ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS. Professor Francisco Carlos M da Conceição

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1 ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS Professor Francisco Carlos M da Conceição

2 Os mandamentos da boa administração Analisando os mandamentos da boa Administração: Recursos materiais: englobam os aspectos materiais e físicos que a empresa utiliza para produzir. Recursos financeiros: constituem todos os aspectos relacionados com o dinheiro utilizado pela empresa. Recursos humanos: constituem toda a forma de atividade humana na empresa. Recursos mercadológicos: constituem toda a atividade voltada para o atendimento do mercado de clientes e consumidores da empresa. Recursos administrativos: constituem todo o esquema administrativo e gerencial

3 Procedimentos fundamentais de Administração de Materiais PROCEDIMENTO ESCLARECIMENTO O que deve ser comprado - Implica a especificação de compra, que traduz as necessidades da empresa. Como deve ser comprado - Revela o procedimento mais recomendável. Quando deve ser comprado - Identifica a melhor época. Onde deve ser comprado - Implica o conhecimento dos melhores segmentos de mercado De quem deve ser comprado - Implica o conhecimento dos fornecedores da empresa. Por que preço deve ser comprado - Evidencia o conhecimento da evolução dos preços no mercado. Em que quantidade deve ser comprado - Estabelece a quantidade ideal, por meio da qual haja economia na compra.

4 Materiais de Estoque São materiais que devem existir em estoque e para os quais são determinados critérios e parâmetros de ressuprimento automático, com base na demanda prevista e na importância para a empresa.

5 Definição de Estoque. Estoque é toda e qualquer quantidade de material armazenado para uso imediato ou futuro.podemos ainda dizer que estoque seja: Acumulação armazenada de recursos materiais em um sistema de transformação; Um mal necessário; É um amortecedor entre os vários estágios da produção até a venda final do produto.

6 Os materiais de estoque são classificados: A) quanto à aplicação: - materiais produtivos: compreendem todo e qualquer material ligado direta ou indiretamente ao processo de fabricação. Exemplos: Máquinas, ferramentas, equipamentos, etc - matérias-primas: materiais básicos e insumos que constituem os itens iniciais e fazem parte do processo produtivo da empresa. - produtos em fabricação: conhecidos como materiais em processamento são os que estão sendo processados ao longo do processo produtivo da empresa. Não se encontram no almoxarifado porque já não são matérias-primas iniciais, nem podem estar na expedição porque ainda não são produtos acabados

7 - materiais de manutenção: materiais de consumo, com utilização repetitiva, aplicados em manutenção. - produtos acabados: são os produtos constituintes do estágio final do processo produtivo; portanto, já pronto. - materiais improdutivos: compreende todo e qualquer material não incorporado às características do produto fabricado. Exemplos: materiais para limpeza, de escritório, etc. - materiais de consumo geral: materiais de consumo, com utilização repetitiva, aplicados em diversos setores da empresa, para fins que não sejam de manutenção

8 Materiais Não de Estoque São materiais de demanda imprevisível para os quais não definidos parâmetros para o ressuprimento automático. A inexistência de regularidade de consumo faz com que a aquisição desses materiais somente seja efetuada por solicitação direta do usuário, na oportunidade em que se constate a necessidade deles. Os materiais não de estoque devem ser comprados para utilização imediata e são debitados no centro de custo de aplicação. Poderão ser comprados para utilização posterior, em período determinado pelo usuário, ficando, nesses casos, estocados temporariamente no almoxarifado.

9 Materiais Críticos Classificação pertinente as empresas industriais. São materiais de reposição específica de um equipamento ou de um grupo de equipamentos iguais, cuja demanda não é previsível e cuja decisão de estocar é tomada com base na análise de risco que a empresa corre, caso esses materiais não estejam disponíveis quando necessário.

10 Periculosidade A adoção dessa classificação visa à identificação de materiais, como, por exemplo, produtos químicos e gases, que, por suas características físico-químicas, possuam incompatibilidade com outros, oferecendo riscos a segurança. A adoção dessa classificação será de muita utilidade quando do manuseio, transporte e armazenamento de materiais aí incluídos. A Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT), pela Norma NBR-7502, aborda o transporte de cargas perigosas e a Norma P-NB-98 classifica os líquidos inflamáveis

11 Perecibilidade O critério de classificação pela probabilidade ou não de perecimento não exprime o sentido único e exclusivo etimológico do vocábulo, qual seja, extinguir o desaparecimento das propriedades físicoquímicas do material. Muitas vezes, o fator tempo influencia na classificação; assim, quando a empresa adquire determinado material para ser utilizado em data oportuna, e, se porventura não houver consumo, sua utilização poderá não ser mais necessária, o que inviabiliza a estocagem por longos períodos.

12 Gestão de Estoque Gestão de estoque é uma das funções da administração de materiais responsável pela previsão, registro e controle da movimentação dos materiais em estoque na empresa. As funções da gestão de estoque dentro das empresas se resumem a planejar, controlar e repor os estoques, maximizando o efeito lubrificante no retorno de vendas e o ajuste do planejamento da produção e minimizando o capital total investido em estoques. O objetivo principal da gestão de estoque de uma organização é adequar o investimento em estoque, aumentando o uso eficiente dos meios internos da empresa, minimizando as necessidades do capital investido.

