Usando o Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent

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1 Usando o Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent Versão 7 Edição 2 Outubro de 2012

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3 Conteúdo Capítulo 1: Introdução... 7 Sobre o Collaboration Agent... 7 Collaboration Agent - funções... 8 Tipos de conferências Componentes da janela principal Lista de verificação da conferência Capítulo 2: Fazendo logon e logoff do Collaboration Agent Requisitos do sistema Navegadores da web suportados Fazendo logon na conferência como moderador Fazendo logon na conferência como participante Fazendo logon na conferência como convidado Fazendo logon na conferência como operador Efetuando logoff Capítulo 3: Configurando parâmetros padrão para os recursos da conferência Parâmetros padrão Configurando os tons de entrada e saída Configurando o Início Rápido Configurando a continuação Configurando o vídeo Capítulo 4: Gerenciando uma conferência Adicionando um participante a uma conferência Ativando e desativando o áudio de participantes específicos Desativando o áudio da mídia dos participantes Promovendo um participante para moderador Atribuindo e desatribuindo as capacidades de apresentador a um participante Pesquisando usuários Desconectando um participante Limpando as mãos levantadas Recuperando o instantâneo de público Visualizando os comandos do teclado de discagem Gerenciando recursos da conferência Ativando e desativando o modo de palestra Bloqueando e desbloqueando a conferência Ativando desativando a continuação Ativando e desativando tons de entrada Capítulo 5: Gerenciando uma conferência de evento Ativando e desativando o áudio de participantes específicos Ativando desativando a continuação Ativando e desativando tons de entrada Bloqueando e desbloqueando a conferência Capítulo 6: Gerenciando sua participação Levantando e abaixando a mão Ativando e desativando o áudio Usando o Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent Outubro de

4 Desativando o áudio da mídia Capítulo 7: Compartilhando informações Introdução à colaboração na web Componentes da colaboração na web Administrando sua biblioteca A biblioteca Formatos de documentos suportados Carregando documentos Visualizando documentos na biblioteca Renomeando documentos Excluindo documentos Classificando documentos Compartilhando um documento Compartilhando um documento Navegando pelo conteúdo compartilhado Procurando uma apresentação como um participante Concluindo o compartilhamento do documento Vantagens de compartilhar documentos em vez da área de trabalho Compartilhando um quadro de avisos Compartilhando um quadro de avisos Navegando por quadros de avisos Adicionando um quadro de avisos Excluindo um quadro de avisos Concluindo o compartilhamento de quadro de avisos Compartilhando aplicativos e a área de trabalho Compartilhando aplicativos Compartilhando controles de aplicativo e área de trabalho Concluindo o compartilhamento do aplicativo e da área de trabalho Anotando conteúdo Anotando Controles de anotação Modificando o tipo de compartilhamento Enviando uma captura de tela Capítulo 8: Enviando mensagens durante uma conferência A janela Mensagens Abrindo a janela de mensagens Enviando uma mensagem Capítulo 9: Gerenciando minutas de reuniões Minutas de reunião Interface de Minutas Adicionando minutas Editando minutas Excluindo minutas Capítulo 10: Gerenciando relatórios de reuniões Relatórios de reuniões Acessando os relatórios de reuniões Classificando sessões de colaboração na web Usando o Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent Outubro de 2012

5 Excluindo relatórios das reuniões Renomeando sessões de relatórios de reuniões Gerando e enviando relatórios Parâmetros personalizados dos relatórios de reuniões Capítulo 11: Usando comandos do teclado de discagem durante uma conferência Índice Usando o Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent Outubro de

6 6 Usando o Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent Outubro de 2012

7 Capítulo 1: Introdução Sobre o Collaboration Agent O Collaboration Agent é um aplicativo que fornece ferramentas para gerenciar e participar de conferências e compartilhar informações. No espaço de trabalho integral da colaboração na web, os participantes podem compartilhar conteúdos como documentos, quadros de avisos virtuais e aplicativos. Juntos, o Collaboration Agent e a colaboração na web fazem parte do Avaya Aura Conferencing. Avaya Aura Conferencing oferece conferências baseadas na web e ferramentas de reuniões online, que permitem que os membros de sua organização e os convidados entrem em chamadas de conferência e reuniões de grupo internamente ou de locais remotos. Os participantes entram na conferência rapidamente, fazendo o logon no link fornecido pelo Collaboration Agent e discando o número de ponte atribuído à chamada de conferência. Então, eles podem facilmente: Ver uma lista dos outros participantes Levantar a mão deles Participantes adicionais podem ser convidados a entrar em uma conferência em andamento. Com o recurso colaboração na web, o moderador da conferência ou qualquer participante selecionado pode compartilhar: Toda a área de trabalho ou uma parte dela Aplicativos específicos Documentos Quadros de avisos virtuais Quando a colaboração na web está sendo executada, os participantes podem: Enviar mensagens Anotar o conteúdo compartilhado Registrar minutas Usando o recurso Biblioteca, qualquer titular de uma conta do sistema Avaya Aura Conferencing pode armazenar esses materiais de apresentação antecipadamente e recuperálos em segundos, quando for sua vez de falar. Os participantes também podem realmente colaborar, visualizando estas apresentações e fazendo anotações em qualquer quadro de Usando o Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent Outubro de

8 Introdução avisos. Ao longo de toda a conferência, qualquer pessoa conectada ao Collaboration Agent pode ver o seguinte: Quem está na chamada Quem está falando atualmente Quem está participando da colaboração na web Quem está apresentando O melhor é que a sua organização pode usar as ferramentas do Avaya Aura Conferencing para reforçar a produtividade e rastrear a responsabilidade pelos itens de ação, mesmo depois que a chamada de conferência tenha terminado. Os moderadores da conferência podem: Registrar e editar as minutas da reunião Criar e distribuir relatórios com base nas minutas No final de cada sessão de colaboração, uma transcrição do relatório da reunião é automaticamente gerada e pode ser acessada no Collaboration Agent. Esses relatórios contêm as seguintes informações: Minutas da reunião (inclusive itens de ação, notas, palavras-chave e perguntas) Todas as mensagens trocadas publicamente durante a conferência Arquivos de biblioteca que foram compartilhados (inclusive páginas individuais e slides) Eventos de compartilhamento de quadro de avisos, área de trabalho e aplicativo Todas as conferências são armazenadas no servidor do Avaya Aura Conferencing por até 90 dias e você pode classificar as sessões salvas por nome do relatório, data, hora e duração da conferência. Collaboration Agent - funções Dependendo das informações que você fornece ao efetuar o logon em uma conferência com o Collaboration Agent, uma das seguintes funções é atribuída: Moderador Apresentador Participante Convidado Quando você faz o logon no Collaboration Agent, o moderador pode atribuir as funções de "apresentador" ou "moderador" a um participante. Cada função tem diferentes funcionalidades e privilégios. Moderador Um moderador é um usuário que tem o controle total da conferência. O moderador deve efetuar login na Avaya Aura conferência usando um terminal de áudio, como um Telefone SIP ou um telefone móvel. Em seguida, ele faz o logon no Collaboration Agent usando as 8 Usando o Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent Outubro de 2012 Comentários? infodev@avaya.com

9 Collaboration Agent - funções credenciais de moderador. O moderador também pode tornar qualquer outro participante um "apresentador" ou moderador. Dica: É recomendado que você disque para entrar na conferência de áudio e no Collaboration Agent usando o mesmo código de moderador ou participante. Também é recomendado usar a mesma conta Avaya Aura usada no ponto de extremidade. O moderador pode estar em um dos seguintes modos: Collaboration Agent e áudio Somente áudio O moderador tem uma conta no sistema de conferência do Avaya Aura e um código de anfitrião para a ponte de áudio. Apresentador Os apresentadores podem compartilhar informações, mas não moderar uma conferência. Os apresentadores podem compartilhar: A tela inteira, uma parte ou um aplicativo selecionado Quadros de avisos: permitem que a equipe colabore, desenhando juntos Documentos Uma biblioteca privada é mantida para qualquer usuário que tenha um logon. Os usuários podem armazenar e recuperar os materiais de apresentação aqui, inclusive arquivos de PowerPoint, documentos e arquivos de mídia. Os apresentadores podem anotar o conteúdo compartilhado, obter capturas de tela e enviar para todos os participantes. Os moderadores só podem promover participantes ou convidados que já entraram na colaboração na web para a função de "apresentador". O moderador também pode transformar um apresentador em um participante ou convidado normal. Participante Um participante é um usuário que está participando da conferência e tem controle limitado. Um participante pode ver quem mais está na conferência e o conteúdo compartilhado, e pode silenciar apenas a si mesmo, se o endereço de logon corresponder ao URI do SIP na lista de participantes. O participante deve discar para entrar na conferência de áudio e depois entrar no Collaboration Agent. Ele pode anotar no quadro de avisos, mas não pode abrir um quadro novo. Os participantes podem levantar a mão, enviar mensagens, visualizar relatórios de reuniões e inserir minutas. Usando o Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent Outubro de

