Instruções para a Configuração dos Registros para os Fornecedores da HP:

Transcrição

1 Secure Vendor Administration Tool Instruções para a Configuração dos Registros para os Fornecedores da HP: Como cadastrar a sua empresa na base de dados da HP? Global Procurement Última atualização: 2 March 2012

2 Conteúdo Conteúdo 1 Por que HP precisa dos detalhes da sua Empresa?... 3 Conteúdo 2 Notificação de enviado atravês da Ferramenta Segura de Administração de Vendedor... 4 O que você precisa fazer se a notificação de for à pasta de Lixo Eletrônico?... 4 Conteúdo 3 Acesso à Ferramenta Segura de Administração de Vendedor (SVAT)... 5 Conteúdo 4 Ao preencher o Formulário de Atualização de Vendedor... 6 Informação de Endereço Atual... 6 Detalhes de Contato Contábeis: Enviar a/matriz do Fornecedor... 7 Os Detalhes do Banco e as Contas Bancárias do Vendedor... 8 Detalhes de Classificação do Vendedor Informações Adicionais, Notas, e Comentários Seção dos Anexos Global Procurement Página 2 Última Atualização: 3/2/2012

3 Conteúdo 1 Por que HP precisa dos detalhes da sua Empresa? Hewlett-Packard (HP) precisa da informação do seu empresa a fim de negociar e assegurar que os pagamentos das ordens futuras sejam efetuados. A informação transmitida está protegida com criptografia de dados através da Ferramenta Segura de Administração do Vendedor (SVAT). Todas as informações fornecidas serão mantidas confidenciais e serão utilizadas somente para facilitar os negócios entre a HP e sua empresa. Global Procurement Página 3 Última Atualização: 3/2/2012

4 Conteúdo 2 Notificação de enviado atravês da Ferramenta Segura de Administração do Vendedor Ao adicionar ou atualizar as suas informações empresariais no base de dados dos Vendedores de HP, você receberá uma notificação pelo automático atraves da Ferramenta Segura de Administração de Vendedor. A notificação será enviada atraves do endereco: SupplierSetup@hp.com Observação: Este endereço de é somente usado para iniciar o processo de registro de Vendedores de HP. Esta caixa do correio não é monitorada, portanto, os s enviados a dito endereço não serao respondidos. 1. Nesta mensagem de , pode-se encontrar uma breve explicação que aclara porque as informações da empresa são necessárias, e como ditos dados serão mantidos, usados e transmitidos de uma forma segura. 2. Você também receberá uma breve descrição das ações que você precisa fazer para registrar os dados da empresa. 1 2 O que você precisa fazer se a notificação de for enviada à pasta de Lixo Eletrônico?: Em alguns casos, a notificação de pode ir à sua pasta de Lixo Eletrônico. A fim de evitá-lo, pedimos a gentileza de certificar que o endereço SupplierSetup@hp.com não esteja bloqueado pelas suas regras de Spam/Junk. Global Procurement Página 4 Última Atualização: 3/2/2012

5 Conteúdo 3 Ao accessar a Ferramenta Segura de Administração de Vendedor (SVAT) A Ferramenta Segura de Administração de Vendedor (SVAT) é um aplicação baseada na web, usada para coletar as informações e as aprovações necessárias, a fim de configurar um Vendedor na base de dados dos Vendedores de HP. Todas as informações transmitidas são protegidas pela criptografia de dados. O link da ferramenta SVAT e a Chave de Pedido de Configuração de Vendedor sera enviada na notificação de que você receberá da HP. 1. Clique no link de SVAT que está incluido no de notificação que você recebeu Digite a Chave de Pedido de Configuração de Vendedor descrita no de notificação. Observação: A Chave de Pedido de Configuração de Vendedor somente poderá ser utilizada UMA VEZ ( uso único"). Se você necessitar uma atualização adicional ou futura, você deverá solicitar uma chave nova contatando a HP através do SupplierSetupSupport@hp.com 3. Clique em Go>> ( Siga ) e você irá accessar ao formulário de atualização de Vendedor. 2 3 Global Procurement Página 5 Última Atualização: 3/2/2012

