Política de Anti-Fraude

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1 Política de Anti-Fraude Introdução: A fraude, em todas as suas formas, é errada e inaceitável para o MASC porque, quando ocorre uma fraude: Não significa apenas um prejuízo para o MASC, mas em última análise para os nossos beneficiários, pessoas a viver em extrema pobreza e os cidadãos mais desfavorecidos. Pode ter um grande impacto na nossa reputação, na confiança dos doadores e por isso também contra os nossos beneficiários. A Fraude pode assumir diversas formas, desde as que geram a perda directa de activos da Organização/empresa (como por exemplo o furto, a burla ou o abuso de confiança) à corrupção (suborno) ao branqueamento de capitais ou à adulteração das contas. O risco de que uma situação de fraude ocorra aumenta de uma forma proporcional à dimensão da organização e à complexidade inerente à sua organização e aos seus procedimentos, sistemas e serviços. As perdas em termos financeiros para as organizações podem ser consideráveis, e as consequências para a sua imagem pública devastadoras. Tendo em conta a especificidade do conceito de Fraude, a protecção total não é possível, mas podem ser tomadas medidas preventivas que tenham como objectivo reduzir o risco de ocorrência de Fraudes. O MASC assume-se como uma organização com uma política de tolerância zero relativamente à fraude, sendo que investigará qualquer fraude ou suspeita de fraude, independentemente de tipologia das funções, serviços, posição, cargos, títulos ou relações pessoais com o autor ou suspeito de praticar fraude. É neste contexto que O MASC decidiu elaborar e implementar uma Politica Anti-Fraude, aplicável a todos quantos colaboram com a Fundação MASC. Este documento deve ser lido em conjunto com a política de anti-corrupção, anti-suborno e Conflicto de interesses; políticas e procedimentos Financeiros do MASC. Este documento será revisto periodicamente a fim de determinar se continua útil, relevante e eficaz. Âmbito e Objectivo Este documento define os elementos chave e princípios de uma efectiva Politica Anti-Fraude (PAF) e descreve os deveres, responsabilidades e autoridade das áreas que actuam activamente na prevenção da Fraude. O objectivo será por isso, prevenir e tornar mais difícil a actividade fraudulenta em todos os níveis hierárquicos da organização dos e prestadores externos através de meios preventivos

2 e de investigação, ou, em caso de ocorrência de Fraude, minimizar o impacto financeiro e para a reputação da empresa através de uma reacção pronta e célere. Por outras palavras, o O objective desta política é providenciar: Uma clara definição sobre o que queremos dizer com fraude ; Uma declaração definitiva ao pessoal proibindo a actividade fraudulenta em todas as suas formas; Um resumo dirigido ao pessoal das suas responsabilidades na identificação da exposição a actividades fraudulentas, no estabelecimento de controlos e procedimentos de prevenção dessa actividade fraudulenta, e/ou na sua detecção quando ocorrem; Orientação aos funcionários sobre a acção a tomar quando suspeitam de qualquer actividade fraudulenta; Orientação clara sobre as responsabilidades na condução de investigações a actividades relacionadas com fraude; Protecção dos funcionários em circunstâncias em que possam correr o risco de vitimização como consequência de relatarem ou serem testemunha de actividades fraudulentas. Isto inclui também quaisquer informadores. Implementação Para ser eficiente e eficaz a PAF deverá ter em conta a situação de risco específico do MASC, bem como atender às especificidades legais e organizacionais. As regras e princípios definidos deverão por isso ser adaptados à realidade organizacional e contextual do nosso ordenamento jurídico e são susceptíveis de desenvolvimento futuro sempre que se considerar adequado e necessário. Definições Fraude Para efeitos deste documento, define-se Fraude como qualquer acção ou omissão realizada com o propósito de ilegitimamente obter uma vantagem, patrimonial ou não patrimonial, quer para o indivíduo que a comete, quer para um terceiro, punível por lei, regulamentos ou normas internas, constitua ou não ilícito criminal. Por exemplo, a fraude inclui mas não está limitada ao seguinte: Roubo de fundos ou de quaisquer outros bens do MASC Falsificação de custos ou despesas Falsificação ou alteração de documentos Destruição ou remoção de registos Uso pessoal inapropriado de bens do MASC Procura ou aceitação por parte dos funcionários de dinheiro, presentes ou outros benefícios proporcionados por terceiros em troca da preferência de terceiros nas suas transacções com o MASC Chantagem ou extorsão

