Gestão de Entradas em Produção

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1 Gestão de Entradas em Produção Versão: V1.0 Novembro 2014

2 Índice: Gestão de Entradas em Produção Enquadramento & Objetivos Princípios e Regras de Base C.E.P. Entrada em Produção Projetos S.I. Regras Especificas Processo (BPD + Descrição) Matriz RACI Instrumentos de referencia e gestão Entrada em Produção Patch M.A. Regras Especificas Processo (BPD + Descrição) Matriz RACI Instrumentos de referencia e gestão

3 Gestão de Entradas em Produção Enquadramento & Objetivos O Presente documento define as regras e procedimentos a aplicar para as entradas em produção de Projetos de SI e de Patchs de Manutenção Aplicacional e Midrange. Estes procedimentos têm como objetivo garantir que: todas as entradas a produção (EP) são solicitadas através dos canais próprios e devidamente programadas; todas as EP são prévia e devidamente comunicadas às entidades relevantes; a resolução de eventuais conflitos é decidida de forma central, minimizando o risco e maximizando a defesa do interesse da Galp Energia; existiu a aprovação necessária para a passagem a produção; as equipas asseguram antecipadamente a adequada capacidade para resposta às solicitações aprovadas de EP; as novas funcionalidades não impactarão o normal funcionamento dos sistemas em produção; cada entrada em produção efetuada fica registada num Log centralizado. 3 Gestão de Entradas em Produção

4 Gestão de Entradas em Produção Princípios e Regras de Base (1/2) A gestão centralizada de EPs pretende contribuir para o cumprimento dos objetivos referidos e baseia-se nos seguintes princípios e conceitos: I. EP de Projeto SI A entrada em produção resulta da passagem da Gate 10 (G10 - OK Passagem a Produção) que, no ciclo standard de um projeto, surge entre as etapas XIII e XIV; A entrada em produção pode ser executada de forma parcial ou final, desde que respeitadas e aprovadas as condições expressas no template PMOT049 em vigor; Num projeto, o conceito de Release constitui um grupo de ações de entrada em produção a efetuar simultaneamente em uma ou várias aplicações. II. EP de Patch de Manutenção Aplicacional e Midrange (MAM) Um Patch de MAM representa um pacote de configurações/desenvolvimentos que acumulam soluções corretivas/evolutivas de open issues aplicacionais; A entrada em produção de um Patch de MAM pode ser executada recorrentemente de forma Semanal ou sempre que a defesa do interesse Galp o justifiquem. 4 Gestão de Entradas em Produção

5 Gestão de Entradas em Produção Princípios e Regras de Base (2/2) III. Plano Consolidado de Entradas em Produção (PCEP) Plano central que consolida as datas de todas as operações planeáveis de entrada em produção. IV. Reserva de datas para entrada em produção (REP) A reserva constitui uma sinalização, no calendário do PCEP, de uma operação de entrada em produção (numa mesma release há reservas por aplicação); No caso de um projeto a(s) entrada(s) em produção (parcial ou final) deve(m) ficar reservada(s) pelo menos até à passagem da Gate 7 (G7-OK Implementação); No calendário do PCEP é garantida uma REP recorrente e semanal destinada à operação de entrada em produção de um Patch planeado de MAM; Para efeitos de planeamento a data de uma REP é considerada firme na semana n- 4 estando o eventual reagendamento sujeito a negociação e decisão do CEP. V. Log Consolidado de Entradas em Produção (LCEP) Instrumento de gestão operacional que consolida os registos de todas as operações de entrada em produção. 5 Gestão de Entradas em Produção

6 Gestão de Entradas em Produção C.E.P. (Comité de Entradas em Produção) VI. Comité de Entradas em Produção (CEP) Órgão de gestão central das operações de entradas em produção; O CEP é constituído por: o Responsáveis pelas equipas dos Outsourcers: Midrange, Manutenção Aplicacional o Responsáveis pelas equipas da DSI: DIS, PMO, Arquitetura, Gestão de Serviços o Opcionalmente serão convocados Gestores de Contrato e Gestores de Projeto O CEP reúne semanalmente todas as 6ªf (semana n-1) às 14h30; A reunião do CEP tem duração prevista de 1 hora e a seguinte agenda base: o Análise detalhada das REPs inscritas na semana n do PCEP o Análise breve das REPs inscritas nas semanas n+1, n+2 e n+3 do PCEP o Tomada de decisão sobre situações de conflito e prioridades 6 Gestão de Entradas em Produção

