Identificação dos usuários do sistema de informações sisproweb do ministério público do distrito federal e territórios

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1 Identificação dos usuários do sistema de informações sisproweb do ministério público do distrito federal e territórios Andrea Vieira Santos (UnB) andreavs@gmail.com Resumo O presente estudo trata da identificação dos usuários do sistema de informações SISPROWEB, mantido e gerenciado pelo Ministério Público do Distrito Federal e Territórios. Seus objetivos gerais e específicos guardam pertinência com os objetivos dos estudos de usuários, pois pretendem fornecer elementos para uma posterior avaliação da satisfação dos usuários do sistema. Como base teórica foi considerada a literatura sobre estudos de usuários, marketing da informação e planejamento de sistemas de informação. A pesquisa foi constituída por análise da documentação do sistema e entrevistas realizadas junto a uma amostra de membros do órgão que fazem uso do sistema. Os resultados do estudo permitem concluir que o sucesso do sistema depende de mais atenção aos aspectos relacionados à satisfação dos usuários, conforme vastamente apontado na teoria e nem sempre observado na prática das organizações. Palavras chaves: sistema de informação; estudo de usuários; marketing da informação. Abstract The present study deals with the identification of the users of SISPROWEB information system, maintained and managed by the Public Prosecutor Service of the Federal District and Territories. Its general and specific objectives hold relevance to the objectives of users studies as they aim to provide elements for further evaluation of users satisfaction. As a theoretical basis was the literature on users studies, information marketing and information systems planning. The research consisted of analysis of system documentation and interviews with a sample of board members. The study results support the conclusion that the system's success depends on more attention to aspects related to users satisfaction, as widely pointed out in theory and not always observed in organizations practical. Keywords: information system; users studies, information marketing. GT 4: Estudos organizacionais e Sistemas de Informação 1 Introdução O presente trabalho é um recorte de uma pesquisa em nível de mestrado a ser defendida junto ao Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação da Universidade de Brasília. O escopo da dissertação é analisar o atendimento das demandas informacionais dos membros do Ministério Público do Distrito Federal e Territórios (MPDFT) pela oferta disponível no Sistema de Informações Gerenciais do Ministério Público do Distrito Federal e Territórios (SISPROWEB) de modo que o uso do sistema contribua efetivamente no desempenho das atividades profissionais dos membros do Órgão na prestação jurisdicional à sociedade pelo Ministério. Espera-se que esse estudo prévio venha subsidiar o desenvolvimento da dissertação, quando serão realizados estudos dos usuários identificados, utilizandose a técnica de grupos focais para analisar a relação entre demanda e oferta de 1

2 informação no MPDFT, através do mapeamento das necessidades de informação dos membros do Órgão. Foi considerado como objetivo do presente estudo, identificar os usuários do sistema SISPROWEB. Para alcançá-lo, foi necessário: analisar a documentação do sistema SISPROWEB, identificando o seu público alvo; identificar os usuários e não usuários efetivos do sistema; e os seus usuários potenciais. Como base teórica para elaboração deste estudo foi considerada a literatura da área de Ciência da Informação sobre estudos de usuários (ARAUJO, 1974; FIGUEIREDO 1979, 1983, 1994; PINHEIRO, 1982; BUTLER & GRATCH, 1992; DUMONT, 1994; BARBOSA, 1997; BAPTISTA & CUNHA, 2007; CUNHA, 2010); marketing da informação (AMARAL, 1996, 2007; BARRETO, 1999) e planejamento de sistemas de informação (AMARAL, 1994; FURNIVAL 1995; DAVENPORT, 1998; CHIAVENATO, 2004; FURQUIM, 2004 e REZENDE, 2008). Há que se ressaltar que algumas das obras consultadas, apesar de bem antigas, foram utilizadas para se observar uma perspectiva histórica da abordagem dos temas e da problemática analisada. 2 Procedimentos metodológicos adotados O presente estudo de usuários, por meio de uma abordagem qualiquantitativa, buscou obter e analisar dados sobre o uso do sistema SISPROWEB com base na análise da documentação do próprio sistema e da investigação feita com a aplicação de entrevistas aos membros do MPDFT. Para a análise documental sobre o SISPROWEB, inicialmente foi feita a leitura das Portarias Normativas n 007/2008, de 25 de março de 2008, que dispõe sobre as regras para controle e acompanhamento dos feitos no âmbito do MPDFT, n 22/2009, de 22 de setembro de 2009, que regulamenta a metodologia de desenvolvimento de sistemas de informação no órgão e a de n 115/2010, de 04 de agosto de 2010, que revoga a Portaria n 007 e dá novas diretrizes sobre o controle e acompanhamento dos feitos. Além dessas normas, foram analisados o Plano Diretor de Tecnologia da Informação e o Catálogo de Serviços do Departamento de Tecnologia da Informação do ministério. A análise de seu conteúdo visou identificar nas normas do órgão quem são ou seriam os usuários do sistema. 2

