ANALISAR, IMPLEMENTAR E ENCERRAR AÇÕES SOCIOAMBIENTAIS 1 OBJETIVO

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1 ANALISAR, IMPLEMENTAR E ENCERRAR AÇÕES SOCIOAMBIENTAIS Proposto por: Departamento de Ações Pró- Sustentabilidade (DEAPE) Analisado por: Gabinete da Presidência (GABPRES) Aprovado por: Chefe do Gabinete da Presidência 1 OBJETIVO Padronizar os procedimentos para analisar, implementar e encerrar os projetos do programa socioambiental no Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro (PJERJ). 2 CAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIA Esta Rotina Administrativa (RAD) descreve os procedimentos a serem seguidos pelo Departamento de Ações Pró-Sustentabilidade do Gabinete da Presidência (GABPRES/DEAPE), bem como provê orientações a servidores das demais Unidades Organnizacionais (UO) que têm interfaces com este processo de trabalho, passando a vigorar a partir de 22/01/ DEFINIÇÕES TERMO Objeto do projeto Produto do projeto Projeto Ações Pró- Sustentabilidade OBJETO Assunto sobre o qual versa o projeto. Tudo o que, definido no escopo do projeto, é posto à disposição do usuário, sob a forma de instalações, equipamentos, sistemas e serviços. Podem implicar inovação (produto inédito), melhorias ou expansão (produto que resulte em aperfeiçoamento de algo já existente processos, tecnologia, instalações, etc). Esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo, cujo custo, abrangência ou complexidade têm impactos estruturais no PJERJ, por razões técnicas, econômicas, políticas ou outras. Aquelas que tenham como foco principal atividades socioambientais Ato Executivo n o 2.950/2003 RAD-GABPRES de 17

2 TERMO Projeto Estratégico PROGRAMA SOCIOAMBIENTAL Subprojeto Processo de Trabalho Gestor do Projeto Quadro de Controle de Projetos Socioambientais Plano de Projeto Socioambiental Plano de Implementação de Projetos Socioambientais OBJETO Aquele composto por atividades que resultem em produto final atrelado às finalidades próprias do Poder Judiciário e que contribua para efetivação da prestação jurisdicional e/ou para o exercício da cidadania. Possui capacidade específica de provocar um efeito multiplicador ou de desencadear um processo de desenvolvimento, orientado por um objetivo maior previsto em um plano estratégico. Conjunto de atividades socioambientais integradas e direcionadas a propósitos específicos com interesses comuns, visando o controle e o acompanhamento dos projetos definidos por Unidade Organizacional para determinado período. Representa alvo concreto das unidades para um determinado período. Para cada subprojeto formulado são estabelecidas metas, indicadores e prazos para consecução. Conjunto de atividades inter-relacionadas ou interativas que transformam insumos (entradas) em produtos (saídas). Pessoa responsável por conduzir as atividades e os processos relativos ao projeto; fornecer informações e providenciar os recursos necessários ao desenvolvimento e implantação do projeto. Documento onde será registrado o projeto proposto. Documento onde estarão contidas as principais informações do projeto. Planejamento documentado, com o fim de proporcionar e mensurar a execução de atividades planejadas, facilitando alcançar os resultados previstos. A parametrização contempla as ações previstas, prazos e responsáveis. 4 REFERÊNCIAS Art. 37, caput da Constituição Federal de 1988; Art. 3º, III e IV, da Constituição Federal de 1988; Ato Executivo n o 2.950/2003 RAD-GABPRES de 17