6 Conteúdo 4 Ao preencher o Formulário de Atualização de Vendedor O Formulário de Atualização de Vendedor tem seis seções. 1. Informações de Endereço Atual 2. Detalhes de Contato Contábeis: Enviar a/matriz do Fornecedor 3. Detalhes do Banco e das Contas Bancárias do Vendedor 4. Detalhes da Classificação 5. Informações Adicionais, Notas, Comentários 6. Anexos. Os espaços marcados com asterísco (*) são obrigatórios e o formulario não poderá ser enviado se eles não forem prenchidos. Informação de Endereço Atual A primeira seção do Formulário de Atualização do Vendedor solicita a informação sobre o endereço atual da sua empresa. 1. Cadastre o nome legal completo da sua empresa no espaço Nome Legal do Vendedor 2. Preencha o endereço atual da sua empresa no espaço Endereço do Vendedor 3. Registre a cidade correspondente no espaço Cidade 4. Preencha a Região, Distrito, Estado ou Provincia se for aplicável. 5. Preencha o CEP ou Código Postal 6. Preencha o Número de Caixa do Correio, Código de Caixa do Correio e Código de Caixa do Correio da Cidade se for aplicável. 7. Selecione o País a partir do Menu de Seleção 8. Cadastre o Número de Telefone da empresa no espaço Número de Telefone do Vendedor. Favor usar o formato internacional, por exemplo Os seguintes quatro campos são necessários e importantes pois serão os dados utilizados pelo representante da HP para entrar em contato com a sua empresa (via telefone, fax ou ). Global Procurement Página 6 Última Atualização: 3/2/2012

7 9. Preencha o Número de Fax no campo Número de Fax de Vendedor, caso for aplicável. 10. Favor de providenciar o Nome do Contato no Vendedor. Este é o nome da pessoa da sua empresa com quem devemos entrar em contato. 11. Preencha o Número de Contato de Vendedor. Este é o número de telefone do contato na sua empresa. 12. Preencha o de contato de Vendedor. É o endereço de do contato na sua empresa Detalhes do Contato Contábeis: Enviar a/ Matriz do Fornecedor A segunda seção do Formulário de atualização de Vendedor solicita as informações necessarias para que os pagamentos possam ser efetuados (Enviar a /Matriz do Fornecedor). 13. Se os detalhes de Enviar a... / Matriz do Fornecedor sao os mesmos que você acabou de preencher na seção anterior ( Informacoes do Endereço Atual ) marque o espaço Same ; desse jeito o endereço que você registrou na seção anterior será automaticamente preenchido nesta seção. 14. Se as informações de Enviar a... / Matriz do Fornecedor são diferentes, você deverá preencher a seção manualmente. Os campos são os mesmos aos da seção anterior Global Procurement Página 7 Última Atualização: 3/2/2012

8 Os Detalhes do Banco e as contas bancárias do Vendedor Esta informação é necessária para completar a configuração dos dados contábeis da sua empresa na base de dados de Fornecedores de HP e também para assegurar que os pagamentos das ordens futuras possam ser efetuados. A HP irá lhe contatar, se for necessário, para confirmar os dados antes de concluir o registro ou a atualização na base de dados de Fornecedores de HP. É importante que você envie estas informações a tráves do formato a fim de agilizar o processo e reduzir o tempo que leva o registro. O departamento de Contas a Receber na sua empresa deverá lhe fornecer as informações solicitadas nos seguintes espaços do formato: 15. Nome do Banco. É o nome de banco no qual você deseja receber o pagamento. 16. Sucursal. Preencha a informação da sucursal ou filial do banco se for aplicável. Esta informação, pode ser o código BIZ, código interno, número da filial, etc. Se este dado for fundamental para que o pagamento possa ser efetuado se assegure de preencher este campo Os seguintes quatro campos são os detalhes do endereço do banco que você está usando. 17. Endereço do Banco, Cidade, Estado/Região/Outro e País. Selecione o país a partir do Menu de Escolha (Dropdown Menu). 18. Agência do Banco se for aplicável. 19. Código de Banco (Código IFSC para Índia). O código de banco tem formato e tamanho diferente dependendo do país (pode ser somente numeros, ou uma combinação de números e letras). Por exemplo, para os vendedores nos Estados Unidos, o código bancário é conhecido como ABA. Se você não souber qual é o seu código de banco por favor verifique-o diretamente com o seu banco. 20. Conta Bancária. É número da conta que você deseja registrar com a HP onde os pagamentos serao efetuados. 21. Titular da Conta. Na maioria dos casos o titular da conta é a sua empresa. 22. Código de Controle. Prencha este campo, se for aplicável. Para os Vendedores dos Estados Unidos, registre a Conta Tipo: Poupança 01/Conta à Ordem Código SWIFT. Digite o código SWIFT do Banco (Sociedade Mundial de Telecomunicações Financeiras Interbancarias). Este código serve para identificar o banco e facilitar as transferencias Global Procurement Página 8 Última Atualização: 3/2/2012

