POLÍTICA DE VEICULOS FROTA LEVE

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1 POLÍTICA DE VEICULOS FROTA LEVE Título: Política de Frotas Número e Versão: 1 Fase: Aprovado Elaborado por: Juliano Zaguini Coelho Data Criação: 01/11/2018 Revisado por: Elvio Moro e Dr Fabrizio Próxima revisão: 12 meses Aprovado por: Gelson Pavoni Aprovado em: 06/12/2018 Área Relacionada: Administrativo/Controladoria Área Emitente: Controladoria Sumário 1. OBJETIVO ABRANGÊNCIA DEFINIÇÕES AQUISIÇÃO DE VEÍCULOS NOVOS LOCAÇÃO DE VEÍCULOS USO DA LOGOMARCA RODOBELO UTILIZAÇÃO DE VEÍCULO UTILIZAÇÃO DE VEÍCULO POOL (veículo compartilhado) CONDUTOR CADASTRO DE CONDUTORES PROCESSO DE TRANFERÊNCIA DE CONDUTOR DESLIGAMENTO DE CONDUTOR FÉRIAS/AFASTAMENTO MANUTENÇÃO RASTREAMENTO ABASTECIMENTO TRANSFERÊNCIA DE VEÍCULOS CARONA, EMPRÉSTIMOS E MERCADORIAS DIREÇÃO SEGURA DESVIO DE CONDUTA... 9 INFORMAÇÃO RESERVADA A RODOBELO TRANSPORTES 1

2 21. SINISTRO FRANQUIAS ROUBO VENDA DE VEÍCULO CONSIDERAÇÕES FINAIS INFORMAÇÃO RESERVADA A RODOBELO TRANSPORTES 2

3 1. OBJETIVO Esta Política visa estabelecer regras e orientar todos os condutores quanto aos critérios gerais de utilização dos veículos da frota própria e locados. 2. ABRANGÊNCIA Esta Política aplica-se a todos os condutores de veículos da frota própria e veículos locados da Rodobelo Transportes Rodoviarios. 3. DEFINIÇÕES Frota - todo veículo automotor (carro, caminhão/carreta, moto, reboque) utilizado para o transporte de pessoas ou produtos. Frota Própria - veículos adquiridos e pertencentes a empresa. Frota Terceirizada - veículo que através de um contrato de locação, é utilizado para desempenho das atividades profissionais. 4. AQUISIÇÃO DE VEÍCULOS NOVOS É de competência e responsabilidade exclusiva da Diretoria executar o planejamento da frota própria, desde padronização, acessórios, aquisição, manutenção e venda de acordo com as diretrizes corporativas da Rodobelo Transportes. As necessidades de adaptações devem ser solicitadas formalmente à Diretoria a análise da necessidade e resposta ao solicitante. O tempo para realização de compra de um veículo é determinado pelo fim das cotações e negociação comercial, o tempo de entrega está condicionado a fabricação do veículo, regularização de documentação, instalação de monitoramento e identidade visual. Os veículos só serão liberados para o usuário final quando todas etapas de padronização forem cumpridas. 5. LOCAÇÃO DE VEÍCULOS O processo de locação de veículos é aplicado para funções determinadas pela Rodobelo Transportes, para realização de uma locação o usuário deverá seguir as recomendações abaixo: O responsável da área deverá justificar a necessidade de locação e solicitar via ; Diretoria aprova a locação; O custo da operação será atribuído para área solicitante. A realização do procedimento de locação deverá seguir o fluxo de compras (aluguel). INFORMAÇÃO RESERVADA A RODOBELO TRANSPORTES 3

4 Para realizar o processo de locação o solicitante necessita informar o tempo determinado da locação. Toda e qualquer avaria gerada nesse processo deverá ser descontado do funcionário condutor, quando houver comprovação de negligencia; Os veículos locados obedecerão aos seguintes critérios: Diretoria: Veículos com motorização 2.0 completo (Classe Executiva); Demais colaboradores: Veículos motorização até 1.6 com ar condicionado (Classe Intermediária); 6. USO DA LOGOMARCA RODOBELO Todos os carros da frota própria devem possuir adesivos com a logomarca Rodobelo Transportes de acordo com os padrões da Identidade Visual. Em casos de Campanhas, quando aplicável e por tempo determinado, poderá também ser fixado adesivo da logomarca específica da Campanha. Os veículos da Diretoria estão dispensados de utilização de identidade visual. É vedado a utilização de qualquer identidade visual que não seja relacionada a Rodobelo Transportes, exemplo (propagandas políticas, manifestações sociais etc.) 7. UTILIZAÇÃO DE VEÍCULO Os veículos da frota própria devem ser utilizados exclusivamente para fins do exercício das atividades inerentes à função e empresariais. Para utilização em tempo integral (translado da casa para Rodobelo Transportes e utilização para fins pessoais) o gestor da frota necessita da aprovação da Diretoria. Veículos da Diretoria estão autorizados para utilização em tempo integral. O condutor que estiver autorizado a utilizar o veículo em tempo integral, necessita observar os locais destinos para assim evitar exposições negativas da Rodobelo Transportes, exemplos de locais inapropriados (bares, festas, boates, motéis, carreatas, comícios, manifestações religiosas, e etc). Viagens para passeio com utilização de veículos da empresa deverão ser comunicadas e aprovadas pela Diretoria da empresa. Quando o colaborador estiver de férias o veículo não poderá ser utilizado, o veículo necessita ser entregue no estacionamento da Rodobelo. 8. UTILIZAÇÃO DE VEÍCULO POOL (veículo compartilhado) As solicitações de carros da frota própria deverão ser encaminhadas à área Administrativa: O colaborador deve solicitar ao repsonsavel adiministrativo a necessidade: Devera ser utilizado a ficha de controle de utilização do veiculo, que estara disponivel no interior do veiculo. INFORMAÇÃO RESERVADA A RODOBELO TRANSPORTES 4

