AUDITORIA INTERNA RELATÓRIO ANUAL DE ATIVIDADES DE AUDITORIA INTERNA RAINT

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1 AUDITORIA INTERNA RELATÓRIO ANUAL DE ATIVIDADES DE AUDITORIA INTERNA RAINT EXERCÍCIO 2015

2 AUDITORIA INTERNA ÍNDICE 1. Introdução Descrição dos trabalhos de auditoria interna realizados de acordo com o PAINT/ Análise consolidada acerca do nível de maturação dos controles internos do órgão ou entidade, com base nos trabalhos realizados, identificando as áreas que apresentaram falhas relevantes e indicando as ações promovidas para regularização ou mitigação dos riscos delas decorrentes Descrição dos trabalhos de auditoria interna realizados sem previsão no PAINT, indicando sua motivação e seus resultados Relação dos trabalhos de auditoria previstos no PAINT não realizados ou não concluídos, com as justificativas para a sua não execução e, quando aplicável, com a previsão de sua conclusão Descrição dos fatos relevantes que impactaram positiva ou negativamente nos recursos e na organização da unidade de auditoria interna e na realização das auditorias Descrição das ações de capacitação realizadas, com indicação do quantitativo de servidores capacitados, carga horária, temas e a relação com os trabalhos programados Quantidade de recomendações emitidas e implementadas no exercício, bem como as vincendas e as não implementadas na data de elaboração do RAINT, com a inclusão, neste caso, dos prazos de implementação e as justificativas do gestor Descrição dos benefícios decorrentes da atuação da unidade de auditoria interna ao longo do exercício

3 1. Introdução A Auditoria Interna da Universidade Federal do Rio Grande do Sul AUDIN foi criada pela Decisão nº 71/99, do Conselho Universitário, datada de 07 de maio de 1999, com a atribuição de examinar e avaliar de forma independente e criteriosa, as operações contábeis, financeiras e administrativas, executadas pelos diversos setores da Instituição. Em cumprimento ao Plano Anual de Auditoria Interna PAINT, referente ao exercício de 2015, a AUDIN desenvolveu suas atividades voltadas ao assessoramento em caráter preventivo à Administração Superior, Unidades, Departamentos e Setores da Universidade, bem como acompanhou e assessorou o Conselho de Curadores CONCUR. O presente Relatório Anual de Atividades da Auditoria Interna RAINT foi elaborado em conformidade com a Instrução Normativa nº 24, de 17 de novembro de 2015 da Controladoria-Geral da União CGU. 2. Descrição dos trabalhos de auditoria interna realizados de acordo com o PAINT/2015 A seguir descrevemos suscintamente as atividades realizadas pela AUDIN, o resultado e a quantidade de horas/homem empregadas: Descrição Examinar e emitir parecer sobre as demonstrações contábeis do final do exercício de Resultado Relatório encaminhado ao Conselho de Curadores CONCUR. Recursos Humanos 1 servidor 50 horas Descrição Identificar recomendações/determinações feitas pelos Órgãos de Controle Interno/Externo, em Auditorias anteriores e acompanhar as providências. Resultado A AUDIN examinou e acompanhou as providências adotadas pelos diversos setores objetivando corrigir as falhas apontadas pelos órgãos de controle. Recursos Humanos 3 servidores 280 horas 3

4 Descrição Assessorar a Administração no atendimento das diligências dos Órgãos de Controle Interno/Externo. Resultado A AUDIN recebeu e distribuiu as demandas dos órgãos de controle, bem como acompanhou a entrega das respostas/justificativas elaboradas pela Universidade. Recursos Humanos 3 servidores 400 horas Descrição Reuniões com empresas contratadas para a prestação de serviços contínuos. Resultado A AUDIN participou e realizou diversas reuniões com empresas terceirizadas e com a GERTE e a PROPLAN, a fim de corrigir possíveis divergências na execução dos contratos. Recursos Humanos 5 servidores 300 horas Descrição Assessorar as Pró-Reitorias, Unidades, Departamentos e Setores. Resultado A AUDIN participou de reuniões de trabalho e prestou assessoria ao Gabinete, Pró-Reitorias, Direção de Unidades e Coordenadores de projetos. Recursos Humanos 3 servidores horas Descrição Examinar processos encaminhados pela Procuradoria Geral, Pró-Reitorias, Unidades e Departamentos. Resultado Emissão de 875 Despachos e de 708 Pareceres, após a análise de processos de diversas naturezas, tais como a convênios, acordos e contratos realizados pela UFRGS. Não há emissão de relatório. Os Despachos e Pareceres da Auditoria Interna acompanham os Processos. Também foi realizada uma auditoria nas edições do curso de especialização da Faculdade de Veterinária. O Relatório foi encaminhado à PROPG para ciência e providências. Recursos Humanos 3 servidores horas Descrição Participar na elaboração do relatório de gestão de Resultado Levantamento de dados gerenciais e preenchimento de quadros, conforme a legislação. Recursos Humanos 2 servidores 80 horas 4

