Relatório Diagnóstico

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1 Não foram identificadas necessidades de formação. Plano Global de Formação 1 Relatório Diagnóstico Consultor: Pedro Lynce

2 Trabalho desenvolvido no âmbito do programa de formação acção da União das Misericórdias Portuguesas denominado Gestão Sustentável e financiado pelo POPH Financiamento Execução Avaliação Template Plataforma Tecnológica Consultor: Pedro Lynce 2

3 Conteúdo Identificação da Misericórdia... 5 Principais Conclusões... 5 Principais Medidas de Acção... 7 Cronograma geral... 7 Análise por Área... 8 Análise Global... 8 Comentários... 9 Estratégia Comentários Plano de Formação Governance Comentários Plano de Formação Gestão Financeira Comentários Plano de Formação Gestão Recursos Humanos Comentários Plano de Formação Gestão Aprovisionamentos Comentários Plano de Formação Gestão Património Comentários

4 Plano de Formação Sistemas de Informação & TIC s Comentários Plano de Formação Respostas Sociais Comentários Plano de Formação Ameaças & Oportunidades Comentários Plano de Formação Plano Global de Formação

5 Identificação da Misericórdia A, fundada em 1498 (?), pela Irmandade da Santa Casa da Misericórdia de Santiago do Cacém, desenvolve as obras espirituais e corporais com base nas valências de que dispõe actualmente e que são as que se identificam de seguida, tendo sido a base da analise desenvolvida: Lar de Terceira Idade e Residência de Idosos Lar Santa Maria Centro de Dia Apoio Domiciliário Creche e Jardim-de-infância " O Ninho" e O Montinho Centro de Bem-estar Infantil Santa Teresinha Residências do Pinhal Empresa de Inserção Unidade de Cuidados Continuados São João de Deus Programa Formação-Acção O projecto, Misericórdias Gestão Sustentável vai desenvolver um trabalho em diferentes níveis, envolvendo dirigentes, técnicos e trabalhadores de 75 Misericórdias distribuídas pelas regiões Norte, Centro, Alentejo e Algarve. Numa primeira fase o consultor especialista irá, juntamente com os dirigentes, nomeadamente o Provedor da Misericórdia, avaliar a estrutura funcional da instituição. Perante o diagnóstico efectuado, que será analisado também pelos principais técnicos, será concebido um plano de intervenção para a Misericórdia. Nesta estratégia a carga horária de formação assumirá especial importância, pois tanto ao nível do sector administrativo como do sector financeiro há que reorientar os técnicos para novos procedimentos e regras mais eficazes. A metodologia utilizada baseou-se na execução de entrevistas directas aos responsáveis das diversas valências e Direcção da Instituição, sendo solicitados os documentos ilustrativos das situações que se analisava. Sempre que se julgou necessário, para melhor compreensão das situações em analise, foram entrevistados outros colaboradores, ainda que não em posições de chefia. Visitaram-se ainda todas as instalações da Instituição. A análise financeira baseou-se nos elementos contabilísticos e nos Relatórios e Contas dos anos de 2006, 2007 e Foi também analisado o Plano de Actividades para Foram ainda solicitados os seguintes documentos, entre outros: - Compromisso da Santa Casa da Misericórdia de Santiago do Cacem com a Diocese de Beja, - Regulamentos Internos de todas as Valências, - Mapas de Quadro de Pessoal, - Balanço Social e relatório de SHST de Listagens de Formação efectuada bem como dos respectivos formandos. - Protocolos das Parcerias estabelecidas 5

6 Os principais interlocutores da Instituição foram: Dr. Nuno Brás Director Coordenador Dra. Lilia Mendes Directora Técnica. Dra. Maria Antonieta Pereira Coordenadora Pedagógica d O Ninho e Centro de bem estar infantil Santa Teresinha Dra. Custodia Rosa Coordenadora Pedagógica d O Montinho Sra. D. Dina Simões Encarregada Geral Residências do Pinhal Dra. Elisabete Candeias Coordenadora Equipas Apoio Domiciliário Sra. D. Filomena Responsável Central de Compras Dra. Teresa Vaz Psicóloga 6

