MANUAL DA POLÍTICA DE GESTÃO DE FROTAS: TUDO QUE VOCÊ PRECISA SABER PARA ELABORAR UM NORMATIVO ESTRATÉGICO

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1 MANUAL DA POLÍTICA DE GESTÃO DE FROTAS: TUDO QUE VOCÊ PRECISA SABER PARA ELABORAR UM NORMATIVO ESTRATÉGICO

2 Introdução... 3 Política de gestão de frotas: por que minha empresa precisa de uma?... 5 Gestão de custos... 8 Aspectos legais Gestão de acidentes Conservação e manutenção dos veículos Cuidado com o meio ambiente Conclusão Sobre a Locamerica... 24

3 INTRODUÇÃO

4 4 INTRODUÇÃO Uma Política de Gestão de Frotas é a base de uma gestão inteligente. Definir e aplicar normas relativas ao uso e manutenção dos veículos corporativos é essencial para controlar os custos envolvidos na operação e garantir a segurança dos motoristas, da empresa e da sociedade. É neste documento que serão encontrados os procedimentos e normas que gestores e condutores deverão seguir, além dos benefícios que receberão ao dirigirem os veículos de maneira adequada. Sem ele, não será possível cobrar dos colaboradores a boa utilização da frota, nem incentivar práticas que tornem essa uma cultura da empresa. É preciso que o condutor esteja ciente do que pode ou não fazer, e de quais são os procedimentos em qualquer eventualidade, contribuindo para a educação do motorista. Possuir uma Política de Gestão de Frotas bem escrita facilita muito a rotina do gestor de operações de uma empresa. E para te ajudar a elaborar a sua, fizemos este e-book, em que abordaremos todos os itens estratégicos que devem constar no seu normativo e como defini-los. Acompanhe conosco!

5 POLÍTICA DE GESTÃO DE FROTAS: POR QUE MINHA EMPRESA PRECISA DE UMA?

6 6 POLÍTICA DE GESTÃO DE FROTAS: POR QUE MINHA EMPRESA PRECISA DE UMA? A Política de Frotas é o documento que dará aos gestores o respaldo necessário para cobrar que o motorista se porte de maneira adequada no trânsito e para aplicar penalidades caso isso não ocorra. Mais do que isso, é este documento que irá garantir que o tratamento seja igualitário dentro da organização, visto que todos devem segui-lo, não importando o seu nível hierárquico. Uma política bem estruturada irá permitir:» Cobrar de todos da equipe o bom uso dos veículos, o cumprimento das normas e procedimentos, sejam elas relacionadas à manutenção, multas, acidentes, caronas ou abastecimento.» Conduzir ações que levem à redução de custos na operação, referentes ao uso dos carros, e evitar disputas de caráter trabalhista. A aplicação de regras para a condução dos veículos e gestão, portanto, permitirá a você, como gestor, transformar o cenário dos custos com frota na sua empresa, diminuindo os riscos da operação. Os benefícios disso são enormes, visto que os custos com gestão de frotas dentro de uma organização representam o segundo maior gasto desta, perdendo apenas para a folha de pagamento. Mas para que a Política de Frotas seja efetiva é preciso que seus objetivos sejam claros e bem definidos.

7 7 POLÍTICA DE GESTÃO DE FROTAS: POR QUE MINHA EMPRESA PRECISA DE UMA? DEFININDO OS OBJETIVOS DA POLÍTICA DE GESTÃO DE FROTAS Ninguém faz uma Política de Gestão de Frotas sozinho. Para definir seus objetivos, você precisará escutar todos representantes de todas as áreas envolvidas com a operação: condutores, RH, financeiro e qualquer outro setor que faça parte da rotina da frota. Todos devem entrar em consenso sobre as melhores práticas e definir os objetivos. Alguns deles podem ser compulsórios, como o cumprimento da legislação de trânsito, enquanto outros irão depender do perfil da sua empresa, do segmento de atuação dela e da rotina específica da sua frota. O importante é manter a política atualizada e de acordo com as estratégias atuais da organização. Para isso, elabore um cronograma com todas as etapas de definição da política e os prazos em que deseja concluí-las, lembrando-se de determinar de quanto em quanto tempo o documento deverá ser revisto. Agora que você já definiu os objetivos da empresa com a Política de Gestão de Frotas é a hora de avaliar todos os pontos importantes, item por item, que devem constar no seu normativo. Os próximos capítulos abordaram quais são eles e o que é importante saber sobre cada um.

