Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGDIN de 15

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1 Proposto por: Analisado por: Aprovado por: Chefe do Serviço de Controle da Diretora do Departamento de Diretora da Diretoria-Geral de Documentação do Sistema de Documentação Desenvolvimento Institucional (DGDIN) Gestão (SEDOC) (DEDOC) 1 OBJETIVO Estabelecer critérios e procedimentos para controle da tramitação de documentos do Sistema Integrado de Gestão. 2 CAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIA Esta Rotina Administrativa (RAD) se aplica ao Serviço de Controle da Documentação do Sistema de Gestão da Diretoria-Geral de Desenvolvimento Institucional (DGDIN/SEDOC) do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro (PJERJ), passando a vigorar em 09/06/ DEFINIÇÕES TERMO Arquivo com extensão Portable Document Format - PDF DEFINIÇÃO O PDF é uma extensão de arquivo universal que preserva as fontes, imagens, gráficos e o layout de qualquer documento de origem, independentemente do aplicativo e da plataforma usados para criálo, gerado pelo software Adobe Acrobat Reader. 4 RESPONSABILIDADES GERAIS FUNÇÃO Diretor do Departamento de Documentação da Diretoria-Geral de Desenvolvimento Institucional (DGDIN/DEDOC) RESPONSABILIDADE Aprovar os termos a serem incluídos no glossário; manter o controle do trâmite dos documentos; manter o controle de padronização dos documentos. Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGDIN de 15

2 FUNÇÃO Chefe do Serviço de Controle da Documentação do Sistema de Gestão da Diretoria-Geral de Desenvolvimento Institucional (DGDIN/SEDOC) RESPONSABILIDADE Dar formatação final aos documentos; remeter às U.O. os documentos para aprovação. remeter à Diretoria-Geral de Tecnologia da Informação (DGTEC) os documentos para publicação; zelar pela adequação dos documentos às RAD gerais; zelar pelo histórico de identificação dos documentos. 5 CONDIÇÕES-GERAIS 5.1 As RAD, formulários, manuais e Objetivos da Qualidade elaborados pelas Unidades Organizacionais do PJERJ devem ser publicados na intranet para que se tornem acessíveis aos seus usuários. 5.2 Ao serem publicados, tais documentos devem estar de acordo com determinados padrões de apresentação, como fontes e espaçamentos, por exemplo. 5.3 Cabe ao SEDOC proceder à formatação destes documentos mantendo a aparência uniforme dos mesmos e providenciar a sua publicação na intranet. 6 PREPARAR DOCUMENTOS PARA APROVAÇÃO 6.1 SEDOC recebe, por , RAD, manual(ais) e formulário(s) analisados pelo Serviço de Mapeamento e Elaboração de Rotinas Administrativas da Diretoria-Geral de Desenvolvimento Institucional (DGDIN/SEMAP). 6.2 Copia o arquivo eletrônico para a pasta eletrônica denominada em elaboração. 6.3 Ajusta com a UO a data de vigência do Documento, sempre consultando o Calendário de Auditorias e observando a ordem cronológica das auditorias, para estabelecer prioridade para a formatação dos documentos, sem prejuízo daqueles que estão no SEDOC em elaboração. Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGDIN de 15

3 6.4 Atualiza os dados no SIDOC e procede à leitura do documento. 6.5 Verifica se há alguma incorreção no documento e procede aos ajustes, se for necessário. 6.6 Após, acessa SIDOC e atualiza os dados para o envio do de Aprovação da RAD/Manual/FRM/TEMP para a UO, anexando-os o arquivo em *.pdf. 6.7 Recebe da UO o com a aprovação e procede a publicação do documento. 7 PREPARAR RAD, MANUAIS E FORMULÁRIOS PARA PUBLICAÇÃO NA INTRANET 7.1 SEDOC registra no SIDOC a data de devolução. 7.2 Insere em todas as páginas da RAD/Manuais/FRM a seguinte inscrição Atenção: A cópia impressa a partir da intranet é cópia não-controlada. (letra arial, fonte 10, centralizada abaixo do cabeçalho). 7.3 Transforma em PDF o arquivo eletrônico da RAD e de seu manual, quando houver. (Os FRM, devem ser mantidos em Word ). 7.4 Copia a lista mestra referente ao documento da página do SIGA no endereço eletrônico e atualiza os dados de controle como título, código, data, revisão e departamento. 7.5 Envia à DGTEC/Suporte Internet, anexando o arquivo da RAD aprovada e o manual, quando houver, em arquivo PDF; os formulários e a lista mestra. 7.6 Mantém na intranet a versão em vigor, além da nova versão, de RAD, manuais e formulários. 7.7 Atualiza o SIDOC com os dados de aprovação e do envio para publicação na intranet no módulo Consulta Revisão de Documentos. Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGDIN de 15

