08 e 09 de Abril 2016 EXPO DOM PEDRO CAMPINAS - SP

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1 08 e 09 de Abril 2016 EXPO DOM PEDRO CAMPINAS - SP

2 Manual de Expositor/ Regulamento Geral Sumário Telefones Utéis... 5 Promotora /Organizadora... 5 Montadora Oficial... 5 Local Centro de Convenções... 5 Assessoria de Imprensa...6 Comunicação e Criação...6 Soluções Visuais...6 Recepcionista... 6 Limpeza... 6 A & B...6 Segurança... 7 CREA-SP... 7 ECAD... 7 Abertura Oficial... 7 Participantes do Evento... 7 Valor do metro Quadrado... 8 Períodos e horário de funcionamento... 8 Montagem / Desmontagem... 8 Resumo dos dias e horários do evento... 8 Manutenção e Abastecimento... 9 Atendimento durante o evento... 9 Posto Médico... 9 Alimentação... 9 Hospedagem Estacionamento Trajes Menores de idade Bebida Alcoólica...10

3 Pagamentos em atraso Alteração de data e local Normas importantes: Promotora x Expositor Termos e Condições Informações Técnicas e de Segurança Responsabilidade Seguro Produtos e Mercadorias Sinalização Fixação de Adesivos/Cartazes Merchandising Precauções Contra Incêndio Instalações Eletricas Instalações Hidráulicas Limpeza Segurança Montagem Básica Montagem e Decoração Especial Projeto Especial e Termo de Responsabilidade Piso do Estande Decoração Especial Paredes Divisórias Parede de Vidro Projeção Horizontal do Estande Ocupação e Utilização do Pavilhão Credenciamento da Montagem e Desmontagem Credenciais de Serviço Credenciamento Internet Responsabilidade Trabalhista Equipamento de Segurança Providencias da Montadora / Decoradora Condições Gerais Check list para orientação do expositor Disposições gerais... 34

4 ATENÇÃO O desconhecimento das normas aqui estabelecidas não exime o expositor e seus contratados (montadoras, decoradores, subcontratados e demais pessoas envolvidas com o evento) das penalidades, multas, sanções e responsabilidades previstas neste manual, que ocorrendo, serão assumidas pelo expositor e seu preposto, seja qual for à natureza, solidariamente e independente da ordem de nomeação. Solicitamos e recomendamos que todas as normas que regem o evento sejam lidas e repassadas a todos os envolvidos. 4

5 TELEFONES ÚTEIS: PROMOTORA / ORGANIZADORA: AVIESP ASSOCIAÇÃO DAS AGÊNCIAS DE VIAGENS INDEPENDENTES DO INTERIOR DO ESTADO DE SÃO PAULO Matriz Rua José Paulino, Conjunto 43 CEP: Campinas/SP Sede Operacional (ENDEREÇO PARA ENVIO DE CORRESPONDÊNCIAS) Av. Dr Viera de Carvalho, 115-8º Andar CEP: São Paulo/SP Telefones: (19) e (11) AVIESP: aviesp@aviesp.org.br Hotsite do evento: Contatos: Gerência Executiva: juliana@aviesp.org.br Financeiro: financeiro@aviesp.org.br 39ª AVIESP: aviesp@aviesp.org.br MONTADORA OFICIAL: RBARROS EQUIPAMENTOS PROMOCIONAIS CNPJ: / Rua Agenério Araujo 366 Bairro Camargos CEP: Belo Horizonte-MG Telefone: (11) / (11) Home Page: atendimento@rbarros.com.br LOCAL: Expo Dom Pedro Av. Guilherme Campos, 500 Bloco II Campinas SP - CEP: Telefone / fax: (19) contato@expodompedro.com.br Home Page: 5

6 ASSESSORIA DE IMPRENSA: Griffo Assessoria Contato: Vera Marcelino Tel.: (19) imprensa@aviesp.org.br COMUNICAÇÃO E CRIAÇÃO: Nativa Design e Tecnologia Contato: Lucia Chubaci Tel.: (11) lchubaci@gmail.com SOLUÇÕES VISUAIS: Zero ao Quadrado Produções Cenográficas Contato: Anderson Falcão Tel.: (11) falcão@zeroaoquadrado.com.br RECEPCIONISTA: Primeiro Perfil Contato: Silvio / Marcela Tel.: (19) / (19) primeiroperfil@hotmail.com LIMPEZA: Perfil Clean Contato: Edmilson Barros Tel.: (19) edmilsonjosebarros@gmail.com A & B Fenix Restaurante e Caffe Ltda ME Contato: Luiz Paterno Tel.: (19) / (019) luizpaterno@nonomiquele.com.br 6

7 SEGURANÇA: STAFF CAMPINAS Contato: Alexandre Nascimento Tel.: (19) / (19) sjcontato@hotmail.com CREA SP: Conselho Regional de Engenharia para emissão de ART (Anotação de Responsabilidade Técnica) para montagem e decoração de estandes especiais. Endereço: Avenida Brigadeiro Faria Lima n 1059 Pinheiros São Paulo Sp CEP: Tels.: Site: ECAD ESCRITÓRIO CENTRAL DE ARRECADAÇÃO E DISTRIBUIÇÃO São Paulo - SP Av. Paulista, 171-3º and. Cep: Tel.: (11) Fax: (11) Das 9h às 18h ecadsp@ecad.org.br ECAD CAMPINAS Campinas SP Rua: Costa Aguiar, nº 96 / 98 Sala 83 Cep: Tel.: (19) (19) Das 9h às 18h ecadca@ecad.org.br 1. O EVENTO - 39ª AVIESP: Expo de Negócios em Turismo: 1. 1 PARTICIPANTES DO EVENTO: Poderão participar do EVENTO empresas nacionais e internacionais do trade. 7

