ROTINAS PARA ATENDIMENTO E ACOMPANHAMENTO DA CONTABILIDADE

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1 ROTINAS PARA ATENDIMENTO E ACOMPANHAMENTO DA CONTABILIDADE Vitória, Espírito Santo Dezembro/2016 1

2 Sumário 1 Contextualização: Separação dos documentos da Cooperativa: Envio das informações para fechamento da Folha de Pagamento: Funcionários Cooperados Relatórios que devem ser enviados pela Contabilidade Obrigações Acessórias Municipal Estadual Documento de Informações Econômico Fiscais - DIEF Declaração de Operações Tributáveis - DOT/GI-ICMS EFD - Escrituração Fiscal Digital - SPED FISCAL Federal ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL DIGITAL (ECD) Escrituração Contábil Fiscal (ECF) EFD-Contribuições Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte DIRF Declaração de Serviços Médicos e da Saúde DMED Guarda de Documentos Conclusão

3 1 Contextualização: Constantemente recebemos consultas de Dirigentes e colaboradores de cooperativas solicitando orientações de quais documentos, necessariamente, precisam encaminhar para contabilidade gerar os demonstrativos e, quais documentos devem retornar para análise destes. Com base nessas demandas, a equipe técnica contábil do Sistema OCB-ES elaborou este manual orientativo, visando esclarecer as cooperativas registradas e adimplentes, quanto aos procedimentos básicos a serem adotados com seus prestadores de serviços contábeis. 2 Separação dos documentos da Cooperativa: Notas Fiscais de Entrada (consumo, aquisição de imobilizado), Saída e Serviços Prestados 1 ; Faturas (energia elétrica, água, telefone, internet etc); Extratos de todas as instituições financeiras (verificar se todas as informações estão contidas no mesmo); o Movimentação financeira (aplicações e bancárias); o Títulos descontados; Documentos Financeiros (guias de pagamento e recebimento); o Boletos; o Comprovantes de depósitos; o RPA s; o Demais documentos pagos no mês; Relatórios Financeiros (para verificação de pagamentos e recebimentos, bem como conciliação dos pagamentos e recebimentos pendentes); Relação de bens baixados (aqueles danificados e/ou inutilizados), que não estejam relacionados entre as notas fiscais de entrada ou saída. 3 Envio das informações para fechamento da Folha de Pagamento: 1 Alinhar junto a Contabilidade da Instituição se estas informações serão encaminhadas de forma física ou digital. 3

4 3.1 - Funcionários Informações relativas a admissão; o Cópia de RG e CPF; o Certidão de Nascimento dos filhos menores de 14 anos; o Carteira de Trabalho; o Cartão do PIS (se houver); o Livro de Registro de Empregados; o 01 foto 3x4; o Exame médico admissional; Demissão de funcionários (a pedido ou por dispensa); o Carta de pedido ou comunicado de dispensa; o Exame médico demissional; Horas Extras; Faltas; Atestados; Informações sobre Acidentes de Trabalho; Entre outras a serem acordadas junto a contabilidade; Cooperados Produção do Mês (horas trabalhadas, remuneração etc.); Cópia da Ficha de Matrícula dos cooperados admitidos no mês o Deverá conter as informações pessoais do cooperado, destacando-se entre elas: Informações previdenciárias; endereço, CPF, Identidade etc. Caso tenham outras fonte de renda, estas deverão ser informadas a Contabilidade, para que possam realizar os respectivos descontos no que se refere a apuração dos impostos ou contribuições sobre o rendimento dos cooperados; 4

