Introdução ao Microsoft Project

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1 Parte 1 Introdução ao Microsoft Project 1 Microsoft Project, gerenciamento de projetos e você 3 2 Visão geral do Project 11

2 Microsoft Project, gerenciamento de projetos e você 1 NESTE CAPÍTULO, VOCÊ APRENDERÁ A: Descrever as vantagens de um programa especializado de planejamento e gerenciamento de projetos como o Project. Diferenciar o Project Standard e o Project Professional. Identificar os principais recursos novos introduzidos na edição 2013 e também nas diversas versões anteriores do Project, e onde, no livro, encontrar atividades práticas com esses recursos. Começar a desenvolver sua própria estratégia de evolução de habilidades para dominar o Project no contexto de uma boa prática de gerenciamento de projeto. Agradecemos por você incluir este livro em seu plano de desenvolvimento de habilidades com o Microsoft Project Ele foi planejado como um curso para aprendizado individual e também pode ser utilizado como referência. A maioria dos capítulos contém atividades práticas no Project. Este capítulo não envolve trabalho prático no Project 2013 ele apresenta o aplicativo e o universo do gerenciamento de projetos. Leia-o para entender melhor como o Project e o gerenciamento de projetos se encaixam em seus objetivos pessoais. O aplicativo Project O Microsoft Project 2013 pode ser seu braço direito em sua caixa de ferramentas de gerenciamento de projetos. Este livro explica como utilizar o Project para criar cronogramas (que geralmente chamamos de planos) completos, com tarefas e recursos, usar os amplos recursos de formatação para organizar e formatar os detalhes do plano, controlar o trabalho real em relação ao plano e adotar ações corretivas quando algo estiver fora do controle.

3 4 Parte 1 Introdução ao Microsoft Project DICA Os termos formatados em itálico azul como este estão definidos no Glossário no final deste livro. O Project é um aplicativo poderoso que o ajuda a planejar e a gerenciar uma ampla variedade de projetos. Desde o cumprimento de prazos finais e orçamentos críticos até a seleção dos recursos corretos, você pode ser mais produtivo e alcançar melhores resultados com o conjunto de componentes oferecido pelo Project. É possível usar o Project para fazer o seguinte: Criar planos de projeto com níveis de detalhe que sejam os corretos para seu projeto. Trabalhar com dados de resumo e mudar para um enfoque mais detalhado quando for conveniente. Controlar quais tarefas o Project pode agendar automaticamente ou quais você agendará manualmente. Gerenciar tarefas, custos, trabalho e recursos em qualquer nível de detalhe que seja apropriado para as necessidades do seu projeto. Trabalhar com os dados de seu plano em uma variedade de modos de exibição e relatórios. Controlar e gerenciar seu plano durante a existência do projeto. Colaborar e compartilhar dados com outras pessoas na sua empresa utilizando uma variedade de opções de visualização e formatação de relatórios. Usar pools de recursos, projetos consolidados e vínculos entre projetos para estender o foco do gerenciamento por vários projetos. O Project 2013 se baseia em versões anteriores para fornecer ferramentas de gerenciamento de projetos. A seção Novos recursos do Project 2013, posteriormente neste capítulo, cataloga os principais novos recursos desde as últimas versões do Project e inclui referências cruzadas para os exercícios práticos relevantes deste livro. A família Project O Project 2013 está disponível em duas edições: Project Standard que é um aplicativo de área de trabalho de nível de entrada, com o qual você pode criar e modificar planos de projeto. Project Professional que inclui todas as funcionalidades do Project Standard com recursos adicionais que você pode usar para criar e modificar os planos de projeto. Além disso, ele pode se conectar ao Project Web App (PWA), a interface baseada em navegador do Microsoft Project Server.