7 Principais Conclusões Como principais conclusões da análise efectuada salienta-se: - A implementação dos processos tendentes à execução de uma Analise Orçamental que sirva os interesses da SCM Santiago do Cacém no sentido de um maior e atempado controlo da despesa e consequentemente dos custos, - A formação dos RH em áreas cujo desenvolvimento se encontra definido nas analises Áreas identificadas nos presente relatório, com vista a colmatar algumas deficiências identificadas, quer pelos entrevistados, quer resultantes da analise efectuada, - A implementação de um maior controlo ao nível patrimonial dos edifícios, equipamentos e património em geral (veículos, propriedades, etc.), pertencentes à SCM Santiago do Cacém, - A vantagem que a SCM Santiago do Cacém teria em efectuar um inquérito aos Utentes e seus Familiares, indagando o seu grau de satisfação e avaliando as percepção que estes têm das externalidades que a SCM Santiago do Cacém projecta nas suas vidas. Principais Medidas de Acção Objectivo Acção Instrumento Controlo Orçamental Formação RH Implementação do Controlo do Impacto Gestão Impacto Financeiro Implementar Controlo Orçamental através do programa informático. Software/Formação 3 2 Formação nas áreas identificadas Formação 4 2 Inventariar Património Inventario 4 4 Avaliar Património Consultoria/Formação 4 3 Património Elaborar Procedimentos Consultoria/Formação 4 2 Conhecimento da percepção dos utentes face à SCM Santiago do Cacém Cronograma geral Elaborar inquérito aos utentes Questionário 4 2 Acção 09T3 09T Implementar avaliação de Desempenho X X Implementar Controlo Orçamental através do programa informático existente. X Formação nas áreas identificadas (conforme Plano de Formação) Formar Pessoal da Central Compras X X Inventariar Património Avaliar Património X X Elaborar Procedimentos para a Gestão do Património X Elaborar inquérito aos utentes X 7

8 Análise por Área Análise Global Área Entidade Benchmarking Pontuação Classificação Sinal Amostra Classificação Sinal Estratégia 2.25 Atenção Especial 2.85 Normal Gestão Aprovisionamentos 2.91 Normal 3.26 Normal Gestão Financeira 2.97 Normal 2.99 Normal Gestão Património 1.57 Insuficiente 2.24 Atenção Especial Gestão Recursos Humanos 2.58 Normal 2.80 Normal Governance 2.16 Atenção Especial 2.98 Normal Respostas Sociais 3.04 Normal 3.47 Normal Sistemas de Informação e TIC's 3.11 Normal 2.80 Normal TOTAL 2.72 Normal 3.07 Normal Quadro nº 1 Relatório Resumo por Áreas de Intervenção Pontuação Amostra Máximo Estratégia 2,25 2,85 5,00 Gestão Aprovisionamentos 2,91 3,26 5,00 Gestão Financeira 2,97 2,99 5,00 Gestão Património 1,57 2,24 5,00 Gestão Recursos Humanos 2,58 2,80 5,00 Governance 2,16 2,98 5,00 Respostas Sociais 3,04 3,47 5,00 Sistemas de Informação e TIC's 3,11 2,81 5,00 Valor Global 2,72 3,07 5,00 Quadro nº 2 Relatório Benchmarking por Áreas de Intervenção 8

9 Estratégia 5,00 Valor Global 4,00 Gestão Aprovisionamentos 3,00 2,00 Sistemas de Informação e TIC's 1,00 Gestão Financeira Pontuação 0,00 Amostra M áximo Respostas Sociais Gestão Património Governance Gestão Recursos Humanos Ilustração 1 Benchmarking por Áreas de Intervenção Comentários Sendo o benchmarking um processo contínuo e sistemático que permite a comparação das performances das organizações e respectivas funções ou processos face ao que é considerado "o melhor nível", visando não apenas a equiparação dos níveis de performance, mas também a sua ultrapassagem, esta medição faz-se por questionários que abordam áreas chave das organizações alvo deste processo. Assim importa fazer a definição das áreas (Estratégia, Governance, Financeira, Aprovisionamentos, etc.) que se pretendem analisar enquadrando nessas áreas algumas questões que, uma vez respondidas, permitem avaliar as organizações. Nesse sentido foram definidas as oito áreas que integram o Quadro 1, assim como os temas que importa abordar em cada uma dessas áreas, e que são: 9

10 Área Objectivo da Analise Questionários Aspectos Analisados Processo tomada decisão Intervenção da direcção na gestão operacional 1 - Governance Modelo de Funcionamento da Direcção COD001 Modelo de Funcionamento da Direcção COD002 Grau de conhecimento/percepção que existe dos utentes COD003 Transparência, Liderança e Ética de Gestão COD004 Qualidade & Inovação COD005/COD 006 Comunicação & Marketing/Relações com a Comunidade Organização interna da direcção Conhecimento Relacionamento Compreensão da realidade familiar do utente Conhecimento Relacionamento Compreensão da realidade familiar do utente Envolvimento Relacionamento Certificação Utentes Comunicação Comunidade Comunicação Instrumentos/Práticas Abertura à comunidade Envolvimento na comunidade Reconhecimento pela comunidade Área Objectivo da Analise Questionários Aspectos Analisados Conhecimento do 2 - Estratégia A estratégia e a sua implementação COD008 e COD009 Área Estratégica I e II COD010 Criação de Valor COD011 Ameaças e Oportunidades posicionamento e das variáveis chave Praticas de Gestão Implementação da Estratégia Identificação Medição Divulgação Mercado Financiamento Condições de Operação Área Objectivo da Analise Questionários COD012 Conhecimento e Pratica Aspectos Analisados Conhecimentos Pratica Eficácia 3 - Financeira A sustentabilidade da SCM e da Missão e a pratica financeira COD013 Fontes de Financiamento COD014 Orçamento COD015 Eficiência Conhecimento/Pratica Risco Equilíbrio Conhecimento Praticas Eficiência Equilíbrio Eficiência Conhecimento 10

