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- Manoela Furtado Silveira
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1 Proposto por: Equipe da Divisão de Apoio Logístico (DILOG) Analisado por: Assessoria de Gestão Estratégica (ASGET) Aprovado por: Secretária Da Secretaria Geral de Ensino (SECGE) 1 OBJETIVO Gerenciar os procedimentos dos serviços de mensageria, manutenção de instalações e de equipamentos, limpeza, portaria, copa e reprografia. Prestar apoio a eventos. 2 CAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIA Esta rotina se aplica à EMERJ e passa a vigorar a partir de 26/05/ DEFINIÇÕES TERMO Material de Curso Sistema de controle de eventos EMERJ DEFINIÇÃO Doutrina, jurisprudência, provas e todo material didático que envolve o programa do curso de preparação. Sistema informatizado de controle de frequência de participantes de eventos realizados pela EMERJ. 4 RESPONSABILIDADES GERAIS FUNÇÃO Diretor da Divisão de Apoio Logístico, da Escola da Magistratura (EMERJ) Supervisores RESPONSABILIDADE Coordenar as atividades realizadas pela Divisão de Apoio Logístico (EMERJ). ratificar a execução do Plano de Manutenção Preventiva. acompanhar a execução dos serviços contratados inerentes às responsabilidades da Divisão. Planejar as atividades realizadas pela mensageria e delegar ao supervisor da mensageria a distribuição e fiscalização das tarefas. solicitar e fiscalizar a execução dos serviços de manutenção corretiva, verificar as instalações para detectar a necessidade de manutenção preventiva, salvo a agendada anualmente pelo TJRJ. verificar diariamente se o serviço de limpeza está sendo realizado a contento, caso contrário, solicitar a correção ao Ato Executivo 2.950/2003 RAD-EMERJ de 13
2 FUNÇÃO RESPONSABILIDADE responsável, registrando em documento próprio as ocorrências. Executor dos serviços Gabinete do Diretor-Geral da Escola da Magistratura do Estado do Rio de Janeiro (EMERJ/GBEMERJ) Secretaria Geral de Ensino da Escola da Magistratura do Estado do Rio de Janeiro (EMERJ/SECGE) Executar os serviços da DILOG, conforme planejado. Solicitar reforço da limpeza em dias de eventos. enviar a programação dos Auditórios. Enviar a programação das Salas de Aula. 5 REFERÊNCIA Lei 8.666/93, art. 67 Regulamenta o art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, institui normas para licitações e contratos da Administração Pública e dá outras providências. 6 SERVIÇO DE MENSAGERIA 6.1 A DILOG é responsável pela execução do serviço de mensageria da EMERJ. 6.2 Todas as unidades organizacionais () da EMERJ encaminham à DILOG os materiais a serem expedidos, devidamente envelopados e etiquetados, mediante livro de protocolo ou listagem. 6.3 Expedir documentos da EMERJ A DILOG recebe documentos da EMERJ para expedição interna e/ou externa Registra os documentos em livro de protocolo interno e/ou externo, dependendo do destino. Ato Executivo 2.950/2003 RAD-EMERJ de 13
3 6.3.3 Os documentos oriundos do Gabinete do Diretor-Geral da EMERJ (EMERJ/GBEMERJ) não são registrados no livro de protocolo da DILOG. Utiliza-se para essa entrega o livro de protocolo do próprio GBEMERJ Um mensageiro da DILOG faz a entrega do documento e colhe assinatura do destinatário em livro de protocolo ou na própria listagem, conforme item Tratando-se de expediente com endereço fora do Centro, a entrega é feita através das Empresas de Correios e Telégrafos - ECT e, em caso de urgência, utiliza-se o serviço de Motoboy Quando o destinatário não for encontrado, o expediente será devolvido ao setor solicitante mediante recibo e registrado como Produto Não Conforme (PNC). 