AUDITORIA INTERNA RELATÓRIO ANUAL DE ATIVIDADES DE AUDITORIA INTERNA RAINT

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1 AUDITORIA INTERNA RELATÓRIO ANUAL DE ATIVIDADES DE AUDITORIA INTERNA RAINT EXERCÍCIO 2016

2 AUDITORIA INTERNA ÍNDICE 1. Introdução Descrição dos trabalhos de auditoria interna, realizados de acordo com o PAINT/ Análise consolidada acerca do nível de maturação dos controles internos do órgão ou entidade, com base nos trabalhos realizados, identificando as áreas que apresentaram falhas relevantes e indicando as ações promovidas para regularização ou mitigação dos riscos delas decorrentes Descrição dos trabalhos de auditoria interna realizados sem previsão no PAINT/2016, indicando sua motivação e seus resultados Relação dos trabalhos de auditoria previstos no PAINT/2016 não realizados ou não concluídos, com as justificativas para a sua não execução e, quando aplicável, com a previsão de sua conclusão Descrição dos fatos relevantes que impactaram positiva ou negativamente nos recursos e na organização da unidade de auditoria interna e na realização das auditorias Descrição das ações de capacitação realizadas, com indicação do quantitativo de servidores capacitados, carga horária, temas e a relação com os trabalhos programados Quantidade de recomendações emitidas e implementadas no exercício, bem como as vincendas e as não implementadas na data de elaboração do RAINT, com a inclusão, neste caso, dos prazos de implementação e as justificativas do gestor Descrição dos benefícios decorrentes da atuação da unidade de auditoria interna ao longo do exercício

3 1. Introdução A Auditoria Interna da Universidade Federal do Rio Grande do Sul AUDIN foi criada pela Decisão nº 71/99, do Conselho Universitário, datada de 07 de maio de 1999, com a atribuição de examinar e avaliar de forma independente e criteriosa, as operações contábeis, financeiras e administrativas, executadas pelos diversos setores da Instituição. Em cumprimento ao Plano Anual de Auditoria Interna PAINT, referente ao exercício de 2016, a AUDIN desenvolveu suas atividades voltadas ao assessoramento em caráter preventivo à Administração Superior, Unidades, Departamentos e Setores da Universidade, bem como acompanhou e assessorou o Conselho de Curadores CONCUR. O presente Relatório Anual de Atividades da Auditoria Interna RAINT foi elaborado em conformidade com a Instrução Normativa nº 24, de 17 de novembro de 2015 da Controladoria-Geral da União CGU. 2. Descrição dos trabalhos de auditoria interna, realizados de acordo com o PAINT/2016 A seguir descrevemos suscintamente as atividades realizadas pela AUDIN, o resultado e a quantidade de horas/homem empregadas: Descrição Examinar e emitir parecer sobre as demonstrações contábeis do final do exercício de Resultado Relatório encaminhado ao Conselho de Curadores CONCUR. Recursos Humanos 1 servidor 50 horas Descrição Identificar recomendações/determinações feitas pelos Órgãos de Controle Interno/Externo, em Auditorias anteriores e acompanhar as providências adotadas pelos diversos setores. Resultado A AUDIN examinou e acompanhou as providências adotadas pelos diversos setores objetivando corrigir as falhas apontadas pelos órgãos de controle. Recursos Humanos 3 servidores 400 horas 3