7 Entrada em Produção Projetos S.I.

8 Entrada em Produção Projetos S.I. Regras Especificas (1/2) VII.Período para entradas em produção de projetos Semanalmente, à terça feira O horário de execução será decidido caso a caso, em função dos requisitos do projeto, impactos e risco operacional Serão consideradas exceções, com agendamento específico: o Correções efetuadas depois da entrada em produção, durante o período de suporte e antes do handover o Projetos cujo o impacto de entrada em produção exija que ocorram em determinados dias da semana, incluindo sábados e domingos Qualquer exceção será deve ser abordada e decidida pelo CEP VIII.Freeze de ambiente de Qualidade Consoante aplicação a ser intervencionada durante uma EP, poderá ser necessário declarar um freeze do ambiente de qualidade. A comunicação de um freeze deverá acontecer pelo menos 4 semanas antes da data da REP (em linha com o definido no ponto 4) 8 Gestão de Entradas em Produção

9 Entrada em Produção Projetos S.I. Regras Especificas (2/2) IX. Sobreposição de EP Por regra, apenas deve ser agendada um entrada em produção de projeto por data; exceções serão analisadas pelo CEP A sobreposição de datas de EP de Releases de vários projetos é possível desde que as respetivas operações não incidam nas mesmas aplicações; Caso na mesma data exista um projeto com mais do que 1 macro cluster, o número de projetos passiveis de entrar em produção será reavaliado. 9 Gestão de Entradas em Produção

10 Outsoucers Projeto Entrada em Produção Projetos S.I. Processo (1/5) X. Diagrama do Processo de EP de projetos O processo de entrada em produção deve considerar as regras e procedimentos já definidos para o Ciclo de Projeto ao longo do projeto 1. Reservar Data de Entrada em P D-10 (6ªf) 3. Solicitar Passagem a Produção D-5 (5ªf) 5. Gate 10 Go/No Go GO 9. Validar Solução em Produção 2. Analisar Calendário de Entradas em P 4. Analisar Solicitação OK 6. Agendar passagem D (3ªf) 8. Executar Passagem 7. Comunicar a Utilizadores (opcional) 10. Registar Entrada em Produção CEP 10 Gestão de Entradas em Produção

11 Entrada em Produção Projetos S.I. Processo (2/5) XI. Descrição do Processo de EP de projetos 1. Reservar Data de Entrada em Produção O Gestor de Projeto DSI deve manter atualizado o ficheiro de Reservas de Entrada em Produção : o Semanalmente, antes da data do CEP, deve atualizar as datas de entrada em produção previstas para as 4 semanas seguintes o No final de cada mês deve atualizar as datas de entrada em produção previstas para os 3 meses seguintes 2. Analisar Calendário de Passagens a Produção Os Outsourcers e GP s DSI devem analisar regularmente as reservas de entradas em produção e alertar para eventuais problemas ou questões Semanalmente, o CEP decidirá sobre este calendário 3. Solicitar Passagem a Produção A solicitação de passagem deve ser apresentada nas reuniões de acompanhamento de projeto e formalizada através do envio de um para agc.projectos.galp@novabase.pt e Focal Point da Manutenção Aplicacional, com conhecimento do Focal Point de Midrange e GP da DSI A solicitação deverá ser sempre acompanhada pela disponibilização dos documentos de deployment, segundo templates já definidos 11 Gestão de Entradas em Produção

12 Entrada em Produção Projetos Processo (4/5) 6. Agendar Passagem A equipa de projecto é a responsável por identificar a sequência de tarefas necessárias a efectuar na entrada em produção, com o apoio das equipas de MA e Midrange e outras que sejam necessárias (PIGENT022) As equipas envolvidas devem assegurar o agendamento dos respectivos passos de entrada em produção 7. Comunicar a Utilizadores Apenas quando haja necessidade de comunicar indisponibiidade de sistema ou outro impacto operacional. Caso contrário, a comunicação de entrada em produção será feita no âmbito das atividades do projeto A comunicação será redigida pelo Gestor de Projeto DSI e de Negócio, e enviada para os seguintes destinatários: o Utilizadores da solução; o Todas as entidades envolvidas na execução do projeto; o Responsável do HelpDesk; O comunicado deve conter a seguinte informação: Assunto, Motivações, Sistemas e Serviços afetados, Impacto / Risco, Utilizadores afetados, tempo de indisponibilidade, tempo de suporte pela equipa de projecto e contactos 12 Gestão de Entradas em Produção

13 Entrada em Produção Projetos Processo (3/5) 4. Analisar Solicitação Os Outsourcers de Midrange e de Manutenção Aplicacional analisarão a solicitação e comunicarão necessidade de ajustes Identificar impactos e necessidade de indisponibilidade e comunicar ao projeto Validar as necessidades de intervenção de outras equipas de Suporte ou Terceiros Rever o detalhe dos passos de entrada em produção e o responsável por cada um (PIGENT022) 5. Gate 10 Reunião de Go / No-Go Reunião Go/No-Go assente no template de suporte à decisão, que assegura a existência de todas as aprovações necessárias Devem estar asseguradas as seguintes condições: o Documentação de projeto validada pela Arquitetura, Negócio e Outsourcers o Testes de aceitação realizados o Formação realizada o Documentação do Utilizador validada o Documentação de deployment validada e revista pela equipa de Midrange e Manutenção o Impactos identificados 13 Gestão de Entradas em Produção

