GUIA DE INTRODUÇÃO DE FATURAS ELETRÓNICAS

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1 GUIA DE INTRODUÇÃO DE FATURAS ELETRÓNICAS 1 KIT FORNECEDOR COMO ENVIAR FATURAS KEY IN SETEMBRO 2018 Fornecedores seguem o Kit de Fornecedores KONE melhora o ciclo da procura até ao pagamento e a eficiência do processo Basware Corporation Copyright Basware Corporation All rights reserved Faturas pagas a tempo Poupando tempo e dinheiro

2 GUIA DE INTRODUÇÃO DE FATURAS ELETRÓNICAS 2 Content A. Novas diretrizes para faturação das empresas KONE... 3 B. Como criar uma fatura... 5 Passo 1: na página Documentos, clique em Criar Novo > Fatura Passo 2: selecione um remetente Passo 3: selecione um destinatário Passo 4: introduza os detalhes da fatura Passo 5: introduza os dados de linha Passo 6: adicione anexos da fatura Passo 7: clique em Enviar Fatura para enviar a fatura para o seu cliente C. Crie uma nota de crédito D. Apêndice Conteúdo requerido numa fatura Transferir ficheiros de faturas Como pesquisar uma fatura... 16

3 GUIA DE INTRODUÇÃO DE FATURAS ELETRÓNICAS 3 A. Novas diretrizes para faturação das empresas KONE Na KONE estamos empenhados em oferecer aos nossos parceiros o melhor dos nossos serviços a todos os níveis. Para alcançar este objetivo, a KONE está a introduzir uma nova iniciativa que promete sustentar os nossos objetivos de uma maior uniformização e controlo do processo financeiro, procurando melhorar o ciclo desde a compra até ao pagamento e a eficiência do processo, bem como proporcionar pagamentos atempados. Este guia contém instruções detalhadas sobre como introduzir faturas no portal da Basware para posterior envio para a KONE. Seguindo estas instruções, a KONE vai receber faturas em formato eletrónico, diretamente nos respetivos sistemas. Este serviço é gratuito. Para utilizar o serviço de introdução de faturas, siga estes 3 passos simples: Crie uma conta através do seguinte link: Ative a sua conta Crie a fatura e envie-a consulte os detalhes no capítulo B abaixo. 1. Crie uma conta. Clique na ligação de registo: Na primeira página, introduza o seu e clique em Registar-se. Lembre-se que este endereço de será o seu nome de utilizador quando iniciar sessão no portal. Escolha uma palavra-passe segura e crie a conta. o Irá receber uma mensagem de confirmação na sua caixa de correio eletrónico. Tenha em atenção que a mensagem de confirmação que irá receber será enviada de <no.reply@basware.com> e poderá ser detetada pelo filtro de spam, pelo que aconselhamos que verifique também a sua pasta de Lixo. Abra a mensagem de confirmação que recebeu e ative a sua conta num prazo máximo de 7 dias (168horas), caso contrário a ligação de confirmação irá expirar.

4 GUIA DE INTRODUÇÃO DE FATURAS ELETRÓNICAS 4 Depois de completar os passos acima mencionados a sua conta está criada com sucesso e pode agora iniciar sessão no portal com o seu nome de utilizador e palavra-passe. 2. Ative a sua conta. Em seguida, para ativar o serviço de introdução de faturas da Basware, é necessário preencher alguns detalhes acerca da sua organização. Preencher os detalhes da empresa Em Detalhes da Empresa, preencha as informações relacionadas com a sua empresa: Primeiro e Último nome, País, Nome da Empresa, etc. Não se esqueça de guardar todos os detalhes ao utilizar o botão Guardar! o Adicione também o número de identificação da sua empresa. Dependendo das leis e dos regulamentos de cada país, será necessário selecionar um número de identificação diferente (por exemplo: TIN para os Estados Unidos da América). No caso do Reino Unido deverá utilizar a identificação referente ao IVA. Pode fazê-lo na secção Identificadores adicionais de empresa. No espaço em branco abaixo, selecione o número de identificação correspondente, como exemplificado na imagem abaixo. Na secção Contacto Principal, introduza o nome do contacto principal da sua empresa, respetivo endereço de e número de telefone. Tenha em atenção que este contacto é crucial e irá receber notificações importantes, tais como faturas rejeitadas. Evite, portanto, a utilização de um contacto genérico, não monitorizado ou caixas de correio eletrónico partilhadas.

