PERGUNTAS E RESPOSTAS RADAR NF-e

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1 PERGUNTAS E RESPOSTAS RADAR NF-e O que clientes e canais devem fazer para utilizar o Radar NF-e? Para usufruir de todos os diferenciais do Radar NF-e é imprescindível que os clientes da linha Radar antecipem algumas ações, como: Credenciamento do contribuinte para emissão da NF-e junto a Secretaria do Estado e da Fazenda. Na maioria dos Estados este credenciamento pode ser feito através da Internet, nos seus respectivos portais; Obtenção de assinatura digital, certificada por entidade credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP Brasil); Aquisição de formulários de segurança para a emissão do documento auxiliar da NF-e (DANFE) quando se tratar de emissão em Sistema de Contigência Nacional (SCAN). Como será a emissão da NF-e no Radar Comercial? A emissão da NF-e não trará grandes mudanças aos usuários do Radar Comercial. A solução foi desenvolvida com o objetivo de trazer o mínimo de impacto possível aos atuais processos, ou seja, os usuários continuarão executando o Radar Comercial, acessando o menu "Movimentos", opção "Notas Fiscais" e digitando suas notas fiscais normalmente. Somente ao finalizar a nota é que, então, será percebida alguma diferença, pois ao invés de mandar imprimir a nota fiscal, o usuário irá gerar a NF-e, sendo que automaticamente o sistema irá enviá-la à SEFAZ a fim de que a mesma seja validada e autorizada (ou não) para uso. Neste momento, o usuário deve estar atento, então, para as mensagens de autorização, rejeição (erro) ou denegação da NF-e pela SEFAZ. Como fica a emissão da NF-e quanto ao RPS (Recibo Provisório de Serviço)? A NF-e se destina a substituir as notas fiscais modelo 1 ou 1/A. Estas notas fiscais são destinadas as operação realizadas com mercadorias. O RPS se destina a geração eletrônica das informações dos serviços prestados, ou seja, não se trata de operação que resulte na geração da NF-e. Como fica a integração com os demais módulos da linha Radar? A NF-e somente tem validade jurídica após sua autorização de uso pela SEFAZ. Sendo assim, as NF-e que tenham sido rejeitadas ou denegadas não serão integradas. Para as notas fiscais autorizadas, o sistema terá mecanismos para que o usuário possa efetivar a integração das informações com os demais módulos tão logo a NF-e esteje autorizada pelo Fisco. Como fica a carta de correção do Radar Comercial? A intenção é que não haja correções na NF-e, ou que estas ocorram o mínimo possível, uma vez que serão feitas as devidas validações pela SEFAZ antes da autorização do uso da NF-e. Assim, haverá alguns poucos campos restritos para a carta de correção e que, portanto, poderão ser alterados, como "descrição do produto", "endereço do cliente", etc. Rua Alm. Barroso, 730 Vila Nova Blumenau SC 1

2 Quais os requisitos mínimos de hardware (computador, rede, Internet) para utilização da NF-e? A legislação não sugere requisitos mínimos de hardware. No entanto, a aconselha que, além dos requisitos mínimos necessários para a instalação do Radar Empresarial, as empresas possuam Internet de banda larga para que seja possível usufruir plenamente de todos os benefícios da NF-e e dos diferenciais do Radar NF-e. Rua Alm. Barroso, 730 Vila Nova Blumenau SC 2