5 4 Relatórios que devem ser enviados pela Contabilidade Balanço (mensal e acumulado) Balancete (mensal e acumulado); Demonstração de Sobras ou Perdas (mensal e acumulado); Folha de Pagamento (Funcionários) - (Mensalmente); o Folha mensal o Contracheques o Resumo da Apuração (INSS e FGTS) o Arquivos enviados pelo SEFIP 2 o GPS RAIS (quando for o caso) Folha de Pagamento dos Cooperados o Folha mensal o Recibo de Produção Cooperativista o Arquivos enviados pelo SEFIP o GPS 2 A empresa deverá guardar: - Por 30 anos, conforme previsto no art. 23, 5º, da Lei nº /90, a GRF, a Relação de Estabelecimentos Centralizados (REC), a Relação de Tomadores/Obras (RET), o Comprovante de Confissão de não recolhimento de valores de FGTS e de Contribuição Social, e o arquivo SEFIPCR.SFP. - Por 30 anos, a Retificação/Protocolo de Dados do FGTS e o Comprovante/Protocolo de Solicitação de Exclusão, conforme previsto em Circular Caixa, que estabelece procedimentos pertinentes à retificação de informações, transferência de contas FGTS e à devolução de valores recolhidos ao FGTS. - Por 10 anos, conforme previsto no art. 32, 11, da Lei nº 8.212/91 e alterações posteriores, o Comprovante de Declaração à Previdência. Importante: Os registros constantes do arquivo magnético SEFIPCR SFP não precisam ser impressos, salvo por exigência legal ou para permitir a comprovação do cumprimento desta obrigação. Fonte: 5

6 5 Obrigações Acessórias 5.1 Municipal Relatório de Apuração (Notas Fiscais informadas ao município e Apuração de ISS) 5.2 Estadual Documento de Informações Econômico Fiscais - DIEF 3 o Obrigatoriedade: Os estabelecimentos inscritos no cadastro de contribuintes do imposto, são obrigados a enviar pela internet à SEFAZ-ES o Documento de Informações Econômico-fiscais - DIEF (Art. 769-B do DECRETO N.º R, DE 25 DE OUTUBRO DE RICMS/ES). o Forma de envio: Arquivo Magnético o Periodicidade e Prazo de envio: Mensal, até o dia 12 de cada mês relativamente ao período de referência imediatamente anterior Declaração de Operações Tributáveis - DOT/GI-ICMS 4 o Obrigatoriedade: Os estabelecimentos inscritos no cadastro de contribuintes do imposto ficam obrigados a entregar a Declaração de Operações Tributáveis DOT; 3 RICM ES Art. art. 769-B e, para maiores informações, acessar o site da Secretária de Estado da Fazenda SEFAZ/ES. 4 RICM ES arts. 762 a 768 6

7 o Forma de envio: Arquivo Magnético; o Periodicidade e Prazo de envio: Anual, até o último dia útil do mês de maio do ano subsequente EFD - Escrituração Fiscal Digital - SPED FISCAL o A partir de 1º de janeiro de 2014 estão obrigados à EFD ICMS/IPI todos os contribuintes do ICMS (inscritos no cadastro de contribuintes do ICMS na SEFAZ-ES), exceto os optantes pelo Simples Nacional. Com a revogação da dispensa da portaria nº 05-R/2012, fica restabelecida a obrigatoriedade à EFD ICMS/IPI do artigo 758-A do RICMS-ES/02. o O contribuinte deverá utilizar a EFD para efetuar a escrituração do: I - Livro Registro de Entradas; II Livro Registro de Saídas; III Livro Registro de Inventário; IV Livro Registro de Apuração do IPI; V Livro Registro de Apuração do ICMS; VI Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente - CIAP. (Obrigatoriedade a partir de 1.º de janeiro de 2011, conforme Decreto R de 12/05/2010). o A partir de 1º de janeiro de 2014 o estabelecimento obrigado à EFD está dispensado da entrega dos arquivos do Convênio ICMS 57/95 (SINTEGRA). 5.3 Federal 7

8 5.3.1 ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL DIGITAL (ECD) o Segundo o art. 3º-A da Instrução Normativa RFB nº1.420/2015, estão obrigadas a adotar a ECD, em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2016: I - as pessoas jurídicas imunes e isentas obrigadas a manter escrituração contábil, nos termos da alínea c do 2º do art. 12 e do 3º do art. 15, ambos da Lei nº 9.532, de 10 de dezembro de 1997, que no ano-calendário, ou proporcional ao período a que se refere: a) apurarem Contribuição para o PIS/Pasep, Cofins, Contribuição Previdenciária incidente sobre a Receita de que tratam os arts. 7º a 9º da Lei nº , de 14 de dezembro de 2011, e a Contribuição incidente sobre a Folha de Salários, cuja soma seja superior a R$ ,00 (dez mil reais); ou b) auferirem receitas, doações, incentivos, subvenções, contribuições, auxílios, convênios e ingressos assemelhados, cuja soma seja superior a R$ ,00 (um milhão e duzentos mil reais). II - as pessoas jurídicas tributadas com base no lucro presumido que não se utilizem da prerrogativa prevista no parágrafo único do art. 45 da Lei nº 8.981, de o O arquivo deverá conter: I - Livro Diário e seus auxiliares, se houver; II - Livro Razão e seus auxiliares, se houver; III - Livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos. o Prazo: 8