5 GUIA DE INTRODUÇÃO DE FATURAS ELETRÓNICAS 5 Se tiver questões ou dúvidas relacionadas com o envio de faturas para a KONE, não hesite em contactar-nos: KONE Basware Ligações: KONE Questões relacionadas com o conteúdo da fatura (por exemplo, que entidade KONE deve ser faturada) Questões relacionadas com o envio da primeira fatura PDF (por exemplo, como criar fatura legível) Informação acerca de outras opções de faturas Portugal: ContactAP_PT@kone.com Para mais informação acerca dos contactos, clique aqui Formulário de contacto (em inglês) B. Como criar uma fatura Depois de entrar no portal, irá ser direcionado para um ecrã com as opções disponíveis enquanto utilizador. Passo 1: na página Documentos, clique em Criar Novo > Fatura. A Basware Network abre a vista Editar Fatura e cria uma fatura de rascunho

6 GUIA DE INTRODUÇÃO DE FATURAS ELETRÓNICAS 6 Passo 2: selecione um remetente. Por predefinição, o serviço seleciona automaticamente a sua organização favorita como remetente. No entanto poderá sempre alterar o remetente manualmente, se necessário. a. Para modificar o remetente, clique em Modificar abaixo de Remetente. b. Localize a empresa que pretende selecionar como remetente e clique em Selecionar. Clique no ícone junto ao nome da empresa para selecionar essa empresa como favorita. As suas empresas favoritas irão sempre aparecer no topo da lista. Passo 3: selecione um destinatário. a. Clique em Selecionar Destinatário. b. Localize a empresa que pretende selecionar como destinatário e clique em Selecionar.

7 GUIA DE INTRODUÇÃO DE FATURAS ELETRÓNICAS 7 Use o campo de pesquisa para filtrar as empresas da lista. Se o destinatário que selecionou tem registo fiscal em mais do que um país, é apresentada uma lista desses países. Selecione o número de identificação fiscal que pretende utilizar na fatura em questão. Passo 4: introduza os detalhes da fatura. O serviço valida o conteúdo dos campos e apresenta uma notificação quando a informação no campo não é válida. Os campos marcados a azul são obrigatórios para a continuação do processo de envio da fatura. Para enviar uma fatura conforme, siga a lista de campos obrigatórios e as respetivas descrições na secção Tabela 1 Requisitos de conteúdo das faturas

8 GUIA DE INTRODUÇÃO DE FATURAS ELETRÓNICAS 8 Passo 5: introduza os dados de linha. a. No separador Dados de linha, clique em Adicionar Linha para adicionar uma nova linha à fatura. b. Introduza os detalhes do item de linha. Os campos obrigatórios estão assinalados a azul. Caso não introduza a taxa do IVA, o sistema irá automaticamente atribuir o valor de 0 %. Só pode selecionar tipos de linha suportados pelo destinatário. Para descrições dos campos e mais informações acerca dos tipos de linha, consulte atabela 2 no Apêndice secção de requisitos de conteúdo para preenchimento de faturas. Os separadores decimais utilizados nos itens de linha diferem com base na língua que selecionou (isto é, a língua que selecionou quando se registou no portal da Basware).

9 GUIA DE INTRODUÇÃO DE FATURAS ELETRÓNICAS 9 Para saber os separadores decimais utilizados em cada língua, consulte a Tabela 3 no Apêndice. Caso a sua língua local não esteja na lista, significa que esta não é suportada pelo Portal da Basware e terá de escolher inglês como língua padrão para as suas faturas. Uma vez inseridos os dados de linha, o sistema apresenta automaticamente o imposto e o montante total. Confirme se o montante total está correto e de acordo com os dados que tencionava inserir. Caso se tenha esquecido de adicionar a % do valor do imposto, o valor total não irá coincidir. c. Clique em Adicionar Linha para adicionar outro item, se necessário. Se o perfil da organização remetente não contiver uma conta bancária, pode adicioná-la na secção Organização Remetente. Contas bancárias adicionadas diretamente a uma fatura não serão guardadas no perfil da organização.

