ebook esocial OS MAIORES PONTOS DE ATENÇÃO

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1 ebook esocial OS MAIORES PONTOS DE ATENÇÃO

2 INDICE CAPA 01 ÍNDICE 02 INTRODUÇÃO 03 esocial E O SPED 04 O QUE MUDA COM O esocial 05 A OPERACIONALIZAÇÃO DO esocial 06 O QUE DEVE SER TRANSMITIDO 08 5 DICAS DE CONFORMIDADES PARA SE ADEQUAR SEM RISCOS NO esocial 09 esocial 2.4: O QUE A REFORMA TRABALHISTA MUDOU NO LEIAUTE? 10 COMO SUA EMPRESA DEVE SE ORGANIZAR 12 O T.I. E SUA PARTICIPAÇÃO NO e-social 13 PONTOS DE ATENÇÃO E BENEFÍCIOS 14 ERROS COMUNS QUE NÃO DEVEM ACONTECER 15 FASES DA IMPLANTAÇÃO DO ESOCIAL 17 A PROPAY 19

3 INTRODUÇÃO Com o decreto 6022 em 2007, o Governo Federal instituiu um projeto digital para armazenamento, recepção, validação e autenticação de toda documentação fiscal e contábil das empresas brasileiras, em um sistema chamado Sped: Sistema Público de Escrituração Digital. A entrada em operação deste sistema concedeu aos órgãos do Governo mais controle e agilidade na fiscalização das atividades das empresas por meio de compartilhamento de arquivos eletrônicos entre suas entidades, o que permitiu, ao mesmo tempo, uniformidade e racionalização no cumprimento das diversas obrigações burocráticas por parte das companhias para com o Fisco. Para atuar de forma realmente abrangente em todo o espectro de atividades contábeis, este sistema é composto pelos seguintes módulos principais: Escrituração Contábil Digital (Sped-Contábil), Escrituração Fiscal Digital (Sped Fiscal), Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) - Ambiente Nacional e a EFD-Contribuições.

4 esocial e o SPED Em 2014, o Sped recebeu uma de suas principais evoluções: o módulo que foi apelidado de Sped social, mais conhecido como esocial. Seguindo a mesma premissa de unificar e centralizar os registros fiscais relevantes, este componente do sistema é dedicado a integrar em um único ambiente dados sobre os trabalhadores constantes na Previdência Social, Caixa Econômica Federal, Receita Federal e Ministério do Trabalho de todo o país. O objetivo é muito similar ao do conceito do Sped: simplificar e agilizar consultas e registros dos dados relevantes sobre trabalhadores, reduzindo erros de registro e evitando a necessidade de cadastramento e buscas em diversas bases de dados. COM A OPERACIONALIZAÇÃO DO NOVO SISTEMA, SÃO ESPERADOS BENEFÍCIOS COMO: Informações mais transparentes; Acesso e cruzamento de dados mais eficazes e de maneira eletrônica; Crivo mais sofisticado e imediato; Aumento da eficácia e confiabilidade dos registros; Facilidade na fiscalização; Reporte de erros mais efetivo; Feedback mais ágil; A primeira fase da operação deste sistema ocorreu em 2015, voltada para o segmento de Empregadores Domésticos; empresas com faturamento igual ou superior a R$78 milhões anuais, no outro extremo, tiveram seu cronograma de entrada revisto, saindo de 2016 e sendo realocado para Janeiro de 2018, permitindo mais tempo para adequação às novas regras. As demais empresas ficam enquadradas no cronograma geral, devendo estar totalmente ajustadas ao novo protocolo a partir de Julho de Vale lembrar que desde Agosto de 2017 o Governo disponibilizou aos empregadores e aos contribuintes um ambiente de produção restrita, voltado ao aperfeiçoamento do sistema e ajuste das informações por parte das empresas. Finalmente, em relação às microempresas, empresas de pequeno porte, ao microempreendedor individual (MEI) com empregado, ao segurado especial e ao pequeno produtor rural pessoa física, o esocial prevê tratamento simplificado; informações detalhadas destes e outros assuntos podem ser vistas no portal do esocial.

