Excel Intermediário. Facilitador: Clóvis Ferraro. Prefeitura de Diadema Secretaria de Gestão de Pessoas Escola Diadema de Administração Pública

Transcrição

1 Excel Intermediário Facilitador: Clóvis Ferraro Prefeitura de Diadema Secretaria de Gestão de Pessoas Escola Diadema de Administração Pública

2 Conteúdo do Curso Fórmulas e Funções Fórmulas e funções avançadas Definir e utilizar nomes de células Formatações avançadas Proteção de dados Estilos de formatação Modelos Gestão de dados Filtros automáticos e avançados Ordenação de dados As tabelas dinâmicas A utilização de subtotais A consolidação de dados Criação de Macros e formulários

3 OPERADOR ARITMÉTICO SIGNIFICADO + (sinal de mais) Adição 3+3 (sinal de menos) Subtração Negação EXEMPLO * (asterisco) Multiplicação 3*3 / (sinal de divisão) Divisão 3/3 % (sinal de porcentagem) Porcentagem 20% ^ (acento circunflexo) Potenciação 3^2

4 OPERADOR DE COMPARAÇÃO SIGNIFICADO EXEMPLO = (sinal de igual) Igual a A1=B1 > (sinal de maior que) Maior que A1>B1 < (sinal de menor que) Menor que A1<B1 < (sinal de menor que) Menor que A1<B1 >= (sinal de maior ou igual a) Maior ou igual a A1>B1 <= (sinal de menor ou igual a) Menor ou igual a A1<B1 <> (sinal de diferente de) Diferente de A1<>B1

5 Ordem de cálculo A ordem em que o Excel efetua operações em fórmulas pode afetar o valor retornado da fórmula. As fórmulas calculam valores segundo uma ordem específica. Uma fórmula no Excel sempre começa com um sinal de igual (=). A fórmula é calculada da esquerda para a direita, de acordo com uma ordem específica para cada operador matemático. Caso ocorra a combinação de vários operadores na mesma fórmula, as operações serão executadas conforme a ordem mostrada na tabela a seguir. Caso haja operadores matemáticos com a mesma precedência por exemplo, em uma multiplicação e divisão o software avaliará os operadores da esquerda para a direita.

6 OPERADOR : (dois-pontos) (espaço simples), (vírgula) Operadores de referência Negação (como em 1) % Porcentagem ^ Exponenciação * e / Multiplicação e divisão + e Adição e subtração & Precedência de operadores =, < >, <=, >= e <> DESCRIÇÃO Conecta duas seqüências de texto (concatenação)

7

8 ENDEREÇOS ABSOLUTOS E RELATIVOS Quando copiamos uma fórmula o Excel efetua a automaticamente a atualização dos endereços, por exemplo: = B1 + C4 = A2 + B5 = B2 + C5 = C2 + D5 = B3 + C6

9 Endereço Absoluto Quando desejarmos que este recurso não ocorra, que uma ou mais posições permaneçam inalteradas, devemos utilizar o $ na frente do nome da coluna ou da linha. = $C $L

10 Exemplo Endereço Absoluto = B1 + C$5 = A2 + C$5 = B2 + C$5 =C2 + C$5 = B3 + C$5

11 NOMEANDO INTERVALOS O Excel permite nomear uma ou um intervalo de células (Matriz) para facilitar cálculos e inserção de formulas. Para entendermos o que é, e quais as vantagens da nomeação de intervalos, vamos considerar a planilha de exemplo, ao invés de passarmos como parâmetro a faixa (C4:C18) para uma função, poderíamos atribuir um nome(apelido) para esta. Por exemplo, vamos atribuir o nome Faturamento para a faixa (C4:C18).

12 NOMEANDO INTERVALOS

13 VALIDAÇÃO DE DADOS Este recurso é útil para permitir uma maior qualidade dos dados em uma planilha, pois permite delimitar o conteúdo que uma célula no momento que esta sendo informado. O Excel permite criar regras específica como o tipo de dado a ser incluído ou que pertença a um intervalo de valores predefinido. Por exemplo, uma coluna de uma planilha desejamos permitir a entrada de valores, somente valores menores do que 100. Caso contrário, o usuário será avisado da restrição por meio de uma caixa de diálogo, ou seja, a mensagem sempre vai aparece quando um dado inválido é digitado.

14 VALIDAÇÃO DE DADOS

15 VALIDAÇÃO DE DADOS

16 Nomeando uma planilha

17

18

19

20 Exemplo Nome do Funcionário Sexo Secretaria Salário João Masculino Educação 2000,00 Maria Feminino Educação 3000,00 Antonio Masculino Obras 1500,00 Joaquim Masculino Transportes 1800,00 Hilda Furacão Feminino Cultura 3500,00 Isabel Feminino Finanças 5000,00 Deseja-se: a) A quantidade de pessoas de mesmo sexo; b) O total de salários pagos por secretaria; c) A quantidade de pessoas de mesmo sexo por secretaria; d) O total de salários pagos por secretaria e sexo.

