CARROS OFICIAIS 1 OBJETIVO

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1 Proposto por: Equipe do Serviço de Cadastro de Documentação da frota (SEFRO) Analisado por: Diretor do Departamento de Transportes (DETRA) Aprovado por: Diretor-Geral da Diretoria Geral de Logística (DGLOG) 1 OBJETIVO Estabelecer critérios e procedimentos para apuração de sinistros em carros oficiais do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro (PJERJ) no âmbito do Departamento de Transportes, da Diretoria Geral de Logística (DGLOG/DETRA). 2 CAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIA Esta Rotina Administrativa (RAD) se aplica ao Serviço de Cadastro e Documentação da Frota, da Diretoria Geral de Logística (DGLOG/SEFRO) e provê orientações a autoridades detentoras de veículos pertencentes ao PJERJ, que têm interfaces com este processo de trabalho, passando a vigorar a partir de 23/10/ DEFINIÇÕES Aviso de Sinistro TERMO Fundo Especial do Tribunal de Justiça (FETJ) OBJETO Comunicação do segurado, verbal ou escrita, à seguradora que atende à frota do TJERJ. Produto de receitas especificadas por lei, destinadas à realização de determinados objetivos ou serviços por meio de dotação consignada na Lei de Orçamento. Reintegração à Frota Seguro de Danos Pessoais Causados por Veículos Automotores de Via Terrestre (DPVAT) Sinistro Momento em que o carro oficial, depois de consertado, é reconduzido para uso. Seguro obrigatório que indeniza vítimas de acidentes causados por veículos automotores de vias terrestres. Eventos acidentais, furto ou roubo de carros oficiais, envolvendo vítima ou não. Sistema de Transporte (SISTRANSP) Sistema Informatizado utilizado pelo Departamento de Transportes para registro de dados e gerenciamento de 11

2 TERMO OBJETO Terceiro Termo de Declarações Pessoa envolvida em acidente com carro oficial. Documento em que um motorista (e eventualmente usuários e terceiros) relata informações de acidente de trânsito ou outro dano causado a carros oficiais. 4 REFERÊNCIAS Ato Normativo TJ 03/2006 estabelece normas de gestão da frota de veículos de representação e viaturas do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro; Lei Estadual 5465/2009 Dispõe sobre o uso de veículos oficiais pelo PJERJ. 5 RESPONSABILIDADES GERAIS FUNÇÃO Diretor da Diretoria Geral de Logística (DGLOG) Diretor e equipe do Departamento de Transportes (DETRA) Diretor da Divisão de Gestão da Frota da Diretoria Geral de Logística (DGLOG/DIFRO) Equipe do Serviço de cadastro e Documentação da Frota (DGLOG/SEFRO) RESPONSABILIDADE Avaliar os processos administrativos resultantes de casos de sinistros; determinar ações a serem tomadas, principalmente nos casos onde se esgotaram as possibilidades de negociação. Determinar a intimação de causadores de danos e de empresas contratadas; encaminhar à DGLOG as intimações resistidas; cientificar à Divisão de Classificação Contábil da Diretoria Geral de Planejamento, Coordenação e Finanças (DGPCF/DICLA) os ressarcimentos efetuados. Gerenciar as atividades resultantes de casos de sinistros; opinar pela intimação de causadores de danos e de empresas contratadas. Executar as atividades relativas à apuração de sinistros; controlar através de planilhas o tempo/prazo para reparo das viaturas de 11

