Interoperabilidade e funcionalidade de documentos

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1 Instituto Superior de Engenharia do Porto Tema Interoperabilidade e funcionalidade de documentos 5º.ano Licenciatura Ramo Computadores e Sistemas Orientador Eng. Paulo Ferreira Aluno Joel Filipe Mota Santos Agosto de 2004

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3 Agradecimentos A realização deste trabalho só foi possível graças à colaboração de diversas pessoas. A todos aqueles, que sob as mais diversas formas, contribuíram para a concretização deste projecto, expresso o meu afectuoso reconhecimento e agradecimento. Em particular: aos meus pais, pelo incentivo dado durante a elaboração deste trabalho; na I2S, ao engenheiro António Pinto que, mais uma vez, esteve presente para me ajudar a concluir mais uma etapa importante da minha vida; no ISEP, ao engenheiro Paulo Ferreira, pela orientação dada na elaboração do projecto; todos os demais colegas/amigos de trabalho na I2S, pelas dicas e apoio dado. i

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5 Índice 1. INTRODUÇÃO ENQUADRAMENTO ORGANIZAÇÃO DO RELATÓRIO CONVENÇÃO TIPOGRÁFICA INTEROPERABILIDADE TIPOS DE DOCUMENTOS CARACTERÍSTICAS DA INFORMAÇÃO DIGITAL DOCUMENTO DIGITAL VS DOCUMENTO EM PAPEL TIPOS DE DOCUMENTOS FORMATOS DE DOCUMENTOS TEXTO PURO (ASCII) TEXTO COM FORMATO Processador de texto Folhas de cálculo FORMATOS DE VISUALIZAÇÃO E IMPRESSÃO LINGUAGENS DE FORMATO LATEX LYX Editores e outros programas O LaTeX no Windows A comunicação com outros sistemas e programas XML Vantagens e desvantagens do Formato XML Aplicação do XML Arquitectura Adobe XML Microsoft Office 2003 e o XML CONCLUSÃO O PRESENTE O PROBLEMA AO SEU SERVIÇO WEBSPHERE WEBFACING NET STANDARDS...54 iii

6 6. GESTÃO DOCUMENTAL A NECESSIDADE DO SOFTWARE DE GESTÃO DOCUMENTAL WORKFLOW PORTAIS E INTRANET WEB: INTEGRAR É A SOLUÇÃO (?) ECM ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT EAI ENTERPRISE APLICATION INTEGRATION EDI ELECTRONIC DATA INTERCHANGE EBXML FACTOR HUMANO Mudança de gestão Falsa assumpção SOLUÇÕES MICROSOFT SHAREPOINT PORTAL SERVER SILVA IXOS NETAMINAS CONCLUSÃO GLOSSÁRIO BIBLIOGRAFIA/ REFERÊNCIAS ANEXOS I2S ESPECIFICAÇÕES DE FORMATOS DE FICHEIROS XML OFFICES SUITES NORMAS iv

7 Índice de Figuras Figura 2.1 Estrutura do ILE...5 Figura 2.2 Interoperabilidade entre sistemas...6 Figura 2.3 Exemplo de relação de versões entre empresas...7 Figura 2.4 Exemplo de relação de versões entre postos de trabalho...8 Figura 2.5 Exemplo de interoperabilidade...9 Figura 3.1 Dispositivo de leitura de documentos digitais...13 Figura 4.1 Exemplo de resultado de um ficheiro não reconhecido pelo Word..18 Figura 4.2 Icone do Microcoft Word...21 Figura 4.3 AbiWord (versão 2.0)...23 Figura 4.4 AbiWord: multi-plataforma...23 Figura 4.5 AbiWord: alguns erros ortográficos a corrigir...24 Figura 4.6 Icone do Microsoft Excel...25 Figura 4.7 Icone do PDF...26 Figura 4.8 Exemplo de conteúdo de um ficheiro em formato PostScript...27 Figura 4.9 HTML...28 Figura 4.10 LaTex...30 Figura 4.11 Lyx...31 Figura 4.12 MikTeK...33 Figura 4.13 Arquitectura Adobe XML...40 Figura 4.14 Portabilidade do Microsoft Office Figura 4.15 Exemplo de documento em Latex e o seu resultado intepretado...44 Figura 4.16 AbiWord: exemplo de texto...44 Figura 4.17 PDF: documento original AbiWord exportado para LaTex...45 Figura 5.1 Ecrã tipico de um AS Figura 5.2 WebFacing...51 Figura 5.3 WebFacing: estrutura de conversão...51 Figura 5.4 WebFacing: possibilidade de use de ambas as formas...52 Figura 5.5 Evolução do iseries...52 Figura 6.1 Processo de Digitalização-Classificação-Distribuição...58 Figura 6.2 Acesso ao Portal por mapeamento de rede...65 Figura 6.3 Portal I2S...65 Figura 6.4 Portal I2S: acessos cliente...66 v