13 Fundamentos da Gestão Gestão é um conjunto de atividades que visa, por meio das respectivas políticas de estoque, ao pleno atendimento das necessidades da empresa, com a máxima eficiência e ao menor custo, através do maior giro possível para o capital investido em materiais. Assim, seu objetivo fundamental consiste essencialmente na busca do equilíbrio entre estoque e consumo, o que será obtido mediante as seguintes atribuições, regras e critérios:

14 a. impedir a entrada de materiais desnecessário, mantendo em estoque somente os de real necessidade da empresa; b. centralizar as informações que possibilitem o permanente acompanhamento e planejamento das atividades de gestão; c. definir os parâmetros de cada material incorporado ao sistema de gestão de estoques, determinando níveis de estoque respectivos (máximo, mínimo e segurança); d. determinar, para cada material, as quantidades a comprar, por meio dos respectivos lotes econômicos e intervalos de parcelamento; e. analisar e acompanhar a evolução dos estoques da empresa, desenvolvendo estudos estatísticos a respeito; f. desenvolver e implantar política de padronização de materiais; g. realizar frequentemente estudos, propondo alienação, para que os materiais obsoletos e inservíveis sejam retirados do estoque.

15 Metodologia de Curva ABC. Para fazer um planejamento correto do estoque, antes de mais nada, é preciso fazer uma classificação dos matérias de acordo com sua importância e valor para a empresa. Para isso, usamos um método chamado de Curva ABC ou Gráfico de Pareto.

16 Estrutura da classificação ABC Grupo A São considerados itens mais importantes que devem ser trabalhados com atenção especial pela administração; - essa classe dá sustentação das vendas, podemos perceber que apenas 20% dos itens corresponde a 80% do faturamento. ( alta rotatividade ); Grupo B Grupo intermediário; - Esse grupo responde por 30% dos itens em estoque e 15% do faturamento ( rotatividade média); Grupo C Grupo de itens menos importantes em termos de movimentação, no entanto, requerem atenção pelo fato de gerarem custo de manter em estoque.- Nesse grupo compreende sozinha 50% dos itens em estoque, respondendo por apenas 5% do faturamento.

17 Alienação de Materiais O descarte de materiais inservíveis, obsoletos, de sucatas, objetiva: a. eliminar os materiais que não mais atendem às exigências técnicas da empresa; b. desocupar áreas de armazenamento; c. reduzir os custos de armazenamento; d. reduzir o valor das imobilizações em materiais.

18 Material Obsoleto Trata-se de material que, embora em condições de utilização, não mais satisfaz às exigências da empresa, pois foi substituído por outro. Foi superado tecnológicamente.

19 Material Sucatado Trata-se de material deteriorado pelo tempo de uso, sem qualquer outra utilização, que não apresenta outro valor, senão o intrínseco de sua composição.

20 Material Inservível Trata-se de material que, em consequência do tempo de utilização, avaria ou deterioração, torna-se inútil ou de recuperação técnica e/ou economicamente inviável. O custo de sua recuperação é igual ou maior que um equipamento novo.

21 Avaliação de Estoque O controle e avaliação do estoque é uma importante função normalmente ligada à área de administração de matérias. Como registrar as entradas de almoxarifado, as saídas e como valorizar os itens estocados utilizando os métodos adequados. Para maior precisão na avaliação do estoque é necessário que as empresas tenham, além de um bom sistema de controle de estoque, rotinas de inventários bem definidas para garantir assertividade do estoque físico. A avaliação dos estoques pode ser feita através dos métodos de custo de reposição, UEPS, PEPS ou pelo custo médio. Esses métodos registram as quantidades de entradas, de saídas, os preços de entradas e definem o valor a ser computado ou considerado quando da baixa de estoque.

22 Método UEPS A sigla UEPS é abreviação de o O Último que Entra é o Primeiro que Sai. As empresas que utilizam o método UEPS registram as baixas de estoque pelas últimas entradas primeiramente e, por conseguinte, as saídas dos estoque são valorizadas pelos preços e quantidades da últimas entradas.

23 Método PEPS A sigla é a abreviação de O Primeiro que Entra é o Primeiro que Sai. Diferentemente do método anterior, quem aplica este método avalia o estoque de acordo com a seqüência de entrada dos materiais no almoxarifado. Este método se aplica muito bem no controle físico, quando há alto giro dos estoques ou quando se trata de matérias perecíveis com data de validade curta. Neste caso, a aplicação do método PEPS evita a obsolescência dos materiais e contribui para evitar o desperdício.

24 Compras É a busca no mercado de um produto ou serviço que vai atender uma necessidade da organização ( comprador) dentro do contexto/e ou/cadeia produtiva.

