Relatório Diagnóstico

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1 Relatório Diagnóstico Consultor: Eduardo Sousa Campos

2 2 Trabalho desenvolvido no âmbito do programa de formação acção da União das Miicórdias Portuguesas denominado Gestão Sustentável e financiado pelo POPH Financiamento Execução Avaliação Template Plataforma Tecnológica Consultor: Eduardo Sousa Campos

3 3 Conteúdo Identificação da Miicórdia... 4 Programa Formação-Acção. 4 Decurso dos Trabalhos.. 5 Caracterização da Miicórdia. 5 Principais Conclusões... 7 Principais Medidas de Acção Cronograma Geral. 11 Plano Global de Formação Análise Global.. 12 Análise por Área. 13 Estratégia.. 13 Governance.. 18 Gestão Financeira 26 Gestão Recursos Humanos. 34 Gestão Aprovisionamentos 41 Gestão Património Sistema de Informação e TIC s s Sociais. 54 Ameaças e Oportunidades 63 Comentário por parte da Miicórdia... 65

4 4 Sumário Executivo Identificação da Miicórdia A, localizada em Valongo, tem valências e respostas sociais orientadas para a Família e Comunidade 1ª Infância e Apoio à Terceira Idade. Dispõe de mais de 50 colaboradores. Programa Formação-Acção O Programa Formação/Acção para Entidades de Economia Social promovido pela União das Miicórdias Portuguesas com o apoio do POPH - Programa Operacional Potencial Humano tem por objectivo facultar apoio de Consultoria e Formação às Direcções das Miicórdias na área de Gestão das Instituições, de modo a proporcionar-lhes apoio que lhes permita ar a sua gestão, assegurando a sua sustentabilidade a médio prazo, face ao ambiente turbulento e em constante mutação dos nossos dias. Este programa é constituído por duas fases a de Consultoria para elaboração do Diagnóstico e Plano de Intervenção, em curso, com duração até 37,5 horas e a de Formação, a realizar após a conclusão da primeira e de acordo com este Plano, com um total de 75 horas. Na 1ª fase Consultoria, foi preparado um Diagnóstico e um Plano de Intervenção pelo Consultor, através da análise documental e reuniões com os Dirigentes, Técnicos e Coordenadores da Miicórdia. Foram igualmente respondidos questionários disponíveis na Plataforma Aptus.com.pt, que deram origem a relatórios incluídos neste documento, muito centrados na metodologia de Balanced Score Card e. Na 2ª fase Formação, ão levados a cabo Módulos de Formação que dêem resposta às necessidades evidenciadas na 1ª fase, destinados a Mesários, Directores Técnicos, Coordenadores, Técnicos Administrativos, Chefes de Secção, Técnicos de Contabilidade, Técnicos de Recursos Humanos, Técnicos de Tesouraria e outros. Estes módulos contemplarão formação em Sala e em Contexto de Trabalho. Os principais interlocutores da Instituição são o Sr. Provedor, Sr. Albino Poças.

5 5 Decurso dos trabalhos Os objectivos do Programa Formação/Acção para Entidades de Economia Social, promovido pela União das Miicórdias Portuguesas, foram considerado prioritários pelos interlocutores da Instituição, constatando-se a sua total disponibilidade e participação na disponibilização documental, nas reuniões de trabalho e resposta aos questionários da Plataforma. Assim, antevê-se uma acção capaz de cumprir integralmente os objectivos do Programa. Caracterização da Miicórdia A, dispondo das suas principais instalações no centro de Valongo, onde funcionam o Lar de 3ª Idade Nossa Senhora da Conceição e o Infantário, congrega a maioria das suas valências neste espaço. Cerca de 196 utentes frequentam diariamente as diversas áreas de apoio existentes, com a seguinte distribuição: - Lar de idosos 60 utentes - Centro de Dia 25 utentes - Creche 35 utentes - Jardim de Infância 68 utentes - Centro de Acolhimento de Crianças em Risco Centro Mãe D Agua 28 utentes Adicionalmente é prestado Apoio Domiciliário a mais 32 idosos.

6 6 O Quadro de Pessoal envolvido na prestação de apoio referido é constituído por: - Instalações centrais Apoio a 3ª Idade 1 Directora Técnica - 4 Funcionárias Administrativas - 15 Ajudantes de Internato - 4 Cozinheiras - 2 Ajudantes de Cozinha - 2 Motoristas - 7 Empregadas Auxiliares - 3 Trabalhadores Auxiliares de Serviços Gerais - 1 Médico - 2 Enfermeiras / Enfermeiro - Apoio à Família - 1 Educadora de Infância / Coordenadora - 5 Educadoras de Infância - 6 Ajudantes de Acção Educativa - 1 Cozinheira - 5 Empregadas Auxiliares - Centro de Acolhimento 1 Directora Técnica - 1 Psicóloga - 1 Educadora de Infância

7 7-12 Ajudantes de Acção Educativa - 2 Cozinheira - 1 Ajudante de Cozinha - 5 Empregadas Auxiliares - 1 Motorista Principais Conclusões A tem vindo a desenvolver a sua missão ao longo de muitos anos, procurando incrementar a sua presença no apoio à comunidade de uma forma efectiva e coerente, de acordo com os princípios reguladores das Miicórdias e pelos unanimemente estabelecidos no seio da entidade. Existindo um esforço geral na consolidação da actividade de apoio à comunidade, cujos resultados são patentes na obra realizada, não deixam de existir aspectos que merecem uma redobrada atenção, atendendo a um desempenho que não acompanha um conjunto de pontos fortes que tem proporcionado a evolução da entidade. Como iremos poder obvar e analisar ao longo deste trabalho, a possível introdução de medidas e comportamentos alternativos, reforçando as forças existentes, procurando colmatar algumas insuficiências, poderá permitir aproveitar algumas das oportunidades que se posicionam no horizonte da entidade, escapando e/ou transformando potenciais ameaças latentes. Passemos a analisar os principais Pontos Fortes da entidade: - Envolvimento total e directo dos órgãos dirigentes da entidade, na definição da estratégia e também na respectiva implementação e definição das práticas de gestão que a consubstanciam - Excelente conhecimento da realidade envolvente e das carências da comunidade, antecipando-as na sua definição estratégica - Processo de tomada de decisão célere, eficaz e por unanimidade