5 Descrição Verificação da SEFIP e quitação das guias GPS e GRF em processos referentes a pagamento de serviços e obras de empresas terceirizadas. Resultado Auditoria Prévia nos Processos de Pagamento às empresas contratadas pela Universidade objetivando a execução de obras e serviços continuados, envolvendo o exame da GFIP SEFIP e das guias GPS e GRF. Análise da conformidade na folha de pagamento e na documentação fiscal encaminhada pela empresa responsável pela prestação do serviço. Emissão de 717 Solicitações de Documentos SD, referentes a documentos faltantes no processo de pagamento das empresas prestadoras de serviços contratadas pela UFRGS e de 442 Pareceres conclusivos, relativos a esses processos. Durante a conferência a Auditoria Interna sugeriu que fossem glosados valores que haviam sido cobrados indevidamente. O total de glosas chegou um montante de R$ ,35 (trezentos e vinte e cinco mil setecentos e dezenove reais e trinta e cinco centavos). Não há emissão de relatório. As Solicitações de Documentos e os Pareceres da Auditoria Interna acompanham os Processos de pagamento. Recursos Humanos 2 servidores e 2 bolsistas horas Descrição Acompanhamento das providências recomendadas em trabalhos anteriores, realizados pela Auditoria Interna da UFRGS. Resultado As recomendações exaradas pela Auditoria Interna foram implementadas após reuniões com os setores apontados. Recursos Humanos 3 servidores 150 horas Descrição Auditar contratos de serviços continuados e de obras. Resultado A AUDIN examinou contratos de terceirização de mão de obra e emitiu os seguintes relatórios: Relatório sobre o descumprimento contratual da empresa EZZATA SERVIÇOS PROFISSIONAIS LTDA., contrato nº 122/2014, referente à documentação que deveria ser apresentada no processo de pagamento de julho/2014. O Relatório foi encaminhado à PROPLAN para providências. Relatório sobre o descumprimento contratual da empresa EZZATA SERVIÇOS PROFISSIONAIS LTDA., contrato nº 122/2014, referente à documentação que deveria ser apresentada no processo de pagamento de agosto/2014. O Relatório foi encaminhado à PROPLAN para providências. 5

6 Relatório sobre o descumprimento contratual da empresa EZZATA SERVIÇOS PROFISSIONAIS LTDA., contrato nº 122/2014, referente à documentação que deveria ser apresentada no processo de pagamento de setembro/2014. O Relatório foi encaminhado à PROPLAN para providências. Relatório sobre o descumprimento contratual da empresa EZZATA SERVIÇOS PROFISSIONAIS LTDA., contrato nº 122/2014, referente à documentação que deveria ser apresentada no processo de pagamento de outubro/2014. O Relatório foi encaminhado à PROPLAN para providências. Relatório sobre o descumprimento contratual da empresa 2MM ELETRO TELECOMUNICAÇÕES COMÉRCIO E REPRESENTAÇÃO LTDA, contrato nº 130/2013, referente à documentação que deveria ser apresentada no processo de pagamento de agosto/2014. O Relatório foi encaminhado à PROPLAN para providências. Relatório sobre o descumprimento contratual da empresa BH PRODUÇÕES E SERVIÇOS LTDA, contrato nº 013/2015, referente à documentação que deveria ser apresentada no processo de pagamento de março/2015. O Relatório foi encaminhado à PROPLAN para providências. Relatório sobre o descumprimento contratual da empresa CCS SERVIÇOS TERCEIRIZADOS LTDA, contrato nº 040/2015, referente à documentação que deveria ser apresentada no primeiro processo de pagamento de maio/2015. O Relatório foi encaminhado à PROPLAN para providências. Relatório sobre o descumprimento contratual da empresa PLANALTO SERVICE LTDA., contrato nº 149/2013, referente à documentação que deveria ser apresentada no processo de pagamento de agosto-setembro/2014. O Relatório foi encaminhado à PROPLAN para providências. Relatório sobre o descumprimento contratual da empresa PLANSUL PLANEJAMENTO E CONSULTORIA LTDA., contrato nº 088/2012, referente à documentação que deveria ser apresentada no processo de pagamento de março/2015. O Relatório foi encaminhado à PROPLAN para providências. Relatório sobre o descumprimento contratual da empresa PLANSUL PLANEJAMENTO E CONSULTORIA LTDA., contrato nº 088/2012, referente à documentação que deveria ser apresentada no processo de pagamento de abril/2015. O Relatório foi encaminhado à PROPLAN para providências. 6

