Apostila completa de Excel Autor(a): CAROLINE SIERVO INTO

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1 Apostila completa de Excel Autor(a): CAROLINE SIERVO INTO

2 Sumário Apostila completa de Excel...1 O que é Microsoft Excel...3 Inicialização do Excel XP...3 Ambiente de trabalho...4 Elementos da tela de abertura...4 Intervalo de Células...8 Inserindo dados na planilha...8 Renomear planilhas...9 Fórmulas...27 Fórmula para somar...28 Função SOMA...28 Fórmula para Subtração...28 Fórmula para Multiplicação...29 Fórmula para Divisão...29 Fórmula para Porcentagem...29 Função Máximo...30 Função Mínimo...30 Função Média...30 Função Data...31 Copia fórmulas absolutas e relativas...31 Função Se...32 Comentário em células...37

3 O que é Microsoft Excel O Microsoft Excel é, sem dúvida, o melhor e mais fácil programa para manipulação de planilhas eletrônicas. Em sua versão 2002 (XP), o programa trás uma interface mais leve, com tons de cores mais suáveis, ficando mais flexível e intuitivo, com mudanças voltadas pra novos usuários e atendendo pedidos de usuários fieis do programa. Oito em cada dez pessoas utilizam o Microsoft Excel pra trabalhar com cálculos e sistemas de gráficos indicadores de valores. O usuário pode utilizar formulas e funções que facilitaram operações específicas ao trabalhar com diversos valores. O aprimoramento do produto faz do Excel uma excelente ferramenta para desenvolver planilhas profissionais, pois o programa ao ser carregado exibe um painel de tarefas facilitando a abertura e pesquisa de trabalhos salvos. Inicialização do Excel XP O pressuposto será que o item Microsoft Excel XP esteja presente dentro da opção Programas no Menu Iniciar, que fica localizado na parte inferior esquerda da janela principal do Windows. Execute os passos a seguir: Figura

4 Ambiente de trabalho Quando o Excel é iniciado é exibido uma nova pasta de trabalho em branco. Nesta pasta você poderá inserir seus dados dentro das planilhas denominadas Plan1, Plan2, Plan3. Do lado direito, está o painel de tarefas. Um eficiente painel para tarefas corriqueiras como abrir pasta de trabalho ou criar uma nova pasta de trabalho baseado em modelos. Para fechar o Painel de tarefas, basta clicar no botão( ) fechar do próprio painel. Elementos da tela de abertura Após a inicialização do programa, o computador mostra a tela de abertura do Excel XP e seus respectivos elementos, que como já se conhece, possui os mesmos elementos encontrados nos programas da Microsoft, mudando apenas, os elementos específicos para o trabalho com planilhas eletrônicas. Observe a figura exibindo a tela de abertura padrão do Excel:

5 Barra de Título esta barra exibe o nome do aplicativo, no caso, Microsoft Excel, e em seguida é mostrada inicialmente a informação Pasta1, até que se salve a planilha e dê um nome a ela. Botão Minimizar Botão Maximizar Botão Restaurar Botão Fechar Barra de Menu esta barra exibe os nomes dos menus de aplicações permitindo utilizar os vários recursos que o Excel XP oferece. Barra de Ferramentas Padrão é um conjunto de botões que permite agilizar as operações mais utilizadas do Excel XP evitando-se percorrer pelo interior dos menus. Verifique os botões presentes na barra de ferramentas padrão do Excel XP na figura: Barra de Ferramentas Formatação esta barra permite a utilização da maioria dos recursos de formatação encontrados no Excel XP. Veja a figura:

