Módulo 2 Metodologia DMAIC para 6 Sigma e exercícios.

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1 Módulo 2 Metodologia DMAIC para 6 Sigma e exercícios.

2 Metodologia DMAIC para 6 Sigma A metodologia DMAIC é a estrutura utilizada nos processos 6 Sigma para condução dos projetos. Os estágios do DMAIC buscam definir as oportunidades de melhoria, medir os desvios ou situações indesejadas através de dados coletados, analisar as informações obtidas, introduzir melhorias no processo através de novos conhecimentos e controlar os processos otimizados C - Controlar D - Definir I Melhorar (Improve) M - Medir A - Analisar

3 Relação DMAIC X PDCA ACT CHECK C - Controlar D - Definir I Melhorar (Improve) PLAN M - Medir DO A - Analisar

4 Requisitos para implementação do 6 Sigma A necessidade por melhoria na qualidade é reconhecida. A Alta direção compra a idéia de melhoria. A responsabilidade pela implementação é delegada a um líder. O presidente faz uma declaração de suporte e expectativas. Todos os funcionários são treinados em ferramentas básicas. Melhoria é esperada.

5 Estratégia de implementação do DMAIC p Executivos NÍVEL ESTRATÉGICO u Gerentes Operacionais u e Gerentes de Apoio NÍVEL TÁTICO u Operadores e Administração NÍVEL OPERACIONAL u Plano de desenvolvimento 6 Sigma p Comitê executivo p Master Black Belt u Equipes de projeto 6 Sigma p Patrocinadores p Black e Green Belts p Membros da equipe p Partes interessadas u Difusão dos 6 Sigma p Green Belts p Yellow Belts Complemente a infraestrutura estabelecida; não a replique!

6 Estratégia de implementação do DMAIC Nível Estratégico Comitê executivo: Define os objetivos do programa 6 Sigma: Analisa o negócio baseado nos objetivos estratégicos Analisa e revisa as métricas existentes do negócio Estabelece metas a serem atingidas através da organização Identifica e define os projetos iniciais de 6 Sigma: Define os patrocinadores Define Black Belts/Green Belt. Analisa os projetos 6 Sigma. Analisa e revisa os objetivos estratégicos e as métricas de desempenho do negócio. O treinamento dos Patrocinadores deve alinhar decisões estratégicas e a metodologia 6 Sigma.

7 Estratégia de implementação do DMAIC Papel e responsabilidades dos Patrocinadores Papel: É responsável por coordenar o plano de ação para atingir o 6σ Seleciona projetos, controla a execução e ameniza bloqueios contra os projetos 6σ na sua área de responsabilidade Linhas de comunicação: É parte da hierarquia da organização e comunica-se diretamente com o líder da equipe 6σ e com a alta direção É um membro da liderança da equipe dos 6σ Responsabilidades: Seleciona projetos, controla a execução, implementa e obtém lucro Obtém os recursos necessários para eliminar barreiras aos projetos 6σ Coordena os projetos nas linhas verticais e horizontais da hierarquia Participa das análises dos projetos Seleciona os profissionais que serão Black Belts/Green Belts e providencia o treinamento É o chefe dos profissionais Black Belts/Green Belts (diretamente ou através de linha tracejada) Providência recompensa e reconhecimento Comprometimento com a equipe: 2 dias por semana para gestão de 10 projetos

8 Estratégia de Implementação do DMAIC Papéis e responsabilidades do Master Black Belt Papéis: É um mentor, treinador e aconselhador dos Black Belts e de outros na organização Promove por toda organização a vontade de obter o nível 6σ Linhas de comunicação: É geralmente um centro de recursos e transita em vários níveis e funções É um membro da equipe do 6σ e do comitê Responsabilidades: Mentor e conselheiro dos Black Belts Desenvolve e conduz uma grande diversidade de treinamentos Responsável pelo planejamento do desenvolvimento técnico para 6σ: Providencia a formação de Black Belts e Master Black Belts Conduz a organização ao nível de competência 6σ Garante a manutenção do método 6σ dentro da organização Multiplica lições aprendidas É responsável pela formação de Black Belts Quando necessário, contrata especialistas externos Relaciona-se com outras organizações 6σ Comprometimento com a equipe: Deve ser 100% dedicado