5 9. CONDUTOR Considera-se condutor autorizado a dirigir os veículos da frota somente colaboradores com Carteira Nacional de Habilitação (CNH) na categoria correspondente ao veículo e dentro da validade. É proibido a condução de veículos da frota por prestadores de serviços ou terceiros em geral. Colaboradores com contrato de pessoa jurídica estarão autorizados a utilizar os veículos desde que estiver acordado em contrato. Todo condutor de veículo (frota ou locado) deverá entregar uma cópia da CNH ao Departamento Pessoal e assinar termo de responsabilidade para o devido registro no sistema de frotas. O condutor deverá manter sua CNH em dia, o mesmo terá 1 dia útil para apresentar a CNH renovada (vencimento) quando vencida). É esperado do condutor o cumprimento das Leis de trânsito. É de total responsabilidade do condutor, quando este violar as leis de trânsito e quitação de multas. Recomenda-se ao condutor realizar uma vistoria prévia do veículo antes de sua retirada, a fim de constatar qualquer irregularidade. É vedado ao condutor realizar a instalação de acessórios, adaptações ou descaracterização nos veículos Assinar o termo de compromisso, contendo as condições e itens do veículo a ser utilizado; Ler esta Política de Frota, bem como realizar a posterior avaliação que comprovará a sua leitura; INFORMAÇÃO RESERVADA A RODOBELO TRANSPORTES 5

6 10. CADASTRO DE CONDUTORES Para utilização dos veículos da frota, o responsável da área deverá solicitar ao gestor da frota o cadastro do condutor com antecedência a utilização do veículo, seguindo as definições: Enviar via solicitação de inclusão do colaborador juntamente com os documentos do condutor (CNH); Condutor necessita ter (CNH) válida e condizente com a categoria do veículo; A gestor da frota é responsável por realizar o cadastro; Após o cadastramento do condutor o colaborador deverá assinar o termo de responsabilidade para utilização de veiculo da frota, junto com o checklist de entrega do veiculo. 11. PROCESSO DE TRANFERÊNCIA DE CONDUTOR Em todas as situações de movimentação de veículo é obrigatório que o gestor da frota seja informado e solicite o termo de responsabilidade do veículo assinados pelo colaborador junto com o Checklist do veiculo. Caso o veículo necessite de manutenção, a mesma deve ser realizada antes da transferência. Quando a transferência de veículo ou condutor for realizada para diferentes centros de custos ou códigos do sistema SAT devem ser devidamente atualizados, pelo gestor da frota. 12. DESLIGAMENTO DE CONDUTOR Assim que um condutor for desligado da empresa ou transferido para algum cargo que, no âmbito de suas funções, não necessite fazer uso de veículos, as seguintes providências deverão ser tomadas: Caso o veículo seja utilizado apenas por este condutor a ser desligado, o mesmo deverá entregar as chaves do veículo acompanhado de sua documentação e termo de compromisso para a vistoria do gestor direto; Caso o veículo seja utilizado apenas por este condutor a ser desligado, o gestor direto deve verificar condições do veículo e caso sejam identificados perda e/ou dano e comprovada a responsabilidade do condutor, este deverá arcar com as despesas incorridas; O gestor direto deve solicitar ao departamento responsavel o descredenciar do condutor. 13. FÉRIAS/AFASTAMENTO Durante o período de férias/afastamento dos colaboradores, os veículos de propriedade da empresa ou locados pela empresa não devem ser utilizados. Os veículos deverão ficar no estacionamento da empresa e exceções deverão ser tradadas separadamente caso a caso, pela Diretoria. INFORMAÇÃO RESERVADA A RODOBELO TRANSPORTES 6

