PROJETO SOCIAL INCLUSÃO DIGITAL

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1 EXCEL 2003 INTRODUÇÃO É um programa para trabalharmos com planilhas (criando tabelas, gráficos, etc) Faz parte do conjunto de aplicativos Microsoft Office Para acessar: Menu Iniciar Todos os Programas Microsoft Office Microsoft Office Excel Quando salvamos o arquivo o chamamos de Pasta de Trabalho e nele estão várias Planilhas. - Cada planilha pode ter um conteúdo diferente da outra e também podemos mudar seus nomes, assim como inserir ou excluir planilhas.

2 MUDAR O NOME DA PLANILHA - clicar duas vezes no nome dela e digitar o nome que queremos. Clique duas vezes para digitar o novo nome Exercício: mude o nome da Planilha (Plan) para o seu nome MOVER PLANILHA - manter o botão esquerdo do mouse pressionado sobre o nome da planilha e arrastar para onde quisermos deixá-la na Guia de Planilhas (onde ficam os nomes). Mantenha o botão esquerdo e arraste para mover Exercício: coloque a planilha que renomeou como sendo a última no Guia de Planilhas INSERIR PLANILHA - clicar com o botão direito sobre o nome de uma das planilhas e selecionar a opção inserir Exercício: insira uma planilha EXCLUIR PLANILHA - clicar com o botão direito do mouse sobre o nome da planilha que vamos excluir e selecionar a opção excluir 2

3 Exercício: exclua a planilha que acabou de inserir CÉLULA - menor unidade da planilha, é cada "quadradinho" que forma a planilha, sendo formado pela intercessão da linha e coluna REFERÊNCIA DE CÉLULA - "endereço" da célula na planilha, formado pela coluna e linha, sempre nesta ordem. (Ex.: A, F6, C8) NAVEGADOR - é a borda da célula ativa (que estamos usando), para mudar de célula basta clicar com o mouse ou usar as setas de direção do teclado de navegação. A tecla Enter passa para a linha debaixo. ALÇA DE PREENCHIMENTO - é um quadradinho que fica na parte inferior direita do navegador. Se colocarmos o ponteiro do mouse sobre a alça de preenchimento o desenho mudará para uma cruz preta. Mantendo o botão esquerdo do mouse pressionado e arrastando sobre outras células, copiamos o conteúdo desta célula rapidamente para as demais. Referência da célula (caixa de nome) Caixa de fórmulas 3

4 Coluna Linha Navegador (contorno da célula) Célula (cada quadradinho é correspondente à uma célula) Alça de preenchimento (usada para copiar o conteúdo de uma célula rapidamente) SELECIONAR CÉLULAS - para selecionar células basta clicar e arrastar, sendo que o ponteiro do mouse deve ter a forma de uma cruz branca. A primeira célula da seleção ficará branca para sabermos onde começamos a selecionar. Intervalo de células selecionado SELECIONANDO UMA LINHA - clique uma vez no cabeçalho de linha (Número) Clique no cabeçalho de linha para selecionar a linha desejada (número) SELECIONANDO UMA COLUNA - clique uma vez no cabeçalho de coluna (Letra) Clique no cabeçalho de coluna para selecionar a coluna desejada (letra) SELECIONANDO TODA A PLANILHA - clique uma vez no botão situado entre a coluna A e a linha Botão entre a coluna A e a linha selecionar a planilha toda 4

5 AUTO AJUSTE - para redimensionar uma coluna você pode colocar o ponteiro do mouse entre o cabeçalho das colunas, clicar e arrastar. Porém, se você der um duplo clique, a coluna será redimensionada para o tamanho da maior informação contida em seu interior FORMATAR CÉLULAS - para formatar células, devemos antes selecionar as células desejadas. Depois, basta clicar no Menu Formatar e escolher a opção Formatar Células. Existem várias opções nesta janela, como inserir borda, sombreamento, fonte, alinhamento, número, etc. Também podemos acessar alguns desses recursos na Barra de Formatação (Barra de Ferramentas) 5

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7 ClipArt O ClipArt, como já foi visto no Word, é um conjunto de ilustrações armazenadas em uma pasta também chamada ClipArt, que estão disponíveis para serem colocadas em seus documentos, afim de melhorar ou qualificar sua aparência. WordArt A exemplo do que já foi visto também no Word, o WordArt é um aplicativo que incorpora recursos que permitem atribuir os mais variados efeitos às palavras que serão utilizadas como títulos, subtítulos ou que, no caso, mereçam destaque em sua planilha. Observe abaixo, como se apresenta uma planilha utilizado o WordArt: 7