6.4 Expedir material de curso para os professores da EMERJ Regularmente a DILOG recebe da área de ensino, material de aula para encaminhar aos professores, mediante protocolo A entrega do material de aula é feita de forma análoga ao item e FISCALIZAÇÃO DOS SERVIÇOS DE LIMPEZA, COPA, PORTARIA E CONTRATOS DE PERMISSÃO DE USO. 7.1 O serviço de limpeza e portaria da EMERJ é prestado por empresa contratada pelo PJERJ. Cabe à DILOG verificar se as tarefas estão sendo realizadas a contento. Havendo necessidade, a DILOG solicita a devida correção do serviço e, em caso de reincidência, informa tal fato ao Departamento de Administração (EMERJ/DEADM), bem como continuar acompanhando até que o problema seja solucionado. As ocorrências do serviço de limpeza são lançadas no Check List Limpeza (FRM-EMERJ ). 7.2 O serviço de copa da EMERJ é feito por empresa contratada pelo PJERJ, cabendo à DILOG a fiscalização do serviço. A avaliação do serviço é preenchida pelo setor solicitante e encaminhada eletronicamente à DILOG através do FRM-EMERJ Ato Executivo 2.950/2003 RAD-EMERJ de 13
4 No caso do atendimento às salas de aula, o requisitante preencherá o formulário semanalmente; quanto aos demais eventos, o formulário deverá ser preenchido pelo requisitante conforme cada evento. Havendo insatisfação na prestação do serviço, a DILOG toma as providências necessárias, advertindo os funcionários responsáveis pela execução do serviço no sentido de evitar uma nova ocorrência. Caso haja reincidência, informa tal fato ao Departamento de Administração (EMERJ/DEADM), bem como continuar acompanhando até que o problema seja solucionado Ao receber do Gabinete do Diretor-Geral da Escola da Magistratura do Estado do Rio de Janeiro (EMERJ/GBEMERJ) a programação dos Auditórios por meio do FRM- EMERJ , e da Secretaria Geral de Ensino (SECGE), a programação das salas de aula por meio do FRM-EMERJ , a DILOG as encaminha ao Serviço de Copa e Portaria para que sejam tomadas as providências necessárias. 7.3 A DILOG é responsável pelo acompanhamento e fiscalização dos contratos de permissão de uso da cafeteria, reprografia e livraria localizadas na EMERJ. 8 PRESTAÇÃO DE APOIO 8.1 A DILOG presta apoio logístico nos eventos realizados pela EMERJ, bem como disponibiliza funcionários para atuarem no controle de registro de frequência (pistolagem) nos eventos organizados pelo GBEMERJ. A avaliação dos serviços é efetuada através do FRM-EMERJ , havendo insatisfação na prestação dos serviços, serão adotadas providências análogas à parte final do item Nos eventos organizados pelo CEPES, a DILOG auxilia, na parte da manhã, disponibilizando um funcionário para a pistolagem. 8.3 O serviço de reprografia que atende a parte administrativa da EMERJ é realizado pela DILOG. A solicitação de cópias é feita através do formulário de requisição (FRM- EMERJ Requisição e Controle de Fotocópias). O controle da quantidade de cópias produzidas faz-se através de lançamento no Relatório de Controle de Repografia que é enviado mensalmente ao DEADM. Ato Executivo 2.950/2003 RAD-EMERJ de 13