11 Área Objectivo da Analise Questionários COD016 Internet e Intranet Aspectos Analisados Conhecimentos Praticas Instrumentos 4 Sistemas de Informação e TIC s Os sistemas utilizados e a literacia informática COD017 Instrumentos COD018/COD019 Gestão/Eficácia Sistemas COD020A/B Formação Básico Intermédio Avançado Recursos Praticas Utilização Básico Intermédia Avançada Área Objectivo da Analise Questionários Aspectos Analisados COD021A/B/C Recursos Humanos I, II e III Motivação Desempenho Praticas Praticas 5 Recursos Humanos Estrutura de Pessoal, Motivação, Desempenho e Formação COD022A/B e COD025 Formação Profissional Ajustamento Instrumentos Necessidades Conhecimento COD026 - Voluntários Desempenho Reconhecimento Área Objectivo da Analise Questionários Aspectos Analisados 6 Património A gestão do Património COD028 e COD029 Património I e II Conhecimento Instrumentos Gestão (Manutenção Valor) Área Objectivo da Analise Questionários Aspectos Analisados COD030 e COD031 Profissionalização 7 A gestão dos Aprovisionamentos I e Instrumentos Aprovisionamento Aprovisionamentos II Factores de Decisão Área Objectivo da Analise Questionários CODX01 Instalações e Equipamentos Aspectos Analisados Instalações Equipamento Recursos Humanos, Conhecimento 8 Respostas Sociais Instalações e Publico Pessoal Técnico CODX02A/B Recursos Pessoal Não Técnico Alvo Humanos Geral CODX03 Publico Alvo Qualidade Conhecimento 11

12 Como tal os valores apresentados no Quadro 1 representam o posicionamento da SCM Santiago do Cacém em relação à totalidade das outras SCM, valores obtidos através da pontuação atribuída pelo Consultor na sequência da análise e das entrevistas efectuadas. De seguida analisam-se as respectivas áreas individualmente e justificam-se os valores atribuídos. 12

13 Estratégia Pontuação Amostra Máximo COD 008 Área Estratégia Nível I 1,98 2,74 5,00 COD 009 Área Estratégia Nível II 1,77 2,55 5,00 COD 010 Área Estratégia Criação de Valor 3,00 3,25 5,00 TOTAL 2,25 2,85 5,00 Quadro nº 3 TOTAL 45% 57% COD Área Es tratégia - Criação de Valor 65% 60% Amostra COD Área Estratégia - Nível II 35% 51% Pontuação COD Área Estratégia - Nível I 40% 55% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% Ilustração 2 Pontuação da entidade e da amostra em função do máximo possível < Média % Média % COD Área Estratégia - Nível I 35 48% 38 52% COD Área Estratégia - Nível II 35 47% 39 53% COD Área Estratégia - Criação de Valor 40 54% 34 46% TOTAL 37 50% 37 50% Quadro nº 4 Distribuição da Amostra 13

14 Relatório Diagnóstico Comentários No que respeita ao Quadro nº 3 a análise pretendida com os questionários (COD008 e COD009) prende-se com a necessidade de saber se entidade analisa o seu posicionamento estratégico e em que medida as suas práticas têm implícito um raciocino estratégico. Na sequencia da analise efectuada verificou-se que, por exemplo, que a SCM Santiago do Cacém não possui métodos para comparar o seu desempenho com entidades similares, apesar de informalmente já ter trocado algumas impressões com as suas congéneres. Verificou-se ainda que não é analisado regularmente o desempenho da entidade com o intuito concreto de avaliar a eficácia das estratégias De registar ainda que as estratégias não são traduzidas em planos de acção com identificação dos recursos necessários à sua implementação. Já na análise efectuada no âmbito do questionário COD010 Área Estratégica Criação de Valor, salientamos a dificuldade que a SCM Santiago do Cacém tem em conseguir medir as externalidades que gera para a comunidade. O Quadro nº 4 salienta a posição relativa que a SCM Santiago do Cacém tem relativamente às outras SCM analisadas, fornecendo, para cada questionário aplicado, a sua posição, ou seja, das SCM analisadas o posicionamento obtido pela SCM Santiago do Cacém refere que, por exemplo, para o questionário COD010 Área Estratégica Criação de Valor existem 40 SCM que obtiveram uma pontuação inferior à que a SCM Santiago do Cacém obteve, enquanto que 34 SCM obtiveram uma pontuação superior. Salienta-se que a SCM Santiago do Cacém, relativamente à amostra obtida, se situa, em termos globais, exactamente na média das restantes congéneres analisadas. Da análise efectuada identificaram-se os seguintes pontos fortes e fracos que se sintetizam no quadro seguinte: Pontos Fortes/Fracos Balanço Missão/Sustentabilidade Praticas de gestão Implementação estratégia Identificação/medição externalidades Qualidade & Inovação Plano de Formação Modulo Horas Formandos As Práticas na Economia Social e Solidária na Actualidade