10 Introdução O participante pode entrar em um dos seguintes modos: Collaboration Agent somente Collaboration Agent e áudio Somente áudio O participante tem uma conta no sistema de conferência do Avaya Aura e um código de participante para a ponte de áudio. Participantes não podem adicionar usuários à conferência. Participante de áudio Um participante de áudio só entra na conferência de áudio discando um número para entrar na ponte e inserindo o código de segurança. Convidado Um convidado é um participante que está observando a colaboração na web. Um convidado não tem uma conta no sistema de conferência do Avaya Aura. O convidado precisa conhecer o código do participante para entrar no Collaboration Agent. Os convidados podem levantar a mão, enviar mensagens e inserir minutas. Operador O operador da conferência controla cada aspecto de uma conferência, inclusive o controle da reunião, da mesma maneira que um moderador, em qualquer conferência que o operador seleciona no Collaboration Agent. O operador também pode: Silenciar, reativar o áudio e liberar participantes específicos. Ativar e desativar a continuação da conferência após a saída do moderador Alguns dos controles de moderador que podem ser administrados pelo operador incluem: Ativar e desativar os tons de entrada e saída de áudio Travar ou destravar a conferência Desconectar todas as chamadas imediatamente Nota: O operador pode alterar somente as configurações padrão da própria conferência, e não pode iniciar ou terminar uma sessão de colaboração na web. O operador não pode se promover a apresentador. Tipos de conferências O Collaboration Agent suporta dois tipos de conferências: conferências encontre-me padrão e eventos de conferência. O recurso de grandes eventos do Avaya Aura Conferencing 10 Usando o Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent Outubro de 2012 Comentários? infodev@avaya.com

11 Componentes da janela principal suporta conferências com centenas ou milhares de participantes. Essas conferências têm características especiais, que são refletidas no Collaboration Agent. Dica: Durante essas conferências, Evento de Conferência é exibido na barra de Modo. Nota: Collaboration Agent não suporta conferências Adhoc. As principais diferenças entre os eventos de conferência e as conferências encontre-me normais são: Logon: o código de acesso do apresentador também deve ser configurado. Os participantes que fizerem logon em um Evento de Conferência usando um código de acesso de apresentador são automaticamente promovidos para a função de apresentador, evitando ao moderador o trabalho de encontrá-los na lista. Modo de palestra: os Eventos de Conferência estão sempre neste modo. - O áudio dos apresentadores não está desativado. Os participantes que se tornam apresentadores podem falar. - O moderador pode silenciar e reativar o áudio dos participantes. Os tons de entrada e saída são desativados por padrão. O conteúdo da lista de participantes varia de acordo com a função: - Os participantes podem ver todos os chamadores capazes de falar. - Os apresentadores também podem ver os participantes que levantaram a mão. - Os moderadores podem ver os participantes que levantaram a mão, apresentadores e participantes que podem falar na ponte de áudio. O modo de Continuação está sempre ativado. A conferência termina quando o último apresentador se desconecta, não o moderador. Componentes da janela principal A figura a seguir mostra os componentes da janela do Collaboration Agent para o moderador. Nesse exemplo, a conferência consiste no moderador e dois participantes. Usando o Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent Outubro de

12 Introdução Númer o Nome 1 Botão Adicionar participantes Descrição Exibe o painel de adição de participantes, que permite adicionar participantes à conferência. Quando você especifica o número de telefone ou URI do SIP do participante que deseja adicionar à conferência, o Collaboration Agent chama esse participante e o convida para a conferência. 12 Usando o Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent Outubro de 2012 Comentários? infodev@avaya.com

13 Componentes da janela principal Númer o Nome 2 Botão Iniciar colaboração na web Descrição Inicia uma sessão de colaboração na web. Somente o moderador pode iniciar uma sessão de colaboração na web. Uma vez que o moderador inicie a sessão de Colaboração na Web e compartilha informações (por exemplo, aplicativos ou o quadro de avisos), todos os participantes logados no Collaboration Agent podem ver as informações compartilhadas. 3 Botão Conferência Exibe o painel de controles da conferência, que permite ativar e desativar os seguintes recursos da conferência atual: Modo de palestra Bloquear conferência Tom de entrada Continuação Você também pode terminar a conferência no painel de controles da conferência. Terminar a conferência no painel de controles da conferência a encerra imediatamente. 4 Barra de modo Exibe as seguintes informações: O status de certos recursos, como o modo de palestra e o bloqueio de conferência. Mensagens de erro 5 Botão Configurações padrão Exibe o painel de Configurações padrão, que permite definir as configurações padrão dos seguintes recursos: Início Rápido Continuação Tons de entrada e saída Vídeo Nota: 6 Botão Sair Sai da conferência. Essas configurações não se aplicam a uma conferência ativa 7 Botão Informações Exibe o painel de informações. No painel de informações, você pode: Visualizar o número de telefone e o código do participante para a ponte de conferência Visualizar o link da web e o código do participante para fazer logon no Collaboration Agent para essa conferência Usando o Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent Outubro de

14 Introdução Númer o Nome Descrição Ver a lista de participantes da conferência Visualizar as teclas que você deve pressionar para contatar o operador para essa conferência Visualizar a lista de comandos da conferência, que você pode inserir no teclado de discagem do telefone Visualizar a documentação do Collaboration Agent Acessar e gerenciar seus relatórios de reuniões 8 Área de interlocutores ativos Exibe os usuários que estão falando atualmente ou que falaram recentemente durante a conferência. Os falantes atuais têm o ícone Falante ativo ao lado do seu nome. Falantes mais recentes substituem os Falantes ativos atuais. 9 Botão Mudo Permite ativar e desativar o áudio. 10 Botão Selecionar todos os participantes 11 Botão Controles do participante Seleciona todos os participantes na conferência. Se você for moderador, o botão Controles do participante exibe as seguintes ações, que você pode realizar para os participantes da conferência: Silencie a midia do(s) participante(s) escolhido(s). Promover o participante selecionado para o moderador Permitir que o participante selecionado seja um apresentador (quer dizer, compartilhar informações usando a colaboração na Web) Remover a mão levantada do participante selecionado. Desconectar o(s) participante(s) selecionado(s) da conferência Caso seja um participante, o botão Controles do participante exibe as seguintes ações que poderão ser feitas durante a conferência: Silenciar sua mídia Levantar ou abaixar a mão. Sair da chamada 12 Área da lista de participantes Lista os participantes da conferência. Nota: Em eventos de conferência, a Lista de participantes mostra apenas o moderador, os apresentadores e os 14 Usando o Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent Outubro de 2012 Comentários? infodev@avaya.com

15 Componentes da janela principal Númer o Nome Descrição participantes cujo áudio esteja ativado. O moderador e os apresentadores também veem os participantes com as mãos levantadas. Cada participante é representado por um painel que exibe: O nome do participante ou número de telefone Um ícone que indica se o áudio do participante está mudo ou não. Um ícone que indica se a mão do participante está levantada Um ícone que indica se o vídeo do participante está em pausa ou ativo. Um ícone que indica se o participante está com a colaboração na web aberta 13 Botão Mostrar participantes desconectados 14 Botão Classificar participantes por funções 15 Botão Classificar participantes por hora de ingresso 16 Caixa de pesquisa de participantes Exibe os participantes que foram desconectados da conferência. Exibe os participantes pelas funções (isto é, moderador, participante, convidado e apresentador). Exibe os participantes na ordem de entrada na conferência. Permite procurar um participante na conferência. Quando você insere o texto na caixa de pesquisa de participantes, o Collaboration Agent exibe os participantes que contenham o texto correspondente. Tabela 1: Ícones de status do Collaboration Agent Ícone Descrição Participante é o operador Participante é o moderador da conferência Participante é um apresentador Participante é um falante ativo Usando o Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent Outubro de

16 Introdução Ícone Descrição Participante está na conferência de áudio Participante levantou a mão. O participante ingressou na colaboração na web. O participante está mudo ou com o áudio desativado. Se o participante usar o recurso mudo no seu ponto de extremidade, o ícone pode não estar atualizado. Participante está na conferência de vídeo O vídeo do participante está pausado A figura a seguir mostra a janela do Avaya Collaboration Agent para um participante ou convidado. As opções disponíveis são um subconjunto das opções para o moderador em vigor. 16 Usando o Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent Outubro de 2012 Comentários? infodev@avaya.com