5 O QUE MUDA COM O esocial Embora não tenha surgido como forma de alterar as relações trabalhistas, o esocial mudará a forma como todas as empresas do Brasil lidam com as obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas; uma vez em pleno funcionamento, o sistema unificará o envio dos dados sobre trabalhadores para o Governo Federal e permitirá que as empresas encaminhem as informações a partir do meio eletrônico, mudando substancialmente a forma como são feitos os registros e cadastramentos dos trabalhadores em todo país. Entre as principais mudanças, destacam-se a substituição de sistemas rotineiramente utilizados pelo RH no registro de Informações para a Previdência Social (SEFIP), a Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), a Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT), Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF), o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), apenas para citar os mais comuns. É justamente a unificação destes centros de informações que deve gerar economia de tempo e redução de erros de input de dados. De acordo com alguns especialistas, o processo de adaptação à nova realidade depende diretamente do grau de maturidade dos próprios sistemas de cada empresa, assim como do nível de organização gerencial das mesmas; de modo geral, o tempo esperado para um ajuste completo gira na casa de 12 meses.

6 A OPERACIONALIZAÇÃO DO e-social Após fazer o primeiro input dos dados no ambiente do esocial, quando serão enviados os eventos iniciais (informações sobre o empregador e as tabelas), todas as atividades trabalhistas deverão ser retransmitidas em arquivos individuais para cada evento e inseridas no banco de dados do Registro de Eventos Trabalhistas (RET); estes dados representarão o histórico profissional do empregado, compondo uma parte importante de seu registro. Complementarmente, o arquivo da folha de pagamento e outras contribuições sociais devem ser transmitidos mensalmente. A legislação exige que cada empregador gere arquivos eletrônicos contendo as informações especificadas pelo esocial e assiná-los digitalmente, a fim de assegurar a integridade dos dados e a autoria do emissor; note que sem a assinatura digital o arquivo não tem validade, por isso é importante que a empresa conte com os serviços de uma certificadora. Todos estes arquivos são transmitidos via Internet para a base de dados do esocial onde, após uma verificação formal de integridade, serão emitidos recibos de entrega (ou notificação de erro, em caso de eventuais falhas na transmissão ou recepção). Estes recibos devem ser armazenados, pois validam a submissão da obrigação no prazo, protegendo a empresa legalmente em caso de questionamentos futuros. O fluxograma abaixo indica o funcionamento deste processo: 1 A empresa deverá organizar as informações dos empregados de forma cronológica antes de enviar ao Governo. 2 Com as informações já organizadas, a empresa enviará ao ambiente do esocial e deverá aguardar o protocolo de recebimento. O que não quer dizer que a informação está de acordo com os requisitos exigidos pelo Governo. 3 O Governo avaliará as informações e poderá enviar um recibo de autenticação com a validação da informação ou uma mensagem com o apontamento de erro. 4 Com o recibo de autenticação, a empresa deverá armazenar os dados para controle. Caso receba a mensagem com o apontamento de erro, deverá realizar o ajuste da informação e reenviar ao Governo utilizando o número de protocolo inicial, retomando o processo de validação novamente.

7 A OPERACIONALIZAÇÃO DO esocial Durante este período de adaptação, a expertise na administração de processos do esocial, especialmente para empresas que estão apenas começando essa jornada, será determinante para evitar dores de cabeça e eventuais prejuízos. A melhor estratégia é ajustar, desde o primeiro momento processos e sistemas internos de acordo com as novas regras do Governo; em caso de erros, os custos tendem a ser altos e facilmente escaláveis caso não sejam corrigidos rapidamente, o que pode ser desafiador para empresas com pouca experiência nesta nova realidade. Boa parte dos consultores em esocial vem sugerindo que as empresas invistam inicialmente para se adequarem às demandas do programa, principalmente na questão da maturidade na organização e no registro de informações. Esses investimentos certamente trarão benefícios em longo prazo, os quais serão necessários na fase de preparação das empresas. Já os ajustes no período posterior à implantação do esocial devem ser pontuais, como atualização de sistemas ou mudanças eventuais ao layout.

