Life after Microsoft Outlook

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1 Bem-vindo Google Apps Bem-vindo ao Gmail! Agora que você já migrou do Microsoft Outlook para o, aqui estão algumas dicas sobre como começar a usar o Gmail. O que há de diferente? Aqui estão algumas das diferenças que você perceberá quando migrar do Microsoft Outlook para o Gmail: No Microsoft Outlook, você... Acessa s (geralmente) de um computador dedicado protegido por firewall Vê as mensagens e as suas respostas como entradas individuais na Caixa de entrada Organiza mensagens em pastas Sinaliza mensagens importantes Marca mensagens com categorias de cor Ordena mensagens por remetente ou data Acessa s com segurança pela Internet, de qualquer computador, em qualquer lugar Agrupa mensagens e suas respostas em conversas Sinaliza mensagens com marcadores Marca mensagens importantes com estrela Codifica seus marcadores por cor "Classifica" mensagens usando a pesquisa do Gmail Verifica a ortografia automaticamente ao escrever Verifica a ortografia depois de escrever Cria várias assinaturas Exclui mensagens para economizar espaço em disco Arquiva na área de trabalho, depois reimporta as mensagens arquivadas para você acessá-las Recebe notificações de via Alertas da área de trabalho Compartilha uma caixa de correio Anexa e encaminha várias mensagens Usa o lab Respostas predeterminadas Arquiva mensagens para organizar sua Caixa de entrada (não é preciso excluí-las graças aos 25 GB de armazenamento na nuvem) Arquiva na nuvem, onde todos os seus s estarão instantaneamente disponíveis Instala o cliente de bate-papo do Google Talk Cria caixas de correio compartilhadas usando os Grupos do Google Encaminha todas as mensagens em uma conversa October 2010 Version 1.0 1

2 Como escrever Escreva em uma nova janela Escreva na mesma janela Clique em Escrever . O Gmail substitui sua Caixa de entrada por um formulário para escrever sua mensagem. Pressione Shift e clique em Escrever para criar sua mensagem em uma nova janela do navegador (e também ficar de olho na sua Caixa de entrada). Enderece a mensagem Comece a digitar as primeiras letras do nome do destinatário. Em seguida, selecione o endereço desejado no diretório ou na lista de correspondentes recentes exibida. Verifique a ortografia depois de escrever Escreva sua mensagem primeiro. Em seguida, clique em Verificar ortografia para realçar e corrigir possíveis erros ortográficos. October 2010 Version 1.0 2

3 Formatação e assinaturas Formate e adicione fotos Adicione formatação em rich text e outros itens do Outlook. Insira, cole ou arraste imagens em uma mensagem. Formate e adicione fotos Adicione formatações, cores, links, destaques e fotos usando as ferramentas acima da mensagem. Para carregar uma imagem como um anexo, clique em Anexar arquivo. Para inserir uma imagem no corpo da mensagem, ative o lab Inserir imagem (consulte a página 17 para saber mais sobre labs). Em seguida, clique no ícone que aparece na barra de formatação. Crie várias assinaturas Crie várias assinaturas e escolha qual usar para cada mensagem. Use respostas predeterminadas Crie uma assinatura para todas as mensagens ou várias assinaturas usando as respostas predeterminadas. Apenas para navegadores Google Chrome: arraste uma imagem diretamente da sua área de trabalho para a mensagem. Crie uma única assinatura nas Configurações da sua conta do Gmail (que pode incluir formatação, imagens elinks). A assinatura será inserida automaticamente em cada nova mensagem. Para criar várias assinaturas, ative o lab Respostas predeterminadas(consulte a página 17). Em seguida, crie uma resposta predeterminada para cada assinatura. Ao escrever uma mensagem, escolha a assinatura desejada no menu Respostas predeterminadas. Para incluir imagens em suas respostas predeterminadas, ative o lab Inserir imagem também. 3 October 2010 Version 1.0