8 É expressamente proibida a participação de menores de 16 anos independente de estarem acompanhados de seus responsáveis. 1.2 VALOR DO METRO QUADRADO A metragem mínima é de 12m². O valor do metro quadrado é de R$ 892,00 (Oitocentos e Noventa e dois Reais). Condições especiais: Expositores que adquirirem seu estande até 31/10/2015 pagarão R$ 766,00 (Setecentos e sessenta e seis reais) o metro quadrado, desde que quitem as parcelas até 20 de março de 2016; Já os que adquirirem entre 01/11/2015 à 18/12/2015 pagarão R$ 820,00 (Oitocentos e vinte reais) o metro quadrado, sendo que a quitação deverá ocorrer até 20 de março de 2016; A partir de 19/12/2015 não haverá mais desconto. 1.3 MONTAGEM / DESMONTAGEM Os estandes deverão ser montados no período de 04 à 06 de Abril de 2016 e desmontados no dia 10 de abril de 2016 até às 18h00. Os trabalhos de decoração dos estandes deverão estar concluídos impreterivelmente até as 18h00 do dia 06 de abril de A entrada e saída do evento será pela mesma porta de acesso. 8

9 RESUMO DOS DIAS E HORÁRIOS DO EVENTO DATA OCUPAÇÃO INÍCIO TÉRMINO Seg 04/04/16 Montagem dos estandes - montadoras 13h00 18h00 Ter 05/04/16 Montagem dos estandes - montadoras 08h00 18h00 Qua 06/04/16 Montagem dos estandes - montadoras 08h00 18h00 Qui 07/04/16 Arrumação dos estandes (Folheteria) - 10h00 18h00 expositores Qui 07/04/16 Teste de Internet 14h00 18h00 Sex 08/04/16 39ª AVIESP: Expo de Negócios em Turismo 13h30 19h00 Sab 09/04/16 39ª AVIESP: Expo de Negócios em Turismo 13h30 19h00 Sab 09/04/16 Retirada da folheteria dos expositores 21h00 23h00 Obs: mobiliário e equipamentos deverão ser retirados dia 10/04/2016. Dom 10/04/16 Desmontagem dos estandes - montadoras 08h00 18h00 A PROMOTORA e a RBarros Montadora não serão responsáveis pela guarda ou segurança de materiais, nem por quaisquer outros itens deixados no local do evento. Após o término da desmontagem os matériais não retirados serão descartados. Montagem, decoração e desmontagem não serão permitidas fora dos horários estipulados neste Manual. 1.4 MANUTENÇÃO E ABASTECIMENTO: Serviços de manutenção dos estandes e circulação de mercadorias só poderão ser realizados no horário entre 09h00 às 12h00 nos dias 08/04/2016 e 09/04/2016. Haverá um espaço exclusivo para depósito dos materiais dos expositores. NÃO NOS RESPONSABILIZAMOS PELA GUARDA DE MATERIAIS, somente será aceito o material se houver um representante do expositor para conferência e manuseio. 1.5 ATENDIMENTO DURANTE O EVENTO: Localizado no CAEX Centro de atendimento ao Expositor Informações aos expositores/montadores sobre: energia elétrica, hidráulica, fiscal de montagem, localização de estandes ou toda informação necessária ao bom andamento do evento. 9

10 1.6 POSTO MÉDICO / AMBULÂNCIA: Será disponibilizada uma ambulância para emergências, durante os dias do evento. 1.7 ALIMENTAÇÃO: Os EXPOSITORES e visitantes poderão utilizar a lanchonete no recinto do evento. O pagamento das refeições deverá ser efetuado diretamente pelo EXPOSITOR ou visitante ao estabelecimento. IMPORTANTE: Não será permitido o consumo de marmitex pelas montadoras durante a montagem e desmontagem dos estandes, no pavilhão de exposição e convenção. 1.8 HOSPEDAGEM: Com referência à hospedagem em Campinas, os PATROCINADORES e EXPOSITORES deverão efetuar suas reservas diretamente nos hotéis de sua preferência. Nas cotas de patrocínio não serão disponibilizadas hospedagem. É responsabilidade do EXPOSITOR reservar com antecedência hospedagem para sua equipe e contratados. 1.9 ESTACIONAMENTO: Há estacionamento no complexo e será cobrado conforme as normas do Parque D. Pedro Shopping TRAJES Não será permitido aos EXPOSITORES e visitantes entrar no centro de convenções trajando bermudas, chinelos, camisetas sem mangas ou shorts. 10

11 1.11 MENORES DE IDADE Não será permitida a entrada de menores de 16 anos, ainda que estejam acompanhados dos responsáveis BEBIDA ALCOÓLICA Somente será liberado servir bebidas alcoólicas após as 17h00, nos dois dias de feira PAGAMENTOS EM ATRASO: Os EXPOSITORES que estiverem com seus pagamentos em atraso serão obrigados a saldar de imediato seus compromissos com a PROMOTORA, para obterem a liberação da área destinada à montagem de seus estandes, sejam estes compromissos referentes a parcelas contratuais ou taxas de instalações e serviços, sem a comprovação do pagamento a sua participação no evento será vetada ALTERAÇÃO DE DATA E LOCAL: Por motivos de força maior, a promotora poderá utilizar outro local ou alterar o período de funcionamento da Feira, sem direito de cancelamento de contratos entre EXPOSITOR e PROMOTORA. IMPORTANTE A PROMOTORA se reserva o direito de julgar sobre casos não previstos neste MANUAL, bem como estabelecer novas normas que sejam necessárias ao bom andamento do EVENTO. O EXPOSITOR obriga-se respeitar e fazer respeitar por seus colaboradores e/ou contratados todas as cláusulas que regulamentam o EVENTO, bem como outras normas que, a bem geral, venham a ser estabelecidas. Nenhuma alteração promovida pela PROMOTORA poderá ser motivo de cancelamento do Contrato de Locação de Área pelo EXPOSITOR. 11

12 Será aplicada uma multa, no valor de 30% sobre o valor total da área locada (ou seja, a metragem total do estande vezes R$ 892,00, valor do metro quadrado), a todo EXPOSITOR que infringir quaisquer normas estabelecidas, cuja sanção não estiver especificada anteriormente. A Promotora, AVIESP, Associação de Agencias de Viagens Independentes do Interior do Estado de São Paulo, informa que é uma associação sem fins lucrativos. Ressalta ainda que de acordo com o código Civil de 2002: Art. 44. São pessoas jurídicas de direito privado: I - as associações; CAPÍTULO II DAS ASSOCIAÇÕES Art. 53. Constituem-se as associações pela união de pessoas que se organizem para fins não econômicos. 12

