Índice. Objetivo... 2 Campo de aplicação... 2 Responsabilidades... 4 Comunicações obrigatória no SIPACE... 5

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1 Índice Objetivo... 2 Campo de aplicação... 2 Responsabilidades... 4 Comunicações obrigatória no SIPACE Solicitar as credenciais de acesso ao SIPACE 2. Endereço de acesso ao SIPACE 3. Acesso ao SIPACE com as credenciais de acesso 4. Menu Comun. obrigatórias 5. Criação de uma nova comunicação obrigatória no sistema 6. Início do preenchimento da comunicação obrigatória 7. Tipo de comunicação obrigatória - anual 8. Ano a que se refere a comunicação obrigatória anual 9. Áreas de preenchimento da comunicação obrigatória anual 10. Notas e símbolos do sistema informático para as comunicações obrigatórias 11. Comunicação obrigatória anual - Fabrico de Alimentos Compostos 12. Fabrico de Alimentos Compostos Espécie/categoria animal 13. Fabrico de Alimentos Compostos Quantidade fabricada / Unidades 14. Fabrico de Alimentos Compostos Criação de nova subárea 15. Fabrico de Alimentos Compostos Repetição dos procedimentos 12 a Comunicação obrigatória anual - Fabrico de Alimentos Compostos 17. Comunicação obrigatória anual - Fabrico de pré-misturas 18. Fabrico de pré-misturas - Nome Comercial da Pré-mistura 19. Eliminação de campos não aplicáveis 20. Guardar a comunicação obrigatória no sistema 21. Nº de registo da comunicação obrigatória 22. Lista de versões guardadas e/ou submetidas de comunicações obrigatórias 23. Acesso a versões preliminares guardadas das comunicações obrigatórias 24. Editar versões preliminares guardadas das comunicações obrigatórias 25. Submeter a comunicação obrigatória 26. Apagar versões preliminares guardadas das comunicações obrigatórias 27. Pesquisar versões guardadas e/ou submetidas de comunicações obrigatórias 1/21

2 COMUNICAÇÕES ANUAIS OBRIGATÓRIAS INTRODUÇÃO NIO SIPACES DAS COMUNICAÇÕES ANUAIS A QUE ESTÃO OBRIGADOS OS OPERADORES DO SETOR DOS ALIMENTOS PARA ANIMAIAS Objetivo Pretende-se com o presente Manual descrever o procedimento a ter em consideração pelos operadores do setor dos alimentos para animais para registo informático no Sistema de Informação do Plano de Aprovação e Controlo dos Estabelecimentos (SIPACE), das comunicações obrigatórias anuais à Direção Geral de Alimentação e Veterinária. Campo de aplicação O presente Manual aplica-se às comunicações obrigatórias relativas a: I. Fabrico nacional Comunicação dos seguintes elementos relativos ao fabrico nacional do ano anterior: a) Quanto aos aditivos: o nome do aditivo em função da respetiva autorização comunitária, a marca comercial e as quantidades fabricadas; b) Quanto às pré-misturas: as quantidades, nome e fabricante dos aditivos utilizados nas pré-misturas fabricadas, a marca comercial e espécies animais de destino; c) Quanto aos alimentos compostos: as quantidades, nome e fabricante dos aditivos utilizados, as quantidades, nome comercial e fabricante das pré-- misturas utilizadas e a sua composição e a quantidade de alimentos compostos fabricados, marca comercial e espécies animais de destino; d) Quanto aos alimentos dietéticos: e) Quanto aos alimentos medicamentosos: f) Quanto aos subprodutos e derivados: 2/21

