Intercâmbio de Grupos de Estudos PROGRAMA INTERNACIONAL DE INTERCÂMBIO PARA JOVENS PROFISSIONAIS GUIA PARA ROTARIANOS

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1 Intercâmbio de Grupos de Estudos PROGRAMA INTERNACIONAL DE INTERCÂMBIO PARA JOVENS PROFISSIONAIS GUIA PARA ROTARIANOS

2 A publicação Intercâmbio de Grupos de Estudos Guia para Rotarianos é dirigida a presidentes de subcomissão distrital de IGE, líderes de equipe de IGE, governadores de distrito, e outros rotarianos envolvidos com este programa da Fundação Rotária. Use-a para familiarizar-se com as normas e os procedimentos que regem essa iniciativa internacional da Fundação Rotária para jovens profissionais. As informações contidas neste manual eram válidas por ocasião da publicação. Modificações adotadas pelos curadores da Fundação Rotária após sua impressão sobrepõem-se às afirmações aqui dispostas. Além disso, outras circunstâncias que fogem a nosso controle podem afetar certos aspectos, tais como preparativos de viagem e cumprimento de exigências de determinados países. As subcomissões distritais de IGE dos países anfitrião e patrocinador, tanto quanto os integrantes e líderes de equipe de IGE, devem checar antes da viagem se houve alguma mudança nos requisitos. Caso qualquer das normas aqui contidas viole algum preceito legal aplicado em seu distrito, contate o departamento de IGE, na Fundação Rotária, para obter instruções sobre como proceder.

3 Conteúdo Cronograma do IGE 2 Introdução 3 Seção 1: Participação e formação de parcerias no programa de IGE Seleção da subcomissão distrital de IGE 6 Preenchimento e envio do formulário de inscrição distrital para IGE 8 Formação de parcerias 8 Divulgação das parcerias 9 Assembleia internacional 9 Seção 2: Recebendo equipes de IGE Como receber uma equipe 10 Seção 3: Patrocínio de equipes de IGE Como enviar uma equipe 16 Seleção e orientação 17 Viagem da equipe 23 Avaliação do intercâmbio e contato com ex-participantes 25 Seção 4: Implementação de programas bem-sucedidos Status probatório 26 Suspensão da bolsa 26 Procedimentos para status probatório e suspensão de subsídios 27 Conscientização cultural 27 Prevenção de abuso e assédio sexual 27 Resolução de divergências 28 Dúvidas mais comuns 28 Cancelamento de um IGE 29 Recursos 30 Seção 5: Formulários Guia para Promoção do Intercâmbio de Grupos de Estudos 32 Solicitação de Reserva de Passagens para a Equipe de IGE Representantes autorizados dos Serviços de Viagem do RI (RITS) 39 Pedido de Autorização para Compra Local de Passagens para a Equipe de IGE 40 Certificado de Obtenção de Seguro para os Membros e o Líder da Equipe de IGE 41 Atestado Médico para os Membros e o Líder da Equipe de IGE 42 Intercâmbio de Grupos de Estudos Itinerário no distrito anfitrião 43 Pedido de Subsídio por Participação de Equipe de IGE na Conferência Distrital 44 Pedido para Subsídio por Viagens da Equipe de IGE no Distrito Anfitrião 45 Pedido de Subsídio para Estudo de Idioma por Equipe de IGE 46 Pedido de Subsídio para Pernoite Forçado 47 Pedido de Suplementação para Programa de IGE através do Sistema SHARE 48 Dados do Rotariano Recebedor dos Fundos Dados Pessoais 51 Relatório Final do IGE Avaliação do IGE Avaliação do IGE pelo Distrito Anfitrião 56 Relato sobre Experiência com o IGE 57

4 Cronograma do IGE Segue abaixo um cronograma geral para auxiliar rotarianos a planejar o IGE de seus distritos. Julho e agosto Governadores eleitos de distrito recebem por os formulários de Inscrição Distrital para IGE (167-PT). 1º de outubro Prazo final para entrega por à Fundação Rotária dos formulários de Inscrição Distrital preenchidos. Novembro a janeiro Curadores confirmam as parcerias e notificam os distritos. Os governadores eleitos de distrito confirmam as datas de viagem das equipes por meio do formulário IGE Informações sobre Viagem, que deve ser enviado por à Fundação Rotária até o dia 1º de janeiro. Junho e julho Presidente da subcomissão distrital de IGE recebe formulários de inscrição de membros e líder de equipe programação e material promocional por e distintivos de lapela por correio. Pelo menos seis meses antes da partida Comissão distrital de seleção de IGE entrevista candidatos e escolhe líder e membros da equipe. Um mês e meio antes do embarque Anfitriões enviam por o itinerário proposto aprovado pelas equipes visitantes ao coordenador de IGE na Fundação Rotária. Formulários de inscrição, certificados de obtenção de seguro e atestados médicos devem ser enviados por à Fundação Rotária. Pedidos de reserva de passagens para a equipe de IGE devem ser remetidos por ao Departamento de Intercâmbio de Grupos de Estudos e ao RITS (Serviços de Viagens do Rotary International) ou representante autorizado. Observação: Se os documentos exigidos não forem recebidos pela Fundação no mínimo 45 dias antes da partida, o IGE pode ser CANCELADO ou ADIADO. Dois meses após o retorno Prazo para encaminhamento por dos relatórios finais (em formato eletrônico) das equipes à Fundação Rotária, aos governadores dos distritos e aos presidentes das subcomissões distritais de IGE dos distritos participantes. 2 I N T E R C Â M B I O D E G R U P O S D E E S T U D O S