3 Resolução nº 201/2015 do CNJ; Resolução nº 154/2012 do CNJ. 5 RESPONSABILIDADES GERAIS FUNÇÃO DEAPE RESPONSABILIDADE Elaborar estudo de viabilidade e análise de riscos dos projetos que tenham como foco ações socioambientais. Prestar consultoria às UO que queiram apresentar ou executar projetos que tenham como foco ações socioambientais; Executar e coordenar os projetos socioambientais de interesse da Alta Administração. GABPRES Aprovar ou rejeitar a implementação de projetos que tenham como escopo ações socioambientais. 6 CONDIÇÕES GERAIS 6.1 Qualquer UO administrativa ou prestadora de jurisdição pode propor projetos que tenham como foco principal ações socioambientais, submetendo-o ao DEAPE. Caso o projeto não tenha foco socioambiental será encaminhado para a UO pertinente, conforme atribuição prevista na legislação competente. 6.2 O projeto proposto será inserido no programa socioambiental do grupo de projetos inter-relacionados para obter os benefícios que não seriam alcançados se estivessem separados. É basicamente um conjunto de projetos com interesses comuns. Por exemplo: Programa Bolsa Família, do Governo Federal, que une vários projetos, como o Vale Gás, Bolsa Escola (do FHC), partes do Fome Zero, entre outros, visando o mesmo objetivo: Transferência direta de renda para famílias pobres, visando à redução da miséria. Ato Executivo n o 2.950/2003 RAD-GABPRES de 17

4 6.3 As propostas de projetos socioambientais são submetidas à aprovação do Presidente do PJERJ com parecer do DEAPE sobre a viabilidade e a análise de riscos. 6.4 Os projetos socioambientais devem ser analisados sob a perspectiva da conveniência, da oportunidade e da compatibilidade com as finalidades próprias do PJERJ. 6.5 Os projetos socioambientais devem ser analisados quanto à existência de previsão de saldo no Plano de Ação Governamental (PAG), caso necessitem de repasse financeiro. 6.6 Os projetos socioambientais devem ser estruturados sob a forma de atividades gerenciáveis, a fim de atingirem os seus objetivos. 6.7 Para a elaboração do projeto socioambiental, a UO proponente pode solicitar orientação especializada do DEAPE. 6.8 O grau de detalhamento de cada projeto socioambiental será em função de suas características e das necessidades específicas, tendo como referência as diretrizes estabelecidas nesta RAD. 6.9 Os convênios decorrentes de projetos socioambientais devem ser formalizados conforme critérios e procedimentos descritos na RAD- DGLOG-013 Formalizar Convênios e Cooperações O Plano de Projeto Socioambiental (Anexo 5) deve conter, pelo menos, as seguintes informações sobre o projeto: nome do projeto, assunto, foco, atividades a serem desenvolvidas, Comarca e UO proponentes, custos, resultados pretendidos, produto a ser gerado, prazos, beneficiários e responsável pelo projeto. Ato Executivo n o 2.950/2003 RAD-GABPRES de 17

5 7 ANALISAR PROJETOS SOCIOAMBIENTAIS 7.1 Recebe das UO a proposta de projeto socioambiental e realiza o cadastramento inicial no Quadro de Controle de Projetos Socioambientais (Anexo 4). 7.2 Analisa a proposta de projeto e verifica as seguintes informações: a) a identificação do objeto cadastrado a ser executado sob a perspectiva socioambiental; b) os problemas que foram identificados pelo proponente e que geraram a proposta do projeto, bem como os dados que os comprovem; c) a viabilidade do projeto; d) as atividades ou etapas de execução, com o prazo de cada uma; e) o produto a ser gerado; f) os resultados pretendidos; g) os indicadores de desempenho e as metas a serem atingidas; h) eventuais parceiros envolvidos; i) os beneficários do projeto; j) os benefícios institucionais; k) os riscos do projeto; Ato Executivo n o 2.950/2003 RAD-GABPRES de 17

6 l) a necessidade de realização de convênio com alguma instituição para efetiva execução do objeto; m) os custos, se existirem. 7.3 Consulta a UO proponente, caso haja necessidade de informações complementares. 7.4 No caso específico de projetos onerosos, encaminha os autos à Diretoria-Geral de Logística (DGLOG), para elaboração de planilha de custos que contenha: a) os custos de implementação do projeto; b) os custos de manutenção do projeto; c) o cronograma de desembolso. 7.5 Encaminha para Diretoria-Geral de Planejamento, Controle e Finanças (DGPCF) para análise quanto à previsão orçamentária. 7.6 Registra as informações no Plano de Projeto Socioambiental (Anexo 5). 7.7 Elabora parecer sobre a sua conveniência e a oportunidade. 7.8 Encaminha o processo para decisão da Alta Administração Caso o Projeto não seja aprovado, informa aos envolvidos e arquiva o processo administrativo. Ato Executivo n o 2.950/2003 RAD-GABPRES de 17