3 Em seguida, foi elaborado o instrumento de coleta, que inicialmente seria um questionário a ser aplicado a uma amostra mais ampla dos membros do Órgão. Porém, em virtude do prazo exíguo e da época do ano (período de férias para muitos deles), optou-se por realizar entrevistas com os promotores em atuação nas promotorias criminais especializadas do DF, por ser esta uma das unidades embrionárias do MPDFT de onde as demais circunscrições se derivaram. Optou-se por este método de coleta por entender que poderia acelerar o processo de resposta, porque não deixava a cargo do respondente o controle do tempo. Deste modo, foram entrevistados 21 promotores de justiça e promotores adjuntos em atuação nas promotorias criminais especializadas do DF. A entrevista foi estruturada e o roteiro ficou composto de cinco questões fechadas, sendo duas delas demográficas. A primeira questão tratava da faixa etária dos respondentes e foi considerada relevante, porque pretendia contextualizar a inserção do respondente na sociedade da informação e apontar seu grau de intimidade com soluções digitais. Considerando o mesmo raciocínio da primeira questão, foi perguntado o tempo de trabalho dos respondentes no MPDFT. O objetivo dessa questão era medir o tempo de familiaridade com um ou mais sistemas de informação utilizados pelo Órgão. Após as questões demográficas, a 3ª questão perguntava se o respondente se considerava ou não como usuário do sistema. A resposta a esta questão determinava o rumo da entrevista. Em caso positivo, a pergunta seguinte seria a de n 4, e, em caso negativo, seria a de número 5. A 4ª questão perguntava como o usuário utilizava o sistema, se diretamente ou por meio de um mediador para acessar as informações, e visava medir o grau de envolvimento do usuário com o sistema. Já a 5ª questão visava identificar as causas da não utilização do sistema e apontar potenciais usuários. Foi realizado um pré-teste do roteiro da entrevista com três membros, quando um deles sugeriu que fosse permitida na 5ª questão, sobre as razões de não uso do sistema, a marcação de mais de uma opção de resposta. Os demais não relataram dúvidas nem apresentaram sugestões. 3

4 3 Sobre o Ministério Público do Distrito Federal e Territórios A instituição escolhida para ser o foco do projeto foi o MPDFT que, de acordo com a Constituição Federal (1988), compõe o Ministério Público da União (MPU), juntamente com o Ministério Público Federal (MPF), o Ministério Público do Trabalho (MPT) e o Ministério Público Militar (MPM). Segundo o art. 127 da nossa Carta Magna (1988): O Ministério Público é instituição permanente, essencial à função jurisdicional do Estado, incumbindo-lhe a defesa da ordem jurídica, do regime democrático e dos interesses sociais e individuais indisponíveis. Sua missão é fiscalizar o cumprimento da Lei, atuando como verdadeiro advogado da sociedade, ora defendendo os cidadãos, ora defendendo o patrimônio público contra particulares de má-fé. 1 Para viabilizar o cumprimento da sua missão, o Departamento de Tecnologia da Informação do MPDFT construiu, ao longo de cinco anos, um sistema de informações gerenciais, o SISPROWEB, visando o controle dos dados relativos aos processos em trâmite no âmbito daquele Órgão, da elaboração de estatísticas de atuação dos membros da Casa, e das demais informações utilizadas para tomadas de decisão e elaboração de planejamento estratégico e de políticas públicas de combate à violência e à criminalidade entre outras questões concernentes à esfera em que atua o Ministério Público do Distrito Federal, buscando assim, uma prestação jurisdicional mais efetiva. Contudo, após anos de estudo e desenvolvimento e depois de implementado em todo o Órgão, surgiram demandas da Organização das Nações Unidas (ONU) e do Conselho Nacional do Ministério Público (CNMP) para que fosse padronizado, em todas as unidades da Federação, um sistema que oferecesse informações que permitissem além da utilização para tomada de decisão, análises e extração de dados para a medição de índices de desenvolvimento humano e social por parte da primeira instituição. Antes da implementação do SISPROWEB, o órgão contava com outro sistema, o SISPRO, que também era utilizado para controlar o trâmite de processos e fazer registro da atuação dos membros, viabilizando a elaboração de estatísticas, sem, contudo, oferecer informações para tomadas de decisão estratégicas. Este 1 Ministério Público. Publicado no site do MPDFT. < Acesso em 18 de dez