17 Lista de verificação da conferência Lista de verificação da conferência O moderador, ou a pessoa que organiza uma chamada em conferência, deve concluir as tarefas a seguir com antecedência. # Tarefa Descrição 1 Revise os parâmetros padrão. Verifique a configuração padrão para os seguintes recursos: Tons de entrada/saída Início Rápido Continuação Vídeo Usando o Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent Outubro de

18 Introdução # Tarefa Descrição 2 Crie uma lista de s de todos os indivíduos que devem ser convidados para participar da conferência. Dica: Para conseguir o link para a conferência no Collaboration Agent. Clique em Informações para abrir o painel Informações e clique em Chamada. 3 Envie por um convite que inclua: Nome/objetivo da chamada em conferência Data e hora Instruções para logon no Collaboration Agent Instruções para discar o número da ponte de conferência Instruções para inserir o código do participante Instruções para enviar mensagens e anotar os arquivos/ quadro de avisos compartilhados Lembretes aos apresentadores, para carregar documentos para compartilhar na biblioteca 4 Carregue os documentos para compartilhar na biblioteca. Depois que a chamada em conferência termina, você deve: Revisar (e editar) as minutas registradas durante a chamada de conferência Distribuir as minutas para os participantes e acionistas Acompanhar os itens de ação e perguntas 18 Usando o Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent Outubro de 2012 Comentários? infodev@avaya.com

19 Capítulo 2: Fazendo logon e logoff do Collaboration Agent Requisitos do sistema Requisitos do sistema Para o Collaboration Agent: Adobe Flash versão ou posterior Para a colaboração na web: Java 6 update 18 (1.6.0_18). Tópicos relacionados: Navegadores da web suportados na página 19 Navegadores da web suportados Avaya Aura Conferencing suporta os seguintes navegadores para usuários e Avaya Aura Conferencing administradores do Collaboration Agent: Navegadores Microsoft Internet Explorer 7.0 e 8.0 Microsoft Internet Explorer 9.0 Mozilla Firefox 10 e 11 Sistema operacional Windows XP Windows 7.0 Google Chrome 17 Windows 7.0 Mac OS 10.7.x Apple Safari 5.x para Mac (exclui ipad e ipod) Collaboration Agent sim Administradores sim Windows 7.0 sim sim Windows 7.0 sim sim sim não Mac OS 10.7.x sim não Usando o Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent Outubro de

20 Fazendo logon e logoff do Collaboration Agent Fazendo logon na conferência como moderador Pré-requisitos Você deve ter uma conta no sistema Avaya Aura Conferencing. Se você não tiver uma conta no sistema, pode efetuar o logon como convidado. Consulte Fazendo logon na conferência como convidado na página 22. Nota: Você só pode fazer o login no Avaya Collaboration Agent em uma conferência específica usando um endereço de comunicação. Nota: Você só pode efetuar login em uma conferência com Avaya Flare Experience ou o Avaya Collaboration Agent. Avaya Aura Conferencing não aceita que um login seja feito em uma conferência com Avaya Flare Experience e o Avaya Collaboration Agent. 1. No seu navegador, entre no endereço Collaboration Agent da Avaya fornecido pelo seu administrador do sistema. (Por exemplo, IP ou nome do servidor>/aacpa, onde <endereço IP ou nome do servidor> é o endereço IP lógico ou nome de domínio qualificado do servidor que está executando o Collaboration Agent). 2. Na janela Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent, selecione Entrar na reunião como membro. 3. Insira seu nome na caixa Nome do usuário. 4. Digite a sua senha na caixa Senha. 5. (Opcional) Marque a caixa Lembrar-me para memorizar as configurações do logon. 6. Clique em Fazer logon. 7. Execute uma das etapas a seguir: Se você estiver entrando na sua conferência padrão, clique em Minha conferência. Se estiver entrando em outra conferência, insira o código do moderador na caixainserir o código de participante ou moderador e clique em Entrar na conferência. Utilize o mesmo código de moderador para fazer o logon na conferência de áudio e no Collaboration Agent. 20 Usando o Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent Outubro de 2012 Comentários? infodev@avaya.com

21 Fazendo logon na conferência como participante Resultado A janela do Collaboration Agent é aberta na Visualização do moderador. Nota: Se a conferência de áudio não começou, você só pode acessar os painéis de informações e configurações padrão. Nota: Se você for promovido a moderador antes de fazer o logon no Collaboration Agent, irá entrar como moderador na ponte de áudio, mas como participante no Collaboration Agent Nota: Você pode começar a Colaboração na Web caso tenha feito login como moderador ou seja promovido a moderador. Nota: Somente o primeiro usuário que fizer login usando nome e senha de moderador entrará na conferência como moderador. Os usuários seguintes que fizerem login com as credenciais de moderador entrarão como participantes. Fazendo logon na conferência como participante Pré-requisitos Você deve ter uma conta no sistema Avaya Aura Conferencing. Se você não tiver uma conta no sistema, pode efetuar o logon como convidado. Consulte Fazendo logon na conferência como convidado na página 22. Nota: Se deseja fazer o logon em mais de uma conferência, use um navegador diferente para cada uma. Nota: Você só pode efetuar login em uma conferência com Avaya Flare Experience ou o Avaya Collaboration Agent. Avaya Aura Conferencing não aceita que um login seja feito em uma conferência com Avaya Flare Experience e o Avaya Collaboration Agent. 1. No navegador da Web, entre no endereço do Collaboration Agent fornecido pelo administrador do sistema. (Por exemplo, IP ou nome do servidor>/aacpa, onde <endereço IP ou nome do servidor> é o endereço IP lógico ou nome de domínio qualificado do servidor que está executando o Collaboration Agent.) Usando o Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent Outubro de

22 Fazendo logon e logoff do Collaboration Agent 2. Na janela Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent, selecione Entrar na reunião como membro. 3. Insira seu nome na caixa Nome do usuário. 4. Digite a sua senha na caixa Senha. 5. (Opcional) Marque a caixa Lembrar-me para memorizar as configurações do logon. 6. Clique em Fazer logon. 7. Insira o código do participante ou apresentador na caixa Inserir o código de participante ou moderador e clique em Entrar na conferência. Utilize o mesmo código de participante para fazer o logon na conferência de áudio e no Collaboration Agent Se a conferência de áudio começou, a guia Conferência é aberta. Se não começou, a mensagem "Aguardando início da conferência" é exibida até que a conferência comece. Resultado Quando a conferência começar, a janela do Collaboration Agent é aberta na Visualização do Participante. Nota: Se você fizer o logon em uma conferência de evento usando um código de apresentador, o ícone do apresentador aparecerá ao lado do seu nome na lista de participantes quando a colaboração na web começar. Fazendo logon na conferência como convidado Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa Nota: Se deseja fazer o logon em mais de uma conferência, use um navegador diferente para cada uma. 1. No navegador da Web, entre no endereço do Collaboration Agent fornecido pelo administrador do sistema. (Por exemplo, IP ou nome do servidor>/aacpa, onde <endereço IP ou nome do servidor> é o endereço IP lógico ou nome de domínio qualificado do servidor que está executando o Collaboration Agent.) 22 Usando o Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent Outubro de 2012 Comentários? infodev@avaya.com

23 Fazendo logon na conferência como operador 2. Na janela Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent, selecione Entrar na reunião como convidado. 3. Na caixa Exibir nome, insira o nome que você deseja exibir na conferência. (As informações que você insere aqui aparecem na Lista de participantes). Você deve digitar um nome, este é o nome que aparecerá na lista. Esse nome deve ter entre 2 e 31 caracteres de comprimento. 4. (Opcional) Insira seu número de telefone na caixa Telefone. O número de telefone deve estar no formato [+]ddd[sep]ddd[sep]ddd, onde ddd significa dígitos (mínimo 1; sem máximo) e sep significa separadores (., ). O número total de dígitos deve ser menos de Clique em Fazer logon. 6. Insira o código de participante da conferência em que deseja entrar em clique em Entrar na conferência. Se a conferência de áudio começou, a guia Conferência é aberta. Se não começou, a mensagem "Aguardando início da conferência" é exibida até que a conferência comece. Fazendo logon na conferência como operador Pré-requisitos A opção Ativar controle do operador, na configuração do usuário da conferência, deve estar ativada. Entre em contato com o administrador de sistema para obter informações. Você deve fazer o logon no Collaboration Agent como operador. Nota: Você só pode efetuar login em uma conferência com Avaya Flare Experience ou o Avaya Collaboration Agent. Avaya Aura Conferencing não aceita que um login seja feito em uma conferência com Avaya Flare Experience e o Avaya Collaboration Agent. 1. Insira o nome de usuário ou código de segurança no campo Pesquisar por nome de usuário ou código de segurança. 2. Clique em Pesquisar. 3. Use o resultado da pesquisa ou insira o código de segurança para a conferência no campo. Usando o Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent Outubro de