8 Após ajustar o tamanho do título e arrastando, é possível movimentar, ou seja, trocar o título de lugar posicionando-o no lugar mais adequado. Exercícios: -Digite seu nome na célula A. 2-Leve o cursor até a borda do navegador, de forma que tenha o desenho na forma de uma seta multidirecional. Pressione o botão esquerdo e arraste até a célula F3, soltando em seguida. 3-Agora leve o cursor até a alça de preenchimento da célula F3. O desenho deve ter a forma de uma cruz. Mantenha o botão esquerdo pressionado e arraste até a célula F8. 4-Clique novamente na célula A e digite agora seu nome completo. No limite do cabeçalho de coluna (ou seja, entre a letra A e a letra B) leve o cursor do mouse de forma que vire uma duas setas opostas. Clique duas vezes, ajustando automaticamente o tamanho da célula. 5-Novamente no limite do cabeçalho, dessa vez aplique o ajustamento manualmente o tamanho (mantenha o botão esquerdo pressionado e arraste para o lado) deixando o espaço um pouco maior que o conteúdo do seu nome. 6-Selecione da célula F3 até a célula F8, para isso, o cursor deve ter a forma de uma cruz branca. Basta clicar, manter o botão esquerdo pressionado e arrastar. 7-Altere a cor do texto, o tamanho, preenchimento, insira borda e etc. NÚMEROS E LETRAS O Alinhamento padrão de texto é sempre à esquerda, porém o alinhamento padrão dos números é sempre à direita. Quando desejarmos utilizar números no formato monetário, primeiro digitamos o número, selecionamos a célula, clicamos no Menu Formatar, opção Formatar Células. Escolhemos a guia Número, o Excel então colocará o sinal monetário na célula (R$). 8

9 Referências Absolutas Há cálculos em que cópias de fórmulas não são corretas através da alça de preenchimento. Isso ocorre quando um dos valores envolvidos na fórmula permanece sempre em uma mesma célula. Sempre que quisermos que o Excel faça referência a apenas uma célula ou conjunto de células, é necessário travar o intervalo utilizando o sinal de $ (cifrão). A utilização do cifrão segue uma pequena regra. SEMPRE antes da coluna ou da linha, ou de ambas, caso seja necessário. Exemplos: $A$ trava a célula, impedindo modificações de linha e coluna $A trava apenas a coluna. O número da linha pode ser modificado A$ trava apenas a linha. A letra da coluna pode ser modificada CONFIGURAR PÁGINA Basta clicar no Menu Arquivo e escolher a opção Configurar Página, podendo escolher a orientação da página (retrato ou paisagem), tamanho do papel, margens, entre outras opções. VISUALIZAR IMPRESSÃO Basta clicar no botão Visualizar Impressão da Barra de Ferramentas ou no Menu Arquivo opção Visualizar Impressão. Será exibido o documento com a aparência de como será impresso. A opção Exibir Quebra de Página permite voltarmos ao modo de Edição, arrastando a linha azul pontilhada de forma a aproveitar melhor a área de impressão. 9

10 IMPRIMIR Basta clicar no Botão Imprimir da Barra de Ferramentas (imprime apenas uma cópia) ou clicar no Menu Arquivo, opção Imprimir. Utilizando o Menu, podemos definir quantas cópias desejamos, se queremos imprimir apenas a planilha ou a pasta de trabalho inteira, ou o intervalo de páginas que iremos imprimir. O Microsoft Excel apenas imprime uma seqüência de páginas, ou seja, você não pode definir intervalos não consecutivos, como fazíamos com o Microsoft Word. GRÁFICOS Gráfico é a representação de uma planilha em forma de desenhos. Uma planilha representada graficamente chama e prende mais a atenção das pessoas. Para criar um gráfico é necessário que a planilha tenha uma tabela já pronta. Antes de iniciar a criação de um gráfico é necessário selecionar a área da planilha que envolverá o gráfico, ou seja os dados a serem utilizados. A faixa a ser utilizada deve ser somente a que contém os dados necessários para a criação do gráfico (as informações que serão utilizadas); não necessariamente todos os dados contidos na planilha. Podemos utilizar o botão "Auxiliar Gráfico" da Barra de Ferramentas. Para criar nosso primeiro gráfico utilizaremos os dados da tabela a seguir: Neste caso, a faixa de dados selecionados corresponde à A3: D9, para que todos os meses e itens sejam envolvidos no gráfico. Etapas para criação de gráfico -Tipo de Gráfico Nesta etapa deve ser escolhido o tipo de gráfico que seja mais adequado para sua planilha. Esta caixa é composta por duas guias: Tipos padrão e Tipos personalizados. Tipo padrão: são os gráficos que possuem as apresentações mais comuns. Cada tipo de gráfico possui dois ou mais subtipos para escolher. O botão Manter pressionado para exibir exemplo possui uma prévia do gráfico escolhido enquanto pressionado. 0

