TÉCNICAS DE SECRETARIADO

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1 MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO SECRETARIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL E TECNOLÓGICA INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA FARROUPILHA - CAMPUS JÚLIO DE CASTILHOS CURSO TÉCNICO DE SECRETARIADO TÉCNICAS DE SECRETARIADO RELATÓRIO DE ESTÁGIO CURRICULAR SUPERVISIONADO Martiana Pedrozo Machado Júlio de Castilhos, RS 2009

2 MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO SECRETARIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL E TECNOLÓGICA INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA FARROUPILHA - CAMPUS JÚLIO DE CASTILHOS CURSO TÉCNICO DE SECRETARIADO TÉCNICAS DE SECRETARIADO por Martiana Pedrozo Machado Relatório de estágio profissional apresentado como requisito para obtenção do título Técnico em Secretariado do Instituto Federal de Educação, Ciências e Tecnologia Farroupilha - Júlio de Castilhos. Orientador: Prof. Mestre Valcir dos Santos Quevedo Júlio de Castilhos, RS 2009

3 DADOS DE IDENTIFICAÇÃO 1 Estagiária 1.1 Nome: Martiana Pedrozo Machado 1.2 Curso: Técnico em Secretariado 1.3 Turma: Endereço: Rua Antônio Carbone nº. 549 Centro 1.5 Município e Estado: Júlio de Castilhos, Rio Grande do Sul 1.6 Cep: Telefones (55) e (55) martiana-2206@hotmail.com 2 Empresa 2.1 Nome: ACCIJUC - Associação Comercial, Cultural e Industrial de Júlio de Castilhos 2.2 Endereço: Av. Pinheiro Machado nº Município e Estado: Júlio de Castilhos Rio Grande do Sul 2.4 Cep: Fone: (55) Fax: (55) acijuc@jcvirtual.com.br 3 Estágio 3.1 Área de Realização: ACCIJUC 3.2 Coordenador do Curso: Silvana Tabarelli Kaminski 3.3 Professor Orientador: Valcir dos Santos Quevedo 3.4 Supervisoras de Estágio na Empresa: Soeli Appel e Sonia Machado 3.5 Carga Horária Total: 200 horas 3.6 Data de Início e Término: De 09/02 a 27/03/09

4 MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO SECRETARIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL E TECNOLÓGICA INSTITUTO FEDERAL FARROUPILHA - CAMPUS JÚLIO DE CASTILHOS CURSO TÉCNICO EM SECRETARIADO As Supervisoras da Empresa, Soeli Appel e Sonia Machado, o Orientador, Valcir dos Santos Quevedo, e a Estagiária, Martiana Pedrozo Machado, Abaixo Assinados, Cientificam-se do Teor do Relatório de Estágio Curricular Supervisionado do Curso Técnico em Secretariado. TÉCNICAS DE SECRETARIADO Elaborado por MARTIANA PEDROZO MACHADO Como requisito parcial para obtenção do título de Técnico em Secretariado Soeli Appel e Sonia Machado (Supervisoras) Valcir dos Santos Quevedo (Orientador) Júlio de Castilhos, agosto de 2009.

5 AGRADECIMENTO Aos Pais De vocês recebi o dom mais precioso do universo: a vida. Já por isso seria imensamente grata, mas vocês não se contentariam em presentear-me apenas com ela, revestiram minha existência de amor, carinho e dedicação. Cultivaram na criança todos os valores que me transformaram numa adulta responsável e consciente. Abriram as portas do meu futuro, iluminaram o meu caminho com a luz mais brilhante que puderam encontrar: o estudo. Trabalharam dobrado, sacrificaram seus sonhos em favor dos meus; não foram apenas pais, mas amigos e companheiros, mesmo na hora em que meus ideais pareciam distantes e inatingíveis, e o estudo um fardo pesado demais. Raras foram as vezes em que meu cansaço e preocupação foram sentidos e compartilhados por vocês, numa união em que me incentivava a prosseguir. Hoje, dia tão especial para mim, procuro entre as palavras aquela que gostaria que seus corações ouvissem do meu e só encontro uma, simples e sincera: obrigado. Obrigada, meus pais, pela compreensão, obrigada por tudo que fizeram por mim sem que ao menos eu soubesse e, sobretudo, obrigada pela lição de amor que me ensinaram durante toda a vida. Peço a Deus que eu possa transmiti-la, no exercício da minha profissão e ensiná-la aos meus filhos, com a mesma dignidade com a qual vocês a fizeram chegar a mim. Se isto eu conseguir, estarei realizada. Serei, acima de uma profissional, um ser humano.