3 II. Trocas intracomunitárias Comunicação dos seguintes elementos relativos às trocas intracomunitárias do ano anterior: a) Quanto às matérias-primas: a denominação, o país de origem e as quantidades entradas; b) Quanto aos aditivos: o nome, a marca comercial, o fabricante, o país de origem e as quantidades entradas; c) Quanto às pré-misturas: a marca comercial, a espécie/categoria animal de destino, o fabricante, o país de origem e as quantidades entradas; d) Quanto aos alimentos compostos: a marca comercial, a apresentação, a espécie/categoria animal de destino, o fabricante, o país de origem e as quantidades entradas; e) Quanto aos alimentos medicamentosos: o nome comercial, o nome da prémistura medicamentosa veiculada e sua composição, a espécie/categoria animal de destino, o fabricante, o país de origem e as quantidades entradas. f) Quanto aos alimentos dietéticos: a marca comercial, a apresentação, a espécie/categoria animal de destino, o objetivo nutricional específico, o fabricante, o país de origem e as quantidades entradas. III. Importações de países terceiros Comunicação dos seguintes elementos relativos às importações de países terceiros do ano anterior: a) Quanto às matérias-primas: a denominação, o país de origem e as quantidades importadas; b) Quanto aos aditivos: o nome, a marca comercial, o fabricante, o país de origem e as quantidades importadas; c) Quanto às pré-misturas: a marca comercial, a espécie/categoria animal de destino, o fabricante, o país de origem e as quantidades importadas; 3/21

4 d) Quanto aos alimentos compostos: a marca comercial, a apresentação, a espécie/categoria animal de destino, o fabricante, o país de origem e as quantidades importadas; f) Quanto aos alimentos dietéticos: a marca comercial, a apresentação, a espécie/categoria animal de destino, o objetivo nutricional específico, o fabricante, o país de origem e as quantidades importadas. Responsabilidades É da responsabilidade dos operadores do setor dos alimentos para animais elaborar e enviar à DGAV as comunicações obrigatórias anuais previstas ao abrigo do Capítulo III do Decreto-lei n.º 247/2002 de 8 de novembro, que altera e republica o Decreto-lei n.º 245/99 de 28 de junho, e que estabelece os princípios relativos à organização dos controlos oficiais no domínio da alimentação animal A partir de 2016 e no que respeita às comunicações relativas ao ano de 2015, elas devem ser efetuadas pelo preenchimento dos formulários existentes no sistema informático de apoio aos controlos oficiais, da DGAV, denominado de SIPACE. As comunicações obrigatórias anuais, relativas a um ano em particular, devem ser preenchidas e submetidas no SIPACE até dia 15 de fevereiro do ano seguinte. Relativamente ao ano de 2015, as comunicações obrigatórias anuais podem ser submetidas no sistema, até dia 29 de fevereiro de 2016, no que se refere ao fabrico de alimentos compostos e fabrico de pré-misturas (exceto os aditivos usados nas pré-misturas). Esta comunicação no sistema informático deve ser complementada, com o envio digitalizado, para o endereço sipace.aa@dgav.pt das comunicações em papel segundo os modelos harmonizados e disponibilizados no portal da DGAV (link: 78), relativamente aos outros alimentos para animais ou áreas de atividade. 4/21

5 Manual de apoio ao preenchimento das comunicações obrigatória no SIPACE Para efeitos de introdução no SIPACE das comunicações obrigatórias no âmbito dos alimentos para animais, os operadores devem considerar o seguinte procedimento: 1. Solicitar as credenciais de acesso ao sistema informático SIPACE através do sipace.aa@dgav.pt indicando: I. Nome II. NIF III. NII (Numero de Identificação Individual) IV. Um endereço de correio eletrónico (que será o utilizador no acesso ao sistema informático) As credenciais (utilizador e palavra-chave) ser-lhe-ão remetidas, pela mesma via, para o endereço eletrónico fornecido. Nota: Para cada operador só podem ser concedidas credenciais de acesso a um só endereço eletrónico 2. Aceder ao SIPACE em: 3. Inserir as credenciais de acesso: I. No campo Utilizador: digitar o endereço eletrónico (referido no ponto 1); II. No campo Palavra-chave: digitar a senha que rececionou via . E seguidamente clicar no botão Entrar : 5/21