8 O QUE DEVE SER TRANSMITIDO Todo o acervo de informações que deve ser transmitido ao esocial basicamente é dividido em três tipos: Os eventos iniciais e as tabelas formam o primeiro grupo a ser transmitido ao Ambiente Nacional do esocial. Estes eventos identificam o empregador/contribuinte, por meio dos dados básicos de sua classificação tributária e estrutura administrativa; Os eventos não-periódicos podem ocorrer a qualquer momento, sem data pré-determinada, geralmente dependendo de acontecimentos entre empresa e trabalhador que influenciam no reconhecimento e cumprimento dos deveres trabalhistas, previdenciários e tributários, como por exemplo; casos onde ocorreram acidente de trabalho; Os eventos periódicos são compostos por informações de folha de pagamento, de apuração de outros fatos geradores de contribuições previdenciárias e de retenção do imposto sobre a renda retido na fonte sobre pagamentos feitos pelo próprio contribuinte. É válido destacar que existe toda uma sequência cronológica para enviar as informações ao sistema, algumas com entregas diárias. As empresas precisam, portanto, prestar muita atenção para que as informações sejam enviadas em uma ordem exata de eventos: por exemplo, nunca informar sobre uma ausência do trabalho por acidente antes de enviar um arquivo, informe sobre a admissão do empregado; neste caso o envio obedece à ordem de precedência do esocial, e seguramente acarretará erros e rejeições.

9 5 DICAS DE CONFORMIDADES PARA SE ADEQUAR SEM RISCOS NO esocial Há muitas regras e pontos de atenção dentro do novo cenário das informações trabalhistas junto ao Governo, por isso convém observar as dicas abaixo, que devem ajudar a evitar alguns problemas em seu processo de adaptação: Conte com parceiro especializado para auxiliar na revisão das suas políticas de aderência à última legislação; Procure simplificar e otimizar o fluxo de dados; Registre todas as modificações e certifique-se de que a conformidade seja implementada completamente; Busque um equilíbrio entre padronização e personalização da sua Folha de Pagamento; Envolva a área jurídica no processo de adequação ao esocial.

10 esocial 2.4: O QUE A REFORMA TRABALHISTA MUDOU NO LEIAUTE? Antes de falarmos sobre o esocial 2.4, vale lembrar que a Reforma Trabalhista foi implementada pela Lei /2017 que entrou em vigor em 11 de novembro de 2017 e mudou mais de 100 artigos da CLT, dentre essas mudanças podemos citar alguns pontos como: - Modalidades de trabalho; - Jornada de trabalho; - Férias; - Remuneração; - Assistência Médica; - Gestantes; - Rescisão por Dispensa Coletiva. Caso você queira conhecer mais sobre a Reforma Trabalhista, acesse o site da ProPay e conheça nosso ebook: Os impactos da Reforma Trabalhista na rotina das empresas e no esocial Dentre as alterações da versão 2.4 do esocial, foi criado o evento S Convocação para trabalho intermitente, que aborda especificamente o Trabalho Intermitente. Ele veio com a mudança da legislação, para informação dessa modalidade de contrato, com dados como jornada(s) diária(s) e local da prestação dos serviços.

11 esocial 2.4: O QUE A REFORMA TRABALHISTA MUDOU NO LEIAUTE? As mudanças não pararam apenas no evento S2206, a Reforma Trabalhista também trouxe alteração no leiaute do registro S1200 que trata de Remuneração de Trabalhador Vinculado ao Regime Geral de Previdência Social. A mudança cria um grupo para informar os códigos das convocações no regime de trabalho intermitente no que se refere a remuneração. Outros eventos que podemos citar alterações são: S2200 que refere-se ao Cadastramento Inicial do Vinculo e Admissão/Ingressso de Trabalhador e o S2230 Afastamento Temporário. Todos esses eventos foram detalhados seus envios no Manual de Orientação do esocial. Caso você deseje fazer download do material, acesse o blog ( Todas as alterações da nova versão do leiaute, incluindo as modificações para atender a Reforma Trabalhista, você encontra na publicação da versão 2.4 do leiaute do esocial traz o documento Controle de Alterações Leiautes 2.3 para 2.4.

