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3 FICHEIROS COM EXEMPLOS Envie um * para para conhecer os endereços de Internet de onde poderá fazer o download dos ficheiros com os exemplos deste livro. * O leitor consente, de forma expressa, a incorporação e o tratamento dos seus dados nos ficheiros automatizados da responsabilidade do Centro Atlântico, para os fins comerciais e operativos do mesmo. O leitor fica igualmente informado sobre a possibilidade de exercer os direitos de acesso, rectificação e cancelamento dos seus dados nos termos estabelecidos na legislação vigente, na sede do Centro Atlântico, por qualquer meio escrito. Reservados todos os direitos por Centro Atlântico, Lda. Qualquer reprodução, incluindo fotocópia, só pode ser feita com autorização expressa dos editores da obra. Microsoft Excel XP Colecção: Software obrigatório Autores: Isabel Cristina Lopes e Mário Paulo Pinto Direcção gráfica: António José Pedro Revisão final: Centro Atlântico Capa: António José Pedro Centro Atlântico, Lda., 2003 Av. Dr. Carlos Bacelar, Escr. 1-A V. N. Famalicão Rua da Misericórdia, Lisboa Portugal Tel Impressão e acabamento: Inova 1ª edição: Outubro de 2003 ISBN: Depósito legal: /03 Marcas registadas: todos os termos mencionados neste livro conhecidos como sendo marcas registadas de produtos e serviços, foram apropriadamente capitalizados. A utilização de um termo neste livro não deve ser encarada como afectando a validade de alguma marca registada de produto ou serviço. Microsoft Windows e Microsoft Excel 2002 são marcas registadas pela Microsoft Corporation. O Editor e os Autores não se responsabilizam por possíveis danos morais ou físicos causados pelas instruções contidas no livro nem por endereços Internet que não correspondam aos Websites pretendidos.

4 Índice I. O Microsoft Excel XP II. Apresentação do Microsoft Excel XP Novidades da versão XP A janela do Microsoft Excel XP III. Formatação básica Formatar células Formatar linhas e colunas Formatação automática Formatação condicional IV. Formatação avançada Folhas de cálculo Criar um cabeçalho e rodapé Protecção de dados V. Gráficos Criar um gráfico Formatar um gráfico Escolher o tipo de gráfico adequado VII. Funções Inserir funções numa fórmula Categorias de funções VIII. Funções avançadas e técnicas de simulação Tabelas de simulação Cenários Atingir objectivo Solver IX. Bases de dados no Excel Inserir dados numa lista Ordenar uma lista de dados Filtrar uma lista de dados Resumir uma tabela de dados com Subtotais X. Anexos Atalhos de teclado VI.Fórmulas Referências relativas e absolutas Referências para outras folhas ou livros Erros mais comuns nas fórmulas Utilizar nomes de células nas fórmulas Preenchimento automático Auditoria de fórmulas

5 I. O MICROSOFT EXCEL XP O Microsoft Excel é uma poderosa ferramenta de cálculo, mas é também muito mais do que isso. A facilidade com que utilizamos as suas potencialidades está directamente relacionada com o conhecimento que temos do programa. Este livro propõe-se contribuir para um maior conhecimento das potencialidades deste software. Para além da introdução de números e listas de dados, é possível utilizar fórmulas e funções para o seu tratamento, criar os mais variados tipos de gráficos, ordenar e seleccionar dados de acordo com as mais diversas condições, dispor de algumas das funcionalidades de uma base de dados, simular valores de forma a atingir determinados objectivos, entre muitas outras aplicações. As figuras aqui ilustradas traduzem alguns exemplos do que o utilizador poderá fazer com o Microsoft Excel XP (também conhecido por Microsoft Excel 2002). Gráficos (capítulo V) Pode criar os mais variados tipos de gráficos, desde os mais simples, como os tradicionais gráficos de linhas ou colunas, até outros mais específicos vocacionados para tratamento estatístico, de dispersão, etc. Fórmulas e funções (capítulos VI e VII) O utilizador pode especificar fórmulas ou recorrer às funções predefinidas do Excel para trabalhar e manipular os dados de que dispõe. Assim, é possível automatizar tarefas que de outra forma ocupariam muito tempo, eram aborrecidas, ou difíceis. Sempre que altera os dados, o Excel recalcula automaticamente os resultados, em função das fórmulas especificadas. É possível trabalhar com múltiplas folhas de cálculo, tratando os dados em separado ou estabelecendo ligações entre elas. Também pode utilizar vários livros em simultâneo, integrando os dados numa folha de cálculo. 4 Microsoft Excel XP