15 Governance Pontuação Amostra Máximo COD 001 Área Governance Como se organiza a gestão de topo directores eleitos e processo de tomada de decisão? COD 002 Área Governance Grau de conhecimento/percepção que existe dos utentes COD 003 Área Governance Transparência, Liderança e Etica de Gestão COD 004 Área Governance Qualidade & Inovação COD 005 Área Governance Comunicação & Marketing I COD 006 Área Governance Comunicação & Marketing II COD 007 Área Governance Relações com a Comunidade 4,38 4,14 5,00 2,44 3,25 5,00 2,50 3,42 5,00 1,15 2,55 5,00 2,40 2,98 5,00 0,00 1,41 5,00 2,22 3,09 5,00 TOTAL 2,16 2,98 5,00 Quadro nº 5 TOTAL COD Área Governance - Relações com a Comunidade 43% 44% 60% 62% COD Área Governance - Comunicação & Marketing II 0% 28% COD Área Governance - Comunicação & Marketing I 48% 60% COD Área Governance - Qualidade & Inovação 23% 51% Amostra Pontuação COD Área Governance - Transparência, Liderança e Etica de Gestão COD Área Governance - Grau de conhecimento/percepção que existe dos utentes 50% 49% 68% 65% COD Área Governance - Como se organiza a gestão de topo directores eleitos e processo de tomada de decisão? 83% 88% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100 % Ilustração 3 Pontuação da entidade e da amostra em função do máximo possível 15

16 < Média % Média % COD 001 Área Governance Como se organiza a gestão de topo directores eleitos e processo de tomada de decisão? COD 002 Área Governance Grau de conhecimento/percepção que existe dos utentes COD 003 Área Governance Transparência, Liderança e Etica de Gestão COD 004 Área Governance Qualidade & Inovação COD 005 Área Governance Comunicação & Marketing I COD 006 Área Governance Comunicação & Marketing II COD 007 Área Governance Relações com a Comunidade 30 41% 44 59% 33 45% 41 55% 27 36% 47 64% 34 46% 40 54% 37 50% 37 50% 48 65% 26 35% 35 47% 39 53% TOTAL 35 47% 39 53% Quadro nº 6 Distribuição da Amostra Comentários Na Área de Governance o trabalho efectuado pretendia analisar qual o modelo de funcionamento da Direcção, tendo-se constatado que o funcionamento da Direcção cumpre, com rigor, as normas instituídas pelo Compromisso assinado pela SCM Santiago do Cacém com a Diocese de Beja, estando assegurado, também por isso, uma gestão ética e participativa dos membros da Mesa Administrativa. Existe entre a Provedoria e os membros da Mesa Administrativa um contacto próximo e em tempo útil que promove a participação, transmissão de opiniões e a conjugação de posições no sentido de uma gestão mais eficaz. No que respeita à abordagem proporcionada pela aplicação dos questionários CDO001, COD002, COD003, COD004 e COD007, que são os que apresentam nesta área valores um pouco abaixo da media, as pontuações obtidas justificam-se pela falta de avaliação efectiva da mais-valia que a sua missão e actividades ocasionam nos utentes e pela inexistência de um manual de acolhimento em que sejam abordadas as questões éticas, para alem das inerentes aos serviços a prestar. Verifica-se ainda que, a maior parte do tempo, os membros da Mesa Administrativa não concentram as suas preocupações/decisões nas áreas estratégicas, mas sim em decisões de carácter operacional nas quais poderia haver uma delegação nas chefias intermédias. 16

17 Relatório Diagnóstico Como se pode aferir pela Ilustração 3, a SCM Santiago do Cacém obtém uma posição relativa, na amostra, normalmente inferior à média. Quanto aos pontos fortes e fracos na área de Governance, identificaram-se os seguintes: Pontos Fortes/Fracos Funcionamento Conhecimento Utente/Comunidade Qualidade & Inovação Comunicação para o exterior Plano de Formação Modulo Horas Formandos Identidade e Cultura Organizacional