9 Estratégia de Implantação EMC Papéis e responsabilidades dos Belts 6 Sigma Papéis: Conduzir as equipes enquanto executam a metodologia de 6σ em projetos Introduzir a metodologia e as ferramentas aos membros da equipe e para a organização Linhas de comunicação: Pode relatar diretamente ao Patrocinador ou à função hierárquica superior Deve ser uma parte da organização funcional Responsabilidades: Aplicar a metodologia completa ao projeto Atuar como um agente técnico e cultural da mudança para a qualidade Difundir a metodologia às equipes de projeto Dar suporte aos esforços da função difundindo o uso da metodologia quando convidado para ajudar em outras questões do negócio Tem envolvimento duplo: na função e nas equipes de 6σ Deve ter competências técnicas requeridas para executar eficazmente as ferramentas do 6 Sigma Compromisso de tempo: Deve ser substancialmente dedicado (25% a 100%) Exigência de treinamento: Atender à classe de treinamento do 6 Sigma: 80h para Green Belt e 160h para Black Belt

10 Estratégia de implementação do DMAIC Papéis e responsabilidades dos Membros da Equipe Papéis: Participar em equipes de projeto e suportar objetivos dentro da abrangência de suas responsabilidades Responsabilidades: Realizar seu trabalho normal e realizar atividades de projeto relacionadas ao seu trabalho Aprender a metodologia 6σ aplicável ao projeto que está realizando Continuar a aprender e a aplicar a metodologia e as ferramentas do 6σ após o témino do projeto. Alguns podem ser levados ao nível de Black Belt Comprometimento com a equipe: É definido pelo Belt líder da equipe, Patrocinador e Gerente Funcional Pode ser instruído a apoiar algum projeto de 6 Sigma como prioridade Treinamento mínimo requerido: 4h de visão geral do 6 Sigma Treinamento adicional de 6 Sigma Belt.

11 Estratégia de implementação do DMAIC Papéis e responsabilidades das Partes Interessadas Papéis: Concordar com o projeto selecionado e com os resultados esperados Apoiar os Black Belts/Green Belts da organização e tomar as ações necessárias para obtenção dos resultados Responsabilidades: Aprovar a economia a ser realizada pelo projeto Participar na identificação e seleção do projeto É responsável pelo desenvolvimento e implementação das ações para realizar o projeto Prover a equipe com os recursos necessários Garantir que o treinamento em 6σ seja implementado na organização Participar das análises críticas do 6σ Comprometimento com a equipe: Conforme necessário Treinamento mínimo requerido: 4h de visão geral do 6 Sigma

12 Estratégia de implementação do DMAIC 6σ 5σ 4σ 3σ Ferramentas: Projeto em 6 Sigma, tolerância 6σ. Ferramentas: Caracterização de processos (mapeamento, MSA, etc ) Otimização de processos (DOE, etc ) Ferramentas: 7 ferramentas básicas: (Pareto, espinha de peixe, folha de verificação, histograma, fluxogramas, brainstorming, cartas de controle) Ferramentas: Senso comum Conhecimentos básicos 1 to 2σ

13 Estratégia de implementação do DMAIC Certificação Black Belt/Green Belt Responsabilidades: Assistir com dedicação a todas as semanas de aula Completar com sucesso o projeto 6 Sigma: Utilizar os conhecimentos e utilizar ferramentas Atingir os objetivos do projeto Apresentar resultados financeiros Realizar a fase de medição para um segundo projeto (Black Belts)

14 Pontos de falha na solução de problemas Exemplos Projetos: Não alinhados com a estratégia Definição muito ampla ou muito estreita Análise: Metas não claras Definição pobre de dados Falha no sistema de medição Conclusões incorretas Controle: Mudanças não controladas nos processos do negócio Falta de visibilidade em variações fora da especificação

15 Solução de problemas: situação futura A solução de problema utilizando o DMAIC deve considerar como objetivo a organização enxuta. Organização Lean (Enxuta) 6 Sigma Tema Tema Meta Meta Pedidos Produção por por Pedido* Tamanho de de lote lote 1 Tempo Tempo total total 1 Variação 6 Sigma Sigma Inventário R$ R$ 0,00 0,00