6 Caixa de Nomes esta área exibe a localização da célula ativa, o nome da célula ou objetos selecionados e o tamanho de uma seleção. Barra de Fórmulas é usada para inserir ou editar dados em células de planilhas ou gráficos. - Para incluir dados, selecione uma célula, digite os dados e selecione com o mouse a caixa de entrada da barra de fórmula ( ) ou pressione ENTER. - Para editar dados, selecione a barra de fórmula com o mouse ou pressione F2. Em seguida, digite as alterações e selecione com o mouse a caixa de entrada, ou pressione ENTER. - Para cancelar as alterações, pressione o botão do mouse sobre a caixa de cancelamento da barra de fórmula( ) ou pressione ESC. A seguir são mostradas a Caixa de Nomes e a Barra de Fórmulas com seus respectivos botões para que se possa conhecer o ponto onde deve ser clicado o mouse para a devida operação desejada. Caixa de Confirmar Nomes Cancelar Barra de Fórmulas Barra de Status Com ela é possível, por exemplo, efetuar cálculos simples e rápidos, que não exijam fórmulas Complexas. Se você digitar estes números e selecioná-los, é possível calcular a soma.

7 Clicando com o botão direito sobre a expressão Soma = 1500 será exibido um menu com opções de fórmulas. Escolhendo, por exemplo, Média,... O Excel calculará a média das células selecionadas. Linha, Coluna e Célula Na área de trabalho do Excel XP existe uma janela de planilha onde é apresentado o nome Pasta1 na barra de título, uma planilha vazia, onde se encontram linhas e colunas dispostas de tal forma que as informações possam ser inseridas dentro de grade formada com o cruzamento desses dois elementos. Linha dentro da janela da planilha as linhas são identificadas por números no canto esquerdo da tela que vai de 1 á Coluna as colunas são identificadas com letras de A á Z e combinações de letras até totalizarem 256 colunas. A largura padrão da coluna em uma nova planilha é de 8,43 e pode-se tornar uma coluna tão larga quanto à janela da planilha(255caracteres) ou tão estreita quanto à fração de um caracter. Célula é a unidade de uma planilha na qual se insere e armazena os dados. A interseção de cada linha e coluna em uma planilha forma uma célula. É possível inserir um valor constante ou uma fórmula em cada célula, onde um valor constante é normalmente um número (incluindo uma data ou hora) ou texto, mas pode também ser um valor lógico ou valor de erro. Célula Ativa É a célula exibida com uma borda em negrito indicando que ela está selecionada e onde os próximos dados digitados serão inseridos ou o próximo comando escolhido será aplicado. Se for selecionada mais de uma célula ao

8 mesmo tempo, a primeira será a célula ativa e as outras serão destacadas na cor escura. Observe a figura: Intervalo de Células Quando se trabalha com uma planilha, muitas vezes depara-se com a necessidade de tratar um trecho ou uma determinada região de maneira diferente do restante da planilha. Um intervalo de células é uma região da planilha selecionada a fim de permitir que se trabalhe, edite, formate e modifique mais de uma célula ao mesmo tempo. O intervalo de células é reconhecido como o conjunto de células que fica entre a célula do canto superior esquerdo e a do canto inferior direito. Observe a figura: Inserindo dados na planilha Para inserir dados na planilha, proceda da seguinte maneira. 1. Clique na célula que você desejar iniciar o texto ou numérico. 2. Pressione a tecla ENTRE e o cursor irá para a próxima célula.

9 Apagar dados na planilha Basta selecionar uma ou mais células e pressionar a tecla DEL. Para alterar o conteúdo da célula pressione F2 com a célula já selecionada e digite o novo conteúdo. Renomear planilhas 1. Clique como botão direito do mouse em Plan1, por exemplo. 2. Digite o nome e pressione a tecla ENTRE. Salvar uma pasta de trabalho Clique no botão ( ) Salvar na barra de ferramentas Padrão. A caixa de diálogo Salvar como se abrirá.

10 Abrindo uma pasta de trabalho Clique no botão ( ) Abrir na barra de ferramentas Padrão. Editando uma planilha Os dados digitados nas células das planilhas do Excel servem como referência para as fórmulas e funções existentes. Através da manipulação desses dados podemos editar a planilha por meio de operações simples. O funcionamento de uma planilha Excel é bem simples. 1. Insira os valores para as células. Por exemplo, valores para entrada e saída de um produto.