13 TERMOS E CONDIÇÕES INFORMAÇÕES TÉCNICAS E DE SEGURANÇA As informações, normas e regulamentos listados a seguir foram elaborados para a proteção e segurança dos participantes, expositores, todos os seus colaboradores e outras pessoas presentes no evento, com o objetivo de proporcionar condições justas para todos os Expositores. Tais normas incluem as do Expo Dom Pedro e devem ser seguidas por todos os Expositores e seus funcionários ou contratados. 2. INFORMAÇÕES, NORMAS E REGULAMENTOS 2.1 INFORMAÇÕES GERAIS Todos os assuntos referentes à montagem de estandes deverão ser tratados diretamente com a RBarros Montadora, inclusive melhorias. Nenhuma outra empresa está autorizada pelos promotores a se apresentar como Montadora Oficial. Os elementos decorativos, a exposição de equipamentos ou materiais promocionais nos estandes, não poderão, em hipótese alguma, ultrapassar os limites da área do estande, mesmo em balanço. É proibido pregar, furar, pintar ou arranhar as placas divisórias, a estrutura de alumínio ou qualquer outro material de propriedade da RBarros Montadora, bem como as instalações do local da exposição. Caso utilize outra montadora, esta deverá conhecer o manual e seguir todas as regras. Os materiais expostos no estande deverão ser retirados logo após o término do evento, sempre antes do início da desmontagem. Nem a Organização do Evento nem a RBarros Montadora serão responsáveis pela guarda ou segurança dos mesmos, nem por quaisquer outros materiais deixados no local do evento. Após o término da desmontagem os materiais não retirados serão descartados. É proibida a retransmissão de música ou uso de aparelho sonoro e ruídos que possam incomodar os demais expositores, exceto projeção de audiovisuais com sonorização da voz humana normal. A Organização do Evento poderá, a qualquer momento, solicitar a interrupção de 13

14 transmissões que julgar inconveniente ou incômoda (sujeito a aplicação de multa). Será liberado a utilização de música nos estandes nos dois dias (08 e 09/04/2016) após às 17:00hs. Todo stand que utilizar equipamentos sonoros obrigatoriamente deverá ter um disjuntor individual para o equipamento. Todos os expositores que pretendem utilizar música ambiente em seu estande deverão pagar impostos referentes aos direitos autorais, de acordo com a Lei nº 9610/98. As taxas serão cobradas em nome do ECAD Escritório Central de Arrecadação e Distribuição. É proibida a utilização de luzes e luminárias desnudas ou gás temporário no Pavilhão. Luzes de neon são permitidas com os devidos dispositivos de precaução necessários. É proibida a utilização de substâncias inflamáveis, explosivos, gases perigosos, GLP, materiais radioativos e motores à combustão. A distribuição ou exposição de material impresso ou promocional é limitada à área alugada pelo Expositor no Pavilhão, como também a colocação de sinais e outdoors, e, tal material, deverá ser expressamente vinculado ao nome do Expositor. A Organização do Evento e a RBARROS MONTADORA estão isentas de toda e qualquer responsabilidade / obrigação, em todos os casos e o tempo todo, por qualquer dano, seja ele à propriedade ou pessoal, causado pelos materiais expostos, ou a perda, desaparecimento ou roubo de qualquer bem exibido, durante todo o período da exposição, incluindo a montagem e desmontagem. Desta forma, recomendamos aos Expositores que providenciem seus próprios seguros contra todos e quaisquer riscos, pois os mesmos são de sua única e exclusiva responsabilidade. O expositor é responsável pelos custos de reposição do bem, restabelecendo ou renovando, em todos os casos de dano ou dilapidação de qualquer parte das instalações da exposição, se causados por ele, seus agentes, contratados, ou ainda pessoa empregada ou contratada em seu interesse. Todos os estandes com piso elevado deverão ter rampa de acesso para portadores de necessidades especiais. As montadoras devem representar a 14

15 rampa na planta baixa para apresentar a montadora oficial (NBR 9050/94 ABNT). A rampa deverá ter no mínimo 0,50 cm de comprimento por 1 m de largura para a passagem de 1 cadeira de rodas, começando do nível do pavilhão (0,00). Se o piso da rampa tiver o acabamento em material deslizante será obrigatória à instalação de faixa antiderrapante. A carga máxima permitida no Salão de Exposições é de 700 Kg por m ². Qualquer necessidade de expor equipamento com peso superior ao permitido será avaliada pela RBARROS MONTADORA mediante consulta prévia. Não estão incluídos na locação da área ou na montagem básica, os impostos para serviços como os impostos devidos às instituições públicas (Secretaria do Departamento da Fazenda do Estado) e de Associações de Classe (ART do CREA), e assim por diante. Todos estes valores deverão ser pagos pelos expositores diretamente para os respectivos escritórios ou agências. Maiores detalhes estão contidos neste manual e na minuta de contrato. Todas as secretarias que tiverem retenções específicas de impostos estaduais deverão comunicar a organização os valores destes, para serem acrescidos no valor da proposta. A Promotora/Locadora declara-se isenta do Imposto de Renda/Pessoa Jurídica, conforme Instrução Normativa n.º23 de 21/06/86 2.ºda Secretaria da Receita Federal, sendo, portanto, isenta da retenção de IR na fonte, comprometendo-se a fornecer recibo oficial, carimbado com devida inscrição no CNPJ/MF e não sua nota fiscal. O expositor possui permissão para participar do Evento apenas durante seu período oficial de funcionamento, desde a inauguração até o encerramento. 2.2 RESPONSABILIDADE: A AVIESP, o EXPO DOM PEDRO e a RBARROS MONTADORA não serão responsáveis por danos ou prejuízos causados a pessoas e produtos durante o evento, incluindo-se roubo, sabotagem, convulsão civil, deficiência e interrupções de energia elétrica e sinistros de quaisquer espécies. 15