25 Etapas do Processo Os procedimentos de compras estão consubstanciados em várias etapas: Preparação do processo Etapa que compreende o recebimento dos documentos e montagem do processo de compra; Planejamento da compra Etapa que compreende a indicação de fornecedores e elaboração de condições gerais e especificas;

26 Seleção dos fornecedores Etapa que compreende a seleção de fornecedores para a respectiva concorrência, considerando-se a avaliação do desempenho de cada fornecedor envolvido em todas as concorrências promovidas pela empresa, quer durante a consulta, quer durante o pedido adjudicado, com o objetivo de pontuação com méritos e deméritos; Concorrência - Etapa que compreende a expedição de consulta, abertura, análise e avaliação de propostas, a conseqüente negociação com o fornecedor vendedor e a adjudicação do pedido; Controle da entrega etapa que compreende a ativação, por meio do diligenciamento do fornecedor envolvido, o recebimento do material e o respectivo enceramento do processo;

27 Cadastro de fornecedores Órgão responsável pela qualificação, avaliação e desempenho de fornecedores de materiais e serviços. Para o exercício de suas atribuições, acompanha a evolução do mercado, apóia com informações as tarefas do comprador e, fundamentalmente, efetua a manutenção dos dados cadastrais.

28 Modalidades de Compras A compra pode ser ter dois tramites: Normal ou em Caráter de Emergência: A) Compra Normal procedimento adotado quando o prazo for compatível para obter as melhores condições comerciais e técnicas na aquisição de matérias, por meio de todas as etapas demonstras no fluxo básico da compra. É a mais vantajosa, pois permite ao comprador o estabelecimento de condições ideais para a empresa. B) Compra de Emergência Acontece quando a empresa falha na elaboração do planejamento ou no atendimento de necessidades oriunda de problemas operacionais. Comparando-se esse fluxo com a compra normal,várias etapas fundamentais são suprimidas, o que torna a compra em emergência desvantajosa, porque os preços obtidos são elevados em relação aos da compra normal.

29 Compras no Serviço Público Considerações Iniciais Nas empresas estatais e autárquicas, como também no serviço público em geral, ao contrário da iniciativa privada, as aquisições de qualquer natureza obedecem à Lei nº 8.666, de , alterada pela Lei nº de , motivo pelo qual se tornam totalmente transparentes. Assim, a diferença entre os tipos de compras é a formalidade no serviço público e a informalidade na iniciativa privada. Independentemente dessa particularidade, os procedimentos são praticamente idênticos, motivo pelo qual serão apresentadas as diferenças substanciais, culminando com exemplos de Editais de Licitação. Em virtude dos aspectos jurídicos que envolvem os instrumentos legais, vamos sintetizar os seus aspectos mais importantes e significativos.

30 Licitação Conceito É o procedimento administrativo pelo qual a Administração Pública, em qualquer de seus níveis, prevendo comprar materiais e serviços, realizar obras, alienar ou locar bens, segundo condições estipuladas previamente, convoca interessados para apresentação de propostas, a fim de selecionar a que se revele mais conveniente em função de parâmetros preestabelecidos e divulgados.

31 Finalidade A licitação tem por finalidade propiciar igualdade de oportunidade entre aqueles que desejam contratar com a Administração Pública, nos padrões previamente definidos, sempre como importante fator de eficiência e moralidade nos negócios públicos. A licitação destina-se a garantir a observância do princípio constitucional de avaliar e selecionar a proposta mais vantajosa para a Administração e será processada e julgada em estrita conformidade com os princípios básicos de legalidade, de impessoalidade, de moralidade, de igualdade, publicidade, de probidade administrativa, da vinculação ao instrumento convocatório, do julgamento objetivo e dos que lhe forem correlatos.

32 Edital de Licitação Documentação Necessária Para Cadastramento A empresa que pretende fornecer bens e serviços deve cadastrar-se na unidade administrativa respectiva, por meio de requerimento.

33 Documentação Necessária Para Cadastramento A empresa que pretende fornecer bens e serviços deve cadastrar-se na unidade administrativa respectiva, por meio de requerimento. O cadastramento é realizado mediante a apresentação de documentação inerente à habilitação jurídica e regularidade fiscal do interessado, e também da documentação comprobatória de qualificação econômicofinanceira:

34 Documentação exigida:registro comercial, no caso de empresa individual; Ato constitutivo, Estatuto ou Contrato Social em vigor, e alterações subseqüente, devidamente registrado na Junta Comercial do estado; Decreto de autorização, em se tratando de empresa ou sociedade estrangeira em funcionamento no país. Qualificação Técnica: Registro ou inscrição em entidade profissional competente, como Corcesp, Crea, CRN, CRQ, CRA etc; Atestado de desempenho anterior, para cada uma das atividades exercidas pela empresa, passados por pessoas de direito publico ou privado, indicando local, natureza, volume, quantidade, prazo e outros dados característicos do fornecimento, obras ou serviço; Indicação do aparelhamento técnico adequado e disponível: Equipamentos,máquinas,veículos,mobiliários etc, que possuir

35 Qualificação econômica-financeira: Balanço patrimonial e demonstrativos contábeis do último exercício social, já exigível e apresentados na forma da lei; Certidão negativa de falência ou concordata expedida pelo distribuidor da sede da pessoa jurídica, ou Certidão Negativa de Execução Patrimonial, expedida no domicílio da pessoa física;

36 Pregão Pregão é modalidade de licitação em que a disputa pelo fornecimento de bens ou serviços comuns é feita em sessão pública. Os licitantes apresentam suas propostas de preço por escrito e por lances verbais, ou via Internet, independentemente do valor estimado da contratação. O pregão não se aplica à contratação de obras de engenharia, alienações e locações imobiliárias.