11 2. Posicione o cursor do mouse no local onde deseja realizar a operação. 3. Digite o sinal de igualdade (=). Visualize os valores das células. 4. Você pode utilizar como base o cruzamento de linhas com as colunas. Sendo os números no canto esquerdo correspondendo às linhas e as letras no topo da planilha as colunas. Coluna Linha 5. Digite A letra da coluna e o número da linha correspondente ao valor necessário para a operação. Exemplo D3. 6. Na maior parte das vezes o resultado final de uma operação é gerado pela soma ou subtração de valores, portanto, digite o sinal de operação correspondente à operação desejada. 7. Digite a letra e o número da célula onde se encontra o próximo valor que fará parte da operação. Digite o operador correspondente.

12 8. Digite a letra e o número de célula correspondente ao valor que fará parte da operação. 9. Pressione a tecla ENTER, o valor será exibido na célula correspondente. Pastas de Trabalho As pastas de trabalho proporcionam um meio de organizar muitas planilhas em um mesmo arquivo. Uma pasta de trabalho é uma coleção de várias páginas de planilha que possuem o mesmo número de colunas e linhas que a primeira, e opcionalmente, podese criar planilhas exclusivas para gráficos. Cada página de planilha é uma grade formada por colunas e linhas distribuídas na tela de maneira tal que se possam relacionar informações horizontal e verticalmente. Cada pasta de trabalho é gravada como se fosse um arquivo, sendo que, o nome de arquivo padrão para a primeira pasta de trabalho é Pasta1. Há três utilizações principais para fazer uso da pasta de trabalho: Dividir uma planilha grande em partes menores, ou seja, em páginas separadas. Reunir dados relacionados logicamente no mesmo arquivo. Consolidar planilhas de formato semelhante em um mesmo arquivo.

13 Pastas de trabalho Divisão de Planilha Se estiver trabalhando com uma planilha que possua uma grande quantidade de dados no Excel XP, pode-se tornar o trabalho muito mais fácil se a planilha for dividida em partes separadas em cada página da pasta de trabalho. Para chegar a uma página específica, deve-se clicar na planilha(isto se torna mais fácil do que movimentar-se entre as diversas partes de uma única planilha de tamanho maior), que fica na parte inferior da tela. E também, quando se escreve uma fórmula que faz referência a células de outra página, o nome da planilha aparece na fórmula, ficando fácil se perceber que se está fazendo uma referência. Hiperlink São atalhos que permitem que você salte para outros arquivos de maneira fácil e rápida. Você pode criar hiperlink em uma célula ou em objetos gráficos com formas e figuras. Ao criar um hiperlink, você pode pular para outra localização como um arquivo em seu próprio computador, para outros computadores da rede, ou para um arquivo de qualquer outro computador do planeta que esteja conectado á Internet. Hiperlink para o mesmo arquivo O hiperlink dentro de um mesmo arquivo é útil quando você trabalha com arquivos extensos e deseja localizar informações rapidamente. Para criar o Hiperlink: 1. Mantenha a pasta de trabalho aberta 2. Ative a planilha 3. Clique sobre uma célula qualquer em branco

14 4. No menu Inserir, clique no comando Hiperlink. A caixa de diálogo será apresentada como na figura abaixo: 5. Clique no botão Examinar e encontre o arquivo 6. Clique no botão OK. O Hiperlink é criado na planilha. Hiperlink para outros arquivos

15 1. Clique com o botão direito do mouse na célula ou no elemento gráfico que você deseja que represente o hiperlink e, em seguida, clique em Hiperlink no menu de atalho. 2. Em Vincular a, no lado esquerdo da caixa de diálogo, clique em criar novo documento. 3. Digite um nome para o novo arquivo na caixa Nome do novo documento. Para especificar um local diferente daquele mostrado em Caminho completo, digite o novo local na caixa Nome do novo documento ou clique em Alterar e selecione o local desejado. Clique em OK. 4. Em Quando editar, clique em uma opção para especificar se deseja abrir o novo arquivo para edição agora ou mais tarde. 5. Para atribuir uma dica a ser exibida quando você posicionar o ponteiro sobre o hiperlink, clique em Dica de tela, digite o texto desejado na caixa Texto de dica de tela e clique em OK.