4 Como anexar arquivos Anexe ou arraste um arquivo Procure o arquivo, ou arraste-o ou cole-o na mensagem. Faça upload e anexe um arquivo Clique em Anexar um arquivo e procure o arquivo. Para evitar a propagação de vírus, o Gmail não permite anexar arquivos executáveis (.exe). Pressione Ctrl e clique em vários arquivos de uma mesma pasta para anexá-los. Apenas para navegadores Google Chrome: arraste uma imagem diretamente da sua área de trabalho para a mensagem. Remova anexos para economizar espaço Remova um anexo sem excluir a mensagem. Mantenha todos os seus anexos Não é preciso excluir s ou anexos para economizar espaço (desde que você tenha espaço de sobra). Você pode remover um anexo excluindo a mensagem que o contém, mas por que se preocupar? Os anexos do Gmail permanecem na nuvem, onde você tem 25 GB de espaço de armazenamento pessoal. O anexo será copiado para o computador apenas se você baixá-lo. Clique no link Baixar de um anexo para baixar uma cópia dele em seu formato original para o seu computador. Apenas para navegadores Google Chrome: arraste uma imagem diretamente da mensagem para sua área de trabalho para salvá-la. Clique em Visualizar paraver o anexo em uma janela do navegador sem baixá-lo (economiza tempo e não ocupa nenhum espaço no seu computador). October 2010 Version 1.0 4

5 Conversas Várias entradas da Caixa de entrada por conversa Uma mensagem e todas as suas respostas aparecem como entradas individuais espalhadas pela sua Caixa de entrada. Uma entrada por conversa Por padrão, o Gmail agrupa uma mensagem e suas respostas em uma conversa, que é listada como uma entrada única da Caixa de entrada. A entrada da Caixa de entrada identifica os participantes e mostra quantas mensagens estão na conversa. Esta entrada mostra que Paula enviou uma mensagem que foi respondida por Fernanda e Rui. O nome de Rui está em negrito porque a resposta dele não foi lida. Prefere ver cada mensagem separadamente? Para listar todas as mensagens separadamente como no Outlook, desative a Exibição de conversas. Faça isso temporariamente (é fácil mudar de novo) ou permanentemente. No Gmail, vá para Configurações > guia Geral edesmarque Exibição de conversas. Imprima ou expanda toda a conversa Quando você abre uma conversa, as mensagens aparecem em uma pilha com a última resposta não lida aberta para exibição. Use os comandos à direita da pilha para executar tarefas em todas as mensagens da conversa. Clique em Expandir todas/recolher todas para expandir ou recolher todas as mensagens da conversa. Clique em Imprimir tudo para imprimir todas as mensagens da conversa. Imprima ou exclua uma única mensagem Clique em uma mensagem da pilha para expandi-la para visualização. Use o menu pop-up dentro da mensagem para executar tarefas apenas nessa mensagem. Clique em Imprimir no menu pop-up de uma mensagem para imprimir apenas essa mensagem. Clique em Excluir esta mensagem para excluir apenas essa mensagem da conversa. October 2010 Version 1.0 5

6 Como responder Responda a uma mensagem Selecione uma mensagem na Caixa de entrada (ou abra a mensagem) para respondê-la. Responda a uma mensagem em uma conversa Abra a conversa e expanda a mensagem que você deseja responder. Expanda a mensagem primeiro Responda a uma mensagem em uma conversa expandindo-a e escolha uma opção de resposta dentro da mensagem. Você estará respondendo somente aos remetentes ou destinatários dessa mensagem, e não aos outros participantes da conversa. Se uma mensagem incluir citações de respostas anteriores, o Gmail as ocultará na exibição. Clique em Mostrar texto das mensagens anteriores para ler todo o texto a ser incluído com a sua resposta. Clique em Responder para responder apenas ao remetente. Clique em Responder a todos para incluir todas as pessoas que receberam esta mensagem. Quem vê a sua resposta? Antes de enviar uma resposta, você pode verificar os endereços dos destinatários nos campos Para: e Cc:. Se o endereço de um participante não estiver lá, ele não verá a sua resposta. Este exemplo mostra que apenas Rosa Matos e Rui Rios verão essa resposta na pilhas de conversas deles. October 2010 Version 1.0 6