6 DEDICATÓRIA Aos colegas Jamais poderemos compreender o que o outro espera de nós e o que nós esperamos do outro... É preferível fazer, mesmo errado, a nada fazer pelo medo de errar. Há um ano, éramos apenas sonhos e carregávamos um imenso desejo de vencer. Aprendemos com o tempo a respeitar, ouvir, compartilhar e até mesmo a amar uns aos outros. Cada dia e noite, cada lágrima e sorriso que juntos vivemos tornaram nossos momentos mágicos e inesquecíveis. Nossas mentes e nossos corações carregam as lembranças das aulas, das festas, das viagens, dos sorrisos, dos amores, dos desamores, das saudades... Depois desse tempo, podemos dizer que não foi apenas um sonho e sim uma realidade. Grandes foram as lutas, maiores as vitórias. Fomos nos transformando, sem perceber, muitas vezes até sem querer...estamos mais maduros...guardamos saudades de tudo o que vivemos. Mas, ter saudade não significa parar, e sim não ter medo de olhar parta trás e aprender com o que se viveu. É continuarmos sempre; afinal, nossas histórias estão só começando! Com toda a certeza, o sucesso nos espera.

7 Talvez não tenhamos conseguido fazer o melhor, mas lutamos para que o melhor fosse feito. Mas somos o que deveríamos ser, não somos o que iremos ser. Mas, graças a Deus, não somos o que éramos. Martin Luther King

8 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO HISTÓRICO DA EMPRESA TÉCNICAS DE SECRETARIADO Atendimento Telefônico Serviço de Fax e Informática Serviço de Arquivo Atividades Diárias CONCLUSÃO...14 REFERÊNCIAS...15 ANEXOS...16

9 LISTA DE Anexos Anexo A: Visão Frontal da ACCIJUC Anexo B: Soeli e Sonia Supervisoras de Estágio Anexo C: Atendimento telefônico e recepção de fax Anexo D: Operando copiadora Anexo E: Realizando pesquisa em fichário (arquivo de clientes) Anexo F: Operando computador

10 9 1 INTRODUÇÃO O presente relatório tem como objetivo expor, de forma sucinta, as práticas secretariais desenvolvidas na Associação Comercial, Cultural e Industrial de Júlio de Castilhos situada na Avenida Pinheiro Machado,178, em Julio de Castilhos/RS. O período de estágio que constou de 200 horas, foi o espaço de tempo em que se colocou em prática os ensinamentos teóricos recebidos dos professores, no Instituto de Educação, Ciência e Tecnologia Farroupilha - Campus Julio de Castilhos. A atuação na ACCIJUC foi muito importante, pois possibilitou o desenvolvimento de ação, como podem ser constatadas neste relatório: atendimento telefônico, serviços de fax e informática, serviços de arquivo e atividades diárias de caráter geral. Como se sabe, toda prática embasada em teorias firmes, permite a qualquer ser humano, pôr, de forma precisa, seus conhecimentos à prova, no dia-a-dia do exercício de suas atividades, garantindo, satisfatoriamente, o alcance das metas a que a empresa se propõe, bem como trazendo segurança e auto-afirmação ao próprio estagiário.

11 10 Histórico A Associação comercial e industrial foi fundada no dia 03 de abril de 1950, mas sua primeira denominação foi Associação Comercial de Júlio de Castilhos. Naquela época um grupo de corajosos de empresários, médicos, advogados e outras profissões liberais, sentindo necessidade de fundar uma associação para amparar e unir a classe convocou uma assembléia geral, tendo por local o salão de honra da prefeitura municipal. Na oportunidade, assinaram o livro de presença quarenta pessoas. Nesta mesma oportunidade foi eleita a primeira diretoria por aclamação, que foi a seguinte: presidente- Mario Vilamil de Vargas, 1 Vice- Mario Bay, 2 Vice Sólon da Costa 1 secretario- Harvey Rubin, 2 secretario- Rubens Cul au Tatit, 1 tesoureiro- Jose bevilaqua e 2 tesoureiro- Edgar Volcato.Nesta mesm a noite também foram presididos pelo sr Adel de Carvalho, M.D. presidente da federação das Associações Comerciais do Rio Grande do Sul. O primeiro presidente eleito, Mario Vilamil devargas, foi reeleito necessivamente durante 22 anos, ou seja, de 1950 a 1972.Apos este período os seguintes:edgar Volcato, Elio da Silva Salles, Evaldo Rubin, Jose Carlos Zasso, João Adroaldo Moro, Edson Flavio dos Santos, Elvio Fruett,Evandro Novak, Sergio Sanderson e Gibson Dala Nora. O patrono desta entidade e Mario Vilamil de Vargas, que e um dos fundadores da Associação Comercial. Ao longo desta caminhada, de 1950 ate a presente data, a ACCIJUC que hoje tem sua sede própria, enfrentou vários obstáculos, tão comuns, mas difíceis de transpor.palmo a palmo foi acumulado vitórias com os 168 associados. Também ao longo do tempo a ACCIJUC promoveu cursos, participou por varias vezes promovendo o concurso rainha da indústria e comercio do Rio Grande do Sul e ainda aos destaques da indústria, comercio e prestação de serviço.promoveu com brilhantismo o 1 natal castilhense e inaugurou a g aleria dos ex- presidentes, também participou de campanhas comunitárias.promoveu o fundo cooperativo de saúde com a Unimed. Ao longo de seus 50 anos a ACCIJUC, através de suas lideranças, tem em toda sua historia, influencias marcantes em nosso desenvolvimento.

12 11 2 TÉCNICAS DE SECRETARIADO A organização da estrutura e funcionamento da Associação Comercial e Industrial de Júlio de Castilhos segue princípios normas e funções que têm por fim ordenar e estruturar o andamento da instituição, objetivando atender aos representantes do comércio e indústria castilhense, bem como aos seus conveniados. Oferece diariamente serviços tais como: SPC, FAX, XEROX e informatização, o que muito satisfaz o público que lá se fez presente. As atividades de secretariado exigem contato com os outros, o que demanda um bom termo na habilidade de comunicação e responsabilidade no desenvolvimento de tarefas inerentes ao ofício. No período de avaliação do estágio, foi possível conviver com a teoria e a prática da arte de secretariar, tendo posto em prática atividades como sejam: atendimento telefônico, serviços de fax, prática na área de informática, organização de arquivos e serviços de banco. 2.1 Atendimento Telefônico Em uma empresa o uso do telefone é indispensável. Na maioria dos casos, o primeiro contato que o cliente tem com a empresa é através do telefone, e pode ser o último, caso quem atenda, não demonstrar simpatia, sensibilidade e boa vontade com seu interlocutor. O atendimento telefônico envolve o conhecimento de princípios básicos como: cortesia, tranqüilidade, atenção e modulação da voz. Segundo Medeiros e Hernandes Usar o aparelho telefônico: é uma habilidade indispensável à secretaria. Sabendo utilizá-lo com eficiência, alem de economizar dinheiro com ligações inúteis, inconvenientes e demoradas, transmitira imagem positiva a empresa. ( MEDEIOROS e HERNANDES, 2006) O bom uso desse veículo de comunicação faz com que as tarefas sejam mais ágeis, atingindo seu propósito em pouco tempo.

13 12 Na visão dos autores, ainda se faz necessário que a secretária fale com calma, exigindo dedicação e treino ao processo de comunicação, pois é o que se torna rotineiro no desempenho da função secretarial. Realizando o estágio, foi possível vivenciar o atendimento telefônico na instituição, sendo verificados contatos com chefes de empresas, bem como os serviços telefônicos serviam como meio de marcar reuniões entre os participantes da diretoria e representantes do comércio e da indústria. 2.2 Serviço de Fax e Informática Embora na atualidade a informática domine as trocas de informações, na ACCIJC, ainda inúmeras pessoas fazem o uso do serviço de fax, satisfazendo inúmeras necessidades. Também se faz uso das mensagens eletrônicas o que exige conhecimentos na área de informática, requerendo cuidados com a clareza, simplicidade, coerência e coesão entre as idéias. De acordo com MEDEIROS e HERNANDES (2006), enviar um ou responder a algum significa que: (...) escrever é um processo que envolve variadas etapas; consistindo num processo de reflexão a respeito de como e porque se quer enviar o . Por rescisão do estágio, atendeu se um bom número de pessoas que buscavam a prestação de serviços de digitação e impressão de textos documentais para a instituição e para o público em geral, (MEDEIROS E HERNANDES, 2006) 2.3 Serviço de Arquivo Como se sabe, o serviço de arquivo tem crescido, à medida que se desenvolveram os conceitos sociais, econômicos e culturais da humanidade como afirmam Medeiros e Hernandes: Arquivos são conjuntos organizados de documentos, produzidos ou recebidos e preservados por instituições públicas ou privadas, ou mesmo pessoas físicas, na constância e em decorrência de seus negócios, de suas