5 9 MANUTENÇÃO DAS INSTALAÇÕES 9.1 A DILOG é responsável pelo acompanhamento da manutenção corretiva e pela ciência da execução preventiva realizada pela Diretoria Geral de Engenharia (DGENG). 9.2 Um supervisor dos serviços gerais da DILOG circula diariamente pelas instalações da EMERJ, verificando o funcionamento da parte elétrica, hidráulica, refrigeração, mecânica, lógica, predial, telecomunicações e estado de conservação de mobiliário para lançamento no FRM-EMERJ Check List Infraestrutura EMERJ DILOG : Um funcionário da DILOG, previamente designado, lança no arquivo eletrônico os dados obtidos no formulário aludido no item Caso sejam constatado problemas na parte elétrica, hidráulica, refrigeração mecânica, lógica e predial, um encarregado da DILOG solicita a devida avaliação e/ou reparo à Diretoria-Geral de Engenharia (DGENG), mediante solicitação telefônica, sendo aberta uma Ordem de Serviço - OS (RAD-DGENG-002) Manutenção Corretiva de Instalações e (RAD-DGENG-003) Manutenção Corretiva de equipamentos Eletromecânicos. Constatando-se algum defeito na parte de telecomunicação, um encarregado da DILOG solicita a devida avaliação e/ou reparo à DGSEI mediante solicitação telefônica, sendo aberta uma Ordem de Serviço - OS (RAD-DGSEI-020) - Instalar e Manter Sistemas de Telefonia. Caso seja constatado algum problema com o mobiliário, um encarregado da DILOG solicita a devida avaliação e/ou reparo á DGLOG mediante solicitação telefônica (RAD-DGLOG-052) - Realizar Serviços de Marcenaria. 9.4 A DGENG, DGLOG e a DGSEI enviam um funcionário especializado para efetuar a devida avaliação e/ou reparo solicitado. No caso da DGENG, o registro é feito através de Ordem de Serviço FRM-DGENG ; no caso da DGLOG, o registro é feito através de Ordem de Serviço - FRM-DGLOG ; no caso da DGSEI, o registro é feito através de Ordem de Serviço FRM-DGSEI Os serviços que apresentarem maior complexidade serão executados através de agendamento prévio e com aquiescência da U.O. onde serão realizados os reparos. Ato Executivo 2.950/2003 RAD-EMERJ de 13
6 9.5 No caso de não lograr êxito junto a DGENG, DGLOG ou DGSEI até o prazo máximo estabelecido no Anexo 3, a DILOG informa o ocorrido ao Departamento de Administração da Escola da Magistratura - EMERJ/DEADM para que seja encaminhado Oficio e continua monitorando a execução do serviço, visando obter a solução definitiva do problema Os serviços mais complexos, que demandam maior tempo para execução, terão um prazo de até 30 dias para serem concluídos. Ultrapassado este período, será adotada providência análoga, a mencionada no item No caso de o reparo ter sido realizado, a DILOG assina a baixa na OS. 9.7 As solicitações de atendimento são registradas no formulário Controle Manutenção Corretiva/EMERJ - FRM-EMERJ , de onde são extraídos dados para o controle estatístico. 9.8 O fechamento da planilha, com a consolidação de todos os dados, levará em consideração apenas as solicitações cujo prazo de vencimento não ultrapasse o mês corrente. 9.9 INDICADOR NOME FÓRMULA PERIODICIDADE Índice de solicitações de manutenção atendidas no prazo N de solicitações atendidas no prazo x 100 Nº total de solicitações Mensal 10 GESTÃO DE REGISTROS 10.1 Os registros deste processo de trabalho são geridos pela e mantidos em seu arquivo corrente, de acordo com a tabela de gestão de registros apresentada a seguir: Ato Executivo 2.950/2003 RAD-EMERJ de 13
7 IDENTIFICAÇÃO Livro de Protocolo Externo Livro de Protocolo Interno Check List Infraestrutura (FRM-EMERJ ) Requisição e Controle de Fotocópias (FRM-EMERJ ) CÓDIGO CCD* d d b a RESPON- SÁVEL ARMAZE- NAMENTO Caixa Arquivo Caixa Arquivo Disco Rígido Caixa Arquivo RECUPERA- ÇÃO PROTEÇÃO Condições Condições Backup e condições Condições RETENÇÃO (ARQUIVO CORRENTE PRAZO DE GUARDA NA **) 3 anos 3 anos DISPOSIÇÃO Relatório de Controle de Reprografia b Disco Rígido Backup e condições Apropriadas Controle Manutenção Corretiva /EMERJ (FRM-EMERJ ) c Disco Rígido Nº/Mês Backup e condições Check List Limpeza - FRM- EMERJ b Disco Rígido Backup e