9 O prazo de entrega foi fixado pelo art. 5º da Instrução Normativa RFB nº 1.420/2013, reproduzido abaixo: Art. 5º A ECD será transmitida anualmente ao Sped até o último dia útil do mês de maio do ano seguinte ao ano-calendário a que se refira a escrituração. 1º Nos casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, a ECD deverá ser entregue pelas pessoas jurídicas extintas, cindidas, fusionadas, incorporadas e incorporadoras até o último dia útil do mês subsequente ao do evento. 2º O prazo para entrega da ECD será encerrado às 23h59min59s (vinte e três horas, cinquenta e nove minutos e cinquenta e nove segundos), horário de Brasília, do dia fixado para entrega da escrituração. 3º A obrigatoriedade de entrega da ECD, na forma prevista no 1º, não se aplica à incorporadora, nos casos em que as pessoas jurídicas, incorporadora e incorporada, estejam sob o mesmo controle societário desde o ano-calendário anterior ao do evento. 4º Nos casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, ocorridos de janeiro a abril do ano da entrega da ECD para situações normais, o prazo de que trata o 1º será até o último dia útil do mês de maio do referido ano. 5º Nos casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, ocorridos de janeiro a dezembro de 2014, o prazo de que trata o 1º será até o último dia útil do mês de junho de

10 5.3.2 Escrituração Contábil Fiscal (ECF) o Obrigatoriedade: São obrigadas ao preenchimento da ECF todas as pessoas jurídicas, inclusive imunes e isentas, sejam elas tributadas pelo lucro real, lucro arbitrado ou lucro presumido, exceto: I - As pessoas jurídicas optantes pelo Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples Nacional), de que trata a Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006; II - Os órgãos públicos, às autarquias e às fundações públicas; III - As pessoas jurídicas inativas de que trata a Instrução Normativa RFB nº 1.536, de 22 de dezembro de 2014; o O arquivo deverá conter: Este arquivo substitui a Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ) e apresentará as fichas de informações econômicas e de informações gerais em novo formato de preenchimento para as empresas. Prazo: Será transmitida anualmente ao Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) até o último dia útil do mês de junho do ano seguinte ao ano-calendário a que se refira EFD-Contribuições o O arquivo deverá conter: Informações relativas a escrituração da Contribuição para o PIS/Pasep e da COFINS, nos regimes de apuração não-cumulativo e/ou cumulativo 10

11 o Prazo: O prazo de entrega da EFD, qual seja, até 10º dia útil do 2º mês subsequente Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) o Objetivo: Declaração feita pela FONTE PAGADORA (neste caso as cooperativas), com o objetivo de repassar à Secretaria da Receita Federal do Brasil as seguintes informações: Os rendimentos pagos a pessoas físicas domiciliadas no País; O valor do imposto sobre a renda e contribuições retidos na fonte, dos rendimentos pagos ou creditados para seus beneficiários; O pagamento, crédito, entrega, emprego ou remessa a residentes ou domiciliados no exterior; Os pagamentos a plano de assistência à saúde coletivo empresarial. o Obrigatoriedade: Art. 2º 5 Estarão obrigadas a apresentar a Dirf 2017 as seguintes pessoas jurídicas e físicas: I - que pagaram ou creditaram rendimentos sobre os quais tenha incidido retenção do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF), ainda que em um único mês do ano-calendário, por si ou como representantes de terceiros: (...) 5 INSTRUÇÃO NORMATIVA RFB Nº 1671, DE 22 DE NOVEMBRO DE