7 Relatório sobre o descumprimento contratual da empresa ONDREPSB RS LIMPEZA E SERVIÇOS LTDA., contrato nº 016/2015, referente à documentação que deveria ser apresentada no processo de pagamento de abril/2015. O Relatório foi encaminhado à PROPLAN para providências. Relatório sobre o descumprimento contratual da empresa PLANALTO SERVICE LTDA., contrato nº 149/2013, referente à documentação que deveria ser apresentada no processo de pagamento de setembro-outubro/2014. O Relatório foi encaminhado à PROPLAN para providências. Relatório sobre o descumprimento contratual da empresa PLANALTO SERVICE LTDA., contrato nº 149/2013, referente à documentação que deveria ser apresentada no processo de pagamento de outubro-novembro/2014. O Relatório foi encaminhado à PROPLAN para providências. Relatório sobre o descumprimento contratual da empresa PLANALTO SERVICE LTDA., contrato nº 149/2013, referente à documentação que deveria ser apresentada no processo de pagamento de novembro-dezembro/2014. O Relatório foi encaminhado à PROPLAN para providências. Relatório sobre o descumprimento contratual da empresa PLANALTO SERVICE LTDA., contrato nº 149/2013, referente à documentação que deveria ser apresentada no último processo de pagamento de dezembro/2014. O Relatório foi encaminhado à PROPLAN para providências. Relatório sobre o pedido de reconsideração da empresa LIDERANÇA LIMPEZA E CONSERVAÇÃO LTDA., referente à glosa sugerida no processo de pagamento de outubro/2014 Contrato nº 011/2013. O Relatório foi encaminhado à PROPLAN para providências. Relatório sobre o cumprimento das obrigações contratuais da empresa UNISERV UNIÃO DE SERVIÇOS LTDA., contrato nº 211/2014, referente à entrega de uniformes e vales transporte e alimentação. O Relatório foi encaminhado à PROPLAN para providências. Recursos Humanos 2 servidores e 1 bolsista 500 horas 7

8 Descrição Treinamento. Resultado Os servidores da AUDIN participaram de cursos de formação e aprimoramento ao longo do exercício de Recursos Humanos 5 servidores 442 horas, a descrição dos cursos/capacitações, está consignada no item 6, do presente Relatório. Descrição Analisar processos licitatórios. Resultado A Auditoria Interna examinou 28 processos licitatórios, por amostragem. Foi verificada a formalização dos processos licitatórios nas seguintes modalidades: Tomada de Preços, Concorrência, Convite, Leilão e Pregão Eletrônico. Os Pareceres da Auditoria Interna acompanham os expedientes. Também foram realizadas três auditorias in loco quando da realização de Leilões na Estação Experimental e no Departamento de Patrimônio da UFRGS. Os Relatórios foram encaminhados à PROPLAN para ciência. Recursos Humanos 2 servidores e 1 bolsista 425 horas Descrição Analisar processos de dispensa e inexigibilidade de licitação. Resultado A Auditoria Interna examinou 64 processos licitatórios, por amostragem. Foi verificada a formalização dos processos de dispensa e inexigibilidade. Não há emissão de relatório. Os Pareceres da Auditoria Interna acompanham os expedientes. Recursos Humanos 2 servidores e 1 bolsista 550 horas Descrição Atendimento de consultas via telefone. Resultado Assessoramento preventivo objetivando aplicação das boas práticas de controle e, consequentemente, melhorando a transparência dos atos da gestão da Universidade. Recursos Humanos 5 servidores 625 horas Descrição Atendimento de consultas via s. Resultado Assessoramento preventivo objetivando aplicação das boas práticas de controle e, consequentemente, melhorando a transparência dos atos da gestão da Universidade. Recursos Humanos 5 servidores 170 horas 8

