GERENCIAR OS DOCUMENTOS DO SISTEMA NORMATIVO ADMINISTRATIVO DO TRT/RJ 1 OBJETIVO

Transcrição

1 Proposto por: GERENCIAR OS DOCUMENTOS DO SISTEMA NORMATIVO Servidores do NUGESQ Analisado por: Supervisor do NUGESQ Aprovado por: Assessor da ADI Atenção: cópias impressas não são controladas 1 OBJETIVO Estabelecer critérios e procedimentos para elaboração, publicação, implementação, controle e revisão dos documentos do Sistema Normativo Administrativo do Tribunal Regional do Trabalho da 1ª Região - TRT/RJ. 2 APLICAÇÃO E VIGÊNCIA Aplica-se à Assessoria de Desenvolvimento Institucional (ADI) Núcleo de Gestão da Qualidade (NUGESQ) e passa a vigorar a partir da data de publicação na intranet. 3 DEFINIÇÕES Anexo PAD-TRT-007-Glossário de Termos 4 REFERÊNCIAS Norma NBR-ISO-9001: RESPONSABILIDADES GERAIS FUNÇÃO Assessor da ADI RESPONSABILIDADE Aprovar os Padrões Administrativos Operacionais da ADI; dar suporte ao NUGESQ, quando necessário. Apoiar as unidades administrativas na elaboração, publicação, Supervisor do NUGESQ implementação, controle e revisão dos documentos do Sistema Normativo Administrativo do TRT/RJ; propor, elaborar ou revisar Padrões Administrativos Operacionais, no seu nível de competência; PAD-ADI /9/ de 5

2 FUNÇÃO RESPONSABILIDADE manter controle dos documentos referentes ao Sistema Normativo Administrativo do TRT/RJ, zelando pela sua organização, atualização e disponibilizando para consulta na intranet os arquivos eletrônicos correspondentes. 6 CRITÉRIOS GERAIS 6.1 O NUGESQ promove a revisão do(s) documento(s) do Sistema Normativo Administrativo do TRT/RJ, por iniciativa própria ou por sugestões de alteração recebidas das unidades administrativas no nugesq@trt1.jus.br. 6.2 A cópia mestra dos PAD, juntamente com seus anexos e formulários, é arquivada no NUGESQ/ ADI. 6.3 O NUGESQ/ADI mantém 2 (duas) pastas para arquivo físico: Cópia Mestra e Versões Obsoletas. 6.4 No caso dos PAD Gerais, o NUGESQ comunicará, por , as unidades envolvidas sobre sua publicação. 6.5 Os critérios básicos para elaboração, publicação, implementação, controle e revisão dos PAD/Manuais encontram-se nos PAD Gerais. PAD-TRT-002 Sistema Normativo Administrativo do TRT/RJ. PAD TRT-003 Controlar Documentos e Registros. 7 ELABORAÇÃO, PUBLICAÇÃO, IMPLEMENTAÇÃO, CONTROLE E REVISÃO DOS DOCUMENTOS DO SISTEMA NORMATIVO 7.1 O NUGESQ recebe proposição das unidades administrativas para elaboração ou revisão de documento (PAD/Manual); PAD-ADI /9/ de 5

3 7.2 Orienta a unidade na elaboração ou revisão; 7.3 Insere o documento em diretório apropriado; 7.5 Formata o documento, de acordo com o PAD-TRT-002 e PAD-TRT-003, realizando a conferência e acertos na redação quanto à gramática, glossário, siglário, cabeçalho, rodapé (alterando número de revisão e data), número de páginas e inclui ou retira sublinhados (quando se tratar de revisão); 7.6 Submete ao proponente para conferência; 7.7 Recebe o documento e verifica se tem alterações; Efetua os ajustes, caso seja necessário; 7.8 Encaminha a cópia mestra ao proponente para que o mesmo a assine e recolha as assinaturas do analisador (Análise Crítica) e aprovador, conforme indicado na tabela (item 7.4), constante no PAD-TRT-002 Sistema Normativo Administrativo do TRT/RJ; No caso de documento com aplicação em mais de uma unidade, a ADI o encaminhará para análise/aprovação final do Presidente; 7.9 Recebe o documento assinado; 7.10 Em caso de revisão, transfere o documento anteriormente em vigor para pasta apropriada, na revisão adequada, bem como seus fluxos e anexos que tenham sofrido alterações; 7.11 Transfere o arquivo eletrônico para a pasta apropriada em vigor; 7.12 Confecciona a Lista Mestra dos documentos e imprime para arquivo no NUGESQ/ADI, em pasta própria; 7.13 Formata o documento em PDF, salvando com o nome do arquivo correspondente; PAD-ADI /9/ de 5

4 7.14 Para publicação na intranet, insere a observação ATENÇÃO: Cópias impressas não são controladas (fonte arial 8), no cabeçalho de todas as páginas, com exceção dos formulários; 7.15 Publica o documento em PDF, atualizando a lista mestra constante na intranet; Divulga o documento, após a sua publicação, através de destaque dado na intranet; 7.16 Arquiva a cópia mestra e a cópia obsoleta, com as suas respectivas Listas Mestras, em pastas apropriadas. 8 GESTÃO DE REGISTROS ANEXO VI DA R.A. Nº 19/ TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS - ÁREA - MEIO 9 ANEXO 1 Fluxograma do Processo Elaboração, Revisão, Publicação e Implementação dos Documentos do Sistema Normativo Administrativo do TRT/RJ ========== PAD-ADI /9/ de 5

5 ANEXO 1 ELABORAÇÃO, REVISÃO, PUBLICAÇÃO E IMPLEMENTAÇÃO DOS DOCUMENTOS DO SISTEMA NORMATIVO Início Receber documento assinado Em caso de revisão, transferir o documento antigo para a pasta de versões obsoletas Receber das UA proposição de elaboração ou revisão de documento (PAD/ Manual) Transferir arquivo eletrônico para a pasta apropriada em vigor Orientar a UA na elaboração e revisão Confeccionar Lista Mestra dos documentos Inserir no diretório apropriado N Imprimir para arquivo no NUGESQ Formatar documento Formatar documento em PDF Submeter ao proponente para conferência Inserir a observação ATENÇÃO: Cópias impressas não são controladas no cabeçalho de todas as páginas exceto formulários Deverá ser utilizada Fonte Arial 8 Receber o documento Publicar o documento em PDF Há alterações? N Encaminhar a cópia mestra aos proponentes Atualizar Lista Mestra na intranet S Efetuar ajustes Documento com aplicação em mais de uma UA? Divulgar o documento através de destaque na intranet S Arquivar cópia mestra, cópia obsoleta e Listas Mestras Encaminhar para análise/aprovação da Presidência Fim PAD-ADI /9/ de 5