24 Fazendo logon e logoff do Collaboration Agent 4. Clique em Entrar na conferência. Efetuando logoff 1. Na janela do Collaboration Agent, clique em Sair no canto direito superior da janela do Collaboration Agent. 2. Na caixa de diálogo de confirmação, clique em Sim. 3. Clique em Logoff. 24 Usando o Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent Outubro de 2012 Comentários? infodev@avaya.com

25 Capítulo 3: Configurando parâmetros padrão para os recursos da conferência Parâmetros padrão Nota: Você não pode alterar os parâmetros padrão dos eventos de conferência. Parâmetro Valor padrão conferência encontre-me Início Rápido Desativado Desativado Continuação Desativado Ligado Tons de entrada Ligado Desativado Vídeo Desativado Desativado Valor padrão evento de conferência Configurando os tons de entrada e saída Use este recurso para fornecer um tom quando um participante ou o moderador entrar ou sair da conferência. Esse tom pode ser útil para perguntar quem entrou no início da conferência. Caso o tom seja perturbador, desative-o. Nota: Essa alteração não se aplica à conferência atual. Para ativar ou desativar o recurso durante uma conferência, clique em Tom de entrada no Painel de controle da conferência ou pressione as teclas do recurso. Pré-requisitos Você deve ser um moderador no Collaboration Agent. Usando o Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent Outubro de

26 Configurando parâmetros padrão para os recursos da conferência 1. Faça o logon no Collaboration Agent como moderador. 2. Clique em. 3. No painel de Configurações padrão, clique em Tom de entrada para ativar ou desativar os tons. 4. Clique em Salvar. Configurando o Início Rápido Use este recurso para permitir que as conferências comecem antes que o moderador faça o logon. Se o Início Rápido estiver ativado, os participantes podem conversar antes do moderador fazer o logon. Se estiver desativado, o participante que chegar antes do moderador ouve um comando de áudio, seguido por música. O comando de áudio informa que o moderador ainda não chegou. A conferência só começa quando o moderador chegar. Pré-requisitos Você deve ser um moderador no Collaboration Agent. 1. Faça o logon no Collaboration Agent como moderador. 2. Clique em. 3. No painel de Configurações padrão, clique em Início Rápido para permitir ou impedir que a conferência comece sem um moderador. 4. Clique em Salvar. 26 Usando o Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent Outubro de 2012 Comentários? infodev@avaya.com

27 Configurando a continuação Configurando a continuação Use este recurso para permitir que a conferência continue depois que o moderador sair. Se a continuação estiver ativada: a ponte da conferência permanece ativa depois que o moderador sai. Se a continuação estiver desativada, a conferência termina dentro de um período predeterminado depois que o último moderador sai. Nota: Essa alteração não se aplica à conferência atual. Para ativar ou desativar o recurso durante uma conferência, clique em Continuação no Painel de controle da conferência ou pressione as teclas do recurso. Pré-requisitos Você deve ser um moderador no Collaboration Agent. 1. Faça o logon no Collaboration Agent como moderador. 2. Clique em. 3. No painel de configurações padrão, clique em Continuação para permitir ou impedir que a conferência continue depois que o moderador sair. 4. Clique em Salvar. Configurando o vídeo Use este recurso para ativar ou desativar o vídeo. Nota: Essa alteração não se aplica à conferência atual. Pré-requisitos Você deve ser um moderador no Collaboration Agent. O administrador do sistema precisa configurar o vídeo na ferramenta de provisionamento. Usando o Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent Outubro de

28 Configurando parâmetros padrão para os recursos da conferência 1. Faça o logon no Collaboration Agent como moderador. 2. Clique em. 3. No painel de configurações padrão, clique em Vídeo para ativar ou desativar o vídeo. 4. Clique em Salvar. 28 Usando o Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent Outubro de 2012 Comentários? infodev@avaya.com

29 Capítulo 4: Gerenciando uma conferência Adicionando um participante a uma conferência Pré-requisitos Você deve ser um moderador no Collaboration Agent. 1. Na janela do Collaboration Agent, clique em Adicionar participantes. 2. Se você deseja chamar um número de telefone: a. Usando o teclado de discagem no painel Adicionar participantes, insira o número de telefone do participante que deseja adicionar à conferência. Se o teclado não aparecer, clique na parte inferior do painel Adicionar participantes. b. Clique. 3. Se você deseja chamar um URI do SIP: a. Na caixa de texto fornecida no painel Adicionar participantes, insira o URI do SIP do participante que você deseja adicionar à conferência. Se a tela do SIP não aparecer no painel Adicionar participantes, clique SIP na parte inferior do painel Adicionar participantes. b. Clique. Resultado Se essa pessoa aceitar o convite no comando, será adicionada à Lista de participantes. Ativando e desativando o áudio de participantes específicos Pré-requisitos Você deve ser um moderador no Collaboration Agent. Usando o Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent Outubro de

30 Gerenciando uma conferência Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa Durante uma chamada em conferência, você pode silenciar (desativar o áudio) dos participantes se houver ruído no local dele, ou por outro motivo. Da mesma forma, você pode reativar o áudio do participante. Nota: Se você silenciar os participantes, eles podem reativar seu próprio áudio. Silenciando e reativando participantes em um evento de conferência: Em uma evento de conferência, todos os participantes - exceto o moderador e os apresentadores - estão silenciados e não podem reativar seu próprio áudio. Se o moderador reativar o áudio do participante em um evento de conferência, essa pessoa pode desativar ou reativar seu próprio áudio. 1. Na lista de participantes, clique no painel de cada participante que você deseja silenciar. Para selecionar todos os participantes, clique em. Os painéis dos participantes selecionados tornam-se azuis. 2. Para desativar o áudio dos participantes: Clique e selecione Ativar/desativar áudio de participante, ou Clique com o botão direito em um participante selecionado e selecione Ativar/desativar áudio de participante. Quando um participante tem seu áudio desativado, o ícone de mudo aparece no painel dele na lista de participantes. 3. Para reativar o áudio dos participantes: Clique no e selecione Silenciar, ou Clique com o botão direito em um participante selecionado e selecione Silenciar participante. Quando um participante tem seu áudio reativado, o ícone de mudo desaparece no painel dele na lista de participantes. Desativando o áudio da mídia dos participantes Pré-requisitos Você deve ser um moderador no Collaboration Agent. 30 Usando o Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent Outubro de 2012 Comentários? infodev@avaya.com

31 Promovendo um participante para moderador 1. Na lista de Participantes, clique no painel de cada participante que você deseja silenciar. Para selecionar todos os participantes, clique em. Os painéis dos participantes selecionados tornam-se azuis. 2. Execute uma das etapas a seguir: Clique no e selecione Desativar áudio da mídia. Clique com o botão direito no participante e selecione o da mídia. Desativar áudio Quando um participante é silenciado, os ícones Mudo e Pausar vídeo aparece no painel dele na lista de Participantes. Promovendo um participante para moderador Você pode promover outro participante para moderador durante uma conferência. Importante: Essa promoção ocorre imediatamente depois que você clica em OK na caixa de diálogo de confirmação e é irreversível. O participante escolhido também é promovido para proprietário da conferência de áudio. Nota: Se você promover um participante antes que ele faça logon no Collaboration Agent, ele entra no Collaboration Agent como um participante, não como moderador. Pré-requisitos Você deve ser um moderador no Collaboration Agent. 1. Na lista de Participantes, clique no painel do participante que você deseja promover. O painel do participante selecionado fica azul. 2. Execute uma das etapas a seguir: Clique e selecione Promover a moderador. Clique com o botão direito no participante selecionado e selecione Promover a moderador. Usando o Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent Outubro de

32 Gerenciando uma conferência 3. Na caixa de diálogo de confirmação, clique em Sim para promover o participante para moderador. Resultado A sessão de Colaboração na web é encerrada. O novo moderador deve iniciar uma nova sessão de Colaboração na web caso necessário. O ícone do moderador aparece ao lado do moderador recém-promovido. O ícone do moderador ao lado do seu nome é removido. Atribuindo e desatribuindo as capacidades de apresentador a um participante Pré-requisitos Você deve ser um moderador no Collaboration Agent. Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa Por padrão, apenas um moderador pode apresentar conteúdo aos participantes de uma conferência. Use este procedimento para promover outro participante em apresentador, para que ele possa compartilhar documentos, aplicativos ou um quadro de avisos. 1. Clique em Iniciar colaboração na web. 2. Na lista de participantes, clique no painel do participante apropriado. Os painéis dos participantes selecionados tornam-se azuis. 3. Para atribuir recursos de apresentador: Clique e selecione o Promover a apresentador, ou Clique com o botão direito no participante e selecione o apresentador. Promover a Quando um participante se torna apresentador, o símbolo do apresentador aparece no painel dele na lista de participantes. 4. Para retirar recursos de apresentador: Clique e selecione o Promover a apresentador, ou Clique com o botão direito no participante e selecione o apresentador. Promover a 32 Usando o Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent Outubro de 2012 Comentários? infodev@avaya.com

