Sua lista de verificação: um guia para escolher a tecnologia certa para sua equipe e obter aprovação da equipe de TI.

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1 Sua lista de verificação: um guia para escolher a tecnologia certa para sua equipe e obter aprovação da equipe de TI. Quando se trata de atualização, é difícil agradar a todos, quanto mais aumentar a produtividade. Então, antes de começar a procurar novas tecnologias, convém primeiro observar os funcionários. Eles trabalham de várias formas diferentes hoje em dia. Como você pode ter certeza de que todos os membros da organização têm os equipamentos adequados a seu estilo de trabalho para fazer o melhor pela empresa? Use este guia para ter uma conversa bem-sucedida com a equipe de TI e garantir que os funcionários recebam as soluções tecnológicas que os deixará produtivos e satisfeitos. Nesta série de exercícios simples, vamos usar nossos conhecimento e experiência para ajudá-lo a descobrir quem precisa de capacidade, entender quem precisa de sofisticação e como tudo isso atende também às necessidades da TI. Após preencher esta lista de verificação, você estará pronto para discutir suas necessidades e recomendações com o departamento de TI. Com esta lista de verificação, você pode mostrar que pesquisou e que entende a necessidade dos funcionários. Saiba mais em FutureReadyWorkforceEguide.com 1

2 Resumo Fazer o que é ideal para todos exige muita reflexão. Veja aqui um resumo de exercícios úteis para tornar sua experiência de atualização tão produtiva quanto possível para toda a equipe, como também mais lucrativa para seu negócio. Parte 1 Parte 2 Definição das necessidades da equipe Trabalho com a TI e outras partes interessadas Defina suas metas PG. 3 A árvore decisória PG. 4 Entenda quem é quem PG. 5 6 Descubra o que é ideal para cada um PG. 7 Some tudo PG. 10 Hora de executar PG. 11 Construção da equipe principal PG. 12 Saiba antes de ir PG. 13 Alcance um novo patamar PG. 8-9 Vamos começar! 2

3 Parte 1 Defina seus objetivos Vamos começar com algumas perguntas. Você quer manter a equipe produtiva e motivada? Está contratando mais funcionários remotos? O foco dos negócios está mudando? Precisa de novos equipamentos que não causem lentidão? Ou todas as anteriores. Bem, então temos mais algumas perguntas, mas vale a pena reservar um tempo para analisá-las. Quando estiver pronto, marque as metas abaixo que coincidem com as suas. E lembre-se de compartilhar isso com o departamento de TI ao apresentar a proposta de atualização. Aprimorar a produtividade Possibilitar novos processos Fornecer ferramentas adequadas para o trabalho Aproveitar novos softwares Melhorar a mobilidade Captar talentos Abrir novos mercados ou expandir territórios Fornecer suporte a funcionários especializados Expandir os negócios internacionalmente Oferecer suporte a mais funcionários remotos ou colaborar com parceiros distantes Capacitar funcionários em operações de campo de missão crítica Reter talentos Permitir o trabalho remoto Capacitar funcionários que precisam de computação de alta performance Se não tivermos mencionado algo, escreva seus objetivos específicos abaixo. Qual é seu orçamento total? 3

4 A árvore decisória Coloque cada membro da equipe no exercício abaixo e some os resultados para determinar que tipos de funcionário você tem. Dessa forma, independentemente de eles trabalharem em uma mesa de reunião, uma mesa de cozinha ou até mesmo em uma mesa bandeja, você conhecerá melhor as necessidades tecnológicas deles. Não O membro da equipe gasta mais de 50% do tempo trabalhando longe da mesa? Sim Ele fica sentado à mesa mais de 50% do tempo? Ele passa a maior parte do tempo trabalhando em um local remoto ou viajando para reuniões externas? Sim Não Trabalha em locais diferentes Faz viagens/ reuniões externas Profissional focado no escritório Profissional em constante mobilidade no escritório Funcionário remoto Profissional em constante movimento Leia mais na próxima página para saber sobre cada tipo de funcionário. 4