5 sistema substituiu o controle dos feitos e elaboração de estatísticas feitas manualmente por meio dos controles registrados em livros de protocolo. 4 Resultados da pesquisa 4.1 Análise da Documentação do Sistema A primeira norma que dispôs sobre o SISPROWEB no MPDFT foi a Portaria n 07/2008, de 25 de março de 2008, publicada tão logo foram concluídos os testes do protótipo e implementada a primeira versão do sistema, visando instruir o treinamento dos usuários. Segundo Rezende (2008, p. 19), um sistema de informação gerencial (SIG) é todo e qualquer sistema que manipula informações agrupadas para contribuir para a tomada de decisão pelo corpo gestor da organização, seja ela pública ou privada. Da referida norma, consta que as informações produzidas a partir dos dados cadastrados no sistema servirão como base para planejamento estratégico da Instituição e tomada de decisões pela Administração Superior e pelas demais unidades do MPDFT e que o SISPROWEB foi desenvolvido com o propósito de assegurar a qualidade das informações disponíveis no âmbito do MPDFT. Mais adiante, no inciso V do artigo 1 da Portaria nº7/2008, são definidos os produtos do sistema que são as informações disponibilizadas por intermédio de consultas e os relatórios sintéticos ou analíticos gerados a partir dos dados inseridos no sistema. Deste modo, é possível concluir que o SISPROWEB é um sistema de informação gerencial e que atende ao objetivo de um sistema de informação definido por Rezende (2008, p. 14), que é o de auxiliar os processos de tomada de decisões, sem o qual sua existência não será significativa para a organização. Apesar de os termos usuário ou usuários aparecerem no texto da portaria 13 vezes, não há nela, qualquer definição de quem seria o público-alvo do sistema. Em seguida, foi analisada a Portaria Normativa n 22, de 22 de setembro de 2009, a qual regulamenta, no âmbito do MPDFT, a metodologia de desenvolvimento de sistemas de informação. Do teor do documento é possível observar que o planejamento de sistemas no órgão seguiu os passos recomendados 5