37 Convite Convite é a modalidade de licitação entre interessados do ramo pertinente ao seu objeto, cadastrados ou não, escolhidos e convidados em número mínimo de 3 (três) pela unidade administrativa, a qual afixará, em local apropriado, cópia do instrumento convocatório e o estenderá aos demais cadastrados na correspondente especialidade que manifestarem seu interesse com antecedência de 5 (cinco) dias úteis para apresentação das propostas.

38 O Convite é a modalidade mais simples, destinado as contratações de pequenos valores. Consiste na solicitação escrita a pelo menos três interessados no ramo objetivo. Valores Material e Serviço Até R$ ,00 Obras - Até R$ ,00

39 Tomada de Preços Tomada de preços é a modalidade de licitação entre interessados devidamente cadastrados ou que atenderem a todas as condições exigidas para cadastramento até o terceiro dia anterior à data do recebimento das propostas, observada a necessária qualificação.

40 Tomada de preço os interessados devem estar devidamente cadastrados ou que atendem as condições mínimas exigidas para cadastramento até o terceiro dia anterior à data fixada para recebimento das propostas à necessária qualificação. Valores: Material e Serviço Até R$ ,00 Obras - Até R$ ,00

41 Preço-Teto Preço-teto é o preço máximo estipulado para aquisição. Muito utilizado em obras civis, onde a composição de custos reúne fáceis condições de apuração. A utilização da indicação de preço-teto produz vantagens e desvantagens, as quais deverão ser analisadas pela empresa promotora da concorrência para decidir sobre sua viabilidade

42 VANTAGENSDES E VANTAGENS. Estabelece o máximo que será pago por um produto ou serviço. A variedade de compras não permite, em boa parte dos casos, a determinação de preço-teto com a segurança necessária. Portanto, a priori, o dispêndio poderá ser previsto. Mal formulado, pode induzir a preços mais elevados. Pode-se induzir a preços mais vantajosos. A sequência de vários preços-tetos irreais poderá torná-lo desacreditado.

43 Concorrência Concorrência é a modalidade de licitação entre quaisquer interessados que, na fase inicial de habilitação preliminar, comprovem possuir os requisitos mínimos de qualificação exigidos no edital para execução de seu objeto.

44 Concorrência Licitação que envolve grandes volumes financeiros com limites sujeitos a revisão periódicas, em que se admite a participação de outros interessados(pool de Empresas), que na fase de habilitação preliminar,satisfaz às condições de qualificação prevista no edital,para o execução de seu objeto. Valores Todos aqueles previstos acima do correspondentes a Tomada de Preço.

45 Concurso Concurso é a modalidade de licitação entre quaisquer interessados para escolha de trabalho técnico, científico ou artístico, mediante a instituição de prêmios ou remuneração aos vencedores, conforme critérios constantes de edital publicado na imprensa oficial com antecedência mínima de 45 (quarenta e cinco) dias.

46 Leilão Leilão é a modalidade de licitação entre quaisquer interessados para a venda de bens móveis inservíveis para a administração ou de produtos legalmente apreendidos ou penhorados, ou para a alienação de bens imóveis prevista no art. 19, a quem oferecer o maior lance, igual ou superior ao valor da avaliação.

47 Dispensa de Licitação Definem-se as regras para dispensa de concorrência e os trâmites da aquisição de mercadorias nos casos em que se caracterizem: a) emergência: quando comprovada a urgência de atendimento em situações que possam causar prejuízos ou comprometer a segurança de pessoas, obras, serviços ou bens; b) fornecedor exclusivo: quando comprovado que a aquisição só pode ser efetuada por meio de fornecedor exclusivo

48 d. concorrência com preços superiores aos do mercado: quando as propostas apresentadas consignarem preços superiores e incompatíveis aos praticados no mercado; e. fornecedor exclusivo: quando se comprovar que a aquisição só pode ser efetuada por meio de fornecedor exclusivo; f. compra de imóvel: para a compra de imóvel destinado a serviço da empresa cujas necessidades de instalação condicionem sua escolha. O regulamento de compras da empresa deve prever regras para a dispensa de concorrência, bem como seus trâmites. Em se tratando de exceção, os pedidos em pauta devem ter o necessário respaldo do gerente da unidade envolvida. g. Profissional de notório saber: na contratação de profissional em que o mesmo é o único no mercado que domina tal situação/ serviço necessitado.