7 7.8.2 Se houver manifestação favorável da Alta Administração, encerra o cadastramento do Projeto no Quadro de Controle de Projetos Socioambientais (Anexo 4) e informa à UO proponente, a fim de iniciar a implementação do projeto. 8 IMPLEMENTAR PROJETOS SOCIOAMBIENTAIS 8.1 Elabora o Plano de Implementação de Projeto Socioambiental (Anexo 6), contendo as seguintes informações: a) atividades a serem realizadas no período determinado; b) metas a serem alcançadas; c) parceiros/unidades intervenientes a serem contactados, se for o caso; d) recursos financeiros disponíveis; e) quadro de indicadores. 8.2 Inicia o desenvolvimento das atividades necessárias à implementação do projeto, conforme descrito no Plano de Implementação de Projeto Socioambiental (Anexo 6). 8.3 Providencia a formalização de Convênio, quando for o caso, observando a RAD-DGLOG Informa a unidade organizacional proponente, caso não seja atribuição do DEAPE a implementação do projeto. Ato Executivo n o 2.950/2003 RAD-GABPRES de 17

8 8.5 A UO implementa o projeto e remete os resultados das atividades ao DEAPE para acompanhamento. 8.6 Estabelece e comunica as atribuições, enviando ofícios às unidades intervenientes, caso seja implementação pelo DEAPE e quando for o caso. 8.7 Nos casos em que a UO proponente fica responsável pela implementação do projeto, os autos permanecem no DEAPE até confecção do relatório final. Nestes casos o DEAPE acompanha a execução de cada uma das atividades previstas no Plano de Implementação de Projeto Socioambiental (Anexo 6), juntando aos autos os documentos eventualmente recebidos. 9 ENCERRAR PROJETOS SOCIOAMBIENTAIS 9.1 Confecciona relatório final, inserindo as seguintes informações: a) atividades previstas e não realizadas no período determinado, se houver; b) custo orçado e custo real, se pertinente; c) metas e resultados alcançados; d) observações complementares. 9.2 Submete relatório final à Alta Administração para ciência e manifestação quanto ao encerramento do projeto ou o seu prosseguimento. Ato Executivo n o 2.950/2003 RAD-GABPRES de 17

9 9.3 Informa a UO responsável pela implementação para providenciar a desmobilização das atividades e das equipes envolvidas, caso a Alta Administração decida pelo encerramento do projeto. 9.4 Caso a Alta Administração decida pelo prosseguimento e continuidade do projeto, autua novos autos. 9.5 Arquiva o processo. 10 INDICADORES NOME FÓRMULA FREQÜÊNCIA Índice de alcance dos resultados Tempo médio de implementação de projetos Média {(resultados alcançados/resultados pretendidos) x 100} { (data de implementação do projeto/data de autuação do pedido) / total de projetos implementados no período} Anual Anual 11 GESTÃO DE REGISTROS 11.1 Os registros deste processo de trabalho são geridos pela UO e mantidos em seu arquivo corrente, de acordo com a tabela de gestão de registros apresentada a seguir: IDENTIFICAÇÃO CÓDIGO CCD* RESPON- SÁVEL ARMAZE- NAMENTO RECUPE- RAÇÃO PROTEÇÃO RETENÇÃO (ARQUIVO CORRENTE - PRAZO DE GUARDA NA UO**) DISPOSIÇÃO Quadro de Controle de Projetos Socioambientais g DEAPE Pasta eletrônica Assunto Backup e condições apropriadas 2 anos Eliminação na UO Plano de Projeto Socioambiental a DEAPE Pasta eletrônica Assunto Backup e condições apropriadas 2 anos Eliminação na UO Ato Executivo n o 2.950/2003 RAD-GABPRES de 17