5 Entenda quem é quem Conhecer bem os funcionários e como cada um trabalha é fundamental para o sucesso. Pesquisas mostram que geralmente há quatro tipos de funcionário. Você verá detalhes nesta visão geral. Alguns funcionários podem não ser definidos claramente, podem se enquadrar em mais de uma categoria ou ainda ter necessidades altamente especializadas de hardware ou software. Você saberá mais sobre o que fazer nesses casos depois. Funcionários com mobilidade Esses membros da equipe passam a maior parte do tempo viajando ou fora do escritório. Profissionais em movimento Trabalham mais da metade do tempo fora do escritório, viajando e participando de reuniões externas. Funções típicas: Executivos de nível intermediário a alto Executivos de marketing/vendas Engenheiros de campo Representantes de vendas e seguros Prestadores de serviços, como consultores, peritos de seguros e profissionais de serviços de saúde Número total: Funcionários remotos Trabalham em tempo integral (pelo menos 30 horas por semana) fora da empresa ou em outro lugar. Funções típicas: Processamento de dados/reivindicações Pessoal de eventos Profissionais de vendas Consultores Número total: 5

6 Funcionários do local de trabalho São membros da equipe que passam a maior parte do tempo no escritório. Funcionários focados no escritório Trabalham na própria mesa no escritório mais da metade do tempo. Funções típicas: Equipe administrativa/suporte executivo Contabilidade/financeiro Help Desk/suporte ao cliente Engenheiros Designers Representantes de vendas Equipe de marketing Outros profissionais, como administradores do governo ou da área de educação Programadores Pesquisa e desenvolvimento Número total: Profissionais em constante mobilidade no escritório Trabalham longe da mesa mais da metade do tempo, participando de reuniões ou trabalhando em vários locais da empresa. Funções típicas: De gerentes a executivos de alto nível em todos os departamentos Profissionais de marketing Outros profissionais, como gerentes de programação Equipe de TI Professores Especialistas, como contramestres de fábricas, gerentes de armazéns e enfermeiras Número total: Se os membros da sua equipe não se enquadrarem exatamente nessas descrições, visite-nos em FutureReadyWorkforce.dell.com/work para criarmos soluções personalizadas para você. 6

7 Descubra o que é ideal para cada um Agora que você sabe quem é quem na equipe, está na hora de descobrir o que é ideal para cada um. Não há um guia genérico para escolher dispositivos, mas este é o mix de produtos típico para cada tipo de funcionário. Em um escritório Funcionários focados no escritório Desktop* 57% (dispositivo principal) 45% 38% 36% Notebook* (dispositivo principal) Smartphone* (dispositivo secundário) Melhorias de produtividade: 44% Vários monitores* 39% 45% Dock station * 30% 44% 30% Hub de monitores* Móveis 36% 30% Profissionais em constante mobilidade no escritório Notebook* Smartphone* (dispositivo secundário) Tablet* Melhorias de produtividade: Dock station * Vários monitores* Hub de monitores* (dispositivo principal) (dispositivo principal ou secundário) Funcionários remotos 62% Notebook* (dispositivo principal) 59% Smartphone* 30% (dispositivo secundário) Tablet* 30% 53% 38% (dispositivo principal ou secundário) Profissionais em movimento Notebook* Smartphone* (dispositivo secundário) Tablet* (dispositivo principal) (dispositivo principal ou secundário) Melhorias de produtividade: 36% 34% 21% Dock station * Vários monitores* Hub de monitores* Melhorias de produtividade: 31% 26% 25% Dock station * Hub de monitores* Vários monitores* Greenburg Pesquisa de ecossistema, 3º trimestre de 2014 * 7