8 Figura 6.5 Portal ISEP...66 Figura 6.6 Portal ISEP: opção de formato de listagem...67 Figura 6.7 Interoperabilidade do EAI...70 Figura 6.8 Estrutura do EDI...72 Figura 6.9 Explicação gráfica do EDI...73 Figura 7.1 Millennium BCP...80 Figura 7.2 Estrutura do SharePoint Portal Server...82 Figura 7.3 Silva...84 Figura 7.4 Aspecto da ferramenta Silva...85 Figura 7.5 Estrutura do IXOS...87 Figura 7.6 Estrutura do IXOS em parceria com ferramentas Microsoft...88 Figura 11.1 Esquema do XSL Figura 11.2 Microsoft Office Figura 11.3 Visão do OpenOffice Figura 11.4 OpenOffice.org: conversão para diversos tipos de formatos Figura 11.5 KOffice: já se encontra preparado para o OASIS vi

9 Índice de Tabelas Tabela 4.1 Códigos acrescidos à tabela ASCII...20 Tabela 4.2 Comparação do tamanho de ficheiros...21 Tabela 4.3 Resumo de alguns tipos de formato...46 Tabela 7.1 Comparação entre processo papel e processo formato digital...80 Tabela 8.1 Exemplo Microsoft: custo de aquisição do produto...92 Tabela 11.1 I2S: Sectores da Empresa Tabela 11.2 Microsoft Office versões e respectivos valores vii

10 Lista de Abreviaturas AFNOR API BPSS CEN CLT CMS CRM CSS CTAN EAI ECM EDI ERP HTML IPQ IRM ISO KDE LGPL MSMQ OCR PDA PDF PME RTF SGML SISSL SOAP SPPS UDDI Association Francaise de NORmalisation Aplication Program Interface Bussiness Process Specification Schema Comité Europeu de Normalização Common Language Runtime Content Management System Customer Relationship Management Cascade Style Sheet Comprehensive TEX Archive Network Enterprise Application Interface Enterprise Content Management Electronic Data Interchange Enterprise Resource Planning Hypertext Markup Language Instituto Português da Qualidade Information Rights Management International Organization for Standardization K Desktop Environment GNU Lesser GPL Microsoft MessageQueing Optical Caracter Recognition Personal Digital Assistant Portable Document Format Pequena Média Empresa Rich Text Format Standard Generalized Markup Language Sun Industry Standards Source License Single Object Access Protocol SharePoint Portal Server Universal Description Discovery and Integration viii

11 UMIC Unidade de Missão Inovação e Conhecimento UN/CEFACT United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business WSDL Web Services Description Language WWW World Wide Web XHTML Extensible HTML XML extensive Markup Language ix

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13 1. Introdução A evolução do Homem tem sido ao longo do tempo enorme em todos os aspectos. E começando quer por Adão e Eva, quer pela teoria do Big Bang, o certo é que a evolução foi de tal modo, que seria a nossa extinção se regredíssemos. A informática veio permitir essa evolução e o salto dado trouxe tanta oferta que já se torna difícil a escolha. Quem não se lembra da existência de um reduzido número de processadores de texto (tal como o Wordstar) e de folhas de cálculos (Lotus 123, Quattro), que veio facilitar a vida privada e empresarial. No entanto, no presente, existem uma panóplia de aplicações feitas à medida, que competem contra o software monopolista. De facto, as tentativas do destronar estes softwares (como será observado) têm sido inúmeras e provavelmente já teriam tido êxito mas existe um factor muito importante que não pode ser esquecido a mentalidade. Existem muitos produtos que tentaram a sua sorte e no entanto não atingiram o êxito, talvez por não estarem no sítio certo, na altura certa e no momento exacto. Apesar disso, a continuidade por atingir esse êxito permanece e cada vez mais observa-se (lentamente) o seu trabalho. O desenvolvimento de aplicações isoladas e independentes têm o seu fim, a relação 1-1 (um-para-um) de aplicação/formato de ficheiro está cada vez menos presente, substituída por aplicações que se conhecem e se entendem estamos na era da interoperabilidade. Com a presença da interoperabilidade, passamos a uma relação de n-n (n-para-n) onde, com a parceria entre aplicações, é possível a existência de formatos de ficheiros que se entendem entre as diversas aplicações, sem a necessidade de proceder a importações/exportações, bem como as versões em si. A abolição da mensagem Format file not recognised esta cada vez mais atingível. A partilha do conhecimento entre as aplicações e formatos permite que estes se encaminhem para uma normalização documental, para que todos possam remar para o mesmo sentido.

