MANUAL DE INTRODUÇÃO AO ALFRESCO 3.0

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1 MANUAL DE INTRODUÇÃO AO ALFRESCO 3.0 Alfresco é uma marca registada da Alfresco Software Inc. 1 / 42

2 Índice de conteúdos Alfresco Visão geral...4 O que é e o que permite...4 Página Inicial do Alfresco...5 Criação de novos utilizadores...7 Criação de espaços e conteúdos...10 Criação de espaços...10 Criação de conteúdo...12 Consulta e modificação de Meta-dados...14 Permissões...15 Criação de espaços com base em modelos e atribuição de regras...16 Modelos...17 Regras...18 Versões de Documentos...18 Conversão de Documentos...23 Colaboração entre utilizadores...25 Check-Out de conteúdo...27 Check-In de conteúdo...28 Histórico de Versões...30 Workflow...30 Workflow Simples...30 Workflow Avançado...34 Fóruns de Discussão...39 Criar Fórum...39 Discussões...41 Informação adicional / 42

3 Alfresco Visão geral O que é e o que permite O Alfresco trata-se de um sistema de gestão de conteúdos, direccionado para a gestão de documentos (DMS), arquivos, colaboração e imagens. É um sistema multi-plataforma, de código aberto, desenvolvido em Java. Permite: Acesso através de FTP, WEBDAV e partilha de rede; Gestão integrada e inteligente de documentos; Pesquisa de documentos compatível com o Google; Pesquisa em Metadados ou texto livre; Classificação de documentos; Histórico de versões de documentos; Criar espaços e automatizar conteúdos; Criar e editar conteúdo; Requisição ou devolução de documentos (Check-In / Chack-Out); Agregar documentos a processos e processos a processos; Emissão de relatórios; Definição personalizada de Metadados; Configuração de regras e Workflow; Definição de templates com estruturas e regras; Integração com diversos motores de Bases de Dados PostgreSQL, MySQL, Oracle, MS SQL; Integração com diversos sistemas de autenticação LDAP, Active Directory; 3 / 42

4 Página Inicial do Alfresco Depois de o utilizador fazer login é apresentada a pagina representada na Figura 1. Figura 1: Página inicial do Alfresco. Na página principal existem 3 areas principais: uma barra de opções no topo da página, um menu lateral e uma área de trabalho principal. Para além de nos permitir navegar para o 'Espaço Inicial da Empresa', 'O meu Espaço Inicial', 'Espaço do Utilizador Convidado' e 'Meu Alfresco' a barra de opções no topo (Figura 2) permite também aceder ás opções dos utilizadores e à consola de Administração (se for feito login como administrador). Esta barra também permite aceder ás pesquisas e ajuda. Figura 2: Barra de opções do topo da página. 4 / 42

5 O menu lateral disponibiliza (Figura 3) uma visualização dos espaços em forma de árvore. Figura 3: Menu lateral. A área de trabalho principal (Figura 4) contém um cabeçalho referente ao espaço actual com opções para ver detalhes, adicionar conteúdo, adicionar espaços, etc. Figura 4: Área principal. 5 / 42

6 Criação de novos utilizadores Quando o Alfresco é instalado, é criado uma pasta User Homes automaticamente com o objectivo de conter as pastas referentes ás homes de cada utilizador. Para adicionar um novo utilizador é necessário aceder à Consola de Administração (Figura 5) e de seguida escolher a opção Gerir Utilizadores do Sistema. Esta operação terá que ser efectuada por um utilizador com permissões de administrador. Figura 5: Consola de administração. No menu seguinte é possível consultar os utilizadores presentes no sistema, bem como a opção para criar novos utilizadores (Figura 6). Figura 6: Consulta e criação de utilizadores. 6 / 42

7 Se procedermos à criação de um novo utilizador é apresentado um menu onde será necessário preencher o nome e o do utilizador (Figura 7). Existe mais um conjunto de dados que podem ser preenchidos, embora não sejam obrigatórios. Figura 7: Criar um novo utilizador. 7 / 42