6 Ferramentas de simulação (capítulo VIII) Um das grandes vantagens do Excel é que permite fazer simulações de forma muito simples e rápida, alterando os valores das variáveis. Pode visualizar imediatamente os resultados produzidos, recriando diversos cenários. Por outro lado, deparamo-nos frequentemente com situações em que já sabemos o resultado que queremos obter. Então, não é a resposta que interessa, mas sim os valores que permitem chegar até à solução pretendida. A ferramenta ATINGIR OBJECTIVO e o SOLVER resolvem este problema. Tabelas dinâmicas (capítulo extra, em ficheiro) Esta poderosa ferramenta de análise do Microsoft Excel permite resumir a informação obtida a partir de uma fonte de dados, sem a necessidade de usar fórmulas, mostrando a informação num relatório ou numa tabela interactiva. As tabelas dinâmicas têm a capacidade de resumir a informação das listas de dados de acordo com os nossos propósitos, o que é particularmente útil em listas de grande dimensão. O nome tabela dinâmica advém da facilidade em trocar a disposição dos dados na tabela, obtendo a informação vista de diferentes perspectivas. Bases de dados (capítulo IX) Com o Microsoft Excel pode criar uma lista de dados semelhante a uma tabela do Access. O Excel permite tratar listas de dados simples disponibilizando ferramentas para ordenar, filtrar, calcular subtotais e inserir dados através de um formulário. I. O Microsoft Excel XP 5

7 II. APRESENTAÇÃO DO MICROSOFT EXCEL XP Novidades da versão XP O Microsoft Excel XP (também designado por 2002), incluído na versão XP do Microsoft Office, traz inúmeras novidades. A mais notória é talvez o painel de tarefas, uma parte da interface que vem como alternativa às caixas de diálogo e que traz como principal vantagem a possibilidade de trabalhar com o documento ao mesmo tempo que vamos escolhendo opções no painel de tarefas à direita da janela. Ao iniciar o seu trabalho no Microsoft Excel, utilize o painel de tarefas para criar um novo documento ou abrir um ficheiro. O painel de tarefas permite também gerir o conteúdo da área de transferência e procurar ficheiros. tipos de dados, e que permitem diversas operações relacionadas com o tipo de informação associada. Utilize os botões de descrições inteligentes para especificar opções de colagem de células, opções de preenchimento automático ou para verificar erros em fórmulas. O Microsoft Excel 2002 já vem instalado com descrições inteligentes personalizadas, como o reconhecimento de endereços da lista de contactos do Outlook, e é possível transferir da página da Microsoft na Internet outras descrições inteligentes, tais como a conversão de unidades de medida ou a análise de informação financeira, embora sejam poucas as que estão disponíveis em Português. DICA Se costuma utilizar determinada pasta para guardar os seus documentos, há uma forma de a tornar disponível mais rapidamente nas caixas de diálogo ABRIR e GUARDAR. 1. Vá ao menu FICHEIRO > ABRIR e seleccione a pasta pretendida. No menu FERRAMENTAS escolha ADICIONAR AOS MEUS LOCAIS. Aparece um ícone de atalho para essa pasta na barra lateral esquerda, que pode visualizar clicando na pequena seta existente na parte de baixo dessa barra. 2. Pode ainda diminuir o tamanho dos ícones, de modo a ganhar espaço para mais atalhos, clicando com o botão direito sobre um dos ícones do lado esquerdo e escolhendo ÍCONES PEQUENOS, ou pode redimensionar a caixa de diálogo, arrastando o canto inferior direito. Outra novidade extremamente útil no Microsoft Excel 2002 são as DESCRIÇÕES INTELIGENTES (Smart Tags), pequenos botões que surgem quando o Office XP reconhece certos Ao nível da inserção de imagens há algumas alterações: para além da GALERIA DE CLIPART ser gerida no painel de tarefas, há também a possibilidade de inserir vários tipos de diagramas, colocar uma imagem como fundo de uma folha de cálculo, inserir imagens em cabeçalhos e rodapés e adicionar cor aos separadores das folhas. 6 Microsoft Excel XP