18 Gestão Financeira Pontuação Amostra Máximo COD 012 Área Financeira Conhecimentos & Práticas COD 013 Área Financeira Fontes de Financiamento 2,89 3,09 5,00 3,57 2,55 5,00 COD 014 Área Financeira Orçamento 2,67 3,24 5,00 COD 015 Área Financeira Eficiência 2,77 3,07 5,00 TOTAL 2,97 2,99 5,00 Quadro nº 7 TOTAL COD Área Financeira - Eficiência 60% 59% 61% 55% COD Área Financeira - Orçamento COD Àrea Financeira - Fontes de Financiamento 53% 51% 65% Amostra Pontuaçã 71% COD Área Financeira - Conhecimentos & Práticas 62% 58% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% Ilustração 4 Pontuação da entidade e da amostra em função do máximo possível < Média % Média % COD 012 Área Financeira Conhecimentos & Práticas COD 013 Área Financeira Fontes de Financiamento 36 49% 38 51% 44 59% 30 41% COD 014 Área Financeira Orçamento 30 41% 44 59% COD 015 Área Financeira Eficiência 34 46% 40 54% TOTAL 36 49% 38 51% Quadro nº 8 Distribuição da Amostra 18

19 Relatório Diagnóstico Comentários O âmbito da análise à Área Financeira incidiu sobre as práticas e conhecimentos dos custos existentes, sobre a sustentabilidade da SCM Santiago do Cacém face à Missão e sobre a prática orçamental, seu acompanhamento e execução. Dentro desta Área a analise efectuada permitiu concluir que o aspecto que requer mais atenção prende-se com a necessidade de efectuar um efectivo controlo orçamental. Verificou-se também que não são elaborados planos de Tesouraria, esta situação no entanto não causa grandes constrangimentos dada a boa situação de financiamentos que a Instituição tem, podendo recorrer às Contas Correntes caucionadas que detêm. Indicam-se de seguida os pontos fortes e fracos identificados: Pontos Fortes/Fracos Organização contabilística 0 Conhecimentos dos RH 0 Calculo Custos Utente Gestão Tesouraria 0 Controlo orçamental 1 Plano de Formação Modulo Horas Formandos Custos Homogéneos 8 10 Gestão Orçamental A Gestão Financeira das Instituições Sociais Controlo de Gestão Sistemas de Informação para a Gestão

20 Gestão Recursos Humanos Pontuação Amostra Máximo COD 021A Área RH Recursos Humanos I COD 021B Área RH Recursos Humanos II COD 021C Área RH Recursos Humanos III COD 022A Área RH Formação Profissional I COD 025 Área RH Instrumentos de Apoio à Formação 2,50 3,20 5,00 3,23 3,35 5,00 2,50 3,16 5,00 2,40 2,78 5,00 2,28 2,97 5,00 COD 026 Área RH Voluntários 2,67 2,29 5,00 TOTAL 2,60 2,96 5,00 Quadro nº 9 TOTAL COD Área RH - Voluntários 59% 52% 46% 53% COD Área RH - Instrumentos de Apoio à Formação 46% 59% COD 022A - Área RH - Formação Profissional I COD 021C - Área RH - Recursos Humanos III 56% 48% 63% 50% Amostra Pontuação COD 021B - Área RH - Recursos Humanos II COD 021A - Área RH - Recursos Humanos I 50% 67% 65% 64% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% Ilustração 5 Pontuação da entidade e da amostra em função do máximo possível 20

21 < Média % Média % COD 021A Área RH Recursos Humanos I COD 021B Área RH Recursos Humanos II COD 021C Área RH Recursos Humanos III COD 022A Área RH Formação Profissional I COD 025 Área RH Instrumentos de Apoio à Formação 39 54% 33 46% 37 51% 35 49% 37 51% 35 49% 38 53% 34 47% 39 54% 33 46% COD 026 Área RH Voluntários 27 44% 34 56% TOTAL 36 51% 34 49% Comentários Quadro nº 10 Distribuição da Amostra A análise pretendida com a aplicação destes questionários abrange as análises ligadas à estrutura de Pessoal, motivação, desempenho, formação e condições de desenvolvimento da formação na SCM Santiago do Cacém. Resulta da análise efectuada uma estrutura de Pessoal pouco qualificada conforme se pode constatar no quadro abaixo: Licenciatura Bacharelato 12º 9º 6º 4ª Sabe ler/escrever 10,83% 2,08% 7,92% 16,25% 28,33% 33,33% 1,25% Verifica-se, através dos Quadros de Pessoal, que 62,92% da população que constitui os colaboradores da SCM Santiago do Cacém, possui uma escolaridade igual ou inferior ao 6º ano de escolaridade. A média de idades do Pessoal é de 46 anos. A média da antiguidade do Pessoal na SCM Santiago do Cacém é de 10 anos, existindo alguns casos (36) em que a antiguidade na Instituição ultrapassa os 20 anos. A SCM Santiago do Cacém emprega 240 trabalhadores. Os níveis salariais, tradicionalmente baixos, podem constituir factor de desmotivação. Contudo foi salientado que a principal causa de desmotivação se deve ao facto de não serem actualizadas as categorias (que como sabemos também tem repercussões ao nível de salários). A instituição não efectua a avaliação formal de desempenho. No entanto esta situação esta já em fase adiantada de resolução uma vez que se encontra para aprovação na Mesa Administrativa, faltando apenas decidir como e quem deverá avaliar as chefias. 21