14 O software livre trouxe uma maior abertura no desenvolvimento, permitindo a entrada de particulares, que deste modo podem contribuir com o seu conhecimento. Esta partilha de conhecimento já deu provas de sucesso em diversas áreas, como na aviação 1 e até já mesmo na informática, com o nosso tão bem conhecido sistema Linux. A história repete-se mais uma vez, e estamos perante uma luta entre David e Golias, onde só vencerá quem tiver visão e souber levar a multidão. Será (esta a ser ) uma luta difícil mas o facto de ela existir demonstra a nossa vontade de evoluir. Para já, podemos agradecer o esforço de instituições e particulares que se apoiaram num software livre, disponível a qualquer pessoa, sem a existência de uma necessidade forçada de aquisição de um produto, e na construção de um formato livre. 1.1 Enquadramento Este projecto mostra o trabalho realizado no que actualmente temos de aplicação da interoperabilidade, iniciando-se com a definição de alguns conceitos importantes, associados ao tema do projecto, seguido de uma apresentação dos formatos mais usados na produção e distribuição de documentos e respectivas aplicações associadas. Formatos esses usados em aplicações como: Latex, Lyx, HTML, Microsoft Word, Microsoft Excel e XML. Mas será que uma simples aplicação caseira não satisfará uma empresa caseira? Para tal apresentam-se alguns produtos actualmente existentes no mercado e que podem satisfazer diversos níveis da empresas. Em anexo encontra-se uma referência a esses produtos, onde se poderá observar as inúmeras aplicações que existem e se debatem para se sobressaírem. Para se proceder a uma possível comparação, foi usado como base o produto mais usado actualmente, o Microsoft Office. Mas questiona-se o que existe actualmente no mercado para além destes pacotes, que permita o workflow documental nas empresas? O que leva a questionar, se esses produtos conseguem satisfazer as necessidades actuais, e se não, que outras soluções existem? Essas questões poderão ser respondidas nos últimos capítulos, onde se faz um 1 Pelos irmãos norte-americanos Wilbur e Orville Wright em

15 Introdução case study da actualidade nas empresas/instituições, e o que existe de novidade no mercado. Alguns exemplos de casos práticos referem-se à empresa I2S Informática, Sistemas e Serviço, S.A., pelo facto de exercer nesta a minha actividade profissional. Para melhor conhecimento da empresa, encontra-se em anexo um documento com uma breve apresentação. 1.2 Organização do relatório Este relatório divide-se em duas partes. A primeira parte aborda a introdução aos tipos de formatos e ficheiros existentes no mercado, os mais conhecidos e as suas respectivas características. Capitulo 1 Introdução Breve introdução ao tema e ao relatório em si. Capitulo 2 Interoperabilidade Noção do conceito com breve exposição das vantagens deste. Capitulo 3 Tipos de Documentos Apresentação dos principais de tipos de documentos existentes. Capitulo 4 Formatos de Documentos Apresentação dos principais formatos de documentos existentes, bem como algumas aplicações associadas. Numa segunda parte, são abordados os conceitos existentes e as ferramentas que existem disponíveis como solução para as necessidades actuais do mercado. Capitulo 5 O presente Uma introdução do que actualmente existe, das aplicações e sistemas. É dada uma breve introdução a ferramentas existentes e que utilizam a interoperabilidade. Capitulo 6 Gestão Documental Apresentação de alguns conceitos actuais sobre a gestão documental, bem como workflow, ECM, EAI e EDI. Capitulo 7 Soluções Apresentação de algumas soluções existentes no mercado. Em anexo encontra-se também uma análise a Office Suites existente no mercado, e algumas referências a formatos de ficheiros. 3