3 PERGUNTAS E RESPOSTAS NF-e Qual o objetivo do Projeto NF-e? O Projeto NF-e tem como objetivo a implantação de um modelo nacional de documento fiscal eletrônico que venha substituir a sistemática atual de emissão do documento fiscal em papel, modelos "1" e "1A", com validade jurídica garantida pela assinatura digital do remetente, simplificando as obrigações acessórias dos contribuintes e permitindo, ao mesmo tempo, o acompanhamento em tempo real das operações comerciais pelo Fisco. Quem está participando deste projeto? O Projeto Piloto da NF-e foi desenvolvido, de forma integrada, pelas Secretarias de Fazenda dos Estados da Bahia, Goiás, Maranhão, Rio Grande do Sul, Santa Catarina e São Paulo, Receita Federal, Superintendência da Zona Franca de Manuas (SUFRAMA), Encontro Nacional de Coordenadores e Administradores Tributários Estaduais (ENCAT) e as seguintes empresas: Cervejarias Kaiser S.A.; Companhia Ultragaz S.A.; Dimed Distribuidora de Medicamentos S.A.; Eletropaulo Metropolitana Eletricidade de São Paulo S.A.; Eurofarma Laboratórios Ltda.; Ford Motor Company Brasil Ltda.; General Motors do Brasil Ltda.; Gerdau Aços Longos S.A.; Office Net do Brasil S.A.; Petrobrás - Distribuidora de Petróleo; Petrobrás - Petróleo Brasileiro S.A.; Robert Bosch Ltda.; Sadia S.A.; Siemens VDO Automotive Ltda.; Souza Cruz S.A.; Telefônica - Telesp Telecomunicações de São Paulo S.A.; Toyota do Brasil; Volkswagen do Brasil Indústria de Veículos Automotores Ltda.; Wickbold & Nosso Pão Indústrias Alimentícias Ltda. O que é Nota Fiscal modelos "1" e "1/A"? Atualmente, as empresas que trabalham com mercadorias e são contribuintes do ICMS ou IPI, necessitam emitir notas fiscais impressas em papel. Na maioria dos casos, estas notas obedecem a um modelo padrão, chamado pela legislação de modelos "1" e "1/A". Estas notas fiscais impressas possuem validade jurídica, ou seja, são documentos legais que acompanham o trânsito da mercadoria, fiscalizam os impostos, servem como documento base para cobrança, entre outros. Na maioria dos estados, estas notas fiscais devem ser encadernadas e sua guarda deve ser mantida na empresa pelo prazo de 5 anos. Rua Alm. Barroso, 730 Vila Nova Blumenau SC 3

4 O que é a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)? Os contribuintes obrigados a emitir a Nota Fiscal modelos "1" ou "1/A" terão que substituir este documento impresso em papel por um arquivo eletrônico, chamado de "Nota Fiscal Eletrônica" ou apenas "NF-e". Assim, quando for realizar uma operação que necessite da emissão de nota fiscal, ao invés de imprimir um documento em diversas vias, o contribuinte deverá gerar um arquivo eletrônico, ou seja, de existência apenas digital. Este arquivo eletrônico deve ser autorizado pela SEFAZ antes do envio efetivo da mercadoria. Para tanto, o contribuinte deverá solicitar autorização a este órgão, informando que é emissor de documento fiscal eletrônico. Desta forma, a validade deste arquivo eletrônico será assegurada pela assinatura digital do emitente. Quais são os principais benefícios da NF-e? Redução de custos de impressão e aquisição de papel; Redução de custos de armazenagem; Redução de erros de escrituração devido a erros de digitação; Eliminação da digitação da NF na recepção; Desenvolvimento de uma maior padronização na troca de documentos eletrônicos B2B; Diminuição da concorrência desleal; Redução de custos de envio dos documentos fiscais; Aumento da agilidade na logística. Qual são os prazos para emissão da NF-e? A nova redação do protocolo ICMS 10/07 estabelecido pelo protocolo ICMS 68/08 prorrogou a obrigatoriedade e estabeleceu mais 25 atividades econômicas para emissão da NF-e. Abaixo relação das atividades econômicas que, pela nova redação, estão obrigadas à emissão da NF-e a partir de: 1o de Abril de 2008 Distribuidoras de Combustíveis Líquidos; Empresas de Cigarros; Produtores de Álcool. 1o de Dezembro de 2008 Comercializadores de Energia Elétrica; Fabricantes de bebidas alcoólicas destiladas, exceto aguardentes produzidos artesanalmente; Fabricantes de cerveja, chope e refrigerantes; Fabricantes de cimento; Fabricantes de veículos automotores; Fabricantes e distribuidores de medicamentos; Fabricantes e importadores de vinhos; Frigoríficos; Siderúrgicas. Exceção: Estado do Mato Grosso, onde a obrigatoriedade para essas atividades permanece para 1o de setembro de Rua Alm. Barroso, 730 Vila Nova Blumenau SC 4