8 Após o utilizador premir o botão Seguinte, é apresentado outro ecrã onde será necessário definir não só, o username e a password do novo utilizador, mas também o nome e a localização da pasta pessoal deste novo utilizador. No nosso exemplo a pasta pessoal será criada dento da pasta standard: User Homes (Figura 8). Figura 8: Username, password e nome da pasta pessoal para novos utilizadores. Para terminar o processo basta premir Terminar. É possível confirmar os dados inseridos, antes de concluirmos o processo. Para isso premir o botão Seguinte e de seguida Terminar. 8 / 42

9 Criação de espaços e conteúdos Criação de espaços Imagine que pretende criar um espaço de nome Documentos, dentro da página pessoal do novo utilizador criado no passo anterior, para guardar ficheiros HTML. Desde modo é necessário navegar até à pasta pessoal do utilizador e do menu cimeiro escolher Criar, Criar Espaço (Figura 9). Figura 9: Criação de um novo espaço. 9 / 42

10 De seguida é apresentado outro ecrã onde será necessário preencher informação relativa ao novo espaço e, por fim, premir Criar Espaço (Figura 10). Figura 10: Informação sobre o novo espaço. O botão Criar Espaço conclui o processo, cria o novo espaço de nome Documentos e volta à pasta pessoal do utilizador (Figura 11). Figura 11: Novo espaço. 10 / 42

11 Criação de conteúdo Para criar conteúdo a ideia é a mesma: navegar até à pasta que vai conter o novo conteúdo, e aí realizar a operação. Dentro do espaço Documentos criado no passo anterior, seleccionar Criar, Criar Conteúdo. Um novo ecrã aparece que permite a criação de novo conteúdo. O primeiro passo e para fornecer alguma propriedades básicas do novo conteúdo, como por exemplo o nome (Figura 12). Existe uma opção que nos permite modificar as propriedades do novo conteúdo, uma vez este tenha sido criado. Figura 12: Novo conteúdo HTML. O botão Seguinte mostra-nos um editor do tipo WYSIWYG (What You See Is What You Get), que nos permite adicionar informação ao nosso novo ficheiro (Figura 13). 11 / 42

12 Figura 13: Criação de novo conteúdo através de um editor WYSIWYG. Premindo o botão Terminar, e tendo em conta que seleccionamos a opção de modificar as propriedades do novo conteúdo, é então apresentado um conjunto de propriedades do novo conteúdo. Estas propriedades não são de preenchimento obrigatório. Premindo o botão OK, o novo ficheiro é criado no repositório (Figura 14). 12 / 42

13 Figura 14: Novo conteúdo criado. Consulta e modificação de Meta-dados Depois de criado o documento, note-se a existência de uma barra de opções referentes ao novo documento criado. Uma dessas opções é Ver Detalhes, que nos apresenta um novo ecrã, onde é possível alterar as propriedades do documento seleccionando a opção modificar (Figura 15). 13 / 42

14 Figura 15: Detalhes de um documento. No ecrã de detalhes, existe um grande conjunto de acções que podem ser realizadas em relação a um documento. É possível consultar o conteúdo do documento no Browser, Fazer download do documento, entre outras opções. Permissões As permissões definem direitos de acesso sobre os espaços ou documentos, as permissões podem ser dadas sobre utilizadores ou sobre grupos de utilizadores. As permissões típicas do Alfresco são: 14 / 42

15 Leitura de Documentos Edição de Documentos Adicionar Documentos Apagar Documentos Os papéis são conjuntos de permissões atribuídas a um determinado utilizador, o Alfresco define os seguintes papeis: Leitura Edição Adicionar Apagar Consumidor X Editor X X Contribuidor X X X Colaborador X X X X Coordenador X X X X Outras X Quando determinado utilizador não tem permissões sobre um espaço e sobre um documento não será visível. Criação de espaços com base em modelos e atribuição de regras O próximo passo será criar um novo espaço onde os utilizadores possam trabalhar sobre conteúdo partilhado. Para tal, e depois de se navegar até à pasta pessoal fazer Criar, Assistente de Espaço Avançado (Figura 16). 15 / 42