49 A dispensa de licitação, tratada como exceção, é adotada nos casos em que se caracterizem. a. pequenos valores: em se tratando de aquisições de pequena monta, para valores até o limite estabelecido para essa finalidade; b. conveniência administrativa: quando houver comprovada necessidade e conveniência administrativa na contratação direta, para complementação de fornecimento anteriormente efetuado; c. concorrência sem resposta: quando não houver interessados na concorrência ou quando todos os participantes não apresentarem proposta e ela não puder ser repetida sem prejuízo para a empresa;

50 A Dispensa de Licitação inclui valores até: Materiais e Serviços- R$ 8.000,00 Obras - R$ ,00

51 Tipos de Licitação Existem Três Tipos: A) Menor Preço Nesse caso o que vale é o menor preço; B) Melhor Técnica Baseia-se em parâmetros técnicos para determinar o vencedor; C) Menor Preço e Melhor Técnica Associa-se menor preço e melhor qualidade técnica.

52 As Licitações poderão ser: A) Fracassada- Há interessados em participarem da licitação, mas os mesmo não se encontram qualificados tecnicamente ou administrativamente; B) Deserta É aquela onde não há nenhum interessado em participar da licitação.

53 Recebimento e Armazenagem A atividade de Recebimento que intermedia as tarefas de compra e pagamento ao fornecedor, sendo de sua responsabilidade a conferência dos materiais destinados à empresa. Nesse contexto, aparece como o fiel avaliador de que os materiais desembaraçados correspondam efetivamente às necessidades da empresa. Suas atribuições básicas são: A)Coordenar e controlar as atividades de recebimento e devolução de materiais;

54 B) Analisar a documentação recebida, verificando se a compra está autorizada; C) Confrontar os volumes declarados na Nota Fiscal e no Manifesto de Transporte com os volumes a serem efetivamente recebidos; D)Proceder a conferência visual, verificando condições de embalagem quanto a possíveis avarias na carga transportadora e, se for o caso, apontando as ressalvas de praxe nos respectivos documentos;

55 E)Proceder a conferência quantitativa e qualitativa dos materiais recebidos; F)Decidir pela recusa, aceite ou devolução, conforme o caso; G)Providenciar a regularização da recusa, devolução ou da liberação de pagamento ao fornecedor; H)Liberar o material desembaraçado para estoque no Almoxarifado.

56 Um sistema de recebimento de materiais deve ter, como um de seus requisitos, o gerenciamento global, o qual irá determinar, entre outras, as seguintes vantagens: a)racionalização e agilização, no âmbito operacional, das rotinas e procedimentos, em todos os segmentos do processo; b)maior integração com os sistemas envolvidos; c)estabelecimento de critérios administrativos mais adequados, para tratamento de pendências; d)minimização das ocorrências de erros no processamento das informações.

57 A análise do Fluxo de Recebimento de Materiais permite dividir a função em Três fases: 1ª fase: entrada de materiais; 2ª fase; conferência quantitativa; 3ª fase: conferência qualitativa;

58 NOTA FISCAL Trata-se de documentos, emitido pelo Fornecedor quando da aquisição de materiais, para notificação ao fisco dos impostos a seguir: (a) Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI); (b) Imposto sobre Circulação de Mercadorias (ICMS); e de mercadorias, prestando-se também para seu transporte, durante o trajeto do estabelecimento vendedor até seu destinatário comprador. A Nota Fiscal não tem valor como instrumento de cobrança, motivo pelo qual há necessidade de definirmos outros documentos, como a Fatura, a Duplicata e a Nota Fiscal Fatura.

59 FATURA Em se tratando de vendas a prazo, a empresa vendedora deve emitir uma Fatura, que parte do valor da Nota Fiscal, a qual deve conter alguns dados adicionais, como os valores e os prazos das parcelas em que a venda a prazo será cobrada, indicando-se também em que banco a (s) duplicata(s) será(ao) cobrada(s). É importante salientar que a Fatura é só um aviso informativo, não sendo considerada título hábil para cobrança.

60 DUPLICATA A duplicata é uma cópia da Fatura, em se tratando de apenas um vencimento, daí seu nome (dupla cópia). Caso a Fatura corresponda a mais de um pagamento, serão emitidas tantas duplicatas quantos forem os vencimentos e valores parciais. A Duplicata é um título de crédito, cuja quitação prova o pagamento de obrigação oriunda de compra de mercadorias ou de recebimento de serviços. É emitida pelo credor (vendedor da mercadoria) contra o devedor (comprador).

61 NOTA FISCAL FATURA Tendo em vista que a Fatura é apenas um documento informativo, com algumas informações a mais do contido na Nota Fiscal, muitas empresas adotam o sistema de aglutinar tais documentos numa única peça, a Nota fiscal Fatura, fazendo a cobrança de todas as vendas por meio de duplicatas. Conhecidas as nuanças contábeis, é importante entendermos a utilidade da Nota Fiscal no contexto de Administração de Materiais, tendo em vista, como já foi mencionado, que tal documento é vital para os procedimentos de Recebimento, motivo pelo qual, para efeito entendimento, pode-se assim dividi-lo:

62 a)identificação da nota fiscal; b)dados do produto da nota fiscal; c)dados da prestação de serviço da nota fiscal; d)cálculo do imposto; e)transportador /volumes transportados; f) dados adicionais; g)canhoto da nota fiscal

63 ENTRADA DE MATERAIS A primeira fase, correspondente à entrada de materiais, representa o início do processo de recebimento, tendo como propósito efetuar a recepção dos veículos transportadores, proceder à triagem da documentação suporte do recebimento, encaminhá-los para descarga e efetuar o cadastramento dos dados pertinentes para o sistema. Sendo o Recebimento uma interface, conforme caracterizado anteriormente, os materiais adquiridos no mercado fornecedor são passíveis de dupla recepção, diferenciados em momentos ou locais distintos.