16 Hiperlink para a Internet 1. Clique com o botão direito do mouse no texto ou no elemento gráfico que você deseja que represente o hiperlink e, em seguida, clique em Hiperlink no menu de atalho. 2. Em Vincular a no lado esquerdo da caixa de diálogo, clique em Página da Web ou arquivo existente. 3. Siga um destes procedimentos: a) Para selecionar um arquivo da pasta atual, clique em Pasta atual e, em seguida, clique no arquivo ao qual você deseja vincular. b) Para selecionar a página da Web a partir de uma lista de páginas navegadas, clique em Páginas navegadas e, em seguida, clique em página da web à qual deseja vincular o hiperlink. c) Para selecionar um arquivo em uma lista dos arquivos que você usou recentemente, clique em Arquivos recentes e, em seguida, clique no arquivo ao qual deseja vincular o hiperlink. d) Se souber o nome e local do arquivo ou página da web à qual deseja vincular o hiperlink, você poderá digitar essa informação na caixa Endereço. a b 4

17 c d 4. Para atribuir uma dica a ser exibida quando você posicionar o ponteiro sobre o hiperlink, clique em Dica de tela, digite o texto desejado na caixa Texto de dica de tela. Clique em OK. Movendo e copiando células Selecione as células que você deseja mover ou copiar. Para selecionar Siga este procedimento Se a edição em uma célula estiver ativada,

18 selecione a célula, clique nela duas vezes e Texto em uma célula selecione o texto na célula. Se a edição em uma célula estiver desativada, selecione a célula e, em seguida, selecione o texto na barra de fórmulas. Uma única célula Um intervalo de células Um intervalo de células grande Células ou intervalos de células não adjacentes Uma linha ou coluna inteira Linhas ou colunas adjacentes Linhas ou colunas não-adjacentes Um número maior ou menor de célula do que a seleção ativa Cancelar uma seleção de célula Clique na célula ou pressione as teclas de direção para ir para a célula. Clique na primeira célula do intervalo e arraste até a última célula. Clique na primeira célula do intervalo, mantenha pressionada a tecla SHIFT e clique na última célula do intervalo. Você pode rolar para tornar a última célula visível. Selecione a primeira célula ou o primeiro intervalo de células, mantenha pressionada a tecla CTRL e selecione as outras células ou os outros intervalos. Clique no cabeçalho da linhas ou colunas. Arraste o cursor pelos cabeçalhos de linhas ou colunas. Você também pode selecionar a primeira linha ou coluna, manter pressionada a tecla SHIFT e selecionar a última linha ou coluna. Selecione a primeira linha ou coluna, mantenha pressionada a tecla CTRL e selecione as outras linhas ou colunas. Mantenha pressionada a tecla SHIFT e clique na última célula que você deseja incluir na nova seleção. O intervalo retangular entre a célula ativa e a célula em que você clicar passará a ser a nova seleção. Clique em qualquer célula da planilha. Formatação de Planilha Formatar texto e caracteres individuais: Para destacar o texto, você pode formatar todo o texto em uma célula ou caracteres selecionados. Selecione os

19 caracteres que deseja formatar e clique em um botão na barra de ferramentas Formatação. Girar texto e bordas: Os dados em uma coluna são geralmente muito estreitos enquanto o rótulo da coluna é muito mais largo. Em vez de criar colunas largas ou rótulos abreviados desnecessariamente, você pode girar o texto e aplicar bordas que são giradas no mesmo ângulo do texto. Adicionar bordas, cores e padrões: Para diferenciar os vários tipo de informação em uma planilha, você pode aplicar bordas a células, sombrear células com uma cor de plano de fundo ou sombrear células com um padrão de cor. Mover linhas ou colunas 1. Selecione a linha ou coluna que você deseja mover e clique em Recortar. 2. Selecione uma linha ou coluna abaixo ou à direita do local em que você deseja mover a seleção. 3. No menu Inserir, clique em células recortadas. Alterar a largura da coluna e a altura da linha

20 Alterar a largura: De uma única coluna: Arraste a borda à direita do cabeçalho da coluna até que a coluna fique com a largura desejada. A largura da coluna exibida é o número médio de dígitos de 0 a 9 da fonte padrão ajustados em uma célula. De várias colunas: Selecione as colunas a serem alteradas e arraste para a direita um limite de cabeçalho de uma coluna selecionada. Para fazer o mesmo para todas as colunas na planilha, selecione toda a planilha e arraste o limite de qualquer cabeçalho de coluna. Alterar a altura: De uma única linha: Arraste o limite embaixo do cabeçalho da linha até que a linha fique da altura desejada.