16 A AVIESP, o EXPO DOM PEDRO e a RBARROS MONTADORA não serão responsáveis pelo ressarcimento de quaisquer valores para cobertura de custo de produtos, móveis ou afins em quaisquer eventualidades. Sugerimos que enviem seus produtos e equipamentos somente quando houver um responsável em seu estande para o devido recebimento. A AVIESP não se responsabiliza pelo recebimento de produtos do EXPOSITOR. 2.3 SEGURO: Recomenda que o EXPOSITOR providencie seus próprios seguros de área e responsabilidade civil. A PROMOTORA não se responsabilizará por segurança de objetos e artigos de quaisquer tipos trazidos ao recinto do evento pelos expositores, suas equipes ou outros. 2.4 PRODUTOS E MERCADORIAS: PROVIDÊNCIAS LEGAIS Os produtos enviados ao evento (assim como bens que integram ativo fixo, tais como móveis, utensílios e instalações), desde que retornem ao estabelecimento de origem dentro do prazo de 60 (sessenta) dias da data de remessa, estarão isentos de ICMS (Artigo33o, Anexo I do RICMS'2000). PROCEDIMENTO PARA ENVIO Emitir Nota Fiscal de Simples Remessa, para acompanhar produtos, contendo a seguinte declaração: Mercadoria de nossa propriedade que segue para Remessa para a Feira de Turismo da AVIESP, de 08 a 09 de Abril de PROCEDIMENTOS PARA RETORNO Quanto do retorno das mercadorias até o estabelecimento de origem deverá conter declaração, no verso da nota de remessa: Declaramos para efeito de transporte, o retorno do material constante no anverso. 16

17 ENDEREÇAMENTO As Notas Fiscais de remessa deverão ter o seguinte endereçamento: EXPO Dom Pedro Centro de Convenções e Exposições de Campinas Av. Guilherme Campos, n.º 500, Bloco II Campinas SP CEP: Sugerimos que consulte o procedimento com a sua transportadora. 2.5 COTAS DE PATROCÍNIO: Todo espaço aéreo na área interna do Centro de Convenções, acima dos limites de altura de montagens, bem como áreas de uso comum: pisos de ruas, testeiras do mezanino, paredes, colunas, entrada e saída, sanitários e inclusive áreas externas, só podem ser objeto de comunicação visual e/ou merchandising COM PREVIA AUTORIZAÇÃO DA PROMOTORA. Os espaços de merchandising serão locados aos EXPOSITORES participantes do evento. NÃO SERÁ PERMITIDO a) instalação de infláveis, de nenhum tipo, forma ou tamanho, fora dos domínios do estande e fora do Centro de Convenções. b) circulação pelos corredores do evento ou áreas comuns, de pessoas caracterizadas com trajes de qualquer tipo ou espécie, (infláveis, fantasias, etc.) que representem os produtos da empresa expositora - marca, personagem ou tema alusivo ao estande: multa de R$1.000,00 por dia, por infração. c) distribuição de folhetos fora do domínio do estande, sob a penalidade de serem os mesmos recolhidos pelo Setor de Segurança da PROMOTORA. TODO E QUALQUER MATERIAL PROMOCIONAL QUE INFRINGIR ESTE REGULAMENTO, SERÁ APREENDIDO E DEVOLVIDO SOMENTE APÓS O TÉRMINO DO EVENTO. 17

18 EXPOSIÇÃO DE LOGOMARCA Nos estandes, no material promocional e nos uniformes não será permitido nenhum tipo de exposição de outras marcas que as da própria empresa locadora do estande ou de seus cooperados, SALVO AQUELES aprovados previamente pela PROMOTORA. Desta forma, é vedada a promoção, divulgação ou menção publicitária, sob qualquer forma, de empresa parceira, fornecedora ou cliente do expositor, sem o pagamento do valor correspondente a cota de publicidade. (sujeito a aprovação da PROMOTORA) Caso isto aconteça, a PROMOTORA tomará as providências cabíveis para a regularização da infração. 2.6 PRECAUÇÕES CONTRA INCÊNDIO É expressamente proibido usar qualquer tipo de equipamento que produza fogo, inclusive fornos, braseiros ou jatos de gás. Também é proibido operar máquinas de combustão interna ou qualquer tipo de equipamento que emita qualquer tipo de gás tóxico, ou ainda, fumaça ou graxa dentro do Pavilhão de Exposições. Casos excepcionais serão estudados e poderão ser autorizados pela RBARROS MONTADORA. Aconselhamos a utilização de material antichama para revestimento do piso e teto dos estandes. Os corredores e saídas do Pavilhão de Exposições não podem estar, em nenhum momento, obstruídas. É proibido aos expositores e montadoras armazenar materiais inflamáveis no local da exposição (incluindo materiais de empacotamento e caixas de embalagem, que devem ser removidos do local). Não devem ser removidos de seus lugares os alarmes contra incêndio, extintores de incêndio e suas placas indicativas, nem artigos ou objetos devem ser pendurados bloqueando tais equipamentos do Pavilhão de Exposições. Caso no interior da área do estande exista hidrante de solo ou piso, o mesmo não poderá ser obstruído por equipamentos ou paredes, e deverá possuir um piso falso identificado e de fácil remoção. 18

19 2.7 INSTALAÇÕES ELÉTRICAS A tensão existente no local do evento é 110V, caso o expositor necessite 220V, deverá providenciar transformador. A RBARROS MONTADORA não se responsabilizará por este tipo de equipamento. Todos os expositores com área livre deverão, obrigatoriamente, solicitar fornecimento de energia elétrica, através do FORMULÁRIO até 10/03/2016 mediante o envio e pagamento do referido Formulário. A RBARROS MONTADORA instalará um ponto de fornecimento de energia elétrica no estande do Expositor, na posição indicada através de planta baixa enviada pelo mesmo, caso contrário instalará na posição mais próxima ou mais conveniente. Para calcular o número de KW s necessário para seu estande, o EXPOSITOR deverá simplesmente somar os W e/ou KW indicados nas plaquetas dos equipamentos e lâmpadas a serem utilizados, não sendo necessário considerar o KW/hora, pois o custo de KW refere-se ao consumo durante todo o período de funcionamento da exposição. Para facilitar o cálculo de KW necessários, consulte o formulário, que é uma tabela com a quantidade de KWs consumidos pelos itens mais comumente utilizados em um estande. Recomendamos o uso de reguladores de voltagem (estabilizadores) ou nobreak para equipamentos que exijam cargas estáveis de energia, pois a PROMOTORA e a RBARROS MONTADORA não se responsabilizarão por quedas ou elevações bruscas, nem interrupção de energia oriundas das instalações do Pavilhão. Gostaríamos, também, de informar que por razões de segurança, cada equipamento a ser utilizado no estande necessita de 01 (uma) tomada, não sendo permitidos adaptadores de múltiplos pontos e distribuidores de sistema. Sugerimos optarem por lâmpadas econômicas (LED) no seu estande, colaborando desta forma com o meio ambiente. Somente a RBARROS MONTADORA está autorizada a fornecer pontos de energia para as instalações elétricas. No entanto, o Expositor poderá usar seu próprio eletricista para instalar saídas elétricas e fazer ajustes dentro do perímetro de seu próprio estande de exposição. 19