14 Entrada em Produção Projetos Processo (5/5) 8. Executar Passagem Executar a passagem a produção de acordo com os trâmites definidos no plano de passagem e respetiva documentação. Será liderada pela equipa de Midrange, com o acompanhamento ou intervenção da equipa de Manutenção Aplicacional e de Projeto 9. Validar solução em produção Validação do resultado da execução da entrada em produção pelas equipas de Midrange, MA, Projecto e outras que tenham participado na entrada em produção. Na eventualidade de ocorrências com impacto negativo ou imprevisto nesta fase, deverá ser feita nova análise pelas equipas de Midrange, Manutenção Aplicacional e Projeto e promovidas as alterações necessárias para retomar a estabilidade da aplicação e/ou serviços: o Implementar ações corretivas ou roll-back. 10. Registar Entrada em Produção Elaborar relatório final da intervenção; Registar a entrada em produção ( release ) nas ferramentas de gestão de serviço respetivas, o qual deve conter a seguinte informação: Data da release, Conteúdo da release, Entidade responsável pela produção desse conteúdo; 14 Gestão de Entradas em Produção

15 CEP GP DSI Arquitetura Fornecedor Projeto GP Negócio Key-Users Midrange Manutenção Service Desk Entrada em Produção Projetos S.I. Responsabilidades de Execução das Passagens XII.Matriz RACI de EP de projetos A execução de entradas em produção deve seguir: Matriz RACI 1. Reservar Data de Entrada em Produção A R C C C C I C - 2. Analisar Calendário de Entradas em Produção A I C I C C R C - 3. Solicitar Passagem a Produção A I I R I I I I - 4. Analisar Solicitação A I C C - - R R - 5. Gate 10 Go/No Go A R R R R C R R - 6. Agendar passagem A R - I I - R R - 7. Comunicar a Utilizadores - A I I R I I I R 8. Executar Passagem - A - C I - R R - 9. Validar Solução em Produção - I C R R R C A Registar Entrada em Produção - A C C I - R R R R-Responsible; A-Accountable; C-Consulted; I-Informed 15 Gestão de Entradas em Produção R-Responsavel p/ execução; A-Autoridade; C-Consultado; I-Informado

16 Entrada em Produção Projetos S.I. Documentos Relevantes Ciclo de projeto PMO/ProjSI_Faseamento_V1.0.pptx Reserva de entradas em produção radas%20em%20produ%c3%a7%c3%a3o/reservas%20de%20entradas%20em%20produ%c3%a7%c3%a3o.xl sx Template de deployment (PIGENT022) %20Guias%20e%20Normas/99.%20Templates Template Gate 10 (PMO.T049) 0TempAtivos/Vers%C3%A3o%20PT/PMO-T049_%20PassagemProdu%C3%A7%C3%A3o(v1.0).dotx 16 Gestão de Entradas em Produção

17 Entrada em Produção Patch M.A.M.

18 Entrada em Produção Patch MAM Regras Especificas (1/3) XV. A solicitação deverá ser efectuada: Via Service Desk Galp (via encaminhamento do registo original de incidente) XVI.A solicitação deverá ser sempre acompanhada por: Template definido para a aplicação em causa (template genérico no caso de não existir um específico; s de aprovação dos respectivos aprovadores excepto: o o A aprovação da equipa de Manutenção Aplicacional (está implícita no pedido) A aprovação do Outsourcer Midrange (será dada após validação que toda a informação está completa) Nota: Nenhum pedido será executado sem que se verifiquem todas as aprovações definidas na matriz RACI. 18 Gestão de Entradas em Produção

19 Entrada em Produção Patch MAM Regras Especificas (2/3) XVII.Período regular de passagens a produção de Patch MAM: todas as Quartas Feiras (há uma REP recorrente destinada ao patch semanal); Serão consideradas exceções (com agendamento específico) todas as passagens a produção que tenham como fim a resolução de incidentes ativos e com impacto efetivo no normal funcionamento das aplicações. XIII.Prazo de Solicitação Serão consideradas para passagem a produção no Patch semanal todas as solicitações completas e aprovadas efetuadas até à Sexta-Feira anterior à semana n. XIV.Validação O Outsourcer Midrange atualizará o PCEP com as solicitações integráveis no Patch da semana seguinte(com REP recorrente) a analisar na reunião do CEP; O Outsourcer Midrange promoverá, sempre que necessário, o agendamento especifico de Patch MAM excecionais comunicando a operação aos membros permanentes do CEP. 19 Gestão de Entradas em Produção