7 Como encaminhar Encaminhe uma mensagem Encaminhe uma mensagem em uma conversa Se a mensagem que você deseja encaminhar estiver dentro de uma conversa, expanda a mensagem primeiro. Se uma mensagem incluir citações de respostas anteriores, o Gmail as ocultará na exibição. Clique em Mostrar texto das mensagens anteriores para ler todo o texto a ser encaminhado. Clique em Encaminhar dentro da mensagem para enviá-la para alguém que não esteja na conversa atual. Encaminhe várias mensagens anexadas Encaminhe uma conversa inteira Não é possível anexar mensagens de a uma mensagem no Gmail (como é possível no Outlook). Mas você pode enviar todas as mensagens de uma conversa para alguém encaminhando a conversa inteira. Clique em Encaminhar tudo. Os destinatários de uma conversa encaminhada receberão uma única mensagem que contém todas as respostas da conversa original. October 2010 Version 1.0 7

8 Arquivar x excluir Exclua s para economizar espaço Um espaço em disco limitado no servidor significa que você deve excluir s ou armazená-los offline para organizar sua Caixa de entrada. Arquive tudo! Os 25 GB de espaço de armazenamento pessoal na nuvem garantem espaço suficiente para arquivar mensagens por anos. Limpe sua caixa de entrada Arquive as mensagens que não estão em uso, movendo-as para fora da Caixa de entrada (mesmo aquelas conversas que você ainda deseja acompanhar). Selecione uma ou mais mensagens e clique em Arquivar. Arquivar uma conversa não a removerá da sequência de s. Se houver uma nova resposta, a conversa voltará automaticamente para a sua Caixa de entrada. Todos os seus s a um clique de distância Você poderá ver todas as mensagens, inclusive as que estão arquivadas, na visualização Todos os e mails. Ou encontrar mensagens específicas rapidamente usando a pesquisa do Gmail. Clique em Todos os s para visualizar o conteúdo arquivado juntamente com o restante dos seus s. (Para ver esse link, clique em Mais...). October 2010 Version 1.0 8

9 Pesquisar x classificar Classifique, navegue ou pesquise mensagens Classifique por remetente ou data Procure pastas Realize uma pesquisa de texto completo Use apenas a pesquisa do Gmail! Pesquise por remetente ou por um intervalo de datas Pesquise por marcadores e palavras-chave Pesquise por outros atributos de mensagem Pesquisas de palavras-chave Comece pesquisando por palavras-chave que aparecem em qualquer parte da mensagem, incluindo assunto, texto e nome do remetente. Normalmente, você só precisa de alguns termos de pesquisa. Pesquisas segmentadas Use opções para restringir a sua pesquisa. Clique em Mostrar opções de pesquisa para exibir a janela Opções de pesquisa Este exemplo pesquisa mensagens com anexos enviados por Rui entre 20 de fevereiro e 20 de abril deste ano. Atalhos de pesquisa Digite operadores de pesquisa para restringir suas pesquisas. Aqui, a pesquisa from:rui after: 2008/ 12/10 retorna todas as mensagens enviadas por Rui após 10 de dezembro de Conheça todos os operadores de pesquisa em answer.py?answer=7190 October 2010 Version 1.0 9

10 Marcadores x pastas Coloque uma mensagem em uma pasta Organize seus s colocando mensagens em pastas aninhadas. Coloque vários marcadores na mesma mensagem Forneça um ou mais marcadores descritivos para as mensagens e conversas da sua Caixa de entrada. Atribua o máximo de marcadores possível a uma mensagem. Dessa forma, você poderá encontrar a mensagem com base em qualquer um dos seus marcadores. Selecione mensagens na sua Caixa de entrada e escolha um ou mais marcadores no menu Marcadores. Crie quantos marcadores quiser. Excluir um marcador não excluirá as mensagens marcadas. Isso simplesmente removerá o marcador dessas mensagens. Encontre mensagens com marcadores Clique em um link de marcador para ver mensagens e conversas que compartilham o mesmo marcador, incluindo as que foram arquivadas. Ou pesquise por in:labelname (como em in:financial) Veja todos os seus marcadores clicando no link Mais... na barra lateral. Use as Configurações do Gmail para escolher quais marcadores aparecerão sem precisar clicar em Mais... Se seus marcadores tiverem sido importados de pastas do Microsoft Outlook e forem muito longos, edite os nomes para torná-los mais curtos. O Gmail trunca nomes de pastas com mais de 40 caracteres. 10 October 2010 Version 1.0