8 Alcance um novo patamar É essencial equipar os funcionários com o básico, mas acessórios adicionais podem contribuir de maneira significativa para elevar a performance deles a um novo patamar. Aqui está um exercício para ajudá-lo a fornecer um ecossistema completo de equipamentos especializados, acessórios e software para cada tipo de funcionário diferente. Para todas as respostas sim, escreva o número total de equipamentos especializados necessários para cada membro da equipe na última coluna. Funcionários focados no escritório Notebook ou desktop Monitor Mouse Teclado Dock station Equipamentos básicos: Pergunta Sim Não Em caso afirmativo, considere: Número total necessário Precisam levar o computador a cada reunião? Notebook/tablet com uma dock station Fazem chamadas telefônicas com frequência? Headset de comunicações unificadas com fio/wireless Há restrição de espaço na mesa de trabalho? All-in-ones ou micros com montagem Usam algum software que consome muitos recursos? Workstation em vez de desktop Precisam executar funções com alto consumo de dados ou realizar multitarefas com monitores grandes/duplos? Secundário, monitor maior e montagem São profissionais que trabalham com design ou arte? Tablet digitalizador Precisam de software especializado? Em caso afirmativo, liste o software usado: Profissionais em constante mobilidade no escritório Notebook Dock station Monitor Teclado e mouse wireless Equipamentos básicos: Pergunta Sim Não Em caso afirmativo, considere: Número total necessário Precisam ficar conectados e apresentar conteúdo nas reuniões? Precisam executar funções com alto consumo de dados ou realizar multitarefas com monitores grandes/duplos? Trabalham em condições adversas, como armazéns ou ambientes externos? Adaptador multifunção e/ou headset Considere um desktop além de um notebook Secundário, monitor maior e montagem Tablet resistente Precisam de software especializado? Em caso afirmativo, liste o software usado: 8

9 Funcionários remotos Equipamentos básicos: Notebook Dock station Teclado e mouse Impressora/scanner wireless Pergunta Sim Não Em caso afirmativo, considere: Número total necessário Usam algum software que consome muitos recursos? Um notebook potente e, possivelmente, um desktop adicional Precisam executar funções com alto consumo de dados ou realizar multitarefas com monitores grandes/duplos? Secundário, monitor maior e montagem São profissionais que trabalham com design ou arte? Tablet digitalizador Trabalham em ambientes externos e, possivelmente, adversos? Dispositivo resistente Imprimem ou digitalizam documentos? Impressora/scanner Trabalham em locais onde o sinal de Wi-Fi é inconstante? Ponto de acesso móvel e/ou adaptador multifuncional Precisam de software especializado? Em caso afirmativo, liste o software usado: Profissionais em movimento Notebook ou 2 em 1 Fonte de alimentação multifuncional Adaptador multifuncional Bolsa de transporte Equipamentos básicos: Pergunta Sim Não Em caso afirmativo, considere: Número total necessário Usam algum software que consome muitos recursos? Existe a necessidade constante de alternar entre a produtividade no desktop e em movimento? Precisam executar funções com alto consumo de dados ou realizar multitarefas com monitores grandes/duplos? Trabalham em locais onde o sinal de Wi-Fi é inconstante? Um notebook potente e, possivelmente, um desktop adicional Monitor wireless, dock wireless e teclado/mouse wireless Secundário, monitor maior e montagem Ponto de acesso móvel Trabalham em espaços reduzidos, como no avião, onde pode ser difícil trabalhar com um notebook? Tablet ou dispositivo 2 em 1 Trabalham em ambientes externos e, possivelmente, adversos? Dispositivo resistente Frequentemente precisam imprimir em casa? Impressora/scanner pessoal Precisam de software especializado? Em caso afirmativo, liste o software usado: 9

10 Parte 2 Some tudo Calcule quantos funcionários de cada tipo você tem, bem como a quantidade de dispositivos e acessórios que será necessária. Então, entregue esta página ao departamento de TI quando estiver pronto. Pergunta Profissional focado no escritório Profissionais em constante mobilidade no escritório Funcionários remotos Profissionais em movimento Total Quantos funcionários de cada tipo você tem Quantos Desktops Dispositivos 2 em 1 Notebooks Tablets Workstations Quantos destes acessórios Dock stations Monitores Dock stations wireless Mouse e teclado Teclado e mouse wireless Fonte de alimentação multifuncional Tablets digitalizadores Impressora/scanners Headsets de comunicações unificadas Notebook Dock station Monitor Teclado e mouse wireless Notebook ou 2 em 1 Teclado Desktop Mouse Impressora/scanner Bolsa de transporte Adaptador multifuncional Fonte de alimentação multifuncional 10

