AUDITORIA INTERNA PLANO ANUAL DE AUDITORIA INTERNA PAINT

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1 AUDITORIA INTERNA PLANO ANUAL DE AUDITORIA INTERNA PAINT EXERCÍCIO 2017

2 O Plano Anual de Auditoria Interna PAINT/2017, da Universidade Federal do Rio Grande do Sul UFRGS foi elaborado em conformidade com a Instrução Normativa nº 24 de 17 de novembro de 2015 da Controladoria-Geral da União CGU e com o Decreto nº de 06 de setembro de 2000, com redação dada pelo Decreto nº 4.304, de 16 de julho de Ressaltamos, por oportuno, que a nova abordagem a ser implementada nos PAINTs, em função da alteração do normativo, requer tempo de treinamento e aprendizagem, por parte dos servidores da AUDIN. A Auditoria Interna da Universidade Federal do Rio Grande do Sul AUDIN, criada pela Decisão nº 71/99, de 07 de maio de 1999 do Conselho Universitário, nos termos do Artigo 21, inciso VII, do Estatuto, da Universidade, é o Órgão Técnico de Controle e Assessoramento do Conselho de Curadores CONCUR, ao qual está vinculada. A Universidade Federal do Rio Grande do Sul para cumprir sua missão de produzir e disseminar conhecimento para sociedade possui três macroprocessos finalísticos: Ensino, Pesquisa e Extensão, conforme tabela abaixo: Fonte: Relatório de Gestão de 2015 Apresenta-se a seguir o Mapa de Contexto da UFRGS que mostra as principais entidades, tanto internas quanto externas, que contemplam ou podem contemplar ou impactar nos macroprocessos de apoio e finalísticos da UFRGS, bem como o macro relacionamento entre elas. As entidades de ambiente externo foram classificadas em entidades que impactam nos direcionadores estratégicos e de gestão da UFRGS, entidades controladoras da execução dos processos finalísticos e de apoio, entidades parceiras/financiadoras que possibilitam captação de recursos, entidades fornecedoras que entregam produtos e serviços e entidades que recebem 2

3 resultados da UFRGS sociedade em geral. As entidades de ambiente interno foram classificadas entre: entidades que contemplam os macroprocessos de apoio que visam suportar as entidades finalísticas; e, entidades que contemplam os macroprocessos finalísticos e determinam as necessidades de suporte das entidades de apoio, assim como aquelas entidades que executam os processos finalísticos (unidades acadêmicas). Fonte: Escritório de Processos Conforme acima mencionado os macroprocessos de apoio são compostos pelos processos executores e sustentadores dos macroprocessos finalísticos. Os macroprocessos de apoio da UFRGS já se encontram devidamente mapeados, entretanto os mesmos ainda não foram devidamente validados pela Universidade. A seguir apresentamos o diagrama desses macroprocessos: 3

4 Fonte: Escritório de Processos Consoante a Decisão de sua criação, as atividades a serem desempenhadas pela Auditoria Interna da UFRGS AUDIN/UFRGS são de caráter preventivo e de assessoramento, além da verificação de fatos que devam ser esclarecidos, com a finalidade de orientar, acompanhar, normatizar, controlar e relatar, de forma independente, os atos de gestão. Nesse sentido, o trabalho da AUDIN de análise prévia de processos encaminhados pela administração da Universidade, com a finalidade de assessorar os Gestores, estão adequados ao bom funcionamento da UFRGS, não se caracterizando como atos de gestão, conforme entendimento dado pelo Egrégio Tribunal de Contas da União, no item 6.1 do Relatório do Acórdão nº 329/2014-TCU-2ª Câmara: (...) os pareceres jurídicos, assim como os da auditoria interna da UFRGS tem apenas, e tão somente, o caráter de assessoramento aos gestores, a quem cabem as responsabilidades pelas decisões tomadas. e no item do Relatório do Acórdão nº 1866/2015- TCU-1ª Câmara: (...) é possível concluir que a AUDIN da UFRGS possui estrutura e atua de forma adequada e em conformidade com os normativos estabelecidos. 4

