Unidade de Informação Financeira. Guia de preenchimento da Declaração de Operação Suspeita ( DOS )

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1 Unidade de Informação Financeira Guia de preenchimento da Declaração de Operação Suspeita ( DOS )

2 Índice 1. Objectivo da Declaração de Operação Suspeita (DOS) Quando comunicar a actividade suspeita Como completar um formulário DOS...5 Anexo

3 Guia de preenchimento da Declaração de Operação Suspeita ( DOS ) 1. Objectivo da Declaração de Operação Suspeita (DOS) Este guia foi desenvolvido para auxiliar todos os colaboradores das entidades sujeitas na elaboração de uma Declaração de Operação Suspeita (DOS), cuja submissão deve suceder, nos termos da legislação em vigor 1, sempre que saibam, suspeitem, ou tenham razões suficientes para suspeitar que teve lugar, está em curso ou foi tentada uma operação susceptível de configurar a prática do crime de branqueamento de capitais ou de financiamento do terrorismo. Este guia fornece orientação detalhada sobre a informação requerida no formulário DOS, e respectivas regras de preenchimento. Nota importante: Caso a informação exigida não esteja disponível, por favor indique esse facto na Secção 7 Informação adicional da declaração. 1 Lei nº 34/11 de 12 de Dezembro - Lei do Combate ao Branqueamento de Capitais e do Financiamento de Terrorismo. Decreto Presidencial n.º 35/11, de 15 de Fevereiro, que estabelece a estrutura orgânica e funcional da Unidade de Informação Financeira. 3

4 2. Quando comunicar a actividade suspeita Ao tornar-se consciente que uma operação, no âmbito da actividade ou relação de negócio, pode estar associada com branqueamento de capitais ou relacionada com o financiamento do terrorismo, é necessário que, como pessoa responsável pelo cumprimento do dever de comunicação, submeta uma Declaração de Operação Suspeita. Sempre que constate que uma determinada operação evidencia fundada suspeita e seja susceptível de constituir de crime, a entidade sujeita deve obter autorização prévia da Unidade de Informação Financeira (UIF) antes de permitir que a operação seja processada. A UIF é obrigada a responder ao seu pedido de autorização no prazo legalmente previsto, a contar a partir da sua recepção. Se a autorização não for obtida no prazo legalmente previsto, pode ser considerada como tendo sido autorizada pela UIF, podendo a entidade sujeita realizar a operação. Quando a pessoa que elabora a declaração entenda que o risco de suspender a operação é elevado e/ou iminente, o pedido de urgência pode ser solicitado directamente junto da UIF, contactando o seguinte número: Cumpre referir que este procedimento não substitui o dever da entidade sujeita submeter uma DOS à UIF. Em nenhuma circunstância deve uma operação suspeita ser processada sem a autorização expressa da UIF quando houver indícios que esteja a ser praticado ou tentado um crime punível por lei. Caso não seja possível elaborar imediatamente a DOS ou, não seja for seguro suspender a operação ou ainda, no caso da suspeita apenas ter surgido após a operação ter sido processada, deve ser elaborada, logo que possível, uma DOS. 4

5 3. Como completar um formulário DOS O Número Único de Referência (NUR) e a data da declaração, constantes no quadro no canto superior direito do formulário DOS, são de preenchimento pela UIF, aquando do recebimento e validação da declaração. Uma notificação de recepção, onde consta o respectivo NUR e data da declaração, será posteriormente enviada à entidade que submeteu a declaração, que deverá preencher a sua cópia da DOS com o número facultado pela UIF. Ambos os documentos devem ser armazenados em segurança, para referência futura Secção 1: Pessoa/Entidade que submete a declaração Nesta secção deve fornecer informações relativas à pessoa /entidade que submete a declaração, nomeadamente as relativas ao sector de actividade onde se integra, dados de identificação e respectiva Autoridade de supervisão e fiscalização, de forma a permitir que a UIF confirme a sua identidade Sector de actividade (Secção 1 A) Indique o sector de actividade da pessoa/entidade que submete a declaração. Caso nenhuma das alternativas se aplique ou em caso de dúvida sobre o sector de actividade aplicável, seleccione a opção Outros e forneça uma breve descrição da actividade no espaço indicado. 5