6 por Furnival (1995, p. 2), para o planejamento de sistemas se informação, quais sejam: determinação de requisitos; análise; design lógico; design físico; Implementação e testagem; e manutenção. Contudo, não foi mencionado ou definido o público-alvo na fase de levantamento de requisitos do sistema. Apesar de esta norma ser posterior à implementação do SISPROWEB, a sua manutenção e ações corretivas deveriam estar submetidas a ela. No texto há seis menções à palavra usuário, porém nenhuma delas em relação à necessidade de explicitar quem é o usuário de cada sistema. Entre as diretrizes da Portaria 22, está previsto também que para cada projeto de desenvolvimento de sistemas será autuado um processo administrativo contendo toda documentação referente a ele. Entretanto, se há um processo sobre o desenvolvimento do SISPROWEB, este não foi franqueado para análise no presente estudo. Já no inciso XXV da Portaria n 115, de 04 de agosto de 2010, que revogou e substituiu a Portaria 07/2008, está definido que usuário é toda pessoa que possui permissão para inserir dados ou acessar as funcionalidades disponibilizadas pelo SISPROWEB. Apesar da definição do termo, o conceito não parece muito claro do ponto de vista da identificação de quem seria o público-alvo do sistema, ou a quem ele deve prover informações e subsidiar a tomada de decisão. Foi analisado o conteúdo do Plano Diretor de Tecnologia da Informação do MPDFT. Na página 40 deste documento, em tabela onde constam os sistemas atualmente em produção na instituição, está definido que os usuários do SISPROWEB deveriam ser os atuantes na área fim do Órgão. Já no Catálogo de Serviços do Departamento de Tecnologia da Informação, disponível na intranet, há menção de que todos os usuários da rede tem acesso à consulta geral de feitos do sistema e define os controles de acesso aos módulos complementares, sem definir claramente quem são os usuários previstos. Assim, esgotadas todas as possibilidades de encontrar na documentação analisada a identificação de quem seriam os usuários do SISPROWEB, foi feito um cruzamento de informações para estabelecer o seu público alvo. 6

7 Além da definição constante do inciso XXV, do artigo 1 da Portaria 115 e da informação no Plano Diretor de que os usuários seriam os atuantes na área fim, considerou-se o disposto no inciso XXVII do artigo 1 da mesma portaria que define que unidade fim é qualquer unidade do MPDFT apta a praticar algum ato, na qual haja lotação de membros. Portanto, foram considerados como usuários do sistema os membros ativos do MPDFT, para efeito de universo desta pesquisa. A amostra foi extraída do contingente de membros atuantes nas promotorias criminais especializadas do Distrito Federal, tendo sido entrevistados 21 promotores de justiça e promotores adjuntos, o que totaliza 95,4% do efetivo da referida unidade, que por sua vez, representa 6% do total de membros ativos do órgão. 4.2 Resultados da entrevista Perfil da Amostra Pode ser definido a partir das respostas às questões demográficas da entrevista, que mediram a faixa etária e tempo de MPDFT, respectivamente. Como pode ser observado no Gráfico 1, a maioria dos membros está concentrada na faixa etária de 41 a 50 anos (8 respondentes), compondo 38% da amostra pesquisada Até 30 De 31 a 40 De 41 a 50 8 Mais de 50 Gráfico 1 Faixa Etária Fonte: Elaboração própria 7

8 Esses dados mostram que a maior parte dos respondentes já era adulta quando houve a explosão tecnológica e o surgimento de soluções digitais, deste modo tiveram de se adaptar às mudanças na realidade ao longo de sua carreira. Já o Gráfico 2, demonstra que 10 entrevistados, o que totaliza 47,6% dos respondentes, trabalham no órgão entre 11 e 15 anos. Além disso, outros 6 deles (28,5%), estão lá há mais de 15 anos o que indica que a maioria dos respondentes é contemporânea tanto dos dois sistemas eletrônicos de controle processual quanto do controle manual, iniciado antes de De 1 a 5 anos De 6 a 10 anos De 11 a 15 anos 10 Mais de 15 anos Gráfico 2 Tempo de Serviço no MPDFT Fonte: Elaboração própria Utilização do sistema O Gráfico 3 ilustra a utilização do sistema pelos respondentes. 10 deles (47,6%) informaram que utilizam o SISPROWEB, enquanto outros 11 (52,3%) afirmaram não utilizá-lo Sim Não Gráfico 3 Utilização do SISPROWEB Fonte: Elaboração própria 8