4 Descrição Assessorar a Administração no atendimento das diligências dos Órgãos de Controle Interno/Externo. Resultado A AUDIN recebeu e distribuiu as demandas dos órgãos de controle, bem como acompanhou a entrega das respostas/justificativas elaboradas pela Universidade. Recursos Humanos 3 servidores 500 horas Descrição Reuniões com empresas contratadas para a prestação de serviços contínuos. Resultado A AUDIN participou e realizou diversas reuniões com empresas terceirizadas e com a GERTE e a PROPLAN, a fim de corrigir possíveis divergências na execução dos contratos de terceirização. Recursos Humanos 4 servidores 200 horas Descrição Reuniões com empresas contratadas para a execução de obras. Resultado A AUDIN participou e realizou diversas reuniões com empresas contratadas e com a SUINFRA e PROPLAN, a fim de corrigir possíveis divergências na execução dos contratos de obras. Recursos Humanos 4 servidores 200 horas Descrição Assessorar as Pró-Reitorias, Unidades, Departamentos e Setores. Resultado A AUDIN participou de reuniões de trabalho e prestou assessoria ao Gabinete, Pró-Reitorias, Direção de Unidades e Coordenadores de Projetos. Recursos Humanos 3 servidores horas Descrição Examinar processos encaminhados pela Procuradoria Geral e Administração Central. Resultado Emissão de 884 Despachos e de 701 Pareceres, após a análise de processos de diversas naturezas, tais como a convênios, acordos e contratos realizados pela UFRGS. Não há emissão de relatório. Os Despachos e Pareceres da Auditoria Interna acompanham os Processos. Recursos Humanos 2 servidores horas 4

5 Descrição Participar na elaboração do relatório de gestão de Resultado Levantamento de dados gerenciais e preenchimento de quadros, conforme a legislação. Recursos Humanos 2 servidores 70 horas Descrição Verificação da SEFIP e quitação das guias GPS e GRF em processos referentes a pagamento de serviços e obras de empresas terceirizadas. Resultado Auditoria Prévia nos Processos de Pagamento às empresas contratadas pela Universidade objetivando a execução de obras e serviços continuados, envolvendo o exame da GFIP/SEFIP e das guias GPS e GRF. Análise da conformidade na folha de pagamento e na documentação fiscal encaminhada pela empresa responsável pela prestação do serviço. Emissão de 224 Solicitações de Documentos SD e 333 Despachos, referentes a documentos faltantes no processo de pagamento das empresas prestadoras de serviços contratadas pela UFRGS e de 398 Pareceres conclusivos, relativos a esses processos. Durante a conferência a Auditoria Interna sugeriu que fossem glosados valores que haviam sido cobrados indevidamente. O total de glosas chegou um montante de R$ ,05 (duzentos e trinta e sete mil, setenta e quatro reais e cinco centavos). Não há emissão de relatório. As Solicitações de Documentos e os Pareceres da Auditoria Interna acompanham os Processos de pagamento. Recursos Humanos 2 servidores e 2 bolsistas horas Descrição Acompanhamento das providências recomendadas em trabalhos anteriores, realizados pela Auditoria Interna da UFRGS. Resultado As recomendações exaradas pela Auditoria Interna foram implementadas após reuniões com os setores apontados. Recursos Humanos 3 servidores 105 horas Descrição Auditar contratos de serviços continuados e de obras. Resultado A AUDIN examinou contratos de terceirização de mão de obra e emitiu os seguintes relatórios: Relatório sobre o descumprimento contratual da empresa PLANSUL PLANEJAMENTO E CONSULTORIA LTDA., contrato nº 088/2012, referente à 5