20 Nenhuma instalação elétrica poderá ser pendurada no teto do Pavilhão de Exposições ou ser fixada em qualquer parte da estrutura. A RBARROS MONTADORA se reserva ao direito de interromper o fornecimento de energia elétrica para qualquer instalação que julgar perigosa ou com probabilidade de causar problemas para os visitantes ou para os outros Expositores. Não poderá ser ligado ao ponto de energia elétrica, fornecido pela RBARROS MONTADORA, carga elétrica superior à solicitada pelo FORMULÁRIO, sendo de responsabilidade do Expositor qualquer dano que tal instalação venha causar. Verificada tal ocorrência, o fornecimento de energia do estande será cortado até que o excesso de consumo seja pago pelo Expositor de acordo com as taxas cobradas neste Manual, com o acréscimo de 30% referente à multa. A chave geral do estande deverá ser colocada em local de livre acesso para o serviço de segurança da PROMOTORA. É PROIBIDO O USO DE APARELHOS DE AR CONDICIONADO NOS ESTANDES. O PAVILHÃO DE EXPOSIÇÕES É CLIMATIZADO. Não será permitida a utilização de sistema de iluminação que, por seus interruptores automáticos, possa provocar interferência em aparelhos elétricos ou eletrônicos expostos em outros estandes. Nos estandes com decoração especial (montados por outra montadora), será de responsabilidade do Expositor, fornecer a entrada de rede, com disjuntores adequados, e complementar a instalação de distribuição em seu estande, a partir do ponto instalado pela RBARROS MONTADORA. É estritamente proibido o uso de iluminação que possa causar interferência nos equipamentos elétricos ou eletrônicos de terceiros. Todos os estandes com decoração especial deverão possuir uma caixa de entrada de energia elétrica principal com chaves curto-circuito, apropriadas para a carga pedida. Se tal caixa não estiver dentro das especificações técnicas exigidas (normas da ABNT e Expo Dom Pedro), a RBARROS, a seu critério, não conectará a instalação elétrica do estande ao sistema principal do Pavilhão de Exposições até que a caixa seja substituída por outra apropriada. 20

21 É de responsabilidade do Expositor desligar a energia do seu estande ao fim de cada dia. As instalações elétricas necessitam de um prévio dimensionamento para uma eficiente e adequada distribuição e utilização dos equipamentos e componentes necessários, portanto, a Organização do Evento e a RBARROS MONTADORA poderão não executar nenhuma instalação quando o FORMULÁRIO for entregue fora do prazo determinado, ficando tais solicitações condicionadas às possibilidades técnicas de atendimento. A área destinada à montagem do estande somente será liberada para o início dos trabalhos da montadora, mediante a entrega e pagamento do FORMULÁRIO DE ELÉTRICA. 2.8 INSTALAÇÕES HIDRÁULICAS Não há viabilidade de ponto de hidráulica no local do evento. 2.9 LIMPEZA A limpeza das ruas, corredores e áreas de circulação do Pavilhão de Exposições será feita diariamente, em dois turnos, pela empresa de limpeza oficial contratada para atender a AVIESP: EXPO DE NEGÓCIOS EM TURISMO, desde o início da montagem até o término da desmontagem. Durante o horário de funcionamento do evento, fora do horário da limpeza, o lixo produzido e recolhido pelo Expositor deverá ser acumulado em recipiente mantido em seu próprio estande, até o próximo horário de recolhimento pela equipe de limpeza oficial do Evento. Compreende-se a limpeza de entrega do estande como sendo a primeira limpeza para a inauguração do evento, que no caso de estandes com montagem especial, será de responsabilidade da montadora contratada. Durante a exposição, NÃO HAVERÁ limpeza dos estandes SEGURANÇA A equipe de segurança, que estará trabalhando 24 horas por dia, será contratada pelos Organizadores e irá assegurar o acesso de profissionais portadores de credenciais válidas. A Equipe de Segurança não será responsável pela segurança individual dos estandes. 21

22 Aconselhamos aos expositores, a tomarem precauções adequadas para garantirem que todos os seus artigos valiosos estejam segurados e sejam mantidos em locais seguros. A PROMOTORA e a RBARROS MONTADORAS não se responsabilizarão pela segurança de tais artigos, ou quaisquer outros, trazidos pelos expositores, seus colaboradores ou qualquer outra pessoa. A guarda e proteção individual dos estandes de exposição ou partes dos mesmos ficarão a cargo dos expositores e não estará coberta pelas obrigações gerais da guarda supramencionada. Segurança adicional poderá ser contratada com a empresa indicada no início deste manual. Durante a noite, principalmente no último dia do evento, o expositor deverá certificar-se que as suas peças e artigos em exposição estejam em lugar seguro e cuidadosamente protegidos. Lembramos que cada expositor é responsável pelo próprio material de sua exposição MONTAGEM BÁSICA Todos os expositores poderão utilizar o serviço de montagem básica de estandes contratado pela PROMOTORA, caso esteja incluído em seus contratos. Os expositores que optaram por este tipo de montagem, receberão seus estandes montados, com o padrão de montagem básica, conforme layout descrito abaixo (Modelo com 12m², podendo ser montado em qualquer metragem): 22

23 Os Expositores poderão solicitar elementos complementares para decoração do estande básico, bastando, para tal, escolher os materiais conforme descrições contidas na RELAÇÃO DE ELEMENTOS PARA LOCAÇÃO e preencher e enviar o FORMULÁRIO para a RBARROS MONTADORA, efetuando o referido pagamento. 23