9 Com base nestes dados pode-se concluir que, apesar de ser um sistema desenvolvido para contribuir para a tomada de decisões no MPDFT, como prevê a Portaria n 115/2010, o SISPROWEB ainda não foi totalmente assimilado como parte integrante da vida da organização, conforme já previa Araújo há muitos anos, ao afirmar que: Um sistema de informação não é, ou não deveria ser, algo espetacular tão somente para se ter, ou para mostrar a visitas importantes. Precisa ser parte integrante da vida da organização, exatamente como a própria informação é parte integrante da vida de um indivíduo. (ARAÚJO, 1974, p. 185). Dentre os usuários que utilizam o sistema, 9 (90%) afirmaram conhecer o conteúdo do sistema e utilizá-lo tanto diretamente (consulta de trâmites, estatísticas, informações e elaboração de relatórios) quanto por meio de mediadores, que podem ser seu secretários ou servidores dos setores de apoio, a quem tais serviços são solicitados. Apenas 1 (10%) entrevistado afirmou só utilizar o sistema com a ajuda de mediadores e nenhum entrevistado afirmou utilizá-lo apenas diretamente, conforme Gráfico Diretamente Indiretamente Das duas maneiras Gráfico 4 Como utiliza o sistema Fonte: Elaboração própria Estes dados caracterizam que apesar do elevado número de respondentes que não utiliza o sistema, os que se declararam usuários utilizam o sistema de forma independente, demonstrando interesse e intimidade com ele. No Gráfico 5, pode-se observar as razões apontadas para a não utilização do sistema. É importante ressaltar que foi permitido que cada respondente 9

10 apontasse mais de uma opção de resposta, o que totaliza um número maior do que os que declararam não utilizá-lo. Assim, 8 respondentes (72,7%) informam que não utilizam por não conhecer seu conteúdo, apesar de terem tido um treinamento prévio (seja pela própria falta de uso ou por não acompanhar as manutenções do sistema), enquanto 7 (63%) afirmam que não utilizam por considerar suficientes as informações constantes de outros sistemas, tais como o Sistema Nacional de Informações Criminais (SINIC), da Polícia Federal, o INFOSEG, da Secretaria Nacional de Segurança Pública e a consulta a dados carcerários disponibilizada pela Subsecretaria do Sistema Penitenciário do DF (SESIPE). Aqui, pode-se concluir que não houve a devida divulgação do sistema, incluindo seu conteúdo e as vantagens esperadas de sua utilização como adverte Rezende (2008, p. 125) ao afirmar que muitos projetos de sistema de informação não conquistam o seu sucesso por falta de ampla divulgação e, como conseqüência, por pouco esforço de engajamento e de comprometimento das pessoas da organização. (REZENDE, 2008, p. 125) Já 4 (36,3%) afirmam considerar suficientes para a formação de sua opinião, as informações constantes dos processos ou inquéritos. Por fim, apenas 1 entrevistado (9%) aponta não utilizar o sistema por falta de treinamento. Não necessito de mais informações além do processo/inquérito 1 4 Considero suficientes as informações de outros sistemas (INI, INFOSEG, SESIPE) 8 7 Não conheço o conteúdo do sistema Não tive treinamento Não acho que o sistema atenda às necessidades de informação Gráfico 5 Razões para não utilização do sistema Fonte: Elaboração própria 10

11 Da análise destes dados pode-se concluir que a divulgação do sistema não foi feita de forma efetiva, o que gerou a maioria dos não usuários. Importante ressaltar que a divulgação é, segundo Rezende (2008, p. 125), requisito básico para o sucesso do sistema. Contudo, o fato de nenhum entrevistado ter apontado que não acho que o sistema atenda às necessidades de informação pode ser entendido como uma possibilidade de encará-los como usuários potenciais. Nesse caso, a aplicação do marketing pode contribuir para essa transformação de não usuários em usuários potenciais, conforme defende Amaral (1996, p. 223), que afirma que a preocupação em tornar os não usuários em usuários reais deve ser constante. 4.3 Análise e Cruzamento dos Dados Considerando as questões demográficas como possíveis determinantes da postura dos entrevistados em relação ao sistema, foram feitos alguns cruzamentos de dados que subsidiaram as considerações a seguir. O único respondente com menos de 30 anos, que pela faixa etária podese deduzir que seja mais íntimo de soluções digitais, é, coincidentemente, o que está a menos tempo no MPDFT (1 a 5 anos) e afirmou não utilizar o sistema por não ter tido o devido treinamento. Nesse caso, pode-se considerá-lo usuário potencial e não é possível afirmar que haja resistência de sua parte à utilização do sistema. Entre os respondentes que afirmaram não necessitar de mais informações além das que constam do processo/inquérito, 3 tem acima de 41 anos e todos tem mais de 11 anos de serviço no órgão, o que significa que eles começaram a atuar em um momento quando existiam menos informações disponíveis e o sistema de informação do órgão era mais precário, o que pode caracterizar a necessidade de reciclagem e atualização em relação às novas fontes e possibilidades de informação. Nesse caso, também podem ser considerados usuários potenciais. Porém, se, por outro lado, levarmos em conta que eles são contemporâneos da implantação e evolução dos sistemas, pode-se vislumbrar alguma resistência em utilizá-lo, o que deveria ser investigado de forma mais profunda. 11