16 Figura 16: Criação de um espaço avançado. É possível criar uma árvore de sub-espaços baseado num espaço já existente ou num determinado template. Para isso, seleccionar a opção Usando um Modelo e premir o botão Seguinte. Modelos No menu seguinte é dado a escolher o modelo que pretendemos usar. No nosso caso vamos usar o modelo Software Engineering Project, disponibilizado pelo Alfresco, e premir Seguinte (Figura 17). Figura 17: Utilização de Modelos. 16 / 42

17 No próximo ecrã é onde definimos os detalhes do nosso novo projecto. É possível indicar o nome (campo obrigatório), o titulo, a descrição e qual o icon a ser usado para representar o espaço para o novo espaço (Figura 18). Figura 18: Detalhes do novo espaço para o projecto. Premindo o botão Terminar, voltamos ao espaço do utilizador onde é possível ver o novo espaço associado ao nosso novo projecto. Regras Uma das funcionalidades mais importantes do Alfresco é a possibilidade de definir regras que afectam o conteúdo dentro de um espaço. Esta regras podem ser usadas para fornecer um grande número de soluções para automatizar e gerir o conteúdo. As regras são usadas quando é inserido, removido ou actualizado conteúdo e pode afectar um espaço bem como os seus sub-espaços associados. Uma regra é constituída por dois aspectos principais: o tipo de conteúdo associado e a acção que deve ser usada. Podem ser definidas um conjunto de condições para a mesma regra. Versões de Documentos Nesta parte do tutorial vamos construir um conjunto de regras para melhor compreender esta funcionalidade. Imagine que existe a necessidade de criar um espaço (chamemos-lhe de Documentos), dentro do mesmo, é necessário guardar versões de todos os documentos presentes. Assim sendo, e dentro do espaço Documentos, aceder ao menu Mais Acções e seleccionar a opção Gerir Regras de Conteúdo. 17 / 42

18 O ecrã seguinte apresenta o conjunto de regas associadas ao espaço onde nos encontramos. Tendo em conta que ainda não existem regras definidas, a lista encontra-se vazia (Figura 19). Figura 19: Lista de regras vazia. Para criar uma nova regra, seleccionar a opção Criar Regra. Esta opção inicia um wizard que nos permite definir a regra. A primeira opção permite-nos definir as condições que são testadas no conteúdo antes da acção ser executada. No nosso exemplo vamos seleccionar a opção Todos os Itens, o que faz a regra seja executada sempre que seja adicionado qualquer tipo de conteúdo ao espaço. De seguida seleccionar Adicionar à Lista para adicionar a condição à lista (Figura 20). Como não temos mais nenhuma condição para adicionar, premir o botão Seguinte. Figura 20: Definição das condições de uma regra. No menu seguinte vamos seleccionar a opção Adicionar Aspecto ao Item pois o objectivo será fazer com que os item que vão sendo adicionados tenham a propriedade de versionable. Premir Definir Valores e Adicionar (Figura 21). 18 / 42

19 Figura 21: Definição das propriedades das regras. Do menu seguinte seleccionar Versionável e para finalizar esta parte, premir o botão OK (Figura 22). Figura 22: Definir a propriedade versionável dentro de uma regra. 19 / 42

20 No terceiro passo permite-nos definir quando a regra deve ser aplicada. As opções são Entradas, que significa que a regra será aplicada sempre que ocorrer uma cópia, criação ou adição de conteúdo, Saídas, que significa que a regra será aplicada sempre que seja movido ou apagado conteúdo e Actualizar, que significa que a regra será aplicada sempre que ocorra uma actualização de conteúdo dentro do espaço. De seguida será necessário atribuir um titulo à nossa regra (Figura 23). Figura 23: Aplicação de regras. No ecrã da Figura 23 é ainda possível definir outras opções, tais como, aplicar a regra aos sub-espaços do espaço actual, executar a regra em background e até mesmo desabilitar a regra. Para terminar premir o botão Terminar para nos levar para a lista de regras do espaço, neste caso com a nova regra já presente (Figura 24). Figura 24: Nova regra criada. 20 / 42