4 Capítulo 1 Microsoft Project, gerenciamento de projetos e você 5 Além de instalar o Project em seu computador, existem outras opções para acessar o Project e serviços relacionados: Project Pro for Office 365, uma assinatura online. Project Online, a assinatura online para o Microsoft Project and Portfolio Management (Solução PPM) incorporada ao Project Web App e ao Project Server. Project Online com o Project Pro for Office 365. DICA Para mais informações sobre como usar o Project com os serviços SharePoint e PWA, consulte o Apêndice C, Colaboração: Project, SharePoint e PWA. Para saber mais sobre o Project Online e o Office 356, visite office.microsoft.com/. Este livro enfoca os recursos dos aplicativos Project Standard e do Project Professional. Quando aparecer um recurso que é exclusivo do Project Professional, você verá instruções especiais para os usuários do Project Standard e do Project Professional. Novos recursos do Project 2013 A versão 2013 contém vários recursos novos e também alguns aprimorados, incluindo os seguintes: RELATÓRIOS O Project 2013 substitui o antigo recurso de relatórios tabulares por uma maneira inteiramente nova de visualizar os dados de seus projetos. O novo recurso de relatórios contém uma mistura dinâmica de tabelas, gráficos e conteúdo textual, e é bastante personalizável. Para mais informações, consulte Como personalizar relatórios no Capítulo 7, Formatação e compartilhamento de seu plano, e o Capítulo 18, Formatação de relatórios avançada. O recurso de relatórios visuais suportados no Microsoft Excel e no Microsoft Visio permanece no Project 2013 e está descrito na seção Como gerar relatórios visuais com Excel e Visio, no Capítulo 20, Compartilhamento de informações com outros programas. CAMINHO DA TAREFA Use esse recurso para identificar rapidamente as barras de Gantt das predecessoras e sucessoras da tarefa selecionada. Para mais informações, consulte Visualização das relações entre tarefas com Caminho da Tarefa, no Capítulo 9, Agendamento de tarefas avançado. BACKSTAGE REMODELADO E INTEGRAÇÃO COM SKYDRIVE Assim como nos outros aplicativos do Microsoft Office 2013, o rápido acesso ao armazenamento no SkyDrive agora está integrado no modo de exibição Backstage do Project Para mais informações, consulte O modo de exibição Backstage: gerenciamento de arquivos e opções de configuração, no Capítulo 2, Visão geral do Project. UMA DATA DE CONCLUSÃO DE PROJETO MUITO POSTERIOR A última data possível com que o Project pode trabalhar mudou de 31 de dezembro de 2049 para 31 de dezembro de 2149.

5 6 Parte 1 Introdução ao Microsoft Project SUPORTE PARA ENTRADA POR TOQUE Assim como nos outros aplicativos do Office 2013, é possível otimizar a interface do Project (principalmente os comandos da Faixa de Opções) para entrada por toque ou com o mouse. NOVA APARÊNCIA MAIS LIMPA Quando usar o Project 2013, você notará uma interface mais despojada e limpa. Essa nova aparência é compartilhada com outros aplicativos do Office Outros novos elementos visuais, como as úteis linhas que se estendem da tarefa selecionada até a parte do gráfico de um modo de exibição Gráfico de Gantt, são exclusividades do Project. INTEGRAÇÃO COM LYNC (SOMENTE NO PROJECT PROFESSIONAL) No Project Professional, é possível importar detalhes de recursos do Active Directory. (Para fazer isso, na guia Recurso, no grupo Inserir, clique em Adicionar Recursos e, em seguida, clique em Active Directory.) Então, no Project, é possível ver informações de presença de recursos (incluindo a disponibilidade e outros detalhes quaisquer suportados pela implementação de Active Directory de sua empresa). Também é possível iniciar um bate-papo no Lync ou criar uma mensagem de para o recurso, diretamente do Project. SUPORTE PARA APLICATIVOS DO OFFICE O Project 2013 suporta suplementos de terceiros e aplicativos disponíveis no Office Store, localizado em office.microsoft.com/store. Se você estiver atualizando para o Project 2013 a partir de uma versão anterior, provavelmente está mais interessado nas diferenças entre as versões antigas e a nova e em como elas o afetarão. As próximas seções listam os novos recursos introduzidos no Project 2010 e no Project Esses recursos também estão presentes no Project 2013 e, dependendo da versão de Project a partir da qual estiver atualizando, podem ser novidade para você. O que era novidade no Project 2010 A versão 2010 continha vários recursos novos e também alguns aprimorados, incluindo os seguintes: A INTERFACE MICROSOFT OFFICE FLUENT (A FAIXA DE OPÇÕES ) Não há mais procura por meio de menus, submenus e caixas de diálogo. Essa nova interface organiza em uma nova disposição todos os comandos que as pessoas mais utilizam, tornando-os rapidamente acessíveis a partir de guias na parte superior da janela do programa. Para mais informações, consulte A Faixa de Opções e as guias: encontre os recursos que deseja, no Capítulo 2. O MODO DE EXIBIÇÃO BACKSTAGE Todas as ferramentas necessárias para trabalhar com seus arquivos podem ser acessadas em apenas um local. Para mais informações, consulte O modo de exibição Backstage: gerenciamento arquivos e opções de configuração, no Capítulo 2. TAREFAS AGENDADAS MANUALMENTE Comece a criar tarefas com quaisquer informações (dados numéricos ou texto) que você tenha e não se preocupe com seu agendamento automático até que esteja tudo pronto. As tarefas agendadas manualmente não são afetadas pelas alterações na duração, datas