21 CONGELAR PAINÉIS Caso uma planilha seja muito grande, seja necessário fixar as primeiras linhas (ou primeiras colunas) de maneira que sejam visualizadas o tempo inteiro enquanto ocorre a movimentação dos dados que são exibidos na tela. Atenção: A posição do cursor é muito importante para o congelamento.

22 Guia de funções

23 Média CONT.SE, CONT.SES, CONT.VALORES, CONTAR.VAZIO SOMASE, SOMASES Mínimo Máximo HOJE AGORA ESQUERDA, DIREITA, MAIÚSCULA, MINÚSCULA

24 Utilização da função CONT.SE Esta função realiza um processo de contagem baseado em um critério envolvendo o conteúdo de uma faixa de célula. Sintaxe: CONT.SE (intervalo, critério) Exemplo: Vamos fazer contagem da quantidade de pessoas por sexo : CONT.SE (B2:b7; Masculino )

25 Função CONT.SES Exemplo: Vamos fazer contagem da quantidade de pessoas por sexo e secretaria : =CONT.SES(B2:B7, MASCULINO",C2:C7, = Educação")

26 Utilização da função SOMASE Efetua a totalização baseado em um critério envolvendo o conteúdo de uma faixa de célula. Sintaxe: SOMASE (intervalo, critério,intervalo_soma) Exemplo: Vamos totalizar os salários considerando o sexo : SOMASE (B2:B7; Masculino ;D2:D7)

27 Função SOMASES Sintaxe: SOMASE S(intervalo_soma;intervalo, critério,,...) Exemplo: Vamos totalizar os salários considerando o sexo e a secretaria : SOMASES(D2:D7; B2:B7; Masculino ; C2:C7; EDUCAÇÃO )

28 CONT. VALORES Esta função realiza uma contagem de células com qualquer tipo de argumento, sendo considerado qualquer conteúdo: textos, valores numéricos, informações, fórmulas e etc. Esta apenas não contará as células que estiverem vazias. Sintaxe: CONT.VALORES (intervalo,...)

29 CONT.NÚM Efetua uma contagem específica, considerando apenas as células que contenham valores numéricos, incluindo fórmulas. Sintaxe: CONT.NÚM (intervalo,...)

30 CONTAR.VAZIO Tem como finalidade contar apenas as células que não possuam nenhum tipo de dado inserido, ou seja, as células que não possuem: textos, valores numéricos e informações. Sintaxe: CONTAR.VAZIO (intervalo,...)

31 Nome do Funcionário Sexo Secretaria Salário FGTS INSS IR Líquido João M Educação 2000,00 Maria F Educação 3000,00 Antonio M Obras 1500,00 Joaquim M Transportes 1800,00 Hilda Furacão F Cultura 3500,00 Isabel F Finanças 5000,00 Sabendo-se que: a) O FGTS refere-se a 8% sobre o salário bruto; b) Para cálculo do INSS adotaremos uma alíquota única de 11%; c) Para cálculo do IR adotaremos 3 alíquotas de: a) Até 1500 isento b) De 1501 a ,5% c) Acima de %

32 Utilização da função SE Esta função é utilizada para realizar teste lógicos envolvendo o conteúdo de uma célula e a partir deste, determinar que ação deve ser tomada; É possível utilizar as funções OU e E em combinação com a SE ; Sintaxe: SE (teste lógico; Verdadeiro; Falso) Exemplo: SE (Media>=7; Aprovado; Reprovado)

33 Formatação condicional Este é um recurso poderoso oferecido pelo Excel, que consiste em aplicar uma formatação especial para uma região ou seleção, de acordo com uma, ou mais condições.

34 Formatação condicional

35 Formatação condicional

36 Formatação condicional

37 FUNÇÕES DE DATA E HORA Função HOJE, retorna a data atual do sistema (computador), sempre que a pasta de trabalho for aberta ou a célula que contenha a função será atualizada. Sintaxe: =HOJE(). Função AGORA, retorna a data e a hora atual do sistema. Sintaxe =AGORA() Função DIA DA SEMANA, converte um número em um dia da semana. O dia é dado como um inteiro, variando de 1 (domingo) a 7 (sábado), por padrão. Sintaxe: =DIA.DA.SEMANA(data; tipo) Onde o tipo é definido pelos seguintes critérios: 1- A semana começa no domingo 2- A Semana começa na segunda-feira 3- A semana começa a terça-feira Sem valor a semana começa no domingo

38 FUNÇÕES DE DATA E HORA Função DIA, retorna apenas os dados correspondentes ao dia. Sintaxe: =DIA(célula). Função MÊS, retorna apenas a informação correspondente ao mês. Sintaxe: =MÊS(célula). Função ANO, retorna apenas a informação correspondente ao ano. Sintaxe: =ANO(célula).

39 Formatação

40 Formatação