5 Introdução O que é o Intercâmbio de Grupos de Estudos? O Intercâmbio de Grupos de Estudos é um programa educacional da Fundação Rotária em que distritos rotários de diferentes países formam parcerias para enviar e receber equipes profissionais, compostas de um líder rotariano e de membros não-rotarianos, por quatro a seis semanas. Sempre que possível, os participantes se hospedam em lares de rotarianos. Uma equipe de IGE típica é formada por quatro membros e um líder rotariano. Os distritos têm a opção de financiar até dois membros adicionais com seu Fundo Distrital de Utilização Controlada (FDUC) (para mais informações veja a seção Suplementação para Programa de IGE através do Sistema SHARE, na página 4). Metas e Objetivos O Intercâmbio de Grupos de Estudos oferece oportunidade única, em termos culturais e de capacitação, a jovens profissionais em fase inicial de carreira. O programa foi criado com o intuito de aprimorar nos participantes as habilidades vocacionais e qualidades de líder, para que possam atender às necessidades de suas comunidades e cumprir as exigências de um mercado de trabalho cada vez mais globalizado. Além disso, o IGE oferece a rotarianos a oportunidade de participar do processo de envio e recepção de grupos, uma experiência educativa que contribui para o cumprimento da missão do Rotary. O IGE é um programa abrangente de viagens internacionais e atividades em equipe. Dias de observação profissional Oferecem aos participantes a oportunidade de verificar como suas ocupações são exercidas em outros países. Beneficiam suas carreiras a longo prazo, por meio de participação em programas de estudos, debates e troca de ideias em suas áreas específicas de atuação. Experiências culturais Permitem que os participantes, por meio de um programa estruturado, conheçam povo, cultura, idioma, e instituições de outros países. Promovem a apreciação da diversidade cultural em todo o mundo. Oportunidades para companheirismo Proveem a oportunidade de convivência entre os membros das equipes e seus anfitriões, em ambiente de amizade e boa vontade. Permitem a conscientização recíproca sobre problemas, aspirações e inquietações comunitárias. Fomentam amizades duradouras e maior compreensão internacional. Participação de rotarianos O IGE oferece a rotarianos a oportunidade de prestar serviços internacionalmente e proporcionar a jovens profissionais, em início de carreira, uma perspectiva de como suas ocupações são exercidas em outros países e culturas. O impacto humanitário do Rotary International ao redor do globo é realmente inspirador. As viagens de intercâmbio transformam vidas e a organização está definitivamente contribuindo para um mundo melhor: uma viagem, um sócio e um clube de cada vez. Ao regressar tornei-me o mais novo sócio do Rotary Club de minha comunidade. Membro de equipe de IGE do Distrito 5570 (Oklahoma, EUA) que visitou o Distrito 4480 (Brasil) G U I A P A R A R O T A R I A N O S 3

6 Responsabilidades do coordenador de IGE na Fundação Rotária Fornecer material de apoio e sugestões para o planejamento do intercâmbio. Oferecer informações sobre intercâmbios anteriores do distrito. Ajudar a contatar o distrito parceiro, se necessário. Receber e analisar os documentos exigidos antes da viagem e os pedidos de reembolso. Antes de contatar o coordenador consulte este manual, pois ele contém respostas para muitas perguntas. Financiamento de IGE Para inscrever-se em um programa de IGE, o distrito deve enviar à Fundação o formulário de inscrição distrital (167-PT) preenchido e assinado pelo governador eleito e pelo presidente da comissão distrital da Fundação Rotária. Na página 8, encontrará detalhes sobre esse formulário. Os pedidos distritais de IGE são aprovados somente se houver verbas disponíveis do Fundo Mundial ou FDUC para o ano de realização dos intercâmbios solicitados. IGE financiado pelo Fundo Mundial Em abril de 2009, os curadores da Fundação Rotária decidiram que a partir de , os distritos poderão enviar uma equipe de IGE financiada pelo Fundo Mundial somente a cada dois anos, independente de suas contribuições à Fundação Rotária. A quantia disponível para IGE no Fundo Mundial não é cumulativa. Os distritos podem enviar e receber equipes todo ano ou a cada dois anos, dependendo do acordo feito com os distritos parceiros. Observe que os distritos têm a opção de alocar uma porção do FDUC através do SHARE para realizar intercâmbios todo ano. Estas diretrizes estão sujeitas a mudanças pelos curadores da Fundação Rotária, portanto, cheque os dados atualizados sobre financiamentos do programa em IGE adicional Distritos podem optar por alocar FDUC por intermédio do SHARE para financiar intercâmbios adicionais. O custo para o distrito enviar uma equipe de IGE utilizando FDUC é de US$ (ou US$7.000 no caso de IGE com país vizinho). O distrito deve ter fundos alocados no Sistema SHARE à época em que se inscrever para enviar uma equipe de IGE. Quantidade de IGEs permitidos por distrito Os distritos podem enviar no máximo duas equipes de IGE por ano. IGE doado O IGE patrocinado por FDUC doado pelo distrito parceiro pode ser realizado por distritos que estejam enviando e recebendo uma equipe de IGE no mesmo ano. O FDUC doado pode ser na forma de doação única de US$ (US$7.000 no caso de IGE com país vizinho), ou doação conjunta, que ocorre quando o distrito doador cobre metade das despesas de envio da equipe do distrito parceiro (US$6.500, ou US$3.500 no caso de intercâmbio com país vizinho), e este último aloca o restante do custo por meio do FDUC. Doações de FDUC podem ser efetuadas exclusivamente pela totalidade ou metade do custo do IGE. O distrito doador é responsável tanto pela doação ao distrito parceiro quanto pelo financiamento de sua própria equipe de IGE, seja por meio do Fundo Mundial ou por alocação do FDUC. Financiamento para IGE proveniente do Fundo Mundial não pode ser doado por um distrito a outro, nem dividido para ser utilizado em dois anos do programa. Suplementação para Programa de IGE através do Sistema SHARE Se o distrito solicitou suficiente alocação de fundos ao Sistema SHARE, pode utilizar uma das seguintes opções de suplementação. (Formulário para solicitar suplementação encontra-se no Pedido de Suplementação para Programa de IGE através do Sistema SHARE, na página 48.) 4 I N T E R C Â M B I O D E G R U P O S D E E S T U D O S