24 Todo Expositor com montagem básica terá direito à iluminação e 01 (uma) tomada energizada para utilização de equipamentos de consumo de até 500W e 1100V (conforme descritivo já mencionado). Para carga adicional de energia elétrica ou de mais tomadas, favor, preencher e enviar até a data limite o FORMULÁRIO, indicando, através de croqui, os locais do estande para colocação dos pontos solicitados. Para que possa ser confeccionada a identificação do estande com o nome (texto) do mesmo, o Expositor deverá preencher e enviar até a data limite o FORMULÁRIO. Para contratação de serviços adicionais de sinalização, favor consultar a RBARROS MONTADORA. Informamos que todo o material utilizado na montagem básica dos estandes é de propriedade da RBARROS MONTADORA. O material será cedido ao Expositor, a título de locação, durante o período do evento. Ao término do evento, todo o material deverá ser devolvido nas exatas condições de conservação que foram entregues, caso contrário, o Expositor deverá reparar a RBARROS MONTADORA pelos danos causados ou pelo extravio do material, pelo preço corrente de mercado. Qualquer alteração, retirada ou colocação de painéis ou demais elementos que compõem a montagem básica somente poderá ser feita por pessoal especializado da RBARROS MONTADORA, montadora oficial do evento, e qualquer dano causado ao material será de responsabilidade do expositor. Não será concedido nenhum crédito financeiro pela PROMOTORA e pela RBARROS MONTADORA, no caso da não utilização de qualquer elemento que componha a montagem básica. Também não serão aceitas trocas de elementos. 3. MONTAGEM E DECORAÇÃO ESPECIAL 3.1 PROJETO ESPECIAL E TERMO DE RESPONSABILIDADE A RBARROS MONTADORA está apta a projetar e executar montagens e decorações especiais, estando ao seu dispor para efetuar orçamentos a fim de atender a sua necessidade específica. O expositor que desejar executar a montagem e/ou decoração do estande com outra empresa montadora, deverá comunicar a RBARROS 24

25 MONTADORA enviando o projeto composto de planta baixa, elevação frontal e elevação lateral cotadas, até a data de 08 de Março de 2016 para aprovação juntamente com os dados da montadora, por meio de ANOTAÇÃO RESPONSABILIDADE TÉCNICA e o TERMO DE RESPONSABILIDADE. É obrigatório, também, o envio do FORMULÁRIO acompanhado de planta baixa com a marcação do referido ponto de energia suplementar necessária. Os Expositores que contratarem outra montadora deverão entregar um cheque caução no valor de R$ 3.000,00 (três mil reais) nominal a RBARROS EQUIPAMENTOS PROMOCIONAIS Ltda., para que a montadora tenha acesso ao EXPO DOM PEDRO no dia 06 de Abril a partir das 13h00, quando da retirada das pulseiras de identificação de montagem. Este cheque é uma garantia dos cumprimentos das normas constantes deste Manual. Este cheque ficará de posse da RBARROS MONTADORA e será devolvido após a desmontagem do evento, se tudo tiver corrido a contento e todas as regras tenham sido seguidas. Quando enviar o projeto para aprovação, a Montadora deverá encaminhar, em anexo, a guia da ART/RRT (Anotação de Responsabilidade Técnica) do projeto e execução, recolhida em favor do CREA-SP/CAU, com o comprovante de pagamento. É obrigatório manter uma cópia da ART/RRT no estande durante a montagem do evento. O projeto enviado após a data limite poderá não ser aprovado, restando ao Expositor pagar a diferença, se houver, e receber a montagem básica executada pela RBARROS MONTADORA, ou ainda fazer as alterações estipuladas pela RBARROS MONTADORA. O não cumprimento destas determinações, dentro dos prazos estipulados, isenta a Organização do Evento e a RBARROS MONTADORA de qualquer responsabilidade e/ou obrigação, e impedirá a montadora de realizar a montagem do estande. As áreas serão entregues demarcadas a partir das 13h00 do dia 04/04/2016, para o início dos trabalhos de outras montadoras, que deverão estar concluídos, impreterivelmente, até às 18h00 do dia 06/04/2016, quando também as ruas e áreas do evento deverão estar completamente desimpedidas. Expositores não serão autorizados a permanecer com qualquer material de montagem, equipamento e/ ou funcionários da montagem de estandes após o prazo estabelecido. 25

26 Caso os Formulários Obrigatórios não sejam recebidos até a data limite de 15/03/2016. A PROMOTORA e a RBARROS MONTADORA não serão responsabilizadas por qualquer perda que possa ocorrer e a montadora / expositor não serão autorizados a montar o seu estande. Os estandes que não estiverem com os trabalhos de montagem externa totalmente concluídos até às 18h00 do dia 06/04/2016, ficam sujeitos a receber uma multa de R$ 3.000,00 (três mil e reais) por hora de atraso. Não serão permitidos trabalhos de montagem, decoração e desmontagem, nem a permanência no local do evento, fora do horário estipulado. 3.2 PISO DO ESTANDE A área de cada estande será demarcada no piso do Pavilhão de Exposições. É facultativo ao Expositor montar nessa área um piso elevado, o qual sugerimos que seja em praticáveis de madeira modulados, com 10cm de altura. É obrigatório que sendo o piso do estande elevado, o mesmo contenha rampas para facilitar o acesso de pessoas portadoras de necessidades especiais. No caso de aplicação de qualquer revestimento diretamente sobre o piso do Pavilhão de Exposições, sem a utilização de praticáveis de madeira, será obrigatória a utilização de fita dupla face da marca 3M ref Qualquer dano causado ao piso, às paredes ou a qualquer outro equipamento do EXPO DOM PEDRO será cobrado imediatamente do Expositor, que só poderá continuar com a montagem ou desmontagem do estande, após o pagamento do dano causado. Sendo confirmado pela Montadora Oficial o dano causado pelo expositor no piso, será comunicado a PROMOTORA, a qual emitirá a cobrança no valor de R$ 200,00 por m² da área danificada. 3.3 DECORAÇÃO ESPECIAL PAREDES DIVISÓRIAS A altura máxima permitida para construção dos estandes é de: 3,70m(H). Para os estandes que tiverem piso elevado, a altura máxima permitida, continuará sendo 3,70m. 26