33 Pesquisando usuários Quando um participante deixa de ser o apresentador, o símbolo do apresentador desaparece do painel dele na lista Participantes e a sessão de colaboração na web é encerrada. Pesquisando usuários 1. Na caixa de Pesquisa de Participantes, insira o nome do participante que você deseja encontrar. Se você deseja encontrar o moderador, insira moderador. Enquanto você insere cada letra, o painel de cada participante que contém a informação correspondente aparece na Lista de participantes. 2. Cancelar a pesquisa e visualizar todos os participantes na lista, clique em X na caixa de Pesquisa de Participantes. Exemplo Digitar Jo na caixa de pesquisa destacará: Smith, Johh Johnson, Steve Joanne Desconectando um participante Pré-requisitos Você deve ser um moderador no Collaboration Agent. 1. Na lista de participantes, clique no painel de cada participante que você deseja desconectar. Para selecionar todos os participantes, clique em. Os painéis dos participantes selecionados tornam-se azuis. 2. Execute uma das etapas a seguir: Clique e selecione Desconectar da Chamada. Usando o Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent Outubro de

34 Gerenciando uma conferência Clique com o botão direito em um participante selecionado e selecione Desconectar da Chamada. Resultado Os participantes selecionados são desconectados da conferência e os botões Conectado e Desconectado mostram os números atualizados. Limpando as mãos levantadas Os participantes podem levantar as mãos durante a conferência para chamar a atenção do moderador, por exemplo, se desejam fazer uma pergunta. Como moderador, você pode abaixar as mãos levantadas. Pré-requisitos Você deve ser um moderador para limpar as mãos levantadas. 1. Na lista de Participantes, clique no painel do participante apropriado. Para selecionar todos os participantes, clique em Os painéis dos participantes selecionados tornam-se azuis. 2. Execute uma das etapas a seguir: Clique e selecione Levantar a mão. Clique com o botão direito no participante escolhido e selecione a mão. Levantar Resultado O ícone da Mão Levantada ao lado dos participantes na lista de participantes desaparece. Recuperando o instantâneo de público Use o instantâneo de público para capturar uma lista de participantes em um momento específico. A lista aparece em uma janela pop-up e contém os nomes dos atendentes, números de telefone e horários de entrada e saída. Pré-requisitos Ative os pop-ups no seu navegador. 34 Usando o Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent Outubro de 2012 Comentários? infodev@avaya.com

35 Visualizando os comandos do teclado de discagem 1. Clique no botão Informação. 2. Clique em Participação. É aberta uma janela pop-up com uma lista detalhada dos atendentes. 3. Você pode imprimir a janela ou selecionar e copiar a lista como texto em outro aplicativo. Exemplo Visualizando os comandos do teclado de discagem Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa Você pode usar o teclado de discagem do seu telefone (ou outro ponto de extremidade como Flare Experience para Windows ou Flare Experience para dispositivos ipad) para inserir Usando o Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent Outubro de

36 Gerenciando uma conferência comandos de toque-tom para gerenciar uma conferência. Os comandos de toque-tom possíveis dependem de sua função (por exemplo, moderador ou participante) e do tipo de conferência. Use esse procedimento para visualizar os comandos disponíveis do teclado de discagem. 1. Na janela do Collaboration Agent, clique em Informações. 2. No Painel de informações, clique em Chaves de recurso. 3. Execute uma das etapas a seguir: Caso você seja um participante nesta conferência, clique na guia Participante. Caso você seja um moderador nesta conferência, clique na guia Moderador. Gerenciando recursos da conferência Ativando e desativando o modo de palestra Pré-requisitos Você deve ser um moderador no Collaboration Agent. Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa Se tiver feito logon como moderador, você pode desativar o áudio de todas as linhas da conferência. Neste modo, os participantes só podem ouvir o moderador, porque suas linhas estão mudas, e não podem reativar o próprio áudio. O moderador pode reativar o áudio de um participante, por exemplo, se ele levantar a mão para fazer uma pergunta. Depois que o moderador reativou o áudio de um participante, o participante pode ativar e desativar seu áudio. Nota: Os eventos de conferência começam automaticamente no modo de palestra. 1. Clique Conferência. 2. Clique em Palestra para ativar o modo de palestra. 36 Usando o Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent Outubro de 2012 Comentários? infodev@avaya.com

37 Gerenciando recursos da conferência O áudio de todos os participantes, exceto o moderador, é desativado.o botão Palestra é ativado, sua cor muda para azul e "Modo de palestra" aparece na barra de status. 3. Clique em Palestra novamente para desativar o modo de palestra. O áudio de todos os participantes é restaurado para o estado prévio.o botão Palestra é desativado, sua cor muda para preta e o Collaboration Agent aparece na barra de status. Bloqueando e desbloqueando a conferência Pré-requisitos Você deve ser um moderador no Collaboration Agent. Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa Se você fez o logon como moderador, pode bloquear a conferência de ponte para os novos participantes. Depois que você bloqueia a conferência, os participantes não podem entrar na conferência de áudio e no Collaboration Agent. 1. Clique Conferência. 2. Clique em Bloquear para bloquear a conferência. Os novos participantes não podem entrar na conferência de áudio e na do Collaboration Agent."Conferência bloqueada" aparece na Barra do modo, o botão Bloquear fica pressionado e a cor do botão muda para azul. 3. Clique em Bloquear novamente para desbloquear a conferência. Os novos participantes podem entrar na conferência. "Collaboration Agent" é mostrado na Barra do modo, o botão pressionado e a cor do botão muda para preto. Bloquear não fica Ativando desativando a continuação Pré-requisitos Você deve ser um moderador no Collaboration Agent. Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa Quando a continuação é desativada, a conferência termina depois de determinada quantidade de minutos depois que o moderador sai. Quando a continuação é ativada, a conferência continua até que o último participante saia. Usando o Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent Outubro de

38 Gerenciando uma conferência Nota: Esse procedimento se aplica apenas à conferência atual. Para alterar a configuração padrão do recurso Continuação, consulte Configurando a continuação na página Clique Conferência. 2. Clique Continuação para permitir a continuação. A conferência será encerrada quando o último participante sair. O botão Continuação é pressionado, a sua cor muda para azul. 3. Clique Continuação novamente para desativar a continuação. A conferência será encerrada quando o moderador sair. O botão não fica pressionado e sua cor muda para preto. Continuação Ativando e desativando tons de entrada Pré-requisitos Você deve ser um moderador no Collaboration Agent. 1. Clique Conferência. 2. Clique Tom de entrada para ativar tons de entrada. Os participantes escutarão tons quando outros participantes entrarem na ou saírem da conferência. O botão Tom de entrada fica ativado e a cor do botão muda para azul. 3. Clique Tom de entrada para desativar tons de entrada. Os participantes não escutarão tons quando outros participantes entrarem na ou saírem da conferência. O botão Tom de entrada fica desativado e a cor do botão muda para preto. 38 Usando o Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent Outubro de 2012 Comentários? infodev@avaya.com

39 Capítulo 5: Gerenciando uma conferência de evento Ativando e desativando o áudio de participantes específicos Pré-requisitos Você deve ser um moderador no Collaboration Agent. Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa Durante uma chamada em conferência, você pode silenciar (desativar o áudio) dos participantes se houver ruído no local dele, ou por outro motivo. Da mesma forma, você pode reativar o áudio do participante. Nota: Se você silenciar os participantes, eles podem reativar seu próprio áudio. Silenciando e reativando participantes em um evento de conferência: Em uma evento de conferência, todos os participantes - exceto o moderador e os apresentadores - estão silenciados e não podem reativar seu próprio áudio. Se o moderador reativar o áudio do participante em um evento de conferência, essa pessoa pode desativar ou reativar seu próprio áudio. 1. Na lista de participantes, clique no painel de cada participante que você deseja silenciar. Para selecionar todos os participantes, clique em. Os painéis dos participantes selecionados tornam-se azuis. 2. Para desativar o áudio dos participantes: Clique e selecione Ativar/desativar áudio de participante, ou Clique com o botão direito em um participante selecionado e selecione Ativar/desativar áudio de participante. Quando um participante tem seu áudio desativado, o ícone de mudo aparece no painel dele na lista de participantes. 3. Para reativar o áudio dos participantes: Usando o Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent Outubro de