6 Capítulo 1 Microsoft Project, gerenciamento de projetos e você 7 de início ou término, dependências ou outros problemas que o Project poderia causar ao reagendar uma tarefa. Você pode então trocar tarefas individuais ou um plano inteiro do agendamento manual para o automático. Para mais informações, consulte Nomes de tarefas e Como trocar o agendamento da tarefa de manual para automático, no Capítulo 4, Criação de uma lista de tarefas. MODO DE EXIBIÇÃO LINHA DO TEMPO Crie um modo de exibição visão geral do projeto que inclua apenas as tarefas de resumo, tarefas e etapas que você escolher. Copie o modo de exibição Linha do Tempo como uma imagem gráfica para colar em outros aplicativos. Para mais informações, consulte Como personalizar um modo de exibição Linha do Tempo, no Capítulo 7. RECURSO MELHORADO DE COLAR PARA O EXCEL E O WORD Cole os dados do Project no Excel ou no Word e preserve os cabeçalhos de coluna e a estrutura de tópicos dos seus dados do Project. Para mais informações, consulte Como copiar dados do Project para outros programas, no Capítulo 20. FAIXA DE OPÇÕES PERSONALIZADA Crie suas próprias guias e grupos para se ajustarem ao modo como você trabalha. Para mais informações, consulte o Capítulo 19, Como personalizar o Project. CAMPOS PERSONALIZADOS Basta começar a digitar um valor numérico, valor de data ou sequência de caracteres de texto na coluna mais à direita em uma tabela e o Project identificará o tipo de dados correto. Para mais informações, consulte Como criar campos personalizados, no Capítulo 13, Organização dos detalhes do projeto. MELHORAMENTOS DO AUTOFILTRO Use o filtro como no Microsoft Excel, assim como classificação e agrupamento, diretamente nas setas do AutoFiltro nos cabeçalhos de coluna. Para mais informações, consulte Como filtrar detalhes do projeto, no Capítulo 13, Organização dos detalhes do projeto. SALVAR COMO PDF OU XPS Crie documentos no formato PDF ou XPS diretamente no Project. Para mais informações, consulte Como imprimir e exportar modos de exibição, no Capítulo 17, Formatação e impressão avançadas. MODO DE EXIBIÇÃO PLANEJADOR DE EQUIPE (SOMENTE NO PROJECT PROFESSIONAL) Execute ações como reatribuir uma tarefa de um recurso para outro com operações de arrastar e soltar simples no modo de exibição Planejador de Equipe. Para mais informações, consulte Ajuste das atribuições no modo de exibição Planejador de Equipe, no Capítulo 11, Detalhes dos recursos e das atribuições. TAREFAS INATIVAS (SOMENTE NO PROJECT PROFESSIONAL) Desative (mas não exclua) as tarefas selecionadas em um plano de projeto para que elas não tenham efeito no agendamento global, mas possam ser reativadas mais tarde se necessário. Para mais informações, consulte Como desativar tarefas, no Capítulo 12, Ajuste do plano de projeto. INTEGRAÇÃO COM AS LISTAS DE TAREFAS DO SHAREPOINT (SOMENTE NO PROJECT PROFESSIONAL) Publique e sincronize as tarefas entre o Project e uma lista do Microsoft SharePoint. Para mais informações, consulte o Apêndice C.