16 Visão geral do DMAIC O que é DMAIC? Quando, Onde, Por que aplicar? Visão geral de cada fase: Definir D Medir M Analisar A Melhorar (Improve) I Controlar C

17 O que é DMAIC? D M A I C A metodologia DMAIC é uma estrutura passo a passo para solução de problemas, e contempla as seguintes fases: Definir: Medir: Analisar: Melhorar: Controlar: Definir todo problema com entradas-chave e metas Levantar os dados do processo atual Usar os dados para identificar as causas do problema Desenvolver, avaliar e implementar soluções Desenvolver processos para garantir a manutenção da solução implantada

18 DMAIC D M A I C O DMAIC pode ser aplicado a qualquer processo que necessite de melhoria: Processos-Núcleo: Marketing Vendas Desenvolvimento de Produto Produção Pós-venda Faturamento Contas a Receber Administração de Contratos Etc Processos de Apoio: Administração de Pessoal Treinamento e Desenvolvimento Tecnologia da Informação Benefícios Tributação Administração Manutenção Etc

19 DMAIC D M A I C O que é diferente nesta abordagem? Definir Caracterização Medir DMAIC Analisar Otimização Melhorar Na superfície nada é novo! Controlar

20 O que é diferente? D M A I C Metodologia rigorosa de solução de problemas: - dirigida para as metas da organização - plano de ação controlado até a finalização do projeto - estruturação dos problemas e orientação - controle de processo. Métricas: direcionamento para benefícios, visibilidade por toda organização (resultados rastreáveis). Líderes de tempo integral ou parcial mas com dedicação claramente definida (recursos qualificados e suficientes). Linguagem comum, programa de treinamento consistente.

21 Definir Os objetivos do DEFINIR são: D M A I C Definir dentro do plano estratégico um projeto (processo a ser melhorado que seja importante para o negócio) Definir uma equipe Identificar claramente o processo e as informações relacionadas Identificar e analisar os clientes e suas opiniões, pontos positivos e negativos (a voz do cliente VOC) Identificar e analisar os requisitos críticos do cliente Identificar oportunidades de melhorias, criar uma lista e identificar a oportunidade de melhoria mais importante para o negócio Verificar o desvio entre a situação real e a ideal (desejada) Definir o problema a resolver Identificar indicadores críticos e a meta a ser atingida Identificar o impacto econômico do projeto

22 Definir D M A I C As atividades e produtos do DEFINIR são: Oficializar a equipe Identificar e desenvolver o mapeamento do processo a ser melhorado e o mapa das variações deste processo Definir indicador para medir os resultados do projeto Identificar famílias de produto, investimentos, pessoas a serem envolvidas e capacidade Identificar áreas onde o sucesso pode ser obtido com maior rapidez Identificar os requisitos dos clientes que são críticos para a qualidade Desenvolver regras para a equipe, definir papéis para construir uma equipe efetiva Prepara um cronograma preliminar de trabalho com responsáveis e prazos Preparar e realizar uma apresentação para o Patrocinador e as Partes Interessadas

23 Perguntas-chave D M A I C Equipe: A equipe definida é a melhor opção? Todos os participantes foram treinados? Clientes: Todos os clientes foram identificados? As necessidades dos clientes foram transformadas em requisitos mensuráveis? Definição crítica: Este projeto está realmente relacionando com uma meta do negócio? Declaração do problema: O problema foi definido com clareza? O escopo do projeto é específico? Prazos/resultados: A finalização dos dados está razoável? A equipe tem uma meta suficientemente agressiva? Ela é baseada em fatos (isto é, foi feito benchmark externo)? Situação futura - 6 Sigma enxuto: A equipe identificou uma visão enxuta de 6 Sigma para o projeto (isto é, tamanho do lote = 1)?