11 Estrelas x sinalizadores Sinalize uma mensagem importante Marque a mensagem com estrela Marque mensagens com estrela na Caixa de entrada Clique na estrela da mensagem na sua Caixa de entrada para marcá-la com estrela. Clique novamente para remover a estrela. Use estrelas como favoritos Marque uma mensagem importante com estrela dentro de uma pilha de conversa. A conversa será aberta com a mensagem já expandida. Encontre mensagens marcadas com estrela Clique no link Com estrela na barra lateral esquerda para listar todas as mensagens marcadas com estrela. Ou pesquise por is:starred. Por exemplo, pesquisar por is:starred in:projeto retornará todas as mensagens marcadas com estrela que têm o marcador Projeto. October 2010 Version

12 Tarefas x sinalizadores Sinalize mensagens para acompanhamento Sinalize mensagens na sua caixa de entrada como tarefas; desmarque-as quando você concluir a tarefa. Adicione mensagens à sua lista de tarefas Adicione mensagens à sua Lista de tarefas e desmarque-as lá. Selecione a mensagem, abra o menu Mais ações e escolha Adicionar às Tarefas. Isso abrirá a sua lista Tarefas e colocará o nela. Marque a tarefa na sua lista quando ela for concluída. Receba lembretes pop-up para tarefas Sinalize uma mensagem com um lembrete pop-up ou alerta sonoro que ocorre na data e na hora determinadas. Acompanhe as tarefas na sua agenda Exiba as tarefas por suas datas de conclusão na agenda e acompanhe-as de lá. Abra sua lista de tarefas (clique no link Tarefas à esquerda da lista de mensagens). Em seguida, clique na de uma tarefa para abrir uma tela para atribuir uma data de conclusão. Exiba as Tarefas na sua agenda para ver os lembretes desta semana. As tarefas com data de conclusão aparecem na área de cabeçalho de cada dia. October 2010 Version

13 Marcadores x categorias Atribua categorias de cor Atribua uma ou mais categorias de cores a uma mensagem para classificá-la e recuperá-la depois. Codifique seus marcadores por cor Codifique seus marcadores por cor e atribua marcadores a uma mensagem. Os marcadores do Gmail são muito parecidos com as categorias do Outlook. Assim como nas categorias, é possível atribuir vários marcadores de cor a uma mensagem e classificar s por marcadores para encontrar as mensagens relacionadas. Para codificar um marcador por cor, clique à esquerda do marcador (uma caixa com a seta será exibida) e escolha um esquema de cores. Use estrelas especiais! Marque uma mensagem com uma estrela de cor diferente, um ponto de exclamação ou outro símbolo que tenha um significado especial para você. Clique em Adicionar cor personalizada para criar um esquema de cores de sua preferência. Ative o lab Estrelas especiais (consulte página 17 para saber mais sobre labs). Em seguida, clique na estrela de uma mensagem repetidamente para percorrer vários símbolos que podem indicar níveis diferentes de importância (apenas para sua própria referência). Encontre mensagens com uma determinada estrela especial pesquisando por has:symbolname, como em has:red-bang. Descubra o nome de cada símbolo de estrela especial nas Configurações do Gmail, na guia Geral. October 2010 Version