3 6 CONDIÇÕES GERAIS 6.1 No caso de sinistros em que haja vítima, esta é orientada a acionar o DPVAT. Posteriormente, caso haja necessidade, acionar o seguro da frota do PJERJ. 6.2 Os processos de sinistro de viaturas tramitam com estrita observância da Lei estadual nº 5427/09 de 01 de abril de APURAR SINISTROS SEM ENVOLVIMENTO DE TERCEIROS E PROVIDENCIAR REPARO DE CARRO OFICIAL SINISTRADO ISTRADO 7.1 SEFRO toma ciência da ocorrência de sinistro em carro oficial e registra os dados no SISTRANSP. 7.2 SEFRO identifica o motorista envolvido e solicita que compareça para prestar esclarecimentos, relatando a dinâmica do acidente e fornecendo as informações necessárias à apuração do episódio. 7.3 Autua a documentação do sinistro como processo administrativo. 7.4 Verifica se o seguro do carro oficial cobre os prejuízos materiais sofridos Caso afirmativo, repara o carro oficial em oficina especializada Havendo ônus, intima o responsável para ressarcimento Ressarcido, encaminha o processo à Divisão de Classificação Contábil, da Diretoria Geral de Planejamento, Coordenação e Finanças (DGPCF/DICLA), para fins de confirmação Não ressarcido, envia o processo à Diretoria Geral de Logística para providências cabíveis Não havendo ônus, arquiva o processo de 11

4 7.4.4 Caso a seguradora não cubra as avarias e não haja culpa do motorista, repara o carro oficial na oficina do PJERJ e sugere o arquivamento do processo. 7.5 Havendo culpa e sendo servidor público o causador do dano, repara o carro oficial na oficina do PJERJ e o intima para ressarcimento Ressarcido, encaminha o processo à DICLA para confirmar. Não ressarcido, o processo é enviado à DGLOG para as providências cabíveis. 7.6 Sendo o causador do dano motorista terceirizado, intima a empresa contratada para promover o reparo do carro oficial Havendo o reparo, é sugerido o arquivamento do processo Não havendo o reparo, conserta o carro oficial na oficina do PJERJ e intima a empresa contratada para ressarcimento Ressarcido, encaminha o processo à DICLA, para confirmação. Não ressarcido, envia o processo à DGLOG para as providências cabíveis. 8 APURAR SINISTROS COM ENVOLVIMENTO DE TERCEIRO EIRO E PROVIDENCIAR REPARO DE CARRO OFICIAL IAL SINISTRADO 8.1 SEFRO toma ciência da ocorrência de sinistro em carro oficial e registra os dados no SISTRANSP. 8.2 Identifica os motoristas envolvidos e solicita que compareçam para prestar esclarecimentos, relatando a dinâmica do acidente e fornecendo todas as informações necessárias à apuração do episódio. 8.3 Autua a documentação do sinistro como processo administrativo. 8.4 Sendo o motorista terceiro causador do acidente, verifica se arca com as despesas de reparo do carro oficial de 11

5 8.4.1 Havendo consenso, encaminha o carro oficial para reparar em oficina ajustada com o terceiro Não havendo consenso, verifica se a seguradora cobre as avarias Se positivo, repara o carro oficial em oficina especializada Se negativo, repara o carro oficial na oficina do PJERJ e intima o responsável para ressarcimento Ressarcido, encaminha o processo à DICLA, para confirmação. Não ressarcido, envia o processo à DGLOG para as providências cabíveis. 8.5 Não sendo o motorista terceiro o causador do acidente, aciona a seguradora para reparar seu veículo. 8.6 Arquiva o processo se o carro oficial não sofreu avaria. 8.7 Se o carro oficial apresenta avaria, verifica se a seguradora cobre o reparo Caso positivo, repara o carro oficial em oficina especializada e intima o responsável para ressarcimento Ressarcido, encaminha o processo à DICLA para confirmação. Não ressarcido, envia o processo à DGLOG para as providências cabíveis Caso negativo, verifica se o motorista é servidor público Se positivo, intima o responsável para ressarcimento do reparo do carro oficial na oficina do PJERJ Ressarcido, encaminha o processo à DICLA, para confirmação. Não ressarcido, envia o processo à DGLOG para as providências cabíveis Se negativo, intima a empresa contratada para promover o reparo do carro oficial de 11