5 Consoante o Relatório de Gestão/2015 a estrutura de governança da Universidade Federal do Rio Grande do Sul UFRGS é composta pelo conjunto de órgãos que a constitui e trata do sistema pelo qual ela é dirigida, da sua estrutura de poder e das normas que a regem interna e externamente. Já a estrutura de governança independente da UFRGS é composta pela Comissão Própria de Avaliação CPA, pelo Conselho de Curadores CONCUR e pela Procuradoria Geral PG, sendo que a CPA atua como controle das atividades finalísticas e o CONCUR e a PG como controle das atividades de apoio da Instituição. A Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS) utiliza-se de diversas ferramentas, métodos e práticas com o objetivo de promover a Gestão de Riscos, através de controles internos nas suas atividades cotidianas. Podese destacar o foco em planejamento, organização, direção e controle. O Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI), juntamente ao Plano de Gestão e aos Planejamentos Anuais dos órgãos componentes da estrutura universitária, compõem as principais ferramentas institucionais no desenvolvimento da cultura de gestão de riscos. Tais instrumentos realizam anualmente uma análise situacional integrada, com a finalidade de propor objetivos e metas, visando reduzir o risco do não atingimento da visão de excelência universitária no tripé ensino-pesquisa-extensão. O acompanhamento configura-se outro aspecto relevante para avaliar o nível de desenvolvimento de cada objetivo e, nesse contexto, permitir o melhor dimensionamento de recursos disponíveis. Para realizar tal controle da execução de metas, estabeleceram-se indicadores disponíveis no sítio da Universidade através do UFRGS em números, acompanhamento dos indicadores dos Planos Anuais e está sendo iniciada a elaboração de indicadores para processos. A gestão por processos integra-se na visão de aprimoramento constante da organização interna, realizando o suporte e a padronização de procedimentos acadêmicos e administrativos. Essa prática fomenta a gestão do conhecimento reduzindo o retrabalho, os procedimentos redundantes e a perda de informações relevantes, promovendo a melhoria da qualidade da gestão institucional. 5

6 No quesito direção destacam-se as propostas de Governança realizadas pela Administração da Universidade através do atendimento dos dispositivos legais pertinentes a UFRGS. Através da atuação integrada entre Conselho Universitário, Conselho de Curadores, Procuradoria e as diversas instâncias decisórias componentes na estrutura da instituição, visa-se o atendimento das práticas de gestão de risco através do estabelecimento de um claro organograma e cadeia de controle interno. O controle institucional atua em duas frentes: atividades internas e boas práticas de sustentabilidade financeira, para mitigar os riscos e garantir a confiabilidade. E a atuação do Núcleo de Avaliação Disciplinar (NAD), responsável pela apuração dos possíveis desvios funcionais praticados, sobressai-se internamente, através do controle do desempenho das atividades e processos cotidianos. Pode-se então concluir que a Universidade institui práticas e ferramentas no intuito do constante aprimoramento de seus controles internos e a gestão de riscos inerente a sua atividade. Para além do controle financeiro estabelecido com a produção de informações fidedignas da execução orçamentária, destaca-se a ênfase em Governança através do estabelecimento de um organograma integrado de controle de riscos. Assim, a ênfase em atividades de planejamento e padronização das atividades, o constante acompanhamento dos indicadores e etapas associados, encontra consonância na busca constante por maior eficácia e eficiência perante os objetivos definidos. Segundo a Intosai (The International Organisation of Supreme Audit Institutions), o risco é considerado como uma possibilidade que um evento ocorra e impacte de um modo adverso o alcance dos objetivos da entidade. A composição em forma matricial de escalas de probabilidades e de ocorrência e impactos para um dado evento ou fator de risco é chamada de matriz de risco. A AUDIN/UFRGS desenhou uma matriz que contemplou três escalas de probabilidades e de impactos (baixo, médio e alto). Foi atribuída uma escala numérica às probabilidades e impactos, visando eliminar o empate do resultado final atribuídos aos quesitos de risco às atividades. Abaixo apresentamos as escalas de Impacto e Probabilidade Utilizadas: 6