condições Atividades agendadas nas salas de aula da EMERJ (FRM-EMERJ ) a /SECGE Pasta Condições 6 meses Acompanhamento de manutenção preventiva/emerj c Pasta Registradora Condições Avaliação dos serviços de copa e apoio a eventos (FRM-EMERJ ) b DILOG Disco Rígido Backup e condições Legenda: *CCD = Código de Classificação de Documentos. ** = Unidade Organizacional. ***DGJUR/DEGEA = Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos, da Diretoria-Geral de Apoio aos Orgãos Jurisdicionais. Notas: a) - procedimentos da RAD-DGJUR Eliminar Documentos nas Unidades Organizacionais. b) DGJUR/DEGEA procedimentos da RAD- DGJUR-035 Arquivar e Desarquivar Documentos no DEGEA; procedimentos da RAD- DGJUR Avaliar, Selecionar e Destinar os Documentos do Arquivo Intermediário e procedimentos da RAD-DGJUR-047 Gerir Arquivo Permanente. c) Os registros lançados no Sistema Corporativo são realizados por pessoas autorizadas e recuperados na. O armazenamento, a proteção e o descarte desses registros cabem à DGTEC, conforme RAD-DGTEC-021 Elaborar e Manter Rotinas de Armazenamento de Segurança dos Bancos de Dados e Servidores de Aplicação. 11 ANEXOS Ato Executivo 2.950/2003 RAD-EMERJ de 13
8 Anexo 1 Fluxograma do Procedimento do Serviço de Mensageria Anexo 2 Fluxograma do Procedimento Fiscalização dos Serviços de Limpeza, Copa, Portaria e Contratos de Permissão de Uso Anexo 3 Fluxograma Do Procedimento Prestação de Apoio Anexo 4 Fluxograma Do Procedimento Manutenção das Instalações Anexo 5 Prazo para Execução dos Serviços ========== Ato Executivo 2.950/2003 RAD-EMERJ de 13
9 ANEXO 1 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO SERVIÇO DE MENSAGERIA Ato Executivo 2.950/2003 RAD-EMERJ de 13
10 ANEXO 2 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO FISCALIZAÇÃO DOS SERVIÇOS DE LIMPEZA, COPA, PORTARIA E CONTRATOS DE PERMISSÃO DE USO Ato Executivo 2.950/2003 RAD-EMERJ de 13
11 ANEXO 3 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO PRESTAÇÃO DE APOIO Ato Executivo 2.950/2003 RAD-EMERJ de 13
12 ANEXO 4 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO MANUTENÇÃO DAS INSTALAÇÕES Ato Executivo 2.950/2003 RAD-EMERJ de 13
13 ANEXO 5 - PRAZO PARA EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS Grupo 1 DGENG PRAZO PARA EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS DE ENGENHARIA SERVIÇOS PRAZO EM DIAS ÚTEIS.Troca de lâmpadas.remanejamento/instalação de tomadas elétricas.desentupimento de vasos sanitários/pias/caixas de gordura.vazamentos em partes hidráulicas em geral.vidraceiro/reposição e cortes de vidros e espelhos.chaveiro/confecção de chaves/abertura de portas, armários e etc..reparo em alvenaria/pintura.conserto de piso/solto ou quebrado.conserto de maçanetas de portas.fixação/instalação de papeleiras, quadros etc..troca de placas de forro de teto.instalação, remanejamento e habilitação de pontos de rede.manutenção corretiva do sistema de climatização.manutenção corretiva dos elevadores Até 3 dias úteis. GRUPO 2 DGSEI PRAZO PARA EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS DE TELECOMUNICAÇÃO SERVIÇOS PRAZO EM DIAS ÚTEIS.Instalação de novos ramais.remanejamento de ramais.manutenção de microfones.manutenção de projetores Até 5 dias úteis..reparo em telefones, fax e TV.Instalação de extensões GRUPO 3 DGLOG PRAZO PARA EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS DE MARCENARIA SERVIÇOS PRAZO EM DIAS ÚTEIS.Atendimento para consertos em geral (persiana, mobiliário, estofamento. Até 5 dias úteis. Ato Executivo 2.950/2003 RAD-EMERJ de 13
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