9 Descrição Acompanhar e assessorar as Comissões de Inventários. Resultado A Auditoria Interna participou de reuniões de trabalho, com vistas a assessorar as Comissões de Inventários de Bens Móveis, Imóveis e Intangíveis. Recursos Humanos 1 servidor 20 horas Descrição Alimentar o Banco de Dados da AUDIN. Resultado O Banco de Dados foi alimentado com os apontamentos e recomendações exaradas pela Controladoria Geral da União e pelo Tribunal de Contas da União e as respectivas justificativas e providências adotadas pela UFRGS. Recursos Humanos 2 bolsistas 350 horas Descrição Analisar processos de repactuação ou reequilíbrio solicitados por empresas contratadas pela Universidade. Foram emitidos 37 Pareceres, após a análise prévia dos expedientes. Além disso, foi emitido um relatório sobre o trâmite dos processos de repactuação. Resultado Os Pareceres da Auditoria Interna acompanham os Processos e o Relatório foi encaminhado à PROPLAN para ciência e providências. Recursos Humanos 2 servidores 550 horas Descrição Analisar processos de Prestação de Contas de convênios firmados com as Fundações de Apoio. Resultado A AUDIN assessorou o DEPROCON/PROPLAN, quando solicitado, para solucionar questões referentes à execução administrativa e financeira dos projetos. Recursos Humanos 2 servidores 170 horas Descrição Estudo e discussão sobre legislação, jurisprudência e normas relacionadas a todas as áreas de interesse da Universidade. Resultado A constante leitura dos diplomas legais e dos Acórdãos/Decisões do TCU, bem como normativos da CGU serve como embasamento para a emissão do expressivo número de pareceres feitos por esta Auditoria Interna e para informação e orientação ao Gabinete do Reitor, Pró-Reitorias, Unidades Acadêmicas e seus respectivos setores. Da mesma sorte, quando há a emissão de novos diplomas legais e alterações na legislação em vigor, bem como nos casos em que a AUDIN julga necessário, a comunicação às 9

10 Direções de Unidades Acadêmicas e às Fundações de Apoio, são feitas através de ofícios-circulares. Recursos Humanos 2 servidores 190 horas Descrição Avaliação da gestão do uso dos cartões de pagamento do governo federal. Resultado Emissão de relatório após a conclusão da análise de 40 processos de Concessão e Prestação de Contas de Suprimento de Fundos, que foi encaminhado para a Pró-Reitoria de Planejamento e Administração para ciência. Recursos Humanos 1 servidor 170 horas Descrição Avaliação das transferências da UFRGS Fundações de Apoio, via convênios. Resultado Emissão de Relatório contendo os achados sobre os controles da Universidade utilizados nas Prestações de Contas dos recursos executados pelas Fundações de Apoio. Recursos Humanos 1 servidor 300 horas 3. Análise consolidada acerca do nível de maturação dos controles internos do órgão ou entidade, com base nos trabalhos realizados, identificando as áreas que apresentaram falhas relevantes e indicando as ações promovidas para regularização ou mitigação dos riscos delas decorrentes. A Universidade Federal do Rio Grande do Sul possui uma série de controles internos que têm se mostrado eficientes e eficazes para a garantia da boa execução das atividades administrativas necessárias ao cumprimento de suas finalidades. Contudo, quando se observa alguma impropriedade, a AUDIN recomenda em seus relatórios, que os Gestores aprimorem e/ou implementem novas ações para aprimorar os controles internos, com vistas a mitigar as falhas encontradas. 10

11 4. Descrição dos trabalhos de auditoria interna realizados sem previsão no PAINT, indicando sua motivação e seus resultados. A AUDIN não desempenhou nenhuma atividade que não estivesse devidamente prevista em seu Plano Anual de Auditoria Interna PAINT/ Relação dos trabalhos de auditoria previstos no PAINT não realizados ou não concluídos, com as justificativas para a sua não execução e, quando aplicável, com a previsão de sua conclusão. Informamos que a greve dos Servidores Públicos das Instituições Federais de Ensino Superior, ocorrida no período compreendido entre os dias 28/05/2015 a 07/10/2015, totalizando 132 dias, teve um impacto nas atividades desempenhadas pela AUDIN, pois o funcionamento parcial de diversos setores da Universidade gerou dificuldades no acesso aos processos e informações necessárias para o bom andamento dos trabalhos de auditoria. Essa situação dificultou o cumprimento integral das seguintes atividades previstas no PAINT/2015: 1) Examinar a concessão dos adicionais noturno, de periculosidade e de insalubridade aos servidores ativos; 2) Avaliação dos critérios de sustentabilidade ambiental na aquisição de bens, materiais de Tecnologia da Informação (TI) e na contratação de serviços ou obras, bem como sobre informações relacionadas à separação de resíduos recicláveis descartados; 3) Avaliar a gestão de bens imóveis; e 4) Avaliação sobre a gestão de TI. Tendo em vista a importância na realização dessas auditorias, tais atividades serão mantidas nos PAINTs da AUDIN/UFRGS nos próximos exercícios. 11