8 8 - Comprometimento com comportamento éticos e de transparência, pugnando pelo rigor por parte da Direcção, princípios transmitidos aos colaboradores - Responsabilização directa em cada valência - Boa comunicação e relacionamento com o meio envolvente - Gestão financeira equilibrada, existindo bons conhecimentos e práticas adequadas - Independência financeira e sustentabilidade elevada autonomia financeira - Superavit, proporcionado por um conjunto de receitas que gradualmente são criadas, complementando as correntes - Rigor no controle orçamental geral e de cada valência, conseguindo até a redução de alguns custos, virtude de uma boa gestão - Rentabilização dos recursos disponíveis proporcionadas pelo mercado e capacidade de negociação e de um excelente aproveitamento da gestão do património da entidade - Sistema contabilístico processado internamente - Valências de acordo com as necessidades da comunidade e em permanente evolução - Valências dotadas com instalações/equipamentos e equipa adequados - Forte envolvimento com a comunidade e realização de parcerias - Equipa técnica diversificada e com formação especifica adequada - Equipa identificada com os princípios e necessidades da instituição e da sua missão - Homogeneidade comportamental dos colaboradores, benéfica para o bom desempenho, com forte espírito de equipa - Introdução de medidas para colmatar algum desgaste de pessoal em áreas especificas apoio à 3ª idade - Aprovisionamento com controle efectivo por diversas pessoas - Forte capacidade negocial, permitindo manter um bom rácio preço-qualidade

9 9 Analisemos os Pontos Fracos que afectam a entidade: - Insuficiência nas dotações dos protocolos com a Administração Publica face ao incremento de alguns custos em certas valências até por exigências regulamentares - Dificuldade nos recebimentos - Estado e particulares - Desgaste de algum pessoal em funções especificas apoio à 3ª idade - Intercambio informativo com outras entidades similares escasso - Formação e utilização de alguns meios de comunicação e de tecnologias de informação escassa - Formação ao nível de legislação e regulamentação laboral escassa - Formação em termos de atendimento ao público a necessitar de ada Deveremos ainda destacar o seguinte aspecto extremamente importante, que afkorado sinteticamente na análise anterior, assume um realce em termos de Boas Práticas de Gestão a assinalar: - a metodologia e os princípios introduzidos pela actual Direcção ao nível da gestão da entidade, e em particular da sua gestão financeira. Para além de uma total dedicação em termos do acompanhamento e envolvimento por parte da Direcção não só em termos da definição estratégica da instituição, mas também ao nível de um controle e responsabilização operacional, estando atenta aos mais pequenos detalhes, assume-se como muito positiva a óptica com que tem sido desenvolvida a função financeira. Ciente das dificuldades que uma entidade desta cariz se confronta no seu quotidiano, com escassez de meios financeiros provenientes dos apoios protocolados com o Estado, de algumas receitas obtidas junto dos utentes, de acordo com regras estabelecidas, e de alguns apoios esporádicos -, houve sempre a preocupação em dotar a entidade com meios adicionais que colmatassem os previsíveis deficits correntes, sem penalizar o conforto e bem-estar proposto aos utentes, nem os objectivos definidos. Existindo património diverso rural, etc. -, cuja rendibilidade se apresentava negativa, houve a preocupação de transformar essa sua característica, passando a assumir uma contribuição liquida positiva num superavit que se tem procurado crescente. A alienação de algum desse património, a permuta por bens que se tornaram rentáveis, etc., permitiu a existência de um desafogo financeiro, que se manifesta nos resultados e na capacidade de intervenção crescente por parte da entidade.

10 10 Principais Medidas de Acção Próximos 6 meses: - Inauguração de um espaço multiusos para apoio lúdico às diversas valencias - Actualização permanente do sistema informático e de comunicação - Formação permanente dos RH das várias valências de acordo com um programa definido De curto prazo a 1 ano: - Tentar reduzir o prazo de cobranças - Actualização permanente do parque informático De médio e longo prazo - a mais de 1 ano: - Consolidação das valências com investimentos pontuais - Possibilidade de criação de uma central de compras a nível da União das Miicórdias ando as condições de aquisição devido às quantidades a comprar. Cronograma geral Conforme foi definido, Na 1ª fase (desde Abril até Julho de 2009) Consultoria, foi preparado um Diagnóstico e um Plano de Intervenção pelo Consultor, através da análise documental e reuniões com os Dirigentes, Técnicos e Coordenadores da Miicórdia; foram igualmente respondidos questionários disponíveis na Plataforma Aptus.com.pt, que deram origem a relatórios incluídos neste documento, muito centrados na metodologia de Balanced Score Card e ;

11 11 Na 2ª fase (desde Agosto até Novembro de 2009) Formação, ão levados a cabo Módulos de Formação que dêem resposta às necessidades evidenciadas na 1ª fase, destinados a Mesários, Directores Técnicos, Coordenadores, Técnicos Administrativos, Chefes de Secção, Técnicos de Contabilidade, Técnicos de Recursos Humanos e Técnicos de Tesouraria; estes módulos contemplarão formação em Sala e em Contexto de Trabalho. Nesta 2ª fase e posteriormente ão levadas a cabo acções pela Instituição referidas no Plano de Medidas, que não estão incluídas no plano de formação do programa Gestão Sustentável, de modo a concretizar os seus objectivos estratégicos. Plano Global de Formação Módulos Imputação de Horas III Gestão Financeira das Instituições Sociais 20 VIII Os Sistemas de Informação para a Gestão (TIC s) Excel e Word 47 IV Controlo de Gestão Custos Homogéneos 8 Total 75

12 12 Análise Global A análise realizada à proporcionou a seguinte perspectiva comparada na amostra em que se iniu: Área Entidade Pontuação Classificação Sinal Amostra Classificação Sinal Estratégia Normal Gestão Aprovisionamentos Normal Gestão Financeira Normal Gestão Património 2.41 Atenção Especial 2.25 Atenção Especial Gestão Recursos Humanos 2.80 Normal 2.80 Normal Governance Normal s Sociais Normal Sistemas de Informação e TIC's 2.77 Normal 2.82 Normal TOTAL 3.46 Normal 3.00 Normal Obteve assim uma pontuação global de 3,46, numa escala de 0 a 5, posicionando-se acima da média da amostra. Apresenta um comportamento idêntico ao da amostra na Área de Gestão de Recursos Humanos, estando somente ligeiramente abaixo da média na Área de Sistemas de Informação e TIC s. Em todas as restantes áreas apresenta uma pontuação superior à media da amostra, destacando-se muito particularmente nas Áreas de Gestão de Aprovisionamentos e nas s Sociais. Ilustração 1 - por Áreas de Intervenção

13 13 As anteriores conclusões estão bem ilustradas ao nível da circunscrição dos diversos componentes da amostra relativamente ao posicionamento da Instituição em apreço, com a ligeira excepção ao nível dos Sistemas de Informação e TIC s. Análise por Área Estratégia Questionário Pontuação Classificação Sinal Número de Entidades Amostra Sinal < Média Média COD Área Estratégia - Nível I 3.38 Normal COD Área Estratégia - Nível II 3.17 Normal COD Área Estratégia - Criação de Valor TOTAL A performance a este nível é elevada, assumindo uma posição de, alcançando um indicador superior à média da amostra. Traduzindo-se em termos ilustrativos em: Ilustração 2 Pontuação da entidade e da amostra em função do máximo possível

