O Sistema de Controle de Egressos utilizado pelo Instituto Metodista Granbery: uma ferramenta de acompanhamento e relacionamento

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1 Revista Eletrônica da Faculdade Metodista Granbery - ISSN Curso de Sistemas de Informação - N. 7, JUL/DEZ 2009 O Sistema de Controle de Egressos utilizado pelo Instituto Metodista Granbery: uma ferramenta de acompanhamento e relacionamento Luiz Fernando Velloso Botti, Rubens Sequeiros de Vasconcellos Neto, Alessandreia Marta de Oliveira Julio, Karen Estefan Dutra Faculdade Metodista Granbery FMG Rua Batista de Oliveira, 1145 CEP: Juiz de Fora - MG luizfvb22@yahoo.com.br, rneto@si.granbery.edu.br,{amojulio, kedutra}@granbery.edu.br Resumo A Tecnologia da Informação (TI) está cada vez mais presente em nosso dia-a-dia, proporcionando inúmeras vantagens, como a facilidade e rapidez a qual são manipulados grandes volumes de informações com segurança. Este trabalho tem como objetivo justificar o desenvolvimento do sistema de controle de egressos utilizado pelo Instituto Metodista Granbery por meio da utilização de recursos proporcionados pela TI. Palavras-Chave: Tecnologia da Informação, Sistemas de Informação, Software, Controle de Egressos, Sistema de Controle de Egressos. Abstract The Information Technology (IT) is increasingly present in our day-to-day, providing numerous benefits such as ease and speed with which it handles large volumes of information with security. This article aims to justify the development of the control of egress system used by the Instituto Metodista Granbery by using resources provided by IT. Keywords: Information Technology, Information Systems, Control of Egress, Control of egress system, Software. 1. INTRODUÇÃO A Tecnologia da Informação (TI) tornou-se uma grande aliada no processo de controle de grandes volumes de dados, permitindo manipulá-los rapidamente,

2 proporcionando maior segurança e agilidade no acesso às informações. A TI vem contribuindo também no relacionamento de pessoas, possibilitando a criação de pontos de encontros virtuais, onde são disponibilizadas informações pessoais e profissionais. Devido aos benefícios proporcionados pela TI citados no parágrafo anterior, é possível obter informações sobre antigos conhecidos, estabelecer contato com os mesmos, fazer novas amizades, além da possibilidade de disponibilizar dados próprios, com segurança e facilidade. Este artigo tem como objetivo apresentar o Sistema de Controle de Egressos (SCE) desenvolvido pela Granbery Consultoria Júnior (GCJ) assim como suas funcionalidades e benefícios proporcionados ao Instituto Metodista Granbery (IMG). Esse sistema administrativo, também utilizado como área de relacionamentos, facilita no acompanhamento de egressos realizado pelo IMG, possibilitando também que os mesmos se relacionem via Web, disponibilizando e visualizando informações. Para isso, o artigo está organizado da seguinte forma: Na Seção 2, é apresentada a atividade de controle de egressos; na Seção 3 as tecnologias empregadas no desenvolvimento do sistema; na Seção 4 a maneira como surgiu o SCE; na 5 Cinco são destacadas suas principais funcionalidades; na Seção6 as conclusões finais e por fim, os agradecimentos e referências bibliográficas. 2. CONTROLE DE EGRESSOS Egresso para o MEC Ministério da Educação é todo aluno que foi graduado no Ensino Superior. Para a Associação dos Granberyenses, constam como egressos aqueles que foram diplomados pelo Instituto Metodista Granbery. O acompanhamento de egressos é uma recomendação do MEC para as instituições de ensino superior e em uma instituição centenária como o Instituto Metodista Granbery, o controle de egressos torna-se difícil sem o auxílio de um sistema de informação adequado. Porém, controlar não é somente cadastrar, mas também manter atualizados os dados dos granberyenses já cadastrados. A cada ano, o número de egressos cresce e isso torna o controle ainda mais difícil. Com o objetivo de melhorar tal processo, foi desenvolvido o Sistema de Controle de 2