14 Filtros x regras Gerencie as mensagens recebidas com regras Use regras para gerenciar o fluxo de mensagens recebidas. Gerencie as mensagens recebidas com filtros Crie filtros para marcar, arquivar, excluir, marcar com estrela ou encaminhar determinados tipos de mensagens. Crie um filtro configurando condições para os e- mails de entrada e escolhendo as ações que serão executadas. 1. Configure as condições do filtro Clique nas Configurações do Gmail e vá para a guia Filtros. Crie condições para determinar quais mensagens recebidas serão filtradas. Estas condições de filtro de mensagens de Maria incluem uma referência à anaheim, um projeto em andamento. Use o botão Pesquisa de teste para visualizar o filtro antes de configurar ações. 2. Escolha as ações que serão executadas Em seguida, escolha uma ou mais ações para executar em mensagens que atendam às suas condições. Esta ação se aplica ao marcador Financeiro para mensagens filtradas, que não vão para a Caixa de entrada. Crie um filtro com base em uma mensagem específica escolhendo Filtrar mensagens semelhantes no menu Mais ações de uma mensagem. October 2010 Version

15 Férias e notificações Assistente de ausência temporária Responda automaticamente às mensagens recebidas durante as férias. Personalize suas respostas para diferentes destinatários. Resposta automática de férias Especifique uma única resposta para enviar durante as férias. É possível restringir o escopo de quem a receberá. Clique nas Configurações do Gmail (guia Geral) enavegue até Resposta automática de férias. Escreva sua resposta automática e especifique o intervalo de tempo em que ela será enviada. Você pode optar por enviá-la apenas para as pessoas em sua organização ou em seus contatos pessoais. Não se preocupe com o envio de muitas respostas para as pessoas que enviam s para você com frequência. O Gmail envia sua resposta a todos os destinatários indicados apenas uma vez a cada quatro dias. Ative alertas da área de trabalho Receba novas notificações de ativando os Alertas da área de trabalho. Instale o Google Talk Instale o cliente de bate-papo Google Talk para receber alertas quando chegarem novas mensagens. Faça download e instale o Google Talk em No Windows, vá para Arquivos de Programas, abra o Google Talk e faça login com o nome de usuário e a senha do. Se o Google Talk estiver funcionando, você receberá alertas quando novos s chegarem (independentemente de o Gmail estar ou não aberto no navegador). Abra as Configurações do Google Talk e marque a opção Iniciar automaticamente ao iniciar o Windows para não ter que se lembrar de iniciar o Google Talk todas as vezes. October 2010 Version

16 Caixas de compartilhadas x Grupos do Google Compartilhe uma caixa de equipe Compartilhe uma caixa de equipe com um grupo de pessoas que podem enviar mensagens em nome da equipe (exige o Microsoft Exchange). Crie um Grupo do Google Crie um Grupo do Google cujos membros poderão enviar mensagens em nome de todos (qualquer usuário do pode fazer isso). Envie usando o endereço do grupo Abra a caixa de que foi compartilhada com você e envie mensagens usando o endereço da equipe. Envie em nome do grupo Vá para o Arquivo de discussão do grupo e responda às mensagens postadas lá usando o endereço do grupo. Vá para mais > Grupos para ver os grupos aos quais você pertence. Em seguida, clique em Criar um grupo. Dê um nome para o seu grupo, crie um endereço de para ele e defina as Configurações do grupo para determinar quem pode enviar mensagens em nome do grupo. Para obter mais detalhes, consulte answer.py?answer= Não consegue ver o botão Criar um grupo? Peça ao seu administrador para permitir grupos gerenciados por usuários ou para criar o grupo para você. Vá para Grupos, abra o Arquivo de discussão do grupo e clique na postagem que você deseja responder. Abaixo do texto da mensagem, clique em Responder ou em Responder ao autor. Na janela da mensagem, selecione o endereço do grupo no menu suspenso De e escreva a sua resposta. October 2010 Version

