MICROSOFT PROJECT 2016

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1 MICROSOFT PROJECT FUNDAMENTOS DO GERENCIAMENTO DE PROJETOS Enteléquia Treinamentos Empresariais 1

2 2. CONHECENDO O MICROSOFT PROJECT O MS Project no ciclo de vida do projeto Fase de Controle Fase de Iniciação Fase de Planejamento Fase de Execução Fase de Encerramento Microsoft Project é um software poderoso que ajuda a planejar e gerenciar projetos sob os aspectos: Prazos de entrega Orçamentos Recursos Reportes +20 milhões de usuários Enteléquia Treinamentos Empresariais 2

3 Apresentando o MS Project Barra de ferramentas de acesso rápido Comandos Guias Faixa de Opções Rótulo do modo de exibição Barra de status Controle deslizante de zoom Atalhos do modo de exibição Faixa de opções e as Guias principais Guia Formato Contextual Enteléquia Treinamentos Empresariais 3

4 3. INICIANDO UM NOVO PROJETO Criando um novo plano Enteléquia Treinamentos Empresariais 4

5 Informações do Projeto Definir dias de folga para o plano Os calendários são o principal meio pelo qual você controla quando cada tarefa e recurso podem ser agendados para trabalhar no Project. Calendário do Projeto Calendário do Recurso Calendário da Tarefa O calendário do Projeto define o período útil e não útil para as tarefas. Pense como as horas úteis normais da sua empresa. Descrição Padrão: Segunda a Sexta-feira, 9:00AM à 6:00PM com uma hora de intervalo. 24 horas: Reflete um cronograma sem período não útil. Turno da Noite: Um turno noturno de segunda-feira à noite até a manhã de sábado, das 11:00PM às 8:00AM, com uma hora intervalo. Enteléquia Treinamentos Empresariais 5

6 Definir um horário de trabalho para o projeto Integração com MS SharePoint Enteléquia Treinamentos Empresariais 6

7 4. CONFIGURANDO TAREFAS Inserindo tarefas As tarefas representam todo o trabalho que precisa ser feito, e apenas o que precisa ser feito, para se alcançar os objetivos do Projeto Recebem um ID único, que não necessariamente estão na mesma ordem em que as tarefas são executadas. Para cada tarefa, uma indicação gráfica aparece no Gráfico de Gantt na respectiva linha ilustrando a duração. Por padrão, a data da atividade será a mesma data do início do Projeto, até que seja agendada. FOCO EM GP: Um bom Gerente de Projeto consegue definir as tarefas certas para criar um resultado (entregável) do Projeto. Elabore, entenda e explore a E.A.P. Talvez seja útil distinguir o escopo do Produto e o escopo do Projeto. Desenvolva boas práticas sobre como nomear tarefas nos seus planos de Projeto! Os nomes devem ser reconhecíveis e fazer sentido para as pessoas que estão executando as tarefas, bem como para os envolvidos que irão acompanhá-las. Enteléquia Treinamentos Empresariais 7

8 Organizar as tarefas em fases A alocação em fases ajuda você e os envolvidos a pensarem em termos de itens de trabalho principais Préprodução Projeto Comercial de TV Produção Pós- Produção No Project, as fases do Projeto são representadas por tarefas resumo e as abaixo da resumo, subtarefa. Atenção! As tarefas resumo não podem ser editadas e representam uma sumarização das informações contidas nas tarefas a elas subordinadas. Criar uma etapa/marco do Projeto Etapas/marcos são eventos significativos a serem alcançados ou impostos sobre o projeto. A etapa não inclui nenhum trabalho, e é representada como tarefas com duração zero. Inserindo marcos: Clique duas vezes sobre a atividade e na aba Geral, digite a duração da atividade como sendo 0. Guia Tarefa, grupo Inserir: Etapa Na guia avançado: Enteléquia Treinamentos Empresariais 8

9 Estimar e inserir a duração das tarefas Quantidade de tempo que você espera levar para concluir a tarefa. Pode variar de minutos a meses. Você, provavelmente, desejará trabalhar com tarefas na escala de horas ou dias. Abreviatura O que é mostrado Significado m min Minuto h hr Hora d dia Dia s sem Semana me mês Mês Criando vínculos entre as tarefas (dependências) A maioria dos Projetos requer que as tarefas sejam executadas em uma ordem específica. Exemplo Término para início : Desenvolver um módulo do software Testar o módulo do software Na tabela de entrada do Project, os números de ID das tarefas predecessoras aparecem no campo Predecessoras de suas tarefas sucessoras. Formas de vincular tarefas: Enteléquia Treinamentos Empresariais 9