3 Egressos (SCE) com funcionalidades específicas para aprimoramento de cadastros e atualizações dos dados. 3. TECNOLOGIAS EMPREGADAS NO SCE O desenvolvimento do SCE foi realizado por intermédio da utilização de linguagens de programação e marcação, sendo elas: PHP5 (PHP Hypertext Preprocessor), JavaScript, CSS (Cascading Style Sheets) e HTML. Como Sistema de Gerenciamento de Banco de Dados foi adotado o MySQL. Segundo WELLING e THOMSON (2005) o MySQL é um sistema de gerenciamento de banco de dados relacional (relational database management system) poderoso e muito rápido. O PHP é uma das linguagens mais utilizadas no mundo devido à facilidade em criar aplicações dinâmicas com suporte à maioria dos bancos de dados existentes e ao conjunto de funções que permitem desde a criação de simples portais até complexos sistemas de informação. A orientação a objetos, presente no PHP5, juntamente com o emprego de boas práticas de programação possibilita manter um ritmo sustentável no desenvolvimento de aplicações. (DALL OGLIO, 2007). O HTML (HyperText Markup Language) é uma linguagem de marcação de documentos com hipertexto, que funciona como se fossem sinais de trânsito para um página Web, enviando para o navegador comandos de formatação que informam de que maneira os dados devem ser exibidos na tela. (OLIVEIRO, 2004). Desse modo, pode-se afirmar que a utilização de recursos da Tecnologia de Informação trouxe como resultado, para o processo de controle de egressos, maior organização e eficiência, além de tornar o mesmo um ponto de encontro virtual dos granberyenses. 4. A CONCEPÇÃO DO SISTEMA DE CONTROLE DE EGRESSOS Num primeiro momento, foi desenvolvido um sistema com o propósito de cadastrar dados pessoais dos granberyenses. Porém, tratave-se um sistema disponível apenas para a 3

4 Associação dos Granberyenses, não funcionando como uma rede de relacionamentos. Foi então que surgiu a idéia de melhorar o sistema, disponibilizando-o na Web e transformando-o num ponto de encontro virtual dos granberyenses, no qual os mesmos poderiam cadastrar históricos e dados curriculares, a fim de torná-los visíveis para os outros usuários do sistema. Através de um acordo, foi decidido que a nova versão do Sistema de Controle de Egressos seria desenvolvida pela Granbery Consultoria Júnior (GCJ). Sendo assim, foram realizadas diversas reuniões entre os consultores da GCJ com a Associação dos Granberyenses para a elaboração do documento de requisitos baseado no modelo IEEE STD 830 (1998) cuja estrutura é apresentada na Figura 1. Figura 1. Estrutura de um documento de requisitos (IEEE STD 830, 1998) De acordo com o levantamento de requisitos, identificaram-se como indispensáveis as seguintes funcionalidades: cadastro de egressos, cadastro de históricos e dados curriculares e por fim, geração de etiquetas e relatórios pelo administrador. 5. FUNCIONALIDADES DO SCE Nesta seção são apresentadas as principais funcionalidades do SCE, utilizando como exemplo o cadastro de um Egresso, assim como as ações realizadas pelo 4

5 administrador. O SCE é um sistema Web, sendo assim, estão disponibilizadas algumas informações sobre a Associação dos Granberyenses. A Figura 2 mostra os links do menu Sobre Associação. Figura 2. Links do menu Sobre Associação (GCJ, 2009) Os links disponíveis no menu Consulta, ilustrados na figura anterior, variam de acordo com a pessoa autenticada no sistema. Caso seja o administrador, por exemplo, são exibidos os links Egressos, Meu Perfil, Gerar Relatórios, Gerar Etiquetas e Consultar Recém cadastrados. O primeiro é disponível para todos, estando autenticados ou não; o segundo é disponível para qualquer pessoa que esteja autenticada; os demais, apenas para o administrador do sistema. A Figura 3 apresenta a página principal de cadastro, onde o Egresso informa seus dados pessoais e respectivo endereço. Deve informar também um login e uma senha, para que futuramente possa acessar seu perfil. 5

6 Figura 3. Interface de Cadastro (GCJ, 2009) Na Figura 4 é apresentada a tela seguinte ao cadastro principal. Nela, o Egresso pode cadastrar seu histórico colegial, caso haja. Em seguida, é redirecionado para as páginas de cadastro de graduação, pós-graduação, atividades extras, cursos complementares e experiências profissionais. 6

7 Figura 4. Cadastro de Históricos (GCJ, 2009) Após feito o cadastro, o Egresso é redirecionado para a página de seu perfil, como mostra a Figura 5, onde pode acessar seus dados pessoais previamente cadastrados. Caso tenha marcado, ao se cadastrar, a opção que permite a terceiros visualizarem seu perfil, esta página é acessível a todos, caso contrário, pode ser acessada somente por si próprio e pelo administrador do sistema. Constam na página de perfil, links nos quais o Egresso pode alterar todos os dados cadastrados inicialmente, assim como excluí-los e cadastrar novos. 7

8 Figura 5. Página de Perfil (GCJ, 2009) Para que possa se identificar novamente no sistema e acessar seu perfil, o Egresso necessita de aprovação. A Figura 6 mostra como o administrador tem acesso à lista de egressos recém-cadastrados, cabendo a ele decidir se aprova ou exclui os mesmos. Qualquer que seja a ação, o Egresso receberá um sendo notificado. Figura 6. Lista de Egressos recém-cadastrados (GCJ, 2009) A Figura 7 apresenta uma área restrita ao administrador do sistema. Nela, ele cadastra dados financeiros de egressos que fazem doações para a Associação dos 8