7 Membros adicionais de equipe O distrito pode incluir até dois membros adicionais alocando US$3.000 do FDUC por pessoa, ou US$2.000 no caso de IGE entre países vizinhos. A emissão de passagens para membros adicionais somente é autorizada após o coordenador do IGE verificar se há suficiente FDUC alocado. A aprovação para a inclusão de membros adicionais é condicional ao recebimento de um pedido de suplementação com endosso do governador do distrito anfitrião. Orientação da equipe O distrito é elegível para receber verba de US$1.000 para orientação de equipe de IGE, desde que tenha alocado o mesmo valor em FDUC para esta categoria do Sistema SHARE. A quantia visa cobrir as despesas associadas a planejamento e implementação das atividades de orientação das equipes que viajarão a outros países, e poderá ser usada para custear a participação da equipe de IGE em um seminário de orientação multidistrital. É obrigatória a participação da equipe, antes da viagem, em programa de orientação de pelo menos 12 horas. Suplementação para estudo de idioma O distrito é elegível a subsídio adicional (além dos US$1.000 oferecidos pela Fundação) para cobrir custos de estudo de idioma, se tiver alocado fundos a essa categoria por intermédio do Sistema SHARE. A Fundação Rotária financia O transporte mais econômico para cada equipe, desde um ponto de partida comum no distrito patrocinador (ou redondezas), até o ponto de chegada no distrito anfitrião (ou redondezas), bem como o transporte de volta, entre os mesmos pontos. Custos adicionais resultantes de cancelamento justificado das passagens de membros ou líderes de equipe que não possam participar da viagem e subseqüente emissão de novas passagens para os suplentes. Acomodações e refeições até um máximo de US$150, ou equivalente por pessoa, para pernoites em virtude da falta de conexão direta, ou uma diária de US$100 no caso de problemas com conexão de voos. Os reembolsos são efetuados após a conclusão do intercâmbio, mediante apresentação dos recibos pertinentes. Custos relacionados a suplementações do programa, dependendo da elegibilidade do distrito e da alocação do FDUC. Verbas adicionais estão disponíveis a distritos de países de baixa renda. O valor independe do tamanho da equipe. (Detalhes na página 45.) A Fundação Rotária não financia Transporte de ida e volta aos aeroportos Taxas de embarque dos países Vistos Custos referentes à obtenção de seguro Vacinas/imunizações Pernoites opcionais durante a viagem ao distrito anfitrião Viagens particulares Despesas decorrentes de alterações no roteiro de viagens, inclusive escalas opcionais Aumento no valor de tarifa aérea e taxas em decorrência de antecipação da viagem Taxas por excesso de bagagem e seguro contra cancelamento de voo Aumento de preço das passagens em conseqüência de apresentação extemporânea ou incompleta de documentação e informações, ou demora na finalização do roteiro da viagem IGEs poderão ser cancelados ou adiados se os documentos exigidos não forem recebidos pela Fundação pelo menos 45 dias antes da data de partida. Todos os planos de viagem, inclusive relativos às viagens pessoais após a conclusão do programa, devem ser finalizados um mês antes da partida. G U I A P A R A R O T A R I A N O S 5

8 S E Ç Ã O 1 Participação e formação de parcerias no programa de IGE Planejamento de um IGE SELEÇÃO DA SUBCOMISSÃO DISTRITAL DE IGE O governador forma a subcomissão distrital de IGE com pelo menos três membros com mandatos escalonados. O governador eleito deve integrar a subcomissão e, junto com o governador, selecionar os demais membros. A subcomissão distrital de IGE difere da comissão de seleção, que é responsável pela seleção da equipe de IGE do distrito. O governador e o governador eleito participam de ambas. IGEs bem planejados, com orientação e objetivos claros, tendem a obter êxito. Considere as metas de serviços internacionais do distrito como um todo e defina como o IGE poderá contribuir para alcançá-las. De que outros programas da Fundação o distrito participa? Se o distrito concluiu projeto de Subsídios Equivalentes com outro distrito, um IGE seria excelente oportunidade de observar o resultado do projeto. Quais são as indústrias predominantes no distrito? Talvez seja interessante procurar distritos parceiros que tenham o mesmo tipo de indústrias. Em que áreas de prestação de serviços do Rotary o distrito está envolvido: paz e prevenção/resolução de conflitos, prevenção e tratamento de doenças, recursos hídricos e saneamento, saúde materno-infantil, educação básica e alfabetização, desenvolvimento econômico e comunitário? Uma equipe de IGE composta de especialistas nessas áreas poderia ser indicada para dar continuidade a projetos de clube ou distrito. Que regiões do mundo foram visitadas por equipes de IGE do distrito nos últimos cinco anos? Os relatos de parcerias devem ser variados. Por exemplo, caso o distrito não tenha enviado recentemente equipe de IGE ao sudeste da Ásia ou a país de baixa renda, talvez seja interessante formar parceria com um distrito dessas regiões do mundo. 6 I N T E R C Â M B I O D E G R U P O S D E E S T U D O S Responsabilidades da subcomissão distrital de IGE Certificar-se de que a equipe visitante e a que vai viajar recebam o devido apoio dos clubes e distrito Distribuir materiais sobre o IGE Divulgar o programa Preparar as equipes antes da viagem por meio de programa de orientação Preparar o itinerário para a equipe visitante e detalhes logísticos Assegurar a observância das normas do programa Fixar prazos distritais importantes relacionados ao IGE Atuar como elo entre as comissões de clubes e os funcionários responsáveis por IGE na Fundação Rotária Coordenar os procedimentos necessários após a conclusão do intercâmbio e assegurar que os relatórios finais sejam enviados à Fundação A subcomissão distrital de IGE não é responsável por selecionar os membros da equipe. Veja Comissão de Seleção (página 17) para mais detalhes. Variações no modelo tradicional de IGE Não é necessária aprovação dos curadores para os seguintes tipos de intercâmbio, supondo que todos os candidatos satisfaçam os critérios de elegibilidade do programa: IGE em área de enfoque As equipes devem ser compostas por pessoas com profissões relacionadas a uma ou mais das áreas de enfoque da Fundação (paz e prevenção/ resolução de conflitos, prevenção e tratamento de doenças, recursos hídricos e saneamento, saúde infantil e maternal, educação básica e alfabetização, e desenvolvimento comunitário