22 Relatório Diagnóstico A SCM Santiago do Cacém, no âmbito da análise de benchmarking, situa-se sensivelmente a meio da amostra, tendo 36 entidades com piores resultados e 34 entidades referenciadas com melhores resultados. No que se refere aos pontos fortes e fracos da entidade foram identificados os seguintes: Pontos Fortes/Fracos Motivação 0 Desempenho 0 Sistema Remuneratório 1 Avaliação de desempenho 0 Formação Profissional Plano de Formação Modulo Horas Formandos Gestão de Recursos Humanos

23 Gestão Aprovisionamentos Pontuação Amostra Máximo COD 030 Área Aprovisionamento I 3,89 3,67 5,00 COD 032 Área Aprovisionamento II 1,93 2,85 5,00 TOTAL 2,91 3,26 5,00 Quadro nº 11 TOTAL 58% 65% COD 032- Área Aprovisionamento - II 39% 57% Amostra Pontuação COD 030- Área Aprovisionamento - I 73% 78% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% Ilustração 6 Pontuação da entidade e da amostra em função do máximo possível < Média % Média % COD 030 Área Aprovisionamento I 31 43% 41 57% COD 032 Área Aprovisionamento II 39 54% 33 46% TOTAL 35 49% 37 51% Quadro nº 12 Distribuição da Amostra 23

24 Relatório Diagnóstico Comentários Com a análise desta vertente pretende-se avaliar as práticas e instrumentos usados na gestão dos aprovisionamentos pela SCM Santiago do Cacém. De salientar, no âmbito da análise efectuada, que a entidade faz o controlo de stocks por meios informáticos e que o respectivo inventário apenas se faz uma vez por ano. Na contabilização a entidade não utiliza o Sistema de Inventario Permanente. A Instituição possui uma Central de Compras que gere toda a problemática associada aos aprovisionamentos. Poderá haver alguns constrangimentos nesta área ao nível do armazenamento dos stocks, dado que as instalações são dentro do edifico anexo ao Lar Santa Maria e o espaço existente é reduzido e os acessos são de algum modo exíguos. Apesar da situação referida no parágrafo anterior pensamos que esta situação não se pode considerar, de maneira nenhuma, grave. Os vectores chave de compra, instituídos para a selecção de fornecedores, assentam principalmente no preço. Ao nível do benchmarking verifica-se que a SCM Santiago do Cacém se encontra ligeiramente abaixo da média, na medida em que existem 35 SCM que se encontram em piores condições e 37 em melhores condições. A identificação de pontos fortes e fracos resulta como segue: Pontos Fortes/Fracos Vectores Chave de Compra 0 Controlo de Validade/Lotes Produtos 0 Instalações 0 Plano de Formação Modulo Horas Formandos Controlo e Armazenagem de Mercadorias UFCD Gestão de Stocks UFCD

25 Gestão Património Pontuação Amostra Máximo COD 028 Área Património I 1,25 1,84 5,00 COD 029 Área Património II 1,88 2,64 5,00 TOTAL 1,57 2,24 5,00 Quadro nº 13 TOTAL 31% 45% COD Área Património - II 38% 53% Amostra Pontuação COD Área Património - I 25% 37% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% Ilustração 7 Pontuação da entidade e da amostra em função do máximo possível < Média % Média % COD 028 Área Património I 28 39% 44 61% COD 029 Área Património II 36 50% 36 50% TOTAL 32 44% 40 56% Quadro nº 14 Distribuição da Amostra 25

