Manual de Abertura da Franquia

Transcrição

1 Versão 2 Manual de Abertura da Franquia

2 Procedimentos para Abertura de Unidade CONSIDERAÇÕES INICIAIS Aproveitamos esta oportunidade para desejar a você as mais sinceras boas-vindas à família Auto Brasil Franquias Ltda.. O objetivo deste trabalho é orientar os novos franqueados nos procedimentos que antecedem os Treinamentos dos ingressantes na rede Auto Brasil, bem como na sequência de seu trabalho. Como você sabe, tanto pode optar por trabalhar em casa, o que chamamos de modalidade home, ou trabalhar em um escritório, loja própria, ao que chamamos de modalidade office. Aqui, para a modalidade office são apresentadas informações quanto à abertura da empresa; escolha do ponto onde se instalará a unidade franqueada; quais são os equipamentos necessários para o início das atividades; procedimentos de inauguração e recrutamento dos primeiros colaboradores. Também neste documento são esclarecidos os procedimentos daqueles que trabalharão na modalidade home contendo suas limitações e cuidados especiais. Desejamos, desde já, muito sucesso e excelentes experiências para você e sua equipe. ORIENTAÇÕES PARA TRABALHAR NA MODALIDADE HOME Se você adquiriu sua unidade franqueada e pretende trabalhar a partir de sua casa ou um escritório que já possua outra atividade, você pode trabalhar como pessoa física mesmo, mas pode também abrir um MEI código para Micro Empreendedor Individual. Vale lembrar que em ambas as situações, você está agindo de forma provisória, devendo constituir-se realmente como pessoa jurídica. É fundamental, no entanto, mesmo trabalhando em sua casa, escolher e destinar um cantinho próprio e com finalidade específica para o desempenho de suas tarefas básicas. 1

3 Ao escolher este espaço, deixa-lo protegido contra possíveis extravios de documentos, barulhos que possam interferir durante os contatos e ainda permitir o arquivamento de informações sempre à mão para uso quando necessários. Veja na figura abaixo, uma sugestão bastante simples: Ter onde se sentar de forma a estar concentrado, livre de influências externas, permite uma conversa mais fluente e centrada. Cálculos mais precisos e objetivos. Além disso, o torna dedicado, ao passo que fazer qualquer ação na mesa da cozinha ou sala, com TV e panelas em funcionamento, descaracterizam o profissionalismo que deve imperar na sua atividade. EQUIPAMENTOS NECESSÁRIOS Modalidade Home Para trabalhar na modalidade HOME, o franqueado necessita objetivamente de alguns equipamentos: a) Aparelho telefônico fixo ou celular; b) Notebook; c) Impressora; d) Mesa e cadeiras; e) Arquivo ou armário; f) Veículo. Não há padrão para móveis ou outros materiais, podendo ser utilizados os que você já tem em sua casa. 2