21 De diversas linhas: Selecione as linhas que você desejar alterar, arraste um limite embaixo do cabeçalho de uma linha selecionada. Para alterar a altura de todas as linhas na planilha, selecione toda a planilha e arraste o limite embaixo de qualquer cabeçalho de linha. Gráficos A criação de um gráfico: Certifique-se de que os dados na planilha estão organizados de forma adequada ao tipo de gráfico que você deseja usar. Selecione as células que contém os dados que você deseja usar no gráfico.

22 Clique em Assistente de gráfico. Siga as instruções do Assistente de gráfico. Tipos de gráficos e Subtipos de gráficos

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24 Impressão Imprimir uma área selecionada de uma planilha: 1. No menu Exibir clique em Visualizar quebra de página. 2. Selecione a área que você deseja imprimir. 3. No menu Arquivo, aponte para Área de impressão e clique em Definir área de impressão.

25 Configurar um gráfico para impressão: Um gráfico incorporado: Você pode ajustar o local onde o gráfico será impresso na página dimensionando e movendo o gráfico com o mouse no modo de exibição de quebra de página. 1. Clique na planilha fora da área do gráfico. 2. Clique em Visualizar quebra de página no menu Exibir.

26 Uma planilha de gráfico Você pode dimensionar e ajustar a área do gráfico, especificar como ele deve ser colocado na página impressa e, em seguida, visualizá-lo na janela de visualização. 1. Clique na guia da planilha de gráfico. 2. Clique em Configurar página no menu Arquivo. 3. Selecione as opções desejadas na guia Gráfico.

27 Observação: Para mover e dimensionar a área de gráfico de uma planilha de gráfico usando o mouse, você deve clicar em Personalizar na guia Gráfico e, em seguida, clicar em OK para retornar a essa planilha. Fórmulas 1. Sinais de operações 2. Sinais para Condição Sinal Função Sinal Função + SOMA > MAIOR QUE - SUBTRAÇÂO < MENOR QUE * MULTIPLICAÇÂO <> DIFERENTE QUE / DIVISÂO >= MAIOR E IGUAL A % PORCENTAGEM <= MENOR E IGUAL A = IGUALDADE = IGUAL A Lembrete: Toda fórmula que você for criar deverá começar como sinal de igualdade, caso contrário, a fórmula não funcionará. Ao final da fórmula pressione a tecla ENTER. Para montar uma fórmula deve-se observar a regra matemática para as prioridades das operações. Se na fórmula não colocarmos parênteses( ) o Excel irá aplicar a regra matemática. Primeiro será considerado a potenciação, depois a multiplicação, divisão, soma e subtração. Observe o exemplo a seguir que usaremos as mesmas operações, mas podem-se obter resultados diferentes. = * 5 O resultado será 12.

28 =(2 + 2) * 5 O resultado será 20. Quando usamos parênteses, este passa a ter prioridade sobre as demais operações. Fórmula para somar = A1+B1+C1+D25+A25 Função SOMA Esta opção é a mais básica do Excel, pois usamos para somar valores. =SOMA(A1:A10) soma os valores das células de A1 até A10. =SOMA(A1:A10;B1:B10) soma os valores das células A1 até A10 e B1 até B10. Para obter a soma das células A1 até A10 poderiamos também usar uma forma simples como: =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+A9+A10 Mas se o intervalo das células for do A1 até A500 fica mais fácil usando =SOMA(A1:A500). =SOMA(A1:B25) Este é o botão da AutoSoma. Para trabalhar com o botão da AutoSoma você deve fazer o seguinte: 1. Selecionar os valores que deseja somar. 2. Depois clicar no Botão da AutoSoma e ele mostrará o resultado. Veja mais um exemplo de soma Agora você deseja somar todos os valores dispostos nesta planilha usando uma única fórmula, desta vez você terá que digitar a fórmula. Para fazer isto, só basta digitar o endereço inicial(em destaque) e o endereço final(em destaque). Fórmula para Subtração. =B2-C2