9 e econômico). Se o distrito determina que a comunidade possui um ponto forte relacionado a uma das áreas de enfoque, este pode recrutar profissionais locais para ajudar em atividades no distrito parceiro. Do mesmo modo, necessidades da comunidade podem ser tratadas por profissionais do outro distrito. IGE univocacional (composto de representantes de uma única profissão) Uma equipe de IGE pode ser composta por membros de uma única profissão, ou seja, todos médicos, ecologistas, psicólogos, professores, etc. IGE cultural A equipe pode ser composta por pessoas com diferentes vivências (tal como músicos, artistas, lingüistas, curadores de museus, etc.) para que compartilhem seus talentos e experiências artísticas, educacionais e culturais com a comunidade anfitriã. IGE com distritos adjacentes Dois distritos adjacentes podem unir-se para participar do mesmo IGE, desde que escolham equipes compostas de membros provenientes de ambos os distritos e que o itinerário a ser seguido pela equipe visitante inclua pontos de interesse, atividades profissionais e estadias com famílias em ambos os distritos durante a parte recíproca do intercâmbio. IGE entre países vizinhos Distritos podem participar de intercâmbios com países vizinhos por um custo reduzido de US$7.000 do FDUC. IGE entre países vizinhos é um intercâmbio entre distritos localizados em nações fronteiriças ou geograficamente próximas. Em distritos que abrangem mais de um país, as duas localidades envolvidas no intercâmbio devem ser de países fronteiriços ou geograficamente próximos. Funcionários responsáveis por IGE na Fundação Rotária podem ser contatados para saber se o distrito se qualifica para intercâmbio com determinado país vizinho. IGE humanitário Inúmeras equipes de IGE encontraram a maneira perfeita de fortalecer amizades travadas durante seus intercâmbios identificaram necessidades do distrito anfitrião e retornaram a seus países com uma proposta para pedido de subsídio da Fundação. Talvez uma comunidade do distrito anfitrião tenha acesso limitado a água potável, clínicas de reabilitação ou serviços de imunização ou, ainda, as escolas locais careçam de suprimentos adequados. Seja qual for a necessidade, não há melhor maneira de estreitar as relações entre distritos do que complementar um IGE com um projeto de Subsídio Humanitário. Os distritos devem solicitar aos membros de equipe que, com base em suas habilidades profissionais, sugiram ideias de projetos em seus relatórios finais. Necessária aprovação dos curadores Propostas de IGE que requerem análise dos curadores Desde sua criação, em 1965, o programa de IGE vem se dedicando principalmente a intercâmbios entre países rotários. Nos últimos anos, diversos intercâmbios foram realizados com países ainda não afiliados ao Rotary, como o Vietnã. Em caráter excepcional e com a aprovação dos curadores, os distritos podem usar verbas do Fundo Distrital de Utilização Controlada para intercâmbios com países não-rotários cujo custo seja igual ao de um IGE regular. Os dois Rotary Clubs da China (Pequim e Xangai) são agora elegíveis para obter subsídios conjuntos através do Fundo Mundial para enviar equipe de IGE anualmente. Porém, como a China vem se tornando um parceiro cada vez mais cobiçado, a Fundação recomenda que distritos interessados em parceria com clubes daquele país os contatem e informem-se sobre o interesse destes últimos na parceria antes de enviarem o formulário de inscrição em IGE (167-PT). Contate o departamento de IGE na Fundação Rotária para obter informações adicionais sobre as diretrizes dos curadores e procedimentos para submeter uma proposta. Busca de parceiros futuros Se a subcomissão distrital de IGE tem uma ideia clara dos países com os quais deseja fazer intercâmbio no futuro, o distrito poderá contatar um parceiro potencial com meses de antecedência. Veja abaixo algumas formas de aumentar as chances de encontrar um parceiro de IGE para o distrito: Envie s, faxes ou cartas a possíveis parceiros. Aproveite as reuniões e eventos do Rotary International para conhecer pessoas e fazer contatos. Criando tolerância e compreensão por meio do IGE O Distrito 5490 (EUA) e o Distrito 9680 (Austrália) trabalharam juntos para criar uma experiência histórica através de um IGE. Em eles realizaram o primeiro IGE específico para pessoas em cadeira de rodas, que mudou a percepção sobre deficientes físicos e serviu como inspiração para outras equipes. G U I A P A R A R O T A R I A N O S 7

