1 O que é o Excel Aceder ao Excel O ecrã de Abertura Folha de Cálculo Funcionamento do teclado... 6

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1 Índice Departamento de Matemática e Engenharias 1 O que é o Excel Aceder ao Excel O ecrã de Abertura Folha de Cálculo Funcionamento do teclado Criação de uma Folha de Cálculo Os Books Operações com ficheiros Introdução de dados Preenchimento Automático de Células Edição de uma célula Apagar o conteúdo de uma célula Inserir linhas e colunas Apagar Linhas e Colunas Copiar e Mover Células Criação de Fórmulas Operadores Aritméticos Operadores de Texto Operadores de Comparação Operadores de Endereço Fórmulas com referências relativas Fórmulas com referências absolutas Funções Visualização automática do resultado de funções Inserir comentários nas células Formatação e apresentação da Folha de Cálculo Alinhamentos Centrar texto numa célula Centrar texto em relação a um intervalo Unir Células Orientação do texto... 18

2 6.4 Avanços de texto Tipos de letra e atributos Formatação numérica Limites Cores Ordenação dos dados Elaboração de gráficos Elementos de um gráfico Tipos de Gráficos no Excel Criação de um gráfico Formatação de gráficos Seleccionar elementos de um gráfico Exemplos de formatações Mudar o tipo de gráfico Apagar um gráfico Impressão Visualização e configuração da impressão Transferência de Informação entre o Excel e o Word Inserir um objecto do Excel no Word Ligar um gráfico de Excel a um documento de Word Embeber uma folha de cálculo no Word... 49

3 1 O que é o Excel O Microsoft Excel é uma Folha de Cálculo que tem como principais características: Concepção de fórmulas, criadas pelos utilizadores; Utilização de funções estatísticas, financeiras e matemáticas; Formatação numérica; Elaboração de quadros e mapas com cálculos; Criação de gráficos e mapas. 2 Aceder ao Excel Para aceder ao Excel faça clique no botão Start (Iniciar) e seleccione Programs (Programas) Microsoft Excel como mostra a figura:

4 Fig.2.1 Aceder ao Excel Existem outras formas de aceder ao programa, tal como nos casos do Word e PowerPoint, isto é, através da barra de ferramentas do Office ou clicando em Start (Iniciar) e seleccionando New Office Document (Novo Documento do Office). 3 O ecrã de Abertura Ao começar uma sessão de trabalho no Excel, o utilizador começa por ter visível o ecrã de abertura do programa:

5 Fig.3.1 Ecrã de Abertura Os conceitos de Janela de Aplicação, Barra de Botões, Barra de Menus, etc., são idênticos aos do Word pelo que não serão mencionados. 4 Folha de Cálculo A folha de cálculo é uma área quadriculada, constituída por linhas e colunas. A intersecção de uma linha com uma coluna é uma célula. É no interior da célula que se digitam os valores, as fórmulas, as funções ou o texto. O Excel 2000 permite a introdução de até caracteres por célula. Quando criamos fórmulas, torna-se necessário identificar as células que contêm os valores, textos ou outras fórmulas. A identificação de uma células é feita através de um sistema de coordenadas em relação à coluna e à linha, surgindo assim um endereço (A1, B3,...) Uma folha de cálculo no Excel 2000 permite 256 colunas (de A a IV) e linhas (de 1 a 65536). Para se movimentar ao longo da folha de cálculo pode-se utilizar o teclado ou o rato.

6 4.1 Funcionamento do teclado Departamento de Matemática e Engenharias Teclas PG UP PG DOWN ALT + PG UP ALT + PG DOWN CTRL + PG UP/ PG DOWN HOME CTRL + HOME END + seta do cursor F5 Movimento do cursor Um ecrã para cima Um ecrã para baixo Um ecrã para a esquerda Um ecrã para a direita Transição entre as várias folhas Inicio da linha corrente Põe o cursor no início da folha Início/fim da linha/coluna corrente Posiciona o cursor directamente na célula a indicar 5 Criação de uma Folha de Cálculo 5.1 Os Books Um novo ficheiro é representado sob a forma de um Book (Livro). Cada Book (Livro) é constituído por 3 folhas (Sheet 1, 2 e 3). Esta característica torna-se extremamente útil, pois permite reunir num mesmo ficheiro, várias folhas de cálculo relacionadas, mas em documentos independentes. Na zona inferior do ecrã, por cima da barra de estado, podem ser utilizadas as setas direccionais para transitar de folha para folha. Com o rato pode seleccionar a folha pretendida directamente no botão correspondente.