29 Fórmula para Multiplicação =B2*C2 Fórmula para Divisão =A2/B2 Fórmula para Porcentagem =B2*5/100 =((B2*5%)-B2) =B2*0,95 Todas as fórmulas acima são idênticas na resposta. O cálculo se realiza da mesma maneira como numa máquina de calcular, a diferença é que você adicionará endereços na fórmula. Veja o exemplo. Um aluno fez uma compra no valor de R$1.500,00 e você deseja dar a ele um desconto de 5% em cima do valor da compra. Veja como ficaria a fórmula no campo Desct.

30 Onde: B2 - se refere ao endereço do valor da compra * - sinal de multiplicação 5/100 é o valor do desconto dividido por 100 Ou seja, você está multiplicando o endereço do valor da compra por 5 e dividindo por 100, gerando assim o valor do desconto. Se preferir pode fazer o seguinte exemplo: Onde: B2 endereço do valor da compra * - sinal de multiplicação 5% - o valor da porcentagem. Função Máximo =MÁXIMO(A2:A5) Mostra o valor máximo de uma faixa de células. Função Mínimo =MÍNIMO(A2:A5) Mostra o valor mínimo de uma faixa de células. Função Média =MÉDIA(A2:A5) Calcula a média de uma faixa de valores.

31 Função Data =HOJE( ) Esta fórmula insere a data automática em uma planilha. Copia fórmulas absolutas e relativas Quando copiamos uma fórmula =A1*B1 para as linhas abaixo do Excel entendese que as fórmulas devem ser relativas, ou seja, mudam de acordo com as linhas. No exemplo usado =A1*B1 sendo relativas, mudam para =A2*B2, =A3*B3 e assim por diante. Mas quando um determinado endereço deve permanecer absoluto, antes de copiar deve-se usar o símbolo $ na fórmula que queremos copiar. Ex.: Na fórmula =A1*B1 queremos que quando copiar para as linhas abaixo o endereço B1 permaneça absoluto, ou fixo. =A1*B$1 Notem que o símbolo $ está antes do número 1 que identifica a linha. Depois de copiado, as fórmulas ficam assim: =A2*B$1 =A3*B$1 =A4*B$1 =A5*B$1 Quando copiamos uma fórmula para outras colunas, a regra é a mesma, ou seja devemos colocar o símbolo $ na fórmula na frente da letra que identifica a coluna que deve permanecer fixa. Usando o exemplo =A1*A2, quando copiamos para as outras colunas, ficam assim: =B1*B2 =C1*C2 =D1*D2

32 Colocando o símbolo $ antes do A1, =$A1*A2, depois de copiado, fica assim: =$A1*B2 =$A1*C2 =$A1*D2 Para fixar a coluna e a linha usa-se =$A$1*A2, pois assim, quando copiamos esta fórmula para baixo ou para o lado na planilha, o endereço $A$1 sempre ficará fixo. Função Se Esta função é usada para testar condições como, por exemplo: =SE(A1>=1000; Salário maior que Mil ; Salário menor que Mil ) ( ) Indica a ordem de execução. Exemplo: (((A1+1)-2)*5) No caso acima a ordem de execução seria 1º Soma, 2º Subtração e 3º Multiplicação. Suponhamos que desejasse criar um Controle de Notas de Aluno, onde ao se calcular a média, ele automaticamente especificasse se o aluno fora aprovado ou não. Então veja o exemplo abaixo. No campo situação deve aparecer Aprovado somente se o aluno tirar uma nota Maior ou igual a 7 na média, caso contrário ele deverá escrever Reprovado, já que o aluno não atingiu a condição para passar. Onde: Aprovado refere-se a resposta verdadeira, ou seja, se a condição for verdadeira(a nota for maior ou igual a 7) então ele escreverá aprovado. Por isso você deve colocar entre aspas, já o que se refere a Texto. ; este outro ponto e vírgula subentendem-se senão faça, ou seja, caso contrário, fará outra coisa. Reprovado refere-se a resposta falso, ou seja, caso ele não tenha média maior ou igual a 7, então escreva Reprovado. Ou Pagaremos comissão de 10% a um vendedor se as vendas ultrapassarem R$10.000,00, caso contrário pagaremos somente 5%. Na célula A1 consta o total das vendas e em A2 vamos incluir a fórmula para calcular o valor da comissão.

