Microsoft Excel Ficha Informativa

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1 Curso Profissional Assistente Dentário Faculdade de Medicina Dentária da Universidade de Lisboa Tecnologias de Informação e Comunicação Prof. Teresa Pereira Microsoft Excel Ficha Informativa Tal como o Word, também o Microsoft Excel é uma aplicação para ambiente Windows. Sendo uma folha de cálculo, as suas principais funções direccionam-se para: - concepção de fórmulas adaptadas às necessidades de cálculo dos utilizadores - utilização de funções estatísticas, financeiras, matemáticas, - vários tipos de formatação numérica - elaboração de quadros e mapas com cálculos - criação de gráficos. O ecrã inicial do Excel tem o seguinte aspecto: Ao começar uma sessão de trabalho em Excel,, o utilizador começa por ter visível o ecrã de abertura do programa. Os conceitos de Janela de Aplicação, Barra de Botões, Barra de Menus,, são exactamente idênticos aos do Word. A folha de cálculo é uma área quadriculada, constituída por linhas e colunas; a intersecção de uma linha com uma coluna dá origem a uma célula. 1

2 Coluna Linha Célula B3 É no interior da célula que digitamos os valores, as fórmulas, as funções ou o texto. Quando criamos fórmulas, torna-se necessário identificar as células que contêm os valores, textos ou outras fórmulas. A identificação de uma célula é feita através de um sistema de coordenadas, em relação à coluna e à linha, surgindo assim um endereço (A2, B3, D58, ) Deste modo: As 256 colunas da folha de cálculo são identificadas por letras de A a Z.. A seguir à coluna Z, passam a ser identificadas por duas letras, correspondendo a última coluna às letras IV. As linhas são identificadas por valores de 1 a Para te movimentares ao longo da folha de cálculo utiliza o teclado ou o rato (funcionamento idêntico em todas as aplicações Windows). Barra de Menus Localizada abaixo da barra de título, contém todos os comandos do Excel. Barra de Ferramentas Contém os ícones daqueles comandos que são frequentemente usados. Podem ser utilizados em lugar dos comandos dos menus. Botão Nome Finalidade Nova Pasta de Trabalho cria uma nova pasta de trabalho Abrir abre uma pasta de trabalho existente Guardar guarda a folha da janela activa 2

3 Imprimir imprime a folha ou gráfico da janela activa Visualizar Impressão Realiza uma visualização prévia da impressão da folha activa Verificar Ortografia inicia a verificação ortográfica da folha activa Recortar remove a área seleccionada e a insere na Área de Transferência Copiar copia a área seleccionada e a insere na Área de Transferência Colar insere o conteúdo que fora recortado ou copiado para a Área de Transferência na selecção. Pincel copia o formato das células seleccionadas. seleccionadas Um clique permite colar uma única vez o formato. Duplo clique permite colar inúmeras vezes esse formato. Desfazer desfaz as últimas acções ou comandos: um comando efectuado ou uma entrada digitada Repetir repete a última acção ou comando Inserir Hyperlink efectua ligações com endereços URL (Internet) Soma automática ática acciona automaticamente a função SOMA. Se houver dados numéricos acima ou à esquerda, irá sugerir o intervalo de células a serem somadas. Classificação Crescente ordena a lista seleccionada do menor para o maior valor, usando a coluna que contém a célula activa Classificação ordena a lista seleccionada do maior para o menor, usando a coluna Decrescente que contém a célula activa Assistente de Gráfico tutorial para auxiliar a criação de um gráfico Desenho exibe a barra de ferramentas de Desenho 3

4 Assistente do Office para ara auxiliar no esclarecimento de dúvidas sobre as acções e comandos do Excel. Barra de Formatos Assim como a Barra de Ferramentas, contém os ícones daqueles comandos que são frequentemente usados, podendo ser utilizados em lugar dos comandos dos menus. Botão Nome Finalidade Tipo de Letra exibe a lista de fontes disponíveis Tamanho do Tipo de Letra exibe a lista de tamanhos de fontes Negrito transforma o trecho seleccionado em negrito Itálico transforma o trecho seleccionado em itálico Sublinhado sublinha o trecho seleccionado Alinhamento à esquerda alinha à esquerda os caracteres da selecção Alinhamento centralizado centraliza os caracteres da selecção Alinhamento à direita alinha à direita os caracteres da selecção Centralizar colunas seleccionadass centraliza o texto na largura das colunas previamente seleccionadas Formato de Moeda formata a selecção como ###.###,## Formato de percentagem rcentagem formata a selecção como ## % (sem casas decimais) Separador de milhares formata a selecção como ###.###,## (com duas casas decimais) Aumentar casas decimais aumenta em uma unidade as casas decimais da selecção Diminuir casas decimais diminui uma casa decimal na selecção 4