12 o Prazo: Art. 9º 6 A Dirf 2017, relativa ao ano-calendário de 2016, deverá ser apresentada até as 23h59min59s (vinte e três horas, cinquenta e nove minutos e cinquenta e nove segundos), horário de Brasília, de 15 de fevereiro de (grifo nosso) Por meio da DIRF, serão elaborados os Informes de Rendimentos 7 dos cooperados, funcionários e/ou autônomos, que receberam qualquer rendimento da instituição, sendo esta informação indispensável para o preenchimento da Declaração de Imposto de Renda Declaração de Serviços Médicos e da Saúde (DMED) 8 o Objetivo: Foi instituída pela Instrução Normativa RFB nº 985, de 22 de dezembro de Deve ser apresentada por pessoa jurídica ou pessoa física equiparada a jurídica nos termos da legislação do Imposto sobre a Renda, desde que seja: Prestadora de serviços médicos e de saúde; Operadora de plano privado de assistência à saúde; ou Prestadora de serviços de saúde E operadora de plano privado de assistência à saúde. o O arquivo deverá conter: Devem ser informados na Dmed os valores recebidos de pessoas físicas, em decorrência de pagamento pela prestação de serviços médicos e de saúde, e plano privado de assistência à saúde. 6 INSTRUÇÃO NORMATIVA RFB Nº 1671, DE 22 DE NOVEMBRO DE INSTRUÇÃO NORMATIVA RFB Nº 1522, DE 05 DE DEZEMBRO DE Perguntas e Respostas Dmed 12

13 No caso de valores recebidos em decorrência de pagamento pela prestação de serviços médicos e de saúde, devem ser informados: Valores pagos por pessoa física; Planos individuais ou familiares; Planos coletivos por adesão; o Prazo: A Dmed 2017, com informações referentes ao ano-calendário de 2016, deverá ser entregue até as 23h59min59s, horário de Brasília, até o dia 31 de março de 2017, salvo alterações posteriores a este documento. 6 - Guarda de Documentos A guarda dos documentos contábeis deverá observar o disposto nos regulamentos e legislações em vigor, aos quais orientamos atenção ao apresentado no seguinte endereço: Desta forma, torna-se necessário o acompanhamento relativo a guarda dos documentos contábeis e financeiros, como forma de atendimento ao fisco e demais agentes fiscalizatórios, observando-se ainda os prazos dispostos no endereço anterior, visto que, a mera alegação de desconhecimento quanto aos períodos em destaque, não exime a instituição de possíveis sanções. 7 Conclusão Acreditamos firmemente que a relação entre contabilidade e cooperativa deve ser de extrema confiança. Primando assim pela excelência, no que se refere ao resultado final, ou seja, que estas representem fidedignamente a realidade dos fatos e possam vir a servir de base para a tomada de decisões. 13

14 Ressaltamos ainda que o presente instrumento, visa apresentar as principais informações a serem observadas na relação CLIENTE X CONTADOR, estando passiveis de alterações, a depender da relação entre as partes, bem como destacamos a necessidade quanto ao acompanhamento dos dispositivos emitidos pelos entes regulatórios, dos ramos sujeitos a regulamentação, aos quais destacam-se: BACEN, ANS, SUSEP e ANTT. Com base nos itens apresentados, nos cabe ressaltar a importância quanto ao disposto no contrato de prestação de serviços contábeis, documento que elenca todas as atividades pactuadas entre as partes, objetivando assim a maior clareza quanto a execução dos serviços contábeis. Certos de contarmos com o comprometimento de todos Cooperativistas do nosso Estado, agradecemos antecipadamente o apoio e cooperação, bem como permanecemos a disposição para dirimir quaisquer dúvidas acerca do acima exposto. Saudações Cooperativistas, ESTHÉRIO SEBASTIÃO COLNAGO PRESIDENTE CARLOS ANDRÉ SANTOS DE OLIVEIRA SUPERINTENDENTE RAYNER DA SILVA SANTOS GERENTE GERÊNCIA DE DESENVOLVIMENTO COOPERATIVISTA GUSTAVO BERNARDES RAPHAEL MARTINS VICTOR LIMA Analista Contábil Analista Contábil Analista Contábil CRC-ES /O-2 CRC-ES /O-0 CRC-ES /O-0 14