16 1.3 Convenção tipográfica Como no standard, foi necessário normalizar este relatório. Para isso foi definido um tipo e tamanho de letra específico, Times New Roman n.º 12. As palavras em itálico representam estrangeirismos e as palavras entre aspas servem para dar mais ênfase à palavra em si. Cada título tem o tipo de letra Arial Negrito de tamanho n.º 36 e os subtítulos têm tamanho n.º 16. O texto dentro de [parênteses rectos] referem-se à especificação de uma extensão de ficheiro. O texto, ou palavras, em negrito pretendem salientar uma palavra-chave ou uma frase de maior importância. 4

17 2. Interoperabilidade Interoperability is the ability of a system or a product to work with other systems or products without special effort on the part of the customer. Interoperability becomes a quality of increasing importance for information technology products as the concept that «The network is the computer» becomes a reality. For this reason, the term is widely used in product marketing descriptions in Uma primeira observação interessante, é da ausência desta palavra no dicionário português e no entanto tão fundamental para diversas áreas. Numa tradução directa à definição acima apresentada poderá ser a habilidade de um sistema ou produto em trabalhar com outros sistemas ou produtos sem o esforço especial por parte do cliente. No entanto, a ideia da interoperabilidade já existe desde muito cedo mas agora com uma maior importância. Esta evoluiu de tal forma que existe em qualquer área de facto, na criação de algo novo (ou evolução), pensa-se na possibilidade de interagir com outra coisa. Um exemplo da interoperabilidade poderá ser encontrada no desenvolvimento de aplicações no sistema AS400, através do ILE. O compilador permite a criação de diversos módulos em diversas linguagens (RPG, Cobol, C+, etc.), sendo compiladas num só único objecto. ILE RPG/400 CL C/400 SQL RPG/400 Figura 2.1 Estrutura do ILE

18 Actualmente existem diversos sistemas que interagem entre si. A existência de uma base de dados num sistema AS400 não implica que o desenvolvimento tenha de ser necessariamente feita no mesmo sistema. Existem ferramentas que permitem a interacção entre os diversos sistemas. Deste modo, é possível o desenvolvimento num outro ambiente (Windows, Linux, etc.) e em que as operações básicas são feitas num outro ambiente. Windows outros sistemas BD Linux AS400 Figura 2.2 Interoperabilidade entre sistemas Como será observado mais à frente, este esquema tenderá a evoluir para um outro nível onde, com base numa normalização, poderá ser exportado, ou melhor, interpretado por qualquer aplicação, sem a necessidade da aplicação que o leia tenha necessidade de saber a origem do ficheiro. Ou seja, a interoperabilidade no seu máximo, permite o ignorar da origem do ficheiro. Interoperabilidade entre empresas Existem muitos problemas por causa da ausência da interoperabilidade, sendo mais notório não dentro de uma empresa mas na relação entre empresas. A opção de um tipo de aplicação deverá ser feita com base no que rodeia e sempre com uma perspectiva futura. A Figura 2.3 serve de apresentação desse problema. 6

19 Interoperabilidade versão A versão D Empresa D Empresa A C A versão C C D versão B Empresa B B C Empresa C E C versão E Empresa E Figura 2.3 Exemplo de relação de versões entre empresas Para simplificar, assumimos que internamente, cada empresa possui a sua versão da aplicação standardizada. Se a empresa A enviar documentação (encomendas, facturas, etc.) para a empresa C, o primeiro problema possível de ocorrer será a versão da A ser uma versão mais actualizada que a da empresa C. Sendo uma versão inferior, poderá causar a impossibilidade de leitura dos documentos. Esta situação poderá ser solucionada de diversas formas, mas implicando sempre a cedência de uma das partes (ou até mesmo de ambas). No caso da empresa A, teria que proceder às alterações necessárias para que quando fosse feito o envio da documentação, houvesse um cuidado em saber em que versão deveria ser enviado, isto assumindo que esta tinha capacidade/meios, para efectuar essa conversão. Para além disso, implicaria a gestão de uma base de dados com a relação entre empresa e versão. Na perspectiva da empresa C poderia acarretar custos, visto ter que proceder a um upgrade à versão actual que possui, podendo esses custo não ficar somente a nível do software, mas de hardware (devido aos requisitos da nova versão). Em ambos os casos, existe obrigatoriamente uma necessidade de alteração que implica não somente nos custos mas também na própria estrutura da empresa, tal como por exemplo, na necessidade de formação a colaboradores para a nova versão, motivação à mudança, etc. Será que esse custo é aceitável? O investimento necessário para a adaptabilidade à versão do cliente terá compensação na relação entre eles? E esta alteração que custo terá no cliente para com as outras relações com fornecedores? O upgrade que este possa 7