11 Hora de executar Agora que você tem um plano, leve esta lista de verificação para sua equipe de TI (não se esqueça da página 10) para ajudá-los a entender suas necessidades e como você chegou às conclusões apontadas.lembre-se: a equipe de TI está lá para ajudar. Eles também estão lá para manter as informações de sua equipe protegidas e ajudá-lo a evitar qualquer tempo de inatividade. Para garantir que vocês se entendam, sempre tenha em mente estas etapas: Aguarde As decisões tomadas pela equipe de TI, às vezes, não são imediatas, mas demoram por um motivo: eles estão protegendo os interesses do seu departamento e da empresa. Realize reuniões constantes Reúna a equipe e as partes interessadas da empresa para verificar como os recursos tecnológicos estão atendendo a todos. À medida que a equipe usar os novos dispositivos, poderão surgir dúvidas. E as partes interessadas da empresa podem ter atualizações para a equipe ao longo do caminho. Reuniões regulares podem manter todos em sintonia Entenda as metas de todos Seu departamento não precisa apenas de dispositivos rápidos e seguros. Ele também precisa de dispositivos que cumpram suas metas mais amplas: satisfação dos funcionários, mobilidade aprimorada, execução de softwares novos e assim por diante. Verifique se a equipe de TI compreende essas diferentes necessidades. Mantenha o canal de comunicação aberto Antes de decidir qual tecnologia fornecer à equipe, tenha uma conversa aberta com a TI sobre preocupações ou obstáculos. Sem saber quais são os verdadeiros problemas, pode ser difícil chegar a uma resolução. 11

12 Construção da equipe principal A essa altura, você já deve ter uma ideia de quais dispositivos a equipe precisa com base em suas funções, mas ainda não terminamos. Agora, você precisa pensar sobre como proteger e gerenciar cada dispositivo para garantir que cada sistema funcione bem com o passar do tempo. A Dell recomenda formar uma equipe principal composta por partes interessadas de TI que possam ajudá-lo a pensar sobre o ciclo de vida dos novos dispositivos e o tipo de suporte necessário. Use este guia para ter pleno entendimento do que precisa ser feito antes de adquirir os dispositivos. Essa colaboração com a TI e outras partes interessadas garante que você tome a melhor decisão de compra possível, levando em conta todas as necessidades. 1 Planejamento e projeto 2 Implantação e treinamento Nome do proprietário: Nome do proprietário: Tarefas: Identificar os membros da força de trabalho Identificar de quais dispositivos eles precisarão Trabalhar com as equipes de TI, RH, Instalações, Finanças e Aquisições para adquirir os dispositivos Estabelecer funções e responsabilidades para as partes interessadas Validar os requisitos de TI com a lista de verificação Planejar o ciclo de vida dos dispositivos com esta página Nome de entrada: Tarefas: Preparar dispositivos Implantar dispositivos no local Treinar os usuários para usar tecnologia Nome de entrada: Nome do revisor: Nome do revisor: 3 Gerenciamento e suporte 4 Transformação e desativação Nome do proprietário: Nome do proprietário: Tarefas: Proteger os dispositivos com autenticação de usuário, proteção de dados e prevenção contra malware Gerenciar o sistema operacional e as atualizações de software Fornecer suporte a desafios de hardware e software Gerenciar o acesso à rede e a conectividade para colaboração Considerar as necessidades de serviço e suporte para cada dispositivo/pessoa Nome de entrada: Tarefas: Avaliar quais dispositivos precisam ser retirados Transformar as soluções existentes que ainda estão funcionais Desativar tecnologia antiga Reciclar dispositivos mais antigos Nome de entrada: Nome do revisor: Nome do revisor: 12

13 Saiba antes de ir. Parabéns! Veja o que você conquistou ao preencher esta lista de verificação Identificou metas e objetivos. Identificou os tipos de funcionário para os quais precisa planejar. Descobriu quem precisa de quais dispositivos. Somou tudo. Identificou as próximas etapas essenciais para executar seu plano. Identificou parceiros para ajudar no gerenciamento do ciclo de vida. Como a Dell pode continuar fornecendo suporte à sua empresa? Teremos prazer em responder qualquer dúvida que possa surgir, além de ajudar da melhor forma possível. Saiba mais em FutureReadyWorkforce.dell.com/workforcechecklist 13