8 GESTÃO DE CUSTOS

9 9 GESTÃO DE CUSTOS A primeira regra para manter um negócio competitivo, especialmente em tempos de crise, é reduzir custos. Não há como fugir: devemos sempre buscar ferramentas que otimizem nossos processos e melhorem nossos resultados. Na gestão de frotas, possuir uma Política de Gestão clara é o primeiro passo para cortar gastos desnecessários. Criar regras para os condutores e definir um procedimento de manutenção irá te ajudar a reduzir os custos na empresa sem afetar seu atendimento ao cliente final. Isso acontece porque:» É possível reduzir gastos com combustível em até 15%, uma vez que os motoristas deverão respeitar um limite de velocidade;» Os gastos com multas também serão reduzidos, visto que as normas estabelecem benefícios aos condutores que andarem dentro da lei, estimulando esta postura;» O horário de rodagem pode ser restringido, de acordo com as necessidades da empresa, para evitar desgaste desnecessário no veículo;» A Política de Gestão deverá estabelecer um calendário de manutenção, que auxilie no controle com conserto do carro e dê prioridade a um programa de manutenção preventiva. Porém, não basta apenas estabelecer regras e procedimentos, se você não se preocupar em medir o desempenho da sua gestão depois. Para isso, é preciso acompanhar alguns indicadores regularmente e ter certeza de que nada está saindo do controle.

10 10 GESTÃO DE CUSTOS ONDE ENTRAM OS KPIS NA POLÍTICA DE GESTÃO DE FROTAS? KPIs são essenciais para qualquer área de uma empresa, e na gestão de frotas não seria diferente. Para que os funcionários entendam o impacto do trabalho deles nos resultados da empresa, sua política deve deixá-los cientes das métricas que são acompanhadas e de como são calculadas. Por isso, defina quais KPIs são importantes para sua gestão e descreva-os no manual, lembrando de informar que todos são responsáveis pelo bom desempenho da companhia. Veja abaixo alguns dos principais indicadores da gestão de frotas:

11 11 GESTÃO DE CUSTOS Idade média da frota Este indicador te permite enxergar com agilidade a condição da sua frota, contribuindo para a tomada de decisão sobre a renovação ou não dos veículos ou redimensionamento da frota. Ele também irá auxiliar no comparativo do desempenho de veículos de marcas distintas, porém com o mesmo tempo de uso. Taxa de indisponibilidade É uma métrica que irá mostrar quantas horas paradas um veículo ficou, necessitando de manutenção. Isso porque um veículo parado na oficina significa dinheiro parado. Consumo médio de combustível Indicador básico para qualquer gestor de frota, pois indica a quantidade de gasolina consumida para cada quilômetro rodado por cada veículo. Isso irá te ajudar a manter na frota os veículos mais eficientes e economizar no consumo de combustível. Custo operacional do veículo Por último, este indicador é igual ao custo total para manter determinado veículo em atividade. Para tanto, é preciso considerar todos os custos fixos, como licenciamento e seguro, e os custos variáveis combustível e manutenção. Com esses dados, é possível calcular o valor total que a empresa gasta por mês para manter cada veículo rodando.

12 ASPECTOS LEGAIS

13 13 ASPECTOS LEGAIS As multas de trânsito são casos mais delicados. Isso porque elas são de responsabilidade do condutor, pois é obrigatório que todos eles obedeçam as leis de trânsito vigentes. Porém, inevitavelmente, acontecerão casos de infrações e é preciso estabelecer na sua política como proceder nessas situações. Você poderá determinar que o valor da infração será descontado da folha de pagamento do empregado ou das verbas rescisórias. E essa informação deverá estar bem clara na política, juntamente com a expectativa da empresa de que os condutores estejam de acordo com a lei enquanto estiverem dirigindo um veículo da frota. Estipule também qual o impacto que os pontos adquiridos terão na avaliação do condutor, para assim verificar se ele continua tendo capacidade de desempenhar essa atividade na empresa. Também, é necessário apresentar orientações claras para que os motoristas não dirijam, em hipótese alguma, sob efeito de álcool ou drogas. Deixe claro que ele estará sujeito a penalidades severas, caso isto aconteça.

14 GESTÃO DE ACIDENTES

15 15 GESTÃO DE ACIDENTES Acidentes acontecem e por isso é essencial descrever na política as responsabilidades do condutor no caso de alguma eventualidade. Alguns pontos nesse momento não podem ser esquecidos, tais como:» Orientar os condutores em relação ao que fazer no caso de um acidente (quais fatos e documentos deverão ser reunidos e apresentados à empresa sobre o ocorrido);» Conscientizar que façam sempre o controle dos principais itens de segurança antes de iniciar a rodagem (como condições dos pneus, freios, luzes e fluidos);» Determinar um serviço de assistência e comunicar aos condutores como contatá-lo em caso de emergências;» Criar um check list de vistoria para realizar no veículo sempre que ele retornar à garagem da empresa, após um serviço ou quando for trocado o condutor;» Garantir que os condutores tenham os contatos dos fornecedores responsáveis pela gestão de abastecimento, pela manutenção, de quem cuida da gestão de multas e documentação dentro da empresa e de um número de assistência 24 horas para eventualidades.» Deixar claro as restrições quanto a quem pode conduzir o veículo, de acordo com os termos da apólice do seguro;

16 CONSERVAÇÃO E MANUTENÇÃO DOS VEÍCULOS

17 17 CONSERVAÇÃO E MANUTENÇÃO DOS VEÍCULOS Manutenções desnecessárias geram gastos desnecessários. No entanto, a falta de manutenções regulares também geram gastos desnecessários, prejuízos financeiros e podem ocasionar multas e sinistros. Portanto, ter um calendário de manutenções dos veículos pode auxiliar a ter um controle maior desses custos. Sua Política de Frotas deverá determinar um acompanhamento de cada veículo a partir da quilometragem rodada ou pela data da última manutenção realizada. Dessa forma, você montará um calendário de manutenção que deverá ser respeitado por todos os colaboradores. Mas aqui é preciso cuidado para que os prazos não sejam estourados. Manutenções atrasadas geram desgaste maior no veículo e se um deles para por causa de um defeito, além do custo do conserto ser maior, o tempo que passa parado na oficina representa um dinheiro que a empresa está deixando de ganhar se ele estivesse rodando.

