PAINT 2015_ Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna Universidade Federal de Santa Catarina Exercício 2015

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1 PAINT 2015_ Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna Universidade Federal de Santa Catarina Exercício 2015 Florianópolis, 14 de janeiro de 2015.

2 PAINT 2015_ Equipe da Auditoria Interna UFSC: Aldo Felipe da Mata Contador Bruno Caetano Cherobin - Auditor Ivan Almeida de Azevedo Contador João Batista da Silva Assistente em Administração Juliana Pires Schulz Contadora Lucas dos Santos Matos Assistente em Administração Maura Regina Teodoro - Contadora 2

3 SUMÁRIO SUMÁRIO INTRODUÇÃO ESTRUTURA DA PLANO ANUAL DE ATIVIDADES DE PAINT Metodologia de cálculo das horas de atividades Atividades de Gestão da AUDIN e de Acompanhamento Ações selecionadas para a execução de auditoria interna ANEXOS

4 1 INTRODUÇÃO A unidade de Auditoria Interna (AUDIN) da Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC) apresenta o Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna (PAINT), no qual são planejadas as ações de auditoria que serão executadas no exercício de A elaboração do PAINT/2015 seguiu as normas estabelecidas pela Controladoria Geral da União, previstas nas Instruções Normativas nº 7, de 29 de dezembro de 2006, e nº 1, de 3 de janeiro de 2007, com suas posteriores alterações. O PAINT 2015 aborda as ações que a AUDIN considera relevantes para o fortalecimento e o aprimoramento da gestão das unidades administrativas e acadêmicas da UFSC. Para atingir esse objetivo, o plano prevê a realização de auditorias nas áreas orçamentária, financeira e de gestão de suprimento de bens e serviços. O planejamento contempla, também, as atividades administrativas e de gestão da própria unidade de auditoria, o acompanhamento dos diligenciamentos e o monitoramento da das recomendações e determinações oriundas da Controladoria Geral da União e do Tribunal de Contas da União, e a perspectiva de participação de seus servidores em eventos educacionais de capacitação, que contribuam para o aperfeiçoamento das atividades desempenhadas pela AUDIN. Nos tópicos seguintes, serão apresentados a estrutura e os dados da Universidade Federal de Santa Catarina, as ações de desenvolvimento institucional e de capacitação, as atividades de gestão e de acompanhamento e as ações de auditoria previstas para serem realizadas no exercício de ESTRUTURA DA A Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC) tem por missão produzir, sistematizar e socializar o saber filosófico, científico, artístico e tecnológico, ampliando e aprofundando a formação do ser humano para o exercício profissional, a reflexão crítica, solidariedade nacional e internacional, na perspectiva da construção de uma sociedade justa e 4

5 democrática e na defesa da qualidade de vida (Missão aprovada pela Assembleia Estatuinte em 04/06/93). Dentre os objetivos principais da UFSC estão as atividades de ensino, de pesquisa e de extensão, nos cursos de graduação e de pós-graduação, nas áreas de ciências agrárias, ciências biológicas, comunicação e expressão, ciências jurídicas, ciências da saúde, desportos, ciências da educação, filosofia e ciências humanas, ciências físicas e matemáticas, socioeconômica e tecnológica. De acordo com o Estatuto, aprovado pela Portaria nº 56, de 1º de fevereiro de 1982, do Ministério de Estado da Educação e Cultura, a administração universitária está distribuída em nível superior e em nível de unidades, subunidades e órgãos suplementares. A administração em nível superior é composta pelos Órgãos Deliberativos Centrais, que são o Conselho Universitário e o Conselho de Curadores, e as câmaras de Ensino de Graduação, de Pós Graduação, de Pesquisa e de Extensão; pelos Órgãos Executivos Centrais, que têm em sua composição a Reitoria, a Vice-Reitoria, as Pró-Reitorias e as Secretarias especiais. A Administração em nível de unidades (centros) e subunidades (departamentos) está dividida em Órgãos Deliberativos Setoriais, que são os conselhos das Unidades, os departamentos e os campi de Curitibanos, Araranguá, Joinville e Blumenau, e Órgãos Executivos Setoriais, que são as diretorias de unidades e as chefias de departamentos. Os Órgãos Suplementares são a Biblioteca Universitária, a Editora Universitária, o Hospital Universitário, o Museu Universitário, o Restaurante Universitário, a Superintendência de Governança Eletrônica e Tecnologia da Informação e Comunicação, a Imprensa Universitária e o Biotério Central. Destaca-se, dentre esses órgãos, o Hospital Universitário, pois, apesar de pertencer à estrutura da Universidade, inclusive com relação ao patrimônio e aos recursos humanos, é considerado como unidade gestora independente e possui dotação orçamentária própria. Com relação à matriz orçamentária, dados do Projeto de Lei Orçamentária Anual (PLOA) preveem para 2015 o montante de R$ ,00 para a UFSC, acrescido de R$ ,00 para o Hospital Universitário (HU), totalizando R$ ,00, distribuídos nos seguintes grupos de despesa: 5