17 Superdicas Ative o Gmail Labs O Gmail Labs contém recursos experimentais de pré-lançamento que você pode ativar para adicionar funcionalidades úteis à sua Caixa de entrada. Os labs permitem que você use diferentes tipos de estrelas, lembre de uma mensagem que acabou de enviar, insira uma resposta predeterminada e muito mais. Para ver os labs disponíveis e ativar os que você deseja usar, clique no ícone de frasco verde no canto superior direito da janela do Gmail. Esse ícone estará disponível apenas se o seu administrador ativar o Gmail Labs e pode não ser exibido em alguns navegadores. Marque e arquive em uma única etapa Organize seus s e limpe sua Caixa de entrada em uma única etapa (semelhante a mover uma mensagem para uma pasta no Microsoft Outlook ). Selecione as mensagens e escolha um marcador no menu suspenso Mover para. Visualize os anexos antes do download Os anexos de mensagens do Gmail residem na nuvem e são copiados para seu computador apenas quando você baixá-los para visualizá-los. Você pode economizar espaço em disco (e tempo) visualizando anexos sem precisar de download. Clique no link Visualizar abaixo do arquivo anexado. Envie e arquive em uma única etapa (Lab) Economize tempo ao responder às conversas que você deseja arquivar ativando o lab Enviar e arquivar (veja acima para saber mais sobre Labs). Isso adiciona um botão em qualquer resposta que você escrever, no qual você pode clicar para responder e arquivar a conversa ao mesmo tempo (para que ela não fique mais na Caixa de entrada). Aqui, o Gmail acrescenta o marcador Projeto às mensagens selecionadas e remove as mensagens da sua Caixa de entrada. Para ver as mensagens posteriormente, clique no marcador Projeto à esquerda da lista de mensagens. Você também pode ver as mensagens (juntamente com todas as suas outras mensagens) clicando em Todos os s. O Gmail abrirá uma nova janela do navegador para mostrar uma visualização do arquivo anexado. Você poderá imprimir a visualização ou fazer download do arquivo original. Não tenha medo de perder alguma resposta: se alguém responder à sua mensagem, a conversa, junto com a resposta, aparecerá na sua Caixa de entrada. October 2010 Version

18 Superdicas Adicionar uma mensagem de status Adicione uma mensagem de status à sua caixa de bate-papo para mostrar aos seus colegas de trabalho o que você está fazendo. Expanda a caixa Bate-papo. Em seguida, clique em Definir status aqui para abrir uma caixa pop-up para adicionar a mensagem de status. Escreva o que quiser na sua mensagem de status, como um aviso para dizer que está fora da cidade, ou insira um link para uma página da web. Economize tempo com atalhos do teclado Poupe tempo ao ler e gerenciar s usando atalhos do teclado. Ative os atalhos do teclado nas Configurações do Gmail, na guia Geral. Assim, você pode executar tarefas comuns sem tirar as mãos do teclado. Por exemplo, digite "j" e "k" para navegar para cima e para baixo na sua Caixa de entrada, "o" para abrir as mensagens, "r" para responder, "c" para escrever, "s" para adicionar ou remover uma estrela, "e" para arquivar e muito mais. Enquanto você estiver trabalhando no Gmail ou no Google Agenda, digite "?" a qualquer momento para mostrar uma lista completa de atalhos de teclado (eles devem estar ativados). Imprima uma cópia dos atalhos do teclado em resources-user-adoption/quick-reference/ Google_Mail_Shortcuts.pdf Remova contatos duplicados Quer limpar todos os contatos duplicados que foram transferidos do Microsoft Outlook? O Gmail facilita a mesclagem de registros de contatos duplicados sem perder dados importantes. Clique em Contatos para abrir o Gerenciador de contatos e clique no botão Localizar duplicatas para exibir uma lista de duplicatas. Desmarque os contatos duplicados que deseja descartar e clique no botão Mesclar. O Gmail mescla informações exclusivas do registro do contato excluído com o registro do contato restante. Trabalhe off-line Continue usando o Gmail mesmo quando você não estiver conectado à nuvem. Para configurar o Gmail off-line, abra as Configurações e vá para a guia Off-line (disponível apenas se for ativada pelo administrador do Gmail). Você pode acessar seus s e continuar trabalhando mesmo quando a conexão for intermitente ou você não estiver conectado àinternet. Enquanto você estiver off-line, o Gmail armazena as mensagens que você envia na sua caixa de saída. Ele entregará as mensagens automaticamente na próxima vez que você se conectar. October 2010 Version