20 fazer poderá implicar nos outros clientes e fornecedores que possua, gerando deste modo um ciclo vicioso. Esta situação pode estar dentro da empresa, assumindo em vez de empresas, temos postos de trabalho, onde não existe qualquer tipo de normalização, conforme a figura abaixo mostra. versão A versão D versão C versão B versão E Figura 2.4 Exemplo de relação de versões entre postos de trabalho Esta situação pode tornar-se um ciclo vicioso se transportamos para a relação entre empresas. Sendo assim, a primeira norma a implementar numa empresa seria a da standardização. Mas esta ainda não soluciona o problema entre as empresas. Qual a aplicação standard a implementar? O mais lógico seria sempre a mais recente. Mas voltemos ao tópico dos custos, é sabido que cada nova versão vem com requisitos mínimos mais elevados. Convém referir que estamos a falar somente em versões, mas o problema tende em complicar com o acrescentar de aplicações, plataformas e todo o tipo de ferramentas necessárias para a laboração em uma empresa. Deste modo fica provada a necessidade da interoperabilidade, de ferramentas que saibam interagir entre elas, não tendo a necessidade de importações/exportações de 8

21 Interoperabilidade versões, sistemas, plataformas. Assim sendo, para a ferramenta seria somente um ficheiro, algo que saiba identificar sem ter a preocupação de saber qual a sua origem. Se idealizarmos a interoperabilidade, poderia ser vista do seguinte modo. Uma empresa X com um sistema A, com uma aplicação B, com um formato C, numa versão D, envia para outra empresa Y, que contém um sistema E, uma aplicação F, com um formato G, numa versão H. Empresa X Empresa Y Sistema A Aplicação B Formato C Versão D Sistema E Aplicação F Formato G Versão H Figura 2.5 Exemplo de interoperabilidade Se estas duas empresas conseguirem interagir sem a necessidade de adaptação humana e aplicacional no processo, teremos conseguido atingir a interoperabilidade. 9

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23 3. Tipos de Documentos Denomina-se informação digital ou electrónica a toda aquela que é armazenada num formato binário, num suporte magnético ou óptico, e pode ser consultada num computador. Este termo é muito amplo e inclui documentos de muitos tipos e formatos, tais como livros electrónicos (ebooks), bases de dados, páginas Web, enciclopédias electrónicas, etc. Podendo estar todas elas armazenados por exemplo, num CD-ROM ou acessíveis via Internet. Neste capítulo, começaremos por descrever as principais características do documento digital, citando vantagens e desvantagens deste tipo de informação com o vulgo documento em papel. Seguido das descrições dos principais tipos de documentos digitais, quanto à sua forma e ao tipo de informação que apresentam. 3.1 Características da informação digital As principais características de todo o documento digital são as seguintes: Armazenado em formato binário A informação digital é armazenada num suporte magnético ou óptico em forma de zeros e uns. Processável por computador Dado o tipo de suporte em que se armazena, a informação pode ser acedida mediante programas de computador e pode ser portanto processada informaticamente. Este tipo de processamento facilita o levar a cabo de forma rápida e segura de operações repetitivas sobre a informação que antes era necessário levar a cabo manualmente. Para além disso, este tipo de formato aumentou enormemente a capacidade que temos em aceder, manipular e visualizar a informação. Como resultado dessa capacidade de processamento da informação: a) É possível obter nova informação de valor acrescido, por exemplo, mediante a extracção de gráficos ou estatísticas de uma série de dados numéricos, ou mediante a obtenção de resumos e o contraste de distintas informações sobre um mesmo tema.