6 documentação que deveria ser apresentada no processo de pagamento de março/2015. O Relatório foi encaminhado à PROPLAN para providências. Relatório sobre o descumprimento contratual da empresa PLANSUL PLANEJAMENTO E CONSULTORIA LTDA., contrato nº 088/2012, referente à documentação que deveria ser apresentada no processo de pagamento de abril/2015. O Relatório foi encaminhado à PROPLAN para providências. Relatório sobre o descumprimento contratual da empresa LIDERANÇA LIMPEZA E CONSERVAÇÃO LTDA., referente às cobranças de horas extras no processo de pagamento de setembro-outubro/2015 Contrato nº 101/2015. O Relatório foi encaminhado à PROPLAN para providências. Relatório sobre o descumprimento contratual da empresa PLANALTO SERVICE LTDA., contrato nº 149/2013, referente à documentação que deveria ser apresentada no processo de pagamento de outubro-novembro/2014. O Relatório foi encaminhado à PROPLAN para providências. Relatório sobre o descumprimento contratual da empresa PRESTADORA DE SERVIÇOS ROTA DO SOL LTDA., contrato nº 152/2012, referente à documentação que deveria ser apresentada no processo de pagamento de dezembro/2015. O Relatório foi encaminhado à PROPLAN para providências. Relatório sobre o descumprimento contratual da empresa DIFERENCIAL ENGENHARIA LTDA-ME, contrato nº 089/2014, referente à documentação que deveria ser apresentada no processo de pagamento das competências agosto/2014 a setembro/2015. O Relatório foi encaminhado à PROPLAN para providências. Relatório sobre o descumprimento contratual da empresa PRESTADORA DE SERVIÇOS ROTA DO SOL LTDA., contrato nº 85/2013, referente à documentação que deveria ser apresentada no processo de pagamento de fevereiro/2016. O Relatório foi encaminhado à PROPLAN para providências. Relatório sobre o descumprimento contratual da empresa DIFERENCIAL ENGENHARIA LTDA-ME, contrato nº 186/2014, referente à documentação que deveria ser apresentada no processo de pagamento das competências novembro/2015 a fevereiro/2016. O Relatório foi encaminhado à PROPLAN para providências. Relatório sobre o cumprimento das obrigações contratuais e trabalhistas da empresa SILVA VEIGA PRESTADORA DE SERVIÇO LTDA., contrato nº 047/2016, referente à 6

7 conformidade do pagamento do salário normativo da categoria e, ainda, análise do pagamento do adicional de insalubridade e do adicional de periculosidade. O Relatório foi encaminhado à PROPLAN para conhecimento. Relatório sobre o cumprimento das obrigações contratuais e trabalhistas da empresa MULTIÁGIL LIMPEZA PORTARIA E SERVIÇOS ASSOCIADOS LTDA., contrato nº 026/2016, referente à conformidade do pagamento do salário normativo da categoria. O Relatório foi encaminhado à PROPLAN para conhecimento. Recursos Humanos 2 servidores e 1 bolsista 350 horas Descrição Treinamento. Resultado Os servidores da AUDIN participaram de cursos de formação e aprimoramento ao longo do exercício de Recursos Humanos 5 servidores 216 horas, a descrição dos cursos/capacitações, está consignada no item 7, do presente Relatório. Descrição Analisar processos licitatórios. Resultado A Auditoria Interna examinou 12 processos licitatórios, por amostragem. Foi verificada a formalização dos processos licitatórios. Os Pareceres da Auditoria Interna acompanham os respectivos expedientes. Foram realizadas duas auditorias in loco quando da realização de Leilões na Estação Experimental da UFRGS. Os Relatórios foram encaminhados à PROPLAN para ciência. A AUDIN também acompanhou in loco a realização de três Chamadas Públicas realizadas para a aquisição de gêneros alimentícios para a Divisão de Alimentação da Pró-Reitoria de Assistência Estudantil. Os Relatórios foram encaminhados à PROPLAN para ciência. Recursos Humanos 3 servidores e 1 bolsista 194 horas Descrição Atendimento de consultas via telefone. Resultado Assessoramento preventivo objetivando aplicação das boas práticas de controle e, consequentemente, melhorando a transparência dos atos da gestão da Universidade. Recursos Humanos 4 servidores 500 horas 7