11 Tipo personalizado: os gráficos personalizados são baseados nos tipos padrão. Porém, estes incluem configurações de exibição e formatação padrão, tais como legendas, linhas de grade, rótulos de dados, cores e padrões. 2-Intervalo de dados Nesta guia são especificadas as células que contêm os dados e rótulos que deseja ver em seu gráfico. 3-Opções de gráfico Esta caixa é composta de seis guias: Título, Eixos, Linha de Grade, Legenda, Rótulos de Dados e Tabela de Dados. Título: nesta guia podem ser definidos títulos para o gráfico e para os eixos do gráfico. Eixos: nesta guia é possível ocultar ou exibir a legenda dos eixos X e Y, ou alterar o seu modo de exibição. Linhas de Grade: nesta guia é possível ocultar ou exibir linhas primárias e secundárias aos eixos do gráfico. Legenda: nesta guia é possível ocultar ou exibir a legenda, e determinar sua posição de alinhamento. Rótulos de Dados: nesta guia é possível rotular as partes do gráfico com seu valor ou legendas precisos, tornado sua leitura mais fácil. Para nosso exemplo, selecione a opção Nenhum.

12 Tabela de Dados: nesta guia é possível mesclar um eixo do gráfico diretamente com sua faixa referente na planilha. Este recurso torna a leitura ainda mais fácil e compreensiva, no nosso exemplo mantenha essas opções desativadas. Local do Gráfico: esta caixa é utilizada para definir se o gráfico será posicionado em uma nova planilha, ou como objeto da mesma planilha ou de outra. Depois que o gráfico estiver pronto você pode alterar sua posição na planilha, seu tamanho, sua cor. Basta clicar na área do gráfico serão exibidas as alças de redimensionamento. COMO MELHORAR GRÁFICOS Para modificar a cor de um gráfico, dê um duplo clique sobre o gráfico e depois um duplo clique sobre a região do gráfico que deseja modificar. Para rotacionar um gráfico tridimensional, dê um duplo clique sobre o gráfico, depois clique uma vez dentro do gráfico com o botão direito do mouse, e escolha "Apresentação 3D". Pode-se aplicar um preenchimento para um gráfico bidimensional. Para isso, dê um duplo clique sobre o gráfico, depois clique só uma vez sobre uma das barras do gráfico. Agora, clique no menu Inserir e escolha a opção Figura. FÓRMULAS E FUNÇÕES QUAL É A DIFERENÇA ENTRE FÓRMULA E FUNÇÃO? Fórmula = qualquer cálculo matemático elaborado pelo usuário Função = um cálculo matemático já pronto que o Excel possui para facilitar os cálculos dos usuários. FÓRMULAS 2

13 As fórmulas são instruções que daremos ao Excel para calcular nossos dados. São operações matemáticas conhecidas e utilizadas no nosso cotidiano, como por exemplo, a soma de suas contas a pagar, suas despesas no supermercado e etc. A criação das fórmulas é tão simples quanto operar uma calculadora de bolso. Um detalhe importante é que ao criar uma fórmula ela deve ser iniciada pelo sinal de =. Isto deve ser feito para que o Excel reconheça que está digitando uma fórmula, e não um texto comum. Os sinais matemáticos que utilizaremos em nossas fórmulas são os mesmos que usamos em uma calculadora. Porém, alguns foram adaptados ao teclado por não estarem disponíveis. A seguir veja alguns exemplos de fórmulas: 3

14 Na criação de fórmulas será importante tomar alguns cuidados quanto à matemática. Devem ser conhecidas as regras de colocação do parênteses para a elaboração das fórmulas, evitando erros no resultado. Por exemplo: + X 2 é diferente de ( + ) X 2 Assim como: = A + B * C é diferente de = (A + B) * C EXERCÍCIO : Faça a tabela a seguir inserindo fórmulas conforme exemplo: EXERCÍCIO 2: -Abra o Excel e insira quaisquer valores nas células A e B. -Na célula A2 insira uma fórmula que some a célula A com a B (=A+B) -Na célula A3 insira uma fórmula que subtraia a célula A com a B (=A-B) -Na célula A4 insira uma fórmula que multiplique a célula A com a B (=A*B) -Na célula A5 insira uma fórmula que divida a célula A por B (=A/B) -Na célula A6 insira uma fórmula que faça a exponenciação de A por B (=A^B) -Troque os valores nas células A e B. Regras Básicas: - SEMPRE começam com o sinal de igual 2 - São SEMPRE executados por ordem de PRIORIDADE MATEMÁTICA (multiplicação e divisão têm prioridade sobre soma e subtração) 3 - TUDO que se encontrar entre PARÊNTESES possui prioridade 4 - Os cálculos são executados da ESQUERDA para a DIREITA 5 - Os sinais de soma e subtração não mudam. O sinal de multiplicação é o * (asterisco) e de divisão é a / (barra). Para fazer exponenciação utilize o ^ (circunflexo). FUNÇÃO Funções são formas de efetuar cálculos nas planilhas. Sua utilização dá-se na substituição de fórmulas longas, no sentido de facilitar cálculos específicos. 4