7 Avaliação do Impacto: Escala de valores: Alto Impacto significante nos objetivos. Entre 6 e 8 Médio Impacto mediano nos objetivos. Entre 3 e 5 Baixo Impacto mínimo nos objetivos. Entre 1 e 2 Avaliação da Probabilidade: Escala de valores: Alta Evento usual, provável. Entre 6 e 8 Média Evento esperado, possível. Entre 3 e 5 Baixa Evento casual, remota. Entre 1 e 2 Classificação do Risco: Alto Médio Baixo Considerou-se o nível de Risco Inerente, como sendo 80% do total do Risco Ponderado. Os quesitos de risco resultantes das recomendações da CGU e TCU foram incluídos na matriz de risco e a pontuação atribuída da seguinte forma: (1) se há recomendação e (0) caso negativo. E, considerou-se esse quesito ao equivalente de 10% do total do Risco Ponderado. Quanto ao quesito de criticidade devido ao número de anos que um macroprocesso/processo/tema não recebe ações de auditoria, foi atribuída a pontuação da seguinte forma: (0) Nos últimos 12 (doze) meses; (1) No intervalo de 12 (doze) a 24 (vinte e quatro) meses; (2) No intervalo de 24 (vinte e quatro) e 36 (trinta e seis) meses; (3) Há mais de 3 (três) anos; e (4) Nunca. Esse quesito somou 10% do total do Risco Ponderado. Tendo em vista que nem todos os macroprocessos da Universidade estão validados, a análise dos riscos associados aos temas considerados prioritários para constar na matriz de risco da AUDIN/UFRGS, tiveram como ponto de partida um arcabouço alternativo, qual seja: a) a Gestão de Convênios, considerando-se o volume de recursos repassados às Fundações 7

8 de Apoio. b) a Gestão de Suprimentos, Bens e Serviços e Investimentos, devido à materialidade das despesas empenhadas. A seguir o demonstrativo das Despesas Empenhadas para as Fundações de Apoio, em R$: Exercício de 2015 Despesa Empenhada FAURGS ,10 FEENG ,85 Total ,95 Fonte: Departamento de Contabilidade e Finanças DCF/PROPLAN A seguir o demonstrativo das Despesas Empenhadas, em R$: Exercício de 2015 Despesa Empenhada Despesas Correntes ,75 Pessoal e Encargos Sociais ,76 Outras Despesas Correntes ,99 Despesas de Capital ,97 Investimento ,97 Inversões Financeiras 0,00 Total ,72 Fonte: Departamento de Contabilidade e Finanças DCF/PROPLAN Sobre as despesas incorridas com Pessoal e Encargos Sociais, destacamos por oportuno, que a Controladoria-Geral da União, através do Sistema de Trilhas de Pessoal, vem realizando sistematicamente auditorias nessa área, razão pela qual, optamos por não incluí-la em nosso planejamento, para o exercício de As atividades previstas para o PAINT/2017 foram planejadas de acordo com a capacidade de execução, representada pelo número de servidores alocados na AUDIN, conforme levantamento de horas/homem constante no Anexo I. Atualmente a equipe da Auditoria Interna é composta por quatro servidores, com as seguintes qualificações: 8