8 Descrição Atendimento de consultas via s. Resultado Assessoramento preventivo objetivando aplicação das boas práticas de controle e, consequentemente, melhorando a transparência dos atos da gestão da Universidade. Recursos Humanos 4 servidores 100 horas Descrição Acompanhar e assessorar as Comissões de Inventários. Resultado A Auditoria Interna participou de reuniões de trabalho, com vistas a assessorar as Comissões de Inventários de Bens Móveis, Imóveis e Intangíveis. Recursos Humanos 1 servidor 25 horas Descrição Analisar processos de repactuação ou reequilíbrio solicitados por empresas contratadas pela Universidade. Foram emitidos 37 Pareceres, após a análise prévia dos expedientes. Resultado Os Pareceres da Auditoria Interna acompanham os respectivos processos administrativos. Recursos Humanos 2 servidores 490 horas Descrição Estudo e discussão sobre legislação, jurisprudência e normas relacionadas a todas as áreas de interesse da Universidade. Resultado A constante leitura dos diplomas legais e dos Acórdãos/Decisões do TCU, bem como normativos da CGU serve como embasamento para a emissão do expressivo número de pareceres feitos por esta Auditoria Interna e para informação e orientação ao Gabinete do Reitor, Pró-Reitorias, Unidades Acadêmicas e seus respectivos setores. Da mesma sorte, quando há a emissão de novos diplomas legais e alterações na legislação em vigor, bem como nos casos em que a AUDIN julga necessário, a comunicação às Direções de Unidades Acadêmicas e às Fundações de Apoio, são feitas através de ofícios-circulares. Recursos Humanos 2 servidores 200 horas 8

9 3. Análise consolidada acerca do nível de maturação dos controles internos do órgão ou entidade, com base nos trabalhos realizados, identificando as áreas que apresentaram falhas relevantes e indicando as ações promovidas para regularização ou mitigação dos riscos delas decorrentes. A Universidade Federal do Rio Grande do Sul possui uma série de controles internos que têm se mostrado eficientes e eficazes para a garantia da boa execução das atividades administrativas necessárias ao cumprimento de suas finalidades. Contudo, quando se observa alguma impropriedade, a AUDIN recomenda em seus relatórios, que os Gestores aprimorem e/ou implementem novas ações para aprimorar os controles internos, com vistas a mitigar as falhas encontradas. 4. Descrição dos trabalhos de auditoria interna realizados sem previsão no PAINT, indicando sua motivação e seus resultados. A AUDIN não desempenhou nenhuma atividade que não estivesse devidamente prevista em seu Plano Anual de Auditoria Interna PAINT/ Relação dos trabalhos de auditoria previstos no PAINT não realizados ou não concluídos, com as justificativas para a sua não execução e, quando aplicável, com a previsão de sua conclusão. Informamos que a exoneração a pedido, de uma servidora lotada na AUDIN, teve um impacto negativo no cumprimento do PAINT/2016, pois com a saída dessa colega, contamos com aproximadamente horas/homem a menos para realizar aquelas atividades previstas no Anexo I do Plano Anual de Atividades da Auditoria Interna. A seguir estão listadas as ações de auditoria que não foram cumpridas integralmente pela AUDIN: 1) Treinamentos; 2) Análise de processos licitatórios; 3) Verificação dos processos de dispensa e inexigibilidade; 4) Avaliação da gestão do uso dos cartões de pagamento do governo federal; 5) Avaliação das transferências da UFRGS - Fundações de Apoio, via convênios; 6) Exame da concessão dos adicionais noturno, de periculosidade e de 9

10 insalubridade aos servidores; 7) Avaliação dos critérios de sustentabilidade ambiental na aquisição de bens, materiais de Tecnologia da Informação (TI) e na contratação de serviços ou obras, bem como sobre informações relacionadas à separação de resíduos recicláveis descartados; 8) Avaliação sobre a gestão de TI; 9) Exame da concessão de progressão por capacitação aos servidores ativos; e 10) Exame da concessão do percentual de incentivo à qualificação aos servidores. Considerando que os trabalhos previstos para o PAINT/2017, seguiram o que preceitua a IN º 24/2015 CGU, as atividades a serem desenvolvidas pela AUDIN ao longo do exercício de 2017, são oriundas de uma matriz de risco, onde foram calculados os riscos ponderados de cada macroprocesso desta Universidade. Sendo assim, registramos que apenas as atividades referentes ao tema Gestão de Suprimentos, Bem e Serviços (Aquisições através de Processos Licitatórios e Processos de Dispensa e de Inexigibilidade) foram mantidas no PAINT/2017. Registre-se ainda, que foram destacadas h/h para Treinamento, haja vista a importância em capacitar e qualificar os servidores para melhor desempenhar suas funções na Auditoria Interna. 6. Descrição dos fatos relevantes que impactaram positiva ou negativamente nos recursos e na organização da unidade de auditoria interna e na realização das auditorias. Um fato que impacta positivamente na unidade de auditoria interna e na realização das auditorias é a aceitação e procura dos Gestores pelo trabalho da AUDIN. Isso resulta em significativos avanços e melhorias na área dos procedimentos administrativos da Instituição e dos controles internos, através da implementação de boas práticas sugeridas. Como fato negativo, registramos o pedido de exoneração de uma servidora da AUDIN, em 10/06/2016, que causou dificuldades para que pudéssemos cumprir a totalidades dos trabalhos previstos no PAINT/