24 b) É possível aceder à informação à distância. Através das redes informáticas, podemos aceder de forma quase instantânea à informação situada em qualquer parte do mundo. c) É possível criar documentos que integram todo o tipo de informação textual, visual e sonora documentos multimédia. Informação é reutilizável É fácil a duplicação da informação e a transferência de um tipo de suporte para outro, mantendo um alto grau de fiabilidade na cópia. Além disso, vários utilizadores podem aceder à mesma cópia ao mesmo tempo. Interactiva Alguns documentos digitais pode ser interactivos, modificáveis em função do comportamento do leitor. Uma forma básica de interactividade pode ser por exemplo, a proporcionada através de formulários de motores de busca em bases de dados de informação. Actualizável A informação digital pode ser actualizada pelos seus autores de forma fácil e económica, podendo gerar versões actualizadas da mesma de uma forma rápida. A facilidade da distribuição na forma de discos ópticos, e pela Internet, permite que as novas versões dos documentos cheguem aos destinatários de uma forma rápida. Navegável O uso de links em documentos hipertexto permitem que o utilizador defina de forma na qual pretende aceder aos documentos, tanto quanto à parte do documento a que quer aceder, bem como à ordem em que pretende consultar. Recuperável É fácil gerar manuais de documentos digitais e utilizar mecanismos de busca dos mesmos. Os actuais motores de busca permitem a procura de forma rápida, e relativamente eficaz, dos documentos que cumpram uma grande variedade de condições em repositórios que podem conter milhares deles. 3.2 Documento digital vs documento em papel Para comparar os documentos digitais com os documentos em papel será necessário utilizar alguns parâmetros: ergonomia, actualização, densidade, interactividade, durabilidade, autenticidade e visualização. Veremos as vantagens e desvantagens de cada um dos tipos de documento em relação a estes parâmetros. 12

25 Tipos de Documentos Com respeito à ergonomia, a versão em papel é muito mais fácil de manipular (pegar, mover, etc.). Para aceder aos documentos digitais é necessário um computador, com um aparelho de leitura e programas adequados. Obviamente, nem sempre dispomos de tais elementos, e será muito mais fácil pegar num livro, num artigo em papel e lê-lo em qualquer parte. No entanto, existem suportes de leitura a documentos digitais de tamanho reduzido e fáceis de transportar. Quando este tipo de suporte estiver acessível ao público em geral, os documentos digitais poderão igualar-se aos documentos de papel. Figura 3.1 Dispositivo de leitura de documentos digitais Este género de dispositivos ainda não tem o sucesso pretendido, quiçá pela tarefa específica para qual se destina, havendo outras soluções mais completas, com funcionalidades acrescidas. O dispositivo em causa é o PDA (Personal Digital Assistant), uma ferramenta mais completa que, para além de permitir a leitura de ebooks, ainda contém outras funcionalidades, tais como: lista de endereços, controlo de tarefas, agenda, bloco de notas, , etc. Para além disso permite a instalação de outras aplicações tais como processador de texto, folha de cálculo e visualizador de documentos, de entre outras, o que torna mais atractivo que o ebook. A durabilidade é uma propriedade crítica para garantir a transmissão da ciência e da cultura a longo prazo. Ainda que pareça mentira, os modernos sistemas de armazenamento magnético e óptico são menos duráveis que os documentos em papel. 13

26 Sabe-se que um documento editado num papel de qualidade tem a duração mínima de uns quinhentos anos, enquanto que um disco óptico pode durar em condições óptimas uns cem anos. Mas mesmo assim, está comprovado que o uso normal de um disco óptico tem uma garantia de vida média de uns dez anos. Por outro lado, os documentos digitais estão sujeitos, não só ao desgaste físico do suporte, mas também a tornarem-se obsoletos em termos de tecnológica. A evolução dos tipos de suporte, da tecnologia e dos programas de acesso a documentos digitais em poucos anos, torna um suporte que parecia legível a longo prazo deixe de ser acessível. Basta ter como exemplo as disquetes de 5 1/4 e no que já está acontecer às de 3 1/2. Actualmente já é difícil encontrar um computador novo que disponha de um leitor de disquetes, com o qual será complicado aceder a toda a informação que tenha sido guardada nesse tipo de suporte. Esta mesma dúvida pode-se colocar a respeito da substituição dos modernos CDs, pelo mais modernos DVDs, embora os fabricantes dos leitores de DVD garantam que estes leiam os CDs. O terceiro parâmetro em que o papel supera ao documento digital é a autenticidade, referida à sua resistência à falsificação. É relativamente complicado falsificar um documento em papel, ao contrário, não existem muitos impedimentos para duplicar ou modificar um documento digital, em ocasiões, indetectável. Esta circunstância faz com que os documentos digitais não tenham validade jurídica. Também neste âmbito a tecnologia e as leis estão a evoluir, e já se estão a estabelecer sistemas de autenticação que permitam identificar de modo inequívoco a originalidade de um documento digital. Em relação à visualização dos documentos, a qualidade da mesma é superior no caso do papel que nos documentos digitais. Os monitores tradicionais somente funcionam na base de um raio de luz que actualiza o conteúdo do mesmo várias vezes por segundo. Este modo de funcionamento produz um piscar, imperceptível, mas que provoca fadiga na visão. Sabe-se que uma frequência superior a 120 actualizações por segundo (120Hz) elimina esse piscar e iguala-se à qualidade de visualização com o papel nesse sentido. Actualmente a maioria dos monitores permitem frequências entre 60 e 90Hz. Por outro lado, os documentos digitais são superiores ao papel nos parâmetros de actualização, densidade e interactividade. Os suportes informáticos, tais como discos ópticos ou magnéticos, permitem o armazenamento de uma enorme quantidade de 14