21 Com esta regra definida certificamo-nos que cada documento que entra neste espaço será versionável. Se criarmos um documento dentro do espaço onde foi definida a regra e se acedermos ao detalhe desse ficheiro é possível verificar a sua versão, como apresentado na Figura 25. Figura 25: Versão de um documento. 21 / 42

22 Conversão de Documentos Nesta secção vamos criar uma regra que nos permite converter um ficheiro de texto para PDF, funcionalidade que resulta da integração do Alfresco com o OpenOffice. Dento do espaço Documentos vamos criar um espaço chamado de Ficheiros PDF. A ideia será, no espaço Documentos inserir um ficheiro de texto e, com base em regras, copiar esse ficheiro e gerar um PDF com o mesmo conteúdo que é guardado dentro do espaço Ficheiros PDF. Assim sendo, e dentro do espaço Documentos, aceder ao menu Mais Acções, e escolher Gerir Regras de Conteúdo. No ecrã seguinte é possível identificar a regra criada na secção anterior. Do menu Criar Regra vamos criar uma nova regra que permita fazer uma cópia do novo ficheiro para o espaço Ficheiros PDF. Nas condições atribuir o valor Itens que contêm um valor especifico no seu nome. O botão Definir Valores e Adicionar abre-nos um ecrã onde vamos definir qual o valor que os ficheiros devem conter para que a regra seja aplicada. No nosso caso apenas queremos ficheiros do tipo texto (Figura 26). Figura 26: Tipo de ficheiros a afectar numa regra. Para aplicar os valores da condições, premir o botão OK. Nas acções referentes a essa regra vamos seleccionar a opção Transforma e copia o conteúdo para um espaço Específico. O botão Definir Valores e Adicionar apresentamos um ecrã onde teremos que definir o formato em que queremos converter, que no nosso caso é PDF, e qual o espaço para onde irão ser copiados os documentos convertidos, neste caso o espaço Ficheiros PDF (Figura 27). Depois disto clicar OK. 22 / 42

23 Figura 27: Tipo de ficheiro resultante e local de destino na conversão de documentos. O botão Seguinte apresenta-nos o ecrã que nos permite definir quando deve ser a regra iniciada. No nosso caso queremos que seja na entrada de novos documentos (Figura 28). Para finalizar a criação da regra premir Terminar. Figura 28: Definição dos detalhes da regra de conversão. 23 / 42

24 Figura 29: Copia do ficheiro de texto e o correspondente em PDF resultante de uma regra aplicada. Para testar basta criar ou até mesmo adicionar um ficheiro com extensão txt no seu nome. Quando isso acontece dentro do espaço Ficheiros PDF vamos conter uma cópia desse ficheiro de texto e o correspondente mas em formato PDF (Figura 29). Colaboração entre utilizadores Continuando o nosso exemplo sobre documentação, imagine-se que é necessário trabalhar com outros utilizadores nos mesmos documentos. Para isso, o objectivo será convidá-los para o espaço Rascunhos. Do menu Mais Acções, escolher a opção Gerir Espaços de Utilizadores. Esta opção mostra uma lista de utilizadores que têm permissões para trabalhar no conteúdo do espaço (Figura 30). Figura 30: Lista de utilizadores de um espaço. Para convidar um utilizador, seleccionar Convidar do menu. Esta opção abre uma página que nos 24 / 42

25 permite escolher um conjunto de utilizadores que irão ter acesso ao espaço. Para podermos adicionar os utilizadores é necessário que os encontremos primeiro, depois definir o papel que terão (Coordenador, Colaborador, Contribuidor, Editor e Consumidor) e de seguida adiciona-los à lista (Figura 31). O botão Seguinte apresenta-nos um ecrã onde é possível enviar um para os utilizadores intervenientes, informando-os do convite de colaboração (Figura 32). Figura 31: Escolha de utilizadores e respectivos papeis para colaboração. 25 / 42