4 7.8 Transfere o arquivo do documento em Word constante da pasta eletrônica em Elaboração para pasta eletrônica Aprovado. 8 COMUNICAR O ENVIO DE DOCUMENTOS PARA PUBLICAÇÃO NA INTRANET 8.1 Encaminha ao Representante da Administração Superior (RAS/RD). 8.2 Sendo RAD-PJERJ, encaminha o ao Diretor-Geral da DGDIN, com cópia para o RAS. 8.3 No caso de RAD-VCIV,VCRI e VUNI implementadas em unidades judiciárias nos núcleos regionais, encaminha o às serventias e aos Facilitadores. 8.4 Encaminha as cópias de todos os de comunicação de publicação à Divisão de Organização de Acervos de Conhecimento e ao Serviço de Captação e Estruturação do Conhecimento da Diretoria-Geral de Comunicação Institucional (DGCOM-DECCO- DICAC e DGCOM-DECCO-DICAC-SEESC). 9 CONTROLAR O HISTÓRICO DE IDENTIFICAÇÃO DE RAD, MANUAIS E FORMULÁRIOS 9.1 Havendo cancelamento/reativação ou revisão de documento com mudança de título, atualiza a lista mestra e registra a informação no FRM-DGDIN Histórico de Identificação de Documentos Sendo cancelamento/ reativação: atualiza a situação do documento no SIDOC. transfere o arquivo em Word para a pasta eletrônica de documentos cancelados. 9.2 Envia dois para a DGTEC. No primeiro, solicita a retirada do documento da intranet. E, no segundo, procede da seguinte maneira: Gera o arquivo em PDF do formulário Histórico de Identificação de Documentos FRM-DGDIN , insere a Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGDIN de 15

5 inscrição Atenção: A cópia impressa a partir da intranet é cópia não-controlada (letra arial, fonte 10, centralizada abaixo do cabeçalho) e solicita a substituição do mesmo. 10 CONFERIR A PUBLICAÇÃO DE DOCUMENTOS NA INTRANET 10.1 Aguarda o recebimento do da DGTEC confirmando a publicação do documento Confere se a solicitação foi integralmente atendida Caso o não seja atendido adequadamente, procede à nova solicitação Se atendido, arquiva o na pasta eletrônica apropriada Verifica no SIDOC, diariamente, as RAD com vigência naquele dia, a fim de enviar , solicitando a retirada do documento que se tornou obsoleto, e procede conforme itens 10.1; 10.2; ; Transfere o arquivo do documento em Word da pasta eletrônica Doc. Aprovado para Doc.Obsoleto Atualiza o SIDOC alterando a situação do documento normativo (RAD, formulário, manual e temporários) no módulo Consultar Revisão de Documentos, passando a vigência do anterior para obsoleto. 11 REALIZAR ARQUIVAMENTO 11.1 Arquiva o documento original aprovado (RAD, Manuais e Formulários) na pasta de documentos em vigor Carimba na primeira página da versão obsoleta ou cancelada (RAD, Manuais e Formulários) com o carimbo obsoleto ou cancelado Arquiva a versão obsoleta ou cancelada na respectiva pasta. Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGDIN de 15

6 11.3 No caso de reativação, indica a reativação e a data na RAD, colocando-a na pasta aprovada Transfere o arquivo do documento em Word constante da pasta eletrônica Doc. Em Elaboração para Doc. Aprovado e a revisão antiga transfere para Doc.Obsoleto. 12 FORMATAR E PUBLICAR OBJETIVOS DA QUALIDADE 12.1 Recebe os Objetivos da Qualidade elaborados e/ou revisados pelas UO do PJERJ, encaminhados pelo Departamento de Aperfeiçoamento do Sistema de Gestão da Diretoria-Geral de Desenvolvimento Institucional (DGDIN/DEAGE) Formata o documento Confere se há cabeçalho e rodapé Atualiza a data de emissão (mesma data do envio para impressão, assinatura e arquivamento) Envia à UO para impressão, assinatura e arquivamento por , solicitando que a unidade informe quando o documento estiver assinado Recebe resposta da unidade e providencia a publicação, aplicando o Capítulo 6, mas mantendo na intranet apenas a versão em vigor do documento Confere a publicação, de acordo com o Capítulo 9 (exceto item 9.3). 13 PUBLICAR GLOSSÁRIO NA INTRANET 13.1 Recebe do diretor do departamento com análise do termo a ser inserido/modificado/excluído no SIDOC Se o termo for novo/alterado/excluído, atualiza o SIDOC. Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGDIN de 15