6 Tabela 1: PAINT UFSC Dados do PLOA UFSC 2015 Grupo de Despesa UFSC (R$) HU (R$) Total Pessoal e Encargos Sociais , , ,00 Outras Despesas Correntes , , ,00 Investimentos , , ,00 Inversões financeiras ,00 0, ,00 Total , , ,00 Fonte: PLOA 2015, disponível em: < em: 23/10/2014 Estes valores podem ser incrementados por suplementações, emendas ou pelo recebimento de destaques no decorrer do exercício. Para ilustrar a materialidade destes acréscimos verificou-se que a UFSC recebeu destaques em 2013 no valor de R$ ,46, e em 2014, considerado o período de janeiro a outubro, o valor de R$ ,304, conforme consta registrado no SIAFI. 3 PLANO ANUAL DE ATIVIDADES DE PAINT O planejamento dos trabalhos de auditoria para o exercício de 2015 considerou as normas da Secretaria Federal de Controle Interno da Controladoria Geral da União e as normas internas da Universidade Federal de Santa Catarina, e foi elaborado considerando os seguintes fatores: a) A capacidade técnica e operacional da Auditoria Interna; b) As necessidades da Universidade Federal de Santa Catarina; c) A materialidade e a relevância dos programas a serem auditados; d) O grau de eficiência ou fragilidade dos controles internos; e) A prática de outros órgãos de controle ou outras instituições governamentais. 3.1 Metodologia de cálculo das horas de atividades A Auditoria Interna iniciou o exercício de 2014 com uma equipe composta por quatro profissionais, sendo um contador, na função de chefe da unidade, dois contadores responsáveis pelas atividades de auditoria, e um assistente em administração responsável pelo monitoramento, junto às unidades auditadas, da implementação das recomendações ou 6

7 determinações do Tribunal de Contas da União, da Controladoria Geral da União e das auditorias realizadas pela própria equipe da Auditoria Interna. Ao final do primeiro semestre de 2014, algumas das vagas dos servidores que haviam sido exonerados ou removidos no exercício anterior foram repostas, sendo nomeado um assistente em administração, um contador e um auditor. Para apuração do tempo necessário para a realização das atividades foi considerada a jornada diária de trabalho por servidor, correspondente aos dias úteis do calendário de 2015, excluídos dos períodos de férias e possibilidade de afastamentos para capacitação e licenças, e a distribuição das funções de acordo com os cargos ocupados. Desta forma, o total de horas foi distribuído nas diversas atividades da AUDIN, na seguinte proporção: Tabela 2: PAINT UFSC Distribuição das horas por atividades ATIVIDADE HORAS/HOMEM PARTICIPAÇÃO Gestão da AUDIN ,89 % Acompanhamento ,15 % Auditoria ,28 % Capacitação e desenvolvimento institucional 560 4,67 % Total ,00 % 3.2 Atividades de Gestão da AUDIN e de Acompanhamento As atividades de gestão da AUDIN são executadas pelo Auditor Chefe e, em sua ausência, pelos Assistentes em Administração. Essas atividades estão relacionadas ao funcionamento da unidade, com ações administrativas e de coordenação do setor, como a gestão de recursos humanos da unidade, a elaboração de expedientes, a elaboração e o acompanhamento do planejamento, a elaboração de relatórios de atividades e as ações necessárias ao relacionamento da AUDIN com os gestores da UFSC. Por sua vez, as atividades de acompanhamento consistem em dar suporte técnico e operacional às demandas dos órgãos de controle (TCU e CGU) e aos técnicos da própria AUDIN. Neste conjunto de atividades, estão o monitoramento do andamento das 7