26 Figura 32: Notificação por dos utilizadores. Check-Out de conteúdo Tendo em conta que vamos ter diversas pessoas a trabalhar no mesmo conteúdo, vamos fazer um Check out de conteúdo para criar uma cópia de trabalho, enquanto que o original é bloqueado (lock). Do menu do documento escolher a opção Requisitar. Esta opção apresenta-nos um ecrã onde nos é perguntado em que espaço queremos que a cópia seja criada. Podemos criar a cópia de trabalho no espao corrente, isto é, onde se encontra o documento original, ou num outro espaço à escolha (Figura 33). Figura 33: Checkout de um documento. 26 / 42

27 O botão Receber Cópia de Trabalho do Repositório cria a cópia de trabalho que fica pronta para ser editada. No ecrã seguinte é então possível consultar os dois itens O original e a cópia de trabalho (Figura 34). Figura 34: Documento original e cópia de trabalho. Check-In de conteúdo O icon que identifica o lock do documento original permite-nos saber que não é possível ser alterado. A única forma de o fazer é fazendo um undo da cópia de trabalho, ou efectuando um check in da cópia de trabalho. No nosso exemplo iremos alterar o conteúdo do documento e, após isso, iremos proceder ao checkin desse mesmo documento (Figura 35). 27 / 42

28 Figura 35: Checkin de uma cópia de trabalho relativa a um documento. Ao se escolher a opção Devolução do Documento a cópia de trabalho irá aplicar as alterações no ficheiro original, fazendo com que fique de novo disponível para ser editado pelos utilizadores com permissões para tal. A cópia de trabalho submetida pode ser proveniente de uma cópia no espaço corrente ou de um ficheiro proveniente no computador (Figura 36). Figura 36: Localização da cópia de trabalho. 28 / 42

29 Histórico de Versões Anteriormente definimos uma regra para que os documentos presentes neste espaço fossem versionable. Assim sendo, e sempre que existe um checkin, é guardado a versão antiga do documento, fazendo tenhamos disponível um histórico das versões do documento (Figura 37). Para aceder ao histórico das versões é necessário aceder ao menu Ver Detalhes e, uma vez nos detalhes, seleccionar o Histórico de Versões. Figura 37: Histórico de versões para um documento. Workflow Os workflows tratam-se de processos que são repetidos consecutivamente na organização e que possuem documentos e intervenientes associados a cada uma das fases. Workflow Simples Os workflows simples podem ser definidos como uma regra. Para melhor exemplificarmos o funcionamentro dos workflows simples vamos criar uma estrutura de pastas para compreender melhor 29 / 42

30 o seu funcionamento. Dentro da pasta Documentos, anteriormente criado dentro da pasta pessoal do utilizador, vamos criar 4 novos espaços: Rascunhos, Para Aprovação, Publicados e Exemplos (Figura 38). Figura 38: Estrutura de espaços para exemplificar o funcionamento dos workflows simples. 30 / 42

31 Agora vamos criar um workflow simples que nos permita fazer a circulação entre os espaços criados. Para tal seleccionar Criar Regra, e definir Todos os itens para as condições. No menu seguinte escolher Adicionar um Workflow Simples e premir Definir Valores e adicionar, que nos leva a um ecrã onde é possível definir o processo de aprovação bem como o processo de rejeição do conteúdo. No nome para o passo de aprovação inserir 'Pedir Aprovação'. É também possível definir o espaço para onde será copiado ou movido o conteúdo. Neste exemplo iremos mover o conteúdo para o espaço Para Aprovação anteriormente criado. Neste exemplo não iremos definir processo de rejeição, por isso premir OK para terminar este passo (Figura 39). No passo final, onde se define quando deve ser a regra aplicada, seleccionamos como tipo Entradas, e no nome Workflow Simples e, por fim, premir Terminar. Figura 39: Circuitos de aprovação e rejeição de documentos. O próximo passo é definir uma regra que afecte o conteúdo da pasta Para Aprovação e, deste modo, atribuir mais um passo ao nosso Workflow. Para isso navegamos até esse espaço e criamos uma nova regra: 1. Mais Acções, Gerir Regras de Conteúdo; 2. Criar Regra; 3. Aplicar regra a Todos os Itens; 4. No menu seguinte seleccionar Adicionar um workflow simples; 5. Definir Publicar como nome do passo de aprovação e seleccionar Mover como destino o espaço Publicados (anteriormente criado); 6. Definir um processo de rejeição com o nome Rejeição e seleccionar Mover com destino o espaço Rascunhos anteriormente criado; 31 / 42