40 Gerenciando uma conferência de evento Clique no e selecione Silenciar, ou Clique com o botão direito em um participante selecionado e selecione Silenciar participante. Quando um participante tem seu áudio reativado, o ícone de mudo desaparece no painel dele na lista de participantes. Ativando desativando a continuação Pré-requisitos Você deve ser um moderador no Collaboration Agent. Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa Quando a continuação é desativada, a conferência termina depois de determinada quantidade de minutos depois que o moderador sai. Quando a continuação é ativada, a conferência continua até que o último participante saia. Nota: Esse procedimento se aplica apenas à conferência atual. Para alterar a configuração padrão do recurso Continuação, consulte Configurando a continuação na página Clique Conferência. 2. Clique Continuação para permitir a continuação. A conferência será encerrada quando o último participante sair. O botão Continuação é pressionado, a sua cor muda para azul. 3. Clique Continuação novamente para desativar a continuação. A conferência será encerrada quando o moderador sair. O botão não fica pressionado e sua cor muda para preto. Continuação Ativando e desativando tons de entrada Pré-requisitos Você deve ser um moderador no Collaboration Agent. 40 Usando o Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent Outubro de 2012 Comentários? infodev@avaya.com

41 Bloqueando e desbloqueando a conferência 1. Clique Conferência. 2. Clique Tom de entrada para ativar tons de entrada. Os participantes escutarão tons quando outros participantes entrarem na ou saírem da conferência. O botão Tom de entrada fica ativado e a cor do botão muda para azul. 3. Clique Tom de entrada para desativar tons de entrada. Os participantes não escutarão tons quando outros participantes entrarem na ou saírem da conferência. O botão Tom de entrada fica desativado e a cor do botão muda para preto. Bloqueando e desbloqueando a conferência Pré-requisitos Você deve ser um moderador no Collaboration Agent. Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa Se você fez o logon como moderador, pode bloquear a conferência de ponte para os novos participantes. Depois que você bloqueia a conferência, os participantes não podem entrar na conferência de áudio e no Collaboration Agent. 1. Clique Conferência. 2. Clique em Bloquear para bloquear a conferência. Os novos participantes não podem entrar na conferência de áudio e na do Collaboration Agent."Conferência bloqueada" aparece na Barra do modo, o botão Bloquear fica pressionado e a cor do botão muda para azul. 3. Clique em Bloquear novamente para desbloquear a conferência. Os novos participantes podem entrar na conferência. "Collaboration Agent" é mostrado na Barra do modo, o botão pressionado e a cor do botão muda para preto. Bloquear não fica Usando o Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent Outubro de

42 Gerenciando uma conferência de evento 42 Usando o Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent Outubro de 2012 Comentários? infodev@avaya.com

43 Capítulo 6: Gerenciando sua participação Levantando e abaixando a mão Use o botão Levantar a mão para chamar a atenção do moderador, por exemplo, se deseja fazer uma pergunta. Nota: Este recurso não está disponível para os seguintes usuários: O moderador. Convidados de um evento de conferência ou em uma conferência no modo Palestra. Os participantes que não fizeram logon na ponte de áudio. 1. Para levantar sua mão, clique e depois clique no Levantar a mão. Participantes com acesso apenas ao áudio devem usar os comandos do teclado de discagem. O símbolo Levantar a mão aparece ao lado do seu nome na lista de participantes. 2. Para abaixar sua mão, clique e depois clique no Levantar a mão. O símbolo Levantar a mão desaparece ao lado do seu nome na lista de participantes. Ativando e desativando o áudio Pré-requisitos Esse recurso só está disponível se você fez o logon em uma ponte de áudio. Usando o Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent Outubro de

44 Gerenciando sua participação Nota: Se você fez o logon em uma Conferência de Evento, está silenciado e não pode reativar o seu áudio. No entanto, se o moderador reativar o seu áudio, você pode desativar ou ativar o seu áudio em seguida. Na janela Collaboration Agent, clique no Você só pode desativar e ativar o seu próprio áudio. Desativar áudio. Quando o áudio está desativado, o do botão Desativar áudio torna-se azul e o ícone Mudo aparece ao lado do seu nome na lista de participantes. Desativando o áudio da mídia Pré-requisitos Você só pode desativar o áudio da sua própria mídia se fez o logon na ponte de áudio. Escolha uma destas opções: Clique e selecione Desativar áudio da mídia, ou Clique com o botão direito na sua entrada na lista de Participantes e selecione Desativar áudio da mídia. Os ícones Desativar áudio e Pausar vídeo aparecem ao lado da sua entrada na lista de participantes. 44 Usando o Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent Outubro de 2012 Comentários? infodev@avaya.com

45 Capítulo 7: Compartilhando informações Introdução à colaboração na web Durante uma conferência, moderadores e apresentadores podem compartilhar informações com os participantes e convidados. Os participantes também podem anotar nos quadros de avisos virtuais. Nota: Os moderadores e apresentadores podem compartilhar o conteúdo e as informações a seguir: Documentos (da "Minha biblioteca") Quadros de avisos virtuais Toda a área de trabalho ou parte dela Aplicativos Tópicos relacionados: Componentes da colaboração na web na página 45 Componentes da colaboração na web A figura a seguir mostra os componentes da janela Colaboração na web. Nesse exemplo, o moderador está compartilhando um quadro de avisos. Usando o Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent Outubro de

46 Compartilhando informações Númer o Nome 1 Ferramentas de anotação 2 Ferramentas de zoom Descrição Anote no quadro de avisos ou documento compartilhado. Consulte Controles de anotação na página 59 Altera o tamanho do conteúdo da tela. Consulte Navegando pelo conteúdo compartilhado na página Ajuste automático Ajusta a interface de colaboração na web conforme o tamanho da janela. 4 Captura de tela Envia um instantâneo da tela atual a todos os participantes como um arquivo JPG que eles podem baixar. 5 Ferramentas de navegação 6 Parar compartilhamento Navegue no conteúdo compartilhado. Os botões mudam de acordo com o conteúdo que está compartilhado. Consulte Navegando pelo conteúdo compartilhado na página 52. Parar de compartilhar o conteúdo atual. 46 Usando o Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent Outubro de 2012 Comentários? infodev@avaya.com

47 Administrando sua biblioteca Númer o Nome 7 Botão do menu Janela 8 Ocultar ou exibir lista Descrição Abre o menu Janelas. No menu Janelas, você pode: Finalizar Colaboração na Web (somente moderador ou apresentador). Mostrar e ocultar a janela de colaboração na web. Atualizar a sessão de colaboração na web. Oculta ou exibe a lista. Administrando sua biblioteca A biblioteca Sua conta no Avaya Aura Conferencing sistema oferece uma "biblioteca" para a qual é possível carregar documentos, apresentações e imagens para serem rapidamente compartilhados por você durante uma sessão de colaboração na web. Você pode carregar os seguintes formatos de arquivo para a Biblioteca: Adobe Acrobat (.pdf) JPEG (.jpg e.jpeg) Microsoft PowerPoint (.ppt e.pptx) Microsoft Word (.doc e.docx) texto puro (.txt) gráficos de rede portáteis (.png) Para carregar um arquivo à sua biblioteca, é preciso efetuar login em sua Avaya Aura Conferencing conta com o Avaya Collaboration Agent usando um PC, Avaya Flare Experience para Windows, ou Avaya Flare Experience para Dispositivos ipad. Para mais informações sobre o carregamento de arquivos à sua biblioteca, consulte Usando oavaya Aura Conferencing Collaboration Agent em sua documentação de cliente Avaya Flare. Você pode fazer download destes documentos a partir de Usando o Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent Outubro de

48 Compartilhando informações Formatos de documentos suportados Você pode carregar documentos, apresentações e imagens na biblioteca dos seus documentos para compartilhar. A seguir estão os formatos de arquivo suportados pela biblioteca: Guia Tipo de documento Extensões Apresentações Documentos Microsoft PowerPoint Nota: É possível enviar apresentações de até 30 Mb. Microsoft Word Nota: É possível enviar documentos do Word com até 300 páginas. Adobe Acrobat Texto simples.ppt.pptx.doc.docx.pdf.txt Imagens JPEG.jpg.jpeg Gráficos de rede portáteis.png Dica: Use o compartilhamento do aplicativo ou área de trabalho para outros formatos de documento. Carregando documentos Pré-requisitos Você deve estar conectado como moderador, apresentador ou participante para carregar documentos. Feche o documento antes de carregá-lo. Você não pode carregar um documento que esteja aberto em seu computador. 48 Usando o Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent Outubro de 2012 Comentários? infodev@avaya.com