5 1o de Abril de 2009 Atacadistas de bebidas com atividade de fracionamento e acondicionamento associada; Atacadistas de fumo beneficiado; Atacadistas de produtos siderúrgicos e ferro gusa; Comerciantes atacadistas a granel de lubrificantes e graxas derivados de petróleo; Comerciantes atacadistas a granel de solventes derivados de petróleo; Distribuidores, atacadistas ou importadores de bebidas alcoólicas, inclusive cervejas e chopes; Distribuidores, atacadistas ou importadores de refrigerantes; Fabricantes de alumínio, laminados e ligas de alumínio; Fabricantes de cigarrilhas e charutos; Fabricantes de pneumáticos e de câmaras-de-ar; Fabricantes de vasilhames de vidro, garrafas PET e latas para bebidas alcoólicas e refrigerantes; Fabricantes e importadores de autopeças; Fabricantes e importadores de baterias e acumuladores para veículos automotores; Fabricantes e importadores de filtros para cigarros; Fabricantes e importadores de outros produtos do fumo, exceto cigarros, cigarrilhas e charutos; Fabricantes e importadores de resinas termoplásticas; Fabricantes e importadores de tintas, vernizes, esmaltes e lacas; Fabricantes, distribuidores, atacadistas ou importadores de extrato e xarope utilizados na fabricação de refrigerantes; Importadores de automóveis, camionetes, utilitários, caminhões, ônibus e motocicletas; Processadores industriais do fumo; Produtores e importadores gás natural veicular (GNV); Produtores, formuladores, importadores e distribuidores de solventes derivados de petróleo, assim definidos e autorizados por órgão federal competente; Produtores, importadores e distribuidores de gás liquefeito de petróleo (GLP), assim definidos e autorizados por órgão federal competente; Produtores, importadores e distribuidores de lubrificantes e graxas derivados de petróleo, assim definidos e autorizados por órgão federal competente; Produtores, importadores, distribuidores a granel, engarrafadores e revendedores atacadistas a granel de álcool para outros fins. Se a NF-e é apenas um arquivo digital, então, qual documento seguirá com as mercadorias? Para o trânsito das mercadorias, a NF-e será representada por um documento auxiliar: o "DANFE". Seu objetivo, além de acompanhar o trânsito das mercadorias, será facilitar a consulta da NF-e, obter a assinatura do destinatário para comprovação da entrega das mercadorias e auxiliar a escrituração da NF-e. O DANFE somente poderá ser usado para transitar com as mercadorias após a concessão da autorização do uso da NF-e, ou seja, o DANFE não é uma nota fiscal e serve apenas como documento auxiliar como consulta da NF-e. Rua Alm. Barroso, 730 Vila Nova Blumenau SC 5