33 =Se(A1>10000;A1*0,10;A1*0,05) ou =SE(A1>10000;A1*10%;A1*5%) Primeiro testa SE A1 for maior que Logo após vem o primeiro ponto e virgula(;) onde consta a ação que deve tomar caso o teste seja verdadeiro. Após o segundo ponto e virgula(;) de constar à ação caso o teste seja falso. Para verdadeiro ou falso podem ser usadas fórmulas, palavras e até mesmo outra condição, que chamamos de condição encadeada. =SE(A1>10000; Legal ; Que pena ) Observe que as palavras devem estar entre aspas( ). Neste exemplo deve aparecer a palavra Legal se o teste for verdadeiro, caso contrário, se falso deve aparecer a palavra Que pena. Observe atentamente a regra seguinte: =SE( teste ; ação para verdadeiro ; ação para falso ) Outro exemplo, se a região das vendas for SUL a comissão será 10%, caso contrário será 5%. Na célula A1 está a região e B2 está o valor. =SE(A1= SUL ;B2*0,10;B2*0,05) Usando OU e E junto com o SE Se a região for SUL ou NORTE ou LESTE a comissão será de 10%, caso contrário será de 5%. =SE(OU(A= SUL ;A1= NORTE ;A1= LESTE );B2*0,10;B2*0,05) Observe bem a colocação dos parênteses e o ponto e vírgula. No ponto destacado em Negrito estão várias condições que estamos perguntando, separados por ponto e virgula. Para a condição ser verdadeira, qualquer uma das opções serve, SUL, NORTE ou LESTE. A opção OU na fórmula está isolado por parêntese. OU(A= SUL ;A1= NORTE ;A1= LESTE ). Somente depois é que vem o primeiro ponto e virgula onde constará a opção verdadeira e logo após, no segundo ponto e virgula, a opção falsa. Exemplo para o E junto com o SE.

34 Se o total das vendas for entre R$10.000,00 e R$20.000,00, a comissão será de 10%, caso contrário será de 5%. =SE(E(A1>=10000;A1<=20000);A1*0,10;A1*0,05) Para a condição ser verdadeira, as opções destacadas em vermelho devem ser necessariamente verdadeiras, ou seja o valor deve ser entre R$10.000,00 e R$20.000,00. Diferente do OU onde qualquer opção poderia ser verdadeira. Usando condição encadeada Usamos quando houver mais que uma condição para testar. No cálculo do INSS deverá ser respeitada uma tabela divulgada pelo governo. Salário até R$100,00 o desconto será de 8%. Salário de R$101,00 até R$300,00 o desconto será de 9%. Salário de R$301,00 até 500,00 o desconto será de 10%. Salário acima de R$500,00 o desconto será de R$80,00 Na célula A1 está o valor do salário que vamos testar. =SE(A1<=100;A1*8%;SE(A1<=300;A1*9%;SE(A1<=500;A1*10%;80))) Pode-se colocar até sete(7) condições encadeadas. Os operadores lógicos são: 1. >maior 2. <menor 3. >=maior ou igual 4. <=menor ou igual 5. =igual 6. <>diferente Banco de dados O banco de dados do Excel não é nenhuma função especifica e sim se trata das informações constantes organizadas por colunas, sendo a primeira linha o nome dos campos do banco de dados.