64 CONFERÊNCIA QUANTITATIVA A conferência quantitativa é a atividade que verifica se a quantidade declarada pelo Fornecedor na Nota Fiscal corresponde à efetivamente recebida, portanto, típica de contagem, devendo-se optar por um modelo de conferência por acusação, no qual o conferente aponta a quantidade recebida, desconhecendo a quantidade faturada pelo fornecedor, conhecido como o principio da contagem cega. A confrontação do recebido Versus faturado é efetuada a posterior, por meio do Regularizador que analisa as distorções detectadas e providencia recontagem, a fim de se dirimir as dúvidas constatadas.

65 CONFERÊNCIA QUALITATIVA Não obstante a qualidade sempre ter sido considerada como fator de importância, nem sempre achou-se importante ter qualidade. Atualmente, qualidade é questão de sobrevivência, pois em face do nível de exigência do mercado consumidor, as empresas passaram a melhorar os níveis de qualidade de seus produtos a fim de se ajustar à nova realidade conjuntural, visto que o desempenho dos produtos dependerá fundamentalmente da qualidade dos matérias comprados.

66 Armazenamento O Armazenamento poderá ser feito no Almoxarifado, Armazém ou Galpão. O objetivo primordial do armazenamento é utilizar o espaço nas três dimensões (altura,largura e profundidade), da maneira mais eficiente possível. As instalações do armazém devem proporcionar a movimentação rápida e fácil de suprimentos desde o recebimento até a expedição. Assim, alguns cuidados essenciais devem ser observados:

67 a) determinação do local, em recinto coberto ou não; b) definição adequada do layout; c) definição de uma política de preservação, com embalagens plenamente convenientes aos materiais; d) ordem, arrumação e limpeza, de forma constante; e) segurança patrimonial, contra furtos, incêndio etc.

68 Ao se otimizar a armazenagem, obtém-se: a) máxima utilização do espaço (ocupação do espaço); b) efetiva utilização dos recursos disponíveis (mão-de-obra e equipamentos); c) pronto acesso à todos os itens seletividade); d) máxima proteção aos itens estocados; e) boa organização; f) satisfação das necessidades dos clientes.

69 ARRANJO FISICO (Layout) O significado de layout pode ser explicado por meio das palavras desenho plano, esquema, ou seja, é o modo pelo qual ao se inserirem figuras e gravuras surge uma planta, podendo-se, por conseguinte, afirmar que o layout é uma maquete no papel.

70 O layout influi desde a seleção ou adequação do local, assim como no projeto de construção, modificação ou ampliação, conforme o caso, bem como na distribuição e localização dos componentes e estações de trabalho, assim como na movimentação de materiais, máquinas e operários. Logo, o layout é iniciado com a aplicabilidade da elaboração de um projeto, sendo finalizado por sua concretização

71 Os objetivos do layout de um armazém devem ser: a assegurar a utilização máxima do espaço; b propiciar a mais eficiente movimentação de materiais; c)propiciar a estocagem mais econômica, em relação às despesas de equipamento, espaço, danos de material e mão-de-obra do armazém; d fazer do armazém um modelo de boa organização.

72 SELEÇÃO DA MODALIDADE DE TRANSPORTE A seleção da modalidade de transporte depende de dois fatores primordiais a) A diferença entre o preço de venda do produto na origem e no local de consumo; b) O custo de transporte entre o centro de produção e o local de consumo, fator que para ser calculado depende de dois aspectos.

73 1º Características da carga a ser transportada: envolve tamanho, peso, valor unitário, tipo de manuseio, condições de segurança, tipo de embalagem, distância a ser transportada, prazo de entrega e outros. 2º Características das modalidades de transporte: condições da infra-estrutura da malha de transporte, condições de operação, tempo de viagem, custo e frete, mão-de-obra envolvida e outros.

74 Também influem na seleção da modalidade de transporte outros fatores: Tempo: cada modalidade apresenta um tempo diferente em função de suas próprias características. Custo: cada modalidade tem seu componente de custo, que determina o valor do frete. Manuseio; cada modalidade está sujeita a determinadas operações de carga e descarga, nas quais a embalagem permite facilitar o manuseio, reduzir perdas e racionalizar custos. Rotas de viagem: cada modalidade envolve maior ou menor número de viagens, podendo a empresa

75 Controle Patrimonial Como patrimônio podemos entender também as matérias primas, os produtos que estão no estoque e até mesmo patentes! A propriedade intelectual e descobertas tecnológicas que uma empresa tem, também fazem parte do seu patrimônio e devem ser contabilizadas pelo controle patrimonial.

