MANUAL DO USUÁRIO DE VIDEOCONFERÊNCIA. Rev. Data Conteúdo Elaborado por. A 14/04/2011 Emissão Inicial Soraya Werner
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1 Folha 1 de 19 Rev. Data Conteúdo Elaborado por A 14/04/2011 Emissão Inicial Soraya Werner 00 18/05/2011 Aprovado para distribuição Soraya Werner 01 12/12/2012 Atualização geral para nova versão da ferramenta e alteração nos procedimentos de entrada Soraya Werner B 02/10/2013 Revisão geral para adequação à nova ferramenta de videoconferência (Webex) Raphael Costa / Ricardo Aragão 02 31/10/2013 Incluídos os comentários de Nathália Vieira Raphael Costa / Ricardo Aragão Sumário 0. OBJETIVO E CAMPO DE APLICAÇÃO FUNCIONALIDADES E OPERAÇÃO Informações gerais e dicas para utilização da ferramenta Entrar na ferramenta Participar de uma reunião ou treinamento Menu Opções Procedimentos para criação de salas Organizar uma Reunião Para agendar uma reunião com um modelo já existente Opções avançadas Tela inicial do agendador avançado: Para customizar opções avançadas de reunião acessar o menu localizado no lado direito AGENDAMENTO AVANÇADO POR MEIO DE MODELO PREVIAMENTE SALVO: Interação do administrador a partir do inicio da reunião: Tela inicial da reunião na visão do administrador: Gravar Conferencia De voz Convidar e Lembrar Compartilhar Meu desktop Bate Papo Gravação Anotar Prefácio O presente manual servirá para orientar o uso da ferramenta para realização de reuniões a distância e treinamentos presenciais a distância para a Guimar Engenharia S. A. 0. OBJETIVO E CAMPO DE APLICAÇÃO O objetivo da ferramenta de videoconferência (Webex) é permitir a realização de reuniões e treinamentos entre as operações e a Sede (ou internamente na Sede) ou apresentações a distância; possibilita compartilhamento de qualquer tipo de arquivo, incluindo o pacote Microsoft Office, filmes, telas do computador, além de oferecer recursos como chat de texto e quadro de comunicação compartilhado em qualquer local que o colaborador se encontre, através da web. Em outras palavras, sempre que o usuário necessitar de: Comunicar-se com mais de uma pessoa simultaneamente e/ou, Necessitar que a comunicação fosse subsidiada com compartilhamento de arquivos e/ou troca de som e imagem e/ou,
2 Folha 2 de 19 O assunto exige diálogo (e não monólogo) e/ou, Haja dificuldades ou inviabilidade econômica ou de tempo para a comunicação ao vivo, deverá optar pelo uso da videoconferência. 1. FUNCIONALIDADES E OPERAÇÃO O Webex não necessita de instalação e disponibiliza pela internet uma sala virtual onde suas funcionalidades são acessadas Informações gerais e dicas para utilização da ferramenta Os participantes serão convidados pelo organizador da videoconferência através de um contendo o link da sessão e senha para entrada dos participantes na sala. O solicitante enviará aos participantes a pauta e um roteiro contendo os tópicos que serão discutidos, pedindo que todos confirmem o recebimento das instruções, garantindo que todos tiveram entendimento sobre a forma de acesso, A reunião só terá início após a entrada na sala do apresentador (pessoa responsável por mediar à reunião), O apresentador e os demais participantes devem sempre entrar na sessão antes do horário agendado para realizar ajustes de áudio e vídeo, caso estes recursos sejam utilizados, O username e a senha de apresentador não devem ser divulgados a outras pessoas, A fim de se obter melhores resultados de transmissão de som e vídeo, utilize estes recursos de acordo com a real necessidade; por exemplo, em um treinamento, os participantes devem solicitar para falar (levantar a mão), recurso existente na ferramenta e descrito no item O apresentador da sessão deve avaliar a necessidade de utilização de áudio e vídeo e habilitar os participantes para tal, conforme descrito no item Alcançando o número de licenças disponíveis, o sistema bloqueará a entrada de novos participantes (o limite é de 25 usuários usando a ferramenta simultaneamente). Se houver mais de 6(seis) transmissões de áudio e vídeo simultaneamente, haverá lentidão e diminuição de qualidade da transmissão. Caso ocorram problemas técnicos com os equipamentos, solicitar suporte ao GETIN ( ou helpdesk@guimar.com.br) Entrar na ferramenta O usuário acessa o sistema através do clique em um link recebido por (contendo também a senha) para acesso, que o levará diretamente ao ambiente da reunião ou a uma tela de login onde ele deverá digitar seu nome, endereço de e caso solicite a senha, conforme figura abaixo:
3 Folha 3 de 19 Abrirá a seguinte tela: Escolher a opção Executar um aplicativo temporário para entrar nessa reunião imediatamente. Abrirá a seguinte tela: Escolher a opção Executar. Aguardar até abrir a sala virtual:
4 Folha 4 de 19 Caso o organizador tenha optado por uma conferência com voz integrada, escolher sim na tela abaixo: Faça o teste de alto-falante e do microfone da sua estação ao aparecer a janela abaixo: Após estar funcionando corretamente clicar em Ok Participar de uma reunião ou treinamento Após os procedimentos de entrada na ferramenta e configuração de áudio e vídeo a seguinte tela será apresentada. Visão de Conferência
5 Folha 5 de 19 Visão de Discussão Menu Opções Ao clicar neste menu localizado na parte superior a direita serão apresentadas as seguintes funções:
6 Folha 6 de 19 Participantes Exibe os participantes da reunião Bate-papo Permite a interação em tempo real com os demais participantes Notas Permite digitação de texto livre, podendo ser salvo ao clicar no botão Salvar na parte inferior direita. Levantar a Mão Ao clicar neste ícone, indica que o participante solicita permissão para falar. Alternar a Exibição de Participantes: Alternar entre a lista de participantes e a exibição de miniaturas. Ao clicar na seta no canto superior direito, abrirá um menu contendo as seguintes opções: Restaurar Layout restaura as janelas na formatação default da ferramenta. Ocultar Painéis Oculta todas as janelas do menu. Gerenciar Painéis Permite gerenciar a forma de exibição dos painéis do menu.