7 14. MANUTENÇÃO Toda manutenção dos veículos da frota própria é de responsabilidade do condutor juntamente com o gestor da frota. As despesas decorrentes da utilização dos veículos disponibilizados pela empresa serão suportadas pela própria, não implicando em nenhum custo para o funcionário. São elas: Trocas de óleo: as trocas de óleo devem ocorrer conforme instrução do manual de utilização, podendo variar de a km com o filtro de óleo dependo do carro e do tipo de óleo. Manutenção corretiva; não planejada também é de responsabilidade do condutor e o mesmo deverá informar imediatamente ao gestor da frota para avaliar, autorizar e informar a oficina contratada para a realização do serviço. Manutenção preventiva; e de resposabilidade do gestor da frota acompanhar os vencimentos das manutencões preventivas e autorizar as manutenções na rede credenciada Abastecimento Pedágio; Estacionamento; Assistência 24h; Seguro e licenciamento. A condução do veículo para manutenções é de responsabilidade de condutor. 15. RASTREAMENTO Todos os veículos da frota própria deverão possuir dispositivo de localização, o monitoramento é exclusivo do gestor da frota. As velocidades dos veículos são monitoradas e os excessos de velocidades serão tratadas com ações orientativas e ou punitivas. 16. ABASTECIMENTO Todos os veículos da frota devem ser abastecidos preferencialmente com o combustível de melhor custo benefício da região. Para abastecimento o responsável do veículo deverá cumprir o seguinte procedimento: Ao abastecer o veículo o responsável deverá solicitar o nota fiscal; INFORMAÇÃO RESERVADA A RODOBELO TRANSPORTES 7

8 Juntar todos as notas fiscais e preecnher o envelope de média; Mensalmente apresentar as notas fisicas ao departamento de controle Conferir e assinar o custo do veículo na envelope; As despesas de combustível ficarão vinculadas ao centro de custo do veículo; A não entrega das notas fisicas e envelope de média poderá suspender o uso do veiculo; A responsabilidade de todo processo é do condutor, com supervisão do gestor da frota 17. TRANSFERÊNCIA DE VEÍCULOS É vedado transferir veículos da frota própria entre Filiais, essa atribuição é de responsabilidade da Diretoria. Qualquer demanda em relação aos carros da frota própria, o gestor da frota deve ser acionado imediatamente para que sejam tomadas as providências necessárias. 18. CARONA, EMPRÉSTIMOS E MERCADORIAS O condutor do veículo deverá seguir as seguintes recomendações: É vedado oferecer, emprestar ou dar carona as pessoas não relacionadas com a Rodobelo Transportes. É vedado transportar animais nos veículos da empresa; É vedado o transito com mercadorias sem nota fiscal; É vedado exceder o limite de carga do veículo É vedado transportar produtos químicos ou cargas perigosas; É proibido o transporte de mercadoria considerada contrabandeada, drogas lícitas e ilícitas, entorpecentes, álcool, entre outros itens que colocam em risco a integridade física dos colaboradores e o patrimônio da empresa e que denigram a imagem desta. Os condutores são considerados responsáveis cível e criminalmente por qualquer conduta inadequada tais ocorrências, poderão ser considerados falta grave e passível de penalização de acordo com as leis da CLT. 19. DIREÇÃO SEGURA O condutor do veículo juntamente com apoio da área administrativa deve manter a manutenção dos veículos em plena ordem, de forma a resguardar a segurança, armazenar os registros de manutenção pelo período que o veículo estiver em uso. INFORMAÇÃO RESERVADA A RODOBELO TRANSPORTES 8

