NORMA DE PROCEDIMENTOS. Carga patrimonial

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1 , pág.: 1/4 1 Objetivo Estabelecer critérios e procedimentos para a formalização de responsabilidade para os empregados da empresa pela guarda, conservação e bom uso dos bens patrimoniais de propriedade ou sob a posse da COPASA MG. 2 Referências Para aplicação desta norma, poderá ser necessário consultar os seguintes documentos: a) a NP Movimentação de bens patrimoniais, em vigor, disponível na intranet em Manuais e Normas/Normas de Procedimentos; b) a NP Baixa de bens patrimoniais, em vigor, disponível na intranet em Manuais e Normas/Normas de Procedimentos; c) a NP Sistema disciplinar, em vigor, disponível na intranet em Manuais e Normas/Normas de Procedimentos; d) a NP Extravio de bens patrimoniais, em vigor, disponível na intranet em Manuais e Normas/Normas de Procedimentos; e) o Regulamento do Imposto de Renda Pessoa Jurídica, disponível no site: 3 Definições Encontram-se descritas no anexo II desta norma. 4 Competências 4.1 Da Unidade de Apoio Administrativo e Vigilância Patrimonial: Responsabilizar-se pelos bens de uso comum instalados nas edificações da Regional Metropolitana e do Cercadinho. 4.2 Da Unidade de Patrimônio: a) manter atualizado o cadastro de bens patrimoniais com base na documentação recebida; b) disponibilizar o relatório Carga Patrimonial aos empregados responsáveis pelos bens patrimoniais; c) controlar a transferência de carga patrimonial entre as unidades da empresa;

2 , pág.: 2/4 d) comunicar às unidades organizacionais as possíveis pendências de bens sob a responsabilidade de empregados colocados à disposição ou em processo de desligamento. 4.3 Das unidades organizacionais: a) assinar o documento que oficializa a carga patrimonial, por meio dos empregados responsáveis pela mesma; b) responsabilizar-se pelo controle físico dos bens de pequeno valor; c) responsabilizar-se pela conferência dos dados do bem transferido, por meio do empregado da unidade de destino do bem; d) consultar a unidade de patrimônio sobre responsabilidade de carga patrimonial e débitos existentes, referentes a empregados colocados à disposição ou em processo de desligamento; e) responsabilizar-se pela carga patrimonial dos bens aplicados em obras em andamento, por meio dos fiscais de obras, residentes de obras, gerentes de divisão, superintendentes ou chefes de departamento; f) responsabilizar-se pela carga patrimonial dos bens recebidos em almoxarifados, por meio dos encarregados e outros empregados que julgarem necessários; g) responsabilizar-se pelos bens em operação no interior, por meio dos encarregados de sistemas operacionais e outros empregados que julgarem necessários. 4.4 Da Unidade de Transportes: a) responsabilizar-se pela carga patrimonial dos bens instalados nos veículos até a sua efetiva transferência; b) comunicar à Unidade de Patrimônio quaisquer alterações de dados dos veículos da empresa; c) enviar à Unidade de Patrimônio cópia dos Boletins de Ocorrências, nos casos de furtos ou roubos de veículos e quando se tratar de baixa no sistema do Detran, o certificado de baixa de veículo, emitido pelo Departamento Nacional de Trânsito ; d) enviar a Unidade de Patrimônio cópia das notas fiscais de aquisições de veículos contendo o registro das placas no Detran.

3 , pág.: 3/4 5 Critérios gerais 5.1 Para validade da transferência de responsabilidade pela guarda e conservação do bem, os documentos de formalização deverão ser encaminhados à Unidade de Patrimônio, no prazo máximo de 15 (quinze) dias úteis após a data da transferência do mesmo A data de transferência do bem corresponde à data de entrega, constante do documento, ao transportador ou responsável pelo bem Os documentos que chegarem a Unidade de Patrimônio fora do prazo estabelecido em desta norma, somente serão aceitos, para efeito de transferência de responsabilidade, caso o bem já esteja na unidade para onde foi transferido. 6 Critérios específicos 6.1 Na hipótese de utilização de bens por mais de um empregado, a responsabilidade pela guarda dos bens será solidária, formalizada no verso da Declaração Individual de Responsabilidade, com os seguintes dizeres: Termo de Responsabilidade Solidária Os empregados abaixo assinados assumem de forma solidária a responsabilidade pela guarda dos bens especificados neste termo; nome: matrícula: nome: matrícula: O termo de responsabilidade solidária, após ser assinado pelos empregados, deverá ter a aprovação dos respectivos gerentes que deverá ficar de posse do documento até a transferência para outro empregado ou unidade. 7 Disposições finais 7.1 Anexo I Procedimentos. 7.2 Anexo II Definições. 7.3 Aplica-se a todas as unidades organizacionais da COPASA MG. 7.4 Todas as alterações nos procedimentos relativos a carga patrimonial, deverão ser efetuadas no corpo desta norma, sendo vedada a edição de instrumentos paralelos. 7.5 Esta Norma de Procedimentos, aprovada pelo Conselho de Administração em reunião de 25/01/2008, CRC 008/08, entra em vigor a partir desta data, revogada a NP /4 e demais disposições em contrário.