27 Tipos de Documentos informação num espaço muito reduzido. Por exemplo, num disco óptico é possível guardar mais de páginas de texto. Imaginemos a quantidade de espaço que ocupariam livros de 200 páginas cada um e comparássemos com o espaço que ocupa um CD. 3.3 Tipos de documentos Em primeiro lugar, podemos classificar os documentos electrónicos em função do tipo de informação que armazenam. Neste sentido podemos diferenciar quatro grandes tipos de documentos: texto, não texto, multimédia e hipertexto. Segue-se um resumo breve da consistência de cada um destes tipos de documentos: Documentos de texto. Estes tipos de documentos contêm somente texto e são bastantes habituais. Por exemplo, a maioria dos livros pode ser armazenado neste formato, como também inúmeros artigos de jornal ou de revistas, legislação, etc. Duas das principais vantagens deste formato são a possibilidade de os visualizarmos facilmente, sem problemas de formato ao trocar de computador ou de programa, e a grande quantidade de informação de texto que podemos armazenar num espaço tão reduzido. Por exemplo, uma disquete ou um disco óptico. Para além disso, existe uma grande quantidade de programas que permitem visualizar e modificar os textos deste tipo. Documentos não texto. São documentos que contêm outro tipo de informação diferente de texto. Por exemplo, podemos incluir neste tipo de documentos, aqueles que armazenam imagens estáticas, sons, filmes ou programas executáveis. Documentos Multimédia. São documentos electrónicos que combinam texto, gráficos, sons, imagens e programas executáveis. Estes documentos permitem a interacção do utilizador, e compõem-se de muitos elementos de informação diferentes, cujo conteúdo pode variar em alguns casos como resultado da interacção com o utilizador. Como exemplo, podemos destacar deste tipo de documentos as paginas Web ou as enciclopédias interactivas de um CD/DVD. Hipertextos. São documentos que permitem definir uma estrutura complexa composta de elementos com diferentes tipos de informação multimédia unidos mediante ligações lógicas. Tratam-se de documentos que podem ser folheados 15

28 rapidamente e cuja visualização não tem de ser sequencial. O método de interacção com estes documentos consiste em recorrer aos elementos de informação (textos, imagens, animações, etc.) pela ordem preferida utilizando, para tal as ligações lógicas. Desta maneira pode-se ir descartando comodamente a informação que se ache irrelevante, ao mesmo tempo que se aprofunda nos aspectos consideramos mais relevantes. O exemplo mais conhecido deste tipo de documento é as páginas Web. Em segundo lugar, podemos classificar os documentos em função do seu conteúdo e da sua funcionalidade. Neste sentido, podemos diferenciar entre os documentos secundários e os primários. Os documentos secundários são aqueles que contêm referencias a outros documentos, remetendo-nos a eles se queremos obter informação mais detalhada. Neste tipo de documentos incluem por exemplo, as bibliografias, os catálogos de lojas ou bibliotecas, os directórios de recursos à Internet, etc. Os documentos primários são aqueles que não são secundários, isto é, aqueles que nos fornecem a informação em primeira-mão, sem nos remeter a outros para a conseguir. Podemos incluir neste tipo de documentos: As obras de criação, desde uma obra literária até a uma fotografia artística. As obras técnico-científicas, incluindo teses, artigos de revista cientificas, ou manuais de utilizador de um electrodoméstico ou um programa de computador Os documentos administrativos ou legais, incluindo normativas e legislação, documentação de gestão, como facturas, etc. 16