4 ORIENTAÇÕES PARA ABERTURA DA EMPRESA Modalidade Officce Se você vai trabalhar na modalidade office e pretende, portanto, abrir um escritório ou loja, deve seguir alguns passos. Após adquirir sua unidade franqueada, o que provavelmente se deu por meio da pessoa física, faz-se necessária, nesta modalidade, a constituição de uma pessoa jurídica, ou empresa, que será o veículo legal para o desempenho das atividades da unidade franqueada. Você ainda pode, em caráter temporário, constituir uma MEI. Veja o que o Portal do Empreendedor fala sobre a MEI: Microempreendedor Individual (MEI) é a pessoa que trabalha por conta própria e que se legaliza como pequeno empresário. Para ser um microempreendedor individual, é necessário faturar no máximo até R$ ,00 por ano e não ter participação em outra empresa como sócio ou titular. O MEI também pode ter um empregado contratado que receba o salário mínimo ou o piso da categoria. A Lei Complementar nº 128, de 19/12/2008, criou condições especiais para que o trabalhador conhecido como informal possa se tornar um MEI legalizado. Entre as vantagens oferecidas por essa lei está o registro no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ), o que facilita a abertura de conta bancária, o pedido de empréstimos e a emissão de notas fiscais. Além disso, o MEI será enquadrado no Simples Nacional e ficará isento dos tributos federais (Imposto de Renda, PIS, Cofins, IPI e CSLL). Assim, pagará apenas o valor fixo mensal de R$ 37,20 (comércio ou indústria), R$ 41,20 (prestação de serviços) ou R$ 42,20 (comércio e serviços), que será destinado à Previdência Social e ao ICMS ou ao ISS. Essas quantias serão atualizadas anualmente, de acordo com o salário mínimo. Com essas contribuições, o Microempreendedor Individual tem acesso a benefícios como auxílio maternidade, auxílio doença, aposentadoria, entre outros. ATENÇÃO! O Microempreendedor Individual - MEI tem como despesas legalmente estabelecidas, APENAS, o pagamento mensal de R$ 36,20 (INSS), acrescido de R$ 5,00 (Prestadores de Serviço) ou R$ 1,00 (Comércio e Indústria) por meio de carnê emitido através do Portal do Empreendedor, além de taxas estaduais/municipais que devem ser pagas dependendo do estado/município e da atividade exercida. O pagamento de BOLETO não relacionado com as despesas mencionadas acima, é de livre e espontânea vontade do Microempreendedor Individual - MEI. Consulte mais. Visite o site 3

5 De qualquer forma, nossa primeira dica é que você busque, imediatamente, a figura de um contador. Os profissionais desta área estão qualificados para prestar todo tipo de consultoria e orientações dentro da sua expectativa de crescimento ou mesmo de tributação a sofrer por ocasião do ramo e atividade. Encontre um contabilista e cuide para que o mesmo tenha referências. Não precisa prestar serviços para grandes e reconhecidas empresas, mas para empresas de tradição e que reúnam muitos anos de atuação. CÓDIGO E DESCRIÇÃO DE ATIVIDADE ECONÔMICA O CNAE ou Código de Atividade Econômica que será especificado no cartão do CNPJ Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica, deve ser escolhido com muito cuidado, você pode abrir uma empresa de Prestação de Serviços não Especificados Anteriormente. OBSERVAÇÕES APROVEITAMENTO DE EMPRESAS JÁ CONSTITUIDAS No caso de já possuir uma empresa constituída em que seja sócio e desejar aproveitá-la para as finalidades da franquia, poderá alterar o objeto do Contrato ou Estatuto Social ou documento da referida empresa. O contador também é importante para esta orientação. SEDE DA EMPRESA PONTO COMERCIAL Modalidade Office Vale lembrar que a sede da empresa constará do Contrato Social. A mesma deverá ser escolhida de forma que haja viabilidade legal para o funcionamento da unidade. Então, o contador deverá fazer a consulta prévia do imóvel verificando as condições de zoneamento, acessibilidade e preenchimento dos requisitos legais para a concessão do Alvará. O local de instalação da unidade franqueada deve ser de fácil acesso considerando-se a logística para o atendimento dos clientes. A metragem sugerida é de aproximadamente 30m² observando-se um layout que comporte: a) Espaço para mesa para recepcionista atendente; b) Espaço para mesa para gestor da unidade (franqueado). Se preferir, pode ainda ser incluída uma mesa para produtores e outros que a utilizem. 4