10 5. CONFIGURANDO RECURSOS Inserindo recursos do tipo Trabalho Pessoas e Equipamentos que realizam o trabalho do projeto Enfoque em 2 aspectos: disponibilidade e custos Recurso de trabalho Pessoas identificadas pelo nome Pessoas identificadas pelo título de cargo ou função Grupo de pessoas com habilidades comuns Equipamentos Exemplo Jun Cao, Zac Woodall Especialista em contrato, Editora Editores de texto, tipógrafos Impressora offset Cuidado com agendamento dos recursos Trabalho: Pessoas não trabalham 24h ininterruptamente Equipamentos geralmente não podem desempenhar outras funções nem estar em lugares diferentes ao mesmo tempo. DICA: Caso pretenda trabalhar em um ambiente colaborativo (Ms SharePoint/ Exchange), use a convenção de nomes de sua organização. Enteléquia Treinamentos Empresariais 10

11 Configurando recursos do tipo Trabalho Unidades Máximas Representa a capacidade máxima de um recurso para executar qualquer tarefa. 100% significa que todo o período útil do recurso está disponível para ser alocado. Para um recurso que representa uma categoria de pessoas intercambiáveis com habilidades comuns, você pode inserir um valor maior que 100%. Inserindo 800% para um recurso, significa que você espera que até 8 pessoas desta categoria estarão disponíveis em tempo integral em todos os dias úteis. Disponibilidade de recursos Calendário do recurso controla os dias úteis e não úteis de um recurso individual. O MS Project cria um calendário para cada recurso cadastrado, que é usado para determinar quando o trabalho pode ou não ser agendado a um determinado recurso. Podemos assim agendar férias, algum evento especial ou até mesmo horários diferenciados que interferem no agendamento. Atenção com alterações no calendário padrão! Edite os calendários dos Recursos com moderação! Taxas de pagamento Quando um recurso tem uma taxa de pagamento padrão inserida e é atribuído a uma tarefa, o Project calcula o custo da atribuição. Multiplica o valor do trabalho pela taxa de pagamento Um recurso pode demandar um custo por uso. Não varia com a duração da tarefa ou a quantidade de trabalho que o recurso executa! Project só aplica horas extras quando você especificar horas extras para uma atribuição. Cuidado com calendários Analisando o projeto, você poderá ver os custos por recurso, por atribuição e por tarefa. Enteléquia Treinamentos Empresariais 11

12 6. ATRIBUINDO RECURSOS ÀS TAREFAS Atribuindo recurso do tipo Trabalho às tarefas Permite controlar o andamento do trabalho do recurso na tarefa Se as taxas de pagamento do recurso forem inseridas, o Project calculará os custos do recurso e da tarefa Vimos que a capacidade de um recurso trabalhar é medida em unidades e registrada no campo Unid. Máximas. Enteléquia Treinamentos Empresariais 12

13 Atribuindo recurso do tipo Material às tarefas Ao atribuir um recurso material, podemos lidar com consumos e custos de 2 maneiras: 1. Quantidade de unidades fixas do recurso material à tarefa: Independe da duração da tarefa para a qual o recurso material é assegurado, a quantidade absoluta do recurso é utilizada Para determinar o custo, o Project multiplicará o custo da unidade desse recurso pelo número de unidades atribuídas. Exemplo, a quantidade de concreto da fundação de uma casa. 2. Quantidade variável do recurso material à tarefa, de acordo com a duração da tarefa: O Project ajustará a quantidade e o custo quando a duração da tarefa mudar. Exemplo: Ao operar um gerador, mais combustível é utilizado em 2h de operação do que em 1h. Para tanto, você pode definir uma taxa por hora, como por exemplo 2gl/h. Atribuindo recurso do tipo Custo às tarefas Já vimos que: São usados para representar um fluxo financeiro associado a uma tarefa em um projeto. Podem incluir categorias de despesas que você deseja orçar e controlar para fins de contabilidade ou relatório financeiro. Não executam trabalho e não possuem efeito sobre o agendamento. São montantes fixos que você insere quando atribui o recurso custo a uma tarefa. Ex. Viagem. IMPORTANTE: No momento que você faz a alocação do custo, o Project entende o valor como um Custo Planejado (como todos até aqui). Posteriormente você poderá inserir os custos reais, caso queira compará-los com o orçamento. Enteléquia Treinamentos Empresariais 13