6 4. No menu que aparece do lado esquerdo, selecionar a opção Comun. obrigatórias (assinalado a ). 5. Ao selecionar esta opção, abre um novo submenu (abaixo), no qual deverá ser novamente selecionada a opção Com. obrigatórias (assinalado a ). De seguida clicar em Novo (assinalado a laranja)para iniciar a criação de uma nova comunicação obrigatória. 6. Esta opção abre o formulário que de seguida se apresenta, para inserir os dados relativos à comunicação obrigatória Comunicação: (novo registo) - assinalado a ). 6/21

7 7. O campo Estabelecimento (assinalado a ) aparece já devidamente preenchido com o nome do seu estabelecimento. Ex: Estabelecimento de Alimentos para animais O campo Tipo (assinalado a laranja) aparece, por defeito, com a opção anual selecionada. Está disponível também a opção mensal (ver manual das comunicações obrigatórias mensais). 8. No campo Ano (assinalado a ), digitar o ano da comunicação obrigatória que se pretende enviar à DGAV e clicar na tecla Enter do teclado. Devem digitar-se 4 algarismos referentes ao ano e seguidamente Ex: O sistema disponibiliza o formulário da comunicação, para preenchimento, com as seguintes áreas: CA1 - Fabrico de Alimentos Compostos CA2 - Fabrico de Pré-Misturas CA3 - Fabrico de Aditivos CA4 - Utilização de Aditivos e Pré-misturas CA5 Produção de derivados e subprodutos CA6 - Importação CA7 - Fabrico de CA8 - Trocas Intracomunitárias CA9 - Fabrico de Alimentos Medicamentosos 7/21

8 10. Cada uma das áreas referida no ponto 9 deve ser preenchida pelo operador. Nota 1: Alguns dos campos de preenchimento são de escrita livre, enquanto outros são campos de seleção a partir de uma lista (pendente) de opções. Nota 2: Para se conseguir guardar e/ou submeter uma comunicação é necessário preencher todos os campos de preenchimento existentes no formulário ou eliminar alguns desses campos (não aplicáveis). Símbolo Símbolo : Ao clicar neste símbolo, cria-se uma área nova para preenchimento. : Ao clicar neste símbolo, elimina-se uma área de preenchimento. Botão Guardar : Ao clicar neste botão, guarda-se uma versão preliminar da comunicação a submeter no sistema. Esta versão pode ser acedida pelo operador a qualquer altura e ser complementada posteriormente. 8/21

9 11. CA1 - Fabrico de Alimentos Compostos Para o preenchimento da área relativo ao fabrico de alimentos composto é necessário identificar/caracterizar a espécie ou categoria animal a que se destina o alimento, bem como a quantidade fabricada do mesmo, em Kg ou toneladas. A identificação da espécie ou categoria animal é feita através da seleção de opções pré-existentes em 5 níveis de listas pendentes, acessíveis ao clicar-se nos símbolos. 12. No campo Espécie/Categoria Animal clicar em e selecionar as opções das listas pendentes para o nível 1. Repetir o procedimento para os restantes níveis. 1º nível 2º nível 3º nível 4º nível 5º nível O primeiro nível das listas pendentes tem 3 opções: Alimento composto para animais de companhia Alimentos composto para animais produtores de géneros alimentícios Alimentos composto para animais produtores de pele com pelo Os níveis 2 a 5 das listas pendentes vão possuir mais detalhe relativamente aos níveis anteriores. Assim que seja selecionada uma opção no primeiro nível da lista, o sistema prépreenche os restantes níveis com opções possíveis, que devem ser alteradas pelo operador. Ex: Ao selecionar a opção Alimento composto para animais de companhia aparecem nos restantes níveis as opções Cães, alimento dietético, N.D. e N.D. 9/21