6 Identificação da pessoa / entidade (Secção 1 B) Nesta secção deverão ser indicados os elementos identificativos da pessoa / entidade, respectivos contactos e natureza do negócio. Os elementos identificativos a indicar são: Nome completo / Denominação social: Indique o nome completo da pessoa ou denominação social da entidade, tal como consta do documento oficial de registo. Número de Identificação Fiscal: Indique o Número de Identificação Fiscal (NIF) atribuído pela Direcção Nacional de Impostos. Número de Registo Comercial: Indique o Número de Registo Comercial da entidade, obtido aquando do registo junto da Conservatória de Registo Comercial. Morada / Endereço da sede social: Indique a morada da pessoa ou endereço da sede social da entidade. Caso se trate de uma sucursal da entidade por favor faculte, no espaço vazio, a morada da sucursal ou divisão, além do endereço da sede social da entidade. Número de telefone: Indique o principal contacto telefónico da pessoa / entidade. Número de fax: Indique o principal número de fax da pessoa / entidade. Endereço de Indique o principal endereço de correio electrónico da pessoa / entidade. Natureza do negócio: Faça uma breve descrição das principais actividades da pessoa/entidade. Por exemplo, Importação/ Exportação caso seja uma empresa cuja principal actividade esteja relacionada com a importação e exportação de mercadorias Autoridade de supervisão e fiscalização (Secção 1 C) Indique qual a respectiva autoridade de supervisão e fiscalização no espaço indicado. 6

7 3.2. Secção 2: Detalhes da pessoa que efectua esta declaração Nesta secção devem ser indicados os detalhes da pessoa que efectua a declaração. Devem ainda ser indicados os detalhes para contacto, quando estes sejam distintos dos indicados para a pessoa que efectua esta declaração Detalhes da pessoa que efectua esta declaração (Secção 2 A) Nesta secção deverão ser indicados os detalhes da pessoa que efectua a declaração: Nome completo: Indique o nome completo do responsável pela elaboração da declaração. Morada: Indique a morada onde a pessoa que efectuou a declaração exerce a sua actividade profissional. Número de telefone: Indique o contacto telefónico da pessoa que elaborou a declaração. Número de fax: Indique o número de fax da pessoa que elaborou a declaração. Endereço de Indique o endereço de da pessoa que elaborou a declaração Detalhes da pessoa de contacto (Secção 2 B) Nesta secção deverão ser indicados os detalhes da pessoa a contactar junto da entidade caso seja necessário efectuar alguma consulta relacionada com a declaração. Apenas deve ser preenchida quando a pessoa de contacto seja diferente da pessoa que efectua esta declaração. 7

8 3.3. Secção 3: Sujeito da declaração Nesta secção deve ser disponibilizada toda a informação possível acerca do sujeito da declaração, de modo a permitir que a UIF o identifique de forma correcta. Saliente-se que para efeitos de elaboração da declaração, o sujeito da declaração será a pessoa / entidade que inicia a operação, independentemente de ser cliente da pessoa/entidade Identificação (Secção 3 A) Apelido / Denominação social: Indique o(s) nome(s) de família do sujeito da declaração quando este for uma pessoa singular ou a denominação social completa da entidade. Caso haja mais partes envolvidas nesta operação, indique essa informação na Secção 7 da declaração - Informação adicional. Iniciais: Quando aplicável, indique as iniciais do sujeito da declaração. Nome(s) próprio(s): Quando aplicável, indique o(s) nome(s) próprio(s) do sujeito da declaração. Pseudónimo(s): Quando aplicável, indique qualquer nome falso/pseudónimo usado pelo sujeito da declaração. Este espaço pode ser igualmente utilizado para indicar qualquer nome anterior e /ou de solteiro. Data de nascimento: Quando aplicável, indique a data de nascimento do sujeito da declaração. Use o formato dd/mm/aaaa. Local de nascimento: Quando aplicável, indique o local de nascimento do sujeito da declaração. Profissão ou Função: Quando aplicável, indique a profissão ou cargo do sujeito da declaração, caso seja conhecido. Nacionalidade: Quando aplicável, indique a nacionalidade do sujeito da declaração. 8

