Instituto Superior Técnico. Maria da Conceição Isaac Enterprise Content Management Specialist Dezembro 2007

Transcrição

1 Instituto Superior Técnico Maria da Conceição Isaac Enterprise Content Management Specialist Dezembro 2007

2 Ineficiências da Situação Actual Enterprise Information Explosion A informação armazenada cresce 30% ao ano Mais de 90% dos documentos têm origem electrónica Mais de 85% da informação utilizada édocumentosnão estruturados São enviados por ano mais de 600 biliões de mails Storage Demand Petabytes Fontes Diversas Fixed Unstructured Data Dynamic Structured Data

3 Ineficiências da Situação Actual Em grandes organizações perdem-se documento em cada 12 segundos Mais de 65% da informação está sujeita a prazos de retenção 95% dos registos estão sujeitos a destruição 67% da informação perdida está directamente relacionada com erros manuseamento Écomumarquivarde forma errada 2-7% dos documentos Dificuldade de manutenção e gestão de vastos volumes documentais Dificuldade de acesso ao documentos em papel Falta de protecção contra desastres Dificuldade em responder rapidamente às solicitações Dificuldade em partilhar geograficamente conteúdos estáticos Dificuldade de preservação dos documentos Falta de recursos

4 Ineficiências da Situação Actual In today s highly regulated and litigious world, an enterprise that fails to manage as a record is testing fate. Gartner Group Decisões, documentos oficiais e outros registos importantes estão encapsulados em mensagens de correio electrónico, documentando importantes transacções de negócio As mensagens de correio devem ser consideradas formalmente e partilhar o mesmo estatuto de outros documentos de negócio São gerados mais de 35 biliões de mails por dia (Fonte: IDC)

5 Ineficiências da Situação Actual IL A EM L to I e A bl M a n e s E i U rhr uc o d o M C illion Pr ilip MUM ate s h r P o p d 2.7 t Cor Recor O d e FinTO y cour l i D b Ema E ET L DE H G OU L I N E MA E G S. UBYED 2.O1N v d e L e FinN ulak urrgo n b a u g Z bt EC I or S M y A WarIS b JP illiont D M RE Y LL OT U F N LL D I W DI GH U O N. E l ves i O phy LEnTiel r u M DE a D r o FluOT N D DI

6 Standards e Conformidade Exigências Legislativas Sarbanes-Oxley Basel II for Banks EU Data Protection Directive - Data Protection Acts NP 4438 (ISO) MoReq ISO 9000 Series Freedom of Information Legislation Non - compliance is not an option Litigation can be an even bigger issue

7 Internet, e-goverment

8 Qual é de facto a realidade empresarial? Conteúdos Processos Será a falta de gestão e controlo dos documentos aumenta a exposição das organizações aos riscos relacionados com o não cumprimento da legislação, e fá-las incorrer em situações de litigio ou até de penalizações? Será que se está a condicionar e até a prejudicara produtividade, por falta de acesso facilitado à informação que se encontra, na maioria das vezes, dispersa geograficamente? 85% não têm programas formais de gestão de registos 47% não incluem registos electrónicos 38% não seguem de forma regular as politicas RIM 93% acreditam que virão a ter litigios pela falta da definição politicas regul. 62% têm dúvidas de poder defender os seus próprios registos 67% duvidam que os departamentos de TI s entendam as politicas de RIM Survey data from Cohasset Associates A Call To Action AIIM and ARMA 2003 study

9 Qual é de facto a realidade empresarial? Conteúdos Processos Será que os Records/Registos da vossa organização estão actualizados ou estarão alguns a ser retidos por tempo demasiado e outros destruídos antes do tempo? É dificil gerir os ciclos de vida da informação? Será que o cumprimentos da legislação, normas e regulamentações, está em causa ou até possivelmente em perigo, pela falta de um sistema electrónico que vos permita controlar os Registos? 85% não têm programas formais de gestão de registos, 47% não incluem registos electrónicos. 38% não seguem de forma regular as politicas RIM 93% acreditam que virão a ter litigios pela falta da definição politicas regul. 62% têm dúvidas de poder defender os seus próprios registos 67% duvidam que os departamentos de TI s entendam as politicas de RIM Survey data from Cohasset Associates A Call To Action AIIM and ARMA 2003 study

10 SECULO XXI O século do CONHECIMENTO BOAS PRÁTICAS PARA A CRIAÇÃO E MANUTENÇÃO DOS DOCUMENTOS COMO FORMA DE PROTEGER A MEMÓRIA FUTURA CIDADANIA DIGITAL MAIS CONHECIMENTO MELHOR CIDADANIA