76 Portanto,quando falamos de patrimônio não falamos somente de prédios, veículos e instalações O conceito de patrimônio é muito mais amplo. Está associado ao bens materiais e intelectuais ( Capital Humano )de uma Organização.

77 Mas o que é controle patrimonial Implantar o processo de controle patrimonial na empresa significa identificar e catalogar todos os bens disponíveis e verificar o preço atual de cada um deles, conhecendo o preço de cada um dos bens disponíveis e somando os seus valores, podemos ter uma idéia exata do valor de mercado da empresa.

78 Vantagens da Implantação do Controle Patrimonial para o Gerenciamento da Empresa Quando a empresa faz o controle patrimonial correto dos seus bens, produz estatísticas e balanços muito mais precisos, com dados mais precisos o profissional de administração de empresas toma decisões mais acertadas. No caso de fusão ou venda da empresa, quando o controle patrimonial está correto, evita-se prejuízos por se conhece exatamente quanto vale a empresa (a empresa é vendida pelo valor que realmente vale ).

79 No caso de ajuste fiscal e pagamento de impostos, com o controle do patrimônio é possível calcular o preço exatos dos tributos, evitando a sonegação fiscal ( sonegação fiscal no Brasil, é crime ) e evitando também que a empresa pague impostos a mais. Quando todos os bens da empresa estão catalogados e identificados, evita-se desvio de recursos e roubo de bens. Empresas que tem um controle fraco do seu patrimônio estão sempre correndo o risco de sofrer pequenas subtrações dos seus materiais.

80 Tipos de Manutenção A) Manutenção Corretiva; B) Manutenção Preventiva; C) Manutenção Preditiva; D) Manutenção Dedectiva

81 MANUTENÇÃO CORRECTIVA A manutenção corretiva é a forma mais óbvia e mais primária de manutenção; pode sintetizar-se pelo ciclo "avaria-repara", ou seja, a reparação dos equipamentos após a avaria. Constitui a forma mais cara de manutenção quando encarada do ponto de vista total do sistema. Pura e simples, conduz a:

82 É claro que se torna impossível eliminar completamente este tipo de manutenção, pois não se pode prever em muitos casos o momento exato em que se verificará um defeito que obrigará a uma manutenção corretiva de emergência.

83 MANUTENÇÃO PREVENTIVA A Manutenção Preventiva, como o próprio nome sugere, consiste num trabalho de prevenção de defeitos que possam originar a paragem ou um baixo rendimento dos equipamentos em operação. Esta prevenção é feita baseada em estudos estatísticos, estado do equipamento, local de instalação, condições elétricas que o suprem, dados fornecidos pelo fabricante (condições ótimas de funcionamento, pontos e periodicidade de lubrificação, etc.), entre outros. Dentre as vantagens, podemos citar:

84 MANUTENÇÃO PREDITIVA Manutenção preditiva é a atuação realizada com base em modificação de parâmetros de CONDIÇÃO ou DESEMPENHO, cujo acompanhamento obedece a uma sistemática.

85 MANUTENÇÃO DECTETIVA Manutenção dectetiva é a atuação efetuada em sistemas de proteção buscando detectar FALHAS OCULTAS ou nãoperceptíveis ao pessoal de operação e manutenção. A identificação de falhas ocultas é primordial para garantir a confiabilidade. Em sistemas complexos, essas ações só devem ser levadas a efeito por pessoal da área de manutenção, com treino e habilitação para tal, assistido pelo pessoal de operação.

86 Tombamento de Bens A palavra tombamento, tem origem portuguesa e significa fazer um registro do patrimônio de alguém em livros específicos num órgão de Estado que cumpre tal função. Ou seja, utilizamos a palavra no sentido de registrar algo que é de valor para uma comunidade protegendo-o por meio de legislação específica.

87 O tombamento pode ser aplicado a bens móveis e imóveis de interesse cultural / ambiental em várias escalas interativas como a de um município, de um estado, de uma nação ou de interesse mundial, quais sejam: fotografias, livros, acervos, mobiliários, utensílios, obras de arte, edifícios, ruas, praças, bairros, cidades, regiões, florestas, cascatas, entre outros.

88 Somente é aplicado a bens de interesse para a preservação da memória e referenciais coletivos, não sendo possível utilizá-lo como instrumento de preservação de bens que sejam apenas de interesse individual. O ideal num processo de tombamento é que não se tombem objetos isolados, mas conjuntos significantes. Partindo da idéia de conjunto significativo, atualmente, excetuando-se seres humanos e exemplares animais isolados, tudo pode ser tombado; até mesmo um ecossistema para a preservação de uma ou mais espécies.

89 Processo de Controle de Bens Patrimoniais Tombados: BENS PATRIMONIAIS - conjunto de bens moveis e imóveis da Instituição. Os bens móveis caracterizam-se com base no esquema de despesa da União, exceto os casos previstos no Ato Executivo n.º 046/92.