10 Dicas para obter êxito Convide ex-membros e ex-líderes de equipes para ajudar a promover o programa em reuniões de clube. Destaque o aspecto profissional do IGE e convide rotarianos para falar de suas ocupações. Destaque a relação do IGE com outros programas da Fundação. Passe uma lista dos distritos ou regiões desejados ao governador eleito para que ele tente estabelecer contato durante a assembleia Internacional. É possível que haja uma reunião prevista especialmente para distritos que estejam buscando parceiros de IGE. Peça ao governador eleito que divulgue o perfil do distrito a parceiros potenciais e colha informações para os anos seguintes. Lembre ao governador eleito que os acordos realizados durante a assembleia devem ser posteriormente discutidos no distrito e seguidos de termo de compromisso. Termos de compromisso entre os governadores de distrito não são documentos formais, mas ajudam a registrar o diálogo que poderá levar a um acordo de intercâmbio. Pergunte ao outro distrito se planeja enviar uma ou mais equipes de IGE e certifique-se de que há fundos disponíveis, ou aborde a possibilidade de uma doação de FDUC. Os distritos não devem planejar um intercâmbio com mais de três anos de antecedência. Dessa forma, os futuros líderes do distrito poderão participar do planejamento de intercâmbios que acontecerão durante seus mandatos. A equipe de funcionários da Fundação encarregada do programa IGE auxilia no emparceiramento apenas para o ano seguinte. PREENCHIMENTO E ENVIO DO FORMULÁRIO DE INSCRIÇÃO DISTRITAL PARA IGE O governador eleito, em conjunto com a comissão distrital da Fundação Rotária, deve enviar por o formulário de Inscrição Distrital para Intercâmbio de Grupos de Estudos (167- PT) para viagens no ano de seu mandato. O Pensamos que estávamos de acordo. O distrito prometeu formar parceria conosco e agora descobrimos que já acertou com outro distrito! Situações similares ocorrem todos os anos. Para evitar esse inconveniente é importante obter um acordo por escrito do distrito parceiro, manter contato regular com este e lembrá-lo do acertado ao se aproximar o prazo para o envio do pedido. Distritos não devem aceitar compromissos que não possam cumprir. Fazer diversos acordos em um único ano é injusto e prejudicial aos distritos com os quais se comprometeu, podendo resultar em distritos sem parceiros para IGE. formulário deve ser recebido pelo departamento de IGE na Fundação Rotária até 1º de outubro do ano anterior ao da realização do intercâmbio. Consulte o cronograma na página 2. O material de inscrição e instruções para seu preenchimento são enviados por aos distritos em julho de cada ano, estando também disponíveis para download no site do RI ( O formulário de inscrição distrital deve: Indicar o tipo de financiamento que o distrito usará para cobrir as despesas de envio da equipe de IGE. Indicar claramente o objetivo e metas do intercâmbio. Citar tipos de atividades das quais a equipe visitante irá participar e locais que visitará. Apresentar os planos para hospedagem da equipe visitante. Indicar qual é o distrito parceiro. Se ainda não houver um distrito parceiro definido, indicar as três regiões geográficas de preferência (ver seção de Formação de Parcerias). Antes de enviar o formulário, certificar-se de que inclui as assinaturas do atual governador eleito de distrito e do presidente da comissão distrital da Fundação Rotária. Os distritos podem enviar até duas equipes de IGE ao ano. Cada intercâmbio requer um formulário de inscrição à parte. FORMAÇÃO DE PARCERIAS Autoemparceiramento Distritos que possuem parceiros potenciais devem indicá-los na seção Autoemparceiramento prévio da Inscrição Distrital para IGE (167-PT). Os curadores considerarão como autoemparceiramento somente os distritos que indicarem interesse mútuo. Os distritos NÃO devem listar parceiros que não concordaram previamente em trabalhar em conjunto. Os curadores reconhecem os benefícios dos autoemparceiramentos e dão preferência àqueles que exploram diversidade cultural, de idioma e de regiões. Parcerias determinadas pelos curadores Todo ano, cerca de 40% dos distritos não conseguem encontrar parceiros de IGE antes do prazo final de inscrição de 1º de outubro. Nesses 8 I N T E R C Â M B I O D E G R U P O S D E E S T U D O S

11 casos, os curadores organizam parcerias apropriadas com base na história, disponibilidade e preferência geográfica dos distritos envolvidos. No formulário de inscrição devem estar listadas, em ordem de prioridade, três regiões geográficas de preferência para a parceria. A menos que já tenha sido feito um acordo, não se deve indicar um distrito de preferência. A Fundação Rotária incentiva os distritos a selecionar regiões geográficas com as quais não tenham formado parcerias nos últimos 5 a 10 anos. Se o distrito ficou sem parceiro O fato de o distrito enviar um formulário de inscrição para IGE não garante que este será aprovado. Se não for possível formar uma parceria até janeiro, funcionários do programa de IGE se reunirão com o governador eleito, durante a assembleia internacional, para garantir que uma seja estabelecida. O distrito deve contatar o departamento de IGE para conhecer as opções existentes para sua área. Dicas para obter êxito Os curadores reservam-se o direito de determinar quais distritos serão emparceirados, de acordo com fatores geográficos, sócioeconômicos e culturais. Os distritos devem ser flexíveis e aceitar a parceria determinada pelos curadores, pois a disponibilidade de intercâmbios varia de um ano para outro. Caso a parceria seja cancelada, não há garantia de que a Fundação possa designar um distrito parceiro alternativo. Perfil dos distritos Dados sobre o histórico de participação e desempenho dos distritos em programas de IGE podem ser compilados mediante solicitação. O coordenador de IGE deve ser contatado para obter mais detalhes. DIVULGAÇÃO DAS PARCERIAS As parcerias são anunciadas até janeiro, o mais tardar. Governadores eleitos receberão a confirmação eletrônica do emparceiramento juntamente com o formulário de Informações sobre Viagem a ser preenchido com as datas da viagem, local de partida/chegada no distrito anfitrião e alojamento da equipe, e posteriormente enviado ao departamento de IGE até 1º de janeiro. Ao ser notificado da formação de parceria, o distrito deve: Contatar o parceiro de IGE para juntos preencherem o formulário Informações sobre Viagem por . Os dados para contato do governador eleito do distrito parceiro poderão ser encontrados no fórum do IGE disponível através do Acesso ao Portal, no site do RI, ou contatando o coordenador de IGE. Resolver problemas relativos às parcerias contatando o coordenador de IGE. Informar os sócios do distrito sobre a parceria formada, por meio da carta mensal ou de um comunicado geral. Essa é também ótima oportunidade para pedir ajuda dos clubes na busca de candidatos para formar a equipe. ASSEMBLEIA INTERNACIONAL Como a formação de parcerias é, em geral, finalizada muito antes da assembleia internacional, os governadores eleitos não devem considerar tal evento como oportunidade para procurar um distrito parceiro. A subcomissão distrital de IGE deve informar o governador eleito sobre suas atribuições com relação ao programa durante a assembleia internacional. Responsabilidades do governador eleito Conhecer pessoalmente o governador eleito do distrito parceiro, o qual estará sentado ao seu lado em uma ou mais sessões plenárias da assembleia internacional. As datas e horários dessas sessões serão divulgados com antecedência. Confirmar as datas de partida e de chegada da própria equipe e da equipe visitante. Esclarecer o que se espera quanto ao itinerário da visita, tamanho da equipe, expectativas profissionais e conhecimento de idiomas. Assegurar que ambos os governadores eleitos tenham enviado o formulário Informações sobre Viagem preenchido ao departamento de IGE. Visitar o estande da Fundação para esclarecer dúvidas relativas a IGE e entregar qualquer documentação faltante. Autoemparceiramento de distritos Se dois distritos concordam em formar parceria, ambos podem encaminhar a inscrição antes de 1 o de outubro, para aprovação antecipada pelos curadores. Uma comunicação escrita da intenção de participar de um IGE não substitui o pedido de inscrição. Todos os distritos devem enviar o formulário de Inscrição Distrital para Intercâmbio de Grupos de Estudos (167-PT) à Fundação Rotária. Recomenda-se que o governador eleito leve de cinco a dez kits do perfil distrital à assembleia internacional. Cada um deles deve conter modelos de itinerários usados no passado, fotos e vídeos de lugares de interesse histórico ou cultural, informações para contato com o presidente da subcomissão distrital de IGE e uma proposta para intercâmbio futuro. Esse material é útil em encontros com governadores eleitos de distritos parceiros potenciais. G U I A P A R A R O T A R I A N O S 9