12 COMO SUA EMPRESA DEVE SE ORGANIZAR RECURSOS HUMANOS JURÍDICO FINANCEIRO Como dito anteriormente, a organização da empresa é um fator determinante para a adequação ao esocial, permitindo que a empresa aproveite melhor os benefícios do novo sistema e evite prejuízos junto ao Governo. Para uma adequação plena às novas exigências, a empresa precisa coordenar os esforços de diversas áreas, como podemos ver na figura ao lado: TECNOLOGIA OPERACIONAL/ TÉCNICA É importante que a própria direção da empresa entenda o impacto da mudança e incentive a criação de um grupo de trabalho que envolva os responsáveis dos departamentos relevantes. Será necessário realizar treinamentos e revisar rotinas de trabalho, bem como garantir bom fluxo de informações na empresa, para que todos estejam devidamente informados. O esocial, portanto, deve promover um impacto nas empresas, levando possivelmente a algumas mudanças culturais, desde as práticas do RH até o relacionamento do departamento com os colaboradores. Como por exemplo, o afastamento do funcionário devido a questões de saúde, sem que o gestor comunique o departamento de Recursos Humanos sobre o ocorrido. Como dito anteriormente, o esocial não altera a legislação, mas muda a forma de envio e apresentação dos dados aos agentes do Governo; analogamente, a fiscalização de informações - que atualmente ocorre a partir da visita de um fiscais da Receita Federal ou do Ministério do Trabalho, passa a ser online. Com o esocial, portanto, essa conferência poderá ser automática e aplicada à totalidade dos dados submetidos, e a empresa que não se adequar a essas novas práticas poderá sofrer as punições já previstas nas legislações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, o que deve ocorrer ainda mais rapidamente do que ocorria no formato anterior. CONTÁBIL FOLHA DE PAGAMENTO e-social MEDICINA DO TRABALHO

13 O T.I. E SUA PARTICIPAÇÃO NO esocial Sendo um sistema idealizado já de uma perspectiva totalmente digital, o esocial tem um cunho técnico forte e exige o comprometimento de outros departamentos de uma empresa, como a de TI. A partir da sua vigência, o sistema exigirá a catalogação e o registro dos dados diariamente, junto aos recibos e protocolos que deverão ser armazenados pela empresa, o que só aumenta os desafios diários dos centros de processamento de dados, backups e acessibilidade. Some-se a isso o fato de que o empregador ainda deverá gerar arquivos eletrônicos contendo informações especificadas nos modelos do esocial, assiná-los digitalmente e transformá-los em documentos eletrônicos de acordo com a legislação brasileira, a fim de assegurar a integridade dos dados e a autoria do emissor; naturalmente, as empresas precisam garantir que todas as informações estejam corretas antes do envio, caso contrário, podem receber severas multas. Para que todo este processo flua sem surpresas e problemas, as áreas de TI e RH devem trabalhar em conjunto durante o processo de adequação às exigências do esocial, desde o levantamento das informações até os ajustes necessários em sistemas internos. O desafio em unir os departamentos é simplificar o processo, unificar dados, além verificar o conteúdo legal de cada processo e dado, evitando problemas posteriores.

14 PONTOS DE ATENÇÃO E BENEFÍCIOS O esocial não veio para dificultar a vida dos profissionais, pelo contrário, ele foi desenvolvido para agilizar e desburocratizar os processos. Para que isso ocorra, é necessário que as empresas revejam algumas práticas, como: Certificar-se de que as áreas conseguirão cumprir os prazos de envio das informações ao departamento de RH, tais como demissão e afastamento temporário; Avaliar a forma como reunirão todas as informações necessárias, para que o RH tenha acesso ao histórico e possa organizá-las em ordem cronológica; Planejar e determinar previamente de onde cada uma das informações virá e como serão registradas para o envio e armazenamento; Averiguar se os processos de Admissão, Folha de Pagamentos e Acidentes de Trabalho estão coerentes com as exigências do Governo, levando em consideração os prazos de submissão. Outro ponto importante é relativo ao registro dos dados do empregado dentro dos sistemas da própria empresa pois este é um dos problemas mais frequentes no momento do envio. É importante garantir que os dados de identificação (CPF, PIS, nome e data de nascimento) estejam corretos, pois havendo inconsistência o cadastro no esocial será rejeitado. Segundo um levantamento da ProPay, em média, 21% dos colaboradores apresenta algum problema com relação à sua qualificação cadastral. Boa parte da responsabilidade por esta realidade está no fato de que a legislação brasileira é complexa, fazendo com que mesmo uma empresa que procura fazer tudo corretamente ainda possa não estar totalmente adequada às suas exigências e obrigações. Existem alguns riscos de uma adequação tardia as demandas do esocial, estão: Não cumprir o prazo limite para o envio das informações; Não garantir adequação/atualização dos dados; Não possuir um sistema seguro para registro das informações, protocolos e recibos de autenticação.

