Dossier do Patrocinador 9º CONGRESSO

Transcrição

1 1 Dossier do Patrocinador 9º CONGRESSO 1

2 2 Exmos Senhores Porto, 30 de Março de 2016 Assunto:9º Congresso SPED A Sociedade Portuguesa de Estética Dentária (SPED) irá organizar o seu 9º Congresso nos dias 9 e 10 de Setembro de 2016 em ESPINHO, no HOTEL SOLVERDE SPA & WELLNESS), convidando o desde já, a participar neste evento. A SPED tem pautado pela organização de eventos de elevada qualidade científica onde haja oportunidade de colegas portugueses e estrangeiros se reunirem na partilha de conhecimento na área da Estética Dentária. O congresso anual da SPED tornou se, reconhecidamente, um dos eventos de maior sucesso em Portugal. Neste 9º Congresso teremos, no sábado dia 10 de Setembro, o palestrante Edward MacLaren ( ) que é um dos mais requisitados oradores a nível internacional. O dia 9 de Setembro (sexta feira) será dedicado a várias conferências de oradores portugueses e estrangeiros, de modo a promover e divulgar a Estética Dentária que se pratica em Portugal. Temos o prazer, de anexar a V. Ex.ª, uma proposta de participação como expositores comerciais e/ou patrocinadores deste evento. Apresentamos lhe assim, diferentes modalidades de participação e patrocínio, que vos darão a visibilidade e contacto privilegiado com os congressistas durante todo este evento. Neste sentido, anexa se um formulário sobre as possíveis modalidades de colaboração, que nos deverá ser devolvido com maior brevidade possível. O espaço e os itens a patrocinar, serão atribuídos por prioridade de confirmação (por sped.secretariado@gmail.com ) de participação no congresso. A recepção atempada, será determinante na reserva de espaços ou quaisquer outras negociações a ser implementadas com a Organização. Quaisquer negociações complementares, a serem solicitadas pelas empresas, devem ser implementadas o mais cedo possível, devendo para esse efeito ser pedida a marcação de uma entrevista. Incentivamo lo a participar no 9º Congresso SPED e formar parte de um grande evento onde se concilia qualidade e interesse em inovar! O Presidente A Comissão Organizadora do 9º Congresso Paulo Júlio Almeida O Presidente da Comissão Científica Pedro Nicolau Elisabete Costa Jorge André Cardoso Maria Carlos Quaresma João Desport José Francisco Basto Miguel Fraga Gomes 2

3 3 Local e Data O congresso terá lugar no HOTEL SOLVERDE SPA & WELLNESS GAIA ESPINHO, nas datas de 9 e 10 de Setembro de Planta Dimensões das áreas dos stands: 3 metros por 1,5 metros Se necessário, serão fornecidas a cada stand: mesa de apoio pequena de 0,40mx0,80m ou mesa maior de 0,75mx1,80m 2 cadeiras De modo a maximizar a interação dos visitantes com os stands dos patrocinadores: antes de cada intervalo serão feitos apelos a visitas de stands e indicação da presença de duas zonas de coffee breaks. irá existir sinalética a complementar as informações. 3

4 4 Formas de Patrocínio Patrocinador Exclusivo do Conferencista Principal logótipo no flyer publicitário definitivo na área dos conferencistas principais logótipo no Caderno de Congresso na página dos conferencistas principais (Caderno do Congresso, de formato A5, será incluído nas pastas a fornecer a todos os congressitas) uma página completa de publicidade no Caderno do Congresso, formato A5 publicidade no púlpito dos conferencistas principais projeção de slides com logótipo ou outras informações antes da conferência e durante intervalos valor de 6000 euros Stand Escolher Stand(s) identificados na planta stand de 3m x 1,5m presença de 5 delegados logótipo no flyer publicitário definitivo valor de 1200 euros Aquisição de convites para presença nos 2 dias de congresso pack de 10 convites: valor de 700 euros (valor de venda aos médicos seria 800 euros) pack de 20 convites: valor de 1250 euros (valor de venda aos médicos seria 1600 euros) Pastas dos conferencistas oferta de 350 pastas com publicidade impressa no exterior Crachás dos conferencistas oferta de 350 crachás com publicidade valor de 250 euros (acrescenta à oferta dos crachás) Publicidade no interior das pastas dos conferencistas 4

5 5 brochuras e documentos a incluir nas pastas valor de 200 euros Publicidade no Caderno de Congresso formato a5 publicidade na contra capa 300 euros publicidade no verso da contra capa 250 euros publicidade no verso da capa 250 euros publicidade nas duas páginas centrais 300 euros publicidade em página inteira do interior 250 euros publicidade em meia página do interior 150 euros Pack Gold SPONSOR 1950 euros Stand com valor de 1200 euros publicidade no interior das pastas com valor de 200 euros publicidade em página inteira do interior com valor de 250 euros pack de 5 convites com valor de 500 euros logótipo nos flyers publicitários Prémios de posters Limitado a Centros de Formação. Oferta de Cursos de Formação 4 prémios a selecionar cujo valor seria a participação num curso. Cursos com um mínimo de 6 dias de carga horária. Publicidade com cursos na pasta dos palestrantes, folhetos. Responsável pelo centro de formação faz a entrega do respetivo prémio. 5