49 Administrando sua biblioteca Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa Se você deseja compartilhar um documento da biblioteca, precisará carregá-lo. 1. Abra a biblioteca de documentos. Na tela de logon da conferência: clique em Biblioteca Na colaboração na web: clique em Minha biblioteca. 2. Clique em Carregar. 3. Escolha o arquivo para envio na janela Selecionar arquivo para carregar. 4. Clique em Abrir. Visualizando documentos na biblioteca Visualizando documentos como miniaturas 1. Clique em Iniciar colaboração na web. 2. Clique em Minha biblioteca. 3. Clique em. Os documentos são mostrados como uma série de miniaturas. O número de páginas ou slides no documento ou apresentação é mostrado. Visualizando documentos como uma lista 1. Clique em Iniciar colaboração na web. 2. Clique em Minha biblioteca. 3. Clique em. Os documentos aparecem como uma lista. Usando o Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent Outubro de

50 Compartilhando informações Renomeando documentos Pré-requisitos Você deve estar conectado como moderador, apresentador ou participante para renomear documentos. 1. Abra a biblioteca de documentos. Na tela de logon da conferência: clique em Biblioteca Na colaboração na web: clique em Minha biblioteca. 2. Selecione um documento. 3. Clique em Renomear. 4. Digite o novo nome na caixa de diálogo. 5. Clique em Salvar. Excluindo documentos Pré-requisitos Você deve estar conectado como moderador, apresentador ou participante para enviar documentos. 1. Abra a biblioteca de documentos. Na tela de logon da conferência: clique em Biblioteca Na colaboração na web: clique em Minha biblioteca. 2. Selecione um documento. 3. Clique em Excluir. 4. Clique em OK. 50 Usando o Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent Outubro de 2012 Comentários? infodev@avaya.com

51 Compartilhando um documento Classificando documentos 1. Abra a biblioteca de documentos. Na tela de logon da conferência: clique em Biblioteca Na colaboração na web: clique em Minha biblioteca. 2. Clique na coluna pela qual deseja classificar. Clicar na coluna novamente reverte a ordem de classificação. Os arquivos são classificados conforme sua escolha. Compartilhando um documento Compartilhando um documento Pré-requisitos Caso deseje compartilhar documentos da biblioteca, é preciso carregar os documentos à Minha biblioteca antes de compartilhá-los. 1. Clique em Iniciar colaboração na web. 2. Clique em Começar a compartilhar ou Compartilhamento. 3. Selecione Documento da biblioteca. A janela Minha biblioteca é aberta. 4. Escolha o tipo de documento clicando em uma das guias: Apresentações. Documentos. Imagens. 5. Selecione o documento. Se deseja compartilhar o documento de uma página específica ou slide, clique em Visualizar e navegue até a página ou slide. Usando o Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent Outubro de

52 Compartilhando informações 6. Clique em Compartilhar. Resultado O espaço de trabalho de compartilhamento do documento é aberto. Navegando pelo conteúdo compartilhado Use as teclas de navegação para procurar documentos compartilhados. Se você deseja procurar um documento em seu espaço de trabalho sem alterar a exibição do documento compartilhado, consulte Procurando uma apresentação como um participante na página 53 As teclas de navegação estão no topo da tela, acima do documento compartilhado. Ícone Nome Descrição Ajuste automático Menos zoom Ajusta a interface de colaboração na web conforme o tamanho da janela. Diminui o tamanho do conteúdo da tela. Mais zoom Botão deslizante Ampliação Primeiro slide ou página Slide ou página anterior Próximo slide ou página Último slide ou página Aumenta o tamanho do conteúdo da tela. Altera o tamanho do conteúdo da tela. Esse botão deslizante funciona independentemente do recurso Ajuste automático. Vai para a primeira página do documento compartilhado. Vai para a página anterior do documento compartilhado. Vai para a próxima página do documento compartilhado. Vai para a última página do documento compartilhado. 52 Usando o Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent Outubro de 2012 Comentários? infodev@avaya.com

53 Compartilhando um documento Ícone Nome Descrição Procurar conteúdo compartilhado na janela popup. Visualização de miniaturas Abre uma janela separada com a apresentação que o Apresentador está compartilhando. Você pode navegar na apresentação em seu próprio ritmo, independentemente do Apresentador. Mostra o número de página do documento atual. Abre uma galeria em miniatura das páginas do documento, para facilitar a navegação. Clique na miniatura para abrir a página. Para fechar a galeria sem trocar a página atual, clique em outra parte da tela. Procurando uma apresentação como um participante Use este recurso para procurar um documento compartilhado independentemente do moderador ou apresentador. Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa Normalmente, os participantes seguem a apresentação no ritmo do apresentador. No entanto, se você deseja seguir em seu ritmo, por exemplo, se deseja retornar a um slide anterior, pode abrir a apresentação em uma janela separada no computador. 1. Clique em Procurar na parte superior da janela Colaboração na Web. A janela da pesquisa é aberta. Você pode mover as páginas para frente ou para trás no documento. 2. Enquanto o documento está aberto: Clique para alternar entre as exibições de tela cheia e de tamanho normal do documento. Navegue pelo documento usando as teclas de setas. 3. Para fechar a janela, clique em Fechar. A apresentação retoma a página atual e continua com o apresentador. Usando o Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent Outubro de

54 Compartilhando informações Concluindo o compartilhamento do documento Clique em Parar compartilhamento. Resultado O documento é fechado. A mensagem "O compartilhamento não está ativo" aparece. O botão Começar a compartilhar aparece na janela Colaboração na Web. Vantagens de compartilhar documentos em vez da área de trabalho Os apresentadores podem compartilhar os documentos e materiais da apresentação diretamente a partir de sua área de trabalho, então por que usar a biblioteca? Existem vários motivos: Os apresentadores podem compartilhar de qualquer lugar. Basta fazer o logon para acessar a biblioteca e seu conteúdo de qualquer lugar. Você pode compartilhar as apresentações até mesmo nas plataformas que não tenham um sistema de arquivos, como iphone e ipad. Velocidade e qualidade. Quando você compartilha a partir da biblioteca, os participantes vivenciam sessões mais responsivas e de resolução melhor, do que quando você compartilha da área de trabalho. Flexibilidade do participante. Quando você compartilha da área de trabalho, os participantes devem seguir o que aparece na sua tela. Compartilhando a apresentação da biblioteca, eles podem voltar e avançar as páginas. Isso resulta em menos solicitações para voltar e repetir. Observe que os participantes mudam as páginas automaticamente junto com você, enquanto você faz sua apresentação, a menos que eles tentem explicitamente ver as páginas da apresentação diretamente. 54 Usando o Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent Outubro de 2012 Comentários? infodev@avaya.com

55 Compartilhando um quadro de avisos Compartilhando um quadro de avisos Compartilhando um quadro de avisos Use um quadro de avisos virtual para compartilhar textos e desenhos com outros participantes. Quando o moderador ou apresentador abrir o quadro de avisos, outros participantes podem usá-lo. Dica: Quando você passa sobre a anotação, uma janela pop-up mostra o nome do participante que a adicionou. 1. Clique em Iniciar colaboração na web. 2. Clique em Começar a compartilhar ou Compartilhamento. 3. Selecione Quadro de avisos. Resultado Um quadro de avisos virtual é aberto. Existe uma variedade de ferramentas que você pode usar para criar, excluir e fazer anotações nos quadros de avisos. Consulte Controles de anotação na página 59 para ver as informações sobre as ferramentas. Navegando por quadros de avisos Ícone Nome Descrição Quadro de avisos anterior Ir para o quadro de avisos anterior Próximo quadro de avisos Ir para o quadro de avisos. Título do quadro de avisos Exibe o título do quadro de avisos atual. Usando o Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent Outubro de

56 Compartilhando informações Ícone Nome Descrição Lista de quadros de avisos Exibe uma lista dos quadros de avisos atuais. Para visualizar outro quadro de avisos, selecione-o na lista. Adicionando um quadro de avisos Pré-requisitos É preciso compartilhar um quadro de avisos. Clique em na barra de ferramentas de navegação na parte superior do espaço de trabalho de colaboração. Um quadro de avisos novo e vazio é aberto. Excluindo um quadro de avisos Pré-requisitos É preciso compartilhar um quadro de avisos. 1. Clique em na barra de ferramentas de navegação na parte superior do espaço de trabalho de colaboração. 2. Clique em OK. O quadro de avisos atual é excluído e o espaço de trabalho de colaboração mostra o quadro de avisos anterior. 56 Usando o Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent Outubro de 2012 Comentários? infodev@avaya.com