6 Como é feita a geração do arquivo digital da NF-e? Conforme legislação, existe um leiaute padrão para geração do arquivo da NF-e. Este arquivo deve ser gerado através de software do contribuinte, obedecendo aos seguintes critérios: Ser elaborado em formato XML (Extended Markup Language); Ter numeração seqüencial de 1 a , por estabelecimento e por série, devendo ser reiniciada quando atingido este limite; Conter um código numérico gerado pelo sistema, que comporá a chave de acesso de identificação da NF-e, juntamente com o CNPJ do emitente, número e série da NF-e; Ser assinada pelo emitente, com assinatura digital certificada por entidade credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP Brasil). Após a geração deste arquivo, o sistema do emitente envia uma mensagem de aviso ao sistema da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) disponibilizado na Internet (Web Service). O Web Service por sua vez, devolverá uma mensagem de resposta confirmando o recebimento deste arquivo ao sistema do emitente. O contribuinte deve gerar e enviar um arquivo eletrônico por vez? Não. A transmissão do arquivo eletrônico pode ser feita em lotes, ou seja, o contribuinte não precisa transmitir os arquivos da NF-e um a um. Em vez disto, poderá juntar várias NF-e e enviar o arquivo, observando apenas que o lote de arquivos não poderá exceder o tamanho de 500 Kb. Como posso ter certeza que a SEFAZ recebeu o arquivo enviado? Não havendo qualquer problema em relação ao arquivo enviado como, por exemplo, seu tamanho ou quantidade de documentos em um mesmo lote, o aplicativo da SEFAZ (Web Service) deverá gerar um número de recibo juntamente com o CNPJ do emitente. Além disso, será enviada uma mensagem de confirmação de recebimento ao emitente. Após a geração do arquivo eletrônico, a NF-e já é válida? Não. Após o recebimento, a SEFAZ realiza a validação e autoriza (ou não) o uso da NF-e enviada. Portanto, após o envio do arquivo, o contribuinte deve esperar pelo retorno da SEFAZ. O Fisco pode não autorizar a NF-e? Por quais motivos? A SEFAZ, ao receber o arquivo, verificará alguns critérios, sendo eles: regularidade fiscal do emitente; credenciamento do emitente, para emissão da NF-e; autoria da assinatura digital do arquivo digital da NF-e; integridade do arquivo digital da NF-e; observância ao leiaute do arquivo conforme especificado legalmente; numeração do documento. Rua Alm. Barroso, 730 Vila Nova Blumenau SC 6

7 Após a análise destes critérios, a SEFAZ comunicará o emitente da rejeição do arquivo ou denegação (recusa) do uso da NF-e em virtude de irregularidade fiscal do emitente ou da concessão do uso da NF-e. Como não há um padrão nacional para denegação (recusa) do arquivo, cada estado poderá estabelecer critérios próprios, tais como, inadimplência no recolhimento de impostos, dados cadastrais desatualizados, entre outros. Os arquivos eletrônicos autorizados devem ser armazenados? E o DANFE também deve ser arquivado? Tanto o emitente quanto o destinatário deverão manter em arquivo digital as NF-e pelo prazo estabelecido pela legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais. Estes arquivos devem ser apresentados à administração tributária sempre que solicitados. Somente quando o destinatário não for credenciado ao uso da NF-e é que o DANFE deve ser arquivado, apresentado-o ao Fisco sempre que solicitado. Além de enviar o DANFE ao destinatário, tenho que enviar também o arquivo eletrônico? Sim. Além de manter o arquivo à disposição do Fisco, o emitente deverá enviar o arquivo ao destinatário, seja de forma eletrônica ou por qualquer meio que possibilite ao destinatário ter acesso ao arquivo digital. Vale lembrar que, no caso de perda do arquivo digital, não há possibilidade de recuperá-lo junto a administração tributária, visto que a guarda do referido arquivo é de responsabilidade única do emitente e destinatário. E se por algum motivo técnico eu não conseguir enviar o arquivo eletrônico da NF-e? Nos casos em que, por decorrência de problemas técnicos, não for possível transmitir o arquivo da NF-e ou obter resposta à solicitação de autorização de uso da NF-e, o emitente poderá, através de duas opções, continuar efetuando operações comerciais que dependam da geração deste arquivo: 1. Gerar um novo arquivo, escolhendo se quer transmitir a NF-e para o Sistema de Contingência Nacional (SCAN), que é um ambiente disponibilizado pela Receita Federal quando o WEB Service do estado do contribuinte não estiver operando. Neste caso, a secretaria da Fazenda do estado do emitente se usa da estrutura tecnológica de Receita Federal do Brasil ou outro estado, sendo que após a concessão de uso, a Receita Federal enviará o arquivo para o estado do emitente. 2. Imprimir o DANFE em formulário de segurança. O DANFE deve ser impresso, em duas vias, em formulário específico com estampa fiscal e recursos de segurança impressos. Uma via seguirá com a mercadoria e a outra deverá ser devidamente arquivada. No entanto, tão logo os problemas técnicos que impediram a transmissão do arquivo cessarem, o emitente deverá transmitir os arquivos das NF-e emitidas em contingência que utilizaram formulário de segurança. Rua Alm. Barroso, 730 Vila Nova Blumenau SC 7