35 Com as informações digitadas no banco de dados, podemos usá-las para vários fins, como uma mala direta, tabela dinâmica, pesquisa, etc. Vínculos com outras planilhas ou arquivos Podemos vincular uma célula a uma outra célula localizada em outra planilha ou arquivo. EX: Na planilha montada para obter o resultado final do desempenho da empresa, podemos buscar de outras planilhas os dados específicos, como por exemplo, o total de faturamento da planilha de vendas, o estoque final da planilha de controle de estoque, etc. Para vincular uma célula a outra o procedimento é bem simples. Para isto, basta que posicionemos o cursor na planilha atual em A1, digitar = e com o mouse clicar em Janela, selecionar o arquivo Faturamento, e clicar na célula que consta o valor que queremos buscar, e por fim basta dar um ENTER. Pronto, neste momento a na planilha atual aparece o valor constante lá na planilha de Faturamento. Sempre que for alterado o valor de faturamento, automaticamente será atualizado na planilha que criamos, criando assim um vinculo. Observe a fórmula que deverá ser parecido com o exemplo abaixo: =[Faturamento.xls]Plan1!$a$4 No arquivo Faturamento.xls, na planilha Plan1, na célula A4, consta o valor que queremos buscar. Pode-se digitar diretamente a fórmula caso saibamos antes o endereço completo, mas deve-se tomar cuidado para respeitar as regras que o Excel exige. Por exemplo, deve-se começar com o sinal de =, o nome do arquivo deve estar entre colchetes [ ], e logo após o nome da planilha e antes da célula, deve constar o sinal de exclamação!. PROCV A função PROCV é usada para pesquisar no banco de dados uma informação baseada em uma chave de pesquisa. Por exemplo, qual o preço de um determinado produto identificado por uma referência ou modelo. Em primeiro lugar, devemos identificar a base de dados definindo um nome.

36 Por exemplo, em um arquivo temos duas planilhas, uma com os dados e a outra onde vamos colocar a fórmula PROCV. Na Plan2 temos as seguintes informações: Estas informações estão no intervalo A2 até D7, pois o título não contamos como informações. Para definir um nome para este intervalo deve-se selecionar o menu Inserir/Nome/Definir. Defina o nome TABELA para esta região. Agora sempre que nos referirmos ao nome TABELA, o Excel entende que são as informações constantes em plan2!a2:d7. Na planilha plan1 estamos montando um cadastro de pedidos onde digitaremos o modelo e automaticamente deverá buscar a descrição, cor e valor, ficando apenas o campo Qtd para digitar. =PROCV(CHAVE;TABELA;COLUNA;0 OU 1) Chave é a informação em comum nas duas planilhas, sendo que na tabela necessariamente deve ser a primeira coluna para que o Excel possa pesquisar. Tabela é o nome que definimos para o nosso banco de dados de informações. Coluna é a coluna onde está a informação que queremos buscar. Por exemplo, se queremos o valor, encontra-se na nossa tabela na coluna 4. 0 (exato) ou 1 (parecido) serve para que o Excel busque informações exatas ou parecidas. Por exemplo, se buscarmos por Josué e consta 0 (exato) na fórmula, somente será válido Josué. Se na fórmula consta 1 ( parecido), poderá ser José que é parecido com Josué. Outra curiosidade, se optarmos por 0 (exato) Josué e Josue são diferentes para o Excel, pois um tem o assento e o outro não. No exemplo que vamos montar, queremos buscar a descrição do produto. Na nossa planilha a chave é o Modelo que consta na célula A2.

37 =PROCV(A2;TABELA;2;0) Comentário em células Recurso muito útil onde colocamos comentários em um determinada célula ou grupo de células, afim de sabermos como chegamos a um resultado. Por exemplo, usamos em uma célula um percentual de impostos de 28%. Colocamos um comentário para saber o que compõe os 28%. Um indicador em vermelho aparece na célula indicando que existe um comentário. Podemos definir se este comentário ficará sempre visível ou se apenas aparecerá o indicador. Esta definição está disponível no menu Ferramentas/opções botão exibir.