26 Relatório Diagnóstico Comentários A análise pretendida nesta área prende-se com o conhecimento que a Instituição tem do seu património (histórico, documental, instalações e equipamentos em que é desenvolvida a missão, etc.), como o gere e preserva. Da análise efectuada verificou-se que existe uma identificação completa do património da SCM Santiago do Cacém, esse património não está contudo inventariado. O balanço reflecte o valor contabilístico do património. No que respeita ao património que constitui as instalações utilizadas para o desenvolvimento da Missão, verificou-se que todas possuem os respectivos sistemas de detecção de incêndios com os respectivos planos de contingência aprovados. Relativamente à conservação/manutenção de edifícios e equipamentos para o desenvolvimento da Missão verificou-se um razoável estado de conservação, com excepção do Lar Santa Maria (edifício apresenta algumas necessidades de manutenção) e da Creche e Jardim de Infância O Ninho, situado em Santo André, em que se verificou a necessidade de algumas obras de conservação e/ou manutenção. Em termos da análise de benchmarking verifica-se que a SCM Santiago do Cacém se encontra relativamente às entidades analisadas um pouco abaixo da média, com 32 (44%) entidades apresentando scores inferiores e 40 (56%) com scores superiores. A análise em termos de pontos fortes e fracos, dada também a análise anterior, revela sobretudo uma situação de algum modo frágil nesta área. Pontos Fortes/Fracos Inventariação de todos os bens 1 Praticas de Gestão do Património Valorização dos bens inventariados 1 Plano de Formação Modulo Horas Formandos Gestão do Património

27 Sistemas de Informação & TIC s Pontuação Amostra Máximo COD 016 Área TICs Internet/Intranet 2,69 2,03 5,00 COD 017 Área TICs Instrumentos 3,46 3,37 5,00 COD 018 Área TICs Gestão de Sistemas COD 019 Área TICs Grau de Eficácia dos Sistemas 3,57 3,26 5,00 2,71 2,99 5,00 COD 020A Área TICs Formação I 3,38 2,96 5,00 COD 020B Área TICs Formação II 2,86 2,27 5,00 TOTAL 3,11 2,81 5,00 Quadro nº 15 TOTAL COD 020B - Área TICs - Formação II 45% 56% 62% 57% COD 020A - Área TICs - Formação I 59% 68% COD Área TICs - Grau de Eficácia dos Sistemas COD Área TICs - Gestão de Sistemas COD Área TICs - Instrumentos COD Área TICs - Internet/Intranet 41% 60% 54% 65% 71% 67% 69% 54% Amostra Pontuação 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% Ilustração 8 Pontuação da entidade e da amostra em função do máximo possível 27

28 Relatório Diagnóstico < Média % Média % COD 016 Área TICs Internet/Intranet 41 57% 31 43% COD 017 Área TICs Instrumentos 34 47% 38 53% COD 018 Área TICs Gestão de Sistemas COD 019 Área TICs Grau de Eficácia dos Sistemas 37 51% 35 49% 34 47% 38 53% COD 020A Área TICs Formação I 38 53% 34 47% COD 020B Área TICs Formação II 46 64% 26 36% TOTAL 38 53% 34 47% Comentários Quadro nº 16 Distribuição da Amostra Nesta área a analise pretendida refere-se aos sistemas utilizados, à literacia informática e às necessidades de formação na área de informática. Da análise de benchmarking ressalta, relativamente à amostra, uma posição ligeiramente superior à média, resultante do investimento nesta área. Os valores que a Instituição apresenta inferiores à média, resultam da inexistência de uma plataforma de gestão documental e de um software de Gestão Orçamental (no caso do questionário COD017) e da existência de um software de Gestão Patrimonial que ainda não está em utilização. (questionário COD019). No que respeita à identificação de pontos fortes e fracos verifica-se a seguinte situação: Pontos Fortes/Fracos Hardware 0 Software 0 Segurança Sistema/Dados 0 Formação Plano de Formação Modulo Horas Formandos Sistemas de Informação para a Gestão (TIC s) 8 10 Formação em Excell Formação em Outlook

29 Respostas Sociais Questionário COD 201 Área Missão Instalações & Equipamentos Apoio à Terceira Idade COD 202A Área Missão Recursos Humanos I - Apoio à Terceira Idade COD 202B Área Missão Recursos Humanos II Apoio à Terceira Idade COD 203 Área Missão Público-alvo Apoio à Terceira Idade COD 301 Área Missão Instalações & Equipamentos Família e Comunidade COD 302A Área Missão Recursos Humanos I Família e Comunidade COD 302B Área Missão Recursos Humanos II Família e Comunidade COD 303 Área Missão Público-alvo Família e Comunidade COD 401 Área Missão Instalações & Equipamentos Inserção COD 402A Área Missão Recursos Humanos I Inserção COD 402B Área Missão Recursos Humanos II Inserção COD 403 Área Missão Público-alvo Inserção COD 501 Área Missão Instalações & Equipamentos Saúde COD 502A Área Missão Recursos Humanos I Saúde COD 502B Área Missão Recursos Humanos II Saúde ATI FCM INS SAU Ent Am Ent Am Ent Am Ent Am COD 503 Área Missão Público-alvo Saúde TOTAL Comentários Da analise de benchmarking efectuada verifica-se uma aproximação da SCM Santiago do Cacém à media da amostra sendo que nos questionários COD302A, 402A e 502A se verifica sempre uma pontuação, obtida pela SCM Santiago do Cacém, superior às das suas congéneres analisadas. No desenvolvimento da análise referente às Respostas Sociais, verificamos que, de uma maneira geral, as instalações se encontram em bom estado exceptuando as referidas na analise referente ao Património), os 29