10 I. Alimento composto para animais de companhia (seleção no 1º nível) Quando o 1º nível é alimento composto para animais de companhia existem as seguintes opções de seleção nos restantes níveis: II. 2º nível 3º nível 4º nível 5º nível Cães Alimento húmido ou semi-húmido N.D. N.D. Alimento seco N.D. N.D. Alimento dietético N.D. N.D. Gatos Alimento húmido ou semi-húmido N.D. N.D. Alimento seco N.D. N.D. Alimento dietético N.D. N.D. Outros Peixes ornamentais N.D. N.D. Aves ornamentais/exóticas N.D. N.D. Répteis N.D. N.D. Roedores N.D. N.D. Alimento composto para animais produtores de pele com pelo (seleção no 1º nível) Nesta caso particular a seleção do primeiro nível da lista pendente é suficiente para o preenchimento integral dos 5 níveis, aparecendo automaticamente N.D. nos restantes níveis. 2º nível 3º nível 4º nível 5º nível N.D. N.D. N.D. N.D. III. Alimento composto para animais produtores de géneros alimentícios (seleção no 1º nível) Quando o 1º nível é alimento composto para animais produtores de géneros alimentícios existem as seguintes opções de seleção nos restantes níveis: 2º nível 3º nível 4º nível 5º nível Ruminantes Bovinos Vitelos Vitelos em aleitamento Ovinos Caprinos Novilhos Vacas leiteiras Ovinos de Carne Ovelhas leiteiras Caprinos de carne Cabras leiteiras Vitelos - Cria Novilhas em recria Novilhos de engorda - Crescimento Novilhos de engorda - Acabamento Vacas leiteiras Vacas aleitantes Complementares proteicos Outros Ovinos de Carne Ovelhas leiteiras Caprinos de carne Cabras leiteiras 10/21

11 2º nível - 3º nível 4º nível 5º nível Não Ruminantes Animais de aquicultura Aves Frangos de carne Galinhas para postura e reprodutores Pintos para carne - Iniciação Pintos para carne - Crescimento Frangos para carne - Acabamento Frangos para carne - Retirada Pintos - Cria Frangas - Recria Galinhas poedeiras Galinhas reprodutoras Patos para carne Patos reprodutores Perús - Iniciação Perús - Crescimento Perús - Engorda Perús - Retirada Perús - Reprodutores Outros Complementares Suínos Leitões Leitões - Iniciação Porcos Reprodução Leitões - Recria Porcos - Crescimento Porcos - Engorda Porcos - Acabamento Porcas reprodutoras - Futuras reprodutoras Porcas reprodutoras - Gestação Porcas reprodutoras - Lactação Porcas reprodutoras - Gestação + Lactação Outros Coelhos Coelhos Coelhos Complementares Equídeos Éguas reprodutoras Éguas reprodutoras Equinos trabalho/desporto Peixes ornamentais Peixes Peixes Helicídeos Caracóis N.D. N.D. Insetos Abelhas melíferas N.D. N.D. Equinos trabalho/desporto 11/21

12 No final do preenchimento dos 5 níveis da espécie/categoria, o sistema indica um resumo das opções selecionadas nesses mesmos níveis. Ex: Ao selecionar as opções 1º nível: Alimento composto para animais produtores de géneros alimentícios 2º nível: Não ruminantes 3º Nível: Aves 4º Nível: Galinhas para postura e reprodutores 5º Nível: Pintos cria O sistema indica automaticamente: Alimentos composto completo para pintos destinados a postura ou reprodução até 6-8 semanas 13. No campo Quantidade fabricada indicar a quantidade do alimento composto identificado, através da digitação de algarismos (assinalado a ). De seguida, no campo Unidades, selecionar uma das opções toneladas ou quilograma (assinalado a laranja). 14. Findo o processo da identificação de um alimento composto e a sua quantidade, deve repetir-se o procedimento de identificação (e indicação de quantidade) para outro alimento. Para isso deve clicar-se no símbolo: (assinalado a ) 12/21

13 15. Surge novo subcampo para preenchimento (assinalado a ). Devem repetir-se o procedimento descrito nos pontos 12 e 13, para identificação de novo alimento composto. Devem ser criados tantos subcampos quantos os alimentos compostos fabricados (Procedimento do ponto 14) e preenchidos os seus campos (procedimento dos pontos 12 e 13). 16. CA2 - Fabrico de Pré-Misturas A área relativa ao fabrico de pré-misturas tem duas subáreas distintas: Pré-misturas (assinalado a ) e Aditivos usados nas pré-misturas (assinalado a laranja). 13/21