15 ERROS COMUNS QUE NÃO DEVEM ACONTECER Para evitar problemas com o Governo, você já sabe que deverá manter seus dados atualizados, prestar a atenção nas regras de validação dos layouts, nos prazos de envios e nas informações comuns das tabelas, dos eventos periódicos ou não-periódicos, mas onde estão os possíveis erros? Classificação Brasileira de Ocupações (CBO) diferente do cargo A empresa deverá informar no cadastro dos funcionários, a tabela de cargos com a nomenclatura correta e a indicação do número do CBO. Controle de Processos de Recolhimentos e Retenções Não controlar os processos administrativos e judiciais que afetem tributos, retenção de tributos, contribuições previdenciárias e imposto de renda, poderão gerar penalidades no esocial Desligamentos Caso o empregado pedir demissão e não cumprir o aviso prévio ou a empresa dispensá-lo sem cumprir o aviso, a empresa tem o prazo de até 10 dias, a contar da comunicação para fazer o pagamento e envio ao esocial e o empregado, como prevê o Artigo 4 da CLT.

16 ERROS COMUNS QUE NÃO DEVEM ACONTECER Fique sempre atento aos prazos, pois poderão ser os fatores de maior penalidades e multas que as empresas sofrerão com o esocial em opeção, confira alguns exemplos: Atenção aos prazos de Exames Médicos O não cumprimento das entradas no prazo poderá acarretar uma multa de R$ 4.025,33. Então fique atento, pois todas as datas de exames médicos ocupacionais terão que ser informadas dentro do esocial. Segundo a Norma Regulamentadora 7 do Ministério do Trabalho, há prazos definidos para que os empregados façam os exames médicos e obtenham o ASO Atestado de Saúde Ocupacional. Um bom sistema pode alertar para os vencimentos, com alguma antecedência. Em alguns casos, quando o empregado mudar de ambiente de trabalho, com mudança de riscos ocupacionais, o sistema poderá alertar sobre a necessidade de fazer, novos exames médico. Admissões Fique com seus dados em dia, pois suas admissões não poderão ser feitas de forma retroativa. No esocial será exigido o cadastro das admissões de forma preliminar, com apenas 3 dados (data de admissão, nascimento e o CPF), ou o cadastro completo do colaborador antes que ele inicie o trabalho (até um dia antes). Não é possível informar a data de admissão DEPOIS que o funcionário começa a trabalhar. Desta forma fique atento aos prazos e evite punições. O esocial não está mudando a Legislação, apenas fiscalizando e exigindo o cumprimento dos prazos.

17 FASES DA IMPLANTAÇÃO DO ESOCIAL Neste primeiro momento, a medida é voltada para empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões anuais, que passam ter a utilização obrigatória do programa a partir de 8 de janeiro de Esse grupo representa mil empresas e cerca de 15 milhões de trabalhadores. Faseamento para empresas com faturamento acima de R$ 78 milhões anuais (2016):

18 FASES DA IMPLANTAÇÃO DO ESOCIAL A implantação em cinco fases também será adotada para as demais empresas privadas do país, incluindo micros e pequenas empresas e MEIs que possuam empregados. Já para os órgãos públicos, o esocial torna-se obrigatório a partir de 14 de janeiro de Quando totalmente implementado, o esocial reunirá informações de mais de 44 milhões de trabalhadores do setor público e privado do país em um único sistema. Faseamento para as empresas que não atingiram o faturamento de R$ 78 milhões (2016)

19 A PROPAY Especializada na prestação de serviços e tecnologia para o RH, a ProPay dedica-se às soluções que envolvem a Gestão de Administração de Pessoal, Folha de Pagamento e Consultoria e Gestão de Benefícios. Tudo isso seguindo as melhores práticas do mercado, asseguradas pela nossa área de Qualidade, que monitora todos os processos para que sua empresa receba sempre um serviço eficiente, preciso e que se ajuste as suas necessidades operacionais. Aliando tecnologias de ponta, equipes altamente qualificadas e um sistema de gestão de monitoramento de atividades em tempo real (SGO), a ProPay permite que você tenha acesso a todos os seus dados de forma rápida e realize downloads de diversos tipos de relatórios, que auxiliam na tomada de decisão da sua empresa. Isso se traduz em um serviço consistente, confiável e ágil. Ao contar com o apoio da ProPay na adequação ao esocial, sua empresa automaticamente conta com uma infraestrutura segura para o envio e armazenamento das informações, tecnologia para a gestão dos processos de RH, além de um time de especialistas técnicos e jurídicos disponíveis em células para dar suporte na adequação e cumprimento das exigências do esocial.

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