6 Havendo o reparo, arquiva o processo Não havendo o reparo, promove o conserto do carro oficial pela oficina do PJERJ e intima a empresa contratada para ressarcimento. 8.8 Ressarcido, encaminha o processo à DICLA, para confirmação. Não ressarcido, envia o processo à DGLOG para as providências cabíveis. 9 APURAR E ADOTAR PROVIDÊNCIAS EM CASOS DE SINISTROS DE ROUBO OU FURTO 9.1 SEFRO toma ciência da ocorrência de sinistro em carro oficial e registra dados no SISTRANSP. 9.2 Identifica o motorista envolvido e solicita que compareça para prestar esclarecimentos, relatando a dinâmica do evento e fornecendo todas as informações necessárias à apuração do episódio. 9.3 Autua a documentação do sinistro como processo administrativo. 9.4 SEFRO comunica a ocorrência aos Serviços e Diretorias competentes. 9.5 Sendo recuperado pela autoridade policial, verifica se o carro oficial sofreu avarias Tendo sofrido avarias, verifica se a seguradora cobre os danos Se positivo, restaura o carro oficial em oficina especializada Se negativo, o carro oficial é restaurado na oficina do PJERJ Caso o carro oficial não tenha sofrido avarias o reintegra à frota. 9.6 Caso o carro oficial subtraído não tenha sido recuperado pela autoridade policial, verifica se possui seguro total Se afirmativo, comunica à seguradora para ressarcimento pecuniário de 11

7 9.6.2 Se negativo, envia o processo à DGLOG. 10 INDICADORES NOME Índice de sinistros com viaturas por tipo de usuário Índice de sinistros com ônus à seguradora MÉTODO Total de sinistros por tipo de usuário Total de ônus suportado pela seguradora na reparação ou ressarcimento de viaturas e veículos terceiros PERIODICIDADE Mensal Anual 11 GESTÃO DE REGISTROS 11.1 O registro deste processo de trabalho é gerido pela UO e mantido em seu arquivo corrente, de acordo com a tabela de gestão de registros apresentada a seguir: IDENTIFICAÇÃO Auto de Processo Administrativo de Apuração de Sinistro Legenda: CÓDIGO CCD* RESPON- SÁVEL SEFRO Mesa *CCD = Código de Classificação de Documentos. **UO = Unidade Organizacional. ARMAZE- NAMENTO RECUPE- RAÇÃO Número ou Placa de Identificaçã o PROTEÇÃO Condições apropriadas RETENÇÃO (ARQUIVO CORRENTE - PRAZO DE GUARDA NA UO**) Trâmite DISPOSIÇÃO DGJUR/ DEGEA*** ***DGJUR/DEGEA = Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos, da Diretoria Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais. Notas: a) Eliminação na UO - procedimento- Eliminar Documentos nas Unidades Organizacionais; b) DGJUR/DEGEA procedimentos Arquivar e Desarquivar Documentos no DEGEA; Avaliar, Selecionar e Eliminar Documentos do Arquivo Intermediário e Gerir Arquivo Permanente; c) Os registros lançados no Sistema Corporativo são realizados por pessoas autorizadas e recuperados na UO. O armazenamento, a proteção e o descarte desses registros cabem à DGTEC, conforme Elaborar e Manter Rotinas de Armazenamento de Segurança dos Bancos de Dados e Servidores de Aplicação de 11

8 12 ANEXOS APURAR E ADOTAR PROVIDÊNCIAS EM CASOS DE SINISTROS EM Anexo 1 - Fluxograma do procedimento Apurar Sinistros sem Envolvimento de Terceiros e Providenciar Reparo de Carro Oficial Sinistrado; Anexo 2 - Fluxograma do procedimento Apurar de Sinistros com Envolvimento de Terceiros e Providenciar Reparo de Carro Oficial Sinistrado; Anexo 3 - Fluxograma do procedimento Apurar e Adotar Providências em Sinistros de Roubo e Furto. ========== 06 8 de 11

9 ANEXO 1 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO APURAR SINISTROS SEM ENVOLVIM NVOLVIMENTO DE TERCEIROS E PROVIDÊNCIAR REPARO DE CARRO OFICIAL SINISTRADO 06 9 de 11

10 ANEXO 2 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO APURAR SINISTROS COM ENVOLVIMENTO DE TERCEIRO E PROVIDENCIAR REPARO DE CARRO OFICIAL SINISTRADO de 11

11 ANEXO 3 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO APURAR E ADOTAR PROVIDÊNCIAS EM CASOS DE SINISTROS DE ROUBO OU FURTO de 11

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