10 GUIA DE INTRODUÇÃO DE FATURAS ELETRÓNICAS 10 Note que o preenchimento dos dados da conta bancária é obrigatório. Se não os adicionou no perfil da sua organização, terá de os introduzir nesta fase. Caso já tenha introduzido os dados da sua conta bancária no seu perfil e pretender adicionar uma conta adicional ao nível da fatura, tenha em atenção que ambos os detalhes irão aparecer na fatura e serão comparados com os dados disponíveis na base de dados da KONE antes do pagamento. Passo 6: adicione anexos da fatura. a. Clique em Ficheiros para abrir o separador Ficheiros. b. Clique no texto destacado para procurar por anexos, ou arraste e solte os ficheiros diretamente no texto em destaque para os anexar ao documento. Não adicione uma imagem da fatura como anexo, a não ser que tal tenha sido previamente acordado com o seu cliente. Uma imagem da fatura é criada automaticamente quando a fatura é enviada. Note que os documentos que não estão relacionados com a fatura (por exemplo, extrato bancário, lembretes, etc.) não devem ser enviados por esta via. Os ficheiros anexados à fatura devem conter documentação necessária a uma melhor compreensão da cobrança (por exemplo, notas de entrega, folhas de presença para projetos faturáveis).

11 GUIA DE INTRODUÇÃO DE FATURAS ELETRÓNICAS 11 Passo 7: clique em Enviar Fatura para enviar a fatura para o seu cliente. A Basware não guarda os dados da fatura automaticamente. Lembre-se de transferir uma cópia do documento através do separador e guarde-a localmente. Para transferir anexos siga as instruções da secção Apêndice, disponível através da seguinte ligação: Transferir anexos. Para mais detalhes sobre como criar uma fatura, pode consultar um vídeo de demonstração através da seguinte ligação: C. Crie uma nota de crédito Existem duas opções para criar uma nota de crédito: Converta uma fatura existente numa nota de crédito Desta forma não terá de preencher todos os campos da nota de crédito, pois o sistema irá fazê-lo por si automaticamente com base na fatura original. Abra a fatura e clique em Converter para Nota de Crédito Crie uma nota de crédito a partir do zero Na página de documentos pode selecionar a opção Criar Nota de Crédito e seguir as instruções acima (ver o capítulo Como criar uma fatura)

12 GUIA DE INTRODUÇÃO DE FATURAS ELETRÓNICAS 12 D. Apêndice Conteúdo requerido numa fatura A Basware valida o conteúdo das faturas de acordo com as regulamentações locais e internacionais em alguns países. Só poderá enviar a fatura se o conteúdo da mesma passar esta fase de validação. Contudo, a Basware não garante a legalidade das faturas enviadas através da rede da Basware. É da responsabilidade do remetente assegurar que as faturas cumprem a legislação relevante. Nota! para submeter uma fatura conforme a legislação, esta tem de conter os seguintes campos: Tabela 1. Campos dos cabeçalhos das faturas X (=disponível) M (=obrigatório) O (=opcional) C (=condicional) R (=somente leitura ou calculado ou preenchido a partir dos dados da organização) L (=apenas imagem legal) *(= oculto) Informações gerais Descrição PT Número de fatura Número de identificação único da fatura M (Tipo de documento no título) Fatura com discriminação dos encargos fiscais/nota de Crédito com discriminação dos encargos fiscais (indica se é uma Fatura ou uma Nota de crédito) R Data da fatura Data de emissão da fatura M Data de vencimento Prazo final em que a fatura tem de ser paga O Data de entrega Data em que os bens faturados vão ser entregues O Condições de pagamento Condições relacionadas com o pagamento dos bens solicitados O Taxa de juro Taxa de juro - Moeda Lista pendente. Selecione a moeda em que está a faturar a entidade KONE M Número de pedido Número do pedido em que a fatura é baseada. Certifique-se de que obtém esta informação diretamente do comprador KONE antes de preencher este campo. Isto ajudará o departamento financeiro a identificar quem encomendou os bens e/ou os serviços quando a fatura é processada O