8 diligências externas e das solicitações de auditoria, a análise e elaboração dos planos de providências e o assessoramento técnico aos gestores da UFSC, tanto na elaboração do Relatório de Gestão, quanto na interpretação da matéria objeto de diligências, de solicitações de auditoria ou de relatórios. As atividades de acompanhamento compreendem, também, o apoio operacional às equipes de auditoria da CGU e do TCU quando são realizadas auditorias ou fiscalizações in loco, com o acompanhamento dos auditores em reuniões de apresentação e reuniões técnicas com os gestores da UFSC. 3.3 Ações selecionadas para a execução de auditoria interna As ações de auditoria planejadas objetivam o aprimoramento dos controles internos, com a verificação do desempenho e da conformidade das atividades das unidades gestoras, comparando-as com os objetivos e metas da instituição e com os preceitos legais e regulamentares vigentes. Como a UFSC não possui uma matriz de risco sistematizada, para que se possa comparar e definir o grau de risco das diversas atividades que compõem a instituição, a seleção das ações levou em consideração, principalmente, os seguintes fatores: a) Áreas que ainda não foram objeto de auditoria; b) Áreas em que foram identificadas, em auditorias realizadas anteriormente, fragilidades ou inconsistências nos controles internos; c) Capacidade operacional da AUDIN e formação profissional dos técnicos que executarão as ações de auditoria; d) Materialidade relacionada à ação. Os recursos humanos que executarão as ações de auditoria serão alocados de acordo com a formação e a experiência de cada profissional nos temas que serão auditados. Por sua vez, o tempo destinado a cada ação considerou a relevância da ação e a disponibilidade de profissionais para a sua execução. Os meses de janeiro e fevereiro serão reservados para que sejam finalizadas as ações pendentes do exercício anterior, revisados e atualizados os documentos necessários ao 8

9 andamento das atividades e efetuada a análise do relatório de gestão da UFSC, devido ao recesso acadêmico e a concentração das férias dos servidores e professores neste período, quando há dificuldade de acesso a informações e documentos. Ao longo do exercício, o cronograma execução dos trabalhos poderá sofrer alterações em função de fatores que prejudiquem a sua realização no período estipulado, tais como treinamentos (cursos e congressos), trabalhos especiais, atendimento a demandas Tribunal de Contas da União TCU, da Controladoria-Geral da União - CGU e da Administração Superior da UFSC. Nos QUADROS 1A e 1B constantes do ANEXO, estão descritas as ações de auditoria previstas para o exercício de No QUADRO 1C está relacionada a materialidade de cada ação. 3.4 Ações de capacitação e de desenvolvimento institucional Em atendimento à necessidade de atualização dos técnicos está prevista para 2015 a participação dos servidores em eventos e atividades de capacitação profissional, a exemplo dos cursos promovidos pelo Programa de Capacitação dos Servidores Técnico- Administrativos em Educação da UFSC, e das ações educacionais do Programa de Desenvolvimento de Competências do Instituto Serzedello Corrêa do TCU e da Controladoria Geral da União (CGU). Há previsão, também, de participação dos servidores nos Fóruns Técnicos promovidos pela Associação dos Servidores Integrantes das Auditorias Internas do Ministério da Educação, com o objetivo de promover o intercâmbio de soluções para problemas comuns no universo das Instituições de Ensino Superior. Com relação às ações de desenvolvimento para o fortalecimento das atividades de controle interno, serão elaborados o regimento interno da unidade de auditoria interna e estudos que visem à aplicação das auditorias baseadas em gestão de risco. O QUADRO 2 constante do ANEXO demonstra as ações de capacitação e de desenvolvimento institucional previstas par o ano de