14 17. Para o preenchimento da subárea relativa às pré-misturas é necessário indicar o nome da pré-mistura, identificar/caracterizar a espécie ou categoria animal a que se destina o alimento ou o destino desse mesmo alimento ainda a quantidade fabricada do mesmo, em Kg ou toneladas. O procedimento de preenchimento é similar ao descrito nos pontos 12, 13 e 14, salvo algumas particularidades. A comunicação obrigatória anual relativa aos aditivos usados nas pré-misturas não deve ser efetuada à DGAV no sistema informático, no que se refere ao presente ano, mas sim pela via tradicional, ou seja através do envio digitalizado, dos modelos preenchidos, para sipace.aa@dgav.pt 18. No campo Nome Comercial da Pré-mistura digitar o nome do produto (campo de escrita livre - assinalado a laranja). No que se refere ao preenchimento dos campos Espécie/Categoria Animal/Destino, Quantidade fabricada e Unidades, o procedimento é similar ao descrito nos pontos 12, 13 e 14. Clicar em e selecionar as opções das listas pendentes para o nível 1. Repetir o procedimento para os restantes níveis. 1º nível 2º nível 3º nível 4º nível 5º nível O primeiro nível das listas pendentes tem 3 opções: Pré-mistura para animais de companhia Pré-mistura para animais produtores de géneros alimentícios Pré-mistura para composto para animais produtores de pele com pêlo 14/21

15 I. Pré-mistura para animais de companhia (seleção no 1º nível) Quando o 1º nível é pré-mistura para animais de companhia existem as seguintes opções de seleção nos restantes níveis: II. 2º nível 3º nível 4º nível 5º nível Cães Alimento húmido ou semi-húmido N.D. N.D. Cães Alimento seco N.D. N.D. Cães Alimento dietético N.D. N.D. Gatos Alimento húmido ou semi-húmido N.D. N.D. Gatos Alimento seco N.D. N.D. Gatos Alimento dietético N.D. N.D. Outros Peixes ornamentais N.D. N.D. Outros Aves ornamentais/exóticas N.D. N.D. Outros Répteis N.D. N.D. Outros Roedores N.D. N.D. Pré-mistura para animais produtores de pele com pelo (1º nível) Nesta caso particular a seleção do primeiro nível da lista pendente é suficiente para o preenchimento integral dos 5 níveis, aparecendo automaticamente N.D. nos restantes níveis. 2º nível 3º nível 4º nível 5º nível N.D. N.D. N.D. N.D. III. Alimento composto para animais produtores de géneros alimentícios Quando o 1º nível é pré-mistura para animais produtores de géneros alimentícios existem as seguintes opções de seleção nos restantes níveis: 2º nível 3º nível 4º nível 5º nível Ruminantes Bovinos Vitelos Vitelos em aleitamento Vitelos - Cria Novilhos Novilhas em recria Novilhos de engorda - Crescimento Novilhos de engorda - Acabamento Vacas leiteiras Vacas leiteiras Vacas aleitantes Complementares proteícos Outros complementares Várias categorias de bovinos Ovinos Ovinos de Carne Ovelhas leiteiras Ovinos de Carne Ovelhas leiteiras Caprinos Caprinos de carne Cabras leiteiras Caprinos de carne Cabras leiteiras Pequenos ruminantes Várias espécies/categorias de pequenos ruminentes 15/21