9 20. DESVIO DE CONDUTA São considerados desvios de conduta todo comportamento que NÃO for de encontro às diretrizes estabelecidas nesta política e ao Código de Trânsito Brasileiro, assim como todo comportamento que caracterizar tentativa de fraude, negligência ou imprudência. O não atendimento das normas da política, ou do CTB será uma falta grave e poderá ser considerada no processo de avaliação de desempenho profissional. De maneira geral, nos casos em que o gestor direto detectar desvio de conduta de usuários, o mesmo encaminhará por o detalhamento dos acontecimentos para o gestor da frota. Caso caracterizado erro, fraude, negligência ou imprudência, é responsabilidade do gestor da frota advertir formalmente o condutor. Em caso de reincidência, uma nova advertência formal será emitida para o colaborador pelo gestor da frota. Caso seja detectado um terceiro desvio de conduta, o gestor da frota deverá enviar um para o diretor da empresa junto ao gestor direto do colaborador, com o histórico dos acontecimentos, recomendando o desligamento do colaborador. Nos casos de multas por infrações de trânsito, a empresa as considera agravantes no histórico do condutor. Compete a todos os funcionários, quando na condição de condutores a serviço da empresa, a observância da legislação de trânsito. "Em casos excepcionais em que forem configuradas situações de desvios de conduta, ou qualquer outra falta do colaborador que venha a ser considerada grave, com potência suficiente para impossibilitar a manutenção do liame de confiança e emprego, inclusive por quebra de fidúcia, a empresa poderá aplicar imediatamente e diretamente a sanção mais grave prevista em lei, inclusive rescisão contratual por justo motivo, independentemente de aplicação de penalidade anterior". 21. SINISTRO Todos os veículos, próprios da Diretoria, devem possuir seguro contra roubo, furto e colisões. Os veiculos proprios utilizados na area operacional (unidade de embarque) possui somente seguro contra terceiros, o gestor da frota deve se certificar que todos os veículos utilizados pela area operacional possuem tal seguro. Em caso de acidente que envolva veículos da empresa, as providências tomadas variam de acordo com o envolvimento ou não de terceiros. Envolvendo veículos de terceiros O condutor deverá tomar as seguintes providências: Caso haja vítima ou feridos, providencie o socorro imediatamente; Sinalize o local para evitar novos acidentes e, assim que possível, proteja o veículo em local seguro; Comunique o fato ao seu gestor imediato e da frota; Anote os dados do outro veículo e do seu proprietário. Colha, também, os nomes e endereços das testemunhas. INFORMAÇÃO RESERVADA A RODOBELO TRANSPORTES 9

10 Quando possível, fotografar local e veículo acidentado; Providenciar o Boletim de Ocorrência Policial identificando testemunhas; Não realizar nenhum acordo informal com os envolvidos no local do acidente; Se necessário, acione o Serviço de Assistência 24 horas, para que a remoção do veículo seja providenciada; Fornecer ao gestor da frota toda documentação necessária para o que seja feito o ressarcimento do bem à locadora ou à empresa e ao terceiro; Já o gestor da frota deve tomar as seguintes providências: Entrar em contato com seguradora da empresa e/ou com a locadora do veículo acidentado; Encaminhar veículo para manutenção assim que solicitado; Providenciar veículo reserva, se necessário for; Disponibilizar ao condutor treinamento específico caso o acidente tenha sido ocasionado em decorrência da imprudência do condutor. Sinistros sem envolvimento de terceiros O condutor deverá tomar as seguintes providências: Caso haja vítima ou feridos, providencie o socorro imediatamente; Sinalize o local para evitar novos acidentes e, assim que possível, proteja o veículo em local seguro; Comunique o fato ao seu gestor imediato e da frota; Colha os nomes e endereços das testemunhas. Quando possível, fotografar local e veículo acidentado; Providenciar o Boletim de Ocorrência Policial identificando testemunhas; Se necessário, acione o Serviço de Assistência 24 horas, para que a remoção do veículo seja providenciada; Fornecer ao gestor da frota toda documentação necessária para o que seja feito o ressarcimento do bem à locadora ou à empresa e ao terceiro; Já o gestor da frota deve tomar as seguintes providências: Entrar em contato com seguradora e/ou com a locadora do veículo acidentado; Encaminhar veículo para manutenção assim que solicitado; Providenciar veículo reserva, se necessário for; Disponibilizar ao condutor treinamento específico caso o acidente tenha sido ocasionado em decorrência da imprudência do condutor. 22. FRANQUIAS Quando comprovada a responsabilidade do colaborador pelo acidente, o mesmo deverá suportar os valores de reparo do veículo, podendo se limitar aos valores de franquia do respectivo veículo. 23. ROUBO INFORMAÇÃO RESERVADA A RODOBELO TRANSPORTES 10

11 Em caso de roubo de veículos que estejam a serviço da empresa, o condutor deverá tomar as seguintes providências: Comunicar o fato imediatamente ao gestor imediato e da frota; Providenciar o Boletim de Ocorrência Policial identificando testemunhas; Fornecer ao gestor da frota toda documentação necessária para o que seja feito o ressarcimento do bem à locadora ou à empresa. Já o gestor da frota deve tomar as seguintes providências: Entrar em contato com Diretoria da empresa informar o fato ocorrido. 24. VENDA DE VEÍCULO A Diretoria deve avaliar as modalidades de venda que melhor atendam as necessidades da empresa. O veículo será destinado a venda quando: Atingir quilometragem superior a km rodados; ou 3 anos de utilização;ou Custo de manutenção inviável para sua permanência na frota. CONSIDERAÇÕES FINAIS Esta Política entra em vigor a partir de 01, de Janeiro de Demandas que por ventura não estão consideradas nesta Política podem ser encaminhadas formalmente à Diretoria, e após ser avaliado poderá entrar na próxima revisão da Política, que deve ocorrer no mínimo anualmente. INFORMAÇÃO RESERVADA A RODOBELO TRANSPORTES 11