10 4 ANEXOS Quadro 1A: Quadro 1B: Quadro 1C: Quadro 2: PAINT UFSC Detalhamento das ações de auditoria interna PAINT UFSC Cronograma e recursos humanos a serem empregados nas ações de auditoria PAINT UFSC Materialidade das ações de auditoria PAINT UFSC Ações de capacitação e de desenvolvimento institucional Florianópolis, 14 de janeiro de Aldo Felipe da Mata Auditor-Chefe da Auditoria Interna Portaria 1231/2012/GR/UFSC 10

11 ANEXOS Quadro 1A : PAINT UFSC Detalhamento das ações de auditoria interna N.º Descrição -- Continuidade de ações previstas no PAINT 2014 não concluídas no mesmo exercício. Origem da Demanda AUDIN Avaliação Risco/Relevância Objetivos da Auditoria Escopo do Trabalho Descumprimento das ações planejadas para o exercício e trabalhos de auditoria não concluídos. Concluir os trabalhos de auditoria iniciados no exercício anterior, mas que não foram encerrados no mesmo exercício. Continuidade das atividades de auditoria nas áreas de Almoxarifado e Patrimônio. 001 Parecer prestação de contas. Normas legais Ação prevista nas normas legais, que indicam que a unidade de auditoria interna deva emitir parecer sobre a prestação de contas da instituição. Emitir parecer sobre a prestação de contas em atendimento às normas legais e estatutárias. Como resultado, pretende-se que a UFSC cumpra integralmente o disposto nas normas do TCU relacionadas às prestações de constas. Verificação de atendimento das exigências do TCU com relação ao relatório de gestão e o processo de prestação de contas. Serão verificadas 100 % das peças que compõem o processo de prestação de contas. 002 Manutenção e utilização da frota de veículos. AUDIN Utilização indevida e excesso de gastos com manutenção dos veículos oficiais. Verificar a conformidade das despesas com manutenção e a gestão da utilização da frota de veículos. Como resultado, pretende-se aprimorar os controles dos gastos e das informações relacionadas à utilização dos veículos. Verificação as despesas com manutenção dos veículos e as informações gerenciais relacionadas à utilização dos veículos da UFSC. A amostra será definida após o levantamento das despesas realizadas e estabelecida de acordo com a materialidade, compreendendo os pagamentos efetuados nos anos de 2014 e

12 003 Contratos de serviços terceirizados de duração continuada. 004 Recomendações da CGU referentes aos relatórios de auditoria dos exercícios de 2013 e Recomendações referentes aos relatórios de auditoria da AUDIN. AUDIN AUDIN e CGU AUDIN Área ainda não auditada pela AUDIN em exercícios anteriores. Risco de ineficácia da fiscalização e gestão dos contratos, com possibilidade de pagamento sem a execução dos serviços. Acúmulo de recomendações pendentes de atendimento, provenientes das auditorias realizadas pela CGU. Acúmulo de recomendações pendentes de atendimento, provenientes das auditorias realizadas pela Auditoria Interna. Verificar a conformidade da gestão e da fiscalização dos contratos de serviços terceirizados com os requisitos legais e regulamentares. Como resultado, pretende-se que a UFSC aperfeiçoe a gestão e a fiscalização dos contratos. Verificar as recomendações reiteradas no Plano de Providências Permanente da CGU. Pretende-se como resultado a diminuição das recomendações pendentes de atendimento. Verificar as recomendações reiteradas no Plano de Providências Permanente da AUDIN. Pretende-se como resultado a diminuição das recomendações pendentes de atendimento. Análise dos contratos de serviços continuados vigentes no primeiro semestre de A amostra selecionada será de 4 contratos, considerando o critério de materialidade. Análise das recomendações constantes do Plano de Providências Permanente da CGU, referentes aos anos de 2013 e Serão verificadas 100% do número de recomendações. Análise das recomendações constantes do Plano de Providências Permanente da AUDIN. Serão verificadas 100% do número de recomendações. 12