5 Diminuir avanço diminui a distância entre o texto e a margem esquerda da folha Aumentar avanço aumenta a distância entre o texto e a margem esquerda da folha Limites aplica o tipo escolhido ao redor da área seleccionada da folha Cor do Preenchimento aplica a cor escolhida ao fundo da selecção Cor do Tipo de Letra aplica a cor escolhida ao conteúdo da selecção Criação de uma Folha de Cálculo Os Livros No Excel,, cada novo ficheiro de trabalho é representado sobre a forma de um Livro. Cada Livro é constituído, por defeito, por três folhas (Folha 1, Folha2, Folha3) que surgem como separadores na margem inferior do ecrã. Esta característica torna-se extremamente útil pois permite reunir num mesmo ficheiro várias folhas de cálculo relacionadas mas em documentos independentes. Na zona inferior do ecrã, por cima da barra de estado, utiliza as setas direccionais para transitar entre as folhas; com o rato podes também seleccionar a folha pretendida ou mover uma folha para outra posição (por exemplo, colocar a folha 3 entre as folhas 1 e 2). No Excel, a inserção de dados nas células é, por defeito, realizada na vertical. Ao digitar o texto e teclar Enter, o cursor desloca-se se para a célula imediatamente abaixo. Enquanto o texto é, por defeito, alinhado à esquerda, os números inseridos são adaptados a um determinado formato. Por exemplo, no quadro seguinte podes verificar a diferença entre o valor introduzido e a adaptação feita automaticamente pelo Excel. Digitalizado pelo utilizador % 01/ :04 Visualizado no ecrã 12,5 45% 1/ jul 12:04 Inserido na célula 12,5 0,45 0,2 = :04:00 5

6 Edição de uma célula Para alterar o conteúdo de uma célula, poderás: - clicar sobre ela e digitar Ou - posicionar o cursor na célula e teclar F2 Apagar o conteúdo de uma célula: - seleccionar as celular e teclar Delete Ou - aceder ao Menu Editar {Edit} e seleccionar o comando Limpar-Conteúdo {Clear- Contents} } Inserir Linhas e Colunas Para inserir uma linha, posiciona o cursor na linha acima da qual pretendes inserir. Por exemplo, se desejas uma linha entre as linhas 4 e 5, deves posicionar o cursor na linha 5. De seguida: - aceder ao menu Inserir {Insert} e seleccionar o comando Linhas {Rows}, sendo a linha imediatamente inserida Ou - clicar com o botão direito do rato e no menu escolher Inserir Para inserir uma coluna, posiciona o cursor na coluna à esquerda da qual pretendes inserir. Por exemplo, se quiseres inserir uma coluna entre as colunas C e D, deves posicionar o cursor na coluna D. De seguida: - aceder ao menu Inserir {Insert} e seleccionar o comando Colunas {Columns}, sendo a coluna imediatamente inserida Ou - clicar com o botão direito do rato e no menu escolher Inserir Apagar Linhas e Colunas Para apagar uma ou várias linhas: 1. Selecciona a(s) linhas(s) pretendida(s) 2. Aceder ao menu Edit {Editar} e seleccionar o comando Eliminar {Delete} Para apagar uma ou várias colunas, 1. Selecciona a(s) coluna(s) pretendida(s) 2. Aceder ao menu Edit {Editar} e seleccionar o comando Eliminar {Delete} Alteração da Largura das Colunas Ao iniciar a digitação, os dados inseridos em determinada coluna podem ultrapassar a sua largura. Para alterar a largura da coluna: 1. Posicionar o cursor numa célula dessa coluna 2. Aceder ao menu Formatar {Format}, seleccionar o comando Coluna {Column} e a opção Largura {Width} Surge a seguinte caixa de diálogo onde deves indicar a nova dimensão (por defeito é 8,43). 6