9 Servidor Cargo Formação Celso Anversa Carmen Aparecida Straub de Almeida Regina Núria Costa Lühring Coordenador da AUDIN Assistente em Administração Assistente em Administração Bacharel em Ciências Contábeis e Mestre em Economia Técnica em Contabilidade e Bacharelanda no Curso de Ciências Contábeis Bacharel em Ciências Jurídicas e Sociais e Especialista em Gestão Universitária Rosângela Dalla Nora Contadora Bacharel em Ciências Contábeis e Mestre em Economia Aplicada Como já mencionado, a UFRGS ainda não dispõe de um documento onde estejam devidamente explicitados todos os seus macroprocessos. Salienta-se, portanto, que este trabalho está em desenvolvimento pela Pró- Reitoria de Planejamento e Administração, através do Escritório de Processos, sendo que no momento o mesmo carece de validação. Assim sendo, a matriz de risco dos processos da UFRGS, elaborada pela AUDIN, elencou as atividades descritas nos PAINTs dos exercícios anteriores, bem como buscou informações adicionais sobre os macroprocessos da Universidade, no último Relatório de Gestão (Anexo II). Destacamos, por oportuno, que a avaliação dos riscos foi definida a partir da percepção e a experiência dos integrantes da equipe da AUDIN/UFRGS. Após o cálculo do risco ponderado, estabelecemos como padrão a seguinte interpretação dos resultados obtidos: Risco Alto acima de 30; Risco Médio menor que 29; Risco Baixo menor que 10. Por fim, no Anexo III é apresentado um quadro resumo contendo a totalidade das ações previstas para o PAINT/2017, onde além das atividades consideradas de Alto Risco, também estão consignadas as atividades compulsórias de Controle da Gestão e de Assessoramento, que são competências da AUDIN, conforme previsão na Decisão nº 71/99 CONSUN. 9

10 O prazo de execução, a distribuição das horas/homem disponíveis e os objetivos propostos para cada atividade de auditoria, bem como a estimativa de horas destinadas às ações de capacitação e participação em eventos que promovam o fortalecimento das atividades de auditoria interna, também se encontram relacionados no Anexo III. Nas horas programadas para cada trabalho, foi incluído o tempo necessário para o planejamento da atividade, execução da auditoria e elaboração dos pareceres e relatórios, quando houver. Sendo que, este quantitativo trata-se de projeção e poderá sofrer alterações de acordo com o andamento das tarefas, complexidade dos trabalhos, disponibilidade de pessoal, demandas concomitantes e outras não previstas. Objetivando aprimorar os conhecimentos técnicos dos integrantes da equipe da AUDIN, serão priorizadas para o exercício 2017, capacitações para todos os integrantes da equipe nas seguintes áreas: Gestão de Riscos (30h); Auditoria Operacional (30h); Auditoria Baseada em Riscos (30h); Legislação Trabalhista Elaboração de SEFIP e recolhimento de FGTS e INSS (20h). Dentre outras que contemplem o aperfeiçoamento das habilidades necessárias para o desenvolvimento das atividades previstas no PAINT/2017. Cumpre-nos registrar que, as capacitações serão realizadas mediante disponibilidade orçamentária e financeira desta IFES, como também, de acordo com a programação das empresas ou entidades que atuam na área de treinamento e capacitação, tais como, Escola Nacional de Administração Pública ENAP, Escola de Administração Fazendária ESAF, Instituto Serzedello Corrêa do TCU, dentre outros. Em atenção à legislação vigente, submetemos a presente proposta do Plano Anual de Auditoria Interna PAINT à análise prévia da Controladoria Geral da União no Rio Grande do Sul, a fim de que esta se manifeste acerca do cumprimento das normas e orientações pertinentes. Porto Alegre, 13 de dezembro de Celso Anversa Coordenador da AUDIN/UFRGS 10

11 Anexo I Levantamento das horas/homem (h/h) - Exercício 2017 Mês Total de Fins de Semana Dias Nº de h/h Total de Dias Úteis Total h/h Total Dias/Mês e Feriados Úteis Servidores por dia h/h Úteis de Férias Férias h/h Janeiro Fevereiro Março Abril Maio Junho Julho Agosto Setembro Outubro Novembro Dezembro Total