14 14 Obva-se uma excelente performance ao nível da Criação de Valor pela Instituição, não desmerecendo as restantes áreas que assumem sempre valores superiores à média. Questionário : COD 008 e Área Estratégia - Nível I e II Questionários COD 008 e 009 Questões Conhecimento do posicionamento e das variáveis chave 2.94 Práticas de gestão 3.39 Implementação da Estratégia 3.48 Obva-se, assim, uma excelente visão estratégica por parte da entidade, conferindo-lhe a capacidade de, com o seu conhecimento da realidade da comunidade, antecipar as suas necessidades de apoio, desenvolver planos de médio e longo prazo, implementando as suas decisões com sustentabilidade financeira. O ponto menos conseguido, relaciona-se com a sua capacidade de efectuar uma análise comparativa com entidades similares, para o qual o presente trabalho poderá dar o seu contributo a colmatar essa deficiência. Questionário : COD Área Estratégia - Nível I 32 - Estão identificadas as "Forças", "Fraquezas", "Ameaças" e "Oportunidades" actuais da entidade? 33 - Existe uma atitude proactiva no que diz respeito à utilização das forças para combater as ameaças? 34 - Existe uma atitude proactiva no que diz respeito ao aproveitamento das oportunidades para suprir as fraquezas? A missão e visão da entidade encontram-se escritas formalmente? Responde Podia Necessita de atenção Normal Razoável Excelente pode Necessita de atenção

15 15 Questionário : COD Área Estratégia - Nível I (continuação) A entidade possui métodos para comparar o seu desempenho com entidades similares? O balanço "Cumprimento da Missão" Vs "Sustentabilidade Economico-Financeira" encontra-se bem equilibrado? Necessita de atenção Responde Podia Necessita de atenção Normal Razoável Excelente pode Existe algum processo de reflexão que permita antecipar evoluções (previsíveis) futuras? A entidade têm alguma estratégia explícita de captação e integração de voluntários? A entidade procura o estabelecimento de parcerias estratégicas? Os "gestores" da entidade empenham-se no planeamento? Razoável São estabelecidos objectivos de m.l.p. prazo? São considerados cenários alternativos? O processo de implementação da estratégia é claro na responsabilização? O processo de implementação da estratégia é claro na calendarização das actividades? O processo de implementação da estratégia é claro na distribuição dos recursos? O processo de implementação da estratégia é claro na definição de prioridades dos colaboradores? A gestão de topo preocupa-se em analisar o desempenho da entidade, avaliando a eficácia e o contributo da sua estratégia para a comunidade, obvando nomeadamente se os recursos disponibilizados estão a utilizados com o estrategicamente definido. Existe uma grande preocupação em conhecer e acompanhar as necessidades da comunidade, potenciando as respostas a dar.

16 16 Questionário : COD Área Estratégia - Nível II A direcção analisa regularmente o desempenho da entidade com o intuito concreto de avaliar a eficácia das estratégias? A direcção formula estratégias considerando as necessidades e/ou capacidades dos agentes intervenientes, definindo acções para potenciar o seu desempenho? A entidade define indicadores para avaliar a implementação das estratégias e estabelece metas periodificadas? As estratégias são traduzidas em planos de acção com identificação dos recursos necessários à sua implementação? A entidade possui métodos para comparar o seu desempenho com entidades similares? Responde Podia Necessita de atenção Normal Razoável Excelente pode Razoável Razoável Necessita de atenção Os recursos encontram-se perfeitamente alinhados e enquadrados com os vectores chave da estratégia preconizada pela entidade? A entidade tem por norma a recolha formal de informações actualizadas sobre a evolução da comunidade, de potenciais utentes e das suas necessidades? A entidade já recorreu ou recorre a algum agente externo no sentido de procurar apoio para o desenvolvimento e consolidação de novas estratégias? As metas e indicadores de realização/cumprimento/alcance da estratégia são frequentemente revistos e discutidos? Quando existem desvios ao cumprimento da estratégia são tomadas atempadamente acções correctivas? Normal

17 17 Questionário : COD Área Estratégia - Criação de Valor Existe uma boa noção das necessidades da comunidade, assim como também dos impactes conseguidos pelas acções da instituição, é realizada uma divulgação suficiente das acções promovidas: Questionário COD 010 Questões Identificação 4.83 Medição 4.40 Divulgação A entidade consegue identificar bem as externalidades que gera para a comunidade? 9 - A entidade consegue "medir" bem as externalidades que gera para a comunidade? 10 - O valor das externalidades positivas geradas é bem percebido pelos mecenas/potenciais financiadores? 12 - A entidade já efectou algum estudo que lhe permitisse quantificar o valor gerado na comunidade (externalidades positivas)? Como classifica a percepção que a comunidade tem do valor criado pela entidade? Existe uma preocupação constante da entidade, com a ia dos processos chave que criam efectivamente valor para os seus utentes (actuais e potenciais)? Os utentes são "ouvidos e achados" no processo de desenvolvimento da missão da entidade, enquanto elementos chave para o reconhecimento da criação de valor? Como se apresenta a satisfação dos agentes com os quais a entidade se relaciona, nomeadamente os familiares e outros grupos de referência dos utentes? Como se apresenta a satisfação dos agentes com os quais a entidade se relaciona, nomeadamente os colaboradores da entidade? Como avalia o cumprimento da missão por parte da entidade? Como avalia a "Marketização"/Divulgação do valor acrescentado proporcionado à comunidade/utentes? Responde Deficiente Insuficiente Normal Insuficiente

18 18 Governance Questionário COD Área Governance - Como se organiza a gestão de topo directores eleitos e processo de tomada de decisão? COD Área Governance - Grau de conhecimento/percepção que existe dos utentes COD Área Governance - Transparência, Liderança e Etica de Gestão COD Área Governance - Qualidade & Inovação COD Área Governance - Comunicação & Marketing I COD Área Governance - Comunicação & Marketing II COD Área Governance - Relações com a Comunidade Pontuação Classificação Sinal Número de Entidades Amostra Sinal < Média Média Insuficiente TOTAL A pontuação ao nível da Governace assume uma posição francamente superior ao da média da amostra, com um especial destaque ao nível da organização de topo e do processo de tomada de decisão, bem como da forma como os utentes percepcionam os benefícios que lhes são proporcionados, não podendo deixar de se salientar também a Transparência, Liderança e Ética da Gestão, aspectos que se assinalam com um, reflexo da forma como a entidade é gerida e liderada. Ao nível da forma como a gestão de topo se organiza e o processo de tomada de decisão atinge praticamente o máximo da pontuação possível 5 -, bem como os aspectos relacionados com a Transparência, Liderança e Ética de Gestão. Existe uma ligeira penalização ao nível da Comunicação & Marketing.