3 Oferta, promessa ou entrega de um suborno e pedido, concordância em receber ou aceitação de um suborno por qualquer razão Pagamento a terceiros de preços ou honorários excessivos com o fito de ganho pessoal. Política Anti-Fraude A PAF refere-se a todas as medidas relacionadas com a prevenção, detecção e reacção à actividade fraudulenta. Fraude Externa Fraude Externa consiste na actividade fraudulenta cometida por pessoas ou entidades externas ao MASC. Fraude Interna A Fraude Interna ocorre quando um membro dos Órgãos Sociais, Conselho de Administração, Director, Responsável ou outro Colaborador do MASC participa em actividades fraudulentas prejudiciais à Fundação. Princípios da Politica Anti-Fraude Tolerância Zero. A actividade fraudulenta não será tolerada pelo MASC. Investigação Total. Qualquer actividade fraudulenta suspeita deverá ser imediatamente investigada. Não sendo possível analisar internamente as actividades suspeitas o MASC pode recorrerv a consultoria externa ou às autoridades judiciais. Conformidade com o regime jurídico aplicável. A execução das medidas relacionadas com a PAF deverá estar sempre em conformidade com as normas legais e regulamentares aplicáveis. Reporte Interno. O reporte interno das situações de suspeita de Fraude será realizado de acordo com as instruções descritas seguidamente, O que deverá ser reportado? Qualquer suspeita de Fraude com impacto significativo, alegadamente cometida pelos colaboradores do MASC. Qualquer suspeita de Fraude com impacto significativo, alegadamente cometida por pessoas ou entidades externas à MASC.

4 Qualquer alegado envolvimento de Administradores, Directores, Gestores em situações suspeitas de Fraude, em particular os que tenham um papel significativo no Sistema de Controlo Interno do MASC e/ou no processo de Reporte Financeiro. A quem reportar? Caso caso seja detectada alguma situação de Fraude o reporte deverá ocorrer para o seguinte anti-fraude@masc.org.mz Para este endereço de deverá ser enviado o formulário Reporte de Fraude- MASC em anexo, devidamente preenchido. Apenas o Director Executivo do MASC e o Presidente do Conselho de Administração e Conselho Financeiro estarão habilitados para receber denúncias formuladas através deste endereço. Para além do , os funcionários que descubram ou suspeitem da existência de uma actividade fraudulenta deverão comunicá-lo através de qualquer um dos seguintes canais: Perante o seu Responsável imediato. Nesses casos, o Gestor irá informar o assunto imediatamente ao Director ou Conselho de Administração ou ao Conselho Fiscal, que irá seguir os procedimentos de investigação detalhados mais adiante. Quando reportar? As situações suspeitas de Fraude deverão ser reportadas logo que se verifique a sua ocorrência. Caso existam dúvidas sobre a situação a reportar deverá ser contactado o Responsável Prevenção de Fraude (RPF)- Presidente do Conselho Fiscal através dos seguintes contactos: anti-fraude@masc.org.mz Documentação Todas as actividades no âmbito da PAF deverão ser claramente documentadas e gravadas para consulta dos Auditores Internos e Externos. Quando uma situação de Fraude está sob investigação, deverá ser assegurado que na medida do possível todas as provas estão disponíveis de forma a, se necessário, virem a ser apresentadas em tribunal.