6 Ainda, deve haver espaço para arquivos e outros equipamentos de uso diário. Ao localizar o imóvel, se preferir, o franqueado pode enviar à equipe de operações da franqueadora, planta baixa ou croquis do local (com metragem aproximada) para a apresentação de sugestões de distribuição do espaço. Mas é desnecessário e não se constitui em exigência. Tudo isso já considerada a análise do contador quanto à possibilidade legal do funcionamento perante aos órgãos municipais. A franqueadora estará sempre ao dispor dos franqueados para auxiliar nesta definição de ponto. Muitas vezes o envio de fotos ou de informações como as que estão relacionadas acima, permitirá uma boa avaliação do Departamento de Operações que inclusive poderá contribuir com dicas importantes. O exemplo abaixo é do layout de um escritório simples, mas funcional: É também vital prestar atenção nos itens constantes do contrato de locação do imóvel, como multas, vistorias realizadas e obrigações exigidas pelo proprietário. Tire fotos antes de assumir o imóvel e ao deixa-lo. E anote, registrando, sempre que fizer algum acréscimo ou conserto no mesmo. MÓVEIS E EQUIPAMENTOS NECESSÁRIOS Modalidade Officce Os móveis também são simples mesas e armários da cor cinza ou preto com cadeiras cinzas ou pretas de tecido ou couro. Não determinamos marca ou código de mesas e cadeiras, para facilitar aos franqueados a encontrarem similares em qualquer localidade em que estejam inseridos. 5

7 a) Duas mesas cinza com gavetas; O que sugerimos é: b) Duas cadeiras secretárias em tecido preto (giratórias com braços); c) Quatro cadeiras fixas para atendimento (duas na frente de cada mesa); d) Um arquivo de aço preto ou cinza; e) Um armário de aço preto ou cinza. Os demais equipamentos estão constantes no plano de negócios e são importantes para compor a unidade. Um desktop ou notebook pelo menos, um filtro de água ou suporte para galões, uma cafeteira, aparelho de ar condicionado (se necessário) e o material de escritório em geral. MIGRAÇÃO DE MODALIDADE As diferenças principais entre as modalidades Office e Home estão evidenciadas no Plano de Negócios da unidade. Evidentemente há diferenças gritantes como a possibilidade de ter funcionários, de angariar mais negócios etc. Mas se em algum momento você desejar migrar, não há nenhum problema e tampouco qualquer impedimento por parte da franqueadora. Vale lembrar que, quando falamos de estabelecimentos comerciais abertos, com fachada e endereço divulgado, o fechamento deste implica em boatos e propaganda nociva que devem ser levadas em conta. RELACIONAMENTO COM A FRANQUEADORA Independente da modalidade escolhida, assim que enviar o contrato assinado e realizar o pagamento da taxa de franquia, o agora franqueado receberá este manual de abertura, uma máscara de corporativo e seu site. A máscara de , geralmente traz a palavra chave escolhida pelo franqueado antes do Exemplo: palavrachave@autobrasil24h.com.br 6

8 Todos os encaminhamentos, solicitações ou comunicações com a franqueadora, devem passar a ser realizados por meio do cadastrador e ou pelos sistemas de HelpDesk disponível nos sites da empresa que se tornará o canal oficial de troca de mensagens. As convocações, notícias, avisos e outras informações da franqueadora, sempre seguirão para o cadastrado. Ciente disto, não é aceito que o franqueado alegue não ter recibo as comunicações por não ter acessado seu e ou através de sua área restrita, o que deverá realizar diariamente. INTERNET E TELEFONIA Para o início das atividades, bastarão uma linha fixa de telefone e um celular. Com o tempo, a existência de um celular para cada operadora é indicada com a finalidade de se economizar em telefonemas. Existem meios para se descobrir se o telefone de destino é de uma operadora ou outra, o que proporciona a possibilidade de participar de pacotes promocionais. A rodagem do sistema também não é pesada e uma internet básica de 1 Mega é suficiente. Mas claro, quanto maior a capacidade, melhor. O telefone será utilizado para contatar os profissionais da franqueadora, realizar a pós venda e atender a demanda de clientes. OPERAÇÃO DO FRANQUEADO ANTES DO TREINAMENTO Para garantir agilidade, precisão e o acompanhamento de processos indispensáveis para o bom atendimento às necessidades dos franqueados, não é permitido o início das operações antes à assinatura do contrato. Existem muitos detalhes a serem observados antes da solicitação de um cálculo ou transmissão de proposta de seguros. O próprio entendimento de alguns fatores de cobertura, exclusão ou situações especiais já são imperativos que impedem que o franqueado aborde clientes. Em casos especiais nos quais o franqueado já é do ramo, são estudadas algumas exceções. A presença no treinamento, no entanto é obrigatória. 7