7 Folha 7 de Procedimentos para criação de salas Este tópico visa orientar aos administradores agendarem reuniões. Acessar O Site Clicar em logon do Organizador Digitar as credenciais de acesso de Acesso Nome do Usuário: ********* Senha: *********** *SOLICITAR AS CREDENCIAIS DE ACESSO JUNTO AO SETOR ADMINISTRATIVO (elizabetholiveira@guimar.com.br) Após digitar login e senha será exibida a tela abaixo, clicar na caixa de seleção onde está escrito: Não mostrar neste computador novamente
8 Folha 8 de Organizar uma Reunião Selecione o opção Organizar uma reunião : Clicar na Opção Agendar uma Reunião
9 Folha 9 de 19 Efetuar a digitação dos Campos: Tópico da Reunião: Definir o Nome da reunião. Senha: Criar uma senha para acesso da Reunião. (Os convidados precisarão da senha para acessar a Sala) Confirma a Senha: Digitar a mesma senha digitada no campo anterior. Data: Definir a data de início da reunião. Hora: Definir a Hora de início da Reunião. Duração: Definir a Duração da Reunião. Convidados: Digitar os s dos convidados (Para mais de um convidado utilizar o; como separador. (Ex:convidado1@guimar.com.br;convidado2@guimar.com.br) Clique na Opção Iniciar agora para iniciar a reunião imediatamente ou salvar modelo caso deseje salvar este modelo para ser usado em outras reuniões. Obs.: É necessário que o apresentador esteja logado para iniciar a reunião. Recomendamos que o apresentador da reunião efetue o acesso 15 minutos antes do inicio da mesma Para agendar uma reunião com um modelo já existente Clicar na guia localizada no canto superior direito ( Definir opções usando o modelo ) e ao escolher o modelo a ser utilizado, os campos serão preenchidos automaticamente, sendo necessário alterar a senha e clicar em agendar reunião.
10 Folha 10 de Opções avançadas Para acessar as opções avançadas clicar em Agendador avançado Tela inicial do agendador avançado: Para customizar opções avançadas de reunião acessar o menu localizado no lado direito. Informações Necessárias: Preencher os seguintes campos: Digitar o Tópico da Reunião Cadastrar a Senha da Reunião
11 Folha 11 de 19 Data e hora: Define a data de hora da reunião possibilitando criação de reuniões sistêmicas, através da opção recorrência. Audioconferencia: Não será customizada. Convocar Convidados: Digitar os s dos convidados (Para mais de um convidado utilizar o ; como separador. (Ex:convidado1@guimar.com.br;convidado2@guimar.com.br)
12 Folha 12 de 19 Registro: Exige o convidado se registrar ao entrar na reunião. Agenda e Boas Vindas Agenda: Permite digitar os assuntos a serem abordados na reunião. Compartilhar apresentação: Permite compartilhar arquivos previamente que serão exibidos, quando os participantes acessarem a reunião.
13 Folha 13 de 19 Opções de Reunião Possibilita selecionar as opções que serão disponibilizadas para os participantes. Privilégios do convidado: Customize os privilégios a serem disponibilizados aos convidados quando a reunião tiver início: Examinar Esta função permite verificar todas as opções avançadas configuradas anteriormente
14 Folha 14 de AGENDAMENTO AVANÇADO POR MEIO DE MODELO PREVIAMENTE SALVO: Clicar na guia localizada e escolher o modelo, os campos serão preenchidos automaticamente, sendo necessário alterar a senha e clicar em agendar reunião Interação do administrador a partir do inicio da reunião: Ao iniciar uma reunião será exibida a seguinte tela: Clicar em Permitir na parte inferior à direita para executar o complemento Tela inicial da reunião na visão do administrador: Ao acessar a reunião o administrador terá acesso as opções detalhadas a seguir.
15 Folha 15 de Gravar Efetua a gravação da Reunião Conferencia De voz Utilizado para Ajustar o Volume do Microfone e do Auto falante, caso seja necessário.
16 Folha 16 de Convidar e Lembrar Utilizado para convidar participantes adicionais após o inicio da reunião, digitar o do destinatário e clicar em enviar.
17 Folha 17 de Compartilhar Meu desktop Utilizado para compartilhar a Área de trabalho ou documentos específicos (Opção disponibilizada apenas para administrador da reunião). Ao clicar no ícone compartilhar desktops, a tela exibirá o menu com as seguintes funcionalidades: Parar Compartilhamento Interrompe o Compartilhamento em definitivo. Pausar Interrompe provisoriamente o compartilhamento. Compartilhamento Permite compartilhar Arquivos Específicos: Ajustar Áudio Aumentar e diminuir Volume Desativar Áudio Interromper o Áudio Participantes Permite Visualizar Participantes e configurar opções detalhadas nos itens a seguir:
18 Folha 18 de 19 Designar com Permite atribuir a função de Apresentado para o participante desejado, ao fazer isto o apresentador atual será relegado a convidado perdendo as permissões. Define a Disposição de exibição do Usuário Convida Novos Participantes. Inicia o Modo Tela cheia Bate Papo Permite Interagir diretamente com um Convidado.
19 Folha 19 de Gravação Permite Efetuar a Gravação do Vídeo Conferencia Anotar Permite Marcar o conteúdo Compartilhado:
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