9 Género: Quando aplicável, seleccione o género do sujeito da declaração. Nota: Poderá incluir qualquer informação relativa aos procedimentos de identificação e diligência que considere relevantes disponíveis na entidade na Secção 7 da declaração - Informação adicional Documento de identificação (Secção 3 B) Pelo menos uma forma de identificação do sujeito da declaração deve ser conservada pela entidade que submete a declaração, nomeadamente, passaporte, bilhete de identidade, carta de condução, cartão da segurança social ou outro documento de identificação. Assinale com um X as opções referentes aos documentos de identificação e forneça uma cópia de todos os documentos conservados pela entidade. Caso seja fornecida outra forma de identificação, assinale com um X a opção Outros e especifique qual o documento. Outras informações a fornecer: N.º do documento: Indique o n.º de identificação do(s) documento(s) de identificação indicado(s) pela pessoa/entidade Endereço / Caixa postal (Secção 3 C) Por favor, indique o endereço ou a caixa postal do sujeito da declaração Contactos (Secção 3 D) Deverão ser fornecidos os seguintes dados: N.º Telefone: Indique o número de telefone do sujeito da declaração N.º de Fax: indique o número de fax do sujeito da declaração Endereço de indique o endereço de do sujeito da declaração Relação entre o sujeito da DOS e a pessoa/entidade que submete a declaração (Secção 3 E) Assinale com um X o tipo de relação estabelecida com o sujeito da declaração Caso não corresponda a nenhuma das opções disponibilizadas, assinale com um X a opção Outros e especifique qual a relação no espaço apropriado. 9

10 3.4. Secção 4: Detalhes da operação suspeita Nesta secção deve ser fornecido o máximo de informação possível acerca da natureza da suspeita e dos detalhes da(s) operação (operações) que a originaram Data da operação e Autorização prévia (Secção 4 A) A operação já ocorreu?: Indique se a operação já ocorreu ou não. Data da operação: Indique a data em que a operação suspeita ocorreu, ou a data em que a operação foi requerida. Caso se trate de mais de uma operação, deve indicar a data da última operação. A data deve ser incluída no formato dd/mm/aaaa. Autorização prévia: Caso a operação evidencie fundada suspeita e seja susceptível de constituir um crime, deve ser obtido consentimento por parte da UIF antes de a operação ocorrer. A UIF é obrigada a decidir no prazo legalmente previsto. Caso a operação necessite de autorização prévia, por favor insira um X no espaço reservado para o efeito. Nota: Caso exista mais de uma operação que deseja comunicar, por favor forneça os detalhes da operação suspeita, incluindo se a operação ocorreu ou não, no espaço disponível na Secção Fundos envolvidos na operação (Secção 4 B) Os fundos podem assumir várias formas tal como indicado no formulário da DOS. Indique a(s) opção(opções) que melhor caracteriza(m) a operação que esta a comunicar. Se tiver seleccionado Outros, deve indicar a tipologia dos fundos no espaço apropriado. 10

11 Montantes e moedas envolvidos na operação (Secção 4 C) Relativamente aos montantes e moedas envolvidas, deverão ser prestadas as seguintes informações: Montante total da operação (Kz): Indique o montante da operação em Kwanzas. Para operações em moeda estrangeira, forneça o equivalente em Kwanzas, adicionalmente à indicação do montante da operação em moeda estrangeira. Moeda estrangeira / Diversas moedas: Indique se a operação envolve moedas estrangeiras e/ou diversas moedas. Caso seja indicado Sim, especifique quais as moedas estrangeiras / diversas moedas envolvidas na operação, através da selecção entre as opções apresentadas. Caso a moeda utilizada não conste das opções, preencha o campo Se outra, especifique Outros detalhes da operação (Secção 4 D) Detalhes de conta do sujeito da declaração: Forneça os detalhes da (s) conta (s), como número da conta, instituição financeira, código do cliente ou outro identificador único para a pessoa ou entidade que é objecto da declaração, quando aplicável. Estado da conta do sujeito da declaração: Quando aplicável, indique o estado da conta da pessoa ou entidade sujeito da declaração na data da operação. O estado da conta pode ser: aberta, fechada ou suspensa. Detalhes do beneficiário e outras partes envolvidas: Indique os detalhes do beneficiário e de outras partes envolvidas na operação, e detalhes das respectivas contas (incluindo o nome da instituição financeira) no espaço apropriado Comunicação anterior (Secção 4 E) Se esta declaração estiver relacionada com uma operação ou pessoa/entidade sujeitas a uma comunicação anterior, por favor indique o Número Único de Referência da declaração anterior Conhecimento da declaração pelo sujeito (Secção 4 F) Caso o sujeito da declaração tenha consciência de que a declaração está a ser efectuada pela UIF, por favor assinale com um X no espaço indicado para o efeito. 11