9 TREINAMENTO DA EQUIPE Seja, o franqueado home ou o franqueado office e seu gestor da unidade, os treinamentos serão disponibilizados na forma de vídeos a serem disponibilizados no sistema de WebTreinamento às unidades franqueadas ou via áudio conferências. Estes treinamentos visam amplificar a qualidade dos profissionais, oferecendo-lhes diferenciais no seu comportamento, apresentação e prestação de serviços. O franqueado que optou pela modalidade home pode ter indicadores, mas não colaboradores para o exercício de seu trabalho. INAUGURAÇÃO DA UNIDADE Não é necessária nenhuma festa na inauguração, salvo se o franqueado assim o desejar. Neste caso, nenhum gasto excessivo é recomendado. Mas, uma inauguração com algumas palavras do franqueado, corte da fita simbólica, muitas fotos e outras cerimônias, não deixa de ser interessante. KIT INICIAL Antes mesmo de iniciar as operações o franqueado deverá analisar o material disponível em sua área de franqueado e se cadastrar em nossos fornecedores habilitados (caso a franqueado disponibilize a lista de fornecedores) para já encomendar alguns materiais que lhe permitam iniciar o trabalho, como cartões de visita, uniformes e panfletos. Para tanto, não deixe de fornecer ao fornecedor os dados que deseja que figurem no material como endereço, e outros contatos. Nos panfletos e fachadas orientamos a não colocar celular. Somente no cartão de visita é aceito. Isso dá mais credibilidade e demonstra profissionalismo. 8

10 TREINAMENTO INICIAL PARA NOVOS FRANQUEADOS Não há custos extras ao franqueado, para a participação de treinamentos realizados através de nossos portais. Além dos treinamentos referentes aos Produtos & Serviços da Auto Brasil 24h. A Auto Brasil está disponibilizando para seus franqueados mais de 400 temas de aprendizagem. Veja abaixo alguns temas que serão abordados Marketing 1 - S.O.S Propaganda; 2 - Vendendo para todos os tipos de Clientes 3 - Por que as objeções são bem vindas? muito mais... Atendimento 1 - Comunicação, influência e persuasão; 2 - Atendimento é tudo! Sorrir não basta; 3-10 dicas para um atendimento excelente. muito mais... Vendas 1 - A melhor profissão do mundo; 2 - Fechar, Fechar, Fechas; 3 - Mantendo seu cliente para sempre. muito mais... OS ROYALTIES A relação entre franqueado e franqueadora é mantida pelo pagamento dos royalties mensais no valor de R$98,50 (noventa e oito Reais e Cinquenta centavos) independe de sua produção e ou frequência de acesso aos sistemas disponibilizados pela Auto Brasil Franquias. Caso o franqueado não receba a cobrança em até 05 (cinco dias uteis) dias antes do respectivo vencimento, deverá contatar a contratada, solicitando instruções de como proceder ao pagamento pelo financeiro@autobrasil24h.com.br e ou pelo nosso sistema de suporte disponível no site: (este sistema também está disponível na are e sites restrita e sites dos franqueados). 9

11 CONSIDERAÇÕES FINAIS Por enquanto estes detalhes são os que você precisa saber e observar. De resto, fica a nossa expectativa por um breve encontro e muito mais trabalho. Não hesite em utilizar o nosso sistema de suporte disponível em sua área de franqueado. Receba nossos sinceros cumprimentos pela sua chegada e os votos de muitos sucessos. Estaremos sempre à disposição. Receba nossos sinceros cumprimentos pela sua chegada e os votos de muitos sucessos. Um forte abraço. Equipe de Operações Auto Brasil Franquias Ltda. 10