11 Qual é o futuro? "As IDC predicted, the content applications markets have taken off, because customers have realized that they can not conduct business if they can't find or manage their information," "Drivers for these markets include the need for regulatory compliance and records management, as well as proven ROI for ecommerce and sales support. In the future, IDC believes that these markets will also be fueled by interest in improving the productivity of information workers." Susan Feldman, Research Vice President for Content Management and Retrieval Solutions Research at IDC

12 Gestores Gerir Autores Conteudos Criar Conteúdo Disponibilizar Utilizadores Desenvolver Sistemas Informação

13 Gestão de Conteúdos/Documentos Gerir a criação dos documentos internos e externos Organizar electronicamente os documentos (estrutura de arquivo) Gerir o ciclo de vida dos documentos Histórico das acções sobre os documentos Gerir versões Gerir a circulação e aprovação electrónica dos documentos Pesquisas de documentos e conteúdos Facilidade de utilização Reduzir as tarefas repetitivas

14 Gestão de Conteúdos/Documentos Captura Gestão Pesquisa Disponibilização Integração

15 Documentos / Conteúdos Origem Externa Origem Interna Digitalização Fax Server Web Server MS- Office

16 Gestão de Conteúdos/Documentos Criação de Documentos Integração Ms-Office Gestão de Ciclo de Vida Pesquisas Controlo de Versões Conversões Publicação Distribuição Arquivo Devem disponibilizar: Arquitectura Escalável e Modular Desenho baseado em sistemas abertos Facilidade de Utilização Funções Out-of-the-Box Segurança Alta Integridade de Dados Presença de Mercado Capacidade Técnica Tecnologia Reconhecida

17 Indexação A classificação pode ser efectuada de forma manual ou automatizada. Automática para documentos estruturados: Formulários Inquéritos ou semi-estruturados: Facturas de Fornecedores Notas de Encomenda podem ser utilizados produtos específicos para captura automática de dados. Alguns dos dados captados poderão ser disponibilizados a sistemas ou aplicações de negócio. Para todos os outros tipo de documentos, poderá ser efectuada uma pré classificação, através de reconhecimento de códigos de barra ou motores de OCR

18 Interpretação Automática de Documentos Origem Destino Papel Fax Web XML PDF Imagem ERP CRM G. Conteúdos Arquivo Aplic. Neg. Mainframe Readsoft DOCUMENTS

19 Documentos Estruturados Documentos Semi- Estruturados Readsoft DOCUMENTS

20 Digitalização, interpretação e disponibilização a outras aplicações Captar Mailrooms Orden Encam Indexing Estruturados Semi-estruturados Não-estruturados Encomendas Arquivo CRM G. Conteúdos ERP Readsoft DOCUMENTS

21 Records Management

22 Records Management - Conformidade Criação e Utilização Conteúdos do Utilizador Retenção e Expurgo Legislação Transição Captar os Registos Expurgo Revisão Processos de Negócio FileNet Records Management

23 Records Management Efectua a Gestão Electrónica dos Registos Gestão de Plano de Classificação Possibilita, que o utilizador possa facilmente utilizar, gerir e pesquisar conteúdos em múltiplos repositórios Efectua um controlo eficaz da segurança dos registos Permite a implementação e fortalecimento das politicas legais, efectuando uma eficiente gestão dos prazos de retenção Disponibiliza mecanismos de controlo e auditoria Workflows pré-definidos

24 Management Cliente Serviço a Clientes Pedido Reclamação Captar Registo Resolução do Pedido FileNet Records Management

25 Records Management Records Management é tecnologia, legislação e arquivo Abordagem multi-disciplinar O Records Management é um conjunto de competências e processos

26 Business Process Management

27 Os Processos: O Momento da Decisão Estaremos a cumprir com todos os passos necessários? Estarão a ser envolvidas as pessoas adequadas? Será tomada a decisão correcta quando necessário? Business Process Management

28 Business Process Management Muito mais que automatização 70% of executives surveyed said the performance of internal business processes have a direct impact on their firms. Only 10% of those surveyed said that they have sufficient visibility of business process to respond quickly and appropriately to change. An alarming 41% of executives say their firms do not manage in any systematic way the risks involved in changing processes.