19 19 Ilustração 3 Pontuação da entidade e da amostra em função do máximo possível TOTAL COD Área Governance - Relações com a Comunidade COD Área Governance - Comunicação & COD Área Governance - Comunicação & COD Área Governance - Qualidade & Inovação COD Área Governance - Transparência, Liderança COD Área Governance - Grau de conhecimento/percepção COD Área Governance - Como se organiza a gestão de 29% 40% 52% 60% 63% 60% 65% 69% 78% 79% 77% 81% 84% 82% 90% Amostra Pontuaçã o 94% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Questionário : COD Área Governance - Como se organiza a gestão de topo directores eleitos e processo de tomada de decisão? Questionário COD 001 Questões Processo tomada decisão 4.17 Intervenção da direcção na gestão operacional 4.17 Organização interna da direcção 4.38 Confirmando-se os diversos aspectos relacionados com a forma como é exercida a gestão de topo.

20 20 Questionário : COD Área Governance - Como se organiza a gestão de topo directores eleitos e processo de tomada de decisão? 40 - As decisões importantes da entidade são tomadas por mais que uma 1 pessoa? Sim Existe um registo (actas/memorandos/ ) das reuniões e decisões tomadas pela direcção? Sim O processo de tomada de decisão é muito moroso? A estrutura organizacional da entidade facilita os processos de comunicação internos? Sim A estrutura organizacional da entidade facilita os processos de tomada de decisão? Sim A direcção revê periodicamente os seus princípios de actuação de forma a a-los? Sim A direcção têm normas de funcionamento? Sim É procurado o consenso entre directores na tomada de decisões importantes? Sim A maioria dos directores têm cargos de responsabilidade executiva? Em mais de 90% do tempo existe em permanência na entidade pelo menos 1 director? Sim A direcção reúne regularmente? Sim As normas instituidas para o funcionamento da direcção são cumpridas? Sim 69 1 Sim A direcção concentra as suas preocupações/decisões nas áreas estratégicas, delegando as questões operacionais nas chefias intermédias? Sim A direcção reune regularmente com as chefias intermédias? Sim A direcção no processo de tomada de decisões solicita opiniões e/ou pareceres às chefias intermédias? Sim A direcção acompanha a implementação das decisões que toma? Sim 69 1 Questionário : COD Área Governance - Grau de conhecimento/percepção que existe dos utentes Questionário COD 002 Questões Conhecimento 4.07 Relacionamento 4.33 Compreensão da realidade familiar do utente 4.00 Existindo um constante contacto da gestão de topo com os utentes, foi possível criar um ambiente, obter um conhecimento e a uma compreensão das suas necessidades.

21 21 Questionário : COD Área Governance - Grau de conhecimento/percepção que existe dos utentes 1 - Como considera o nível de satisfação dos utentes da entidade? 11 - Como avalia o cumprimento da missão por parte da entidade? 22 - A capacidade da entidade perceber realmente as necessidades dos beneficiários/utentes é satisfatória? 23 - A capacidade da entidade antecipar as necessidades dos beneficiários/utentes é satisfatória? A entidade avalia a efectiva mais-valia que a sua missão e actividades ocasionam nos utentes? Como avalia a importância que a entidade têm na vida dos utentes? Como classifica os instrumentos que permitem avaliar a satisfação e a insatisfação dos diversos grupos de utentes? Os utentes são envolvidos nos processos de ia continua tendentes ao cumprimento da missão? Como avalia a evolução da satisfação dos utentes ao longo dos ultimos 3 anos? Existe alguma sistema que permita a comunicação directa entre os utentes e a direcção (sugestões, reclamações, ) Como considera o processo de relacionamento com os familiares dos utentes? Existem momentos espeficificos para atendimento/relacionamento dos familiares dos utentes Existe conhecimento das caracteristicas do agregado familar do utente? Responde Podia Necessita de atenção Normal Razoável Excelente pode pode

22 22 Questionário : COD Área Governance - Transparência, Liderança e Etica de Gestão Questionário COD 003 Questões Práticas Internas 4.00 Práticas para a comunidade 4.17 Processos Interventivos 3.75 A forma, já realçada anteriormente, como é desenvolvida a liderança da entidade, dos seus principio éticos e de transparência, vê confirmada as suas práticas e os seus processos. Questionário : COD Área Governance - Transparência, Liderança e Etica de Gestão Sim A entidade possui algum sistema formal de monitorização da ética comportamental dos seus colaboradores? Sim A entidade estimula o comportamento ético e transparente com os agentes com que se relaciona? Sim As chefias são seleccionadas e avaliadas com base nas competências exigidas para o exercicio das funções, analisando-se as suas qualidades comportamentais e capacidade de prosseguir e implementar as estratégias preconizadas? Sim A entidade identifica os impactos sociais e ambientais das suas práticas? Sim A entidade possui acções para estimular o desenvolvimento social sustentável da comunidade em que se ine? Sim Há preocupação em promover processos transparentes de relato economico-financeiro? Sim As relações com os diversos agentes da entidade são pautadas por princípios transparentes e demonstráveis? Sim A entidade promove a igualdade de oportunidades? Sim A entidade têm internamente alguma politica e/ou sistema de promoção da responsabilidade social, que não a subjacente à missão que desempenha? O funcionamento da entidade é auditado de forma regular por algum organismo externo? Sim 33 37

23 23 Questionário : COD Área Governance - Qualidade & Inovação Questionário COD 004 Questões Envolvimento 5.00 Relacionamento 4.29 Certificação 2.50 O envolvimento da direcção nos processos estratégicos e operacionais são classificados com uma pontuação máxima. Existe uma certa penalização pela não certificação da entidade. Questionário : COD Área Governance - Qualidade & Inovação Sim As normas instituidas para o funcionamento da direcção são cumpridas? Sim A direcção define explicitamente valores e directrizes para promover a cultura da qualidades e corresponder às necessidades dos utentes, financiadores, trabalhadores, fornecedores e comunidades? A entidade incentiva, promove e estimula a ia e a inovação desde a concepção de novas ideias até à sua implementação? Nas respostas socias/valências para as quais existem manuais de processo chave, os mesmos estão implementados? Nas respostas socias/valências para as quais existem manuais de processo chave, caso os mesmos ainda não estejam implementados, encontram-se em processo de preparação? Sim Sim Sim A entidade encontra-se certificado segundo a norma ISO 9001? Sim A entidade encontra-se em processo de certificação segundo a norma ISO Considera os processos organizativos vigentes na instituição adequados? Sim Os processos de qualidade independentemente das auditorias a que estejam sujeitas, são monitorizados internamente? Existe um responsável efectivo pelo sistema de qualidade/organizacional com formação adequada? Sim Existe algum sistema de captação e desenvolvimento de ideias? Sim E efectuado algum intercâmbio com instituições similares para a divulgação e transferência das boas práticas? Existe algum processo de monitorização do cumprimento dos dispositivos legais aplicaveis às diversas vertentes do funcionamento da entidade? Sim Sim 48 22