7 13.3 Havendo alterações no glossário,transforma o Glossário para Intranet em arquivo PDF. e solicita à DGTEC, via , sua publicação. 14 INDICADOR NOME FÓRMULA PERIODICIDADE Percentual de Documentos Formatados no Prazo ( documentos (RAD/FRM/MAN) formatados em até 1 dias)/( documentos (RAD/FRM/MAN) formatados) X 100 Trimestral 15 GESTÃO DE REGISTROS 15.1 Os registros deste processo de trabalho são geridos pela UO e mantidos em seu arquivo corrente, de acordo com a tabela de gestão de registros apresentada a seguir: IDENTIFICAÇÃO CÓDIGO CCD* RESPON- SÁVEL ARMAZENA- MENTO RECUPE- RAÇÃO PROTEÇÃO RETENÇÃO (ARQUIVO CORRENTE - PRAZO DE GUARDA NA UO**) DISPOSIÇÃO RAD Obsoletas (originais) 0-1 a DGDIN Pasta (eletrônica) UO Back up Condições Apropriadas 1 ano DGJUR / DEGEA RAD canceladas (originais) 0-1 a DGDIN Pasta (eletrônica) UO Back up Condições Apropriadas 1 ano DGJUR / DEGEA Manuais obsoletos (originais) e DGDIN Pasta (eletrônica) UO Back up Condições Apropriadas 1 ano DGJUR / DEGEA Manuais cancelados (originais) e DGDIN Pasta (eletrônica) UO Back up Condições Apropriadas 1 ano DGJUR / DEGEA Formulários (FRM) obsoletos (originais) 0-1 a DGDIN Pasta (eletrônica) UO Back up Condições Apropriadas 1 ano DGJUR / DEGEA Legenda: Notas: *CCD = Código de Classificação de Documentos. **UO = Unidade Organizacional. *** DGJUR/DEGEA = Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos, da Diretoria- Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais. a) Eliminação na UO - procedimentos da RAD-DGJUR Eliminar Documentos nas Unidades Organizacionais. b) DGJUR/DEGEA procedimentos da RAD-DGJUR-035 Arquivar e Desarquivar Documentos no DEGEA; procedimentos da RAD- DGJUR Avaliar, Selecionar e Destinar os Documentos do Arquivo Intermediário e procedimentos da RAD-DGJUR-047 Gerir Arquivo Permanente. Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGDIN de 15

8 c) Os registros lançados no Sistema Corporativo são realizados por pessoas autorizadas e recuperados na UO. O armazenamento, a proteção e o descarte desses registros cabem à DGTEC, conforme RAD-DGTEC-021 Elaborar e Manter Rotinas de Armazenamento de Segurança dos Bancos de Dados e Servidores de Aplicação. 16 ANEXOS Anexo 1 Fluxograma do Procedimento Preparar Documentos para Aprovação; Anexo 2 Fluxograma do Procedimento Preparar RAD, Manuais e Formulários para Publicação na Intranet Anexo 3 Fluxograma do Procedimento Comunicar o Envio de Documentos para a Publicação na Intranet; Anexo 4 Fluxograma do Procedimento Controlar o Histórico de Identificação de RAD, Manuais e Formulários; Anexo 5 Fluxograma do Procedimento Conferir a Publicação de Documentos na Intranet na Data de Vigência; Anexo 6 Fluxograma do Procedimento Realizar Arquivamento; Anexo 7 Fluxograma do Procedimento Formatar e Publicar Objetivos da Qualidade. ========== Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGDIN de 15

9 ANEXO 1 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO PREPARAR DOCUMENTOS PARA APROVAÇÃO Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGDIN de 15

10 ANEXO 2 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO PREPARAR RAD, MANUAIS E FORMULÁRIOS PARA PUBLICAÇÃO NA INTRANET Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGDIN de 15

11 ANEXO 3 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO COMUNICAR O ENVIO DE DOCUMENTOS PARA PUBLICAÇÃO NA INTRANET Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGDIN de 15

12 ANEXO 4 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO CONTROLAR O HISTÓRICO DE IDENTIFICAÇÃO DE RAD, MANUAIS E FORMULÁRIOS Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGDIN de 15

13 ANEXO 5 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO CONFERIR A PUBLICAÇÃO DE DOCUMENTOS NA INTRANET Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGDIN de 15

14 ANEXO 6 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO REALIZAR ARQUIVAMENTO Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGDIN de 15

15 ANEXO 7 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO FORMATAR E PUBLICAR OBJETIVOS DA QUALIDADE Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGDIN de 15