90 BENS MOVEIS - conjunto de equipamentos e materiais permanentes da Instituição. BENS IMÓVEIS - conjunto de terrenos e benfeitorias da Instituição.

91 BENS PRÓPRIOS - conjunto de bens adquiridos pela Instituição com recursos próprios, do tesouro ou convênios que não exijam a vinculação do bem à unidade financiadora, ou ainda aqueles recebidos por doação, bem como os incorporados através de inventários.

92 TOMBAMENTO DE BENS - processo pelo qual é registrado legalmente no patrimônio da Instituição, seja ele adquirido por compra, recebido em doação, através de inventários, aluguel e comodato.

93 PLAQUETA DE TOMBAMENTO - identificação que é colocada no BEM, personalizada e com numeração seqüencial. BEM PLAQUETÁVEL - aquele em que é possível a colocação de plaqueta.

94 BEM NÃO PLAQUETÁVEL - aquele que não possui local para fixação de plaqueta ou que não seja adequada a sua colocação. O BEM, mesmo assim, recebe uma numeração para registro.

95 CARGA PATRIMONIAL - conjunto de bens sob responsabilidade de uma unidade patrimonial. BAIXA DE BENS - processo pelo qual o bem deixa de existir oficialmente no patrimônio da Instituição. COMISSÃO DE BAIXA - grupo de pessoas nomeadas para efetuar a baixa dos bens da Instituição.

96 AVALIAÇÃO - valor monetário atribuído a um bem. COMISSÃO DE AVALIAÇÃO - grupo de pessoas nomeadas para avaliar bens da Instituição. ALIENAÇÃO - processo pelo qual a Instituição se desfaz de seus bens, através de venda, troca ou doação. TERMO DE COMODATO - documento formal de empréstimo gratuito de um BEM patrimonial, com vigência previamente estabelecida

97 RESPONSABILIDADES DAS CHEFIAS É de inteira responsabilidade da Chefia de cada Unidade a carga patrimonial que estiver vinculada a essa, conforme determina o artigo 87 do Decreto-Lei n.º 200, mediante assinatura do Termo de Responsabilidade ou de Transferência, emitido pela D.A.P.

98 Chefe de cada Unidade poderá designar expressamente servidores que responderão pela guarda de bens patrimoniais, sendo que a atribuição conferida a esse não eximirá a chefia de responsabilidade, caso venham a ocorrer problemas com relação a bens de sua carga patrimonial. É de inteira responsabilidade da chefia de cada unidade patrimonial o acompanhamento da vigência da garantia de bens adquiridos ou consertados.

99 SÃO PASSÍVEIS DE BAIXA Bens patrimoniais que forem considerados inservíveis, inadequados ou antieconômicos, obedecendo o que preceitua o Decreto n.º 99658, de 30/10/90. Bens patrimoniais perdidos, extraviados, desaparecidos, furtados ou roubados. Bens Patrimoniais a serem utilizados na compra de outros. Bens patrimoniais a serem trocados. Bens patrimoniais a serem doados.

100 INVENTÁRIO FÍSICO DE BENS PATRIMONIAIS Os sistemas de inventário são importantes ferramentas para manter a acuracidade dos estoques e dar confiabilidade aos números informados aos setores de suprimentos, vendas, programação e contabilidade. Podem ser feitos a qualquer tempo se isso for necessário.

101 O inventário físico anual é feito sempre no último dia do ano fiscal, que no Brasil acontece em 31 de dezembro. Ele vai dar credibilidade aos valores do patrimônio da empresa para a elaboração do balanço anual conforme rege a lei. Podemos substituir o inventário físico anual dos itens produtivos e de materiais de consumo por um sistema permanente de contagens cíclicas

102 Os bens patrimoniais devem ser contados de acordo com as instruções do departamento do patrimônio da empresa para a elaboração do balanço anual conforme rege a lei.

103 Os bens patrimoniais devem ser contados de acordo com as instruções do departamento do patrimônio. O procedimento, o acompanhamento e a aprovação do inventário físico anual são responsabilidade do setor contábil.

104 Esse trabalho deve ser planejado com grande antecedência para que os convocados para esse trabalho sejam avisados e não assumam compromissos para as datas previstas para a realização do inventário. O inventário deve ser elaborado com a participação do pessoal envolvido na utilização dos materiais produtivos e de consumo da fábrica.

105 É importante que os envolvidos no inventário conheçam os materiais que serão contados para evitar erros de identificação porque será contado o que estiver no estoque do armazém, almoxarifado e em todo o processo produtivo.

106 Antes de iniciar o inventário deve-se verificar se os materiais estão identificados e nos locais de guarda ou uso. O inventário anual deve ser realizado por tipo de produto e materiais conforme seu uso e local de guarda.

107 Por exemplo, podemos separá-los por: Bens patrimoniais; Materiais administrativos; Produtos acabados; Matéria-prima para transformação; Peças compradas para montagem dos produtos acabados; Materiais não produtivos; Conjuntos e subconjuntos de manufatura.