13 GUIA DE INTRODUÇÃO DE FATURAS ELETRÓNICAS 13 Número de contrato Número de contrato assinado entre a entidade KONE e a sua empresa O Número de referência do fornecedor Referência da fatura que o fornecedor cede. Pode ser: Centro de Custo, Número do Projeto, número de rede. Certifique-se de que obtém esta informação do comprador KONE antes de preencher este campo. Isto irá ajudar a KONE a identificar quem encomendou os bens e/ou os serviços quando a fatura é processada. Carga O custo de transporte dos bens encomendados * Taxa de manuseamento O custo de embalar e enviar um pedido * O Taxa de câmbio Se a moeda do remetente for diferente da moeda de destino (por exemplo, se um fornecedor for do Reino Unido e enviar uma fatura em EUR) este campo irá aparecer. Neste caso, é um campo obrigatório que o remetente tem de preencher. Quando um valor é introduzido, a Basware calcula automaticamente todos os impostos sobre vendas na moeda local. * Comentários O fornecedor pode adicionar neste campo uma mensagem para o comprador O Taxa de Frete e Movimentação % Informações do remetente Taxa de Frete e Movimentação % * Informações do remetente Nome do remetente Nome completo do remetente M Nº da Organização Identificação do Remetente, por defeito O Cidade, Código Postal, Endereço Postal, Código do País Número fiscal/iva Endereço completo do fornecedor O número de identificação fiscal da sua empresa ( IVA para empresas da UE, tax number para os EUA) O R Nº da Organização: Número da organização do fornecedor R Contacto do fornecedor Contacto da pessoa na sua empresa que a entidade KONE pode contactar O Representante fiscal do fornecedor (se for relevante) Representante fiscal do fornecedor (se for relevante) - Conta Nº Conta Bancária do Remetente (formato local) MC Contas Bancárias no Documento Conta Bancária M IBAN (Número internacional de Conta Bancária) SWIFT/BIC Endereço de fatura eletrónica do Remetente IBAN (conta bancária em formato de IBAN) SWIFT (BIC) (Sociedade de Telecomunicações Financeiras Interbancárias Mundiais (Código Bancário Internacional)) Endereço de fatura eletrónica do Remetente - MC O Referência de pagamento Referência do pagamento * Número da Organização (Noruega) Número da Organização (Noruega) - Referência do beneficiário - Imposto diferido Imposto diferido * Campos preenchidos e a preencher na Organização Campos preenchidos e a preencher na Organização Capital Social Capital Social * Local de Registo Local de Registo *

14 GUIA DE INTRODUÇÃO DE FATURAS ELETRÓNICAS 14 Estatuto Jurídico Estatuto Jurídico * Siren (Número Único de Identificação Fiscal de Empresa em França) Número de Identificação Fiscal Siren (Número Único de Identificação Fiscal de Empresa em França) * Número de Identificação Fiscal * Administrador Delegado Administrador Delegado * ytunnus ytunnus * NÚMERO DE IDENTIFICAÇÃO FISCAL: Informações do cliente NÚMERO DE IDENTIFICAÇÃO FISCAL * Informações do cliente Nome do destinatário Nome completo do cliente M Número de cliente Número de cliente - Cidade, Código Postal, Endereço Postal, Código do País Número de Imposto sobre Vendas, (Cabeçalho) Endereço de fatura eletrónica do Destinatário Cidade, Código Postal, Rua, País (Endereço de entrega) Número da organização do Destinatário Representante Fiscal do Cliente (se for relevante) Endereço completo do cliente M Número de IVA do destinatário (País e Identificação do Registo Fiscal) O Endereço de fatura eletrónica do Destinatário M Endereço de entrega O Número da organização do Destinatário - Representante Fiscal do Cliente (se for relevante) - Contacto do Destinatário Contacto do representante KONE que a sua empresa pode contactar O Endereço de do Destinatário Referência do comprador Summary Sales Tax Detail Endereço de da entidade KONE que recebe a fatura Número de identificação do comprador fornecido pela entidade KONE. Tipicamente, pode ser: Centro de custo, Número de projeto, Número de rede. Certifique-se de que obtém esta informação diretamente do comprador KONE. Isto ajudará o departamento financeiro a identificar quem encomendou os bens e/ou serviços quando a fatura é processada. Resumo da Informação Relativa ao Imposto Sobre Vendas O O Total Líquido Montante líquido (excluindo IVA) R TOTAL BRUTO Montante bruto (incluindo IVA) R Imposto Sobre Vendas % Taxas aplicadas de IVA/Imposto Sobre Bens e Serviços R Total Líquido Informação Relativa ao Imposto Sobre Vendas - Montante Discriminação do montante tributável (excluindo IVA) por taxa ou isenção de IVA/Imposto Sobre Bens e Serviços Discriminação do montante de IVA por taxa ou isenção de IVA/Imposto Sobre Bens e Serviços R R Imposto Sobre Vendas Montante total a pagar de IVA/Imposto Sobre Bens e Serviços (montante total de IVA) R Montante de Arredondamentos Montante de Arredondamentos - Tabela 2: Itens de Linha da Fatura