7 5.2 Operações com ficheiros As operações com ficheiros podem ser realizadas através da barra de botões, dos menus ou do teclado: Operação Barras de Comandos dos Teclado Botões Menus Novo Ficheiro Ficheiro New Ctrl + N (O) Abrir Ficheiro Ficheiro - Open Ctrl + O (A) Gravar Ficheiro File - Save Ctrl + S (G) 5.3 Introdução de dados A inserção de dados nas células é, por predefinição, realizada na vertical. Ao digitar o texto e pressionar a tecla Enter, o cursor desloca-se para a célula imediatamente abaixo. A inserção de dados pode também ser realizada através da selecção de uma área. Com o apontador do rato, seleccionar um conjunto de células contíguas (ou afastadas pressionando em simultâneo a tecla Ctrl). À medida que digitamos os dados e pressionamos Enter, o cursor deslocase automaticamente, de cima para baixo e da esquerda para a direita Preenchimento Automático de Células Ao digitar as primeiras letras de uma introdução já realizada na mesma coluna, é feito o preenchimento automático da célula, sendo esta acção designada por AutoComplete (Conclusão Automática). Se, eventualmente, existirem várias células com vários conteúdos semelhantes, o utilizador tem ainda ao seu dispor um menu de atalho para seleccionar os dados pretendidos. Neste menu pode ser seleccionado um dos dados já introduzido na mesma coluna. Para aceder a este menu de atalho posicione o apontador do rato sobre a célula onde vai introduzir os dados e carregue no botão direito do rato. Seleccione a opção Pick from list (Escolher da lista) e escolha o conteúdo desejado.

8 Fig. 5.1 Menu de Atalho Edição de uma célula Para alterar o conteúdo de uma célula, posicionar o cursor na célula e clicar duas vezes ou fazer F2. Proceder à alterações e premir Enter ou fazer clique no botão Apagar o conteúdo de uma célula No Excel, tal como no Word, grande parte das acções de eliminação de dados, implicam a pré-selecção dos dados, ou seja, das células que contêm os dados a eliminar. Uma vez seleccionadas as células, basta premir Delete para apagar o seu conteúdo. Se preferir, pode também aceder ao menu Edit (Editar) e seleccionar o comando Clear- Contents (Limpar - Conteúdo).

9 Fig. 5.2 Opções de eliminação Inserir linhas e colunas Para inserir uma linha tem três alternativas: Posicione o cursor na linha acima da qual pretende inserir. Depois, aceda ao menu Insert (Inserir) e seleccione o comando Rows (Linhas); Posicione o apontador do rato sobre a linha, faça clique no botão direito, acedendo ao menu de atalho e seleccione a opção Insert (Inserir); Também pode usar as teclas Ctrl +. Para inserir uma coluna tem também três alternativas: Posicione o cursor na coluna à esquerda da qual pretende inserir. Depois, aceda ao menu Insert (Inserir) e seleccione o comando Columns (Colunas); Posicione o apontador do rato sobre a coluna, pressione o botão direito, acedendo ao menu de atalho e seleccione a opção Insert (Inserir); Também pode usar as teclas Ctrl +.

10 5.3.5 Apagar Linhas e Colunas Para apagar uma ou várias linhas, seleccione as linhas pretendidas, aceda ao menu Edit (Editar) e seleccione o comando Delete (Eliminar). Para apagar uma ou várias colunas, seleccione as colunas pretendidas, aceda ao menu Edit (Editar) e seleccione o comando Delete (Eliminar) Copiar e Mover Células Tal como em todas as outras aplicações Windows, também no Excel é possível utilizar a operação de Copy & Paste (Copiar e Colar). No entanto, existe uma outra possibilidade. Seleccione as células que quer copiar ou mover pressionando o botão esquerdo do rato. Depois com a seta do rato arraste as células para a zona pretendida. 5.4 Criação de Fórmulas As fórmulas no Excel têm como objectivo efectuar um, ou vários, conjuntos de cálculos sobre os dados. Esses cálculos, que podem ser simples (adição, multiplicação, etc.) ou complexos (como por exemplo equações matemáticas), são inseridos numa célula, sendo visualizado apenas o seu resultado. As fórmulas do Excel são sempre iniciadas pelo sinal de =. Os elementos mais usuais numa fórmula são: operadores, endereços e valores constantes: = B5 * 11% Constante Operador Endereço Início de fórmula Operadores Aritméticos Numa fórmula, os operadores indicam qual, ou quais, as operações que pretendemos efectuar:

11 Operador Departamento de Matemática e Engenharias Descrição + Adição - Subtracção * Multiplicação / Divisão ^ Exponenciação % Percentagem Operadores de Texto Este tipo de operador une duas ou mais informações de texto num único valor de texto combinado (útil no uso de funções que produzem texto) ou manipula os dados de células que se encontram em folhas diferentes. & - junta dois valores de texto para produzir um valor de texto contínuo; se um operando for uma referência de células e a célula referenciada contiver uma fórmula, este operador juntará o valor produzido pela fórmula na célula referenciada como valor texto.! - este operador une informações entre folhas diferentes Operadores de Comparação Este tipo de operadores compara dois valores e produz o valor lógico verdadeiro ou falso. Operador Descrição = Igual a > Maior que < Menor que

12 >= Maior ou igual a <= Menor ou igual a <> Diferente Operadores de Endereço Este tipo de operadores combina duas células compreendidas entre dois endereços. Operador Descrição : Define um intervalo de células (da primeira até a última incluindo as intermediárias) ; Define a alternação de referências de células e separação de argumentos de funções O Excel primeiro calcula as expressões entre parênteses e, em seguida, utiliza estes resultados para calcular o restante da fórmula Fórmulas com referências relativas A utilização de endereços nas fórmulas, em vez de valores constantes, permite que sempre que exista alteração nos valores que influenciam a fórmula, o resultado apresentado seja automaticamente actualizado. Vamos supor, por exemplo, que a célula E7 irá conter uma fórmula para somar os valores das células C7 e D7. Se digitássemos a fórmula = , embora o total fosse correcto (1175), qualquer alteração nesses valores não o influenciaria. Deste modo, a fórmula correcta será =C7+D7. Algumas das formas para inserir a fórmula: Utilizando o teclado: 1. Posicionar o cursor na célula pretendida (E7); 2. Digitar a fórmula. Utilizando o rato:

13 1. Posicionar o cursor na célula pretendida; 2. Digitar = ; 3. Fazer um clique na tecla C7; 4. Digitar + ; 5. Fazer um clique na célula D7; 6. Teclar Enter. Ao inserir a fórmula irá verificar que o resultado é imediatamente apresentado na célula. Não esqueça que esse valor não é o conteúdo da célula, sendo este apresentado na barra de fórmulas. Embora fosse possível digitar fórmulas idênticas para os cálculos das linhas seguintes, é mais fácil copiar a fórmula da célula E7 para as células E8 a E12. Dizemos, então, que a fórmula =C7+D7 possui referências relativas, porque ao ser copiada para as linhas seguintes, os seus endereços alteram-se, adaptando-se às novas coordenadas e fazendo com que o utilizador não tenha que digitar fórmulas idênticas Fórmulas com referências absolutas Nem sempre é possível utilizar a cópia das fórmulas e sua consequente adaptação a novas coordenadas de forma tão directa. Se utilizar fórmulas que contenham valores fixos de algumas células, como por exemplo a percentagem, tem que utilizar o símbolo $ como mostra a figura seguinte: Fig.5.3 Fórmula com Referência Absoluta 5.5 Funções

14 O Excel possui um conjunto bastante vasto de fórmulas com aplicação específica, designadas por funções. As funções são muito vantajosas para o utilizador, pois permitem diminuir o tempo gasto na elaboração de fórmulas, assim como os eventuais erros na sua concepção. Existem funções estatísticas, financeiras, matemáticas, trigonométricas, etc., num total de 320. Para construir uma função no Excel pode optar por duas alternativas: Digitar toda a sintaxe da função na célula onde a pretende inserir; Utilizar as respectivas caixas de diálogo das funções, estas ajudam o utilizador a construir a função. Posicionar o cursor na célula onde pretende inserir a função; Fazer clique no botão categorias das funções:, surgindo a seguinte caixa de diálogo das Fig. 5.4 Caixa de diálogo de Funções Seleccione uma das funções e, de seguida, faça um clique no botão Ok. Ao surgir a segunda caixa de diálogo, podem ser seleccionados os valores pretendidos. Como pode verificar, o resultado da operação é imediatamente apresentado na própria caixa de diálogo, mesmo antes de fazer clique no botão Ok.

15 Fig Caixa de diálogo de funções Visualização automática do resultado de funções É possível visualizar o cálculo automático de um conjunto de valores resultantes de funções matemáticas e estatísticas, sem que para isso o utilizador tenha de inserir a respectiva função numa célula. Por exemplo, de desejarmos saber o resultado da soma de um determinado conjunto de valores, seleccionam-se todos os valores respeitantes e será visualizado na barra de estado o total da soma: Fig. 5.6 Soma automática Embora a função Sum (Soma) seja assumida por defeito, se fizer um clique com o botão direito do rato sobre a barra de estado, será apresentado um menu de atalho. Neste pode escolher a função que pretende: Fig. 5.7 Selecção da Função para Cálculo Automático

16 A função seleccionada passa a ser assumida pelo Excel para os cálculos seguintes Inserir comentários nas células Para realçar um conjunto de informação de uma célula, é possível associarlhe um comentário. Para inserir um comentário deve: Fazer um clique sobre a célula onde pretende inserir o comentário; Aceder ao menu Insert (Inserir), comando Comment (Comentário) ou carregue no botão direito do rato e seleccione a opção Insert Comment (Inserir Comentário); Na caixa que surgir no ecrã, digite o texto que pretende associar à célula. 6 Formatação e apresentação da Folha de Cálculo 6.1 Alinhamentos Tal como no Word, os alinhamentos podem ser feitos através da barra de formatação ou do menu Format (Formatar). Como cada célula é considerada um Universo à parte, podem existir numa folha de cálculo todas as formatações pretendidas pelo utilizador Centrar texto numa célula Seleccionar as células; Aceder ao menu Format (Formatar), comando Cells (Células), separador Alignment (Alinhamento), surgindo a seguinte caixa de diálogo:

17 Fig Caixa de Diálogo de formatar das Células Torna-se, porém, muito mais simples para o utilizador fazer apenas um clique no botão. Deste modo, só se deve recorrer ao Format - Cells (Formatar - Células) para formatações complexas ou que não existam na barra de formatação Centrar texto em relação a um intervalo A opção Merge and Center (Intercalar e Centrar) é extremamente útil para centrar títulos numa folha de cálculo. O texto deve ser digitado na primeira célula do range em que pretende centrar. Seleccionar as células (todo o range em relação ao qual pretende centrar); Fazer clique no botão ; 6.2 Unir Células A possibilidade de unir duas ou mais células adjacentes permite agora eliminar as restrições impostas pela grelha da própria folha de cálculo. As células

18 unidas são transformadas numa única célula e podem ser trabalhadas como tal, quer a nível de formatações, quer a nível da sua utilização nas fórmulas. Para proceder à união de células: Seleccionar as células a unir; Aceder ao menu Format (Formatar), comando Cells (Células), separador Alignment (Alinhamento), opção Merge Cells (Unir células): Fig. 6.2 Opção de União de Células 6.3 Orientação do texto No Excel 2000 pode fazer a rotação do texto dentro das células no ângulo que quiser, desta forma pode poupar espaço horizontalmente. Para aplicar a rotação ao texto: Seleccione as células que irão ser afectadas; Aceda ao menu Format (Formatar), comando Cells (Células), separador Alignment (Alinhamento), opção Orientation (Orientação):

19 Fig. 6.3 Caixa de Diálogo de Formatação de Células Orientação

20 6.4 Avanços de texto É possível aplicar avanços de texto nas células sem necessidade de fazer alterações à largura das colunas adjacentes para tentar produzir este efeito. Tal como acontece no Word, a aplicação dos avanços de texto pode ser feita através dos respectivos botões na barra de botões de formatação:. 6.5 Tipos de letra e atributos Na barra de formatação encontramos os botões de controlo dos tipos de letra, dimensão dos caracteres e atributos, sendo o seu funcionamento exactamente igual ao do Word. 6.6 Formatação numérica Depois de inserir os valores e criar as fórmulas e funções, utilizamos a formatação numérica para dar a apresentação pretendida. Existem várias categorias de formatação disponíveis no Excel, que podem ser visualizadas acedendo ao menu Format (Formatar), seleccionando o comando Cells (Células), separador Number (Número): Fig. 6.4 Formatação numérica

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22 6.7 Limites Os limites colocados em relação a uma célula ou a um conjunto de células podem ser aplicados da seguinte forma: Seleccionar a célula ou as células a enquadrar; Aceder ao menu Format (Formatar), comando Cells (Células), separador Border (Limite): Fig. 6.5 Caixa de Diálogo Border Na caixa de diálogo representada, seleccionar o tipo de linha a aplicar (Style) e a sua posição (Border). Como alternativa, pode utilizar o botão dos limites: Fig. 6.6 Aplicação dos limites através da barra de ferramentas

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24 6.8 Cores Para aplicar cores seleccione as células pretendidas, aceda ao menu Format (Formatar), comando Cells (Células), opção Patterns (Padrões): Fig. 6.7 Alteração da cor do conteúdo das células 6.9 Ordenação dos dados O Excel permite a execução de ordenações de forma ascendente ou descendente, sendo considerado em primeiro lugar os valores e depois as letras. Para além disso, permite também ordenar os dados da folha de cálculo, até 3 chaves de ordenação em simultâneo. Para tal: Seleccionar as linhas pretendidas; Aceder ao menu Data (Dados) e seleccionar o comando Sort (Ordenar), surgindo uma caixa de diálogo onde deverá indicar quais as chaves de ordenação (por colunas):

25 Fig. 6.8 Caixa de Diálogo Ordenação Se pretender uma ordenação simples (apenas para uma coluna), pode utilizar os botões respectivos:. 7 Elaboração de gráficos Os gráficos representam os dados numéricos nas Folhas de Cálculo. Normalmente são criados para facilitar a compreensão e avaliação dos dados, assim como para efectuar vários tipos de comparações entre valores. Ao criar um gráfico de Excel, estabelece-se uma ligação entre um conjunto de dados da folha de cálculo e o gráfico. Deste modo, existe sempre uma ligação entre os dois objectos, pelo que qualquer alteração nos dados da folha de cálculo implica a sua actualização nos gráficos a ela ligados. 7.1 Elementos de um gráfico X Axis (Eixo do X)

26 Identifica as categorias dos dados seleccionados na folha de cálculo. Y Axis (Eixo do Y) Representa os valores da folha de cálculo que estão associados ao gráfico. Em gráficos tridimensionais (3D) surge um terceiro eixo (Z) que passa a ocupar a posição vertical, sendo ambos os eixos X e Y colocados na horizontal. Data Series (Série de Dados) Representa um conjunto de valores da folha de cálculo, em coluna ou em linha. Titles (Títulos) São conjuntos de texto que ocupam posições predeterminadas no gráfico, sendo centrados em relação ao próprio gráfico ou em relação aos eixos que representam. Legend (Legenda) É um conjunto de texto que ajuda a identificar uma série de dados e está associada a uma chave que representa a cor, o padrão ou os símbolos de uma determinada série. Data Labels (Rótulos de Dados) Representam um ou vários data points (pontos de dados) através de valores, texto ou ambos. Gridlines (Grelhas) Linhas verticais e/ou horizontais que permitem analisar mais correctamente os valores das séries. Text Box (Caixa de Texto) Podem ser inseridas em qualquer ponto do gráfico, sendo utilizados como complemento informativo. Arrows (Setas) Existem vários tipos de linhas e setas possíveis de inserir num gráfico e são normalmente utilizadas em conjunto com as caixas de texto, com a mesma finalidade.

27 7.2 Tipos de Gráficos no Excel Departamento de Matemática e Engenharias No Excel existem vários tipos de gráficos, tendo grande parte deles formatações para gráficos bidimensionais e tridimensionais. Os gráficos disponíveis permitem fazer vários tipos de análise aos dados. Fig. 7.1 Tipos de Gráficos 7.3 Criação de um gráfico Para criar um gráfico no Excel, é necessário seleccionar, inicialmente, quais os dados da folha de cálculo que vão ser representados, dando depois a ordem de criação do gráfico através do comando Chart (Gráfico) do menu Insert (Inserir), ou através do respectivo botão na barra de botões Standard (Padrão):. Surge o Chart Wizard (Assistente de Gráficos) do Excel, que permite construir o gráfico e fazer a introdução de todos os seus elementos: A primeira caixa de diálogo do Assistente de Gráficos mostra os diferentes tipos de gráficos:

28 Fig. 7.2 Passo 1 do Assistente de Gráficos Escolher o tipo de gráfico pretendido. Pode ver o exemplo do gráfico se fizer um clique com o rato e continuar a pressionar o seu botão esquerdo sobre a opção Press and Hold to View Sample (Manter Pressionado para Ver Exemplo). Em seguida, faça um clique sobre o botão Next (Seguinte), para passar ao passo seguinte.

29 Fig. 7.3 Passo 2 do Assistente de Gráficos No passo 2 são visualizadas as coordenadas dos dados seleccionados, para confirmação. É dada a possibilidade de seleccionar a sua análise por Rows (Linhas) ou por Columns (Colunas). No passo 3, tem acesso a uma caixa de diálogo com vários separadores. Através das opções destes pode optar pelos elementos que pretende inserir no seu gráfico.

30 Fig. 7.4 Passo 3 do Assistente Automático Titles (Títulos) Tal como demonstrado na figura anterior, no separador Titles (títulos), poderá digitar os títulos que quer que surjam no gráfico. No separador Axis (eixos) pode adicionar ou remover eixos ao gráfico: Fig. 7.5 Passo 3 do Assistente Automático Axis (Eixos) O separador Gridlines (Grelha) permite inserir linhas de grelha, que são bastante úteis para facilitar a leitura dos valores apresentados pelo gráfico.

31 Fig. 7.6 Passo 3 do Assistente Automático Gridlines (Grelha) No separador Legend (Legenda), pode indicar se pretende a visualização da legenda ou não, assim como o seu posicionamento: Fig. 7.7 Passo 3 do Assistente Automático Legend (Legenda) O separador Data Labels (Rótulos de Dados) permite introduzir rótulos em relação às séries de dados seleccionadas para serem representadas no gráfico:

32 Fig. 7.8 Passo 3 do Assistente Automático Data Labels (Rótulos de Dados) Finalmente, o separador Data Table (Tabela de Dados), uma funcionalidade que permite facilitar a leitura do gráfico: Fig. 7.9 Passo 3 do Assistente Automático Data Table (Tabela de Dados) No último passo do Assistente, pode indicar se pretende que o gráfico seja construído numa nova folha ou como um objecto inserido na folha de cálculo.

33 Fig Passo 4 do Assistente Automático O processo Chart Wizard (Assistente Automático) termina ao fazer clique no botão Finish (Concluir). A partir deste momento, o gráfico ocupa uma folha específica dentro do Book (Livro). Fig Gráfico concluído Para criar o gráfico, pode ainda utilizar o botão Chart Wizard (Assistente de Gráficos):. 7.4 Formatação de gráficos

34 Para formatar um gráfico, é necessário seleccioná-lo fazendo um clique sobre o mesmo. Só assim terá acesso aos comandos de formatação aplicáveis aos vários limites do gráfico Seleccionar elementos de um gráfico Depois de seleccionar o gráfico, a selecção de um qualquer elemento (por exemplo, um título) é feita apenas com um clique sobre ele. Para retirar a selecção, basta teclar Esc. Pode, ainda, apagar qualquer elemento do gráfico. Para tal, basta seleccioná-lo e pressionar a tecla Delete (Apagar) Exemplos de formatações Legendas Como definimos o gráfico com uma legenda, pode ser necessário alterar o seu texto: Aceder ao menu Chart (Gráfico) e seleccionar o comando Source Data (Dados de Origem); Na caixa de diálogo que surge no ecrã, seleccionar o separador Series (Série) e indicar qual o Name (Nome) que pretendemos para a legenda da série:

35 Fig Alteração da legenda (nome da série) Se não existir legenda no gráfico, esta pode ser criada fazendo um clique no botão da barra de ferramentas dos gráficos: Cores Pode alterar a cor de qualquer elemento do gráfico, seja ele texto, séries, eixos, etc. Para tal, basta seleccionar o elemento pretendido, aceder ao menu Format (Formatar) e seleccionar o comando Selected... (... Seleccionado). Na caixa de diálogo que surge no ecrã, seleccionar o separador Patterns (Padrões) e escolher uma cor.

36 Fig Alteração da cor de um elemento Opções Se existir um elemento que se esqueceu de inserir no gráfico e que verifique que este permite facilitar a sua leitura, poderá fazê-lo através do menu Chart (Gráfico), comando Chart Options (Opções do Gráfico) Caixas de texto Enquanto os títulos são inseridos numa posição específica em relação ao gráfico e aos eixos a que correspondem, as caixas de texto podem ser colocadas em qualquer posição do gráfico. Este elemento é sempre colocado à posteriori e, para tal, deverá: Seleccionar o gráfico, mas sem qualquer elemento seleccionado; Digitar o texto pretendido, que vai sendo visualizado na barra de edição. Ao teclar Enter, o texto é inserido no centro do gráfico.

37 Fig Inserção de caixas de texto Como a caixa ainda se encontra seleccionada, basta utilizar o rato para a colocar na posição pretendida. Fig Movimentação do texto com o rato

38 Limites Para aplicar limites a um determinado elemento de um gráfico, ou ao próprio gráfico, basta seleccioná-lo, aceder ao menu Format (Formatar) e seleccionar o comando Selected... (...seleccionado), surgindo a seguinte caixa de diálogo: Fig Caixa de diálogo de formatação do gráfico Em relação à caixa de texto, as opções de formatação dos limites encontram-se no separador Colors and Lines (Cores e Linhas) da caixa de diálogo de formatação das caixas de texto:

39 Fig Inserção de limites Escala Para alterar a escala de um dos eixos do gráfico, seleccione-o, aceda ao menu Format (Formatar), comando Selected Axis (Eixo Seleccionado) e escolha o separador Scale (Escala):

40 Fig Alteração da Escala 7.5 Mudar o tipo de gráfico Antes de um gráfico ser impresso, é muito comum fazerem-se várias experiências com os tipos disponíveis. Trata-se de uma operação bastante aconselhável, já que, muitas vezes, podemos encontrar representações gráficas que projectam os nossos dados de forma mais fácil de compreender e relacionar. Se o gráfico estiver activo, o seu tipo pode ser alterado directamente através da barra de botões dos gráficos: Fig Alteração do tipo de gráfico

41 Fig Gráfico alterado Pode ainda recorrer ao menu Chart (Gráfico), seleccionar Chart Type (Tipo de Gráfico), separador Custom Types (Tipos Personalizados) e seleccionar um tipo de gráfico mais elaborado: Fig Gráfico de cones

42 7.6 Apagar um gráfico O método de eliminação de um gráfico varia consoante esse gráfico esteja embebido numa folha de cálculo ou ocupe uma folha individual. Gráfico Embebido: na folha de cálculo, fazer um clique sobre o gráfico, de forma a seleccioná-lo e pressionar a tecla Delete (Apagar); Gráfico numa folha individual: na zona inferior do ecrã, seleccionar a folha que contém o gráfico, aceder ao menu Edit (Editar) e seleccionar o comando Delete Sheet (Apagar Folha). 8 Impressão 8.1 Visualização e configuração da impressão Antes de imprimir qualquer documento em Excel, deverá fazer um Print Preview (Ver Antes).

43 Fig. 8.1 Print Preview Os detalhes de impressão podem ser aperfeiçoados através da opção Setup (Configurar) no topo do ecrã do Print Preview. Separador Page (Página)

44 Fig. 8.2 Configurar Página Orientation (Orientação) indica se a impressão é feita na horizontal ou na vertical. Scaling (Escala) é importante quando a informação a imprimir não cabe na página (com a escala normal, 100%). Ao seleccionar Fit to 1 (Ajustar a 1), indica-se ao Excel que deve reduzir automaticamente, até conseguir colocar toda a informação numa só página. Separador Margins (Margens) Fig. 8.3 Configurar Margens

45 Separador Header/Footer (Cabeçalho/Rodapé) Fig. 8.4 Configurar Cabeçalho/Rodapé Fazer um clique no botão Custom Header (Personalizar Cabeçalho), para criar um cabeçalho. Fig.8.5 Personalizar cabeçalho Fazer um clique no botão Custom Footer (Personalizar Rodapé), para criar um Rodapé. Fig. 8.5 Personalizar rodapé

46 Ao terminar a configuração, fazendo um clique no botão Ok, regressa-se ao modo de visualização Print Preview (Ver Antes) Quanto aos botões Margins (Margens) e Zoom, são utilizados para uma alteração rápida das margens ou para aproximar/afastar a folha, de forma a visualizar se a informação será impressa correctamente. Inicie a impressão fazendo clique no botão Print (Imprimir). Fig. 8.6 Caixa de diálogo de impressão 9 Transferência de Informação entre o Excel e o Word 9.1 Inserir um objecto do Excel no Word Se o que se pretende fazer é apenas inserir um gráfico ou um conjunto de células num documento de Word como um objecto estático em que não existe qualquer ligação entre eles e a aplicação em que foram criados, pode fazer uma operação simples de Copy (Copiar) Paste (Colar): No Excel, seleccionar as células ou gráfico que pretende copiar; Aceder ao menu Edit (Editar) e seleccionar o comando Copy (Copiar); Transitar para o Word e posicionar o cursor no local onde quer inserir o objecto;

47 Aceder ao menu Edit (Editar) e seleccionar o comando Paste (Colar);

48 9.2 Ligar um gráfico de Excel a um documento de Word Devemos fazer uma ligação quando desejamos que, ao alterar a informação na aplicação onde a criámos, ela seja imediatamente actualizada no documento onde foi inserida. Por exemplo, se pretendermos inserir um gráfico de Excel num documento de Word, sempre que os dados da folha de cálculo sejam alterados no Excel, o gráfico inserido no documento será imediatamente actualizado. Para tal: No Excel, seleccionar o gráfico ou células pretendidos; Aceder ao menu Editar (Editar) e seleccionar o comando Copy (Copiar); Transitar para o Word e posicionar o cursor no local onde quer inserir o objecto; Aceder ao menu Edit (Editar) e seleccionar o comando Past Special (Colar Especial); Na caixa de diálogo que surge no ecrã, seleccione a opção Paste Link (Colar Ligação). Fig. 9.1 Caixa de diálogo Past Special Paste Link A partir deste momento, o gráfico inserido no Word está ligado ao do Excel, sendo automaticamente actualizado cada vez que houver uma alteração na folha de cálculo.

49 9.3 Embeber uma folha de cálculo no Word Departamento de Matemática e Engenharias O Embedding (Embeber) deve ser utilizado quando pretendemos formatar os dados dentro do próprio Word: No Excel, seleccionar o gráfico ou células pretendidos; Aceder ao menu Editar (Editar) e seleccionar o comando Copy (Copiar); Transitar para o Word e posicionar o cursor no local onde quer inserir o objecto; Aceder ao menu Edit (Editar) e seleccionar o comando Past Special (Colar Especial); Na caixa de diálogo que surge no ecrã, seleccione a opção Paste (Colar). Fig Caixa de diálogo Past Special Paste Agora, ao fazer um duplo clique sobre o objecto, surge um enquadramento à sua volta, são activados os cabeçalhos das linhas e colunas do Excel, assim como, as sua barras de botões e menus específicos.

50 Fig. 9.3 Tabela de Excel activada no Word