16 2º nível 3º nível 4º nível 5º nível Não Ruminantes Aves Suínos Frangos de carne Galinhas para postura e reprodutores Leitões Porcos Reprodução Pintos para carne - Iniciação Pintos para carne - Crescimento Frangos para carne - Acabamento Frangos para carne - Retirada Pintos - Cria Frangas - Recria Galinhas poedeiras Galinhas reprodutoras Patos para carne Patos reprodutores Perús - Iniciação Perús - Crescimento Perús - Engorda Perús - Retirada Perús - Reprodutores Outras espécies avícolas Complementares Várias espécies avícolas Leitões - Iniciação Leitões - Recria Porcos - Crescimento Porcos - Engorda Porcos - Acabamento Porcas reprodutoras - Futuras reprodutoras Porcas reprodutoras - Gestação Porcas reprodutoras - Lactação Porcas reprodutoras - Gestação + Lactação Varrascos, porcos ibéricos, ou outras espécies suínas especificas Várias categorias de suínos Complementares Coelhos Equídeos Éguas reprodutoras Equinos trabalho/desporto Animais de Peixes Peixes Peixes aquicultura ornamentais Helicídeos Caracóis N.D. N.D. Insetos Várias espécies Abelhas melíferas N.D. Éguas reprodutoras Equinos trabalho/desporto N.D. N.D. N.D. N.D. 16/21

17 19. Findo o preenchimento de todas as áreas e campos relativos ao fabrico de alimentos compostos e fabrico de pré-misturas (excluindo os aditivos utilizados no fabrico dos mesmos), eliminar todas as áreas/campos não aplicáveis (ou de comunicação em papel em 2015), clicando no símbolo: O sistema não permite guardar nem submeter comunicações com áreas/campos que não se encontrem preenchidos, originando mensagens de erro similares às que se apresentam: 20. Guardar a comunicação clicando no botão Guardar (assinalado a ). A opção de guardar pode ser tomada antes mesmo da finalização do preenchimento total da comunicação. Ou seja, a comunicação obrigatória pode ir sendo preenchida durante um período de tempo e ser concluída posteriormente. Esta possibilidade pode revelar-se se bastante útil para os operadores necessitam identificar no sistema um elevado número de alimentos compostos e pré-misturas distintos. 17/21

18 21. O sistema guarda a versão da comunicação atribuindo-lhe um número (assinalado a ) e informando que é possível submeter a mesma no sistema, isto é, enviá-la para a DGAV: 22. Para aceder novamente às versões guardadas das comunicações, no menu que aparece do lado esquerdo, selecionar a opção Comun. obrigatórias (assinalado a ). Seguidamente selecionar o submenu inferior Com. obrigatórias (assinalado a laranja). 18/21

19 Aparecem no visor o número atribuído pelo sistema às comunicações (assinalado a ), o nome do estabelecimento, o tipo de comunicação (anual ou mensal), (assinalado a laranja)o mês a que se refere a comunicação, caso se trate de declarações mensais e o estado em que se encontra essa mesma comunicação (guardado ou submetido)(assinalado a verde): 23. Para aceder novamente a uma comunicação (já guardada ou submetida no sistema) clicar em cima do nº de registo da mesma, atribuído pelo sistema (assinalado a ). Ex: 11 O sistema apresenta comunicação (a mesma previamente guardada), disponibilizando os novos botões Editar, Apagar, Submeter e Pesquisar : 19/21

20 24. Para complementar ou corrigir a informação já inserida na comunicação previamente guardada, clicar no botão Editar. Seguidamente preencher os campos entendidos necessários, de acordo com as instruções veiculadas em pontos anteriores. 25. Para efetuar a comunicação à DGAV, clicar no botão Submeter. A comunicação passa do estado guardado para submetido (assinalado a ): A comunicação é guardada no sistema como submetida à DGAV. 20/21

21 26. É possível eliminar uma declaração previamente guardada, que por alguma razão, não se pretenda submeter, clicando no botão Apagar. 27. O botão Pesquisar permite aceder diretamente à lista de comunicações guardadas e/ou submetidas do submenu Com. Obrigatórias do menu Comum. Obrigatórias. Este Manual vai ser revisto de modo a incluir informação referente às comunicações obrigatórias mensais, bem como para as restantes comunicações obrigatórias anuais (que ainda não estão descritas nesta Rev). 21/21