4 , pág.: 4/4 Pacífico Augusto Vieira Superintendente de Contabilidade, Custos e Patrimônio Juarez Pereira da Silva Panisset Chefe do Departamento de Planejamento Estratégico e Desempenho Empresarial Ricardo Augusto Simões Campos Diretor Financeiro e de Relações com Investidores

5 Anexo I pág.: 1/3 Procedimentos 1 Atualização do relatório Carga Patrimonial 1.1 Para atualização do relatório Carga Patrimonial deverão ser observados todos os documentos que a constituíram, citados no anexo II. 1.2 Os empregados detentores de carga patrimonial deverão conferir semestralmente, os itens sob sua responsabilidade, e registrar as divergências dos bens constantes na carga e que não foram localizados. 2 Assinatura de documentos quanto à responsabilidade por bens que constituem carga patrimonial 2.1 Todos os empregados da COPASA MG são responsáveis e automaticamente credenciados na Unidade de Patrimônio pela guarda e conservação de bens patrimoniais, independente do cargo ou função ocupada. 2.2 Os documentos que formalizam a carga patrimonial deverão ser assinados por empregado da COPASA MG de forma legível, inclusive contendo o número da matrícula O empregado de menor nível hierárquico, entre os relacionados (fiscais de obras, residentes de obras, gerentes de divisão ou distrito, superintendentes e chefes de departamento) ficará responsável pelo bem adquirido para o imobilizado em andamento, até a transferência para o imobilizado em serviço a ser formalizado por meio de documentação citados no anexo II Os encarregados de almoxarifados são responsáveis pelos bens patrimoniais novos recebidos, até que seja efetuada a transferência definitiva para outras unidades, ressalvados os bens recebidos por outros empregados, conforme documento próprio Os encarregados de sistemas operacionais do interior são responsáveis pelos bens do sistema, exceto aqueles recebidos por outros empregados O gerente da Unidade de Transportes será responsável pelos bens patrimoniais instalados ou a instalar nos veículos, até que seja efetuada a transferência para outras unidades, exceto aqueles recebidos por outros empregados. 3 Bens de uso comum 3.1 A responsabilidade de bens de uso comum é do empregado de maior nível hierárquico existente no prédio, até o nível de chefe de departamento. Se houver mais de um empregado de mesmo nível, os bens serão lançados na carga daquele que estiver fisicamente mais próximo do bem.

6 pág.: 2/3 Anexo I 3.2 No caso das unidades localizadas na regional metropolitana e nas unidades do cercadinho na BR 040, os bens de uso comum de mais de uma superintendência ou departamento serão de responsabilidade da Unidade de Apoio Administrativo e Vigilância Patrimonial. 4 Bens de pequeno valor 4.1 Os bens patrimoniais cujo valor unitário de aquisição, atualizado monetariamente, seja inferior ou igual ao valor estabelecido pelo Regulamento do IRPJ, ficam isentos dos controles físicos pela Unidade de Patrimônio e não constarão das cargas patrimoniais. Porém, esses bens continuarão a receber as marcações físicas patrimoniais, com seqüência numérica especial de seis dígitos, iniciando-se pelo número 08 (oito) A responsabilidade pelo controle físico desses bens é exclusiva dos gerentes das unidades onde os mesmos estão sendo utilizados, os quais devem se documentar por meio dos documentos de formalização de carga patrimonial. Fica dispensado o envio da Movimentação de Patrimônio à Unidade de Patrimônio A Movimentação de Patrimônio deverá ser utilizada para acobertar os remanejamentos desses bens entre as unidades da COPASA MG situadas em endereços diferentes. O documento dá cobertura fiscal ao transporte dos bens, evitando a incidência do ICMS, conforme Resolução nº /2000 da Secretaria Estadual da Fazenda SEF. 5 Responsabilidade pela carga patrimonial 5.1 A responsabilidade pela conferência da assinatura e do registro do número da matrícula do empregado, recebedor de bens patrimoniais, é exclusiva do empregado da unidade emitente que estiver transferindo e/ou entregando o bem Quando do recebimento de qualquer bem patrimonial, o empregado deverá verificar se os dados do mesmo estão de acordo com os descritos no documento e havendo divergência, somente assiná-lo após o devido acerto Quando ocorrer mudança de responsabilidade por bens patrimoniais decorrente de mudança de gerência em determinada unidade organizacional por vacância de cargo, a Unidade de Patrimônio emitirá o relatório Carga Patrimonial e a Transferência de Responsabilidade, conforme Comunicado do Presidente Quando não houver Comunicado do Presidente nomeando o substituto, caberá ao superior hierárquico indicar, no prazo de 48 (quarenta e oito) horas, um empregado para responder pela carga patrimonial até a indicação oficial de outro empregado Os bens adquiridos para empreendimentos novos e ampliação de sistemas poderão ser transferidos mediante os documentos de formalização da carga patrimonial.