9 (pagamentos) internacionais. O código SWIFT deve ter 8 ou 11 dígitos, e os dígitos 5 o e 6 o devem representar o código do país. 24. Código IBAN. Número da Conta Bancária Internacional. Este código é necessário para efetuar transações de um país à outro e é obrigatória para os bancos dos países europeus. Os últimos quatro espaços da seção Contas Bancárias e detalhes do Banco do Vendedor, referem-se à informações fiscais da empresa (impostos). Ditos espaços estao conformados por um Menu de Seleção (drop down menu), no qual você deverá selecionar o(s) número(s) especificos que correspondem ao país; e por um espaço de entrada manual no qual você deverá registrar o número no qual a sua empresa encontra-se registrada. Estes números são diferentes em cada país. Por exemplo: ID do IVA nos países europeus e a Identificação Fiscal Federal nos EUA. 25. Impostos / IVA # 1 - A partir do menu de seleção, registre o número específico que seja aplicável no seu país. 26. Números específicos do país no menu de seleção dos Impostos / IVA # 1 - Você terá a capacidade de escolher dentre os números na lista do Menu de Seleção aqueles que sejam aplicáveis no país. A seleção deve estar baseada no país no qual a sua empresa estiver registrada, considerando os taxas de impostos específicos e as informações aplicáveis no país Nos espaços de: Impostos / IVA # 1/2/3/4, você deverá selecionar o número específico aplicavel no país e no espaço do lado direito digite o número sob o qual a sua empresa está registrada. Quatro linhas de espaços estao disponíveis para que você possa registrar os dados das taxas de impostos aplicaveis. 27 Global Procurement Página 9 Última Atualização: 3/2/2012

10 Detalhes de Classificação do Vendedor Esta seção solicita algumas informações adicionais sobre a sua empresa. 28. Selecione o Código de Classificação da Empresa/ Tipo de Taxa de Imposto / Situação do Vendedor, Tipo de Destinatário etc.-- Você terá os códigos pré-definidos e as seleções no Menu de Seleção. Por exemplo, se a sua empresa está fora dos EUA,você deverá selecionar: A01 Propriedade Estrangeira. 29. Neste seguinte passo, você deverá responder a través do Menu de Seleção se a sua empresa está Incorporada ou não As Informações Adicionais, Notas, e Commentários 30. No campo de Comentários você poderá inserir qualquer informação que você julgue como importante para completar o cadastro da sua empresa na base de dados de Fornecedores da HP. 30 Seção dos Anexos Na seção de Anexos, você pode anexar qualquer documento que seja necessário para completar o cadastro da sua empresa na base de dados de Fornecedores da HP conforme especificaçoes legais ou regulamentos do país ou do estado. 31. Clique em Browse - (Navegar) para entrar na base de arquivos do seu computador. 32. Escreva uma descrição breve ou título do documento que você irá anexar. 33. Clique em Attach File - (Anexar Arquivo). Observação: O tamanho de cada arquivo está limitado a 10MB. Se um arquivo maior a 10MB for carregado o sistema vai dar erro e o arquivo não será anexado ao formato. 34. Uma vez o arquivo estiver anexado, você poderá confirmar que ele aparece na area superior da seção Anexos. 35. Se você precisar deletar qualquer arquivo já anexado, pode clicar na opção Delete que fica no lado esquerdo. 36. Clique em Submit, uma vez que você tenha carregado os documentos e completado todas as informações necessárias nos seções anteriores Global Procurement Página 10 Última Atualização: 3/2/2012