12 O mesmo panorama foi observado entre os que afirmaram considerar suficientes as informações constantes de outros sistemas como o SINIC, o INFOSEG ou o da SESIPE. Dos 7 respondentes que assinalaram esta questão, 5 tem mais de 41 anos e todos estão no MP por mais de 11 anos, o que indica que seu comportamento na busca de informações já está consolidado na utilização de tais sistemas, que são mais antigos e tradicionais que o SISPROWEB, sendo utilizados não somente pelo órgão, como por outros agentes como a Polícia Civil, a Defensoria Pública e o Tribunal de Justiça. Importante ressaltar que o acesso a estes sistemas é feito somente por meio de mediadores. Aqui a possibilidade de resistência ao sistema também é real, porém com a devida sensibilização, estes poderão tornar-se usuários do sistema. Dos 8 respondentes que afirmaram não conhecer seu conteúdo, apenas um tem menos de 40 anos e todos estão no MP há mais de 11 anos, o que pode justificar o não uso como pouco interesse por novas tecnologias e/ou resistência à mudança de comportamento e, do ponto de vista do planejamento de sistemas, falta da divulgação adequada e da identificação das necessidades desses usuários quando do levantamento de requisitos do sistema. Aqui, levamos em conta o assinalado por Rouse & Rouse, (1984 apud Barbosa, 1997, p. 8) que aponta que a solução para esses problemas reside, em grande parte, na identificação clara e cuidadosa dos requisitos informacionais dos usuários. Como o SISPROWEB foi desenvolvido no período em que estes não usuários já trabalhavam no MPDFT pode-se deduzir que suas opiniões não foram consideradas na elaboração da ferramenta, nem feitos estudos de usuários para mapear suas necessidades e expectativas, contrariando o que fora recomendado por Araújo (1974, p. 176) mais de duas décadas antes da sua elaboração, que é considerar o usuário como, mas a razão fundamental dos sistemas de informação. Os dados sobre os usuários do sistema, por sua vez, são menos homogêneos. Eles estão presentes em três faixas etárias: 31 a 40 anos (5 entrevistados), 41 a 50 anos (3) e mais de 50 anos (2), o que indica que a idade não influi, nesse caso, na intimidade com a tecnologia. Já o que se destaca nessa análise é o tempo de serviço no órgão. Todos os 4 entrevistados que tem entre 6 e 10 anos no MPDFT utilizam o sistema. Além deles, os demais usuários encontrados tem mais de 11 anos de casa. Assim, fica a 12