7 pág.: 3/3 Anexo I 6 Prazo para conferência da carga patrimonial 6.1 A conferência e assinatura da carga patrimonial pelo empregado recebedor dos bens, deverá ser efetuada no prazo de 30 (trinta) dias A transferência de carga patrimonial não sendo devolvida à Unidade de Patrimônio, devidamente conferida e assinada pelo novo responsável pelos bens, dentro do prazo estabelecido, será considerado que não houve falta de nenhum bem, passando todos os bens listados para o empregado recebedor, independente de qualquer aviso. 7 Colocação de empregados à disposição ou desligamento 7.1 Antes de iniciar o processo de colocação de empregado à disposição da Unidade de Recursos Humanos ou de desligamento da empresa, o gerente da unidade organizacional, onde o empregado estiver lotado, deverá consultar a Unidade de Patrimônio sobre a existência de responsabilidade sobre carga patrimonial ou débitos pendentes A Unidade de Patrimônio deverá informar à Unidade de Pessoal as pendências em um prazo máximo de 48 (quarenta e oito) horas, para que se possa dar seqüência ao processo de colocação à disposição ou desligamento do empregado. 7.2 O gerente da unidade organizacional que não cumprir o estabelecido em 7.1 deste anexo, ficará responsável perante a COPASA MG quanto às obrigações do empregado, em relação à carga patrimonial ou débito pendente de acerto. 8 Mudança de responsável por motivo de reestruturação de unidade organizacional 8.1 Quando da reestruturação de unidade organizacional, os bens continuarão sob a responsabilidade dos ex-titulares, até que esses sejam formalmente e fisicamente realocados. 8.2 A realocação dos bens patrimoniais nas unidades reestruturadas será efetuada pelos novos titulares designados, sob orientação do superior hierárquico e o acompanhamento dos antigos responsáveis pela carga patrimonial. 8.3 Caso a Unidade de Patrimônio não receba o inventário de bens patrimoniais móveis no prazo estipulado, inclusive com a relação dos bens não localizados, os bens das unidades que sofreram reestruturações serão transferidos para a responsabilidade do superior hierárquico das unidades reestruturadas.

8 NORMA DE PROCEDIMENTO Anexo II pág.: 1/1 Para melhor entendimento desta norma, aplicam-se as seguintes definições: a) baixa patrimonial - exclusão contábil de bem patrimonial do Ativo Imobilizado da COPASA MG por motivo de inservibilidade, perda, furto, roubo, extravio ou alienação; b) bem de pequeno valor - bem patrimonial cujo valor unitário de aquisição seja inferior ou igual ao valor estabelecido pelo Regulamento do Imposto de Renda para Pessoa Jurídica; c) bem patrimonial móvel - objeto corpóreo, suscetível de movimento próprio ou por força alheia, tais como máquinas, equipamentos, veículos, etc., passível de apreciação econômica e estimação pecuniária, que possui vida útil estimada superior a 1 (um) ano, de propriedade da COPASA MG ou sob a sua posse legitimada por meio de contrato de locação, arrendamento mercantil, comodato, etc.; d) bem patrimonial imóvel - objeto corpóreo, insuscetível de movimento, como os terrenos, edificações ou estruturas, de qualquer natureza ou espécie, agregadas ao terreno, supra ou subterrâneas, de tal modo que se não possa retirar sem destruição, modificação, fratura ou dano. Esses bens são passíveis de avaliação econômica, integrantes dos sistemas de abastecimento de água, sistemas de esgotamento sanitário ou unidades administrativas, tais como as barragens, adutoras, estações de tratamento de água, reservatórios, estações de tratamento de esgoto, redes de água e esgoto, prédios administrativos, etc., sendo de propriedade da COPASA MG, ou sob sua posse legitimada por intermédio de contrato de locação, comodato, dentre outros.; e) bens de uso comum - bens que podem ser usados por diversas unidades da empresa, tais como: relógios de ponto, extintores de incêndio, bebedouros, etc.; f) carga patrimonial - relatório de bens patrimoniais sob a responsabilidade do empregado, podendo ser registrado por meio dos documentos (movimentação de patrimônio, guia de identificação e/ou cadastramento de bem patrimonial, inventário de bens patrimoniais móveis, aviso de recebimento de material, nota fiscal de transferência, boletim de medição de obra, termo de recebimento e de bens patrimoniais, cadastro de bem patrimonial imóvel ou contrato simplificado).