24 24 Questionário : COD 005 e Área Governance - Comunicação & Marketing I e II Questionários COD 005 e 006 Questões Utentes Comunicação 4.25 Comunidade Comunicação 4.00 Instrumentos/Práticas 3.40 Todo o trabalho que é desenvolvido pela entidade em prol da comunidade, sendo conhecido pela mesma, não é enfatizado de acordo com a sua efectiva relevância. A comunicação com o exterior poderá não cativar a comunidade para um maior envolvimento, não significando, porém, um desconhecimento acentuado das mais-valias proporcionadas. É apontado um certo deficit ao nível dos meios de comunicação com o exterior. Questionário : COD Área Governance - Comunicação & Marketing I 5 - Como avalia o plano de comunicação que a entidade tem com os "mecenas"? 7 - Como avalia a "Marketização"/Divulgação do valor acrescentado proporcionado à comunidade/utentes? Responde Deficiente Insuficiente Normal A instituição apenas tem apenas um tipo de comunicação comercial, com vista à promoção do valor criado? Como classifica a divulgação que é feita junto dos utentes, dos projectos que a entidade está envolvida Como classifica a divulgação que é feita junto da comunidade em geral,dos projectos em que a entidade está envolvida? Como classifica o plano de comunicação das actividades em que a entidade se encontra envolvida? Como classifica o portfólio que a entidade tem das suas actividades correntes e/ou dos projectos que desenvolve? Considera que as ferramentas de comunicação da entidade com o exterior são suficientes/adequadas? Considera que as ferramentas de comunicação interna da entidade são suficientes/adequadas? Considera que existem barreiras ao feedback informativo, por parte dos agentes (internos e externos) que se relacionam com a entidade? Normal

25 25 Questionário : COD Área Governance - Comunicação & Marketing II Sim A comunicação com o exterior é efectuada só por uma pessoa seleccionada para o efeito? A entidade possui um site? Sim O site é mantido actualizado? Sim A entidade edita/envia alguma newsletter? A página Web é dinamica (permite comunicação bi-direccional)? Questionário : COD Área Governance - Relações com a Comunidade Questões Abertura à comunidade 3.60 Envolvimento na comunidade 4.33 Reconhecimento pela comunidade 4.50 O relacionamento com a comunidade é significativo, existindo uma forte interacção em diversas actividades, ligeiramente penalizado pela considerada diminuta emissão de meios de divulgação. Questionário : COD Área Governance - Relações com a Comunidade A entidade promove algum dia de porta aberta à comunidade? Como considera que a entidade é aceite na comunidade em que se ine? A entidade organiza eventos (seminários, palestras, exposições, etc.) abertos à comunidade? A entidade é proactiva na participação em eventos realizados por outras organizações da comunidade? Como classifica o conhecimento que a entidade possui sobre os recursos existentes na comunidade? Responde Podia Necessita de atenção Normal Razoável Excelente pode Excelente Excelente Excelente Excelente

26 26 Questionário : COD Área Governance - Relações com a Comunidade (continuação) Como classifica o conhecimento que a entidade possui sobre os recursos existentes na comunidade? Há conhecimento sobre as entidades (qualquer que seja a sua forma jurídica) com as quais a entidade pode estabelecer parcerias? Como avalia os resultados alcançados com parcerias em curso ou passadas? A entidade edita algum jornal, folheto informativo, ou qualquer processo de comunicação para o exterior independentemente do suporte utilizado? Como classifica a presença (referências a ) da entidade nos órgãos de comunicação social de âmbito local? Responde Podia Necessita de atenção Normal Razoável Excelente pode Excelente Excelente Podia Excelente Financeira Questionário Pontuação Classificação Sinal COD Área Financeira - Conhecimentos & Práticas COD Àrea Financeira - Fontes de Financiamento Número de Entidades Amostra Sinal < Média Média Atenção Especial COD Área Financeira - Orçamento COD Área Financeira - Eficiência TOTAL A pontuação atingida pela entidade é superior à da média da amostra, com excepção do indicador que se relaciona com as Fontes de Financiamento.

27 27 Existe, porém, uma distorção na análise que conduz a essa pontuação, uma vez que a tipificação das Fontes de Financiamento e suas possíveis formas não contempla as hipóteses que promovem a sustentabilidade da entidade e o seu equilíbrio a curto, médio e longo prazo. Ilustração 4 Pontuação da entidade e da amostra em função do máximo possível Ilustração... Pontuação da entidade e da amostra em função do máximo possível Questionário : COD Área Financeira - Conhecimentos & Práticas Questionário COD 012 Questões Conhecimento 4.36 Práticas 4.50 Eficácia 4.50

28 28 Questionário : COD Área Financeira - Conhecimentos & Práticas 3 - Têm conhecimento dos custos, essencialmente os custos fixos da estrutura? 13 - Como classifica quanto ao grau de eficácia a gestão orçamental global da entidade? 14 - Como classifica quanto ao grau de eficácia a gestão orçamental, individualmente, perante cada uma das valências? 20 - O valor dos custos estruturais da entidade é monitorizado regularmente, a fim de evitar excessos? 21 - Os preços dos viços aos quais a entidade recorre são revistos/negociados regularmente? 45 - A entidade trabalha com poucos bancos? (3 como referencial normal) Existe, na entidade, a clara noção da importância da dupla perspectiva: desempenho da missão e o equilíbrio Economico- Financeiro? A entidade efectua análise de execução orçamental, pelo menos trimestralmente? Como classifica o nível de análise que a entidade faz à execução orçamental? A contabilidade é processada internamente? Como classifica, quanto ao nível de proeficiência, o sistema contabilistico da entidade? São elaborados e monitorizados planos de tesouraria? A entidade tem algum painel de controlo de gestão, do tipo Tableaux de Bord/Balanced Scorecard? Como classifica o conhecimento existente relativo aos custos reais de cada valência? Responde Podia Necessita de atenção Normal Razoável Excelente pode Excelente Excelente Excelente Excelente Excelente Excelente Excelente Excelente Excelente Excelente Excelente Excelente Excelente A entidade de um conhecimento e um controlo eficiente da sua estrutura de custos, quer a nível geral como das suas valências.