32 Para testarmos as regras que foram definidas será necessário adicionar conteúdo ao espaço. Após adicionarmos conteúdo ao espaço Rascunhos verificamos que, do menu Mais Acções presente debaixo do documento, existe a opção Pedir Aprovação que corresponde ao primeiro Workflow por nós criado (Figura 40). Figura 40: Workflow de aprovação de documentos. Se o utilizador Pedir Aprovação do documento este é automaticamente movido para o espaço Para Aprovação. Nesse espaço o documentos tem a opção de Publicar ou Rejeitar (Figura 41). Se o documento for aprovado, é movido para o espaço Publicados, se for rejeitado é movido de volta para o espaço Rascunhos para poder, por exemplo, ser revisto ou alterado. 32 / 42

33 Figura 41: Workflow de aprovação ou rejeição. Workflow Avançado Um workflow avançado pode ser iniciado a partir de conteúdo, mas não de espaços. Para iniciar um workflow avançado, e do menu Mais Acções do item ao qual o workflow se aplica, escolher a opção Iniciar Workflow Avançado. O meu seguinte apresenta duas opções possíveis: workflow Adhoc e um workflow de revisão e aprovação (Figura 42). Figura 42: Opções disponíveis dentro dos workflows avançados. 33 / 42

34 Se escolhermos a opção Adhoc Task e clicarmos no botão Seguinte o menu seguinte apresenta um conjunto de informação que é necessário fornecer em relação ao workflow. Para além da descrição da tarefa, da prioridade, da data limite é também necessário fornecer o utilizador ao qual de destina a tarefa (Figura 43). Figura 43: Campos de preenchimento num workflow Adhoc. A opção Adicionar Recurso identificada na Figura 43 permite-nos associar outros documentos aquele sobre o qual estamos a criar o workflow. Depois de preenchidos os campos necessários, e do utilizador premir o botão Terminar (ou Seguinte para consultar o resumo e depois então Terminar), a tarefa é enviada para o utilizador a quem se destina, ficando esta nas suas tarefas pendentes que é apresentado na página inicial, logo após o login (Figura 44). 34 / 42

35 Figura 44: Tarefas pendentes de um utilizador. 35 / 42

36 O utilizador que recebeu a tarefa, pode então aceder a esta para saber os detalhes do que lhe foi atribuído. Se clicar sobre a tarefa, é mostrado um novo ecrã onde é possível consultar as propriedades da tarefa, os recursos associados e o histórico do workflow (Figura 45). Figura 45: Detalhes de uma tarefa. Neste ecrã é possível efectuar várias tarefas. É possível adicionar um comentário à tarefa, alterar as propriedades do documento ou até mesmo o seu conteúdo. Na Figura 45 é ainda possível ver a existência de três botões: Gravar Alterações, que grava as alterações feitas até então, Terminar Tarefa, que termina a tarefa e envia-a de volta ao utilizador que nos a atribuiu e Cancelar, que volta ao menu principal onde é possível verificar que a tarefa continua pendente. A outra opção disponível quando pretendemos criar um workflow avançado é a possibilidade de criar um workflow de revisão e aprovação (Figura 42). Este é um workflow pré-definido existente no Alfresco. Se seleccionar esta opção é-nos apresentado o ecrã da Figura 43. A diferença é no ecrã apresentado ao utilizador que recebe a tarefa, que neste caso tem as opções de Aprovar ou Rejeitar (Figura 46). 36 / 42

37 Figura 46: Workflow de aprovação e rejeição. Depois do utilizador terminar de executar a sua tarefa, ele irá aprovar ou rejeitar o conteúdo da tarefa que lhe foi associada. Independentemente da sua escolha, o utilizador que lhe associou a tarefa, ira recebe-la de volta, sendo que esta vêm com o selo de aprovada ou rejeitada (Figura 47). Figura 47: Tarefas aprovadas e rejeitadas. 37 / 42