5 Os deveres, autoridades e responsabilidades, bem como as estruturas organizacionais, procedimentos e regras relativas à prevenção da Fraude devem ser documentadas e comunicadas pelo MASC. Regras e Responsabilidades A prevenção da Fraude diz respeito a todos os Colaboradores do MASC. No entanto, incumbe particularmente ao Conselho Executivo e Directores e Responsáveis assegurar que todas as actividades em que se verifiquem suspeitas de Fraude são imediatamente reportadas. É da responsabilidade de todos os funcionários realizar o seu trabalho de tal forma que previna a ocorrência de fraude no local de trabalho. Os funcionários devem também estar atentos a ocorrências de fraude, estar conscientes de que transacções ou comportamentos pouco habituais podem constituir indicações de fraude e reportar potenciais casos de fraude conforme resumidos abaixo. Qualquer empregado que receba alguma comunicação ou informação externa da qual possa derivar uma suposta fraude, deverá comunicá-lo seguindo qualquer um dos canais descritos anteriormente. Deveres e Responsabilidades do Órgão de Gestão Os membros do Conselho de Administração, Conselho Financeiro, da Direcção Executiva do MASC são responsáveis por uma efectiva prevenção da Fraude. Deveres e Responsabilidades do Responsável Prevenção de Fraude O Responsável Prevenção de Fraude (RPF)- Presidente do Conselho Fiscal tem como missão apoiar a Direcção Executiva nos casos de Fraude Interna e Externa e garantir que se realiza uma pronta comunicação das ocorrências, sendo também o interlocutor preferencial interno e externo sobre situações de Fraude. Compete igualmente ao RPF garantir a existência de um modelo de gestão Anti-Fraude com actuação directa nas áreas envolvidas de forma a prevenir e/ou actuar sobre as situações reportadas. Terá a intervenção/colaboração de equipas de investigação que irão reforçar o Processo de Gestão do Anti-Fraude. Compete ainda ao RPF o reporte ao Conselho de Executivo de qualquer situação de suspeita de Fraude ocorrida no MASC. Deveres e Responsabilidades das Equipas de Investigação Existirá um responsável pelo processo de investigação que fará parte das Equipas de Investigação. O objectivo da investigação é determinar os factos. Todo o trabalho da equipa de investigação deve ser documentado, incluindo transcrições de entrevistas realizadas. A investigação deve ser realizada de forma oportuna e o Director Regional e o Auditor Interno devem ser mantidos informados de quaisquer desenvolvimentos importantes.

6 De forma a assegurar confidencialidade e de acordo com as directrizes de investigação Uma cláusula de confidencialidade constitui parte da declaração de conclusão das notas das entrevistas e as violações de confidencialidade podem resultar em acção disciplinar para os funcionários do MASC. Para manter a confidencialidade, a revelação de detalhes da alegação a ser investigada deve ser apropriada à situação e à pessoa que está a ser entrevistada, embora não induzindo em erro de forma alguma a testemunha. Se for necessária a opinião de um especialista externo, por exemplo a opinião de um advogado, essa opinião deve ser resumida num anexo ao relatório de investigação. Equipa de Investigação, Devers e Responsabilidade Seguindo as boas práticas do MASC é constituído um Comité Anti-Fraude, no sentido de desenvolver acções específicas de acompanhamento da implementação das medidas descritas na PAF e verificar constantemente a sua adequabilidade em função da normal evolução organizacional do MASC. Este comité será coordenado pelo Presidente do Conselho Fiscal e na sua composição irão constar os seguintes membros permanentes: Direcção Executiva; Presidente do Conselho de Curadores; Membro Fundadores; As investigações devem ser realizadas ou por pessoal independente do MASC com experiência apropriada ou por alguem do MASCs. Se a fraude tiver implicações financeiras recomenda-se que faça parte da equipa de investigação uma pessoa com competências financeiras adequadas e experiência em Finanças ou Contabilidade, ou um dos membros da direcção ou dos fundadores, conforme apropriado. É necessário que seja feita uma investigação sem tomar em consideração qualquer relação com o MASC, posição ou tempo de serviço. O Director do MASC não se envolverá directamente na investigação, dado que será ele/ela que irá rever o relatório de investigação e que estará envolvido/a na decisão sobre qualquer acção disciplinar a tomar. Na condução da sua investigação, os investigadores devem estar muito atentos para não agirem de forma a revelar documentos ou outra informação que permita que alguém conjecture que há um informador envolvido ou que perceba quem possa ser. A protecção dos funcionários denunciantes deve ser aplicada em todos os casos Relatório de Investigação A conclusão de todas as investigações de fraude deve ser documentada. O Relatório de Investigação incluirá todos os detalhes relacionados com a investigação e uma cronologia de todos os eventos que tiveram lugar. O Relatório incluirá também as transcrições de quaisquer