29 29 A sua capacidade de controle de custos tem permitido algumas reduções do custo unitário por utente: (Unid.: euros) LAR CENTRO de DIA APOIO DOMICILIÁRIO CENTRO ACOLHIM. CRIANÇAS EM RISCO CRECHE JARDIM de INFANCIA NªSenhora da Conceição Mãe d Agua 2007 Nº Utentes CustoTotal , , , , , ,92 Custo/Utente 11230, , , , , ,61 Cust/Uten/Mês 935,88 226,15 218,51 893,96 290,03 231, Nº Utentes CustoTotal , , , , , ,18 Custo/Utente 10784, , , , , ,19 Cust/Uten/Mês 898,68 222,71 230,46 936,49 314,79 247,27 EVOLUÇÃO -3,97% -1,52% 5,47% 4,76% 8,54% 6,90% Questionário : COD Área Financeira - Fontes de Financiamento Questionário COD 013 Questões Conhecimento / Práticas 3.00 Risco 1.67 Equilíbrio 1.43

30 30 Questionário : COD Área Financeira - Fontes de Financiamento Sim 6 - A entidade possui conhecimentos sobre as alternativas disponíveis para obtenção de financiamento? Sim O maior financiador é responsável por menos de 25% das fundos correntes da entidade? Os "mecenas" não têm um grau de fidelidade ao membro(s) da equipa de angariadores superior ao que têm à entidade As receitas que provêm do estado representam menos de 50% das do orçamento global de exploração? Sim Nos ultimos 3 anos os recursos correntes foram suficientes para cobrir os custos inerentes a uma boa prossecução da missão? As expectativas para os próximos 3 anos é de que os recursos correntes ão suficientes para cobrir os custos inerentes a uma boa prossecução da missão? Sim Sim A entidade têm capacidade de endividamento negociada e disponível? Sim A entidade têm alguma área de intervenção que gera excedentes financeiros e que podem alocados ao financiamento da missão? A entidade utliza a figura do individuo/empresa que financia um investimento e vê o seu nome ligado ao mesmo? A entidade utliza a figura do individuo/empresa que financia um projecto e vê o seu nome ligado ao mesmo? A entidade utiliza alguma forma de auto-produção que represente mais de 5% do orçamento anual? Existe uma orientação clara da entidade no sentido de alargar as fontes de financiamento alternativo, nomeadamente uma aposta na divulgação de actividades junto da comunidade e de potenciais mecenas? A entidade tem por hábito estar a par dos sistemas de incentivos disponíveis? Sim Existe um dia fixo, previsto pela entidade, para efectuar pagamentos? Está aqui patente um certo desajustamento do questionário relativamente à realidade da entidade, uma vez que a penaliza especialmente ao nível das Fontes de Financiamento utilizados. Isto é, existindo um deficit de questões, ou, de opções de financiamento patentes nas perguntas formuladas, não é possível relatar a forma como a entidade é efectivamente financiada, nem sobre a sua estrutura de capitais, que para além de lhe proporcionar o rendimento que carece relativamente às suas fontes correntes, lhe permite manter um equilíbrio sustentado e grande independência. A entidade apresenta a seguinte evolução da sua Autonomia Financeira, graças à acumulação de resultados: Autonomia Financeira 71,86% 73,13% 74,97%

31 31 O seu Fundo de Maneio apresenta uma tendência positiva, que combinado com Necessidades de Fundo de Maneio negativas, se corporizam em Disponibilidades crescentes. (Unid.: euros) Fundo Maneio , , ,00 Total das Necessidades Cíclicas , , ,00 Total dos Recursos Cíclicos , , ,00 Necessidades de Fundo de Maneio , , ,00 Tesouraria Liquida , , ,00 Disponibilidades , , ,00 Passivo financeiro de curto prazo 0,00 0,00 0,00 Tesouraria Liquida , , ,00 Essas Disponibilidades aplicadas em produtos financeiros seguros, complementam as necessidades de financiamento da entidade: (Unid.: euros) Resultados Operacionais , , ,59 Resultados Financeiros , , ,20 Resultado Extraordinários , , ,41 Assim, afigura-se uma excelente gestão financeira da entidade, tanto mais que, tem existido, por outro lado, uma estratégia de racionalização da gestão do património, que permitiu atingir o posicionamento apresentado. A actual Direcção da entidade, legitimada pela Assembleia Geral da Miicórdia, procedeu a uma correcta gestão do património imobiliário, na sua maioria rural, efectuando alienações, permutas, etc., por forma a criar os meios financeiros de que dispõe, ou de património imobiliário que lhe permite a obtenção de rendas mensais, que complementam as necessidades de financiamento da entidade.

32 32 Questionário : COD Área Financeira - Orçamento Questionário COD 014 Questões Mercado 4.40 Eficiência 4.50 Existindo uma prática orçamental anual na instituição, aliás obrigatória, o seu controle é constante e eficaz, reflexo na evolução dos resultados: (Unid.: euros) Resultados Líquidos , , ,20 Questionário : COD Área Financeira - Orçamento Responde Deficiente Insuficiente Normal Existe na entidade recursos humanos com formação na área orçamental? É efectuado periodicamente um orçamento de actividades da entidade? O orçamento é tido pela entidade como um instrumento eficaz de gestão? No caso de o orçamento periódicamente elaborado, este contempla uma projecção dos proveitos? As metas da entidade são compatíveis ou consistentes com os seus recursos financeiros? Tem havido crescimento de receitas ao longo dos últimos anos? São tomadas acções correctivas pela entidade, quando existem desvios ao orçamento? Como classifica quanto ao grau de eficácia a gestão orçamental global da entidade? Como classifica quanto ao grau de eficácia a gestão orçamental, individualmente, perante cada uma das valências? Como classifica o nível de análise que a entidade faz à execução orçamental? A entidade efectua análise de execução orçamental, pelo menos trimestralmente? A entidade têm algum software para gestão orçamental?

33 33 Questionário : COD Área Financeira - Eficiência Questionário COD 015 Questões Equilíbrio 4.25 Eficiência 4.22 Conhecimento 4.00 Como obvamos atrás, e com uma formulação diferente das questões, verifica-se uma excelente eficiência da Área Financeira. Questionário : COD Área Financeira - Eficiência 16 - A entidade apresentou superavit no último ano de actividade? 17 - O processo de formação/definição de preços dos viços prestados apresenta deficiências? 18 - O processo de actualização de preços dos viços prestados apresenta deficiências? 19 - O valor das receitas correntes da entidade permitem cobrir os custos de estrutura? 21 - Os preços dos viços aos quais a entidade recorre são revistos/negociados regularmente? 46 - A gestão da tesouraria é crítica? 59 - Existem atrasos frequentes nos pagamentos a fornecedores? A entidade tem um contolo rigoroso dos seus débitos e créditos (valores a pagar, valores a receber, créditos vencidos e não pagos, rendas, etc)? A entidade recorre ao crédito bancário para suportar a tesouraria? pode pode pode Responde Podia Necessita de atenção Normal Razoável Excelente pode

34 34 Questionário : COD Área Financeira - Eficiência (continuação) A entidade apresenta dificuldades na cobrança de valores a receber? A entidade tem algum painel de controlo de gestão, do tipo Tableaux de Bord/Balanced Scorecard? Responde Podia Necessita de atenção Normal Razoável Excelente pode Razoável Os indicadores financeiros ou o desempenho económicofinanceiro da entidade é discutido no âmbito das reuniões de direcção? São calculados os custos por utente? Como classifica o conhecimento existente relativo aos custos reais de cada valência? Recursos Humanos Questionário Pontuação Classificação Sinal Número de Entidades Amostra Sinal < Média Média COD 021A - Área RH - Recursos Humanos I 3.29 Normal COD 021B - Área RH - Recursos Humanos II 3.31 Normal COD 021C - Área RH - Recursos Humanos III 3.08 Normal COD 022A - Área RH - Formação Profissional I COD Área RH - Instrumentos de Apoio à Formação 2.75 Normal COD Área RH - Voluntários 2.75 Normal TOTAL 3.16 Normal A posição da entidade é ligeiramente superior à da média da amostra.