12 6. Descrição dos fatos relevantes que impactaram positiva ou negativamente nos recursos e na organização da unidade de auditoria interna e na realização das auditorias. Um fato que impacta positivamente na unidade de auditoria interna e na realização das auditorias é a aceitação e procura dos Gestores pelo trabalho da AUDIN. Isso resulta em significativos avanços e melhorias na área dos procedimentos administrativos da Instituição e dos controles internos, através da implementação de boas práticas sugeridas. Como fato negativo, registramos a ocorrência da greve dos servidores das IFES, por mais de quatro meses, onde diversos setores da Universidade deixaram de atender ou funcionaram parcialmente, causando dificuldades para o bom andamento dos trabalhos desta Auditoria Interna. 7. Descrição das ações de capacitação realizadas, com indicação do quantitativo de servidores capacitados, carga horária, temas e a relação com os trabalhos programados. Abaixo estão relacionados os cursos realizados pelos servidores lotados na Auditoria Interna, bem como a carga horária e a Instituição que promoveu a capacitação: Bárbara Baum Vivian Curso Carga horária Instituição MBE Executivo (Master of Business Economics) 108 h UFRGS Encontro de acompanhamento de estágio probatório 4h TA ingressantes out/13 a mar/14 UFRGS Inglês Nível 7 30 h UFRGS Encontro de acompanhamento aos membros dos NGDs 3 h UFRGS Orçamento Público: Conceitos Básicos 30 h ENAP Gestão e Fiscalização de Contratos Administrativos 40 h ENAP nível intermediário Auditoria de Obras Públicas 24 h DYNAMICA 12

13 Metodologia e Planejamento de Auditoria de Risco 16 h ESAF Seminário sobre a Auditoria Interna no Poder Executivo Federal 8 h CGU e BACEN V FORAI/RS 8 h CGU/RS Carmen Aparecida Straub de Almeida Curso Carga horária Instituição Integração Institucional para Ingressantes h UFRGS Cálculos Trabalhistas com base na IN SLTI/MPOG nº 20 h ESAF 2/2008 Celso Anversa Curso Carga horária Instituição Governança Pública na Perspectiva do TCU 4 h XXXV ENDP V FORAI/RS 8 h CGU/RS Regina Núria Costa Lühring Curso Carga horária Instituição Auditoria de Obras Públicas 24 h DYNAMICA Rosângela Dalla Nora Curso Carga horária Instituição Treinamento no Sistema de Avaliação de Desempenho 3 h UFRGS dos Servidores Técnicos Administrativos Ética e Serviço Público 20 h ENAP Simpósio sobre a Avaliação da Educação Superior 20 h UFRGS Auditoria de Obras Públicas 24 h DYNAMICA Metodologia e Planejamento de Auditoria de Risco 16 h ESAF Seminário sobre a Auditoria Interna no Poder Executivo Federal 8 h CGU e BACEN V FORAI/RS 8 h CGU/RS Os temas dos cursos de formação e capacitação realizados pela equipe de servidores lotados na AUDIN estão diretamente relacionados com as atividades desenvolvidas pelos mesmos. 13

14 8. Quantidade de recomendações emitidas e implementadas no exercício, bem como as vincendas e as não implementadas na data de elaboração do RAINT/2015, com a inclusão, neste caso, dos prazos de implementação e as justificativas do gestor. No exercício de 2015, a grande maioria das recomendações, oriundas dos trabalhos realizados pela Auditoria Interna, foram sendo atendidas pelos setores envolvidos. Quanto às recomendações pendentes de atendimento, destacamos que, já foram realizadas reuniões com os responsáveis pela implementações e que a AUDIN consignou horas/homem no PAINT do exercício subsequente para acompanhar e monitorar o acolhimento das recomendações. 9. Descrição dos benefícios decorrentes da atuação da unidade de auditoria interna ao longo do exercício. A realização de reuniões de assessoramento com o Gabinete, Pró-Reitorias, Diretores de Unidades, Chefes de Setores, visando orientar preventivamente o cumprimento da legislação e dos normativos que regem a correta execução da Despesa Pública são significativamente benéficas para a Universidade. Uma vez que, percebe-se, cada vez mais, o comprometimento e a disposição da Administração em realizar ações para melhorar os controles internos e adotar boas práticas e implementar integralmente as recomendações da Auditoria Interna, bem como as determinações/recomendações e dos Órgãos de Controle Interno e Externo. Porto Alegre, 25 de fevereiro de Apreciado e aprovado pelo Conselho de Curadores CONCUR/UFRGS. Em: / /. Celso Anversa, Coordenador da Auditoria Interna. CRC/RS