38 Fóruns de Discussão Criar Fórum O Alfresco proporciona um método fácil para que as pessoas possam colaborar através do uso de fóruns de discussão. Os Fóruns contém tópicos de discussão e os tópicos de discussão contém posts de diferentes utilizadores. É usado um espaço relativo ao fórum onde é possível guardar uma lista de fóruns. Do menu Criar, escolher Assistente de Espaço Avançado e do menu seguinte escolher a opção Do início e premir o botão Seguinte. O ecrã seguinte apresenta-nos a possibilidade de criar um Espaço Fórum (Figura 48). Figura 48: Criação de um Espaço Fórum. Seguidamente será necessário fornecer informação relativamente ao novo fórum, nomeadamente, o o nome, o título e a descrição, sendo que apenas o primeiro é obrigatório, e por fim, premir o botão Terminar. Depois disto foi criado um espaço correspondente ao novo fórum, que de momento se encontra vazio (Figura 49). Figura 49: Fórum vazio. 38 / 42

39 Neste nosso exemplo iremos criar um sub fórum para ajudar numa melhor organização. Assim sendo, e do menu Criar, escolher a opção Criar Espaço de Fórum para adicionar um novo sub fórum (Figura 50). Figura 50: Sub fórum Desenvolvimento de Software. O nosso próximo passo é criar dois fóruns de discussão dentro do fórum Desenvolvimento de Software. Para isso aceder ao menu Criar, e seleccionar Criar Fórum. O primeiro terá o nome de Estruturas de Dados, para discussão sobre estruturas de dados e o segundo Gestão de Projectos, para questões relacionadas com gestão de projectos (Figura 51). Figura 51: Lista de sub fóruns. Dentro do fórum Estruturas de Dados vamos criar um novo tópico. Assim sendo, e depois de navegar até esse espaço, do menu Criar, seleccionar Criar Tópico para criar um novo tópico, neste caso relacionado com Listas de Objectos. Depois disso está criado um novo tópico, em que os utilizadores com as permissões certas poderão inserir novos posts relativamente a esse tópico através do icon verde (Figura 52). 39 / 42

40 Figura 52: Lista de tópicos dentro de um fórum. Discussões Uma outra funcionalidade do Alfresco é a possibilidade de iniciar discussões relativamente a conteúdo. As discussões são como um fórum associado a conteúdo, e fornecem uma fora perfeita de guardar decisões ou notas sobre um documento sem que seja necessário alterar o seu conteúdo. Para iniciar uma discussão relativamente a um documento, seleccionar Iniciar Discussão do menu Mais Acções. De seguida é apresentado um ecrã onde definidos o conteúdo do tópico e, uma vez criado o tópico, é possível adicionar novos tópicos em relação a esse documento (Figura 53). Figura 53: Discussão associada a um documento. 40 / 42

41 Se um ficheiro tiver uma discussão associado é possível ver um icon no menu do documento, como está representado na Figura 54. Figura 54: Icon referente à discussão do documento. De notar que se for feito um checkout de um documento, a cópia de trabalho não irá conter uma discussão, mas é possível iniciar uma discussão sobre ela. Quando for efectuado o checkin da cópia, todas as discussões existentes sobre a cópia serão adicionadas ás discussões do documento original (identificadas pela data). Quando ocorre um checkout de um documento, o seu conteúdo fica lock, mas as suas discussões continuam activas. 41 / 42

42 Informação adicional Mais informação poderá ser encontrada no site da Alfresco ou na Comunidade Portuguesa de Alfresco. A MoreData mantém uma tradução portuguesa do Alfresco e realiza cursos de formação Alfresco. Adicionalmente a empresa presta serviçossobre a versão Alfresco Community, incluindo a instalação, configuração e costumização de sistemas de gestão documental. Mais informação sobre estes serviços poderá ser encontrada na nossa página sobre gestão documental. Este manual é disponibilizado gratuitamente e pode ser usado de forma livre, desde que se faça referência à sua versão original e à sua autoria. Alfresco é uma marca registada da Alfresco Software Inc. 42 / 42

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