27 Todas as paredes ou elementos, de qualquer altura, com faces voltadas para as áreas de circulação, deverão ser pintados de branco pelo Expositor. Serão aceitos outros tipos de acabamento que não a pintura, desde que aprovados pela RBARROS MONTADORA. É obrigatória a construção de paredes divisórias em todo o perímetro do estande, limitando-o com outros estandes, com altura padrão mínima obrigatória de 2,85m (esta regra não se aplica às áreas que configurem ilha ). As paredes que ultrapassarem esta altura serão obrigadas a ter acabamentos iguais aos lados internos, sendo que na cor BRANCA. (Exceto para os estandes tipo ilha ). É obrigatória que as montadoras, não oficiais, façam pelo menos uma VISITA TÉCNICA ao EXPO Dom Pedro para confirmações de medidas de seu estande e de elevação na área, com acompanhamento da Montadora Oficial. 3.4 PAREDES DE VIDRO A altura máxima das paredes montadas com painéis de vidro simples é de 3,30m. Elas deverão conter a sinalização de segurança, sem prejudicar a visibilidade interna. Acima de 3,30m de altura, somente serão permitidas paredes montadas com painéis de policarbonato, acrílico, vidro laminado ou temperado. Para os vidros com aplicação de insulfilm ou qualquer outro vinil adesivo, é necessária a apresentação do Atestado Técnico garantindo o não estilhaçamento destes vidros, no caso de quebras. 3.5 PROJEÇÃO HORIZONTAL DO ESTANDE A projeção horizontal de qualquer elemento de montagem e/ou de produtos expostos deverá obrigatoriamente estar totalmente contida nos limites da área locada. Não serão permitidas projeções sobre estandes vizinhos ou áreas de circulação, de qualquer elemento construtivo ou decorativo, que também deverão estar totalmente contidos nos limites da área locada. 27

28 3.6 OCUPAÇÃO E UTILIZAÇÃO DO PAVILHÃO O piso do local do evento, bem como as paredes, colunas ou qualquer outra estrutura, não poderão ser demarcados, pintados, furados ou danificados de nenhuma forma. Qualquer dano causado será de responsabilidade do Expositor, que deverá arcar com as despesas de reparo ou reposição, estipuladas pela equipe técnica da Administração do local do evento. Não serão permitidas quaisquer construções em alvenaria ou similar em caráter definitivo (pisos, paredes, etc.). A montadora deverá estar com os materiais para montagem prontos ou semi-prontos, não sendo permitido lixar e/ou emassar as paredes ou qualquer outra estrutura do estande, durante a montagem. Não será permitido o trabalho com graxas, materiais corrosivos e outros do gênero, a fim de evitar danos às pessoas, estandes vizinhos e/ou às instalações do local do evento. Cada montadora será responsável pela limpeza do estande em que estiver trabalhando, durante a montagem e a desmontagem, e não poderá utilizar as vias de circulação para deposição de entulhos, materiais, embalagens, equipamentos, ferramentas e/ou produtos a serem instalados ou utilizados no estande. Toda a execução dos serviços deverá ser realizada dentro dos limites do próprio estande. Jardins, flores e plantas ornamentais, ou ainda areia e pedras para composição de jardins, somente serão permitidos se estiverem contidos em vasos, cestas ou outros recipientes, de forma que, ao serem aguados, não causem qualquer vazamento que possa danificar o carpete de circulação do evento ou qualquer outro piso do Pavilhão de Exposições. 3.7 CREDENCIAMENTO DA MONTAGEM E DESMONTAGEM O Expositor em conjunto com a sua montadora deverá solicitar, através do FORMULÁRIO, as pulseiras de identificação a serem utilizadas durante o período de montagem e desmontagem, pelos seus colaboradores, contratados e qualquer outro prestador de serviços que necessite para montagem e decoração do estande. Não será permitido o acesso sem a respectiva pulseira de identificação. 28

29 As pulseiras de identificação de montagem e de desmontagem solicitadas previamente até o dia 08/03/2016 poderão ser retiradas pelo responsável da montadora, diretamente no estande de atendimento às montadoras, no dia 04/04/2016 a partir das 13h00. A MONTADORA CONTRATADA PELO EXPOSITOR elegerá uma única pessoa para retirada das pulseiras de identificação. É indispensável que a montadora/expositor já tenha enviado todos os formulários, comprovante de pagamento e ART/RRT. As pulseiras de identificação de montagem e de desmontagem não terão validade para o período da exposição, ou seja, de 08 e 09 de Abril de Elas serão válidas somente durante os períodos de montagem e desmontagem. 3.8 CREDENCIAIS DE SERVIÇO: Todos os funcionários de apoio para o estande (garçons, seguranças, faxineiros e etc.) Estandes de até 23m²: 04 credenciais de serviço Estandes acima de 24m²: 08 credenciais de serviço A credencial de serviço será fornecida pela ORGANIZADORA, com o nome e função de cada funcionário. O valor da credencial de serviço adicional é de R$ 10,00 (Dez reais) cada e o pagamento será efetuado através de cobrança bancária enviada ao EXPOSITOR. É responsabilidade do EXPOSITOR preencher e enviar o FORMULÁRIO credenciamento de montagem até o dia 08/03/2016. de 3.9 CREDENCIAMENTO O EXPOSITOR deverá preencher o FORMULÁRIO para solicitação de credenciais. Prazo para preenchimento do formulário: 27/03/2016. O EXPOSITOR terá direito a quantidade limitada de credenciais gratuitas conforme cálculo abaixo: 01 credencial para cada 1,5m 2 de estande, no caso de estandes de até 23m²; 29