15 GUIA DE INTRODUÇÃO DE FATURAS ELETRÓNICAS 15 X (=disponível) M (=obrigatório) O (=opcional) C (=condicional) R (=somente leitura ou calculado ou preenchido a partir dos dados da organização) L (=apenas imagem legal) *(= oculto) Dados de linha dos itens de linha Descrição Identificação de Linha Número de Linha R Endereço de Entrega Endereço de Entrega - Código do material/serviço Código do item faturado O Nome do Item Nome do item faturado O Quantidade Define o número de itens faturados M Número de pedido Número de pedido ao qual a fatura está associada * Preço à unidade Preço de cada item faturado M Total Líquido Preço total dos itens faturados antes do imposto ser adicionado R % de imposto Percentagem de imposto no item faturado O Imposto Sobre Vendas Montante de IVA * Imposto Sobre Vendas em <moeda local> Montante de IVA em moeda local * Total Bruto Total (Bruto) L % de desconto O valor do desconto na moeda selecionada. Atualizado automaticamente com base na quantidade, preço à unidade e % de desconto - Valor do desconto Desconto do item em percentagem - Unidade de medida A unidade de medida define a unidade em que os itens faturados são medidos M Número da Nota de Entrega Número da Nota de Entrega - Código do Produto do Cliente Código do Produto do Cliente - Descrição Descrição do item faturado O Dependendo do regime fiscal que se aplica à sua empresa e serviços/bens faturados pode selecionar entre: padrão, autoliquidação, isento ou tributação zero Tabela 3. Separadores decimais Língua Checo, Dinamarquês, Holandês (todas as variantes), Finlandês, Francês (todas as variantes), Alemão, Grego, Húngaro, Italiano, Norueguês, Polaco, Português, Espanhol, Sueco Inglês (todas as variantes), Árabe Separador décimal, (vírgula). (ponto)

16 GUIA DE INTRODUÇÃO DE FATURAS ELETRÓNICAS 16 Transferir ficheiros de faturas Pode transferir ficheiros de faturas tanto em formato de imagem, criado pela Basware, como em anexos, utilizando o separador Ficheiros em qualquer página da fatura. Uma vez iniciada a sessão no portal com a sua palavra-chave e nome de utilizador, siga os passos abaixo mencionados: 1. Clique em Documentos. 2. Navegue até à fatura da qual pretende transferir anexos e clique no título da fatura. Pode abrir a fatura a partir do separador Todos, Caixa de entrada, Enviados ou Fatura. 3. Na página da fatura, abra o separador Ficheiros. 4. Clique no ícone de anexo para transferir a fatura. Como pesquisar uma fatura Uma vez iniciada sessão com a sua conta de utilizador na página da Basware, pode aceder ao separador Documentos para visualizar a lista de faturas enviadas ou criadas no portal. Pode ver a última atualização feita à fatura e a respetiva hora a que foi feita. Pode também pesquisar um documento específico ao escrever o número/palavra chave no campo de pesquisa.

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