24 Ferramentas D M A I C SIPOC Supplier Input Process Output Customer Lista de verificação Métricas do 6 Sigma: DPU, DPO, DPMO Método de Gestão de Projeto: Project Charter Voz do Cliente VOC Análise Econômica (do projeto) QFD Quality Function Deployment

25 Medir D M A I C Os objetivos de MEDIR são: Identificar e desenvolver um sistema de medição capaz de coletar e analisar dados relacionados aos requisitos dos clientes Identificar variáveis do processo Identificar as medidas-chave da eficiência e da eficácia e traduzí-las para o conceito Sigma Identificar e coletar dados para plotar e analisar as métricas definidas

26 Medir As atividades e produtos de MEDIR são: D M A I C Iniciar as reuniões da equipe, usar brainstorming, diagramas de afinidade, etc. Identificar as funções Y = f(x) - variáveis de entrada de processos-chave e variáveis de saída de processos-chave Definir um bom plano para entradas-chave, processos e indicadores de saída Atualizar as bases para níveis de desempenho Plotar e analisar os dados Validar a capacidade do sistema de medição Determinar se há causas especiais de variação presentes Realizar apresentação para o Patrocinador e Partes Interessadas e confirmar o plano do projeto Se nós não podemos expressar o que conhecemos em números, nós não sabemos muito a respeito do tema.

27 Perguntas-chave Medidas do projeto: D M A I C Quais são as métricas-chave de desempenho do processo (entradas, processo, saídas)? Qual será a métrica que vai indicar o sucesso do projeto? Estas métricas estão diretamente relacionadas ao escopo do projeto e aos requisitos dos clientes? Levantamento de dados/qualidade dos dados: Houve um plano de coleta de dados? Foi realizada análise do sistema de medição (MSA)? Foi completado o mapa da situação dos dados atuais? Estão sendo incluídas outras características nos dados (acuracidade, calibração, linearidade, estabilidade do processo)? Base do desempenho: Qual é o desempenho atual do processo? Há oportunidades de melhoria fáceis de serem obtidas? O que está sendo reivindicado para o processo?

28 Ferramentas D M A I C MSA Análise do Sistema de Medição Amostragem Plano de coleta de dados Análise de tendência Ferramentas da qualidade histograma Pareto espinha de peixe folha de verificação carta de controle fluxograma diagrama de dispersão

29 Analisar D M A I C Os objetivos de ANALISAR são: Identificar e analisar as variações específicas para melhoria Validar as causas-raíz dos problemas Identificar áreas focais para solução de problemas Elaborar uma hipótese da situação futura a ser obtida

30 Analisar D M A I C As atividades e produtos de ANALISAR são: Estratificar dados do processo e identificar os problemas específicos Realizar FMEAs preliminares - Failure Mode and Effect Analysis (Análise do Modo e Efeito de Falha) Desenvolver índices de capabilidade Analisar a verificação das causas-raíz Testar as hipóteses de coleta de dados Clarear a descrição do problema Selecionar projetos de experimentos (DOE - Design Of Experiments/ Delineamento de Experimentos) Definir um mapa do processo futuro Realizar apresentação para o Patrocinador e para as Partes Interessadas

31 Questões-chave Análise de dados: D M A I C Benchmarking foi realizado para identificar a capacidade do processo? Quais são as diferenças entre o desempenho do processo e os requisitos do cliente (ciclo de tempo, variação, inventário, custo, entrega, etc.)? Foi definido um mapa de valor futuro (mapeamento de processo)? Foi realizada uma análise do fluxo? Foram o desperdício e a variação claramente identificados? Causa-raíz: Quais são as causas-chave da diferença de desempenho? As causa foram completamente avaliadas? Quantificando a diferença de desempenho: Ainda são válidas as oportunidades de melhoria originais? Existem novas oportunidades? O escopo do projeto deveria ser revisado?