7 8 Parte 1 Introdução ao Microsoft Project O que era novidade no Project 2007 A versão 2007 continha vários recursos novos e também alguns aprimorados, incluindo os seguintes: RELATÓRIOS VISUAIS Exporte tarefas, recursos ou detalhes de atribuição do Project para o Excel ou Visio em um formato gráfico altamente estruturado. Para mais informações, consulte Como gerar relatórios visuais com o Excel e o Visio, no Capítulo 20. REALCE DE ALTERAÇÃO Veja que valores foram alterados em todo o plano de projeto imediatamente após fazer uma alteração em um valor calculado de tarefa, recurso ou atribuição. RECURSOS DE CUSTO Atribua esse tipo especial de recurso às tarefas para acumular categorias de custos que você deseja controlar, como viagens ou entretenimento. Para mais informações, consulte Atribuição de recursos de custo às tarefas, no Capítulo 6, Atribuição de recursos às tarefas. PAINEL INSPETOR DE TAREFAS Denominado painel Drivers de Tarefa no Project 2007, o painel Inspetor de Tarefas mostra os detalhes que afetam o agendamento de uma tarefa selecionada. Para mais informações, consulte Ajuste das relações de vínculo entre tarefas, no Capítulo 9. DESFAZER EM VÁRIOS NÍVEIS Desfaz uma série de ações quando você precisar. EXCEÇÕES DE PERÍODO ÚTIL DO CALENDÁRIO Registra não apenas a data, mas também uma explicação de uma exceção de período útil do calendário de projeto ou de recurso. Para mais informações, consulte Definição de dias não úteis no calendário do projeto, no Capítulo 3, Como iniciar um novo plano. Você como gerente de projeto O gerenciamento de projetos é uma arte e ciência amplamente praticadas. Se você está lendo este livro, as chances são de que está seriamente envolvido em gerenciamento de projetos ou deseja estar. O Project é um aplicativo do Microsoft Office singular, pois é um programa especializado, feito para a área específica de gerenciamento de projetos. Talvez você trabalhe profissionalmente como gerente de projeto ou, talvez, nem mesmo se identifique como tal. De qualquer modo, seu sucesso como usuário do Project estará em grande medida relacionado ao seu sucesso como gerente de projeto. Vamos explorar um pouco esse assunto. Essencialmente, o gerenciamento de projetos é uma combinação de habilidades que ajuda a prever e a controlar os resultados dos esforços empreendidos pela sua empresa. Ela pode estar envolvida com outros trabalhos além de projetos. Projetos (como a publicação de um novo livro infantil) são diferentes das opera-

8 Capítulo 1 Microsoft Project, gerenciamento de projetos e você 9 ções continuadas (como executar serviços de folha de pagamento). Os projetos são definidos como esforços temporários empreendidos para criar algum produto ou resultado único. Com a utilização de um bom sistema de gerenciamento de projetos, você poderá responder a perguntas como: Que tarefas devem ser executadas, e em que ordem, para produzir o resultado do projeto? Quando cada tarefa deve ser executada e qual o prazo final? Quem completará essas tarefas? Qual será o seu custo? E se algumas tarefas não forem concluídas de acordo com o cronograma? Qual é a melhor maneira de comunicar os detalhes do projeto às pessoas interessadas nele? Um bom gerenciamento de projeto não garante o sucesso dele, mas um projeto mal gerenciado geralmente é malsucedido. Um princípio fundamental da estratégia educacional deste livro é que o sucesso com o Project depende da prática do gerenciamento de projeto. Embora o Project seja um aplicativo cheio de recursos, apenas o domínio de seus recursos não garante o sucesso no gerenciamento de projetos. Por isso, você vai encontrar material sobre prática de gerenciamento de projetos ao longo do livro. Consulte, por exemplo, o seguinte: Os muitos quadros Enfoque do gerenciamento de projetos ao longo dos capítulos O Apêndice A, Um breve curso em gerenciamento de projetos O Apêndice B, Como desenvolver suas habilidades em gerenciamento de projeto Vamos começar! Ao longo deste livro, você desempenhará o papel de gerente de projeto de uma editora de livros infantis fictícia, a Lucerne Publishing. Cada novo livro (inclusive este) constitui um projeto próprio; na verdade, alguns são complexos, envolvendo recursos caros e prazos finais curtos. Acreditamos que você será capaz de reconhecer grande parte dos problemas de agendamento que os gerentes de projeto da Lucerne Publishing enfrentam e aplicar suas estratégias e soluções às suas próprias necessidades. Temos trabalhado com o Project desde que ele estreou no Microsoft Windows, e a cada versão ele ofereceu algo que tornou o planejamento e o gerenciamento de projeto um pouco mais fácil. O Project 2013 dá continuidade a essa tradição de aplicativo para o gerenciamento de projetos, e estamos ansiosos para mostrá-lo a você.