto do «Problema central». Este procedimento é igual para criar e associar outras causas e efeitos entre si. Para facilitar o uso desta ferramenta, o utilizador não necessita de criar uma lista de causas e efeitos à partida. Pode ir inserindo-as à medida que desenvolve a sua árvore de problemas. No final do processo, o utilizador pode imprimir, clicando no botão existente na barra de navegação no topo da área de edição da árvore de problemas. Recorde-se que o sistema grava a informação inserida para uma base de dados. Cada vez que se acede ao sistema, com login e password, a informação é recuperada e fica disponível para consulta e edição.

9 MEL Matriz de Enquadramento Lo gico A Matriz de Enquadramento Lógico é uma ferramenta de concepção e apresentação de projectos que nos foca no seu propósito e na criação de valor (ganhos sentidos) para os destinatários. Todavia, de um modo geral, apresenta diversas dificuldades de entendimento para a maioria dos utilizadores. Por esse motivo, nesta abordagem, procurou-se simplificar o preenchimento da MEL e torná-la mais intuitiva, sem desvirtuar a sua natureza. Para tal, criouse uma nova forma de visualização dos mesmos conteúdos, respondendo às questões estruturantes da lógica de projectos como sejam: Para Quem? Qual a Solução/Propósito que apresenta? Para quê (que objectivos/resultados pretende atingir)? Como? Com que Parceiros? No que se refere à definição de Resultados que contribuem para a concretização do Propósito, existem vários entendimentos, consoante os autores, sobre a pertinência de defini-los em função dos objectivos específicos (intenções da acção) dos resultados concretos a alcançar (na ótica das materializações reais) ou dos ganhos adquiridos (na ótica das apropriações por parte dos destinatários). Para permitir a flexibilidade de utilização, nesta matriz, existe a possibilidade de usar a 3ª linha para registar um Objetivo, um Resultado ou um Ganho. Para tirar proveito desta ferramenta, o utilizador deve preencher cada um dos campos da coluna da direita, respondendo às questões colocadas na coluna da esquerda. O seu preenchimento é feito através da edição de texto, clicando em cima de «Click to edit». Esta operação abre um pequeno editor que permite escrever o conteúdo que o utilizador considere relevante naquele bloco da matriz. Uma vez terminada a edição, basta carregar no botão «Ok» ou, caso não pretenda guardar a informação registada, carregar no botão «Cancel». Na 3ª linha da matriz (correspondente aos objectivos, resultados ou ganhos nos destinatários), o utilizador pode criar vários tópicos, clicando no botão «Novo objectivo». (Refira-se que, para evitar a dispersão do projeto, o utilizador deve criar apenas 2 a 5 objetivos). Esta funcionalidade recorre a uma base de dados, pelo que as actividades a registar na 4ª linha desta matriz terão de estar sempre associadas a um objectivo inserido através deste processo. Desta forma, só é possível criar actividades associadas a um Objetivo/Resultado ou Ganho previamente definido. Tendo terminado a edição e preenchimento da matriz, o utilizador pode proceder à criação de um ficheiro Word, clicando no botão «Exportar». Recorde-se que o sistema grava automaticamente a informação inserida para uma base de dados. Cada vez que se acede ao sistema, com login e password, a informação é recuperada e fica disponível para consulta e edição.

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