32 Ferramentas D M A I C FMEA - Análise do Modo e Efeito de Falha Brainstorming Teste de Hipótese ANOVA Análise de Variância Ferramentas da qualidade: histograma Pareto espinha de peixe folha de verificação carta de controle fluxograma diagrama de dispersão

33 Melhorar (Improve) Os objetivos do MELHORAR são: D M A I C Desenvolver uma solução de melhoria apropriada Avaliar se novas soluções são necessárias Finalizar o mapa futuro do novo processo Desenvolver a cultura para aceitação da mudança Implementar e melhorar a solução

34 Melhorar (Improve) D M A I C As atividades e produtos do MELHORAR são: Gerar uma solução robusta Identificar pontos de controle Utilizar o DOE (Design of Experiments) para otimizar testes Avaliar FMEA - Análise do Modo e Efeito de Falha Desenhar o novo mapa do processo Proteger a propriedade intelectual do novo processo (manufatura ou processo de negócio) Avaliar os benefícios da solução Apresentação para o Patrocinador e Partes Interessadas

35 Questões-chave D M A I C Gerando soluções: A equipe gerou uma lista razoável de possíveis soluções? O processo foi criativo (soluções inovadoras)? Selecionando soluções: Que ferramentas foram usadas para garantir que a melhor solução foi utilizada? A equação de custo X benefício parece estar certa? Muito capital é utilizado? A solução foi modelada para um piloto ou para efetividade? A solução atingiu os objetivos de desempenho? Qual é o resultado: DPM, custo, período de tempo, inventário, etc.? Definição do plano de implementação: O valor futuro foi validado? Ele é possível de ser realizado? O plano de implementação é robusto? Completo? Foi utilizado controle de erros nos testes (Poka-Yoke)? Todas as comunicações foram incluídas no plano? Como a organização sabe que o plano foi realizado, isto é, métricas, controles visuais, mudanças de processo?

36 Ferramentas D M A I C FMEA - Análise do Modo e Efeito de Falha DOE - Design Of Experiments ; 5W2H- What, Who, When, Why, Where, How, How Much Benchmarking Teste de Hipótese Ferramentas da qualidade: histograma Paareto espinha de peixe folha de verificação carta de controle fluxograma diagrama de dispersão

37 Controle D M A I C Os objetivos de CONTROLE são: Desenvolver planos, padrões, processos de controle, etc., para sustentar as melhorias realizadas Disseminar lições aprendidas e transferir as melhorias para os responsáveis pelos processos Treinar as pessoas envolvidas para entender e realizar o novo mapa do processo e planos de controle Direcionar os processos da organização na direção de melhorias adicionais identificadas

38 Controle D M A I C As atividades e produtos de CONTROLE são: Usar um plano piloto, se necessário Implementar processos de controle Implementar novos padrões e procedimentos Desenvolver e implementar planos de treinamento Validar soluções e resultados Conectar os resultados com os objetivos financeiros estabelecidos Monitorar o processo e indicadores financeiros até a estabilidade do processos ser confirmada (de 6 a 12 meses) Realizar apresentação para o Patrocinador e para as Partes Interessadas Identificar novo ponto de partida para novas melhorias Avaliar e congratular a equipe

39 Questões-chave D M A I C Estratégia de controle: Quais ferramentas foram utilizadas para garantir os processos de controle (Poka- Yoke, controles estatísticos, procedimentos de trabalho, inspeções/testes, automação)? Qual o desvio entre os resultados obtidos e os planejados? Quais benefícios foram obtidos? Se houve falha, foi identificado onde e por quê falhou? Monitoramento de processo: Um monitoramento robusto foi implantado? Com que freqüência? Quais dados? Qual é a técnica de coleta de dados? Onde foi colocado no processo? Feedback e ações corretivas: Qual é o sinal que indica desempenho além do nível esperado? Está estabelecido um plano bem estruturado de ação corretiva de processo para garantir os resultados? Transferência de responsabilidades: Como as responsabilidades serão transferidas no dia-a-dia para o responsável pelo processo? Qual é a periodicidade de auditoria recomendada? Qual é o indicador do nível do processo (ele mudou com o tempo)? Quem, especificamente, é responsável por este indicador? Quando o ciclo será revisto? Qual é o indicador financeiro? Quem, especificamente, é responsável por este indicador? Quando o ciclo será revisto?

40 Ferramentas D M A I C CEP - Controle Estatístico do Processo FMEA - Análise do Modo e Efeito de Falha Poka-Yoke; Ferramentas da qualidade: histograma Pareto espinha de peixe folha de verificação carta de controle fluxograma diagrama de dispersão

41 O poder do DMAIC O poder do DMAIC está no apropriado e rigoroso uso da metodologia. Conclusões Cada problema do negócio pode ser resolvido através do processo DMAIC. Nenhum processo é demasiado complexo ou demasiado simples. Processos complexos podem necessitar de diversos projetos utilizando o DMAIC para obter-se todo o potencial de resultados.

42 Fluxo DMAIC Reprojetar (DFSS) Sim Medir Medir Capabilidade OK? Não Analisar Analisar Mudar o projeto? Não Definir Definir Requisitos Sim Combinar os requisitos versus a capabilidade do processo Não Capabilidade OK? Sim Improve Improve (Melhorar) (Melhorar) Voz do Cliente e Voz do Negócio Controlar Controlar

43 Exercício Indique se é verdadeiro ou falso. 1 ( ) Identificar pontos de controle e desenvolver FMEA são atividades típicas da fase Definir do DMAIC. 2 ( ) Um projeto desenvolvido pela metodologia 6σ poderá fracassar se o escopo for amplo ou estreito demais, se metas não forem claramente definidas, se o projeto estiver desalinhado da estratégia da organização, se o sistema de medição for falho, etc. 3 ( ) Desenvolver e implementar planos de treinamento é um produto da fase Controlar do DMAIC. 4 ( ) O Patrocinador seleciona projetos, controla a execução, implementa e obtém lucro, obtém os recursos necessários para eliminar barreiras aos projetos 6σ, coordena os projetos nas linhas verticais e horizontais da hierarquia e participa das análises dos projetos. 5 ( ) Diversas ferramentas auxiliam o desenvolvimento de um projeto 6 Sigma. Entre elas podemos citar: DOE, FMEA, Diagrama de Dispersão, Pareto, CEP, Histograma, Carta de Controle, Brainstorming, etc. 6 ( ) Processos complexos devem ser realizados utilizando o DMAIC através de um único projeto bem controlado. Isto levará a equipe a obter os melhores resultados. 7 ( ) SIPOC significa Supplier Input Process Output Customer. 8 ( ) Sem a alta direção comprar a idéia do projeto, conseguiremos realizá-lo, mas com muita dificuldade. 9 ( ) A metodologia DMAIC é a estrutura utilizada nos processos 6 Sigma para condução dos projetos, e contém as fases de : Definir, Medir, Analisar, Melhorar e Controlar. A fase Controlar está relacionada às fases Agir e Checar do PDCA.

44 Resposta do Exercício Indique se é verdadeiro ou falso. 1 ( F ) Identificar pontos de controle e desenvolver FMEA são atividades típicas da fase Definir (Melhorar) do DMAIC. 2 ( V ) Um projeto desenvolvido pela metodologia 6σ poderá fracassar se o escopo for amplo ou estreito demais, se metas não forem claramente definidas, se o projeto estiver desalinhado da estratégia da organização, se o sistema de medição for falho, etc. 3 ( V ) Desenvolver e implementar planos de treinamento é um produto da fase Controlar do DMAIC. 4 ( V ) O Patrocinador seleciona projetos, controla a execução, implementa e obtém lucro, obtém os recursos necessários para eliminar barreiras aos projetos 6σ, coordena os projetos nas linhas verticais e horizontais da hierarquia e participa das análises dos projetos. 5 ( V ) Diversas ferramentas auxiliam o desenvolvimento de um projeto 6 Sigma. Entre elas podemos citar: DOE, FMEA, Diagrama de Dispersão, Pareto, CEP, Histograma, Carta de Controle, Brainstorming, etc. 6 ( F ) Processos complexos devem ser realizados utilizando o DMAIC através de um único projeto bem controlado. Isto levará a equipe a obter os melhores resultados. 7 ( V ) SIPOC significa Supplier Input Process Output Customer. 8 ( F ) Sem a alta direção comprar a idéia do projeto, conseguiremos realizá-lo, mas com muita dificuldade. 9 ( V ) A metodologia DMAIC é a estrutura utilizada nos processos 6 Sigma para condução dos projetos, e contém as fases de : Definir, Medir, Analisar, Melhorar e Controlar. A fase Controlar está relacionada às fases Agir e Checar do PDCA.

45 Fim do módulo 2