6 6 Regras de Pagamento e Inscrição O pagamento das várias modalidades de patrocínio deverão ser regularizadas da seguinte forma: 50% no ato de reserva 50% até à montagem do stand não será permitida montagem de stand sem o valor total estar liquidado. A seleção dos espaços de stand pelos patrocinadores é processada por ordem de chegada da confirmação do patrocínios. Sessões científicas A comissão organizadora do congresso oferece a oportunidade às empresas de patrocinar conferencias científicas durante o evento Número de Delegados por Stand Cada empresa com stand pode ter até cinco delegados, os quais deverão ter uma identificação própria, crachás, que deveram ser solicitados previamente à comissão organizadora do congresso, no formulário em anexo. Apenas pessoas devidamente credenciadas poderão circular. Locais onde pode ser fornecida informação médica e promocional Não será permitida publicidade nas salas das sessões científicas nem noutras zonas fora da exposição. Material escrito promocional ou científico Poderá ser inserido material promocional na pasta do congresso, desde que aprovado previamente e dentro de condições a acordar com a comissão organizadora. O pedido para introdução deste material deverá ser endossado à SPED, juntamente com um exemplar até ao dia 31 de Julho de O material deverá ser entregue no sede da SPED, ao cuidado do Sra Judite Pinho (sped.secretariado@gmail.com) Direitos resultantes de um aluguer de Stand Para além da inscrição dos delegados em número anteriormente acordado, o aluguer de um stand dá direito ao fornecimento de energia eléctrica monofásica. Todos os pedidos especiais, nomeadamente extensões elétricas, fichas triplas, mesas, cadeiras, deveram ser feitos por escrito até 15 dias antes da data da realização do congresso. Não pode ser servida comida ou bebidas diretamente pelos stands. 6

7 7 Entrada e Saída de Mercadorias Não é permitida a entrada de mercadorias pela porta principal do Hotel. Existe para o efeito um cais de cargas e descargas, para a área de Congressos Os descarregamentos serão feitos por ordem de chegada ao local. Os expositores são responsáveis pelo transporte e deslocação das mercadorias dentro do museu. Seguros contra roubo são da responsabilidade da entidade responsável pelo stand/roll up. De forma a reforçar a segurança, solicita se que quaisquer materiais de valor, sejam guardados pelo responsável do Stand na sua ausência. É obrigatório que durante o evento, nomeadamente nos períodos de montagem e desmontagem, sejam sempre desimpedidos : Percursos de evacuação Sinalização de segurança Botões de alarme Meios de combate a incêndios Portas de serviço Saídas de emergência Limpeza A organização é responsável pela limpeza geral de recinto, sendo o Expositor responsável pela limpeza do seu espaço de exposição. A limpeza do entulho resultantes da montagem desmontagem dos stands são da responsabilidade de cada expositor. Stands e Mobiliário O mobiliário a incluir nos espaços de exposição será da inteira responsabilidade de cada expositor. Em caso de necessidades adicionais poderá contactar a organização. Se necessário, serão fornecidas a cada stand: mesa de apoio pequena de 0,40mx0,80m ou mesa maior de 0,75mx1,80m 2 cadeiras Ruídos e Sonorização Durante o decorrer do congresso não será permitida qualquer maquinaria ou equipamento de som susceptível de incomodar ou interferir, de forma direta ou indireta, nas ações dos outros expositores e do próprio congresso, excepto nos períodos de montagem e desmontagem. 7

8 8 Montagens e Desmontagens Não é permitida a entrada de mercadorias pela porta principal do Hotel. Existe para o efeito um cais de cargas e descargas, para a área de Congressos. Os expositores são responsáveis pela entrega das áreas ocupadas no seu estado original de conservação. Caso contrário, proceder se á de imediato à sua reparação, fazendo se cobrar ao expositor, os danos de acordo com valor de mercado. A entrada e saída de material obrigatoriamente terá de ter lugar nos dias e horário previstos para montagem e desmontagem. Horário de Montagens Durante tarde do dia 8 de Setembro de 2016 Horário de Desmontagens As desmontagens e a retirada de todo material terão de ser feitas após o término das sessões, no dia 10 Setembro de Observações Aconselhamos o expositor ou a empresa por ele contratada que agende uma visita ao local com o objectivo de avaliar as necessidades para o seu stand. É proibido suspender, pregar, aparafusar, colar ou qualquer outro meio de fixação nos elementos construtivos (paredes, chão, tecto, colunas, etc.) das instalações. Notar que a remoção de lixos e entulhos são da inteira responsabilidade do expositor. Obrigatoriedade de cada expositor se confinar à sua área contractada. Horário de funcionamento da Exposição Sexta feira, 9 Setembro Sábado, 10 Setembro 09h00 19h00 09h00 19h00 8

9 9 Formulário Por favor devolver este formulário para: Forma de patrocínio requerido (especificar de acordo com as opções listadas nas páginas 4 e 5): No caso da forma de patrocínio incluir um Stand, especificar : 1ª escolha de stand : 2ª escolha de stand (alternativa no caso da 1ª escolha estar já indisponível): (NOTA: Stands A,B,C,D,E e F estão já reservados) Nome da Empresa: NIF: Nome do responsável a contactar: Morada: Código Postal: Telf: e mail: Requisição de Crachás de Expositor em caso de escolha de Stands Especificar os nomes de delegados