12 S E Ç Ã O 2 Recebendo equipes de IGE COMO RECEBER UMA EQUIPE Se seu distrito está recebendo uma equipe de distrito piloto do Plano Visão de Futuro, esta seção ainda assim é aplicável. Veja mais informações em Responsabilidades financeiras do distrito As responsabilidades financeiras têm início na chegada da equipe visitante ao distrito anfitrião, entre elas: Refeições e acomodações para a equipe Viagens internas durante a estadia, inclusive transporte de ida e volta ao aeroporto (distritos localizados em países de baixa renda devem utilizar o Pedido de Subsídio para Viagens Internas da Equipe de IGE, na página 45) Acomodações públicas (hotéis, pensões, etc.) quando necessário ou quando não houver possibilidade de hospedagem em lares de rotarianos Comparecimento à conferência distrital, caso esteja na programação da equipe de IGE (veja Pedido de Subsídio para Participação na Conferência Distrital, na página 44) Divulgação do programa Consulte o Guia para promoção do Intercâmbio de Grupos de Estudos, na seção 5 (Apêndices e formulários) e o site do RI, Enviar comunicados promovendo o IGE aos principais jornais no distrito. Enfatizar o aspecto educativo do programa e a importante missão de representantes do país exercida pelos participantes. Citar o país que a equipe irá visitar e a época da viagem, se esta já estiver determinada. Esclarecer que os candidatos a membros de equipe deverão inscrever-se por intermédio dos Rotary Clubs locais. Convidar palestrantes para promover o programa nas reuniões dos Rotary Clubs (ex-membros e ex-líderes de equipes de IGE que residam no distrito, e membros da subcomissão distrital de IGE). Contatar rotarianos, residentes locais ou membros de organizações internacionais que tenham morado no país que a equipe visitará. Pedir ajuda de rotarianos que trabalhem nas áreas de publicidade e relaçõespúblicas. Informar empresas, negócios e associações locais, da possibilidade de enviar palestrantes para divulgar essa oportunidade internacional a potenciais membros de equipe. Comunicação com o distrito parceiro Definir a duração da visita. Confirmar com o distrito a data e o local de chegada e partida no distrito parceiro. A equipe deverá chegar e partir da mesma cidade no distrito anfitrião. Enviar à subcomissão de IGE do distrito parceiro informações sobre o país, ou países, em que o distrito se localiza. Fornecer informações sobre o clima, indumentária usual, costumes, etc. O distrito de origem deve providenciar os dados pessoais e profissionais da equipe de IGE e enviá-los ao distrito anfitrião com pelo menos três meses de antecedência. É 1 0 I N T E R C Â M B I O D E G R U P O S D E E S T U D O S

13 preciso especificar claramente as qualificações e expectativas profissionais dos membros da equipe para que a parte vocacional do programa seja devidamente programada. Se o distrito anfitrião não receber essas informações, não poderá planejar um itinerário adequado à experiência da equipe. Busca de famílias anfitriãs Pedir aos clubes que recomendem famílias anfitriãs potenciais e forneçam seus nomes, endereços, telefone, fax, e outras informações úteis, tais como número de membros na família, respectivas profissões e idade dos filhos. Solicitar aos clubes que enviem os dados das famílias à subcomissão pelo menos quatro meses antes da chegada da equipe visitante. Uma sugestão é criar lista na qual rotarianos indiquem datas e por quanto tempo podem hospedar visitantes. Acomodações alternativas As normas do programa exigem que o distrito hospede as equipes de IGE em lares de rotarianos, entretanto, sabemos que nem sempre isto é possível. É responsabilidade do distrito anfitrião encontrar acomodações alternativas adequadas. Explicar, no formulário de Inscrição Distrital para IGE (167-PT), porque o distrito não pode oferecer hospedagem com famílias de rotarianos. O distrito anfitrião é responsável pelos custos de acomodação alternativa, como hotéis ou pensões. Preparação do itinerário da equipe visitante O distrito anfitrião deve fornecer um itinerário final à equipe visitante e à Fundação Rotária pelo menos um mês e meio antes do embarque. Caso o distrito anfitrião não o faça, a viagem poderá ser adiada ou cancelada. O distrito patrocinador deverá aprovar tal itinerário final antes da emissão das passagens, indicando que concorda com o tipo e número de dias de observação profissional e com as informações de contato fornecidas. Distritos anfitriões devem ter em mente que são tão responsáveis pela equipe de IGE quanto o distrito patrocinador, inclusive durante o processo de planejamento. Os distritos devem trabalhar juntos para enviar ao RI o itinerário e os outros documentos exigidos dentro do prazo. Um exemplo de itinerário para uma semana pode ser visto na seção 5 (Apêndices e formulários) deste guia e em O itinerário a ser enviado pode ser em diferente formato deste exemplo, o importante é que contenha os dados mencionados acima. O itinerário deve conter uma lista detalhada de todos os locais, dias e horários das atividades planejadas para os visitantes. O itinerário do distrito anfitrião deve indicar o local e uma pessoa de contato para cada membro em qualquer momento da viagem. Os programas de IGE devem durar entre quatro e seis semanas. Qualquer exceção com respeito à duração do programa deve ser aprovada pela Fundação. O itinerário do distrito anfitrião deve conter as seguintes informações: Nomes, endereços e informações de contato de cada família anfitriã Datas de estadia na casa de cada família anfitriã Horário de todas as atividades planejadas Local específico de todas as atividades planejadas Nomes e informações de contato dos rotarianos que estarão acompanhando a equipe Cinco dias dedicados à observação profissional para cada membro da equipe Um ou dois dias de descanso após a chegada Meio dia de descanso no meio da semana Um dia de descanso no fim de semana Dois dias inteiros de descanso no meio da viagem Aprovação do distrito patrocinador Outros requisitos: Dedicar cinco dias à observação profissional para cada membro da equipe. Designar um membro da subcomissão distrital de IGE para coordenar o aspecto profissional do intercâmbio. Dicas para obter êxito O itinerário deve ser preparado pelo menos quatro meses antes da viagem da equipe de IGE. Os presidentes das subcomissões de IGE de ambos os distritos devem iniciar contato pelo menos cinco meses antes da data marcada para a viagem, para planejar as atividades. As equipes devem passar significativo período de tempo com as famílias anfitriãs. Todos os clubes anfitriões devem ter sido orientados e estar preparados para receber a equipe. G U I A P A R A R O T A R I A N O S 1 1