13 observação de investigar o que atraiu estes usuários para o sistema e o seu nível de satisfação, visando atingir o conhecimento recomendado por Barbosa (1997, p. 8) sobre como profissionais tomam decisões, quais são suas necessidades informacionais, como os sistemas automatizados de informação são implementados e qual o contexto político onde os mesmos são utilizados. 5 Conclusões Ao pesquisar e rever a literatura sobre estudos de usuários nota-se o quão exaustivamente já se publicou sobre a necessidade ou a conveniência de mapear e avaliar a satisfação do público-alvo de serviços e sistemas de informação sob a pena de realizar um trabalho inútil dentro das organizações. No caso do presente estudo, a ideia inicial era identificar quem são os usuários do sistema de informações SISPROWEB para, a partir desse ponto, poder elaborar um estudo mais amplo sobre o equilíbrio entre a demanda e a oferta de informação disponível no MPDFT. Foram levados em conta trabalhos sobre estudos de usuários, marketing da informação e planejamento de sistemas de informação. Cada assunto contribuiu para a execução da pesquisa de uma forma distinta. A teoria sobre estudos de usuários ofereceu elementos para comprovar que sua abrangência permite entre outras investigações a pesquisa sobre necessidades de informacionais de usuários de sistemas de informação organizacionais. Além da abrangência também ficou evidenciado que o levantamento de necessidades de informação como prévia para o planejamento de sistemas tem preocupado estudiosos há mais de três décadas e, mais recentemente, chega a mudar a postura dos profissionais que agora procuram desenvolver sistemas voltados aos usuários. A importância da satisfação do público-alvo e a necessidade de sua identificação fica respaldada a partir da pesquisa sobre marketing da informação. A aplicação das técnicas de marketing como ferramentas para valorizar os serviços de informação, desde seu planejamento, pode contribuir para maior efetividade dos sistemas e, consequentemente do serviço prestado pelas organizações. 13

14 Já os elementos para analisar o uso, o não uso e as suas razões vieram da revisão da literatura sobre planejamento de sistemas de informação. Essas ferramentas são utilizadas para o cumprimento da missão e o atendimento dos objetivos organizacionais e devem ser elaborados de acordo com o planejamento estratégico da instituição, sob pena de fracassar ou comprometer os resultados organizacionais. Estudos dessa natureza podem ser considerados relevantes porque ilustram o quanto a teoria sobre o papel dos sistemas de informação nas organizações, e sobre seu planejamento, está ligada à prática observada. Considerando os objetivos traçados para este estudo, pode-se concluir que foram alcançados, uma vez que, a despeito da falta de definições claras, foi possível identificar, pelo cruzamento de informações captadas na análise das normas referentes ao sistema SISPROWEB, que seus usuários preferenciais são os membros daquele órgão. Uma vez entrevistada uma amostra deste universo, foi possível identificar que a maior parte, ainda que de forma equilibrada, não utiliza o sistema. Contudo, pelas razões destacadas por eles para o não uso, é possível considerá-los usuários potenciais, uma vez que ninguém explicitou rejeição ao sistema. Apesar de constar da documentação do SISPROWEB que seu foco está direcionado às atividades principais do MPDFT, como recomenda Rezende (2008, p. 14), esse compromisso com a prestação jurisdicional prestada pelo Ministério à sociedade não pode ser evidenciada. As motivações para o não uso são as mesmas já vastamente apontadas na literatura como falta de planejamento voltado para o usuário, falta de divulgação e da aplicação das técnicas de marketing, falta de avaliação do sistema por meio de estudos de usuários e, possivelmente, resistência à mudanças. Infelizmente este estudo não pode ser mais aprofundado em função do tempo exíguo e da época do ano em que foi desenvolvido (período de férias dos membros do MPDFT), o que impediu a aplicação da pesquisa a uma amostra mais significativa. Deste modo, entende-se que seja prudente reaplicar o instrumento de coleta sob a forma de questionário para levantar mais dados para subsidiar a pesquisa da dissertação. 14