29

30 WORKFLOW Business Process Management Gestão de Tarefas, Intervenientes, Acções e Prazos Capacidade de rápida adequação dos processos em reorganizações ou alterações legislativas Análise, Simulação e Optimização Melhoria contínua dos processos

31 Business Process Management Mais que Workflow Business Activity Monitor - Dashboards Simulação Análise

32 Metodologias

33 Anatomia de um Business Case Análise da situação Ambito, patrocinadores e objectivos Pesquisa e Selecção Incluir várias opções e analisar prós/contra Justificação Custo Total do Insucesso (TCF) Beneficios intangíveis na melhoria dos processos de negócio Beneficios tangíveis na melhoria dos processos de negócio (ROI) Implementação Pensar Grande - Começar Pequeno Caso Prático Quick-Win Recomendações Não se esqueçam de medir os resultados

34 Modelo de Implementação Melhores Práticas Gestão de Projecto Gestão da Mudança Planeamento e Análise Configuração Testes Formação Entrada Produção Planeamento das actividades do projecto Análise dos requisitos documentos, processos, estrutura organizacional Configuração técnica da solução de acordo com os requisitos identificados Testes à Solução Formação (utilização e administração) Entrada em Produção Monitorar Reportar Analisar Melhorar

35 Casos Práticos

36 Criação Macro Estrutura Temática Áreas Fim Análise da Situação Ambito Criação do Plano Patrocinadores Secretaria-Geral e Divisão de Documentação e Arquivo Objectivos Criação do Plano a dois níveis dentro dos prazos e com o envolvimentode todososorganismosde um Ministério Pesquisa, Selecção e Justificação Incluir várias opções, analisar e decidir Contratação do Fornecedor

37 Implementação Gestão de Projecto Gestão da Mudança Planeamento Recolha Consolidação Elaboração Discussão Versão Final Constituição da Equipa de Projecto Apresentação do projecto a todos os intervenientes Reuniões com os serviços para apresentação da metodologia e prazos entregade FRD Elaboração do Plano em estreita colaboração com a equipa de Projecto Apresentação do Plano aos Organismos e recolha de sugestões Elaboração da Versão Final 4 meses

38 Processo de Digitalização, Conferência e Aprovação de Documentos Antes Depois docs/ano docs/ano Tempo Médio de Processamento 18 dias 8 dias A mesma equipa processa mais 25% de documentos com uma performance superior em 55% Aumento de Produtividade 67%

39 Conclusões

40 O planeamento é a chave do sucesso da implementação Valorização Profissional Formação Suporte Pessoas Estratégia Identificação de factores críticos p/funcionamento serviços Identificação de iniciativas Definição de prioridades Tecnologia Análise situação actual Identificação de futuras necessidades Iniciativas intermédias Processos Gestão da mudança Definição de processos

41 Gestão da Mudança Garantir o envolvimento de um conjunto representativo de elementos que possam patrocinar o projecto Identificar as funções principais do negócio Entrevistar os utilizadores para melhor percepção dos desafios que enfrentam e recolher a informação relevante ao projecto Identificar onde e em que formato se encontra presentemente o conhecimento/informação Garantir que os intervenientes aceitam culturalmente a necessidade da partilha da informação

42 Gestão da Mudança Realizar acções de comunicação que permitam garantir o envolvimento dos utilizadores e fomentar a aceitação do projecto Realizar acções de formação orientadas às funcionalidades e não à tecnologia de forma a preparar eficientemente os utilizadores para a nova forma de trabalho Garantir um suporte eficiente e local à entrada em produção acompanhado das acções de informação adequadas

43 Conclusões

44 egoverment Simplex

45 egoverment Apresentação de Francisco García Móran Comissão Europeia Francisco García Móran- European Commission Director General for Informatics

46 Diferentes Canais Múltiplos Conteúdos Extranet Canais Internet Clientes Prestadores Serviços Internet Outros Utente Intranet Entidades Oficiais e Jurídicas Colaboradores Internos

47 Grande Desafios Maiores Benefícios A implementação de um repositório electrónico de informação corporativo, disponível a toda a Organização, permitirá a criação de um local centralizado de suporte a toda a informação. As plataformas desta natureza assentam sobre arquitecturas abertas e orientadas à Web, o que poderá transformar-se num canal impulsionador da virtualização de processos das Organizações Acrescentam valor às Organizações que pretendam: Ter independência no acesso a informação Ter maior rapidez de acesso aos conteúdos Criar os alicerces para suporte electrónico dos conteúdos potenciando o seu eventual intercambio electrónico Permitem responder às necessidades existentes e ajudar a resolver grande parte dos problemas identificados

48 Maria da Conceição Isaac Tel.: