Ato Executivo 2.950/2003 RAD-EMERJ de 11

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1 Proposto por: Diretora do Departamento de Administração (DEADM) Analisado por: Assessora da Assessoria de Gestão Estratégica (ASGET) Aprovado por: Secretária da Secretaria-Geral de Ensino (SECGE) 1 OBJETIVO Gerenciar os procedimentos relativos aos serviços de mensageria, manutenção de instalações e de equipamentos, copa e apoio a eventos, bem como monitorar os serviços de portaria e limpeza desempenhados pelo PJERJ e a reprografia da Escola da Magistratura do Estado do Rio de Janeiro (EMERJ). Fiscalizar contratos de permissão de uso. 2 CAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIA Esta rotina se aplica à Escola da Magistratura do Estado do Rio de Janeiro (EMERJ) e passa a vigorar a partir de 28/04/ DEFINIÇÕES TERMO Material de Curso Sistema de controle de eventos EMERJ DEFINIÇÃO Doutrina, jurisprudência, provas e todo material didático que envolve o programa do curso de preparação da EMERJ. Sistema informatizado de controle de frequência de participantes de eventos realizados pela EMERJ. 4 RESPONSABILIDADES GERAIS FUNÇÃO Diretor da Divisão de Apoio Logístico da Escola da Magistratura do Estado do Rio de Janeiro (EMERJ) Supervisores RESPONSABILIDADE Coordenar as atividades realizadas pela DILOG; ratificar a execução do Plano de Manutenção Preventiva. Planejar as atividades realizadas pela mensageria; solicitar e acompanhar a execução dos serviços de manutenção corretiva, verificar as instalações para detectar a necessidade de manutenção preventiva, salvo a agendada anualmente pelo Poder Judiciário do Estado do Rio de Ato Executivo 2.950/2003 RAD-EMERJ de 11

2 FUNÇÃO RESPONSABILIDADE Janeiro (PJERJ); monitorar os serviços de portaria e limpeza. Executor dos serviços Gabinete do Diretor-Geral da Escola da Magistratura do Estado do Rio de Janeiro (EMERJ/GBEMERJ) Secretária da Secretaria- Geral de Ensino da Escola da Magistratura do Estado do Rio de Janeiro (EMERJ/SECGE) Executar os serviços da DILOG, conforme planejado. Enviar a programação dos Auditórios. Enviar a programação das Salas de Aula. 5 REFERÊNCIA Lei 8.666/93, art. 67- Regulamenta o art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, institui normas para licitações e contratos da Administração Pública e dá outras providências. 6 GERENCIAR SERVIÇO DE MENSAGERIA 6.1 Todas as unidades organizacionais () da EMERJ encaminham à DILOG os materiais a serem expedidos, devidamente envelopados e etiquetados, mediante livro de protocolo ou listagem. 6.2 Expedir documentos da EMERJ: A DILOG recebe documentos da EMERJ para expedição interna e/ou externa Registra os documentos em livro de protocolo interno e/ou externo, dependendo do destino Os documentos oriundos do Gabinete do Diretor-Geral da Escola da Magistratura do Estado do Rio de Janeiro (EMERJ/GBEMERJ) não são registrados no livro de Ato Executivo 2.950/2003 RAD-EMERJ de 11

3 protocolo da DILOG. Utiliza-se para essa entrega o livro de protocolo do próprio GBEMERJ Um mensageiro da DILOG faz a entrega do documento e colhe assinatura do destinatário em livro de protocolo ou na própria listagem Tratando-se de expediente com endereço fora do Centro, a entrega é feita através das Empresas de Correios e Telégrafos (ECT) Quando o destinatário não for encontrado, o expediente será devolvido ao setor solicitante mediante recibo e registrado como Produto Não Conforme (PNC). 6.3 Expedir material de curso para os professores da EMERJ Regularmente, a DILOG recebe da área de ensino, material de aula para encaminhar aos professores, mediante protocolo A entrega do material de aula é feita de forma análoga ao item e ACOMPANHAR A MANUTENÇÃO DAS INSTALAÇÕES 7.1 A DILOG é responsável pelo acompanhamento da manutenção corretiva e pela ciência da execução preventiva realizada pela Diretoria-Geral de Engenharia (DGENG). 7.2 Um supervisor dos serviços gerais da DILOG circula diariamente pelas instalações da EMERJ, verificando o funcionamento da parte elétrica, hidráulica, refrigeração, mecânica, lógica, predial, telecomunicações e estado de conservação de mobiliário para lançamento no Check List de Verificação Infraestrutura EMERJ (FRM-EMERJ ) Um funcionário da DILOG, previamente designado, lança no arquivo eletrônico os dados obtidos no formulário aludido no item Caso sejam constatados problemas na parte elétrica, hidráulica, refrigeração mecânica, lógica e predial, um encarregado da DILOG solicita a devida avaliação e/ou reparo à DGENG, mediante solicitação telefônica, sendo aberta uma Ordem de Serviço (OS) Ato Executivo 2.950/2003 RAD-EMERJ de 11

4 Manutenção de Instalações (RAD-DGENG-002) e Manutenção Corretiva de Equipamentos Eletromecânicos (RAD-DGENG-003). Constatando-se algum defeito na parte de telecomunicação, um encarregado da DILOG solicita a devida avaliação e/ou reparo à Diretoria-Geral de Segurança Institucional (DGSEI) mediante solicitação telefônica, sendo aberta uma OS Instalar e Manter Sistemas de Telefonia (RAD- DGSEI-020). Caso seja constatado algum problema com o mobiliário, um encarregado da DILOG solicita a devida avaliação e/ou reparo à Diretoria-Geral de Logística (DGLOG) mediante solicitação via Consertar e Reformar Mobiliário (RAD- DGLOG-052). 7.4 Aguarda-se o envio de um funcionário especializado pela DGENG, DGLOG, ou DGSEI para efetuar a devida avaliação e/ou reparo solicitado. Os serviços que apresentarem maior complexidade são executados através de agendamento prévio e com aquiescência da onde serão realizados os reparos. 7.5 No caso de não lograr êxito junto a DGENG, DGLOG ou DGSEI até o prazo máximo estabelecido no Anexo 4, a DILOG informa o ocorrido ao Departamento de Administração da Escola da Magistratura (EMERJ/DEADM) para que seja encaminhado memorando e continua monitorando a execução do serviço, visando obter a solução definitiva do problema Os serviços mais complexos, que demandam maior tempo para execução, têm um prazo de até 30 dias para serem concluídos. Ultrapassado este período, é adotada providência análoga, a mencionada no item No caso de o reparo ter sido realizado, a DILOG assina a baixa na OS. 7.7 As solicitações de atendimento são registradas no formulário Controle Manutenção Corretiva - EMERJ (FRM-EMERJ ), de onde são extraídos dados para o controle estatístico. 7.8 O fechamento da planilha, com a consolidação de todos os dados, leva em consideração apenas as solicitações cujo prazo de vencimento não ultrapasse o mês corrente. Ato Executivo 2.950/2003 RAD-EMERJ de 11

5 8 FISCALIZAR SERVIÇO DE COPA E APOIO A EVENTOS 8.1 O serviço de copa da EMERJ é feito por empresa contratada pelo PJERJ, cabendo à DILOG a fiscalização do serviço. A avaliação do serviço é preenchida pelo setor solicitante e encaminhada eletronicamente à DILOG através do formulário Avaliação do Serviço de Copa e Apoio a Eventos (FRM-EMERJ ). No caso do atendimento às salas de aula e ao Curso de Formação, o requisitante preenche o formulário semanalmente; quanto aos demais eventos, o formulário deve ser preenchido pelo requisitante conforme cada evento. Havendo insatisfação na prestação do serviço, a DILOG toma as providências necessárias, advertindo os funcionários responsáveis pela execução do serviço no sentido de evitar uma nova ocorrência. Caso haja reincidência, submete a questão ao DEADM, e continua monitorando até a solução definitiva do problema Ao receber do GBEMERJ a Agenda Semanal de Eventos dos Auditórios (FRM- EMERJ ), e da SECGE, a programação das salas de aula por meio do formulário de Atividades Agendadas nas Salas de Aula da EMERJ (FRM-EMERJ ), a DILOG as encaminha ao Serviço de Copa e Portaria para que sejam tomadas as providências necessárias. 8.2 A DILOG presta apoio logístico nos eventos realizados pela EMERJ, bem como disponibiliza funcionários para atuarem no controle de registro de frequência (pistolagem) nos eventos organizados pelo GBEMERJ. A avaliação dos serviços é efetuada através do formulário Avaliação do Serviço de Copa e Apoio a Eventos (FRM- EMERJ ), havendo insatisfação na prestação dos serviços, são adotadas providências análogas à parte final do item Nos eventos organizados pelo CEPES, a DILOG auxilia, na parte da manhã, disponibilizando um funcionário para a pistolagem. 9 MONITORAR SERVIÇO DE LIMPEZA, PORTARIA SEGURANÇA, PORTARIA RECEPCIONISTAS. 9.1 O serviço de limpeza e portaria é prestado por empresa contratada pelo PJERJ. Cabe a DILOG monitorar se as tarefas estão sendo realizadas a contento. Havendo Ato Executivo 2.950/2003 RAD-EMERJ de 11

6 necessidade, a DILOG solicita, por , a devida correção do serviço aos setores responsáveis junto ao PJERJ, em caso de não haver sido corrigido o problema, informa tal fato DEADM. E continua monitorando até a solução definitiva do problema. 10 MONITORAR REPROGRAFIA QUE ATENDE AOS DIVERSOS SETORES DA EMERJ O serviço de reprografia que atende a parte administrativa da EMERJ é realizado pela DILOG. A solicitação de cópias é feita através do formulário Requisição e Controle de Fotocópias (FRM-EMERJ ). O controle da quantidade de cópias produzidas faz-se através de lançamento no Relatório de Controle de Reprografia que é enviado mensalmente ao DEADM. 11 INDICADOR NOME FÓRMULA PERIODICIDADE Índice de solicitações de manutenção atendidas no prazo ( Σ de solicitações atendidas no prazo Σ de solicitações) X 100 Mensal 12 GESTÃO DE REGISTROS 12.1 Os registros deste processo de trabalho são geridos pela e mantidos em seu arquivo corrente, de acordo com a tabela de gestão de registros apresentada a seguir: IDENTIFICAÇÃO CÓDIGO CCD* RESPON- SÁVEL ARMAZE- NAMENTO RECUPERA- ÇÃO PROTEÇÃO RETENÇÃO (ARQUIVO CORRENTE PRAZO DE GUARDA NA **) DISPOSIÇÃO Livro de Protocolo Externo d Caixa Arquivo 1 ano Livro de Protocolo Interno d Caixa Arquivo 1 ano Check List de Verificação - Infraestrutura - EMERJ (FRM-EMERJ ) b Disco Rígido Backup e condições 1 ano Requisição e Controle de Fotocópias (FRM-EMERJ ) 0-3-2a Caixa Arquivo 2 anos Relatório de controle de reprografia 0-3-2b Disco Rígido Backup e condições Apropriadas 2 anos Ato Executivo 2.950/2003 RAD-EMERJ de 11