14 Dicas para um bom itinerário Os cinco dias de observação profissional exigidos para cada membro não têm que ser consecutivos, uma vez que dependem da disponibilidade de seus colegas de profissão. A área de trabalho observada deve obrigatoriamente corresponder à profissão dos integrantes da equipe. A importância dos dias de observação profissional deve ser enfatizada. É geralmente difícil para profissionais tirar uma licença prolongada de seu trabalho. Visitas bem planejadas de observação profissional mostram à empresa, organização e empregado, os benefícios que podem resultar de um IGE. Um ou dois dias de descanso imediatamente após a cerimônia de boas-vindas e antes do início oficial das atividades planejadas para a visita, para que a equipe se recupere da viagem. Na medida do possível, o itinerário deve atender aos interesses dos visitantes, procurando incluir: A cidade. Arquitetura local, sistema de transporte público, edifícios importantes, locais históricos. O país. Recursos naturais, beleza cênica e locais históricos. O governo. Estrutura governamental, debates com autoridades locais. Sistema judiciário. Tribunais, escritórios de advocacia, presídios, delegacias de polícia. Sistema educativo. Escolas, faculdades, universidades, institutos técnicos, ministério da educação. Serviços sociais. Órgãos de assistência social e instituições de prestação de serviços. Agricultura. Fazendas e sítios agrícolas, pecuários, agropecuários. Comércio. Bancos, shopping centers, bolsas de valores, estabelecimentos comerciais. Indústria. Indústrias de manufatura, fábricas de produtos alimentícios, centros comerciais de indústrias. Pesquisa. Laboratórios, instituições de pesquisa e desenvolvimento. Religião e cultura. Templos religiosos, salas de concertos e ópera, museus, teatros, galerias de arte. Recreação e esportes. Praias, estâncias, centros recreativos e de lazer, centros desportivos. Esse período de descanso é obrigatório, preferivelmente passado em um hotel e não com as famílias rotárias, sem atividades organizadas nem contato com rotarianos. O distrito anfitrião é responsável pelas despesas incorridas durante esse período. Pelo menos meio dia livre no meio de cada semana e um dia livre durante os fins de semana para que os membros da equipe possam relaxar. Tempo livre significa que nenhuma atividade deverá ser planejada, seja com rotarianos ou famílias anfitriãs. Um ou dois dias de descanso no meio do intercâmbio, pago pelo distrito anfitrião, sem nenhum contato com rotarianos em algum lugar afastado, como hotel fazenda para dar à equipe a oportunidade de compartilhar experiências, avaliar o intercâmbio até aquele momento e fortalecer o espírito de grupo. Deve-se programar um encontro entre o líder da equipe e o presidente da subcomissão distrital de IGE ou governador do distrito anfitrião, de preferência logo após o descanso na metade do intercâmbio. Isso proverá a oportunidade de discutir e buscar soluções para problemas eventuais. A subcomissão distrital de IGE pode planejar o roteiro da visita utilizando a agenda de atividades da equipe e um mapa com a localização dos Rotary Clubs. A subcomissão deve considerar que: A viagem de estudos não precisa cobrir todo o distrito. Aqueles de grande extensão geográfica devem planejar para que diferentes regiões sejam visitadas ao longo dos anos. A equipe deve permanecer junta todo o tempo, exceto quando os membros estiverem com suas famílias anfitriãs e durante os dias de observação profissional. Os membros da equipe devem permanecer com as famílias anfitriãs entre quatro e sete dias para que possam conhecê-las melhor e para não se cansarem tanto. A participação em um número excessivo de eventos rotários deve ser evitada, e não se deve programar o comparecimento a mais de três reuniões de Rotary Club por semana. Sempre que possível, deve-se organizar reuniões interclubes. É recomendável que se evite programar excursões ou visitas vocacionais redundantes. Selecione os destaques de cada cidade 1 2 I N T E R C Â M B I O D E G R U P O S D E E S T U D O S