18 18 CONSERVAÇÃO E MANUTENÇÃO DOS VEÍCULOS TELEMETRIA X RASTREAMENTO VEICULAR: QUAL MODELO ESCOLHER? A tecnologia também deve ser sua aliada neste momento e precisa ser usada para aperfeiçoar o gerenciamento da frota e reduzir custos com a manutenção. Nessa hora, é possível escolher entre duas ferramentas: a telemetria e o rastreamento veicular. O rastreador possui a função de monitorar em tempo real a localização do veículo. O objetivo do seu uso é acompanhar de perto os movimentos do carro e encontrá-lo sem demoras no caso de assaltos ou imprevistos. Além disso, ele possibilita um controle maior das rotas feitas pelos funcionários, permitindo verificar se estão dentro do estabelecido pela estratégia da empresa e se o veículo não está sendo usado para uso pessoal. Já a telemetria é um sistema muito mais completo, que além de permitir visualizar a localização, gera um controle completo a respeito de diversos itens do veículo e do motorista. (como tempo de frenagem, utilização da embreagem, velocidade média, temperatura do motor, entre outros). Ela também permite a interação com o veículo, como travar as portas e desligar o motor, entre outros. Com a utilização desse tipo de sistema será possível tomar decisões assertivas e controlar o desgaste do carro, diminuindo os seus gastos com manutenção. Na hora de desenvolver sua Política de Gestão de Frotas, é preciso informar aos condutores a existência do sistema escolhido nos veículos, para que eles saibam que estarão sendo monitorados durante todas as viagens. Além disso, eles deverão estar cientes de que em hipótese alguma poderão desligar o dispositivo, com risco de sofrer penalidades caso o façam.

19 CUIDADO COM O MEIO AMBIENTE

20 20 CUIDADO COM O MEIO AMBIENTE Algumas práticas sustentáveis durante a condução do veículo podem garantir menor impacto ao meio ambiente. Sendo assim, é importante destacar na Política de Gestão de Frotas algumas dicas aos condutores de como dirigir pensando no meio ambiente e na economia, como por exemplo:» Evitar a utilização do ar-condicionado, pois este eleva em cerca de 20% o consumo de combustível;» Manter a aceleração constante e trocar de marcha na rotação certa, evitando reduções repetidas e freadas bruscas;» Não carregar o veículo acima de sua capacidade;» Abastecer somente nos postos determinados pela política, visto que um combustível adulterado é mais poluente, pode aumentar o consumo e a necessidade de manutenção no veículo;» Calibrar os pneus semanalmente. Isso porque o consumo é maior quando a pressão está baixa, além de desgastá-los mais.» Abastecer carros flex com álcool, que possui um impacto menor na atmosfera do que a gasolina;

21 CONCLUSÃO

22 22 CONCLUSÃO O caminho a ser percorrido para estabelecer uma gestão de frotas eficiente não é fácil. É imprescindível que seja adotada uma estratégia documentada por meio de uma Política de Gestão de Frotas que contemple todos os elementos da cadeia produtiva, incluindo os departamentos envolvidos na operação. Sem uma política interna bem definida, será impossível cobrar dos colaboradores uma postura satisfatória quanto à utilização dos veículos, que preze pela segurança, evite multas e faça a economia de combustível através de uma condução consciente. Siga as dicas dadas neste e-book, adaptando quando necessário para a realidade da sua empresa, e torne todos os processos relacionados à gestão de frotas mais claros, objetivos e seguros.

23 Somos mais que especialistas em locação de frotas para empresas. Resolvemos tudo: customizamos, planejamos e fazemos a gestão da sua frota. Atuamos assim desde 1993, o que nos tornou a empresa do setor que mais cresceu nos últimos anos. Hoje somos uma das maiores do país, com 30 filiais próprias pelo Brasil e mais de 30 mil veículos rodando legalizados, seguros e produtivos. Graças ao nosso modelo voltado para a inovação e customização, atendemos a mais de 400 clientes de todos os setores, sejam eles grandes, médios ou pequenos, fornecendo carros populares, executivos, blindados e utilitários. Somos uma das poucas empresas do setor com ações negociadas na Bovespa, em um seleto grupo de empresas listadas no Novo Mercado, devido ao nosso elevado índice de Governança Corporativa. Estamos presente entre as 300 Melhores empresas do Brasil, segundo o guia Época Negócios 360º 2016 e também entre as Maiores e Melhores de 2016 da revista Exame, demonstrando que a eficiência dos nossos processos e a qualidade dos nossos serviços são amplamente reconhecidos pelo mercado.