30 01 credencial para cada 1m 2 de estande, no caso de estandes acima de 24m². Os EXPOSITORES utilizarão as credenciais em todas as atividades do Evento 39ª AVIESP: Expo de Negócios em Turismo, ficando responsáveis pelos mesmos VALOR DA CREDENCIAL ADICIONAL: Credenciais adicionais custarão R$ 50,00 cada para os expositores. As solicitações devem ser feitas, formalmente, pelo representante legal da empresa, conforme orientação da promotora. Prazo máximo para solicitar credenciais extras: 20/03/ INTERNET Todo expositor terá direito a um ponto de internet a cada 12m² completos para expositores adimplentes. Este serviço não incluirá permutas, bonificações e órgãos oficiais do turismo. Se necessitar de ponto adicional de internet, preencher FORMULÁRIO até o 08/03/2016. O valor de cada ponto adicional será informado posteriormente (lembrando que cada ponto de internet só poderá ser utilizado em um único computador). No dia 07/04/2016 técnicos estarão no Expo Dom Pedro para testar a internet de todos os expositores, das 14h00 às 18h RESPONSABILIDADE TRABALHISTA: São de responsabilidade da montadora contratada pelo EXPOSITOR as obrigações trabalhistas, sociais e ou legais em razão de quaisquer acidentes / sinistros causados a partir de sua atuação, de seus empregados, prepostos ou quaisquer pessoas que estejam desenvolvendo algum projeto de estande. Na falta de seguro ou no caso de ineficácia de sua cobertura para os riscos mencionados, tal fato implicará na responsabilidade solidária do EXPOSITOR e de sua montadora, cabendo-lhes responder por todos os danos ao centro de convenções e ou a terceiros. 30

31 3.13 EQUIPAMENTO DE SEGURANÇA: Montadores e prestadores de serviços deverão estar devidamente trajados (não é permitida a entrada sem camisa, de bermuda ou chinelos) e com todo equipamento de segurança necessário para determinada função. Sugerimos que os EXPOSITORES solicitem às empresas contratadas para a montagem e decoração do estande que mantenham COLABORADORES de plantão na 39ª AVIESP: Expo de Negócios em Turismo durante todo o período de Realização do Evento PROVIDÊNCIAS DA MONTADORA / DECORADORA Montadores e decoradores somente serão autorizados a iniciarem seus trabalhos no evento e retirarem as respectivas credenciais, após o cumprimento dos seguintes procedimentos: a. Envio do Termo de Responsabilidade e Responsabilidade Técnica; b. Envio da solicitação de energia elétrica (formulário) com a planta de instalação devidamente assinalada e seu respectivo comprovante de pagamento; c. Envio e aprovação do projeto do estande juntamente com a ART do CREA- SP devidamente paga; d. Solicitação e pagamento das credenciais de montagem e desmontagem; e. No Centro de Convenções Entregar o cheque-caução no valor de R$ 3.000,00 (três mil reais) DESMONTAGEM DOS ESTANDES O expositor deverá desmontar o estande dentro do limite de tempo e devolver o mobiliário contratado pontualmente. O expositor deverá deixar a área e o chão dos estandes limpos. Matérias-primas armazenadas, recipientes vazios e materiais de embalagem devem ser devidamente eliminados. Os itens para os quais não foram tomadas medidas para a remoção e armazenagem no custo do expositor e que forem deixados para trás serão descartados pela RBARROS MONTADORA e nenhum reembolso será feito para tais itens. 31

32 Expositores deverão arcar com os custos dos reparos nas áreas danificadas do centro de convenções. Se o expositor não desmontar ou limpar sua exposição pontualmente, este será removido pela RBARROS MONTADORA, às custas do expositor. O expositor é responsável pelos custos reais impostos pela RBARROS MONTADORA em tais remoções de exposições abandonadas. CHECK LIST PARA SUA MELHOR ORIENTAÇÃO EXPOSITOR 1. Preencher a ficha de compra de estande; 2. Participar da escolha de estande; 3. Escolher a área de exposição; 4. Ler Manual do Expositor /Regulamento Geral; 5. Assinar o Contrato de Locação de Área e encaminhar à AVIESP em duas vias; 6. Escolher empresa montadora para conceber o projeto do estande; 7. Orientar a montadora quanto às normas e providências previstas neste Regulamento, uma vez que será corresponsável pelo estande montado; 8. Tomar providências quanto à reserva de hotéis, passagens, transporte e alimentação; 9. Averiguar se a montadora cumpriu com todas as exigências e prazos referentes à montagem do estande: Projeto para aprovação, pagamento da guia ART, ECAD (se necessário), credenciais montagem e manutenção, taxa de energia elétrica excedente; 10. Contratar vigilância, limpeza, recepcionistas, pessoal técnico, entre outros que se façam necessários; 11. Solicitar as credenciais de Expositor e quando necessário, Funcional / Staff; 12. Solicitar acesso Internet extra (se necessário); 13. Preencher formulário de extintores e os demais disponíveis no site que será disponibilizado pela organização; 14. Verificar se não há pendências financeiras (taxas); 15. Acompanhar se há parcelas referentes à locação de área em aberto no site: Providenciar os produtos que serão expostos e juntar as notas de remessa; 17. Providenciar a colocação dos produtos e materiais promocionais no estande, conforme tabela de horários; 18. Enviar no mínimo três malas - diretas a todo seu mailling divulgando a feira com no máximo 30 dias antes do evento; 19. Para iniciar a montagem, é necessário levar cheque calção. 32

33 DISPOSIÇÕES GERAIS O EXPOSITOR obriga-se respeitar e fazer respeitar por seus colaboradores e/ou contratados todas as cláusulas e disposições que regulamentam o EVENTO, de acordo com este regulamento e contrato enviado pela PROMOTORA, bem como outras normas que, a bem geral, venham a ser estabelecidas. O Manual do Expositor / Regulamento Geral é parte integrante do contrato de locação de área. SERÁ APLICADA UMA MULTA NO VALOR DE 30% SOBRE O VALOR TOTAL DO ESTANDE (METROS QUADRADOS CONTRATADOS X R$ 892,00) DE ORGANIZAÇÃO E PROMOÇÃO DE EVENTOS A TODO EXPOSITOR QUE INFRINGIR QUALQUER UMA DAS NORMAS ESTABELECIDAS, CUJA SANÇÃO NÃO ESTIVER ESPECIFICADA ANTERIORMENTE. Elege-se desde já, o Foro da Comarca de Campinas (SP) com expressa renúncia de qualquer outro, para decisões finais sobre questões que litigiosas entre PROMOTORA e EXPOSITOR. Campinas, 26 de Agosto de Campinas, 26 de Agosto de