12 Anexo II Matriz de Risco dos processos da UFRGS Cálculo do Risco Ponderado Pontuação - Pontuação - Percepção da AUDIN Risco Risco Macroprocesso/Tema Evento/Fator do Risco Recomendações Tempo s/ sofrer Probabilidade Impacto CGU/TCU auditoria Inerente Ponderado Gestão de Suprimentos, Bens e Serviços. Ações trabalhistas, dos empregados alocados em contratos de obra, que podem gerar 0 4 passivos para a Universidade ,20 Gestão de Suprimentos, Bens e Serviços. Ações trabalhistas, dos empregados terceirizados, que podem gerar passivos para a 1 0 Universidade ,90 Gestão de Convênios. Formalização de convênios, acordos e contratos com as Fundações de Apoio sem observar 1 0 a legislação vigente ,90 Gestão de Suprimentos, Bens e Serviços. Concessão de reajustes, reequilíbrios e repactuações, dos contratos da Universidade sem 0 0 o respaldo legal ,20 Gestão de Suprimentos, Bens e Serviços. Descumprimento das obrigações contratuais por parte das empresas contratadas para o 1 0 fornecimento de mão de obra terceirizada ,50 Gestão de Suprimentos, Bens e Serviços. Descumprimento de cláusulas contratuais, referentes as obrigações trabalhistas ,50 Gestão de Pessoas. Ocorrência de equívocos nas folhas de pagamento, ocasionando danos ao erário ,70 Gestão de Suprimentos, Bens e Serviços. Descumprimento da legislação nos processos de dispensa e inexigilidade ,60 Gestão de Suprimentos, Bens e Serviços. Descumprimento das obrigações contratuais por parte das empresas contratadas para a 1 1 execução de obras ,20 Gestão de Suprimentos, Bens e Serviços. Descumprimento da legislação nos processos licitatórios ,10 Gestão de Pessoas. Não possuir uma estrutura adequada de pessoal para atender as necessidades da ,40 Ensino. Instituição. Não alcançar os objetivos de disseminação de conhecimento à sociedade, através de 0 4 cursos de graduação, pós-graduação, ensino básico e técnico ,80 Gestão Patrimonial. Falta de manutenção predial preventiva/corretiva que implique em compromentimento do 0 2 patrimônio imobiliário da União ,60 Extensão. Deixar de oferecer cursos, consultoria, atendimento à saúde, ações culturais e eventos à 0 4 sociedade, impactando nos âmbitos técnico, cultural e social ,40 Gestão Patrimonial. Ineficiência na gestão da frota de veículos da UFRGS, que implique em dificuldade de 0 3 atender com eficiência os processos de Ensino, Pesquisa e Extensão ,30 Pesquisa. Não alcançar os objetivos de disseminação de conhecimento através de teses, artigos, 0 4 patentes, dissertações e exposições em eventos ,20 Gestão Financeira, Orçamentária e Falta de fidedignidade nas demonstrações contábeis ,00 Patrimonial. Gestão Patrimonial. Equívocos no levantamento das informações para os inventários anuais ,40 Gestão Ambiental e Sustentabilidade. Descumprimento dos normativos que versam sobre sustentabilidade na Administração ,40 Gestão da Tecnologia da Informação. Pública. Não cumprimento das premissas descritas no PDTI da Universidade ,70 Gestão de Suprimentos. Utilização indevida dos valores disponibilizados através do Cartão Corporativo ,10 12