11 7. Descrição das ações de capacitação realizadas, com indicação do quantitativo de servidores capacitados, carga horária, temas e a relação com os trabalhos programados. Bárbara Baum Vivian Curso Carga horária Instituição Treinamento no Sistema Eletrônico de Informação 4 h EDUFRGS Módulo Usuário Carmen Aparecida Straub de Almeida Curso Carga horária Instituição Treinamento no Sistema Eletrônico de Informação 4 h EDUFRGS Módulo Usuário Cidadania Fiscal 20 h ESAF Controle Social Turma 1/ h ENAP Gestão e Fiscalização de Contratos T h EGP Gestão da Informação e Documentação Conceitos básicos em Gestão Documental Turma 4/2016 Sistema Eletrônico de Informações SEI! USAR Turma 2/2016 Celso Anversa 20 h ENAP 20 h ENAP Curso Carga horária Instituição Simpósio Compliance e Gestão de Riscos 4 h CGU e HCPA 45º FONAITec 40 h FONAI/MEC Regina Núria Costa Lühring Curso Carga horária Instituição Curso de Obras Públicas de Edificação e de Saneamento Módulo Planejamento Rosângela Dalla Nora 50 h TCU Curso Carga horária Instituição Orientações sobre Ponto Eletrônico 2 h EDUFRGS Simpósio Compliance e Gestão de Riscos 4 h CGU e HCPA Treinamento no Sistema Eletrônico de Informação 4 h EDUFRGS Módulo Usuário II Seminário de Auditoria Governamental Planejando Auditoria com Uso de Matriz de Riscos 16 h CGU/ESAF 11

12 Os temas dos cursos de formação e capacitação realizados pela equipe de servidores lotados na AUDIN estão diretamente relacionados com as atividades desenvolvidas pelos mesmos. 8. Quantidade de recomendações emitidas e implementadas no exercício, bem como as vincendas e as não implementadas na data de elaboração do RAINT/2016, com a inclusão, neste caso, dos prazos de implementação e as justificativas do gestor. No exercício de 2016, a grande maioria das recomendações, oriundas dos trabalhos realizados pela Auditoria Interna, foram sendo atendidas pelos setores envolvidos. Quanto às recomendações pendentes de atendimento, destacamos que, já foram realizadas reuniões com os responsáveis pela implementações e que a AUDIN consignou horas/homem no PAINT do exercício subsequente para acompanhar e monitorar o acolhimento das recomendações. 9. Descrição dos benefícios decorrentes da atuação da unidade de auditoria interna ao longo do exercício. A realização de reuniões de assessoramento com o Gabinete, Pró-Reitorias, Direções de Unidades, Chefes de Setores, visando orientar preventivamente o cumprimento da legislação e dos normativos que regem a correta execução da Despesa Pública são significativamente benéficas para a Universidade. Uma vez que, percebe-se, cada vez mais, o comprometimento e a disposição da Administração em realizar ações para melhorar os controles internos e adotar boas práticas e implementar integralmente as recomendações da Auditoria Interna, bem como as determinações/recomendações e dos Órgãos de Controle Interno e Externo. Porto Alegre, 22 de fevereiro de Aprovado ad referendum Celso Anversa, pelo Presidente do CONCUR. Coordenador da Auditoria Interna. Em: / /. CRC/RS