35 35 Ilustração 5 Pontuação da entidade e da amostra em função do máximo possível Questionário : COD 021A / B / C - Área RH - Recursos Humanos I, II, III Questionários COD 021 A / B / C Questões Motivação 3.36 Desempenho (GRH) 3.15 Práticas 3.11 A forma de actuação e envolvimento da entidade com os seus colaboradores assume um posicionamento não muito distante da média da amostra.

36 36 Questionário : COD 021A - Área RH - Recursos Humanos I 31 - Existe capacidade para envolver cada vez mais os RH no espírito da missão? 44 - Existe algum colaborador que possua conhecimentos que mais ninguém domine (grau de dependência)? 51 - A equipa de colaboradores têm muitos anos na entidade? A antiguidade (muito/pouca) dos colaboradores consitui um ponto forte da entidade? 58 - Nos Recursos Humanos existem planos de substituição nas áreas chave? Responde Deficiente Insuficiente Normal Normal Normal Os esforços dispendidos pelos colaboradores não são desperdiçados? 68 - A insegurança (fisica/moral) é identificada e corrigida prontamente? 73 - A colaboração da equipa na definição da estratégia da entidade é solicitada? Normal Os colaboradores são incentivados a tomar decisões? Normal Os colaboradores são envolvidos na tomada de decisões chave da entidade? 76 - Os colaboradores são incentivados para arem os seus métodos de trabalho? 80 - Existe um esforço na detecção das capacidades profissionais dos colaboradores? 81 - Os colaboradores são estimulados para prosseguir objectivos ambiciosos? 82 - Os obstáculos ao bom desempenho são identificados e prontamente eliminados? A entidade apresenta-se capaz de reter os es técnicos? Normal Normal Normal Normal Normal Normal Existindo um bom ambiente de trabalho, o processo de definição de estratégia assenta num debate com as chefias, bem como no sentido inverso existe uma total correspondência ao nível das decisões operacionais. O funcionamento é controlado directamente pela gestão de topo, não deixando de permitir a interacção hierárquica.

37 37 Questionário : COD 021B - Área RH - Recursos Humanos II 61 - Os colaboradores da entidade apresentam bons níveis de motivação? 62 - Os colaboradores da entidade têm bons níveis de produtividade? 63 - Os colaboradores da entidade têm um elevado grau de proactividade? 64 - Os colaboradores da entidade têm uma atitude positiva e optimista? 69 - Os colaboradores sentem-se verdadeiros "gestores" da entidade (sentem-se parte integrante, "vestindo a camisola")? 70 - Os colaboradores têm um sentido forte da identidade organizacional? 71 - Os colaboradores têm cuidado na utilização dos recursos da organização? 72 - Os colaboradores têm um conhecimento claro da visão, missão e cultura organizacional? 78 - Como percepciona o nível de colaboração entre os funcionários? 79 - A entidade apresenta dificuldades ao nível da comunicação entre os seus funcionários? Existe um bom relacionamento entre os dirigentes da entidade e os seus colaboradores? Responde Deficiente Insuficiente Normal Normal Normal Normal Normal Normal Normal Normal São promovidas actividades de que permitam elevar os níveis de motivação dos funcionários? Normal O trabalho de equipa é promovido e/ou incentivado? Normal O trabalho em equipa procura incentivado, não deixando de existir algumas áreas onde o desgaste do pessoal influencia algumas atitudes que vão contra esse espírito, muito especialmente na valência de apoio à 3ª idade. É efectuada uma avaliação de desempenho, sendo tomadas algumas atitudes de acordo com o mérito de cada funcionário.

38 38 Questionário : COD 021C - Área RH - Recursos Humanos III É efectuado algum tipo de avaliação de desempenho formal no seio da entidade? O processo de selecção de colaboradores é uma área profissionalizada na organização? Responde Deficiente Insuficiente Normal Normal Normal A delegação de responsabilidades é praticada na entidade? Normal O processo de gestão de RH (objectivos, actividades, desempenho,..) é uma área profissionalizada? A avaliação de desempenho tem em conta factores que estimulem e priveligiem o trabalho em equipa? Normal Normal Como considera o ambiente de trabalho vivido na entidade? Como classifica o desempenho da entidade em termos de trabalho em equipa? Existem momentos formais de feedback entre a direcção e os colaboradores da entidade, quanto à qualidade do seu desempenho? Os problemas/obstáculos ao bom desempenho e ao bom funcionamento da entidade são debatidos com os colaboradores (Há espírito de entreajuda)? Os vencimentos dos colaboradores encontram-se regularizados (em dia) Existem outros incentivos tangíveis, que não os salários, para motivar os colaboradores na prossecução de objectivos, de ia contínua? Os colaboradores têm por hábito o cumprimento das normas/regulamento interno? Normal Normal Normal Normal Normal Normal A hierarquia formal é respeitada por todos? Normal Existe algum tipo de hierarquia informal? Responde Questionário : COD 022A / B- Área RH - Formação Profissional I, II Questionários COD 022 A / B Questões Práticas 3.67 Ajustamento 4.00 Instrumentos 4.00 Necessidades 0.71

39 39 A formação administrada aos colaboradores é eficaz, dispondo dos instrumentos adequados, não deixando de avaliar o impacto no respectivo desempenho. Questionário : COD 022A - Área RH - Formação Profissional I 28 - Considera que a formação/training ministrada aos colaboradores é suficiente? 29 - A qualidade da formação/training ministrada aos colaboradores é a ajustada? 30 - A frequência das acções de formação/training ministrada aos colaboradores é ajustada? É avaliado, informalmente, o impacto da formação no desempenho dos colaboradores? Responde Deficiente Insuficiente Normal É avaliado, formalmente, o impacto da formação no desempenho dos colaboradores? Existe, internamente, uma política de formação planificada, desde que um colaborador entra, acompanhando o seu processo de crescimento profissional? Os planos de formação individuais/colectivos, são ajustados às necessidades especiíficas de cada elemento ou grupo de elementos? A entidade já tomou parte em algum processo de coaching (ou formação on job) aos seus colaboradores? Existe algum tipo de manual de acolhimento para os novos colaboradores que entram na entidade? No ano transacto foram disponibilizadas acções de formação aos colaboradores da entidade? Normal Normal Questionário : COD 022B - Área RH - Formação Profissional II Nos próximos 12 meses está previsto aumento do numero de colaboradores(a)? Nos próximos 12 meses está prevista alguma alteração das condições de funcionamento que implique formação especifica? A entidade encontra-se em processo de implementação de algum sistema de qualidade que implique formação profissional? Sim A entidade vai abrir novas respostas sociais? A entidade vai encerrar respostas sociais? Está em curso alguma alteração legislativa que tenha implicações no funcionamento da entidade? A entidade vai abrir novos espaços físicos - processo de crescimento? Sim A entidade vai encerrar espaços físicos - processo de decréscimo? 2 68