57 Compartilhando aplicativos e a área de trabalho Concluindo o compartilhamento de quadro de avisos Clique em Parar compartilhamento. Resultado O quadro de avisos é fechado. A mensagem "O compartilhamento não está ativo" aparece. O botão Começar a compartilhar aparece na janela Colaboração na Web. Compartilhando aplicativos e a área de trabalho Compartilhando aplicativos Você pode compartilhar uma janela do aplicativo. Pré-requisitos Você deve habilitar as janelas pop-up no navegador para compartilhar um aplicativo. 1. Clique em Iniciar colaboração na web. 2. Clique em Começar a compartilhar ou Compartilhamento. 3. Clique em Janela de aplicativo. A interface de compartilhamento do aplicativo é aberta. Importante: Uma janela adicional do navegador é aberta, e é necessária para compartilhar. Não feche a janela. 4. Selecione o aplicativo na lista. 5. Para compartilhar: Somente a janela do aplicativo, selecione: Compartilhar apenas a janela do aplicativo. Usando o Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent Outubro de

58 Compartilhando informações A janela do aplicativo e todas as janelas ou caixas de diálogo que se sobrepõem à janela do aplicativo, selecione: Compartilhar região da janela do aplicativo. Se você não selecionar essas opções, os participantes e convidados poderão ver todos os aplicativos abertos em sua área de trabalho que não estejam ocultados pelo aplicativo compartilhado. 6. Clique em: Compartilhar para compartilhar o aplicativo. Cancelar para cancelar o compartilhamento. Atualizar para atualizar a lista de aplicativos. Compartilhando controles de aplicativo e área de trabalho Ao compartilhar um aplicativo ou área de trabalho, você pode anotar na tela, pausar e retomar o compartilhamento. Ícone Nome Mudar tipo de compartilhamento (compartilhamento da área de trabalho, compartilhamento de parte da tela, compartilhamento de Aplicativo) Ferramenta Seletor da cor. Ferramenta Carimbo Ferramenta Caneta Pausar compartilhamento Retomar compartilhamento 58 Usando o Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent Outubro de 2012 Comentários? infodev@avaya.com

59 Anotando conteúdo Concluindo o compartilhamento do aplicativo e da área de trabalho Clique em: Interromper compartilhamento, ou No botão Sair do compartilhamento, ou em Interromper compartilhamento da área de trabalho no menu de compartilhamento. Resultado A tela ou aplicativo compartilhado é fechado. A mensagem "O compartilhamento não está ativo" aparece. O botão Começar a compartilhar aparece na janela Colaboração na Web. Anotando conteúdo Anotando A colaboração na web fornece uma série de ferramentas para anotar o conteúdo, aplicativos e telas compartilhados e desenhar em um quadro de avisos virtual. Você pode adicionar texto, linha e carimbos para esclarecer ou expandir o conteúdo. O apresentador e o moderador podem anotar em todo o conteúdo compartilhado. O participante só pode anotar em um quadro de avisos virtual. As ferramentas disponíveis dependem do conteúdo compartilhado; os ícones, no entanto, são os mesmos. Controles de anotação As teclas de anotação estão à esquerda da tela, ao lado do conteúdo compartilhado. Usando o Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent Outubro de

60 Compartilhando informações Ícone Nome Descrição Selecionar ferramenta Ferramenta Caneta Seleciona uma anotação. Quando a seta mudar para um cursor de dedo, você pode mover a anotação com o mouse. Desenha uma linha à mão livre. Ferramenta Marcador Ferramenta Linha Fly-out da ferramenta de linha Destaca texto ou gráficos. Dica: Use a ferramenta de seleção da cor para escolher a cor do destaque. Desenha uma linha reta na cor atualmente selecionada. Dica: Você pode escolher uma de três larguras de linha no fly-out. Escolhe a espessura da linha. Ferramenta Retângulo Fly-out da ferramenta de retângulo. Desenha um retângulo cheio ou o contorno de um retângulo na cor atualmente selecionada. Você pode escolher um retângulo cheio ou contorno no fly-out. Dica: O botão mostra o tipo de retângulo. Escolhe tipo de retângulo: cheio ou contorno. Ferramenta Elipse Desenha uma elipse cheia ou o contorno de uma elipse na cor atualmente selecionada. 60 Usando o Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent Outubro de 2012 Comentários? infodev@avaya.com

61 Anotando conteúdo Ícone Nome Descrição Você pode escolher uma elipse cheia ou contorno no fly-out. Fly-out da ferramenta de elipse. Dica: O botão mostra o tipo de elipse. Escolhe tipo de elipse: cheia ou contorno. Ferramenta Carimbo Ferramenta Texto Fly-out do texto. Ferramenta Seletor da cor. Insere um carimbo na cor atualmente selecionada. Use essa ferramenta para chamar a atenção para os itens que você está compartilhando. Dica: Use a ferramenta de seleção de cor para escolher a cor do carimbo. Adiciona a anotação de texto na cor atualmente selecionada. Você pode escolher um entre três tamanhos de texto no flyout. Dica: O botão mostra o tamanho do texto. Seleciona o tamanho do texto: pequeno, médio ou grande. Seleciona uma cor para a anotação. Escolha a cor no fly-out. Dica: A cor atual é mostrada no botão. Usando o Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent Outubro de

62 Compartilhando informações Ícone Nome Descrição Excluir ferramenta Dica: Você não pode editar o texto existente. Você deve excluir o texto e digitar o novo. Excluir flyout Excluir ferramenta de seleção Excluir todas as ferramentas Exclui a anotação selecionada. Exclui todos os desenhos. Captura de tela Envia um instantâneo da tela atual a todos os participantes como um arquivo JPG que eles podem baixar. Modificando o tipo de compartilhamento Enquanto estiver compartilhando, é possível mudar o tipo de informação compartilhado. 1. Clique em Compartilhamento na janela Colaboração. 2. Escolha uma das opções do menu pop-up: Documento da biblioteca Tela inteira Parte da tela Janela de aplicativo Quadro de avisos Compartilhar documento anterior 62 Usando o Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent Outubro de 2012 Comentários? infodev@avaya.com

63 Enviando uma captura de tela Resultado O tipo de compartilhamento muda. Enviando uma captura de tela Você pode enviar uma captura da tela atual para todos os participantes como uma mensagem. Pré-requisitos Você deve ser um moderador ou apresentador para enviar uma captura de tela. Você deve começar a compartilhar antes de poder enviar uma captura de tela. 1. Clique em Iniciar colaboração na web. 2. Clique em Começar a compartilhar ou Compartilhamento. 3. Clique no. Uma janela de confirmação é aberta. 4. Clique em Sim para enviar a captura. Resultado Todos os participantes recebem a captura de tela como um arquivo JPEG anexado a uma mensagem. Usando o Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent Outubro de

64 Compartilhando informações 64 Usando o Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent Outubro de 2012 Comentários? infodev@avaya.com

65 Capítulo 8: Enviando mensagens durante uma conferência A janela Mensagens A janela Mensagens contém uma lista de mensagens enviadas pelo moderador e os participantes durante a conferência. Também há um campo para inserir o texto das mensagens. O número máximo de caracteres permitido nesse campo é Você também pode colar uma mensagem de texto no campo. As mensagens são mostradas com o nome do remetente e a hora de envio. A mensagem mais recente está no final da lista. Você pode enviar uma mensagem a todos os participantes. Figura 1: A janela Mensagens Abrindo a janela de mensagens 1. Clique em Iniciar colaboração na web. 2. Clique em Mensagens. A janela de mensagens é aberta. Usando o Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent Outubro de

66 Enviando mensagens durante uma conferência Enviando uma mensagem 1. Clique em Iniciar colaboração na web. 2. Abra a janela Mensagem. 3. Insira a mensagem no espaço na parte inferior da janela Mensagens. 4. Clique em Enviar. A mensagem aparece brevemente. Os participantes podem clicar no pop-up para abrir a mensagem, ou abrir a janela Mensagens. A mensagem aparece na lista com o seu nome e a hora do envio. Outros participantes da conferência podem ver o número atualizado de mensagens não lidas. 66 Usando o Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent Outubro de 2012 Comentários? infodev@avaya.com

67 Capítulo 9: Gerenciando minutas de reuniões Minutas de reunião Todos os usuários podem registrar e editar minutas de reuniões, que estão disponível para uma revisão mais tarde. O moderador também pode criar um relatório, adequado para enviar aos participantes, contendo um ou todos os elementos das minutas. Você pode organizar suas minutas de reunião nas seguintes categorias: Observações Palavras-chave Itens de ação Perguntas Figura 2: Janela Minutas Tópicos relacionados: Interface de Minutas na página 67 Interface de Minutas Nome Digite o texto aqui Descrição O texto que você deseja que apareça na nota. Usando o Avaya Aura Conferencing Collaboration Agent Outubro de