9 Granberyenses. Esses dados não podem ser visualizados por ninguém, pois são apenas para controle interno da Associação. Figura 7. Cadastro de Dados Financeiros (GCJ, 2009) A Figura 8 ilustra a maneira como os dados financeiros são listados e exibidos. O fato de esses dados serem compostos por apenas dois campos (Doação e Forma de doação) não exige que sejam exibidos separadamente. 9

10 Figura 8. Listagem e Exibição de dados financeiros (GCJ, 2009) A Figura 9 apresenta outra área restrita ao administrador. Nela, ele pode filtrar os egressos cadastrados selecionando os dados que desejar, para gerar relatórios ou etiquetas. Figura 9. Filtros para geração de relatórios e etiquetas (GCJ, 2009) Após filtrados, os egressos são listados para que o administrador selecione quais serão gerados no relatório ou nas etiquetas. Caso ele tenha optado por gerar relatório, ele pode escolher o que deseja incluir no mesmo, podendo selecionar dados pessoais, endereço, dados financeiros, cursos realizados ou experiências profissionais, como mostra a Figura 10. Pode escolher também se deseja exibir apenas um Egresso por página. Caso ele tenha optado por gerar etiquetas, aparecerem apenas os egressos filtrados. 10

11 Figura 10. Resultado dos filtros e opções de geração de relatório (GCJ, 2009) As figuras 11 e 12 ilustram, respectivamente, como são gerados os relatórios e etiquetas. Foram marcados todos os dados para a geração do relatório ilustrado. Ambos são gerados no formato PDF. Figura 11. Relatório de Egressos (GCJ, 2009) 11

12 Figura 12. Etiquetas (GCJ, 2009) As funcionalidades a seguir são acessíveis a qualquer pessoa, cadastrada no sistema ou não. A Figura 13 exibe a tela de listagem de egressos. Todos aqueles que ao se cadastrarem, marcaram a opção que permite a terceiros visualizarem seu perfil, aparecem na lista. O campo busca permite ao usuário realizar uma busca por nome. Figura 13. Lista de egressos cadastrados (GCJ, 2009) Como pode-se notar na figura anterior, para cada Egresso listado há um ícone de editar e de excluir. Isso acontece quando a pessoa autenticada é o administrador do sistema. Se ao cadastrar históricos, o Egresso marcou a opção que permite a terceiros visualizarem os dados cadastrados, os mesmos são disponibilizados em sua página de perfil, como mostram as Figuras 14 e 15. Na primeira imagem, é mostrada a maneira com que os dados são listados. Já na segunda, como cada um é exibido. 12

13 Figura 14. Lista de históricos cadastrados (GCJ, 2009) Figura 15. Visualização de históricos (GCJ, 2009) 13

14 6. CONSIDERAÇÕES FINAIS Os sistemas de informação informatizados são peças fundamentais para controle de grandes quantidades de informação. Nesse artigo foram apresentadas cronologicamente as etapas mais importantes que fizeram parte do desenvolvimento do SCE, bem como suas principais funcionalidades e tecnologias que foram utilizadas no seu desenvolvimento. A tecnologia de informação teve um papel de destaque nesse processo, sendo indispensável na concepção e produção do sistema, para que o mesmo atingisse os objetivos pretendidos pela instituição com sua entrada em funcionamento. O SCE, funcionando via Web, serve não só como um sistema de armazenamento de dados de egressos, mas como um programa de acompanhamento dinâmico entre a Associação dos Granberyenses e os próprios granberyenses e principalmente, uma boa rede de relacionamentos, onde é possível obter informações pessoais e profissionais sobre antigos conhecidos. Visando melhorar o sistema desenvolvido, foram realizadas mais reuniões com a Associação dos Granberyenses para a elaboração de um documento de requisitos para uma nova versão do SCE. AGRADECIMENTOS A Associação dos Granberyenses e todo o Instituto Metodista Granbery pela confiança depositada na Granbery Consultoria Júnior (GCJ) para o desenvolvimento do projeto. À própria GCJ, por ter acreditado no potencial de seus consultores que participaram diretamente do processo de análise e criação do SCE. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS IEEE STD 830, IEEE Recommended Practice for Software Requirements Specifications, GCJ. Documentação do Sistema. Granbery Consultoria Júnior

15 WELLING, Luke; THOMSON, Laura. PHP e MySQL: Desenvolvimento Web. Rio de Janeiro: Campus, DALL OGLIO, Pablo. PHP: Programando com Orientação a Objetos. São Paulo: Novatec, OLIVEIRO, Carlos Antonio José. HTML: Orientado por Projeto. São Paulo: Érica,