15 e varie o itinerário para que as equipes não repitam as mesmas atividades em cada local que visitam. O IGE dura de quatro a seis semanas, e intercâmbios com duração diferente desta requerem aprovação da Fundação Rotária. A versão final do itinerário deve ser encaminhada às pessoas a seguir, pelo menos dois meses antes da chegada da equipe visitante: Governador do distrito Governador do distrito da equipe visitante Presidente da subcomissão distrital de IGE do distrito da equipe visitante Todos os clubes do distrito anfitrião Rotariano do distrito anfitrião encarregado de planejar a conferência e assembleia distrital, reuniões interclubes e outras reuniões distritais Contatos na mídia responsáveis por matérias sobre o IGE Não-rotarianos, órgãos e organizações interessados no assunto Coordenador de IGE na Fundação Rotária Atividades perigosas e a segurança da equipe de IGE Os membros da equipe não devem participar de atividades perigosas que possam prejudicar ou pôr em risco a saúde, segurança e bem-estar deles mesmos ou de outros participantes. Tais atividades incluiriam, mas não estariam limitadas a skydiving, bungee jumping, esportes arriscados e operação de maquinário pesado. A equipe não deve realizar nenhum tipo de atividade ou prática médica, inclusive mas não limitada a procedimentos médicos de rotina ou cirúrgicos, consultas dentárias ou contato com doenças infecciosas. Participantes de programas educacionais que se envolvam em atividades proibidas irão arcar inteira e exclusivamente com qualquer responsabilidade jurídica que surja em conseqüência de sua participação em tais atividades, inclusive cobertura de seguro. Caso seja necessário que a equipe retorne ao país de origem prematuramente por razões de segurança, mas um membro optar por ficar, ele(a) aceitará a responsabilidade de retornar com segurança e concordará em abrir mão da bolsa outorgada pela Fundação. Transporte da equipe O transporte diário da equipe, inclusive de um clube anfitrião a outro, deve ser programado com antecedência. Todas as despesas com viagens internas são de responsabilidade do distrito anfitrião (distritos localizados em países de baixa renda podem solicitar subsídio para viagens internas para ajudar a cobrir tais custos). Nenhum tipo de viagem, mesmo que seja de lazer, deve ser efetuado em voos não comerciais, pois a maioria dos seguros não cobre despesas ou perdas decorrentes de voos em aviões particulares. Devido a questões de responsabilidade civil e abrangência de seguro contra terceiros, membros e líderes de equipes estão terminantemente proibidos de dirigir veículo motorizado durante o intercâmbio. As equipes devem sempre locomover-se ou viajar no distrito anfitrião acompanhadas de um rotariano anfitrião. Outras dicas de planejamento Selecionar rotarianos em cada região do distrito responsáveis por evitar, ou resolver, problemas durante a visita. Selecionar um rotariano (possivelmente membro da subcomissão distrital de IGE) para receber e entregar a correspondência enviada aos visitantes. Informar o nome e endereço desta pessoa ao distrito visitante antes da partida do grupo, para que seja transmitido aos familiares dos viajantes. Informar à equipe visitante os nomes, endereços, s e números de telefone dos principais rotarianos anfitriões e outras pessoas-chave de contato. Planejar uma reunião ao final da visita para discutir a opinião da equipe sobre o programa do distrito anfitrião. Observação: Todas as atividades incluídas no itinerário devem ser realizadas no território do distrito anfitrião. Em alguns casos, entretanto, breves visitas a áreas de outro distrito, geralmente adjacente, podem ser benéficas à equipe e incluídas na programação, desde que: Estejam diretamente relacionadas com uma ou mais áreas específicas de interesse do intercâmbio (comercial, educativa, governamental, etc.). Incentivando relacionamento duradouro entre distritos: O Distrito 6290 (parte de Ontário, Canadá, e Michigan, EUA) e o Distrito 2440 (Turquia) criaram uma relação forte, permanencendo em contato e mais tarde formando parceria em projeto de Subsídio Equivalente. O apoio dos distritos e da Fundação Rotária ajudou a comprar um equipamento para realização de mamografia em mulheres carentes da Turquia. Estima-se que passarão pelo exame no período de 10 anos. G U I A P A R A R O T A R I A N O S 1 3

16 Não ofereçam os mesmos benefícios disponíveis no distrito anfitrião. Estejam previstas e justificadas no itinerário enviado ao departamento de IGE na Fundação Rotária. Não durem mais de um ou dois dias. Envolvam apenas custos que o distrito esteja disposto ou seja capaz de absorver. Ocorram com o conhecimento e a concordância dos distritos envolvidos. Áreas de enfoque Distritos parceiros têm a opção de basear seu IGE em uma ou mais das áreas de enfoque da Fundação Rotária: Paz e prevenção/resolução de conflitos Prevenção e tratamento de doenças Recursos hídricos e saneamento Saúde materno-infantil Educação básica e alfabetização Desenvolvimento econômico e comunitário Os dois distritos devem decidir juntos como incorporar a área de enfoque ao itinerário de viagem da equipe. Sugestões de ex-participantes do IGE Hospedar membros das equipes com anfitriões da mesma profissão e que tenham os mesmos hobbies e interesses. Expor os membros das equipes a pessoas da mesma faixa etária. Limitar o roteiro da equipe a certas áreas para que os visitantes possam absorver a experiência no país anfitrião sem correr de um lado para outro. Planejar as atividades com moderação evitar uma carga horária extenuante de 12 a 15 horas por dia. Programar para que as equipes dos distritos parceiros se encontrem em ambos os países. Organizar encontros entre os participantes do intercâmbio e bolsistas do Rotary que estejam no distrito. Oferecer oportunidades de interação com jovens locais, especialmente estudantes universitários e de ensino médio. Entregar aos participantes uma pasta com o perfil das famílias anfitriãs e fotografias. Incluir um número suficiente de dias para observação profissional. Oferecer orientação e treinamento para as famílias anfitriãs. Certificar-se de que o distrito anfitrião aloque tempo suficiente para apresentar os visitantes nas reuniões de clube. Dicas para as famílias anfitriãs Boas famílias anfitriãs: Dão as boas-vindas ao convidado. Se possível, um ou mais membros da família anfitriã devem participar da recepção à equipe de IGE por ocasião de sua chegada ao distrito. A família deve apresentar-se ao membro da equipe que estará hospedando e mostrar como está feliz por recebê-lo. Compartilham o lar e estilo de vida. Enquanto o membro da equipe estiver hospedado na casa, deve-se evitar que a rotina familiar diária seja alterada. A família deve mostrar sua cultura como ela é no cotidiano, sem festas e entretenimento elaborado, permitindo ao hóspede participar de atividades rotineiras, sejam religiosas, comunitárias ou outras. Prestam atenção a problemas relacionados a idioma. Preparação e comunicação são essenciais para o sucesso do IGE. Os governadores de distrito devem indicar para líder da equipe um rotariano proficiente no idioma do país anfitrião. Caso tenha dificuldades de comunicar-se com o hóspede, a família deve falar devagar, pronunciando bem cada palavra e evitando o uso de expressões idiomáticas. Algumas vezes pode ser necessária a ajuda de alguém fluente no idioma do convidado o líder da equipe de IGE, um professor, um intérprete especificamente designado pela subcomissão distrital de IGE para esse fim, ou alguma outra pessoa do mesmo país do hóspede. Oferecem refeições e lavagem de roupa. Exceto quando devidamente especificado no itinerário, os membros da equipe não almoçam com as famílias anfitriãs. Verificar antes da chegada do hóspede se este está sujeito a alguma restrição alimentar. 1 4 I N T E R C Â M B I O D E G R U P O S D E E S T U D O S