7 IDENTIFICAÇÃO CÓDIGO CCD* RESPON- SÁVEL ARMAZE- NAMENTO RECUPERA- ÇÃO PROTEÇÃO RETENÇÃO (ARQUIVO CORRENTE PRAZO DE GUARDA NA **) DISPOSIÇÃO Controle Manutenção Corretiva - EMERJ (FRM-EMERJ ) c Disco Rígido Nº/Mês Backup e condições 2 anos Atividades agendadas nas salas de aula da EMERJ (FRM-EMERJ ) a /SECGE Pasta 6 meses Acompanhamento de manutenção preventiva/emerj c Pasta Registradora 2 anos Cópia da correspondência expedida (Memorandos e Ofícios) j Pasta Registradora 1 ano Avaliação dos serviços de copa e apoio a eventos (FRM-EMERJ ) 0-0-3b DILOG Disco Rígido Backup e condições 1 ano Legenda: *CCD = Código de Classificação de Documentos. ** = Unidade Organizacional. ***DGCOM/DEGEA = Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos, da Diretoria-Geral de Comunicação e de Difusão do Conhecimento. Notas: a) - procedimentos - Organizar os Arquivos Correntes das Unidades Organizacionais. b) DGCOM/DEGEA procedimentos Arquivar e Desarquivar Documentos no DEGEA; Avaliar, Selecionar e Destinar os Documentos do Arquivo Intermediário e da Gerir Arquivo Permanente. c) Os registros lançados no Sistema Corporativo são realizados por pessoas autorizadas e recuperados na. O armazenamento, a proteção e o descarte desses registros cabem à DGTEC, conforme RAD-DGTEC-021 Elaborar e Manter Rotinas de Armazenamento de Segurança dos Bancos de Dados e Servidores de Aplicação. 13 ANEXOS Anexo 1 Fluxograma do Procedimento Gerenciar Serviços de Mensageria; Anexo 2 Fluxograma do Procedimento Acompanhar Serviços de Manutenção das Instalações; Anexo 3 Fluxograma do Procedimento Fiscalizar Serviços da Copa e Apoio a Eventos; Anexo 4 Prazo para Execução de Serviços. ========== Ato Executivo 2.950/2003 RAD-EMERJ de 11

8 ANEXO 1 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO GERENCIAR SERVIÇOS DE MENSAGERIA Ato Executivo 2.950/2003 RAD-EMERJ de 11

9 ANEXO 2 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO ACOMPANHAR SERVIÇOS DE MANUTENÇÃO DAS INSTALAÇÕES Ato Executivo 2.950/2003 RAD-EMERJ de 11

10 ANEXO 3 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO FISCALIZAR SERVIÇOS DA COPA E APOIO A EVENTOS Ato Executivo 2.950/2003 RAD-EMERJ de 11

11 Grupo 1 DGENG COORDENAR SERVIÇOS GERAIS DE INFRAESTRUTURA ANEXO 4 - PRAZO PARA EXECUÇÃO DE SERVIÇOS PRAZO PARA EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS DE ENGENHARIA SERVIÇOS Troca de lâmpadas Remanejamento/instalação de tomadas elétricas Desentupimento de vasos sanitários/pias/caixas de gordura Vazamentos em partes hidráulicas em geral Vidraceiro/reposição e cortes de vidros e espelhos Chaveiro/confecção de chaves/abertura de portas, armários e etc. Reparo em alvenaria/pintura Conserto de piso/solto ou quebrado Conserto de maçanetas de portas Fixação/instalação de papeleiras, quadros etc. Troca de placas de forro de teto Instalação, remanejamento e habilitação de pontos de rede Manutenção corretiva do sistema de climatização Manutenção corretiva dos elevadores PRAZO EM DIAS ÚTEIS Até 3 dias úteis. GRUPO 2 DGSEI PRAZO PARA EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS DE TELECOMUNICAÇÃO SERVIÇOS Instalação de novos ramais Remanejamento de ramais Manutenção de microfones Manutenção de projetores Reparo em telefones, fax e TV Instalação de extensões PRAZO EM DIAS ÚTEIS Até 5 dias úteis. GRUPO 3 DGLOG PRAZO PARA EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS DE MARCENARIA SERVIÇOS Atendimento para consertos em geral (persiana, mobiliário, estofamento. PRAZO EM DIAS ÚTEIS Até 5 dias úteis. Ato Executivo 2.950/2003 RAD-EMERJ de 11