15 De qualquer forma, o alcance da pesquisa dentro da amostra a que foi submetida foi considerado bastante positivo, atingindo mais de 90% dela. Do total dos entrevistados 47,6% afirmaram utilizar o sistema, mas como esta foi uma amostra por conveniência e não aleatória fica a observação de ampliá-la no sentido de fornecer dados mais precisos para a continuidade por meio da elaboração de grupos focais que deverão avaliar o sistema sob a perspectiva do marketing da informação. Do mesmo modo, com a opinião de mais respondentes poder-se-á identificar de maneira mais objetiva as razões do não uso ou do subuso para a proposição de ações corretivas. Referências AMARAL, L. A. M. PRAXIS: Um Referencial para o Planeamento de Sistemas de Informação f. Tese (Doutorado) Escola de Engenharia da Universidade do Minho, Guimarães, Disponível em: < Acesso em: 29 dez AMARAL, S. A. Análise do consumidor brasileiro do setor de informação: aspectos culturais, sociais, psicológicos e políticos. Perspectivas em Ciência da Informação, v.1, n.2, p , jul./dez AMARAL, S. A. (Org.) Marketing na Ciência da Informação. 1. ed. Brasília: Editora Universidade de Brasília, v. 1. ARAUJO, V. M. R. H. Usuários: uma visão do problema. Revista da Escola de Biblioteconomia da UFMG, v. 3, n. 2, p , set BAPTISTA, S. G.; CUNHA, M. B. da. Estudo de usuários: visão global dos métodos de coleta de dados. Perspectiva em Ciência da Informação, v. 12, n.2, p , maio/ago BARBOSA, R. R. Acesso e necessidades de informação de profissionais brasileiros. Perspectivas em Ciência da Informação, v.2, n.1, p.5-35, jan/jun BARRETO, A. de A. A oferta e a demanda da informação: condições técnicas, econômicas e políticas, Ciência da Informação, Brasília, v. 28, n. 2, p , maio/ago BUTLER, M.; GRATCH, B. Planning a user study: the process defined. College & Research Libraries, v. 43, n. 4, p , July

16 CHIAVENATO, I. Administração nos novos tempos. 2ª ed. Rio de Janeiro: Elsevier, CUNHA, M. B. Estudos de usuários. Notas de aula. Faculdade de Ciência da Informação. Universidade de Brasília, DAVENPORT, T. H. Ecologia da informação: Por que só a tecnologia não basta para o sucesso na era da informação. São Paulo: Futura, DUMONT, L. M. M. O não-usuário de serviços de informação, este ilustre desconhecido. In: Congresso Latino-Americano de Biblioteconomia e Documentação, 2, Belo Horizonte, 1994; Congresso Brasileiro de Biblioteconomia e Documentação, 17, Belo Horizonte, Anais do Biblos Belo Horizonte: ABMG, p FIGUEIREDO, N. M. Avaliação de coleções e estudo de usuários. Brasília: ABDF, FIGUEIREDO, N. M. Aspectos especiais de estudo do usuário. Ciência da Informação, Brasília, v. 12, n. 2, p , FIGUEIREDO, N. M. Estudos de uso e usuários da informação. Brasília: IBICT, FURNIVAL, A. C. A participação dos usuários no desenvolvimento de sistemas de Informação. Ciência da Informação, Brasília, v. 25, n. 2, p. 1-14, FURQUIM, T. A. Fatores motivadores de uso de site web: um estudo de caso. Ciência da Informação, Brasília, v. 33, n. 1, p , jan./abril PINHEIRO, L. V. R. Usuários informação, o contexto da ciência e tecnologia. Rio de Janeiro: LTC, REZENDE, D. A. Sistemas de Informações Organizacionais: guia prático para projetos em cursos de administração, contabilidade e informática. 3ª ed. São Paulo: Atlas,

17 APÊNDICE Roteiro de entrevista Estudo de Usuários Identificação usuários SISPROWEB 1) Faixa Etária: ( ) até 30 ( ) 31 a 40 ( ) 41 a 50 ( ) Mais de 50 2) Tempo de MP ( ) De 1 a 5 anos ( ) De 6 a 10 anos ( ) De 11 a 15 anos ( ) Mais de 15 anos 3) É usuário do Sistema? ( ) Sim (se SIM, seguir) ( ) Não (se NÃO, pular para a questão 6) 4) Apenas para quem assinalou SIM na questão 3: Como faz uso do sistema? ( ) Diretamente (consulto trâmites, estatísticas e informações, imprimo relatórios) ( ) Indiretamente (conheço o conteúdo do sistema e solicito consultas e relatórios aos secretários/setor de apoio) ( ) Das duas maneiras 5) Apenas para quem assinalou NÃO na questão 3: Por que razão não utiliza o sistema? (é facultado marcar mais de uma alternativa) ( ) Não necessito de mais informações além das que constam no processo/inquérito ( ) Considero suficientes as informações de outros sistemas (INI, INFOSEG, SESIPE) ( ) Não conheço o conteúdo do sistema ( ) Não tive treinamento ( ) Não acho que o sistema atenda às necessidades de informação 17