30 RH estão suficientemente motivados. Não há contudo uma medição da percepção que os utentes têm dos serviços prestados pela SCM Santiago do Cacém. Não obstante, a média obtida pela SCM Santiago do Cacém está um pouco abaixo da média das outras entidades. De salientar que se encontra em fase final de construção (segundo as expectativas transmitidas deverá entrar em funcionamento ainda este ano) o Hospital Conde de Bracial, que irá reforçar a capacidade da SCM Santiago do Cacém (que actualmente conta apenas com a UCC São João de Deus) no que respeita aos Cuidados Continuados de Média e Longa Duração. Plano de Formação Modulo Horas Formandos A Gestão dos Utentes 8 10 Sensibilização para a sintomatologia de doenças da Pessoa Idosa Geriatria 8 10 Ergonomia Manuseamento da Pessoa Idosa

31 Ameaças & Oportunidades Questionário Entidade Ameaças Amostra Nr. Valor Oportunidades Entidade Amostra Nr. Valor Aumento do desemprego Crise económica Relacionamento com a comunidade Parcerias de financiamento com a comunidade Incentivos Comunitários/Públicos (Investimento, Conservação de Património, Contratação, etc) Directrizes de Organismos Tutela/Supervisores/de Acompanhamento Enquadramento legal Evolução das TIC Novo Código do Trabalho Concorrência do Sector Público Concorrência do Sector Privado Plano de Novas Oportunidades e Formação Política de crédito bancária Possibilidade de recurso a apoio profissional à gestão Cooperação com Organismos Similares (Parcerias) Desertificação/Êxodo da População Diminuição da taxa de Natalidade Políticas Sociais do Estado Capacidade de atracção das populações de concelhos vizinhos Novas Respostas Sociais/Valências Transferência de competências para as autarquias Comentários O questionário referente à identificação das Ameaças e Oportunidades que aqui se apresenta revela as valorizações efectuadas pela SCM Santiago do Cacém relativamente às outras entidades, apresentando na 1ª coluna a pontuação atribuída pela SCM Santiago do Cacém, na 2ª coluna o nº de entidades que escolheu aquela opção (de ser Ameaça ou Oportunidade) e na 3ª coluna a media da pontuação obtida pela totalidade dos questionários. 31

32 Verifica-se de uma forma geral que a SCM Santiago do Cacém apresenta um entendimento das Ameaças e Oportunidades que coincide com a generalidade das entidades analisadas. Plano de Formação Não foram identificadas necessidades de formação. 32

33 Plano Global de Formação Modulo Horas Formandos A Gestão dos Utentes 8 10 Sensibilização para a sintomatologia de doenças da Pessoa Idosa Geriatria 8 10 Ergonomia Manuseamento da Pessoa Idosa 8 10 Sistemas de Informação para a Gestão (TIC s) 8 10 Formação em Excell Formação em Outlook Gestão do Património Controlo e Armazenagem de Mercadorias UFCD Gestão de Stocks UFCD Gestão de Recursos Humanos 8 10 Custos Homogéneos 8 10 Gestão Orçamental A Gestão Financeira das Instituições Sociais Controlo de Gestão Sistemas de Informação para a Gestão 8 10 As Práticas na Economia Social e Solidária na Actualidade 4 10 Identidade e Cultura Organizacional

34 Comentários do Consultor Como notas finais ao Relatório que se apresenta, gostaria de salientar: A forma cordial, franca e aberta como fui recebido por todos. O espírito que senti de total colaboração e ajuda no desenvolvimento de um trabalho, que se revelou difícil dado o escasso tempo para a sua realização e as alterações ao inicialmente previsto. Ao Sr. Provedor Dr. Jorge Nunes, à Dra. Lília Mendes e ao Dr. Nuno Brás um agradecimento especial pela disponibilidade e apoio, sem o qual este trabalho teria sido impossível de realizar. 34

35 Comentários do Representante da Misericórdia Espaço destinado a notas sobre a realização do programa e sugestões para programas futuros 35

36 Validação do Relatório Área de validação do trabalho efectuado e o relatório produzido na fase de diagnóstico Consultor Misericórdia Coordenação UMP 36