8 O comando LOCALIZAR E SUBSTITUIR permite agora fazer correspondência de formatos e procurar num livro inteiro. A protecção de folhas de cálculo está mais flexível, admitindo permissões individuais de intervalos de células. Descubra como proteger a sua folha de cálculo no capítulo IV. O processo de composição de fórmulas e funções está melhor acompanhado, quer pelas descrições dos argumentos que surgem no ecrã ao digitar uma função, quer pela nova interface do assistente de funções que permite consultar, em linguagem natural, quais as funções recomendadas para executar uma tarefa. O botão SOMA AUTOMÁTICA está mais prestável, pois agora também permite aceder a outras funções do dia-a-dia. Os capítulos VI e VII mostram-lhe como elaborar uma fórmula e como usar as funções incorporadas de modo eficiente. No capítulo VI veja como utilizar a JANELA DE MONITORIZAÇÃO para registar as propriedades das células, aproveitando para analisar erros nas fórmulas. Consegue agora obter dados externos naturalmente graças ao ASSISTENTE DE LIGAÇÃO DE DADOS, que permite importar dados de origens variadas, tais como Microsoft SQL Server ou cubos OLAP, como é exemplificado no capítulo IX. A importação de dados de páginas Web para o Microsoft Excel 2002 usa agora uma interface semelhante a um browser, como pode verificar na secção Consultas na Web do capítulo IX. A manipulação de Tabelas Dinâmicas está mais simples, como pode ver no capítulo extra que pode receber por . A lista de campos aparece num painel separado da barra de ferramentas e as referências às células de uma tabela dinâmica estão mais fiáveis. As tabelas dinâmicas construídas a partir de cubos OLAP (Online Analytical Processing) podem guardar as propriedades dos dados das tabelas dinâmicas junto com as propriedades dos itens. O Office XP tem um mecanismo de recuperação de ficheiros em caso de falha no programa. Se por alguma razão um programa do Office deixar de responder, pode fechar o programa de modo seguro e guardar uma cópia do documento actual, indo ao menu INICIAR > FERRAMENTAS DO MICROSOFT OFFICE > RECUPERAÇÃO DE APLICAÇÕES DO MICROSOFT OFFICE. Ao voltar a iniciar o programa, os últimos documentos abertos são apresentados no painel RECUPERAÇÃO DE DOCUMENTOS à esquerda, sendo possível confrontar a versão guardada com a versão recuperada e escolher qual deseja guardar. A janela do Microsoft Excel XP A janela do Microsoft Excel XP exibe geralmente, na parte de cima, três linhas: a primeira contém a barra de menus, a segunda é partilhada pelas barras de ferramentas PADRÃO e FORMATAÇÃO e a terceira linha inclui a BARRA DE ENDEREÇO, botões para aceitar ou rejeitar a introdução de dados, um botão para inserir uma função na célula e a BARRA DE FÓRMULAS, onde pode ver e inserir dados e fórmulas na célula activa. Na parte de baixo são visíveis os separadores das várias folhas de cálculo do livro aberto e a BARRA DE ESTADO. No II. Apresentação do Microsoft Excel XP 7

9 Microsoft Excel 2002 surge ainda, à direita da folha de cálculo, o novíssimo PAINEL DE TAREFAS. DICA As barras de ferramentas apresentam os últimos botões utilizados; para ver os botões menos usados clique em. Para mostrar ou ocultar uma barra de ferramentas basta clicar com o botão direito do rato em cima de qualquer barra visível e escolher a pretendida. Um ficheiro do Microsoft Excel é denominado livro e pode conter várias folhas de cálculo. Uma folha de cálculo está organizada em linhas e colunas, que quando se intersectam formam uma célula. Na imagem, a célula activa (seleccionada) tem o endereço E11, o que significa que pertence à coluna E (5ª coluna) e à linha 11. Nome do Livro Menus Ver mais botões ou personalizar as barras de ferramentas Barra de Ferramentas Formatação Ajuda Fechar Barra de Ferramentas Padrão Barra de Endereço Cancelar alterações Aceitar alterações Inserir função Barra de Fórmulas Linha Activa Célula Activa Ver as folhas de cálculo anteriores ou seguintes Barra de Estado Separador com o nome da folha de cálculo activa Painel de Tarefas 8 Microsoft Excel XP

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