7 entrevistas realizadas e qualquer aconselhamento legal recebido, em anexo. O relatório pode incluir também as recomendações da equipa de investigação sobre a linha de acção a seguir. O Director deve enviar o relatório/conclusões escritas às pessoas a notificar ver a secção 6 acima e acordar a acção apropriada a tomar. A(s) pessoa(s) que inicialmente reportou(aram) as suspeitas deve(m) ser informada(s) do resultado da investigação, mas isto deve ser feito apenas quando o relatório e a linha de acção proposta forem finais. Responsabilidade pelo acompanhamento jurídico O Conselho de Administração é responsável pelo apoio jurídico necessário e apropriado em situações de Fraude, na coordenação de acções para recuperar perdas incorridas e na colaboração com as autoridades. Acções Resultantes das Investigações de Fraude As pessoas que forem consideradas culpadas de fraude tiveram um mau comportamento grave e serão tratadas de acordo com a política de Recursos Humanos sobre Acção Disciplinar e de acordo com legislação laboral a serem tomadas nos casos de Fraude..As alegações de fraude provadas podem resultar em despedimento. Além disso, e quando apropriado, o MASC referirá as fraudes significativas para as agências locais (como por exemplo a Unidade Anti-Corruptção; policia e a policia de investigação criminal) de aplicação da lei com o objectivo de iniciar uma acção criminal. Deve ser tomado em consideração o contexto local e as consequências em termos de direitos humanos de iniciar uma acção criminal contra os indivíduos envolvidos. Em todo o caso, a decisão final sobre avançar ou não com a acção criminal deve ser tomada pelo: Conselho de Direcção do MASC; Director Executivo do MASC. Tratamento dos Relatos sobre Suspeita de Fraude Quaisquer suspeitas de fraude serão tratadas com seriedade pelo MASC. O MASC espera que os seus gestores tratem com firmeza e rapidez quaisquer relatos de suspeita de fraude. O Director e os Gestores que recebem relatos de suspeita de fraude devem dar conhecimento imediato da questão e propor acções aos seguintes elementos: Pessoal: Ao seu Gestor ou ao Director do MASC; Gestores: Ao Director do MASC; Director: Ao Conselho de Administração e Conselho Fiscal. O objectivo desta informação imediata é assegurar transparência no tratamento destas questões e permitir a partilha de experiência de situações similares que possam já ter surgido em qualquer outra parte.

8 Protecção dos Funcionários ou do denunciante A segurança dos informadores é uma consideração muito importante para os investigadores e não deve ser tomada de ânimo leve. A organização tem a obrigação de proteger os membros do pessoal que avançaram com um relato de infracção à lei. As questões relatadas aos responsáveis hierárquicos a à gestão de linha e à linha de apoio serão investigadas com as seguintes salvaguardas: Perseguição ou Vitimização: o MASC reconhece que a decisão de relatar uma suspeita pode ser difícil de tomar, e não apenas por causa do receio de represálias por parte dos responsáveis pelo procedimento condenável. O MASC, de acordo com as suas Políticas de Recursos Humanos, não tolerará a perseguição ou vitimização e dará todos os passos práticos para proteger os que, de boa fé, levantaram uma questão. Confidencialidade: o MASC esforçar-se-á por proteger a identidade de um indivíduo quando ele/ela apresentar uma questão e não quiser que o seu nome seja revelado. Deve entender-se, todavia, que a investigação de qualquer procedimento condenável pode necessitar de identificar a fonte de informação e pode ser necessária uma declaração do indivíduo como parte da evidência. Alegações Anónimas: os funcionários podem optar por fazer uma alegação anónima, no entanto deve salientar-se que a MASC desencoraja alegações anónimas. As questões colocadas anonimamente serão deixadas ao critério da MASC. No exercício deste critério, os factores a tomar em consideração incluirão: A seriedade das questões levantadas; A credibilidade das alegações e dos factos de apoio; A probabilidade de fontes imputáveis confirmarem a alegação Alegações Incorrectas: os funcionários devem estar conscientes de que, se uma alegação for feita de boa fé mas não é confirmada por uma investigação, o Masc garante que nenhuma acção será tomada contra o autor. No caso, porém, de indivíduos que façam alegações maliciosas ou vexatórias, será considerada uma acção disciplinar contra o indivíduo que fez a alegação ou mesmo ser processado criminalmente. Responsabilidade de Comunicação O Director Executivo coordena a política de comunicação institucional, no que diz respeito a todos os contactos no interior e com o exterior no âmbito da PAF. Caso o Director Executivo esteja envolvido no caso da PAF a comunicação sera feito pelo Presidente do Conselho de Administração. Alterações aos sistemas de controlo É provável que a investigação de fraude evidencie se houve uma falha de supervisão e/ou uma quebra ou falta de controlo; a linha de acção necessária para melhorar os sistemas deve estar documentada no relatório de investigação e implementada quando esse relatório estiver concluído.