13 006 Recomendações da CGU referentes aos relatórios de auditoria dos exercícios anteriores a 2012 (inclusive). AUDIN e CGU Acúmulo de recomendações pendentes de atendimento provenientes das auditorias realizadas pela CGU. Risco de prescrição, no caso de recomendações que indicaram a apuração de responsabilidade. Verificar as recomendações reiteradas no Plano de Providências Permanente da CGU. Pretende-se como resultado a diminuição das recomendações pendentes de atendimento. Análise das recomendações constantes do Plano de Providências Permanente da CGU, referentes aos anos anteriores a 2012 (inclusive). Serão verificados 50% do número de recomendações. 007 Processos licitatórios realizados na modalidade Regime Diferenciado de Contratação (RDC). AUDIN Área não auditada pela AUDIN em exercícios anteriores. Risco de descumprimento de requisitos legais e de contratações irregulares. Verificar a conformidade dos processos licitatórios realizados na modalidade RDC com a legislação. O resultado esperado será aferir que a UFSC realiza as RDC de acordo com os princípios administrativos e com as determinações legais. Análise dos processos licitatórios realizados na modalidade RDC. A amostra será de 4 processos licitatórios, selecionados entre os homologados no ano de 2014 e

14 008 Contratos firmados com as Fundações de Apoio. 009 Programa Nacional de Assistência Estudantil (PNAES). AUDIN Nível de materialidade elevado. Auditorias anteriores identificaram fragilidades nos controles internos. Riscos relacionados ao descumprimento da legislação que normatiza a relação das instituições com as fundações, à utilização de recursos em desconformidade com os objetivos dos projetos e à irregularidades nas prestações de contas. AUDIN Nível de materialidade elevado. Área não auditada pela AUDIN em exercícios anteriores. Impacto social do programa, que tem como objetivos democratizar as condições de permanência dos estudantes na universidade. Avaliar os procedimentos e controles internos relacionados à fiscalização e à prestação de contas dos contratos firmados com as fundações de apoio. O resultado esperado é o aprimoramento das atividades de fiscalização dos contratos e que as despesas sejam aderentes ao objeto e ao plano de trabalho dos projetos. Avaliar a conformidade do uso dos recursos do PNAES com os objetivos definidos para o programa. O resultado esperado é o direcionamento da totalidade dos recursos para as áreas de ação da assistência estudantil definidas pelo governo federal. Análise da prestação de contas e dos relatórios de fiscalização de contratos firmados com as fundações. A amostra será de 2 projetos de pesquisa ou extensão, sendo um encerrado no ano de 2014 e outro em andamento no período de realização da ação. Análise da aderência da aplicação dos recursos com as ações de assistência determinadas no Decreto nº 7.234, de 19 de julho de 2010, dos critérios fixados em normativos internos e das metas fixadas para o programa. A análise será amostral, em amostra a ser definida, considerando a aplicação dos recursos e os benefícios concedidos no 2º semestre de 2014 e no 1º semestre de

15 Quadro 1B : PAINT UFSC Cronograma e recursos humanos a serem empregados nas ações de auditoria N.º Descrição -- Continuidade de ações previstas no PAINT 2014 não concluídas no mesmo exercício. Cronograma Local de Período de Homem/ Realização RH Realização Hora JAN-FEV 821 AUDIN/UFSC 4 -- Recursos humanos Conhecimentos Específicos 001 Parecer prestação de contas. FEV 377 AUDIN/UFSC 4 Portaria e Decisão Normativa do TCU 002 Manutenção e utilização da frota de veículos. MAR-ABR 673 AUDIN/UFSC 2 Práticas administrativas e atos normativos que versem sobre a manutenção e a utilização de veículos oficiais. 003 Contratos de serviços terceirizados de duração continuada. 004 Recomendações da CGU referentes aos relatórios de auditoria dos exercícios de 2013 e MAR-ABR-MAI 969 AUDIN/UFSC 2 Legislação referente à licitação e Instruções normativas do MPOG. Práticas administrativas relacionadas à gestão e fiscalização de contratos. MAI 230 AUDIN/UFSC 1 Conteúdo dos relatórios de auditoria. 15