20 Entrada em Produção Patch MAM Regras Especificas (2/3) XX. Condições de Aprovação de Patch MAM A aprovação deverá ser dada de acordo com a Matriz RACI (ponto ) É obrigatório obter a validação e aprovação prévia da Área de Arquitetura da DSI para todos aqueles desenvolvimentos que impliquem alterações: o Na arquitetura dos sistemas Galp; o No standard das aplicações; o No processo funcional. 20 Gestão de Entradas em Produção

21 Midrange ManutenÇão Aplicacional Entrada em Produção Patch MAM Processo (1/5) XXI.Diagrama do Processo de EP de Patch MAM O processo de entrada em produção deve considerar as regras e procedimentos decorrentes do seguinte diagrama 1 Solicitação de Passagem a Produção 4 Completar informação 9 Passagem Validada Não 2 Análise da informação Sim 5 Passa para agendamento Informação Completa? Implica indisponibilidade? Sim Não 7 Mensagem de Aprovação aos Key-users 8 Execução do Pedido 21 Gestão de Entradas em Produção

22 Entrada em Produção Patch MAM Processo (2/5) XXII.Descrição do Processo de EP de Patch MAM 1. Solicitação de Passagem a Produção A solicitação de passagem deve ser formalizada através de pedido no servisse desk colocando em conhecimento agc.projectos.galp@novabase.pt, Aprovador Galp e DSI. A solicitação deverá ser sempre acompanhada pela disponibilização dos documentos de deployment, segundo templates já definidos 2. Análise da informação O Outsourcer de Midrange analisarão a solicitação e comunicarão necessidade de ajustes Identificar impactos e necessidade de indisponibilidade e comunicar ao projeto Validar as necessidades de intervenção de outras equipas de Suporte ou Terceiros Rever o detalhe dos passos de entrada em produção e o responsável por cada um (PIGENT022) 5. Execução da passagem A Manutenção aplicacional é a responsável por identificar a sequência de tarefas necessárias a efetuar na entrada em produção, com o apoio de Midrange e outras que sejam necessárias (PIGENT022) As equipas envolvidas devem assegurar o agendamento dos respetivos passos de entrada em produção 22 Gestão de Entradas em Produção

23 Entrada em Produção Patch MAM Processo (2/5) XXII.Descrição do Processo de EP de Patch MAM 7. Comunicar a Utilizadores Apenas quando haja necessidade de comunicar indisponibilidade de sistema ou outro impacto operacional. A comunicação será redigida pelo DSI e enviada para os seguintes destinatários: o Utilizadores da solução; o Todas as entidades envolvidas na execução do projeto; o Responsável do HelpDesk; O comunicado deve conter a seguinte informação: Assunto, Motivações, Sistemas e Serviços afetados, Impacto / Risco, Utilizadores afetados, tempo de indisponibilidade e contactos 8. Execução da passagem Executar a passagem a produção de acordo com os trâmites definidos no plano de passagem e respetiva documentação. Será liderada pela equipa de Midrange, com o acompanhamento ou intervenção da equipa de Manutenção Aplicacional. 23 Gestão de Entradas em Produção

24 CEP GC DSI Arquitetura FP Negócio Key-Users Midrange Manutenção Service Desk Entrada em Produção Patch MAM Responsabilidades de Execução das Passagens (1/2) XXIII.Matriz RACI de EP de Patch MAM A execução de entradas em produção deve seguir: Matriz RACI 1. Solicitação de Passagem a Produção A I I R I, O 2. Análise da informação A O R C I 3. Informação Completa? C A O R C I 4. Completar informação A O I, C R I 5. Agendamento do Patch MAM A I I, C C R R I, C 6. Implica indisponibilidade? A I, C R I, C I, C 7. Mensagem de Aprovação aos Key-users A I, C I I, C I, C R 8. Execução da Passagem a Produção I I I, C R R,A I, C 9. Validação da Entrada em Produção A R R I, C R I R-Responsible; A-Accountable; C-Consulted; I-Informed R-Responsavel p/ execução; A-Autoridade; C-Consultado; I-Informado 24 Gestão de Entradas em Produção

25 Entrada em Produção Patch MAM Documentos Relevantes Check List de entradas em Produção de pedidos da Manutenção Reserva de entradas em produção radas%20em%20produ%c3%a7%c3%a3o/reservas%20de%20entradas%20em%20produ%c3%a7%c3%a3o.xl sx Template de deployment (PIGENT022) %20Guias%20e%20Normas/99.%20Templates Template xxxx 25 Gestão de Entradas em Produção