14 7. PERSONALIZANDO E EXPORTANDO DADOS DO PROJETO Personalizando o Gráfico de Gantt Gantt é a representação das informações do projeto entendida e conhecida por todos aqueles que trabalham com gerenciamento de projetos. Cores pré-definidas Formatação altamente personalizada Formatação individual Permite inserir objetos diretamente na parte gráfica de um Gráfico de Gantt. Utilizado para anotar evento específico ou destacar graficamente determinado item. Você pode vincular um objeto desenhado a uma: Barra no Gráfico de Gantt, caso seja específico para a tarefa. O objeto se moverá de acordo com o agendamento. Data específica, quando as informações as quais a imagem se refere sejam referentes à esta data. Enteléquia Treinamentos Empresariais 14

15 Mais personalizações Linha do Tempo Ideal para apresentar resumos rápidos do Projeto Permite exportar para outros aplicativos. É mais adequado e menos complicado destacar uma tarefa para acompanhá-la. Relatórios Os novos relatórios do Project 2013 contém uma mistura dinâmica de gráficos, tabelas e conteúdo textual É possível realizar várias formatações, além de inserir e retirar dados As informações contidas nos relatórios não podem ser alteradas. Modos de Exibição Copiando Compartilhar detalhes do plano de projeto através de simples foto do cronograma. Podem ser inseridos em mensagens de , documentos, apresentações, etc. Grafico de Gantt: Linha do Tempo: Imprimindo Permite colocar no papel quase tudo que vê na tela! Antes de imprimir: Sempre visualizar impressão no formato de papel desejado Plano de projetos muito grandes geralmente são impressos em tamanho pôster através de uma plotter. Existem várias opções de impressão, como por exemplo: imprimir um intervalo de datas específico em um modo de exibição de Gráfico de Gantt. Enteléquia Treinamentos Empresariais 15

16 8. CONTROLANDO O ANDAMENTO DO PROJETO Salvando a linha de base (baseline) A linha de base é uma coleção de valores importantes dentro de um plano de projeto. Dentre eles podemos citar: data inicial, data final, custos de tarefas, recursos e atribuições. É uma fotografia do planejamento! Temos duas opções ao salvar/atualizar a baseline: Para o projeto inteiro: Simplesmente atualiza a baseline original com os valores atualizados; Para tarefas selecionadas: Essa opção não afeta todas as tarefas e todos os recursos do projeto; Podemos salvar até 11 baselines em um plano de projeto. A primeira é chamada apenas de baseline e as subsequentes baseline1,..., baseline10. Enteléquia Treinamentos Empresariais 16

17 Acompanhamento de tarefas, 3 tipos: Existem 3 maneiras de atualizar tarefas no Project: 1. Registrar o trabalho do projeto como foi agendado Mais simples maneira de controlar o andamento. Você relata que o trabalho real está prosseguindo exatamente de acordo com o planejado. 2. Registrar por percentual de execução da tarefa Ao inserir uma porcentagem concluída maior do que zero, o Project ajusta a data de início real da tarefa de acordo com sua data de início agendada. 3. Inserir valores reais para as datas e trabalho realizado Mais detalhada forma de acompanhar o cronograma. Informando para cada registro o seu início atual, término, trabalho e valores das durações. Portfólio de Gestão de Projetos da Enteléquia Gerenciamento de Projetos via PMBOK Fundamentos do Gerenciamento de Projetos Gerenciamento de Projetos na prática Preparatório para Certificação CAPM e PMP Gerenciamento Ágil de Projetos Gestão de Projetos usando práticas ágeis Certificação em Fundamentos do Scrum (SFC) Certificação em Scrum Master (SMC) Certificação em Product Owner (SPOC) inglês/espanhol Gestão de Portfólio de Projetos Análise de viabilidade de Projetos Modelagem e Implementação de Escritório de Projeto Desenvolvimento de Metodologias de Gestão de Projetos Softwares para GP: Microsoft Project / EPM Solutions Enteléquia Treinamentos Empresariais 17