7 Claro que será muito mais simples visualizar a alteração da largura da coluna: 1. Posiciona o apontador do rato entre as colunas B e C, por exemplo, coma forma visualizada na imagem seguinte: 2. Pressiona o botão esquerdo do rato e, sem o largar, altera a largura da coluna B. Copiar e Mover células Tal como no Word (e em todas as outras aplicações Windows), também no Excel é possível utilizar as operações tradicionais de Copiar e Colar (Copy & Paste) ) quer através do menu Editar {Edit} como dos respectivos botões ou teclas rápidas (Ctrl+C, Ctrl+V). No entanto, em operações de cópia, é possível seleccionar a(s) célula(s) e copiar o seu conteúdo apenas com o auxílio do rato: 1. Posicionar o cursor sobre a célula a copiar (ou seleccionar as várias células utilizando as teclas Shift células adjacentes ou Ctrl); colocar o apontador do rato (+) no canto inferior da selecção. 2. Arrastar até abranger toda a área para onde se pretende copiar; largando o botão do rato, os dados são imediatamente copiados. Outras possibilidades de copiar/mover: - Mover o conteúdo de uma célula, arrastando-a para outra posição: - Copiar o conteúdo de uma célula, pressionando a tecla Ctrl e arrastando para outra posição. Criação de Fórmulas As fórmulas no Excel têm como objectivo efectuar um (ou vários) conjunto(s) de cálculos sobre os dados. Esses cálculos, que podem ser simples (como uma adição) ou complexos (como equações matemáticas), são inseridos numa célula, sendo visualizado apenas o seu resultado. As fórmulas no Excel são sempre iniciadas pelo sinal de =. Os elementos mais usuais de utilizar numa fórmula são: - operadores, endereços e valores constantes = B5 * 11% Constante Operador Endereço Operadores Início da fórmula Numa fórmula, os operadores indicam qual (ou quais) as operações que pretendemos efectuar. Podem ser de diversos tipos: aritméticos (+,-, /, *, ), de comparação (=, >, >, ), de endereço (:) ou de texto (&). 7

8 Fórmulas com Endereços Relativos A utilização de endereços nas fórmulas, em vez de valores constantes, permite que, sempre que exista alteração nos valores que influenciam a fórmula, o resultado apresentado seja automaticamente actualizado. Por exemplo, a célula E8 irá conter uma fórmula para somar os valores das células C8 e D8. Se digitássemos a fórmula = , embora o total fosse correcto, qualquer alteração nesses ses valores não o influenciaria. Deste modo, a fórmula correcta será: =C8+D8 Algumas das formas para inserir a fórmula (em relação ao exemplo): - utilizando o teclado: - utilizando o rato: 1. posicionar o cursor na célula pretendida (E8) 1. posicionar o cursor na célula pretendida (E8) 2. digitar a fórmula 2. digitar "=" 3. fazer um clique na célula C8 4. digitar "+" 5. fazer um clique na célula D8 6. teclar Enter Ao inserir a fórmula irás verificar que o resultado é imediatamente apresentado na célula; não esqueças que esse valor não é o conteúdo da célula, sendo este apresentado na barra de edição. Embora fosse possível digitar fórmulas idênticas para os cálculos das linhas seguintes, iremos optar por copiar a fórmula da célula E8 para as células E9 a E13, através de qualquer um dos processos de cópia já exemplificados anteriormente. Dizemos então que a fórmula =C8+D8 possui endereços relativos, porque ao ser copiada para as linhas seguintes, os seus endereços alteram-se, adaptando-se às novas coordenadas, fazendo com que o utilizador não tenha de digitar várias fórmulas idênticas. Fórmulas com Endereços Absolutos Nem sempre é possível utilizar a cópia das fórmulas e a sua consequente adaptação a novas coordenadas, de forma tão directa. Imaginemos que na coluna F se pretende calcular qual o "valor a pagar", tendo em conta um determinado "desconto de pronto pagamento". Se na célula F8 fosse digitada a fórmula =E8*(1-F4), o resultado estaria correcto, pois: *( 1-0,05) = *0,95 = (ou seja, % de desconto) No entanto, se tentares copiar essa fórmula para a coluna seguinte, irás verificar que o valor difere do apresentado na figura seguinte. Isto porque a adaptação feita à fórmula copiada para a célula F9 deu origem à formula =E9*(1-F5). Como o utilizador pretende que exista uma adaptação às novas linhas, mas a multiplicação seja sempre feita pela célula F4, deve indicá-la como um endereço absoluto, pelo que a fórmula correcta a inserir na célula F8 será: =E8*(1-$F$4) O endereço absoluto difere do relativo, devido aos símbolos $ nele inseridos. A colocação destes símbolos pode ser feita através da sua simples digitação ou posicionando o cursor no endereço pretendido e teclando F4. Deste modo, já é possível copiar a fórmula para as células seguintes, sem existirem erros resultantes da sua adaptação às novas linhas. Fonte: Microsoft Office para todos nós, FCA Editora Continua. 8