10 IDENTIFICAÇÃO CÓDIGO CCD* RESPON- SÁVEL ARMAZE- NAMENTO RECUPE- RAÇÃO PROTEÇÃO RETENÇÃO (ARQUIVO CORRENTE - PRAZO DE GUARDA NA UO**) DISPOSIÇÃO Plano de Implementação de Projetos a DEAPE Pasta eletrônica Assunto Backup e condições apropriadas 2 anos Eliminação na UO Legenda: *CCD = Código de Classificação de Documentos. **UO = Unidade Organizacional. ***DGCOM/DEGEA = Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos, da Diretoria-Geral de Comunicação e de Difusão do Conhecimento. Notas: a) Eliminação na UO procedimentos da RAD-DGCOM-009 Organizar os Arquivos Correntes das Unidades Organizacionais b) DGCOM/DEGEA procedimentos das RAD-DGCOM Arquivar e Desarquivar Documentos no DEGEA; DGCOM Avaliar, Selecionar e Destinar os Documentos do Arquivo Intermediário e RAD-DGCOM Gerir Arquivo Permanente. c) Os registros lançados no Sistema Corporativo são realizados por pessoas autorizadas e recuperados na UO. O armazenamento, a proteção e o descarte desses registros cabem à DGTEC, conforme RAD-DGTEC-021 Elaborar e Manter Rotinas de armazenamento de segurança dos Bancos de Dados e servidores na aplicação. 12 ANEXO Anexo 1 Fluxograma do processo de trabalho Analisar Projetos Socioambientais. Anexo 2 Fluxograma do processo de trabalho Implementar Projetos Socioambientais. Anexo 3 Fluxograma do processo de trabalho Encerrar Projetos Socioambientais. Anexo 4 Quadro de Controle de Projetos Sociambientais. Anexo 5 Plano de Projeto Socioambiental. Anexo 6 Plano de Implementação de Projeto Sociambiental. ========== Ato Executivo n o 2.950/2003 RAD-GABPRES de 17

11 ANEXO 1 FLUXOGRAMA DO PROCESSO DE TRABALHO ANALISAR PROJETOS SOCIOAMBIENTAIS Ato Executivo n o 2.950/2003 RAD-GABPRES de 17

12 ANEXO 2 FLUXOGRAMA DO PROCESSO DE TRABALHO IMPLEMENTAR PROJETOS SOCIOAMBIENTAIS Ato Executivo n o 2.950/2003 RAD-GABPRES de 17

13 ANEXO 3 FLUXOGRAMA DO PROCESSO ENCERRAR PROJETOS SOCIOAMBIENTAIS ENCERRAR PROJETOS SOCIOAMBIENTAIS Ato Executivo n o 2.950/2003 RAD-GABPRES de 17

14 ANEXO 4 - QUADRO DE CONTROLE DE PROJETOS SOCIOAMBIENTAIS Nome do Projeto Comarca UO Nº Proc. Responsável Nº Proc. Convênio Data de Início Data de Término Ato Executivo n o 2.950/2003 RAD-GABPRES de 17

15 ANEXO 5 - PLANO DE PROJETO SOCIOAMBIENTAL Projeto: Processo nº Unidade Organizacional: Responsável: Identificação do objeto a ser executado: Problema identificado que levou à proposta do projeto: Atividades ou etapas da implementação (Cronograma) Produto a ser gerado Resultados pretendidos Início Fim Indicadores/ Metas Custos previstos Parceiros envolvidos Beneficiários Ato Executivo n o 2.950/2003 RAD-GABPRES de 17

16 Benefícios institucionais Riscos Tipo de atuação do DEAPE no projeto Considerações Ato Executivo n o 2.950/2003 RAD-GABPRES de 17

17 ANEXO 6 PLANO DE IMPLEMENTAÇÃO DE PROJETO SOCIOAMBIENTAL PROJETO: PROPONENTE: GESTOR: Verificação de cumprimento do Cronograma: Atividades Responsável Recursos Financeiros Resultados obtidos Observações complementares R$ Ato Executivo n o 2.950/2003 RAD-GABPRES de 17