12 3.5. Secção 5: Descrição da operação e da actividade suspeita Nesta secção deve ser indicado o motivo pelo qual considera que a operação pode estar relacionada com o branqueamento de capitais ou financiamento do terrorismo. Por favor indique todas as informações relevantes que detenha no momento da realização da declaração. No caso de transferências de fundos internacionais deve ser incluída neste campo uma cópia da mensagem SWIFT. Por favor evite, sempre que possível, o uso de linguagem codificada e/ou termos impróprios. Caso considere as operações suspeitas, mas embora tenha dúvidas quanto à natureza das mesmas, por favor, descreva o que sabe ou suspeita da melhor forma possível, fornecendo todos os elementos disponíveis e informação que sustente as suas suspeitas. Se forneceu informação sobre mais do que uma operação relacionada, por favor indique todas as datas aplicáveis e montantes, assim como qualquer outra informação relevante. 12

13 3.6. Secção 6: Descrição da(s) acção(acções) efectuada(s) Nesta secção devem ser descritas todas as acções efectuadas, no que diz respeito à(s) operação (operações) suspeita(s) que está (estão) a ser comunicada(s). Caso a declaração seja relativa a mais do que uma operação, por favor indique as datas em que estas ocorreram. 13

14 3.7. Secção 7: Informação adicional Esta secção permite-lhe fornecer qualquer informação adicional relevante que considere necessária e/ ou útil e que não tenha sido incluída em outra secção da declaração. Caso a informação exigida não esteja disponível, por favor indique esse facto nesta secção. Por último, o documento deverá ser assinado e identificada a respectiva data (indicar a data no formato dd/mm/aaaa). 14

15 Anexo Anexo 1 Verificações finais Após o preenchimento da declaração devem ser efectuadas as verificações abaixo indicadas, de forma a assegurar que toda a informação relevante foi incluída. Qualquer erro ou omissão no preenchimento da declaração poderão causar um atraso na obtenção de autorização prévia (caso seja requerida), e pode resultar na execução de uma operação suspeita que configure a prática do crime de branqueamento de capitais e financiamento do terrorismo. Quando disponível, por favor assegure que fornece a toda a informação requerida aquando da submissão da declaração. Obrigado por nos ajudar a assegurar que a declaração é rapidamente processada. Já efectuou o seguinte? Indicou o nome completo / denominação social da pessoa / entidade que submete a declaração, a morada e respectivos detalhes de contacto Indicou o nome completo, a morada e os respectivos detalhes contacto da pessoa que efectua a declaração Incluiu na declaração a informação necessária que identifique claramente o sujeito da declaração Último nome e nome próprio, incluindo algum pseudónimo ou nome falso conhecido, caso se trate de uma pessoa singular, e a denominação social, caso se trate de uma pessoa colectiva Data de nascimento (garantir que o formato dd/mm/aaaa é utilizado), quando aplicável Profissão/Função, quando aplicável Incluiu na declaração uma cópia de todos os documentos de identificação disponíveis Incluiu a morada e os detalhes de contacto do sujeito da declaração Incluiu toda a informação disponível relativa à operação suspeita Forneceu toda a informação disponível relativa a quaisquer outras partes associadas à operação Indicou na secção adequada se é requerida autorização prévia para esta operação Indicou claramente as razões para fundamentar as suas suspeitas e, sempre que possível, as datas, os montantes, os nomes e qualquer outra informação da qual tenha conhecimento Efectuou e guardou uma cópia da declaração Efectuado ( ) Nota: Após validação da DOS submetida, a UIF irá remeter um recibo de confirmação de recepção e validação da DOS, no qual consta, entre outra informação de identificação considerada relevante, o NUR atribuído, que será utilizado como referência em toda a correspondência futura. 15