16 005 Recomendações referentes aos relatórios de auditoria da AUDIN. MAI-JUN 230 AUDIN/UFSC 1 Conteúdo dos relatórios de auditoria. 006 Recomendações da CGU referentes aos relatórios de auditoria dos exercícios anteriores a 2012 (inclusive). JUN 230 AUDIN/UFSC 1 Conteúdo dos relatórios de auditoria. 007 Processos licitatórios realizados na modalidade Regime Diferenciado de Contratação (RDC). 008 Contratos firmados com as Fundações de Apoio. JUN-JUL-AGO- SET OUT-NOV- DEZ 009 Programa Nacional de Assistência Estudantil (PNAES). JUL-AGO SET 899 AUDIN/UFSC 2 Legislação referente à licitação, em especial a Lei n /2011. Técnicas de auditoria em processos de licitação de obras AUDIN/UFSC 2 Legislação e normativos internos referentes à relação da UFSC com as fundações. Técnicas e princípios contábeis relacionados às prestações de contas. OUT - NOV DEZ 901 AUDIN/UFSC 2 Legislação e normativos internos relacionados ao programa PNAES. Política de assistência estudantil. 16

17 Quadro 1C : PAINT UFSC Materialidade das ações de auditoria A materialidade verificada ilustra em termos absolutos os valores das ações, que no exercício de 2015 poderá sofrer alteração que não são possíveis de se predeterminar. N.º Descrição Exercício 2013 Exercício 2014 (jan a out) R$ % R$ % Referências -- Continuidade de ações previstas no PAINT 2014 não concluídas no mesmo exercício Parecer prestação de contas Manutenção e utilização da frota de veículos ,68 0, ,51 0,43 Valores empenhados na Natureza de Despesa (materiais) e (manutenção e conservação). Fonte: SIAFI2013 e SIAFI Contratos de serviços terceirizados de duração continuada ,64 25, ,95 28,69 Valores empenhados. Fonte: SIAFI2013 e SIAFI Recomendações da CGU referentes aos relatórios de auditoria dos exercícios de 2013 e Recomendações referentes aos relatórios de auditoria da AUDIN

18 006 Recomendações da CGU referentes aos relatórios de auditoria dos exercícios anteriores a 2012 (inclusive) 007 Processos licitatórios realizados na modalidade Regime Diferenciado de Contratação (RDC) ,56 4, ,14 7,92 Empenhos liquidados em 2013 e valores empenhados em Fonte: SIAFI2013 e SIAFI Contratos firmados com as Fundações de Apoio ,74 62, ,17 45,90 Valores empenhados para as fundações de apoio. Fonte: SIAFI2013 e SIAFI Programa Nacional de Assistência Estudantil (PNAES) ,00 7, ,00 17,05 Valores constantes da LOA 2014 e 2015 para o PNAES. TOTAL A AUDITAR ,62 100, ,77 100,

19 QUADRO 2 : PAINT UFSC 2015 Ações de capacitação e de desenvolvimento institucional Ação Justificativas Servidores Horas Participação no Fórum Nacional de Auditores Internos das Instituições Federais Vinculadas ao MEC - FONAI/MEC. Ações Educacionais do Programa de Desenvolvimento de Competências Técnicas do TCU. Proporcionar o intercâmbio com outras instituições de ensino; Buscar de soluções aos problemas comuns no universo das Instituições de Ensino. Participar de ações educacionais com enfoque em métodos e técnicas fundamentais da atividade de controle Ações de capacitação promovidas pela CGU. Participar de ações de capacitação para aprimoramento das técnicas de auditoria Cursos de Capacitação oferecidos pelo Programa de Capacitação da UFSC. Construir e/ou atualizar conhecimentos nas atividades de auditoria interna e de gestão da universidade Elaboração do regimento interno e de estudos sobre gestão de riscos. Reserva técnica para outros eventos de capacitação e de desenvolvimento. Apresentar às autoridades superiores a proposta de regimento para a auditoria Interna. Necessidade de executar auditorias baseadas na gestão de riscos. Participar de eventos na área de auditoria que possam ser oferecidos no decorrer do exercício. Executar estudos para aprimoramento da unidade A definir 20 19