13 Anexo III Quadro Resumo das Atividades de Auditoria Tema Risco Ponderado Gestão de Suprimentos, Bens e Serviços. 45,20 Gestão de Convênios. 44,90 Gestão de Suprimentos, Bens e Serviços. 39,20 Gestão de Suprimentos, Bens e Serviços. 38,50 Gestão de Suprimentos, Bens e Serviços. 38,50 Gestão de Pessoas. * 33,70 Gestão de Suprimentos, Bens e Serviços. 33,60 Gestão de Suprimentos, Bens e Serviços. 32,20 Gestão de Suprimentos, Bens e Serviços. 32,10 Controles/Assessoramento da Gestão Atividades Compulsórias Evento Atividade de Auditoria Objetivos Ações trabalhistas, dos Verificar o cumprimento da legislação empregados alocados em contratos por parte das empresas contratadas, atuando na prevenção de demandas de obra, que podem gerar passivos trabalhistas por parte dos para a Universidade. empregados. Formalização de convênios, Verificar a formalização de processos, acordos e contratos com as Fundações de Apoio sem observar a legalidade e a aderência à a legislação vigente. legislação vigente. Concessão de reequilíbrios e Analisar os processos e verificar o repactuações, dos contratos da cabimento dos pedidos encaminhados pelas empresas contratadas. Universidade sem o respaldo legal. Descumprimento das obrigações contratuais por parte das empresas contratadas para a execução de Obras. Descumprimento das obrigações contratuais por parte das empresas contratadas para o fornecimento de Participar de reuniões com empresas contratadas para executar obras e a SUINFRA, afim de corrigir possíveis divergências no cumprimento das obrigações contratuais. Participar de reuniões com empresas terceirizadas e a GERTE, afim de corrigir possíveis divergências na Mão de Obra Terceirizada. execução dos contratos. Ocorrência de equívocos nas folhas Não destacamos horas para essa atividade, porque a Controladoriade pagamento, ocasionando danos Geral da União, através do Sistema de Trilhas de Pessoal vem realizando ao erário. sistematicamente auditorias nessa Descumprimento da legislação nos área. Verificar a formalização dos processos processos de dispensa e inexigilidade. de dispensa e inexigibilidade. Descumprimento de cláusulas Verificar o cumprimento da legislação contratuais, referentes as por parte das empresas contratadas, obrigações trabalhistas. atuando na prevenção de demandas Descumprimento da legislação nos trabalhistas Verificar a formalização por parte dos dos processos, o Edital e seus Anexos, processos licitatórios. Projeto Básico de Obras ou Serviços. Identificação das Acompanhar as providências adotadas recomendações/determinações pelos diversos setores objetivando feitas pelos Órgãos de Controle corrigir as falhas apontadas pelos Interno/Externo, em Auditorias anteriores. órgãos de controle. Mitigar a acorrência de ações trabalhistas. Promover o cumprimento dos normativos. Assegurar o cumprimento da legislação. Assegurar o cumprimento das cláusulas contratuais. Assegurar o cumprimento das cláusulas contratuais. Distribuição das h/h Prazo de Execução 1000 jan/17 a dez/ jan/17 a dez/ jan/17 a dez/ jan/17 a dez/ jan/17 a dez/ Assegurar o cumprimento da legislação. Mitigar a acorrência de ações trabalhistas. Assegurar o cumprimento da legislação. Assegurar o cumprimento das recomendações. 400 jul/17 a dez/ mar/17 a out/ jul/17 a dez/ jan/17 a dez/17 13

14 Anexo III Quadro Resumo das Atividades de Auditoria Tema Risco Ponderado Atividades Evento Atividade de Auditoria Objetivos Identificação das solicitações feitas Assessorar a Administração no Assegurar o atendimentos das Distribuição das h/h Prazo de Execução Controles/Assessoramento da Gestão pelos Órgãos de Controle atendimento das diligências dos 350 jan/17 a dez/17 Controles/Assessoramento da Gestão Controles/Assessoramento da Gestão Controles/Assessoramento da Gestão Compulsórias Atividades Compulsórias Atividades Compulsórias Atividades Compulsórias Atividades Interno/Externo. Assessoramento à Administração Central, Pró-Reitorias, Unidades, Departamentos, Setores, etc. Elaboração do relatório de gestão de Identificação das recomendações exaradas nos trabalhos anteriores, realizados pela AUDIN. Participação de cursos de Órgãos de Controle Interno/Externo. demandas. Participar de reuniões de trabalho e Prestar assessoramento aos consultas realizadas pelo Gabinete, diversos Órgãos e setores da Pró-Reitorias, Direção de Unidades e Coordenadores de projetos. UFRGS. Preparar o material solicitado pela Pró- Cooperar para o cumprimento dos normativos, referentes à elaboração do Relatório de Gestão e Processo de Prestação de Contas, quando Reitoria de Planejamento. houver. Acompanhar a adoção de Zelar pelo cumprimento das providências, visando a implementação das ações recomendadas. recomendações. Participar de Cursos/Eventos de Melhorar o desempenho das 700 jan/17 a dez/17 80 jan/17 a mar/ jan/17 a jun/17 Capacitação 400 jan/17 a dez/17 Compulsórias formação. Capacitação. atividades de auditoria interna. * Não destacamos horas para essa atividade, porque a Controladoria-Geral da União, através do Sistema de Trilhas de Pessoal vem realizando sistematicamente auditorias nessa área. 14