40 40 O processo de formação é realizado com a consistência que a experiencia e as condições internas permitem, não sendo a entidade acreditada no âmbito da formação profissional. São proporcionados estágios a jovens que terminam os seus cursos, sendo uma das fontes de contratação de pessoal, quando necessário. Questionário : COD Área RH - Instrumentos de Apoio à Formação As necessidades de formação dos colaboradores encontram-se identifcadas e são revistas e actualizadas todos os anos? Existe um balanço de competências formal no seio da organização? A entidade possui algum colaborador com formação na área de gestão da formação? A entidade é acreditado no dominio da organização da formação? A formação é algo assumido como importante ao nível directivo? A entidade possui instalações próprias ou possam decorrer acções de formação? Responde Podia Necessita de atenção Normal Razoável Excelente pode Normal Normal Normal Responde Normal Normal A entidade possui os equipamentos adequados para ministrada formação (data-show, mesas de trabalho de grupo, quadros, canetas, etc)? Normal No âmbito da formação disponibilizada aos colaboradores, é usual a distribuição de documentação de suporte adequada (em qualidade e quantidade)? Normal

41 41 A entidade dispõe de um conjunto de voluntários que dão o seu apoio em diversas áreas funcionais, sendo encaminhadas através do Banco de Voluntariado da Câmara Municipal de Valongo. Questionário : COD Área RH - Voluntários São levantadas as competências e capacidades de cada voluntário? O trabalho dos voluntários é avaliado? É dado feed-back do desempenho dos voluntários? Os voluntários são adstritos a actividades de acordo com as suas competências? O impacto do trabalho voluntário é medido? O impacto do trabalho voluntário é divulgado? Aos voluntários é dada formação especifica para as actividades que vão desempenhar? Os voluntários trabalham lado a lado com funcionários remunerados desempenhando as mesmas tarefas? Os voluntários conhecem e revêem-se na missão da entidade? A instituição tem facilidade na angariação de voluntários? Responde Podia Necessita de atenção Normal Razoável Excelente pode Normal Normal Normal Normal Normal Normal Normal Normal Normal Normal Aprovisionamento Questionário Pontuação Classificação Sinal Número de Entidades Amostra Sinal < Média Média COD 030- Área Aprovisionamento - I COD 032- Área Aprovisionamento - II TOTAL

42 42 A perfomance obtida atingiu uma classificação de, com pontuações geral e parciais bastante acima da média da amostra.. Ilustração 6 Pontuação da entidade e da amostra em função do máximo possível TOTAL 66% 84% COD 032- Área Aprovisionamento - II 57% 80% Amostra Pontuaçã o COD 030- Área Aprovisionamento - I 75% 89% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Questionário : COD 030 e Área Aprovisionamento I, II Questionários COD 030 e 032 Questões Profissionalização 3.78 Instrumentos 4.83 Factores Decisão 4.25

43 43 Questionário : COD 030- Área Aprovisionamento - I A entidade tem por hábito efectuar a avaliação e selecção de fornecedores? Sim A entidade possui um departamento ou um responsável pela avaliação da qualidade/integridade dos bens que compra? Sim Sim O trabalho do departamento/responsavel pela avaliação da qualidade das compras é supervisionado? Sim Existe algum instrumento formal de análise e preparação de encomendas? Sim Existe algum sistema de monitorização dos stocks? Sim Se aplicável, nos bens de consumo alimentar ou medicamentos é efectuado um controlo dos lotes recebidos? Sim O controlo de stocks é efectuado através de sistema informático? Sim No caso do controlo de stocks efectuado através de sistema informático é frequente haver discrepâncias entre o stock físico e informático? Existe algum tipo de sistema de requisições implementado na entidade (ex: requisições de material, requisições de bens alimentares, material administrativo e de escritório)? Sim 61 8 A entidade dispõe de um sistema de controlo efectivo dos seus stocks por via informática, procedendo a uma inventariação periódica. É considerado, também, como ponto menos positivo a inexistência de parcerias ao nível das Miicórdias para a aquisição de bens em conjunto, o que proporcionaria ainda es condições de aquisição por via de economias de escala. No entanto, e atendendo à forma como a entidade efectua a sua gestão financeira, vivendo sem problemas de tesouraria, tornou-se possível efectuar um esquema de pagamento de acordo com o estabelecido com os fornecedores, permitindo-lhe obter excelentes condições de compra, pugnando acima de tudo pelo factor qualidade, e dando uma capacidade excedentária em termos da relação qualidade-preço.

44 44 Questionário : COD 032- Área Aprovisionamento - II A avaliação e selecção de fornecedores é efectuada formalmente? Os instrumentos de suporte à avaliação e selecção de fornecedores são suficientes? A entidade já alguma vez efectuou parcerias com outras entidades similares, com o intuito de conseguir economias de escala no processo de compras? Existem parâmetros formais de avaliação da qualidade dos bens comprados? Existe uma política interna de stocks mínimos, para produtos de elevada rotação (elevado ritmo de consumo)? Com que frequência é efectuado um inventário dos bens de consumo corrente da entidade? Os vectores chave de compra instituido para a selecção de fornecedores, assenta principalmente no preço? Os vectores chave de compra instituido para a selecção de fornecedores, assenta principalmente no rácio qualidade/preço? Os vectores chave de compra instituido para a selecção de fornecedores assenta principalmente no mix preço/qualidade/prazo de entrega/condições de pagamento/diversidade de oferta, entre outros (Serviço de atendimento, viço pós-venda, resp. social Existe uma política cuidada de verificação dos prazos de validade dos bens alimentares e medicamentos, colocando-os à disposição pelo critério de antiguidade? Os vectorores chave de compra instituido para a selecção de fornecedores assenta principalmente na qualidade? Necessita de atenção Responde Podia Necessita de atenção Normal Razoável Excelente pode Excelente Excelente pode Excelente

45 45 Património Questionário Pontuação Classificação Sinal Número de Entidades Amostra Sinal < Média Média COD Área Património - I 1.88 Insuficiente COD Área Património - II 2.93 Normal TOTAL 2.41 Atenção Especial A performance obtida nesta área assemelha-se à da medis da amostra, tendo, no entanto, uma pontuação ligeiramente superior. Ilustração 7 Pontuação da entidade e da amostra em função do máximo possível Ilustração... Pontuação da entidade e da amostra em função do máximo possível