15 Funções X Fórmulas Para desenvolver bem e com clareza o seu trabalho, é necessário que o usuário perceba qual é a melhor forma de elaborar uma planilha. É preciso que se faça um estudo da planilha a ser desenvolvida antes de digitá-la. Outro ponto fundamental é saber identificar quando utilizar uma fórmula e quando utilizar uma função. Regras Básicas: - Toda função começa com um sinal de igual, possui um nome e possui argumentos entre parênteses. 2 - Não pode haver espaços entre o sinal de igual, o nome da função, os parênteses e os argumentos Funções mais utilizadas: =SOMA( ) A função SOMA é utilizada quando temos que somar uma faixa muito grande de células. Com essa função o Excel soma o intervalo das células sem precisar identificar uma a uma. Basta colocar a primeira e a última célula. Por exemplo, no intervalo das células: B2+B3+B4+B5... até a célula B02 Bastaria escrever: =SOMA(B2:B02) Como a função SOMA é muito utilizada nas planilhas existe um atalho na barra de ferramentas. É o botão AutoSoma: 5

16 Sintaxe: =SOMA(intervalo a ser somado) Para definir um intervalo a ser somado utilize ; (ponto e vírgula) ou : (dois pontos) Dois pontos representa um intervalo seguido Ex.: somar da célula A até a célula A5 A + A2 + A3 + A4 + A5 =SOMA(A:A5) Ponto e vírgula representa um intervalo não seguido Ex.: somar as células A e A5 A + A5 = SOMA(A;A5) =MEDIA( ) Para calcular a Média de alunos, por exemplo, é necessário somar as notas e depois dividi-las pelo número de notas. A função MÉDIA do Excel já soma e divide tudo nessa única função. Observe o exemplo: Digite a tabela acima e preencha as células que faltam usando a função MÉDIA. Sintaxe: =MEDIA(intervalo a ser extraída a média) Para definir um intervalo utilizamos os mesmos critérios usados em SOMA =MAXIMO( ) Retorna o maior valor de um intervalo de células Digite a tabela acima e preencha as células que faltam com usando a função MÁXIMO. Sintaxe: =MAXIMO(intervalo a ser extraído o maior valor) =MINIMO( ) Retorna o menor valor de intervalo de células 6

17 Digite a tabela acima e preencha as células que faltam usando a função MÍNIMO. Sintaxe: =MINIMO(intervalo a ser extraído o menor valor) =SE( ) Função do tipo lógica, que permite solucionar um problema com duas possíveis soluções. Esta função tem a finalidade de realizar um teste. De acordo como o resultado desse teste, será apresentado um resultado. Caso o valor do teste seja verdadeiro, a função retornará o Valor Verdadeiro. Caso o resultado do teste seja falso, a função retornará o Valor Falso. Na tabela apresentada, a função testa se o valor da célula anterior é menor que 00. Se realmente o valor for inferior a 00, ou seja, teste verdadeiro, a função retorna Baixo. Caso contrário, se o teste for superior a 00, teste falso, a função retorna Alto. Observe que os resultados Baixo e Alto são colocados entre aspas duplas, pois essa é a forma como o Excel reconhece quando o resultado de uma função é um texto. Sintaxe: =SE(Teste Lógico;Valor Verdadeiro;Valor Falso) Onde: -Teste Lógico é uma condição proposta pelo usuário -Valor Verdadeiro é o valor que será exibido se a condição proposta pelo usuário for satisfeita -Valor Falso é o valor que será exibido se a condição proposta pelo usuário não for satisfeita Nesta função, para dividir os argumentos utilizamos o ; (ponto e vírgula). SEMPRE serão 3 (TRÊS) argumentos, e sempre na mesma ordem, ou seja: primeiro o TESTE LÓGICO, segundo, o VALOR VERDADEIRO, e finalmente por último, o VALOR FALSO. EXERCÍCIO: 7

18 Digite a tabela apresentada anteriormente e complete as células que faltam com a função SE. ASSISTENTE DE FUNÇÕES Clicando no botão Assistente de Função da Barra de Ferramentas, podemos utilizar de maneira mais fácil as funções do Excel. Escolhemos na primeira etapa o tipo de função que iremos utilizar. As funções encontram-se divididas por categorias para facilitar a escolha. Depois de escolher a fórmula, passamos para a etapa 2, onde o Excel fornece auxílio para completar os argumentos da função. 8