8 Como faço para adquirir o formulário de segurança? O uso do formulário de segurança para a impressão do DANFE somente é obrigatório nos casos de emissão de NF-e em contingência. As Secretarias de Fazenda simplificaram o processo, dispensando a exigência de Regime Especial e Autorização de Impressão de Documentos Fiscais - AIDF, sendo necessária apenas a aprovação por parte da SEFAZ, do Processo de Aquisição do Formulário de Segurança (PAFs). A relação completa das empresas autorizadas a disponibilizarem o formulário de sergurança está disponível no site do CONFAZ ( link "Publicações", menu "Formulários de Segurança - Empresas Credenciadas". Como faço para cancelar uma NF-e? Para o cancelamento de uma NF-e já autorizada, o sistema do emitente deverá realizar a transmissão de um pedido de cancelamento. Assim como o arquivo da NF-e, este pedido deve possuir assinatura digital. O cancelamento somente pode ser feito individualmente (nota a nota) e sem que tenha havido a circulação das respectivas mercadorias. Qual o procedimento para consultar uma NF-e? A administração tributária de cada estado deverá disponibilizar, pelo período mínimo de 180 dias, a consulta relativa as NF-e. Após este prazo, a consulta a NF-e poderá ser substituída pela prestação de informações parciais que identifiquem a NF-e, que ficarão pelo prazo decencial (10 anos). Como funcionarão os processos de envio das NF-e? Dependendo da situação, o sistema irá realizar os seguintes procedimentos: Situação 1 - Envio normal da NF-e à SEFAZ 1. Gera as informações do faturamento em um arquivo XML; 2. Efetua pré-validação do arquivo comparando-o com o formato estipulado em legislação, conversão e assinatura digital; 3. Envia o arquivo à SEFAZ para validação; 4. Recebe confirmação do uso da NF-e; 5. Armazena o arquivo validador em Datacenter; 6. Efetua a impressão do DANFE; 7. Envia o arquivo eletrônico ao destinatário; 8. Disponibiliza portal de consulta da NF-e via web para seus usuários internos. Situação 2 - Erro no envio da NF-e 1. Gera as informações do faturamento em um arquivo XML; 2. Efetua uma pré-validação do arquivo comparando-o com o formato estipulado em legislação; 3. Retorna o código do erro ao faturamento; 4. Cancela a NF-e no faturamento e gera uma outra sem erro ou corrige a NF-e errada e envia novamente. Rua Alm. Barroso, 730 Vila Nova Blumenau SC 8

9 Situação 3 - Rejeição da NF-e pela SEFAZ 1. Gera as informações do faturamento em um arquivo XML; 2. Efetua pré-validação do arquivo comparando-o com o formato estipulado em legislação, conversão e assinatura digital; 3. Envia o arquivo à SEFAZ para validação; 4. Recebe o aviso de rejeição da SEFAZ; 5. Efetua o armazenamento da NF-e; 6. Retorna ao faturamento o código da rejeição; 7. Cancela a NF-e no faturamento e gera uma outra sem erro ou corrige a NF-e errada e envia novamente; 8. Disponibiliza portal de consulta de erros da NF-e via web para seus usuários internos. Situação 4 - Envio através do Sistema de Contingência Nacional (SCAN) 1. Gera as informações do faturamento em um arquivo XML; 2. Efetua pré-validação do arquivo comparando-o com o formato estipulado em legislação, conversão e assinatura digital; 3. Envia o arquivo à SEFAZ para validação; 4. Ocorre erro de comunicação com a SEFAZ; 5. Faturamento aguarda um time out e entra em contingência; 6. Servidor testa o Sistema de Contingência Nacional (SCAN); 7. Cancela a NF-e no faturamento e gera uma outra com série entre 900 a 999 para enviar ao SCAN; 8. Novamente é feita uma pré-validação do arquivo; 9. Envia ao SCAN a nova NF-e; 10.Imprime o DANFE; 11.Retorna ao faturamento o status da NF-e; 12.Envia a NF-e ao destinatário. :: Mais informações, consulte o Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica ( Rua Alm. Barroso, 730 Vila Nova Blumenau SC 9