14 13 privados. atividades específicas e no cumprimento de seus objetivos. (MEDEIROS e HERNANDES, 2006) Daí estabelecer-se uma espécie de classificação dos arquivos em públicos e Na ACCIJUC, usam-se arquivos práticos para guardar notas, recibos e documentos de várias naturezas, visto que se trata de empresa com ampla ligação com o comércio e a indústria. Os quais são guardados um armário. 2.4 Atividades Diárias Toda secretária convive com serviços gerais de escritório, procurando dar soluções a variados assuntos, prestando informações sempre que solicitada, transmitindo recados, recebendo, classificando e distribuindo correspondência, mantendo atualizado o arquivo de endereços, dentre outros. Também, além do anteriormente exposto, foi feita a verificação da boa disposição dos objetos que, porventura estivessem sobre os birôs ou mesas, considerando a adequada apresentação do espaço em que se trabalha. Algumas vezes, foram realizados serviços bancários, como pagamento de taxas de água, luz, telefone e/ou outros procedimentos necessários de acordo com a vida diária da instituição. Inseridos no contexto das atividades diárias, muitas vezes, foram feitos serviços de acordo com as necessidades da empresa, proporcionando o bom andamento de tudo que permitia o desempenho da casa, na busca de bem servir às pessoas que lá chegavam, tentando solucionar questões pertinentes ao cotidiano, bem como obter informações, ou até mesmo, comunicarem-se com outras, através do serviço de fax.

15 14 3 CONCLUSÃO Num universo em que a velocidade das informações é muito grande, nada melhor do que se ter acesso a um curso profissionalizante, para que, de forma viável, encare as situações do mundo dos negócios com o qual se está em contato cotidianamente. Ter freqüentado o curso de Técnico em Secretariado, no Instituto Federal de Educação, Ciências e Tecnologia Farroupilha - Campus Júlio de Castilhos trouxe um lastro de conhecimentos que, durante as aulas, trabalhos práticos, palestras foram obtidos, permitindo esclarecimentos sobre a vida secretarial. As práticas na ACCIJUC trouxeram contatos com pessoas diversas, auxiliando no crescimento pessoal e apontando para tomadas de atitudes com vistas a soluções de questões pertinentes ao trabalho que se apresenta no desempenho do exercício de uma secretária. Viu-se que, no trato com os semelhantes, é preciso qualidade que, muitas vezes, no contexto individual de um ser humano, não se observa, bem como não se analisa de forma tal que permita um bom convívio no processo de relações humanas.

16 15 REFERÊNCIAS BIBLIOGRAFICAS ACCIJUC Associação Comercial, Cultural e Industrial de Júlio de Castilhos. Institucional. Disponível em acessado em INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA FARROUPILHA CAMPUS SÃO VICENTE DO SUL. Normas para Apresentação de Relatório de Estágio. São Vicente do Sul, 2009, não paginado, impresso. MEDEIROS, João Bosco; HERNANDES, Sonia. Manual da Secretária - Técnicas de Trabalho - 10ª Edição, São Paulo: Atlas, 2006, 373p.

17 ANEXOS 16

18 17 Anexo A: Visão Frontal da ACCIJUC Anexo B: Soeli e Sonia Supervisoras de Estágio

19 18 Anexo C: Atendimento telefônico e recepção de fax Anexo D: Operando copiadora

20 19 Anexo E: Realizando pesquisa em fichário (arquivo de clientes) Anexo F: Operando computador